Directive sur la gestion des comptes débiteurs

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace:

  • La Politique sur la gestion des comptes débiteurs (datée le 1er juillet 2002)
  • Le Bulletin d'information - Politique révisée sur la gestion des comptes débiteurs (datée le 4 juillet 2002)

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. À des fins d'échange d'information sur les débiteurs, paragraphe 6.1.11 de la présente directive s'applique également aux sociétés d'État mandataires.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne, en définissant les responsabilités du dirigeant principal des finances et de tout autre haut fonctionnaire nommé par l'administrateur général pour assurer la gestion prudente des comptes débiteurs du ministère.

3.2 Les comptes débiteurs constituent un actif important du gouvernement qui requiert une gestion prudente. Dans l'ensemble du gouvernement, les comptes débiteurs représentent des milliards de dollars et un vaste éventail de transactions. Compte tenu de cette portée élargie, une gestion solide des comptes débiteurs est essentielle pour que le gouvernement atteigne son objectif global en matière de gestion financière responsable.

3.3 Comme la gestion efficiente et efficace des comptes débiteurs repose sur la collaboration entre les ministères on encourage l'échange des connaissances, et de renseignements, la technologie de l'information, les installations de perception des créances (p. ex., des centres d'appels) ainsi que les procédures et les pratiques exemplaires

3.4 Les types de créances gérées par les ministères qui pourraient devoir être reconnues et administrées dans le système ministériel de gestion des comptes débiteurs sont définies dans la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs.

3.5 Le Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics, le Règlement sur la garantie à l'égard des dettes dues à Sa Majesté, le Règlement sur la radiation des créances ainsi que le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs servent de cadre réglementaire aux modalités d'application de la directive. La présente directive doit être lue avec la Politique sur le contrôle interne comme document d'accompagnement.

3.6 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 et du paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

Veiller à ce que tous les comptes débiteurs du gouvernement soient gérés de façon équitable, efficiente et efficace, tout en réduisant au minimum le risque de perte.

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • On n'accorde du crédit que s'il s'agit d'un besoin opérationnel.
  • Les comptes débiteurs sont reconnus rapidement et des mesures de recouvrement rigoureuses sont prises.
  • Les débiteurs reçoivent un traitement équitable.
  • Des intérêts sont exigés sur les comptes en souffrance.
  • Les ministères échangent de l'information et des ressources, lorsqu'ils y sont autorisés de le faire, afin de repérer et de recouvrer les créances dues à la Couronne.
  • Les recouvrements sont optimisés par voie de compensation sur d'autres dettes du gouvernement envers un débiteur.

6. Exigences

Les responsabilités du dirigeant principal des finances ou du haut fonctionnaire nommé principal gestionnaire des comptes débiteurs par l'administrateur général sont les suivantes :

6.1.1 Dans la mesure du possible, limiter le nombre de comptes débiteurs relatifs à la conception et à l'exécution des programmes en exigeant un paiement à l'avance ou au moment où les biens et les services sont fournis par le ministère.

6.1.2 Déterminer à l'avance les biens et services, l'utilisation d'installations et les droits et privilèges pouvant être offerts à crédit.

6.1.3 Déterminer au moyen d'une politique ministérielle de crédit, les postes qui incluent :

  • le processus d'évaluation du crédit;
  • la valeur minimale des ventes à crédit;
  • les niveaux acceptables des risques de crédit;
  • les modalités de crédit;
  • les modalités de paiement (recouvrement);
  • l'information minimum nécessaire pour accorder un crédit;
  • les situations, sauf si la loi l'interdit, où le ministère peut ne pas fournir des biens et des services, autoriser l'utilisation d'installations et accorder des droits et des privilèges à crédit en raison de créances non payées à la Couronne.

6.1.4 Effectuer, enregistrer et présenter rapidement et avec exactitude toutes les opérations sur les comptes débiteurs dans les comptes ministériels et les comptes du Canada.

6.1.5 Appliquer les intérêts et frais administratifs autorisés. Veuillez noter que le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs s'applique.

6.1.6 Prendre des mesures de recouvrement adéquates, opportunes et rentable, y compris des mesures de compensation. Veuillez noter que le paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.7 Établir des procédures à l'intention des gestionnaires de centre de responsabilité afin d'assurer le traitement équitable des débiteurs :

  • les débiteurs sont mis au courant de leurs obligations en vertu des lois et des règlements qui s'appliquent ainsi que des processus administratifs d'examen ou d'appel en place qui prévoient des mesures de redressement et de recours;
  • les lois, les règlements ou les politiques pertinents sont appliqués de façon uniforme à tous les débiteurs;
  • toute information fournie aux débiteurs est exacte et compréhensible;
  • la situation financière du débiteur et toute autre situation spéciale sont prises en compte au moment du recouvrement d'une créance;
  • les attentes du ministère en matière de services sont communiquées en toute franchise aux débiteurs.

6.1.8 Recommander au ministre et à l'administrateur général les catégories de paiements (p. ex., le remboursement d'impôts et de TPS) qui devraient être offertes aux autres ministères dans les cas de compensation.

6.1.9 Prendre en temps opportun des mesures relativement à toute radiation, remise, renonciation ou annulation de dettes à l'égard des comptes débiteurs qui ne sont pas réglés entièrement.

6.1.10 Obtenir des garanties à l'égard de créances dues à la Couronne, s'il s'agit d'une bonne pratique de gestion (consultez la Ligne directrice sur la garantie à l'égard des dettes). Veuillez noter que l'article 156 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.11 Veiller à ce que les ministères et sociétés d'État mandataires échangent sur demande, les renseignements qu'ils détiennent sur les débiteurs (sauf si les lois applicables au ministère ou au programme l'indiquent autrement). À cette fin :

  1. un fonctionnaire ou un mandataire de Sa Majesté, y compris une société d'État mandataire, doit communiquer au représentant du ministère ou de la société d'État mandataire qui en fait la demande les renseignements suivants au sujet d'une personne qui a une dette envers Sa Majesté :
    • la dernière adresse et le dernier numéro de téléphone connus de la personne en question;
    • le nom et l'adresse du dernier employeur connu de la personne concernée;
    • tout paiement du à la personne.
  2. Pour éviter la communication inutile des trois éléments d'information susmentionnés, seuls les renseignements requis pour répondre à l'objet de la demande seront fournis. Par conséquent, si ûne demande porte sur des tentatives de retracer une personne, seuls les deux premiers éléments d'information seront fournis. Si une demande concerne le recours à une compensation, les trois éléments d'information susmentionnés peuvent être requis et, dans la mesure du possible, devront être fournis à l'auteur de la demande.
  3. Tous les renseignements fournis doivent se conformer entièrement à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Le dirigeant principal des finances assume les responsabilités suivantes :

6.2.1 Des contrôles internes sont établis et mis en place aux fins de l'administration des comptes débiteurs; ces contrôles comprennent, à tout le moins :

  • la répartition adéquate des fonctions relativement à l'octroi de crédits, aux recouvrements, à la mise à jour des dossiers comptables, au traitement et au rapprochement des sommes et aux radiations;
  • l'élaboration de pistes complètes de vérification pour suivre toutes les demandes de remboursement depuis la transaction qui a donné lieu à la dette jusqu'à son règlement définitif;
  • l'instauration et la surveillance de mécanismes de mesure des résultats;
  • la rédaction de rapports réguliers sur les activités financières et non financières du portefeuille, y compris des relevés chronologiques des comptes débiteurs, et leur diffusion aux cadres supérieurs.

6.2.2 Les instruments de paiement adéquats sont acceptés, tels qu'appuyés par le receveur général, aux fins du règlement des comptes débiteurs.

6.2.3 Des estimations des affectations pour les comptes douteux sont élaborées conformément à la Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif.

6.2.4 Une procédure est établie pour garantir qu'une fois le compte débiteur inscrit dans les comptes ministériels, il n'est pas retiré de ces comptes avant que le ministère ait reçu le paiement en entier ou ait autorisé, comme il se doit une remise ou toute autre renonciation, radiation ou annulation. S'il devient évident par la suite après qu'un compte a été radié, mais non légalement éteint que la situation financière du débiteur s'est améliorée et qu'il est en mesure de payer la dette, le compte est rétabli et la dette est recouvrée.

6.3.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en ouvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.3.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en ouvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive.  Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive ainsi que de la prestation de conseils concernant son interprétation.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON)  K1A 0R5

Courriel :  fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur :  613-952-9613


Annexe - Définitions

Annulation des comptes(cancellation of accounts)

L'annulations ou le rajustement des comptes dans le cas oùu des créances sont enregistrées par erreur ou si la légitimité de la créance ne peut pas être corroborée. L'annulation et le rajustement sont considérés comme des mesures administratives qui ne nécessitent pas une autorité législative ou réglementaire spécifique.

Compensation (set-off)

La réduction d'une demande de remboursement en déduisant le montant d'une demande de remboursement compensatoire valide. Une compensation du gouvernement fédéral peut être promulguée par une loi ou un règlement particulier ou aux termes de l'article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Périodique (periodic)

Un espace de temps considéré comme raisonnable par le dirigeant principal des finances, compte tenu des risques et de la situation particulière du ministère (p. ex., le volume de transactions, l'automatisation des systèmes, ainsi que la taille et la structure de l'organisation, etc.).

Radiation (write-off)

Une mesure comptable qui s'applique principalement aux créances irrécouvrables. La radiation ne consiste pas à annuler la dette ou à dégager le débiteur de l'obligation de paiement; elle n'influe pas non plus sur le droit qu'a la Couronne de procéder à son recouvrement à l'avenir. Consultez également le Règlement sur la radiation des créances.

Remise (remission)

Les termes « remise » et « renonciation » sont semblables. Le terme remise correspond à l'annulation ou à l'effacement d'une dette, d'une taxe, de frais ou de pénalités autrement exécutoires. La remise d'une dette est différente de la renonciation dans le sens où la remise s'applique à des dépenses budgétaires, alors que la renonciation s'applique à des dépenses non budgétaires.  Consultez également l'article 24.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur la radiation des créances.

Renonciation (forgiveness)

L'élimination d'une créance, ce qui éteint la dette, annule le droit de Sa Majesté de rétablir la dette et permet à la Couronne comme au débiteur de supprimer la créance de ses comptes. Consultez également l'article 24.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur la radiation des créances.

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