Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI)

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Sommaire

À qui s'adressent les présentes lignes directrices

Les présentes lignes directrices s'adressent à l'ensemble des employés fédéraux. Elles ont été élaborées pour les aider à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités en matière de gestion efficace des ressources documentaires suite à l'entrée en vigueur de la nouvelle Politique sur la gestion de l'information (2007), de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (2007) et de la Directive sur la tenue des documents (2009), publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'information est présentée en trois parties :

• Renseignements sur les pratiques de base en matière de gestion de l'information (GI) et la tenue des documents (TD);
• Les précisions sur les notions relatives à la GI
• Les sources d'aide et de conseils supplémentaires

À mesure que vous saisissez mieux vos rôles à l'égard de la gestion de l'information gouvernementale, vous pouvez discuter de toute idée ou de tout problème avec votre gestionnaire. Ils peuvent par la suite consulter, au besoin, l'un ou l'autre des spécialistes de la GI ou des experts en la matière, qui seront à même de les renseigner sur les pratiques et les procédures applicables à leur organisation.

Les présentes lignes directrices ont été élaborées à l'intention de tous les employés fédéraux et elles peuvent s'appliquer partout. On encourage les institutions à les utiliser comme une base de renseignements qu'elles pourront enrichir et adapter en fonction de leurs propres politiques, procédures, directives, lignes directrices, outils et pratiques exemplaires.

Nota :

• Dans le présent document, le terme « employé fédéral » s'entend des employés des institutions fédérales au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Toutefois, les conseils contenus dans les présentes lignes directrices pourraient être utiles aux employés d'institutions qui ne sont pas couvertes par cette définition.
• Dans le présent document, les termes « information » et « ressource documentaire » sont équivalents au sens général : ils s'entendent de tous les documents publiés et non publiés quels que soient la provenance, le format de l'information, le mode de production ou le support d'enregistrement. Le terme « ressource documentaire » est utilisé dans la Directive sur la tenue des documents.

L'importance de la gestion de l'information

La preuve de notre contribution au travail

Reconnaître la valeur de l'information et l'importance de bien la gérer est un élément crucial à la réussite personnelle et collective au sein d'une organisation

Chaque jour, nous créons, nous collectons, nous utilisons et nous partageons des ressources documentaires qui font état de nos activités administratives. Ces ressources documentaires facilitent la prise de décisions éclairées qui appuient nos gestionnaires, nos pairs, nos clients et, en dernier ressort, le public canadien. Bien gérer l'information montre à nos collègues et aux Canadiens que nous comprenons nos responsabilités et que nous les prenons au sérieux.

Cependant, que signifie exactement « bien gérer les ressources documentaires »?

Le présent guide vise à faciliter la compréhension des notions élémentaires rattachées à la gestion de l'information et à la gestion des documents et à expliquer comment les mettre en pratique. Vous aurez tôt fait d'en découvrir les avantages immédiats et à moyen terme dès que commencerez à les mettre en pratique dans votre façon de traiter l'information.

La gestion de l'information - qui est responsable?

Nous sommes tous responsables

Nous sommes tous responsables de bien gérer les ressources documentaires qui nous sont confiées, car, tous, nous créons, collectons, utilisons et partageons ces ressources dans le cadre de nos tâches quotidiennes.

Nous conseillons aux employés du gouvernement du Canada de prendre les mesures suivantes :

• documenter les activités et les décisions opérationnelles;
• se conformer aux politiques, directives et normes institutionnelles en matière de gestion de l'information (GI) en utilisant les outils, les systèmes et les procédures approuvés;
• structurer, classer et stocker les ressources documentaires dans des dépôts, en s'assurant qu'elles sont aisément accessibles en temps voulu pour prendre des décisions et à l'appui de la prestation des programmes et des services;
• partager et réutiliser les ressources documentaires pour appuyer la collaboration et faciliter les opérations dans le respect de l'ensemble des prescriptions juridiques et politiques;
• protéger l'information de nature délicate en en contrôlant l'accès conformément aux lois et politiques applicables;
• connaître les périodes de conservation des ressources documentaires et les respecter;
• protéger et préserver les ressources documentaires à valeur opérationnelle essentielles à la reprise des activités;
• se conformer aux exigences des politiques sur les langues officielles et la protection des renseignements personnels.

Les spécialistes de la GI sont disponibles pour vous renseigner au sujet de ces responsabilités en cas de besoin.

Les principes clés de la gestion de l'information - sur tous les supports

Les principes s'appliquant aux documents sur support papier et sur support électronique sont les mêmes

Il est possible de soutenir les objectifs opérationnels en appliquant ces principes à la gestion de ressources documentaires. Ils favorisent une utilisation efficiente des ressources institutionnelles, permettent de retrouver plus facilement l'information et en facilitent la protection et la conservation - en toute conformité avec les exigences juridiques, politiques et opérationnelles.

• Créer ou acquérir des ressources documentaires qui appuient les programmes, les services et les activités courantes.
• Conserver les ressources documentaires à valeur opérationnelle en les versant dans un dépôt.
• Éviter le double emploi dans la collecte des ressources documentaires.
• Partager et réutiliser les ressources documentaires sous réserve des restrictions juridiques.
• S'assurer que les ressources documentaires à valeur opérationnelle sont complètes, exactes, à jour, pertinentes et compréhensibles.
• Favoriser l'accès à l'information sous réserve des exigences politiques, juridiques et relatives à la protection des renseignements personnels.
• Protéger les ressources documentaires à valeur opérationnelle contre l'accès illicite, les pertes et les dommages.
• Veiller à la préservation, de façon appropriée, des ressources documentaires à valeur opérationnelle durable.

Les sections suivantes proposent des lignes directrices simples et pratiques sur l'application de ces principes à l'information sur support papier et sur support électronique. Elles normalisent les techniques de gestion de l'information et de tenue des documents déjà en application, ce qui permet de gagner du temps lorsqu'il faut trouver et consulter de l'information, et ce, maintenant ou plus tard.

La gestion de l'information ... En pratique

L'information devra être gérée de différentes façons tout au long de son cycle de vie. Voici un aperçu des pratiques et des lignes directrices qu'il est recommandé d'appliquer à l'ensemble de l'information dont vous êtes responsable et qui vous est confiée. Nous avons voulu que l'information soit la plus complète possible et qu'elle s'adresse au plus grand nombre, mais il se peut que votre institution dispose de pratiques et de procédures supplémentaires; il est donc recommandé de consulter le gestionnaire et le spécialiste de la GI en cas de besoin.

Si vous adoptez l'habitude d'appliquer les présentes lignes directrices ainsi que celles de votre institution dans vos tâches quotidiennes, votre façon de travailler changera. Vous aurez l'information dont vous avez besoin à portée de main et vous pourrez la partager facilement avec vos collègues et vos gestionnaires. Cet avantage à lui seul peut améliorer grandement votre qualité de vie professionnelle et contribuer à la réussite de votre organisation.

La planification des besoins en matière d'information

Il importe de réfléchir à l'information dont vous et vos collègues aurez besoin pour atteindre vos objectifs et prendre des décisions éclairées. Questions à se poser, par exemple :

• Quel est le genre d'information dont j'aurai besoin pour m'acquitter de mes tâches au travail et qui aura besoin d'y accéder?
• Est-ce que j'aurai besoin de ressources documentaires publiées (p. ex. livres, revues, bases de données, abonnements, ressources en ligne)? Sont-elles disponibles ailleurs et puis-je les utiliser pour éviter le dédoublement de mes efforts et épargner des frais?
• Quelle quantité d'information serai-je appelé à gérer de façon régulière?
• Est-ce que certains éléments d'information devront être assortis d'une cote de sécurité? Si oui, à quels niveaux?
• A-t-on réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ou est-ce qu'une évaluation de cette nature est requise pour gérer les facteurs relatifs à la vie privée? (Voir la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.)

Les réponses à ces questions peuvent être utilisées pour élaborer un bon plan de gestion de l'information. Vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en discutant de ces questions avec le gestionnaire et en consultant le spécialiste de la GI.

Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section « Où trouver de l'aide supplémentaire ».

La création et la collecte de l'information

Au moment de créer et de collecter l'information, vous devez l'identifier en fonction de sa valeur pour l'institution et la gérer en conséquence, en vous assurant qu'elle est accessible aux personnes qui en ont besoin. Voici quelques-unes des pratiques recommandées :

• Dans la mesure du possible, utiliser des systèmes électroniques pour créer, collecter, utiliser et gérer les ressources documentaires.
• Respecter les règles d'attribution de noms de l'institution pour identifier, classer et stocker les ressources documentaires.
• Verser ou enregistrer les ressources documentaires dans un dépôt (p. ex., disque partagé avec restriction, système de classement ou système de gestion électronique des dossiers).
• Préserver l'intégrité et l'utilité des ressources documentaires à valeur opérationnelle en gardant intacts leur structure, leur contexte et leur contenu afin de faciliter la recherche et l'utilisation future.
• Respecter les exigences relatives à la sécurité de l'information et à la vie privée.
• Respecter les politiques et lignes directrices relatives aux langues officielles.
  
  

On peut obtenir des précisions sur la façon d'intégrer ces méthodes à son travail au sein de l'institution en s'adressant au spécialiste de la GI de l'organisation.

Le classement de l'information

Il est recommandé de classer l'information de façon logique et organisée pour qu'il soit facile de la trouver et de la partager. Dans la mesure du possible, il convient d'utiliser les normes, les règles et les procédures établies ou adoptées par l'institution. Par exemple :

• Classer toutes les ressources documentaires selon le système de classement de documents ou les structures de taxonomie de l'institution.
• Élaborer la structure de classement du logiciel de courriel de sorte qu'elle reprend celle du disque partagé par souci d'uniformité du stockage des ressources électroniques dans l'ensemble de votre organisation.
• Classer tous les documents publiés en utilisant le système de classement de la bibliothèque de votre institution.

Lorsqu'elle est bien classée, l'information facilite le travail et la réponse aux demandes d'accès aux renseignements, d'accès aux renseignements personnels et de communications au préalable. Les systèmes de classement sont conçus de manière à gérer les ressources documentaires en fonction de leur valeur, tout en assurant les mesures de conservation et d'élimination appropriées.

Pour obtenir plus de renseignements, voir la section « La gestion de l'information en fonction de sa valeur ».

Les normes et les outils disponibles dans votre institution influeront sur le choix du système que vous utiliserez pour gérer l'information dans le cadre de votre travail. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des conseils, consultez vos spécialistes de la GI.

La réutilisation et le partage de l'information

Une fois classées les ressources documentaires, il est facile de les trouver et de les réutiliser pour se faciliter la tâche et la tâche des autres. Vous voudrez bien tenir compte de certaines règles de fonctionnement quand vous utilisez et partagez l'information :

• Respecter les restrictions juridiques, relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité.
• Lorsque possible, utiliser un support électronique pour partager les ressources documentaires (systèmes opérationnels, courriels, disques partagés, dépôts, sites Web, etc.).
• S'assurer que l'information demeure complète, exacte, à jour, pertinente et compréhensible.
• Vérifier l'exactitude et la fiabilité de l'information, en particulier lorsque l'on effectue des recherches sur le Web.
• Appliquer des protocoles de contrôle des versions lorsque l'on modifie des documents électroniques.
• Profiter des ressources d'information dont dispose l'institution (abonnements, bases de données, systèmes de gestion de contenu, services de bibliothèque en ligne, etc.), tout en respectant les droits d'auteur, les droits d'utilisation et les droits relatifs à la propriété intellectuelle.
• Lorsque l'on conserve de l'information copiée, en indiquer la provenance (ainsi que la clé de localisation), qu'elle provienne d'une ressource documentaire déjà enregistrée dans un dépôt, d'une publication ou d'un site Web.

Gérer l'information selon nos méthodes de travail présente de nombreux avantages. Cela permet de gagner du temps et de partager l'information avec les autres, tout en réduisant le dédoublement des efforts et en améliorant la prestation des services.

Si vous trouvez des modes d'utilisation susceptibles d'augmenter l'efficacité de votre organisation, discutez-en avec votre gestionnaire. Encore une fois, vos spécialistes de la GI sont disponibles pour vous donner des conseils en cas de besoin.

La tenue et la protection de l'information

Au chapitre de la protection de l'information, il est tout aussi bien question de la protection contre un accès non autorisé, la divulgation ou la destruction que de la préservation de l'intégrité et de l'authenticité de l'information. À cette fin, il est recommandé de suivre les mesures suivantes :

• Stocker l'information de manière à en préserver la forme et l'état, en gardant intacts sa structure, son contexte et son contenu.
• Protéger l'information contre les pertes, les dommages, les accès non autorisés, l'altération ou la destruction précoce. Cela signifie, notamment, informer les entrepreneurs de leurs responsabilités à l'égard de la protection de l'information confiée à leur garde.
• Désigner chaque ressource documentaire selon la cote de sécurité appropriée (marquer le document sur support papier ou inscrire la cote dans le champ de métadonnée approprié du profil du document électronique). Vous devez éviter d'attribuer une cote de sécurité trop élevée ou trop faible.
• Garder l'information « classifiée » et « protégée » de manière appropriée en ne la laissant pas dans une corbeille ou une boîte de recyclage et en la stockant dans des bureaux ou des classeurs verrouillés après les heures de bureau et pendant une absence prolongée.
• Placer l'information classifiée (jusqu'au niveau secret) dans un classeur verrouillé approprié. Ne la laisser sur des étagères à la vue que si la pièce a été construite conformément aux exigences de la GRC pour les pièces protégées de « type B ».
• Éviter d'envoyer ou de stocker de l'information assortie d'un niveau de sécurité supérieur à celui du réseau institutionnel (habituellement l'information « protégée A ou B »).
• Éviter de remplir des champs ou des ligne de mention objet avec des renseignements personnels ou des mots qui révèlent implicitement des renseignements personnels ou des mesures juridiques ou disciplinaires à l'endroit d'une personne, à moins que ces renseignements ne se rapportent à l'objet principal de la communication (c.-à-d. Sécurité).
• Appliquer les procédures de contrôle de l'accès en vigueur, en s'assurant que l'information « classifiée » et « protégée » est uniquement accessible aux personnes qui en ont l'autorisation et qui ont un « besoin de savoir ». Une autorisation de sécurité ne confère pas automatiquement à une personne un droit d'accès à l'ensemble de l'information.

En suivant ces étapes, vous vous assurerez d'une part d'avoir accès maintenant à l'information la plus fiable qui soit et d'autre part de préserver la valeur de l'information durable et archivistique pour les générations à venir.

Vous pouvez obtenir de l'aide ou signaler d'autres secteurs nécessitant une amélioration en vous adressant au gestionnaire de votre institution. Vous pouvez ensuite communiquer avec les spécialistes de la GI ou les représentants du service de sécurité de l'organisation pour connaître les modalités de mise en ouvre de ces pratiques.

Pour en apprendre davantage sur la protection de l'information du GC, consultez la section « La conservation et la protection de l'information ».

Le choix de l'information à transférer ou à détruire au moment voulu

Les renseignements n'ont pas tous la même valeur. Certains doivent être conservés longtemps pour répondre aux besoins opérationnels de l'institution ou pour préserver l'information à valeur historique, d'autres peuvent être détruits au terme de leur durée de vie utile.

Pour s'assurer de toujours utiliser de l'information fiable et pertinente, il est recommandé de prendre les mesures suivantes :

• régulièrement détruire les documents éphémères lorsqu'ils ne sont plus requis, en respectant les procédures institutionnelles relatives à la sécurité et à la GI;
• collaborer avec les spécialistes de l'information pour procéder au transfert de manière appropriée des ressources documentaires à valeur opérationnelle numériques ou sur support papier en respectant les autorisations en matière d'aliénation et la réglementation de Bibliothèque et archives Canada.

L'application de ces méthodes accélérera considérablement l'accès à l'information et réduira les frais liés au stockage et à la conservation. Toutefois, vous voudrez bien appliquer les lignes directrices de votre institution ou du gouvernement du Canada puisque des règles strictes régissent la destruction de l'information gouvernementale.

Pour obtenir de plus amples renseignements, se reporter aux sections « La gestion de l'information en fonction de sa valeur » et « La conservation et la protection de l'information ».

Pour détruire l'information dans votre secteur, adressez-vous à votre gestionnaire et consultez le spécialiste de la GI approprié (p.ex. Dossiers ou Bibliothèque). Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section « Où trouver de l'aide supplémentaire ».

La gestion de l'information en fonction de sa valeur

En règle générale, dans le cours normal de vos activités quotidiennes, vous générez et collectez bon nombre de ressources documentaires sur supports papier et électronique. Ces ressources documentaires donnent des pistes de suivi des décisions prises et des raisons sous-jacentes favorisent la transparence et la reddition de comptes.

Il est donc essentiel que de telles ressources documentaires à l'appui de toutes les activités administratives et de toutes les décisions existent, qu'elles résultent d'un processus opérationnel ou qu'elles soient crées dans le but de documenter un processus particulier. Cette exigence est énoncée dans la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information.

Pour que ces ressources documentaires à valeur opérationnelle conservent leur valeur, il importe de les consigner en leur attribuant les métadonnées pertinentes (p. ex. sujet, auteur, données relatives à la transmission) ce qui permet de s'assurer qu'ils sont complets, authentiques et fiables. Il importe de conserver les ressources documentaires à valeur opérationnelle conformément aux normes et procédures relatives à la gestion des documents de l'institution, comme par exemple : les stocker ou les décrire dans un dépôt, le cas échéant, et les protéger contre les dommages et la perte.

Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section « La gestion de l'information... En pratique ». Le spécialiste de la GI de votre institution peut aussi vous donner des conseils et du soutien supplémentaire.

La documentation des activités administratives et des décisions

Voici des exemples de genres de ressources documentaires à valeur opérationnelle que vous êtes susceptible de créer ou de collecter pour documenter des fonctions ou des activités administratives:

• Les transactions - commandes, reçus, demandes, confirmations;
• Les interactions entre les clients, les fournisseurs, les partenaires et autres ministères et organismes;
• Les documents de planification - budgets, prévisions, plans de travail, plans détaillés (conception ou création technique), schémas de l'architecture d'information;
• Les rapports, politiques, notes d'information, notes de service ou autres documents - toutes les versions importantes (y compris celles qui ont été distribuées à des fins de commentaire ou qui contiennent des commentaires portant sur le contenu même du document et donnent la preuve de l'évolution du document), le produit fini, les renseignements relatifs à la distribution;
• Les documents de réunion - ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus de décisions;
• Les relevés de communication avec les lobbyistes (Conformément à la Loi sur le lobbying qui enjoint les titulaires d'une charge publique désignés de conserver de l'information au sujet de leurs contacts avec des lobbyistes);
• Les documents de comité - mandats, liste des membres;
• Les demandes de renseignements et les réponses - courriels, lettres ou gabarits utilisés pour collecter les réponses, les directives connexes, les réponses dûment remplies dans tout format;
• Les dossiers de clients - demandes, évaluations, courriels, appréciations, etc;
• Les comptes rendus de discussions, de délibérations ou toute condition liée aux éléments ci-dessus qui documentent encore davantage la logique suivie dans les décisions prises;
• Les ressources documentaires susceptibles de fournir des renseignements supplémentaires aux fins de vérification et de surveillance des activités et programmes.

Le délai de conservation de l'information avant le transfert ou la destruction

La valeur de l'information n'en détermine pas seulement les modalités d'utilisation et de protection; elle détermine aussi quand et comment on peut l'éliminer. Bon nombre de facteurs, y compris les lois, les règlements et les politiques relatives à l'information, ainsi que les besoins opérationnels influent sur le délai de conservation de l'information et sur leur fin. Par exemple, certaines ressources documentaires à valeur opérationnelle doivent être conservés pendant plusieurs années voire des décennies. Les ressources documentaires ayant une valeur durable seront transférées à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Conformément à la Loi relative à la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels doivent être conservés pendant les deux années suivant le dernier usage administratif à moins que la personne ne consente à une aliénation précoce. D'autres renseignements, comme les documents éphémères, sont susceptibles d'être requis uniquement pendant une très courte période et peuvent ensuite être détruits.

Voici quelques exemples de ressources documentaires éphémères :

• Les documents de travail sans importance particulière qui n'ont jamais été distribués de façon officielle;
• Les documents annotés où les annotations font partie intégrante d'une version ultérieure et n'offrent pas de piste probante des décisions relatives à l'évolution de la version finale.
• Une copie d'un document conservée à titre de référence ou pour des raisons de commodité.
• L'information qui manque de structure logique ou cohérente et, par conséquent, qui n'est pas mise en contexte.
• Les données qui ont été utilisées pour un processus de mise à jour (y compris le traitement par lots) et qui ne sont plus requises pour servir de copie de sauvegarde ou à la reconstruction du fichier maître de la base de données;
  
  Nota : Les documents éphémères ne comprennent pas les documents pour lesquels seule une portion des données est utilisée pour mettre à jour un fichier maître ou une base de données ou les documents qui portent une signature;
• Les données qui ont été extraites, manipulées, triées ou transmises vers un autre lieu ou un autre système alors que le fichier maître a été conservé, seulement une fois que le processus ou la transmission a été vérifiée.

D'autres renseignements doivent aussi être supprimés quand ils ne sont plus requis :

• Les messages informels comme les invitations à un déjeuner
• Les documents personnels enregistrés sur l'ordinateur ou stockés dans le secteur de travail.

Bibliothèque et Archives Canada autorise la destruction des documents éphémères lorsqu'ils ne sont plus requis à des fins opérationnelles. Il faut toutefois vérifier auprès du gestionnaire et spécialiste de la GI pour savoir si l'institution a certaines règles donnant de l'orientation au sujet des documents éphémères.

Nota : Les documents personnels ne sont pas sous la garde de l'institution et ne sont pas visés par les lois relatives à l'AIPRP ou les processus de communication préalables. (Par exemple, les documents personnels comprennent les documents recueillis avant d'occuper un poste au sein du gouvernement fédéral; les documents relatifs aux affaires personnelles d'une personne à l'extérieur des services gouvernementaux; les agendas, journaux ou autres notes personnelles préparés pour des raisons autres que de s'acquitter de ses fonctions). Toutefois, si vous utilisez des dispositifs amovibles pour transporter des ressources documentaires liées aux fonctions, ces ressources documentaires présentes sur ces dispositifs sont assujetties aux processus de communication préalable ou aux lois relatives à l'AIPRP. De même, si vous copiez ou créez des ressources documentaires sur votre ordinateur personnel ou sur d'autres dispositifs personnels, elles sont considérées comme étant sous la garde et le contrôle de l'institution et sont assujetties aux lois.

Les pénalités en cas de destruction non autorisée

Selon la loi, les ressources documentaires du gouvernement doivent être protégées contre la destruction non autorisée.

La Loi sur l'accès à l'information criminalise des actes intentionnels de destruction, de dégradation, d'altération, de falsification et de dissimulation de documents gouvernementaux visés par une demande d'accès à l'information, de même que de demander ou de conseiller à une personne d'agir en ce sens. Les personnes trouvées coupables d'une infraction de cette nature s'exposent à des accusations au pénal ou à des pénalités financières.

La gestion de l'information électronique et du courriel

Comme les supports électroniques sont de plus en plus utilisés pour créer et transmettre l'information, il est essentiel de tenir compte du fait que les ressources documentaires sur supports électronique et papier devraient être gérées suivant les principes de saine gestion de l'information. Il importe de désigner, de saisir, de conserver, de protéger et de préserver l'information électronique (y compris les courriels et les pièces jointes) de manière à ce qu'elle demeure disponible et accessible, à l'appui de tout processus décisionnel et de tout exercice de prestation de programmes et de services.

Étant donné la grande facilité avec laquelle l'information électronique peut être crée et détruite, la gestion efficace de l'information devient une question de responsabilité personnelle. Vous classez l'information courante ou celle à laquelle on renvoie fréquemment de manière à favoriser un accès efficace et autorisé et d'éliminer l'information éphémère quand elle n'est plus requise.

Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section « La gestion de l'information en fonction de sa valeur ».

Nota : Éviter d'envoyer ou de stocker de l'information assortie d'un niveau de sécurité supérieur à celui du réseau institutionnel (habituellement l'information « protégée A ou B »).

Le classement de l'information sur les disques partagés

Lorsqu'il n'y a aucune procédure de gestion de l'information électronique dans une institution, ou lorsque les ressources documentaires électroniques ne peuvent être gérées conformément aux procédures établies, on peut utiliser des disques partagés pour stocker les ressources documentaires électroniques. Il est recommandé de prévoir des procédures pour gérer l'information de façon appropriée. Vous nommez, répertoriez et classez les documents électroniques en fonction du système de classement institutionnel en place, le cas échéant, ou y renvoyer. En associant l'information stockée sur support électronique à la structure de classement institutionnelle, il est plus facile de repérer et d'extraire l'information connexe, et d'appliquer les mesures de gestion du cycle de vie, y compris les activités de transfert ou de suppression prévues. Toutefois, il faut garder à l'esprit que l'accès à des documents classifiés et protégés doit être limité aux employés dûment autorisés. En outre, il est recommandé de régler les permissions d'accès aux fichiers à « lecture seule », lorsque l'on utilise un disque partagé, pour éviter que les documents soient altérés ou détruits par inadvertance.

À défaut de disposer d'une structure de classement institutionnelle, le spécialiste de la GI saura suggérer d'autres méthodes efficaces de structure du disque partagé.

Le classement de l'information électronique

La méthode de classement de l'information électronique dépend des politiques, procédures et des outils disponibles au sein de l'organisation. Bon nombre d'institutions utilisent le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) ou un système de classement électronique comparable pour classer ces ressources documentaires. Dans la plupart des cas, les systèmes de ce genre permettent de classer directement les documents électroniques, les courriels et les pièces jointes, les images numériques, etc. dans un dépôt correspondant à la structure de classement institutionnelle. Une fois classés, ils sont gérés conformément aux politiques, aux normes et aux règles institutionnelles établies, de manière à assurer le respect des modalités de conservation et de destruction. Toute personne bénéficiant d'un droit d'accès peut effectuer une recherche et extraire ces ressources documentaires au besoin.

Si votre organisation ne dispose pas de système de gestion des dossiers et des documents électroniques ou de dépôt(s), adressez-vous à votre gestionnaire et consultez le spécialiste approprié (p. ex., spécialiste de la gestion des dossiers ou de la bibliothèque) pour en apprendre davantage au sujet des politiques internes relatives au classement de l'information électronique. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section « Où trouver de l'aide supplémentaire ».

Qu'en est-il des courriels?

Les courriels peuvent aussi avoir une valeur opérationnelle

Tout courriel qui traite des affaires du gouvernement du Canada est considéré comme une ressource documentaire à valeur opérationnelle qui doit être conservé et être géré en conséquence, de même que toutes les pièces jointes ou métadonnées qui contribuent à sa structure, son contexte et son contenu. Se reporter à la section « Le classement de l'information électronique ».

En règle générale, l'auteur d'un courriel est responsable de conserver et de classer le message (ainsi que les pièces jointes). Toutefois, il arrive que les courriels proviennent de citoyens, ou de personnes d'autres institutions gouvernementales qui n'ont pas accès au système de classement institutionnel. Dans ces cas, il convient de demander conseil au gestionnaire ou au spécialiste de la GI de l'institution pour savoir qui est responsable de la conservation et du classement du message.

À propos de wikis, de blogues et d'espaces collaboratifs

Les documents sont crés sur tout support au moyen de n'importe quelle application

Nous recommandons aux responsables des environnements de collaboration crés ou utilisés par une institution fédérale pour la tenue d'activités administratives avec des auditoires internes ou externes de les encadrer par des règles opérationnelles et des codes de conduite établis à l'intention des participants. L'information contenue dans ces environnements couvre les ressources documentaires visées par les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Si vous respectez, dans la mesure du possible, les recommandations décrites dans les présentes lignes directrices, vous contribuerez à améliorer les environnements de collaboration de la TI

Les employés peuvent contribuer à des sites hébergés à l'externe pour les activités de collaboration ou de réseautage social. L'information contenue dans ces sites peut ou non être considérée comme des ressources documentaires à valeur opérationnelle, et peuvent être néanmoins considérées comme visées par une loi fédérale ou provinciale en réglementant l'accès. À ce sujet, il importe de se rappeler ce qui suit :

• En vertu du Code de valeurs et d'éthique, les employés doivent agir en tout temps de manière à conserver la confiance du public; exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public en l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité du gouvernement;
• La section 20 de la Politique de communication exige que seuls les ministres et les porte-parole désignés qui reçoivent la formation voulue représentent l'institution.

La Ligne directrice sur l'utilisation appropriée des wikis et des blogues au gouvernement du Canada donne des conseils et une orientation pratique sur les usages acceptables des wikis et des blogues au gouvernement du Canada dans le contexte des politiques et lois pertinentes.

La conservation et la protection de l'information

Toute ressource documentaire gouvernementale nécessite un certain niveau de protection. Toutefois, il est particulièrement important de bien désigner, protéger et conserver l'information classifiée et protégée, sur tout support, étant donné que toute divulgation non autorisée pourrait porter préjudice à des personnes ou nuire à l'intérêt national.

L'information classifiée

L'information classifiée est l'information dont la divulgation pourrait être préjudiciable à l'intérêt national. L'intérêt national concerne la défense et le maintien de la stabilité sociale, politique et économique du Canada. Il existe trois niveaux d'information classifiée :

L'information protégée

Le terme « information protégée » renvoie aux dispositions particulières des lois relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels et s'applique aux renseignements personnels, à l'information sur la vie privée et à l'information sur les entreprises de nature délicate.

Nota : Éviter d'envoyer ou de stocker de l'information assortie d'un niveau de sécurité supérieur à celui du réseau institutionnel (habituellement l'information « protégée A ou B »).

Pour obtenir plus de renseignements, consultez la politique de sécurité de l'institution. Adressez toute question nécessitant une attention particulière au gestionnaire. On peut aussi communiquer avec les spécialistes de la GI ou le représentant du bureau de la sécurité pour obtenir des conseils sur les cotes de sécurité de l'information : information protégée ou classifiée.

Repérer les ressources documentaires qui nécessitent une protection officielle

Il faut apprendre à reconnaître les autres catégories de ressources documentaires qui nécessitent une protection officielle. Voici quelques exemples :

• Les ressources documentaires à titre confidentiel d'autres gouvernements et organismes- ces ressources documentaires doivent être accompagnées d'une mention indiquant qu'elles ont été obtenues à titre confidentiel, en indiquant sa source, avant de la communiquer à d'autres institutions;
• Les ressources documentaires obtenues ou préparées par un organisme d'enquête fédéral, qui attribue le niveau de protection approprié. Les institutions qui reçoivent ces ressources documentaires doivent offrir une protection équivalente, après avoir consulté l'organisme d'enquête;
• Les documents confidentiels du Cabinet, y compris les ressources documentaires préparées dans le but de renseigner le Conseil privé de la Reine pour le Canada ou d'obtenir des décisions de celui-ci ou les ressources documentaires qui font état des communications, des discussions, des délibérations ou des décisions. Pour de plus amples renseignements, se reporter à la Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet, avril 2007;
• Les renseignements personnels, l'information consignée sous toute forme ayant trait à un particulier qui peut être identifié : données sur la race, l'âge, l'adresse personnelle ou les antécédents médicaux. La Loi sur la protection des renseignements personnels impose des mécanismes juridiques de collecte, d'utilisation, de conservation, de divulgation et d'élimination des renseignements personnels;
• L'information commerciale ou des entreprises privées, y compris les secrets commerciaux; l'information confidentielle fournie par un tiers à titre confidentiel; l'information qui pourrait entraîner une perte financière ou porter préjudice à la position concurrentielle d'une personne; l'information susceptible d'interférer avec les négociations contractuelles ou autres d'un tiers.
• Les conseils liés à des décisions internes susceptibles d'influer sur les opérations institutionnelles en cas de divulgation.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la préservation des ressources documentaires pendant le transport ou la transmission, veuillez vous reporter à Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la série complète de politiques et publications sur la sécurité du SCT. En outre, on peut se reporter au guide de sécurité de l'institution pour confirmer les procédures applicables à un milieu de travail en particulier.

Le changement d'emploi et les pratiques en matière de gestion de l'information

Il est fréquent de nos jours de changer plusieurs fois d'emploi au cours de sa carrière. Cette tendance peut réellement avoir un effet important sur la façon dont nous gérons nos ressources documentaires.

À la fin d'un emploi

Avant de quitter un emploi, il faut s'assurer d'avoir appliqué les pratiques en matière de GI, décrites ci-dessous, pour que les collègues de travail puissent continuer d'accéder à l'information et aux ressources dont ils ont besoin dans leur travail. Le fait de s'occuper de ces activités régulièrement (au lieu d'attendre le départ) peut aider à réduire le stress souvent rattaché à un changement d'emploi. Il est recommandé de prendre les mesures suivantes :

• Suivre les politiques internes relatives à la fermeture des dossiers pour les processus opérationnels à la charge de l'employé et discuter des responsabilités avec le gestionnaire au moment de quitter un emploi.
• Fournir des renseignements pertinents sur tout ce qui est laissé au successeur en expliquant pourquoi il en aura besoin.
• Éliminer toutes les ressources documentaires qui ne sont pas liés aux affaires institutionnelles de tous disques personnels et partagés.
• Transcrire et verser au dépôt toute information liée aux activités contenue dans des agendas, des ordinateurs portatifs ou des cahiers d'information sur les projets.
• Détruire ou supprimer de manière appropriée tous les documents éphémères en se rappelant qu'ils ne peuvent être détruits lorsqu'ils font l'objet d'une procédure de demande d'accès à l'information ou autres procédures connexes et qu'ils ne peuvent être modifiés ou supprimés dans les deux années qui suivent la réponse à la demande.
• S'assurer que les ressources documentaires à valeur opérationnelle, sur tout support, sont organisées et classées conformément aux normes, aux règles et aux procédures établies ou adoptées par l'institution afin qu'elles demeurent accessibles aux autres employés. Consulter le gestionnaire et le spécialiste de la GI pour confirmer les procédures applicables dans l'institution. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir les sections « La gestion de l'information électronique et du courriel » et « Le classement des documents électroniques ».
• Consulter le spécialiste de la GI pour s'assurer que la responsabilité des documents est transférée à un autre employé ou qu'ils sont transférés au dépôt approprié.
• Dresser une liste des URL liés à l'emploi, un résumé des projets en cours et des coordonnées des personnes-ressources ainsi que la liste des ressources documentaires (y compris le numéro de dossier ou de repérage) qui faciliteront l'arrivée du successeur.
• Retourner les documents empruntés à la bibliothèque ou au Bureau des documents
• Annuler ou faire suivre les abonnements.
• Retirer son nom des listes de distribution.

Communiquer avec le spécialiste de la GI de l'institution pour obtenir de l'aide ou des conseils. Pour de plus amples renseignements, voir la section « Où trouver de l'aide supplémentaire ».

Au début d'un emploi

Le début d'un emploi est l'occasion de partir sur de bonnes bases en matière de gestion des ressources documentaires du gouvernement. Voici quelques exemples à suivre :

• Déterminer si les ressources documentaires à valeur opérationnelle sur support électronique et sur support papier vous ont été confiées. Demandez aux spécialistes de la GI s'il existe une liste de ces ressources documentaires qu'ils pourraient vous remettre.
• Prenez connaissance de toute directive ou tout message relatif à l'accès aux outils électroniques - disque partagé, système opérationnel, dépôt(s).
• Familiarisez-vous avec vos responsabilités et les méthodes de gestion de l'information à l'aide du présent guide. Profitez également des séances de formation ou de sensibilisation à la GI et à la tenue des documents. Communiquez avec le gestionnaire et les spécialistes de la GI pour obtenir de plus amples renseignements.

Les spécialistes de la GI peuvent vous aider durant la période de transition.

Où trouver de l'aide supplémentaire

Le présent guide donne un aperçu des lignes directrices et des pratiques liées à la gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada. Toutefois, il ne donne pas les procédures propres à votre milieu de travail. C'est pour cette raison qu'on vous encourage à communiquer avec les experts-conseils pour confirmer les responsabilités, les procédures et les outils de travail relatifs à la gestion de l'information et à l'information qui s'appliquent à votre organisation.

Les experts

Les spécialistes de la gestion de l'information* qui en connaissent sur la politique sur la GI, les bureaux de gestion des documents, la bibliothèque, la gestion des formulaires et les services de courrier, peuvent répondre à vos questions en matière de GI. Ils peuvent vous aider, entre autres, à prévoir vos besoins en matière d'information, à déterminer la meilleure façon de classer l'information dont vous avez besoin, à connaître le délai de conservation de l'information et à savoir à quel moment elle peut être supprimée ou détruite.

Le spécialiste en matière de GI de l'institution peut également donner de la formation sur l'utilisation des divers outils et procédures en matière de GI, notamment : la gestion des documents, les systèmes de gestion des documents et de l'information, les structures de classement, les outils de consultation et de recherche, etc.

Nota : Les membres de ce groupe (de même que les spécialistes de l'AIPRP et autres spécialistes) sont appelés « spécialistes fonctionnels de la GI » dans la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information qui définit leurs responsabilités.

Le bureau de l'accès à l'information et de l'accès aux renseignements personnels (AIPRP) donne des conseils sur les demandes reçues au titre de la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les mises à jour d'Info-Source et les questions relatives à la protection des renseignements personnels (collecte, utilisation, divulgation protection, conservation et élimination des renseignements personnels).

Les représentants du bureau responsable de la sécurité de l'information peuvent vous aider à comprendre les exigences relatives à la classification de sécurité, à la planification de la reprise des activités et à l'infrastructure à clé publique (ICP).

Le personnel du bureau responsable des langues officielles décrit les exigences linguistiques applicables à la communication de l'information à l'interne et à l'externe.

Le bureau des communications, des relations publiques, des affaires publiques peut vous aider à communiquer efficacement avec le public, notamment vous indiquer comment accuser réception d'une lettre du public.

L'administrateur du système/le service de dépannage peut vous aider à détecter les problèmes avec les logiciels utilisés pour les systèmes de gestion de l'information électronique.

Les services juridiques donnent de l'aide et des conseils au chapitre de l'interprétation de toutes les questions d'ordre juridique, y compris celles liées à l'accès à l'information, à la protection des renseignements personnels, aux contrats.

Les ressources documentaires

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la gestion de l'information, nous vous encourageons à visiter les sites Web suivants :

Il est aussi conseillé de consulter le spécialiste de la GI de l'institution pour connaître les ressources documentaires en matière de GI disponibles au sein de votre organisation

Annexe A

Définitions

Nota : Le présent glossaire est l'annexe A des lignes directrices en matière de GI. Il sera mis à jour, au besoin, parallèlement à la mise à jour des lignes directrices.