Archivée [2015-11-10] - Stratégie de mise en œuvre pour la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis et la Politique sur la gestion des projets
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1 Sommaire
Cette stratégie de mise en œuvre est censée aider les ministères[1] à élaborer leurs propres plans de transition aux nouvelles politiques du Conseil du Trésor (CT) sur la planification des investissements et la gestion des projets. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) s'est engagé à aider les ministères à assurer la transition aux nouvelles politiques.
La transition de chaque ministère devrait prendre environ un an et comporter quatre étapes logiques :
- Apprentissage
- Planification et mise en œuvre
- Remise en question
- Présentation au Conseil du Trésor
Avant d'entreprendre cette transition à l'échelle du gouvernement du Canada, le SCT a mené un pilote initiale de mise en œuvre avec quatre ministères. Les quatre ministères en question ont ménagé la transition avec succès et tiré des avantages de l'adoption des nouvelles politiques durant le projet pilote. Ils ont toutefois signalé que la transition demandait plus d'efforts et de coordination que prévu à l'origine. Les ministères ont notamment souligné deux facteurs clés de succès :
- des communications continues à l'interne et entre le ministère et le SCT;
- l'aide et les conseils fournis par le SCT, lequel a mis un certain nombre de ressources (guides, normes, outils, stratégies, FAQ, etc.) à la disposition des ministères pour aider ceux-ci à assurer la transition aux nouvelles politiques.
2 Objet et portée de la stratégie de mise en œuvre
La stratégie de mise en œuvre a été conçue pour aider les ministères à assurer la transition à la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis et la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor.
Une phase initiale (pilote) de mise en œuvre a duré de juin 2007 à mars 2009. Chacun des quatre ministères pilotes – le ministère de la Défense nationale, l'Agence des services frontaliers du Canada, Environnement Canada et la GRC – a ménagé avec succès la transition aux nouvelles politiques. Ces ministères ont déclaré avoir retiré des avantages considérables tout au long de la période pilote. Les ministères de la phase pilote ont fourni des indications qui ont grandement aidé le SCT à mettre au point les outils nécessaires pour faciliter la transition éventuelle des autres ministères aux nouvelles politiques.
À la suite de cette expérience pilote, le SCT a actualisé sa stratégie de mise en œuvre de façon à donner une vue d'ensemble des tactiques, des délais, des rôles et des responsabilités respectives du SCT et des ministères et organismes qui participeront à la prochaine phase de transition aux deux nouvelles politiques du CT.
Cette stratégie devrait fournir aux ministères et organismes assujettis aux nouvelles politiques suffisamment d'information pour élaborer leurs propres plans de mise en œuvre, fixer les délais et déterminer le niveau d'effort requis pour mettre les nouvelles politiques en application sur la période de transition prévue de 12 mois.
3 Contexte
Le SCT, par l'entremise de la Division de la politique sur les acquisitions, la gestion des projets et les investissements (DPAGPI), a introduit deux nouvelles politiques du Conseil du Trésor pour le gouvernement du Canada aux termes du Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis. Ces politiques répondent en partie aux recommandations formulées par la vérificatrice générale du Canada dans le chapitre de son rapport de novembre 2006 qui porte sur les grands projets de TI, et elles appuient les objectifs du Plan d'action sur la responsabilité fédérale (voir http://www.faa-lfi.gc.ca/docs/ap-pa/ap-pa00-fra.asp), qui consistent à « réduire de plus de la moitié le nombre de [politiques du Conseil du Trésor], à préciser les obligations et les responsabilités de gestion des ministres et des administrateurs généraux et à établir une distinction claire entre leurs attributions et celles des experts fonctionnels ». Les politiques renouvelées ont aussi pour effet de clarifier les exigences et conséquences en matière de conformité, de fournir un cadre complet de gestion pour la planification des investissements, et de mettre en place des systèmes qui permettront de gérer les investissements et les projets en fonction de leur risque et de leur complexité.
Les nouvelles politiques du Conseil du Trésor approuvées le 7 juin 2007 sont :
La Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis
Cette politique a pour objectif d'optimiser les ressources et d'assurer une saine gérance par une planification efficace des investissements, de sorte que les ressources disponibles soient affectées d'une manière diligente et rationnelle qui tient compte des secteurs les plus risqués, appuie les priorités ministérielles et préserve les actifs existants tout en examinant les nouvelles possibilités d'investissement.
La Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis
(http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12037§ion=text)
remplace la Politique sur les plans d'investissement à long terme.
La Politique sur la gestion des projets
Cette politique a pour objectif d'assurer la mise en place, au niveau ministériel, de systèmes et mécanismes appropriés de gestion des projets qui favorisent l'atteinte des résultats des projets et programmes, tout en limitant les risques pour les intervenants et les contribuables.
La Politique sur la gestion des projets
(http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12629§ion=text)
remplace la Politique de gestion des projets, la Politique sur la gestion des grands projets de l'État et la Politique sur l'approbation des projets.
4 Vue d'ensemble de la mise en œuvre
4.1 Période de transition aux nouvelles politiques
Étant donné les modifications substantielles apportées à l'orientation stratégique, on a adopté une approche par phases afin d'assurer une transition graduelle des ministères fédéraux aux nouvelles politiques. Cette approche prévoit une transition en quatre « phases » séquentielles distinctes. La phase pilote initiale a eu lieu pendant une période de 21 mois, tandis que chaque « phase » ultérieures auront environ un an pour opérer la transition aux nouvelles politiques.
Le SCT invite les ministères à amorcer leur transition (complète ou partielle) avant la date de mise en œuvre prévue. Ceux qui envisagent de prendre de l'avance sont toutefois encouragés à communiquer avec le SCT pour discuter de la meilleure approche à adopter.
4.2 Établissement du calendrier de transition
Le SCT a affecté les ministères à différentes phases afin d'équilibrer le calendrier de transition en fonction des facteurs suivants :
- la taille de l'organisme (actifs et services acquis);
- l'état d'avancement du plan ministériel d'investissement à long terme;
- l'évaluation du CRG dans les éléments de preuve 14.1 - Planification des investissements et Domaines de gestion, 15 - Gestion efficace des projets et 16 - Approvisionnement efficace;
- les déclarations d'intérêt et l'état de préparation des fonctionnaires des ministères;
- la capacité et la charge de travail du SCT.
4.3 Vue d'ensemble des attentes ministérielles en période de transition
Au cours de la période de transition, chaque ministère est censé :
- apprendre et comprendre les nouvelles exigences en étudiant les instruments de politique et la documentation à l'appui;
- déterminer la meilleure façon d'appliquer les nouvelles politiques à l'interne et élaborer un plan de mise en œuvre;
- définir un cadre interne de gouvernance à l'appui de la mise en œuvre;
- surveiller les progrès de la mise en œuvre et la conformité aux exigences des politiques.
4.4 Communication
Une bonne communication s'est avérée essentielle au succès de la transition des ministères aux nouvelles politiques. Le SCT s'est donc engagé à travailler avec les ministères tout au long de la période de mise en œuvre afin d'assurer une transition sans heurts. Cet engagement prendra notamment les formes suivantes :
- Réunions entre le SCT et les ministères
Des représentants du SCT seront disponibles pour rencontrer les équipes de transition des ministères afin de discuter des défis à relever, des possibilités à saisir, des solutions possibles aux problèmes, des progrès réalisés, du calendrier et d'autres sujets d'intérêt. - Réunions du groupe de travail interministériel (GTI)
Le SCT prévoit d'organiser des réunions du GTI tout au long de la transition, pour que les représentants de tous les ministères participants ou de certains d'entre eux puissent discuter de sujets d'intérêt commun. - Point de contact du SCT
Le premier point de contact d'un ministère avec le SCT sera son analyste du secteur de programme; cependant, d'autres secteurs du SCT fourniront des conseils ou des interprétations stratégiques au besoin tout au long de la période de transition. - Point de contact des ministères
Les ministères sont encouragés à désigner une personne qui assurera la liaison avec le SCT, et à établir des lignes de communication clairement définies avec le SCT afin de faciliter la coordination et la communication. Les ministères devraient être prêts à travailler en étroite collaboration avec le SCT tout au long de la période de transition.
4.5 Rôles et responsabilités de transition
4.5.1 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Les analystes du secteur des programmes du SCT sont les premières personnes à qui les ministères doivent s'adresser pour obtenir des éclaircissements, de l'aide ou des directives en période de transition.
Le Conseil du Trésor doit :
- rester en communication avec le point de contact du ministère et d'autres secteurs de politique pertinents du SCT;
- offrir une expertise en mise en œuvre fondée sur les leçons apprises au cours des phases de transition antérieures;
- aider les ministères à clarifier les attentes, les rôles et les responsabilités;
- aider les ministères à élaborer des plans et approches de mise en œuvre;
- aider les ministères à reconnaître les investissements et/ou projets à risque et à complexité élevés (dont ceux qui ne dépassent pas la capacité évaluée du ministère) à présenter dans le plan d'investissement;
- examiner et remettre en question les documents suivants du ministère :
- l'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projets (ECOGP),
- le plan d'investissement,
- les évaluations de la complexité et des risques des projets (ECRP),
- la présentation au Conseil du Trésor,
- la documentation à l'appui du plan, de la présentation, des évaluations et des propositions de projets;
- offrir un leadership stratégique et des directives aux ministères et leur permettre de faire des commentaires sur les plans de mise en œuvre, les défis et les possibilités associés à la transition;
- élaborer et tenir à jour des instruments de politique à l'appui (normes, directives, guides d'utilisation, modèles, modules de formation, outils de communication et autres documents);
- recueillir et étayer les leçons apprises et assurer l'accès des ministères aux pratiques exemplaires;
- évaluer l'efficacité des politiques et les répercussions sur les ministères;
- présenter des rapports sur l'efficacité des politiques et le processus de transition aux ministres du CT.
4.5.2 Ministères participants
Compte tenu du fait que les nouvelles politiques ont une portée plus vaste et plus inclusive qu'avant, leur mise en œuvre nécessitera une collaboration et une intégration accrues au niveau de l'entreprise au sein d'un ministère. Par conséquent, le processus de planification des investissements doit tenir compte des personnes et des groupes de toute l'organisation, afin de mettre en place un processus intégré de planification qui rassemble et compile l'information sur les investissements, les actifs et les services acquis et d'assurer une planification efficace de la période de transition.
Les ministères doivent :
gérer leur approche de transition, notamment en établissant les exigences en matière de ressources internes, le calendrier et les jalons cibles.
Les ministères qui ont participé au projet pilote ont mentionné de nombreuses activités importantes à l'appui de la transition. Ils ont notamment dû :
- établir un plan et calendrier de mise en œuvre;
- affecter des ressources à l'équipe de mise en œuvre de la transition;
- définir et assigner les rôles et responsabilités liés à la transition;
- établir les jalons cibles et suivre les progrès réalisés dans la mise en œuvre de la transition;
- désigner une personne-ressource chargée de préciser les attentes, d'assurer la liaison avec le SCT, de lui présenter des rapports d'étape périodiques et de discuter des principaux défis et possibilités;
- assurer la communication à l'interne et organiser des séances de formation et d'information au besoin;
- élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion des changements;
- restructurer l'organisation ministérielle au besoin, établir des normes communes ou partager les pratiques exemplaires;
- veiller à ce que les groupes ministériels qui gèrent à la fois les projets et le processus de planification restent engagés tout au long de la transition;
- désigner un agent responsable de la sécurité des accès pour qu'il gère l'accès du ministère aux évaluations en ligne (ECOGP et ECRP);
- constituer des groupes de travail ministériels chargés de coordonner les ECOGP et ECRP;
- déterminer les principaux produits à livrer :
- le plan d'investissement;
- l'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projets (ECOGP);
- les évaluations de la complexité et des risques des projets (ECRP);
- la présentation au Conseil du Trésor;
- la documentation à l'appui du plan et des évaluations.
- participer aux activités liées à la transition (séances d'information, ateliers, etc.) et consulter les documents d'orientation et d'information diffusés par le SCT (rapport sur les leçons apprises, guides d'ECOGP et d'ECRP).
- fournir au SCT des commentaires et de la rétroaction sur les politiques et les documents liés à la transition.
Les ministères sont également encouragés à partager les pratiques exemplaires et les leçons apprises avec le SCT et entre eux ou à mentorer d'autres ministères.
4.6 Calendrier de transition (général – cycle d'un an)
Chacune des phases de transition se déroulera sur une période de treize mois commençant en avril et comportera quatre étapes distinctes incluant chacune une série d'activités. Les jalons associés à chaque étape sont énumérés ci-après afin d'aider les ministères à planifier leur transition.
- Apprentissage (de mars à mai)
- Séances d'information : introduction à la transition (mars)
- Lancement officiel de la phase de transition (début avril)
- Plan et calendrier de mise en œuvre, attribution des responsabilités (avril – mai)
- Identification d'un agent ministériel responsable de la sécurité des accès (ARSA) (mai)
- Planification (de juin à septembre)
- Finalisation du processus de planification et de gouvernance, établissement du processus d'approbation des ECOGP / ECRP (juin)
- Version provisoire du plan d'investissement (septembre)
- Versions provisoires des ECOGP et ECRP (septembre)
- Remise en question (d'octobre à janvier)
- Finalisation du plan d'investissement (novembre)
- Finalisation des ECOGP et ECRP (décembre)
- Présentation au Conseil du Trésor
- Finalisation de l'ébauche de présentation à soumettre à l'examen du SCT (janvier)
- Présentation au Conseil du Trésor du plan d'investissement et du niveau de capacité assigné par l'ECOGP (février)
- Présentations au Conseil du Trésor pour les projets qui dépassent le niveau d'approbation du ministère (fin février, début mars)
Description des étapes du calendrier
4.6.1 Apprentissage
Les ministères sont censés passer par une période d'apprentissage au début de leur transition. Des séances d'information et de formation seront offertes durant cette période afin d'aider les ministères à comprendre les politiques et les nouvelles exigences.
Le SCT encouragera activement les ministères à participer à divers forums qui favorisent une compréhension commune des politiques et des nouvelles exigences.
4.6.1.1 Ressources disponibles à l'étape de l'apprentissage
Les guides, publications et possibilités d'apprentissage suivantes seront mises à la disposition des ministères au cours de cette étape :
- Stratégie de mise en œuvre (présent document)
- Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis
- Politique sur la gestion des projets
- Lignes directrices sur la planification des investissements - Actifs et services acquis
- Foire aux questions (FAQ)
- Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion des projets
- Norme relative à la complexité et aux risques des projets
- Rapport sur les leçons apprises
- Formation en évaluation de la complexité et des risques des projets offerte par l'École de la fonction publique du Canada (cours R901)
4.6.2 Planification
Les ministères lanceront leur processus de planification des investissements, mettront à profit les mécanismes existants de planification et de prise de décisions, et procéderont aux ECOGP et ECRP.
À cette étape de la mise en œuvre, le SCT appuiera une planification efficace en aidant les ministères à établir des attentes clairement définies pour la transition ainsi qu'un plan de mise en œuvre.
À l'étape de la planification, les ministères seront invités à mettre sur pied une communauté de pratique à l'appui de chaque politique et à engager les fonctionnaires qui coordonnent le processus. Ces communautés de pratique doivent inclure les fonctionnaires chargés :
- de rassembler l'information de planification requise à l'appui des décisions d'investissement;
- de soutenir et mettre en œuvre les décisions liées à la planification des investissements;
- d'effectuer l'ECOGP;
- de coordonner l'ECRP pour tous les projets.
Au cours de cette étape, les ministères seront également invités à établir des mesures de rendement qui permettront d'évaluer l'efficacité des instruments de politique et de leurs efforts en matière de transition.
4.6.2.1 Ressources disponibles à l'étape de la planification
Les guides, publications et possibilités d'apprentissage suivantes seront disponibles à l'appui des activités de cette phase :
- Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor;
- Dépôt de données sur la gestion des projets;
- Outil et guide d'évaluation de la complexité et des risques des projets;
- Outil et guide d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets.
4.6.3 Remise en question
Durant cette étape, le SCT continuera d'aider les ministères clients à se conformer aux politiques du CT en remettant en question tous les produits livrables pertinents. Il examinera notamment les versions provisoires des plans d'investissement des ministères, les ECOGP, les ECRP et la documentation à l'appui. Cet examen sera effectué en consultation avec d'autres secteurs du SCT pour que les ministères bénéficient d'une rétroaction tous azimuts.
Vers la fin de cette étape et une fois le processus de planification des investissements (et l'ECOGP) est terminé, le ministère préparera une présentation demandant au CT d'approuver le plan d'investissement ainsi que la capacité organisationnelle de gestion des projets. Une fois cette capacité approuvée, les ministères seront en mesure de déterminer les projets qui dépassent leur capacité de gestion et qui exigent donc une approbation et une surveillance additionnelle de la part des ministres du CT. Le plan d'investissement des ministères identifiera également les investissements dans des actifs et services acquis qui pourraient nécessiter l'approbation du Conseil du Trésor, selon la limite établie pour l'opération particulière (service, bail, immobilier, investissements contractuels) sur l'horizon de planification.
4.6.4 Présentation au Conseil du Trésor
Durant cette phase, chaque ministère finalisera sa présentation au CT, son ECOGP et ses ECRP à soumettre à l'approbation des ministres du Conseil du Trésor. Le SCT examinera les produits à livrer et s'emploiera avec les ministères à assurer l'exactitude, à présenter des arguments convaincants à l'appui des propositions et à garantir la conformité aux politiques pertinentes du CT. Le SCT fournira des conseils stratégiques et invitera les ministères à envisager la possibilité d'améliorer leurs systèmes, compétences, processus et pratiques de gestion. Cela devrait éclairer les décisions afin d'accroître leur capacité de gérer et d'exécuter les projets avec succès.
4.7 Dépôt de données : Ressources disponibles
Le SCT créera et mettra à jour un dépôt de données et d'autres ressources qui pourraient aider les ministères à réussir leur transition aux nouvelles politiques. Ce dépôt de données est accessible en ligne à :
http://www.tbs-sct.gc.ca/pm-gp/site/home_accueil-fra.aspx
Il contient notamment les renseignements suivants :
- Politiques et normes
Liens vers les documents pertinents. - Foire aux questions (FAQ)
Listes de questions et réponses sur les exigences liées à la mise en œuvre des politiques. - Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor
Guide de rédaction des présentations au CT (avec exemples à l'appui). - Outils ECOGP / ECRP
Liens vers la version la plus à jour des outils d'évaluation. - Guides ECOGP et ECRP
Guides fournissant des renseignements additionnels sur les outils d'évaluation ECOGP et ECRP. - Formation ECOGP / ECRP
Matériel et calendrier de formation. - Autres documents utiles, dont des modèles d'analyse de rentabilisation et de charte de projet.
5 Conclusion
La mise en œuvre des politiques sur la planification des investissements et la gestion des projets aidera à améliorer la responsabilisation et à renforcer les pratiques et contrôles de gestion à l'échelle du gouvernement du Canada.
Les politiques encouragent les ministères à gérer les risques associés aux projets de la manière la plus efficiente et efficace possible et à déterminer, dès l'étape de la planification, les projets plus complexes et plus risqués qui pourraient bénéficier d'une surveillance additionnelle. Les outils ECOGP et ECRP aideront aussi les administrateurs généraux et les ministres du Conseil du Trésor à reconnaître les projets complexes et risqués, quels que soient les coûts estimatifs. Cette approche obligera les responsables des projets soumis à l'approbation du CT à tenir compte des domaines de risque préciser, et à proposer des stratégies efficaces de surveillance et d'atténuation afin de disposer de meilleurs renseignements à l'appui d'une surveillance mieux ciblée.
Au bout du compte, les politiques mettent en place des contrôles de gestion intégrée et renforcent les contrôles existants à l'échelle du gouvernement du Canada, en plus d'établir un cadre pangouvernemental à l'appui de l'optimisation des ressources et de la saine gérance.
6 Demandes de renseignements
Veuillez adresser vos demandes de renseignements concernant le présent instrument de politique à l’unité organisationnelle de votre ministère responsable de la question. Pour obtenir l’interprétation du présent instrument de politique, l’unité organisationnelle responsable de la question doit communiquer avec : Demandes de renseignements du public du SCT.