Directive sur l'inscription des opérations financières dans les comptes du Canada

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace la Politique sur la classification et codage des opérations financières (datée du 10 janvier 1994).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la directive ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la directive au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en énonçant les responsabilités du dirigeant principal des finances en ce qui concerne l'élaboration et le maintien d'une structure de classification des comptes pour l'organisme qui est basée sur la structure de classification en place dans l'ensemble du gouvernement.

3.2 Il est nécessaire de comptabiliser et d'enregistrer toutes les opérations financières dans les comptes du Canada avec exactitude et en temps opportun afin d'assurer la mise en ouvre de saines pratiques organisationnelles et l'intendance rigoureuse des fonds publics,

3.3 Il est essentiel de mettre en ouvre une structure de classification solide dans l'ensemble du gouvernement afin d'identifier et de regrouper les opérations financières et d'en rendre compte. L'exactitude des données enregistrées sur les opérations financières permet de produire des rapports factuels dans l'ensemble du gouvernement et du ministère qui appuient la prise de décision et les exigences en matière de présentation de rapports, à différents niveaux.

3.4 La structure de classification utilisée pour les comptes du Canada comprend les six éléments suivants : responsabilité; rapport financier; autorisation; programme; objet et type d'opération (interne et externe).

3.5 La présente directive est émise en vertu des articles 7 et 9 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.6 La présente directive doit être lue avec document d'accompagnement la Politique sur le contrôle interne.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la directive présente se trouvent à l'annexe A.

5. Énoncé de la directive

Veiller à ce que la gestion solide de la structure organisationnelle de classification des comptes selon la structure de classification dans l'ensemble du gouvernement qui permet d'identifier et de regrouper les opérations financières et d'en rendre compte.

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Les renseignements financiers sont enregistrés avec exactitude dans les Comptes publics du Canada et les comptes ministériels.

6. Exigences

Le dirigeant principal des finances assume les responsabilités suivantes :

6.1.1 Élaborer et maintenir un plan comptable ministériel qui est intégré au système financier du ministère.

6.1.2 S'assurer que chaque élément de codage qui est utilisé lors de l'enregistrement des opérations financières corresponde à la définition établie , serve aux fins prévues et permette de repérer tous les éléments du plan comptable applicable à l'échelle de l'administration fédérale qui figure à l'annexe B.

6.1.3 S'assurer que le plan comptable ministériel permette de produire des rapports financiers conformément à la structure de gestion des ressources et des résultats du ministère (y compris au niveau de l'activité de programme) et aux exigences de l'organisme central.

6.1.4 Établir et maintenir des pratiques et contrôles de gestion visant à assurer la qualité et l'intégrité du codage des opérations financières.

6.1.5 S'assurer que les opérations financières soient enregistrées avec exactitude afin de produire des états financiers qui répondent aux exigences des normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT). Il faut noter que l'alinéa 80(1)d) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.2.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en ouvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.2.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en ouvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Cependant, elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable des fonctions suivantes :

  • communiquer toute modification qui sont apportée au plan comptable du Canada applicable à l'échelle de l'administration fédérale;
  • émettre des instructions opérationnelles et donner des conseils et une interprétations du plan comptable applicable à l'échelle de l'administration fédérale;
  • contribuer à la mise en ouvre du plan comptable applicable à l'échelle de l'administration fédérale, c'est-à-dire tenir des séances de formation ou d'information appropriées;
  • inscrire les renseignements financiers reçus des ministères et des organismes dans le « Grand livre général du receveur général » afin qu'ils soient regroupés et enregistrés dans les comptes du Canada;
  • surveiller la qualité du système de classification et de codage applicable à l'échelle de l'administration fédérale;
  • présenter des rapports aux parlementaires, aux organismes centraux, aux ministères et aux autres intervenants clés.

8.2 Le Bureau du contrôleur général duSecrétariat du Conseil du Trésor du Canada est responsable de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive ainsi que la prestation de conseils concernant son interprétation.

9. Références

10. Demandes de renseignements

10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements au sujet de à la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la directive, les responsables de l'administration centrale devraient communiquer avec la :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-941-8487

10.2 Pour toute demande de renseignements concernant le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale ou pour les demandes de nouveaux codes, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec la :

Secteur de la comptabilité centrale et des rapports
Direction des rapports et des comptes publics et centraux
Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Gatineau (QC) K1A 0S5

Courriel : ncr.rgacas@pwgsc.gc.ca
Téléphone : 819-956-0432
Télécopieur : 819-956-8400


Annexe A-Définitions

Classification par objet (object classification)
Désigne le type de biens ou de services acquis, les paiements de transfert, la source de revenus ou la cause des augmentations ou des diminutions de l'actif et du passif.
Classification parautorisation (authority classification)
Dérivée du Budget des dépenses et désigne le crédit parlementaire, la loi ou une autre autorisation législative en vertu de laquelle l'opération est autorisée. Elle permet également de déterminer si l'opération est budgétaire ou non budgétaire et si elle a ou non un caractère législatif.
Classification par programme (program classification)
Dérivée du Budget des dépenses et identifie les activités de programmes en fonction de l'architecture des activités des programmes. La ventilation des dépenses de chaque programme jusqu'au niveau des activités et aux niveaux inférieurs permet de regrouper les dépenses afin de rendre compte de l'utilisation des ressources pour obtenir les résultats et le résultat stratégique.
Classification par rapports financiers (financial reporting classification)
Désigne le compte pertinent de l'actif, du passif, des capitaux propres, des revenus ou des charges en vue de la tenue à jour du Grand livre général du receveur général et de l'établissement des états financiers et des comptes publics du Canada.
Classification par responsabilité (responsibility classification)
Identifie l'unité organisationnelle qui est responsable de l'opération et doit en rendre compte. La structure de responsabilité doit être conforme à la structure organisationnelle permettant le regroupement au niveau du ministère ou de l'organisme.
Classification du type d'opération (interne et externe) (transaction type [internal/external classification])
Détermine les opérations gouvernementales comme étant internes ou externes (c.-à-d., celles ne faisant pas partie de l'entité de déclaration du gouvernement du Canada), permettant l'établissement d'états financiers consolidés qui excluent les opérations internes.
Comptes du Canada (Accounts of Canada)
Registre central tenu par le receveur général pour l'enregistrement des opérations financières et des soldes de compte du gouvernement du Canada. Les comptes du Canada comprennent une classification récapitulative des opérations et des soldes de compte par responsabilité par rapports financiers, par autorité, par programme, par objet et par type d'opération.
Plan comptable ministériel (departmental chart of accounts)
Liste contenant les comptes et les codes du ministère pour tous les champs du bloc de codage à l'échelle de l'administration fédérale qui est utilisée pour classifier et enregistrer les opérations financières ainsi qu'en rendre compte.
Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en ouvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de manière efficiente et efficace, d'exercer une intendance solide, de remplir ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Annexe B - Structure de classification à l'échelle de l'administration fédérale et échantillon de plan comptable ministériel

Le tableau suivant expose les six classifications utilisées à l'échelle de l'administration fédérale pour rendre compte des opérations financières. Il reproduit également un plan comptable ministériel typique.

Inscription des opérations financières dans les comptes du Canada
Version textuelle : Inscription des opérations financières dans les comptes du Canada

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