Annulée [2017-04-01] - Directive sur la vérification des comptes

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1. Date d’entrée en vigueur

1.1  La version modifiée de la présente directive entre en vigueur le 1er juin 2014.

2. Application

2.1 La présente directive s’applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de cette directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à cette directive ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de cette conformité à la directive au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne en énonçant les responsabilités du dirigeant principal des finances, des titulaires de pouvoirs de signature délégués aux fins de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et des agents financiers à l’égard du processus de vérification des paiements et des règlements interministériels.

3.2 La dépense des fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence. Pour ce faire, il est nécessaire d’instaurer des processus de vérification des comptes fiables qui assurent la saine gérance des ressources financières. Dans le cadre du processus de vérification des comptes, il faut examiner l’exactitude des opérations en veillant à ce que les paiements ou les règlements interministériels n’aient pas été faits en double, que les remises aient été déduites, que les charges qui ne sont pas exigibles aient été supprimées et que les montants aient été calculés correctement.

3.3 La vérification des comptes permet de s’assurer que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, que les modalités pertinentes du contrat ou de l’accord ont été respectées, que la transaction est exacte et que tous les pouvoirs ont été respectés. Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, tous les paiements et règlements interministériels doivent être certifiés aux termes des articles 33 et 34. Les pouvoirs de signature en matière de finances doivent être exercés conformément aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses et des documents ministériels de délégation.

3.4 La présente directive doit être lue de concert avec les documents suivants :

3.5 La présente directive est émise en vertu des articles 7 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

  Les définitions à utiliser pour l’interprétation de la présente directive figurent à l’annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

S’assurer que les comptes à payer et les règlements interministériels sont vérifiés de façon efficace et efficiente, tout en maintenant des contrôles appropriés pour  la gestion prudente des ressources financières.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes attribuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d’autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Les paiements sont dûment autorisés, exécutés en temps opportun (ni trop tôt ni trop tard), exacts et légitimes.

6. Exigences

6.1 Généralités

Le dirigeant principal des finances a la responsabilité de :

6.1.1  Établir des pratiques et des contrôles de gestion fondés sur le risque afin d’assurer des contrôles internes efficaces à l’égard de la vérification des comptes précisant les aspects suivants :

  • La portée de la vérification exigée par les responsables de la certification des paiements et des règlements interministériels. Il est à noter que l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques s’applique;
  • La portée de la vérification exigée par les agents financiers responsables de la certification des paiements et des règlements interministériels. Il est à noter que l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques s’applique;
  • Les responsabilités des agents financiers en matière d’assurance de la qualité de la justesse du processus de vérification des comptes.

6.1.2  Documenter et communiquer les pratiques et les contrôles de gestion aux personnes et aux agents financiers responsables de certifier les paiements et les règlements interministériels.

6.1.3  S’assurer que les personnes qui ont des pouvoirs délégués en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques les exercent conformément aux exigences de séparation des fonctions énoncées dans la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

6.1.4  Déterminer que la formation a été dispensée, conformément à la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et à la Directive sur l’administration de la formation indispensable, pour les ministères visés par ces deux documents. Dans le cas des ministères non assujettis à la politique et à la directive, le dirigeant principal des finances, ou une personne désignée par l'administrateur général, est tenu de déterminer les besoins de formation du ministère pertinents à la présente directive.

6.1.5  Approuver et examiner régulièrement les plans d’échantillonnage choisis par les agents financiers dans le cadre de leurs responsabilités en matière d’assurance de la qualité et de vérification.

6.2 Vérification des comptes par les personnes responsables de certifier conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

Les personnes qui ont reçu le pouvoir délégué de confirmer et de certifier les paiements et réglements interministériels ont la responsabilité des mesures suivantes :

6.2.1  L’exécution de la vérification des comptes en temps opportun et l’exactitude du paiement demandé.

6.2.1.1.  Ils doivent confirmer et certifier ce qui suit, selon le cas. Il est à noter que l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques s’applique.

  • Le travail a été effectué, les biens fournis ou les services rendus.
  • Le bénéficiaire du paiement a droit ou est admissible au paiement.
  • Les conditions du marché ou de l’entente ont été respectées, y compris le prix, la quantité et la qualité – si, en raison de circonstances exceptionnelles, le prix n’était pas précisé dans le contrat ou l’entente, que le prix soit raisonnable.
  • Les paiements anticipés sont conformes aux exigences appropriées. Il est à noter que la Directive sur les demandes de paiements et le contrôle des chèques s’applique.

6.2.1.2.  En plus, ils doivent vérifier ce qui suit :

  • l’information sur le bénéficiaire du paiement est exacte et complète;
  • le codage financier a été fourni, est exact et complet;
  • tous les lois, règlements, décrets du Conseil, politiques et directives pertinents et autres obligations juridiques ont été respectés;
  • l’exactitude de l’opération selon ce qui suit :
    • le paiement n’a pas déjà été effectué;
    • les remises ont été déduites;
    • les frais non admissibles ont été supprimés;
    • le total de la facture ou de la demande de remboursement est exact; et
    • la documentation à l’appui est complète (c.-à-d. qu’elle assure une piste d’audit, elle montre le prix convenu et les autres exigences, et elle montre que les biens ou les services et l’autorisation conformément à la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances ont été reçus).

6.2.2  Ils doivent s’assurer qu’il existe des preuves tangibles de la vérification, c’est-à-dire s’assurer que le processus permet d’identifier les personnes qui ont effectué la vérification des comptes ou de garantir qu’il y a une piste d’audit électronique.

6.3 Assurance de la qualité et pouvoir de faire des paiements et des règlements interministériels par les agents financiers

Les agents financiers ont la responsabilité de :

6.3.1  S’assurer que les paiements et les règlements interministériels soient vérifiés selon les exigences suivantes :

6.3.1.1.  En exerçant l'autorité de payer concernant des paiements conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les agents financiers doivent s’assurer que :

  • Il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne ayant une délégation de pouvoir de signer des documents financiers en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Aucun paiement n’est effectué quand le paiement entraîne :
    • une imputation non légitime sur un crédit;
    • une dépense supérieure au crédit;
    • un solde insuffisant du crédit afin de couvrir les engagements imputés sur celui-ci.

6.3.1.2.  En plus, en exerçant le pouvoir de payer, les agents financiers doivent s’assurer que :

  • toutes les transactions à risque élevé font l’objet d’un examen complet;
  • un échantillon des transactions à risque moyen et risque faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l’échantillon et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque transaction choisie.

6.3.1.3.  En exerçant le pouvoir de payer au titre des règlements interministériels conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les agents financiers doivent s’assurer que :

  • tous les règlements interministériels introduits par un créancier sont visés par une approche axée sur le risque en matière de surveillance et d’échantillonnage statistique pour s’assurer que le pouvoir de payer a été exercé conformément aux alinéas 6.3.1.1 et 6.3.1.2 ci-dessus; et
  • tous les règlements interministériels introduits par un débiteur sont vérifiés conformément aux alinéas 6.3.1.1 et 6.3.1.2 ci-dessus.

6.3.2  Établir des plans et des pratiques d’échantillonnage rigoureux, comme l’échantillonnage statistique et l’échantillonnage assisté par ordinateur, selon le niveau de risque des opérations, en effectuant une analyse coûts-efficacité de la mise en place de telles pratiques. Les critères d’évaluation du niveau de risque comprennent l’incidence, la probabilité, le type de paiement, la valeur, le fournisseur ou le bénéficiaire et le taux d’erreur actuel des organisations en question.

6.3.3  S’assurer que les pratiques et les techniques d’échantillonnage sélectionnées sont suffisamment précises et permettent de faire rapport sur les résultats pour démontrer la pertinence et la fiabilité globales du processus de vérification des comptes.

6.3.4  Bien que la vérification des comptes soit normalement exécutée avant le paiement ou le règlement interministériel, il est permis de payer certaines factures (p. ex. paiements mensuels consolidés pour la carte d’achat effectués au niveau du ministère) ou d’effectuer un règlement interministériel avant de vérifier les comptes dans certaines situations :

6.3.4.1. Pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable selon les critères suivants :

  • la facture vient d’un fournisseur ou d’un bénéficiaire établi qui a fait ses preuves et avec lequel on a l’habitude, et avec qui on continuera, de faire des affaires; et
  • il est facile d’obtenir un remboursement ou d’ajuster un paiement futur au fournisseur ou bénéficiaire; et
  • la facture du fournisseur ou bénéficiaire ne semble pas contenir d’inexactitudes importantes.

6.3.4.2.  Pourvu que le ministère débiteur pour les règlements interministériels dispose de processus opérationnels axés sur le risque pour s’assurer que la vérification et la certification des comptes par la personne responsable investie du pouvoir délégué soient effectuées en temps opportun.

6.3.5  Documenter les procédures de vérification après-paiement pour les paiements et les règlements interministériels précis qui sont payés et assujettis aux conditions énoncées au paragraphe 6.3.4 de la présente directive.

6.3.6  Faire rapport aux fins d’impôt sur le revenu selon les exigences de l’Agence du revenu du Canada lorsque des paiements sont effectués pour des marchés de services ou des marchés de biens et de services.

6.3.7  Demander des mesures correctives lorsque des erreurs graves sont découvertes au moment du processus d’assurance de la qualité du pouvoir de payer.

6.4 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.4.1  Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d’appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l’attention de l’administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.4.2  Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l’administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l’administrateur général à s’acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et des instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s’appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres intervenants importants qui on un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, a la responsabilité de l’élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinents

9.2 Instruments de politique et publications connexes

10. Demandes de renseignements

Pour toute question relative à l'interprétation du présent instrument de politique, veuillez communiquer avec le groupe sur les politiques financières de votre ministère.

Les directeurs des politiques financières ou leur équivalent peuvent communiquer avec la Demandes de gestion financière en ce qui concerne l'interprétation des politiques. 

Pour toute demande de renseignements du public au sujet du présent instrument de politique, veuillez communiquer avec le groupe chargé des Demandes de renseignements du SCT.

Annexe : Définitions

piste d’audit (audit trail)
–Les éléments qui permettent de retracer un processus complet, tels les matrices de délégation des pouvoirs, les profils d’utilisateurs, les données et les fichiers requis pour reconstruire la séquence des événements et les transactions traitées.
pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
–Les politiques, processus, les procédures et les systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et d’exercer ses activités, d’utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d’atteindre ses objectifs.
critères de risque (risk criteria)
Élevé (high)
–Opérations de nature très délicate, par exemple, celles où une erreur pourrait entraîner un paiement irrécouvrable, où les paiements reposent essentiellement sur le jugement, sont sujets à interprétation, représentent de très grosses sommes ou sont à risque d’erreur très grand.
faible (low)
–Opérations qui ne sont pas de nature délicate; celles où le risque de perte financière est minime, voire nul, celles où la possibilité d’erreur est faible et où les erreurs ont des conséquences financières minimes, habituellement des opérations où le montant du paiement est relativement peu élevé et est recouvrable.
moyen (medium)
–Opérations qui ne sont pas considérées comme présentant un risque élevé ou faible.