Annulée [2017-04-01] - Directive sur les avances comptables

6.1.1 Des avances comptables sont émises seulement si nécessaire; elles servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises, elles sont protégées adéquatement et elles sont rapidement consignées avec exactitude. Avant l'émission d'une avance comptable, d'autres solutions sont étudiées, telles que les cartes de voyage sont examinées. Les pratiques et les contrôles de gestion doivent être documentés et communiqués aux personnes responsables des fonctions citées dans la présente directive.

6.1.2 Le montant d'une avance comptable, y compris un fonds de petite caisse ou un fonds de caisse, est calculé en fonction des besoins opérationnels. Il tient compte des besoins saisonniers et du temps nécessaire pour obtenir un remboursement sans dépasser la somme nécessaire pour régler les dépenses prévues. La répartition de plusieurs petits fonds à des dépositaires distincts ou la réduction du cycle de remboursement, dans le cas d'un fonds de petite caisse, sont des options à envisager.

6.1.3 Les opérations d'une valeur supérieure au montant des dépenses ne sont pas divisées en deux opérations ou plus pour éviter les restrictions fixées par le Règlement sur les avances comptables au titre des opérations de la petite caisse.

6.1.4 Les fonds de petite caisse servent à effectuer faire des paiements de faible valeur seulement s'il s'agit du mode de paiement le plus économique; l'utilisation de la carte d'achat est solution privilégiée, sauf si à moins qu'aucune carte d'achat n'st soit disponible ou son utilisation ne convient pas.

6.1.5 Les avances de petite caisse ne servent pas à fournir de la monnaie. Les fonds depetite caisse et les fonds de caisse ne servent pas à octroyer des avances salaire, à encaisser des chèques ou à consentir des prêts.

6.1.6 Les avances comptables sont imputées aux crédits ministériels et, pour les avances permanentes, une confirmation de l'autorisation est reçue de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Remarque : le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et le ministère de la Défense nationale ont des autorisations distinctes.

6.2.1 Seul un employé du gouvernment du Canada à plein temps peut être dépositaire d'un fonds de petite caisse ou d'un fonds de caisse. Le changement de dépositaire doit être documenté au moyen de la comptabilité et d'une reconnaissance des responsabilités à l'égard du fonds. L'une des deux méthodes suivantes peut être utilisée pour remplacer le dépositaire d'un fonds :

• fermeture du fonds; le dépositaire actuel doit alors enregistrer les pièces justificatives en sa possession et rembourser le solde. Un chèque est émis au nouveau dépositaire.
• transfert des fonds à l'aide d'une déclaration écrite précisant les espèces en caisse et les reçus. La déclaration est signée par le dépositaire actuel et le nouveau dépositaire, et un superviseur fait office de témoin.

6.3.1 Le dépositaire assure le rapprochement tel que prévu à la clause 6.7 et soumet un rapport au superviseur. Les mesures correctives qui s'imposent sont prises.

6.3.2 Les manques d'argent sont signalés et inscrits et font l'objet d'une enquête suite au rapprochement d'un fonds de petite caisse ou d'un fonds de caisse. La Directive sur les pertes de fonds et de biens s'applique. S'il a été déterminé que le manque d'argent est dû au fait que le dépositaire est couplable d,un délit d'action, de négligence ou de défaut de comptabilisation déficiente, le dépositaire doit rembourser le manque à gagner. Le paragraphe 76(4) ou l'article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.3.3 Un décaissement est imputé au crédit ministériel si on a déterminé que le dépositaire n'est pas responsable du manque d'argent dans le fonds de caisse. La Directive sur les pertes de fonds et de biens s'applique.

6.3.4 Les excédents de caisse sont déposés et si la source de l'excédent ne peut pas être identifiée, la rentrée de fonds est portée au crédit d'un compte de divers autres revenus. Si la source de l'excédent peut être identifiée, l'excédent doit être remboursé au propriétaire légitime. La Directive sur la réception, le dépôt et la comptabilisation des fonds s'applique.

6.3.5 Un rapprochement des dossiers des avances comptables est effectué une fois par mois pour assurer le contrôle des montants.

6.4.1 Les tâches qu'accomplissent les employés traitant les avances du fonds de petite caisse, du fonds de caisse et d'autres avances sont réparties de manière adéquate.

6.4.2 Dans la mesure du possible, les tâches de tenir les comptes débiteurs, de vérifier les comptes à payer, d'exercer le pouvoir de signature de documents financiers et de demander des paiements sont séparées.

6.4.3 S'il n'est pas possible de séparer les tâches en raison de la structure hiérarchique, de la disponibilité des employés ou, de l'importance des sommes en jeu, il importe de combiner judicieusement les fonctions afin de maximiser leur répartition.

6.4.4 Le bénéficiaire d'une avance comptable ou le dépositaire d'un fonds de petite caisse ne doit en aucun cas exercer un pouvoir de signature de documents financiers en conformité avec les articles 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques dans ce secteur.

6.4.5 Aucune personne ne demeure dépositaire d'un fonds de caisse pendant une période prolongée, sauf si d'autres mesures de contrôle, telles qu'une vérification indépendante périodique soient mises en œuvre.

6.5.1 Les systèmes financiers permettent d'identifier toutes les avances comptables aux fins de lal présentattion de rapports et du suivi pour la collecte des avances en souffrance.

6.5.2 Il faut rendre compte des avances comptables, y compis des avances permanentes, dans un délai opportun tel que prévu dans le Règlement sur les avances comptables.

6.6.1 Les avances permanentes sont ramenées à leur valeur initiale, sauf si leur utilisation justifie une diminution, une augmentation ou un remboursement complet. Les autres avances comptables (ou parties d'avances) sont réglées et remboursées en un paiement unique. Les pièces justificatives doivent être annulées afin d'éviter leur utilisation. Remarque : Le Règlement sur les avances comptables s'applique.

6.6.2 Les dépositaires ont les responsabilités suivantes :

• Ils sont personnellement responsables et ils doivent rendre compte des avances qui leur ont été émises. Ils peuvent être tenus de rembourser les pertes ou les manques. Le paragraphe 76(4) ou l'article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent.
• Rapprochement du fonds de petite caisse, même si le fonds n'est pas utilisé fréquemment. Il faudrait effectuer un rapprochement une fois par semaine ou au moins une fois par mois pour vérifier qu'il est équilibré et qu'il n'y a pas eu de vols. Les dépositaires doivent soumettre des rapports sur le rapprochement à leurs superviseurs.

6.7.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et l'application de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, toutes lacunes en matière de rendement ou tout les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.7.2 Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.