1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.
1.2 Elle remplace :
2.1 La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.
3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne car elle définit les rôles et les responsabilités des dirigeants principaux des finances (DPF) des ministères en ce qui a trait à l'administration des fonds que reçoit le gouvernement du Canada. La directive met de l'avant une approche uniforme qui assure l'application de contrôles financiers adéquats pour la gestion efficace et en temps opportun des rentrées, des dépôts et des enregistrements de fonds.
3.2 Des sommes considérables étant reçues par le gouvernement fédéral, il importe que de saines mesures de sauvegarde et de contrôle soient mises en œuvre. Tous les fonds reçus doivent faire l'objet d'un contrôle adéquat, doivent être déposés rapidement et faire l'objet d'une comptabilisation précise pour éviter ou limiter tout danger d'erreur, de fraude ou d'omission.
3.3 Les fonds qui sont déposés dans le Trésor sont dûment classifiés et enregistrés en temps opportun dans le compte du ministère et dans le compte du Canada. Veuillez noter que la Politique sur les autorisations spéciales de dépenses des recettes ainsi que les articles 17 et 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent. Seul le Parlement a les pouvoirs nécessaires pour approuver la dépense des revenus reçus.
3.4 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne. Elle doit être lue de concert avec Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics.
3.5 La présente directive est émise en vertu de l'article 7, 17(1) et 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe A.
S'assurer que tous les fonds que reçoit le gouvernement du Canada sont contrôlés, déposés et comptabilisés de façon appropriée, en temps opportun et avec précision.
Il incombe au dirigeant principal des finances d'établir les pratiques et les contrôles de gestion axés sur le risque requis pour assurer un contrôle interne efficace de la gestion de tous les fonds que reçoit le gouvernement du Canada, nommément :
6.1.1 s'assurer que la formation a été donnée tel que stipulé dans la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et qu'elle est conforme aux exigences précisées dans la Directive sur l'administration de la formation indispensable pour les ministères où la politique et la directive s'appliquent. Pour les organismes qui ne sont pas assujettis à l'une ou l'autre, le dirigeant principal des finances, ou une personne désignée par l'administrateur général, devra fixer les exigences de formation requises en fonction de la présente directive.
6.1.2 Assurer la garde des fonds reçus en prenant les mesures suivantes :
6.1.3 Gérer les dépôts en prenant les mesures suivantes :
6.1.4 Gérer les dépôts de garantie obtenus des entrepreneurs à la suite d'un appel d'offres en prenant les mesures suivantes :
6.1.5 Gérer les obligations, lettres de crédit de soutien et autres instruments financiers de garantie détenus par la Couronne aux termes d'un marché ou d'un accord de paiement de transfert en prenant les mesures suivantes :
6.1.6 Gérer les rapprochements en prenant les mesures suivantes :
6.1.7 Gérer une piste de vérification complète des procédés de réception, de dépôt et d'enregistrement des fonds en prenant les mesures suivantes :
6.1.8 Maintenir une division adéquate des tâches qu'accomplissent les employés qui s'occupent des rentrées, des dépôts et de l'enregistrement des fonds en prenant les mesures suivantes :
6.1.9 Enregistrer les rentrées de fonds en prenant les mesures suivantes:
6.1.10 Inscrire comme un revenu le montant total des fonds et verser celui-ci au Trésor lorsque des fonds publics sont perçus en vertu de dispositions législatives ou réglementaires fédérales par une province (ou autre mandataire) agissant à titre de délégué du gouvernement fédéral.
6.1.11 Comptabiliser comme une dépense le montant gardé ou retenu lorsqu'un mandataire garde ou retient une partie des droits à titre de commission ou en compensation de frais engagés aux termes d'une entente. L'article 17.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la section 5 du Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics s'appliquent.
6.1.12 Inscrire aux comptes de l'exercice qui vient de prendre fin les fonds obtenus qui sont déposés et crédités au receveur général au plus tard le 31 mars par la Banque du Canada ou toute autre institution financière.
6.1.13 Verser au Trésor et consigner comme ajustement aux comptes de l'exercice venant de prendre fin les fonds reçus après le 31 mars qui ont un impact sur un crédit de l'exercice financier qui vient de prendre fin (p. ex. dépenses budgétaires de l'exercice précédent), conformément aux calendrier et procédures de fin d'exercice publiés chaque année par le receveur général.
6.1.14 Identifier les sommes reçues relativement à des dépenses faites au cours d'un exercice antérieur qui n'ont pas d'impact sur un crédit de l'exercice financier qui vient de prendre fin, les verser au Trésor et les porter au crédit du remboursement des dépenses des exercices antérieurs. La taxe sur les biens et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) remboursée est portée au crédit de l'exercice en cours. La Politique relative à l'application de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée dans les ministères et organismes du gouvernement du Canada - pour les ministères et organismes conformes à la SIF s'applique.
6.2.1 Effectuer une analyse des avantages et des coûts pour le ministère ou l'organisme et pour le gouvernement du Canada avant de déterminer si les cartes de crédit doivent être acceptées comme moyen de paiement. S'il est établi que c'est avantageux pour toutes les parties concernées, toutes les cartes pour lesquelles le receveur général a négocié un accord-cadre sont acceptées.
6.2.2 Veiller à ce que les cartes de crédit ne soient pas acceptées pour les règlements interministériels. La Directive sur les cartes d'achat s'applique.
6.2.3 S'assurer que les demandes en vue d'établir un nouveau service ou de revoir les arrangements courants relativement aux dépôts au Trésor sont présentées au receveur général.
6.2.4 Respecter les procédures et modalités de toutes les ententes convenues par le receveur général.
6.3.1 Signaler immédiatement à l'agent de sécurité du ministère ou de l'organisme, qui communiquera avec la police, la réception de fausse monnaie ou toute rentrée à l'aide d'une carte de débit ou de crédit frauduleuse. Dans le cas des rentrées reçues par carte de crédit et de fausse monnaie, un compte débiteur est alors établi ou rétabli rapidement s'il est possible d'identifier la personne qui a remis la fausse monnaie ou utilisé une carte frauduleuse; sinon, la somme est radiée en tant que perte d'argent. Le Règlement sur la radiation des créances s'applique.
6.3.2 Rétablir ou créer rapidement un compte débiteur et exiger des frais administratifs lorsqu'un chèque versé au Trésor est refusé par la banque. Le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs s'applique.
6.4.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.
6.4.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.
7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.
7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.
7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
Cette section identifie les autres intervenants importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Le Ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux a les responsabilités suivantes :
8.2 Le Ministère des Finances a les responsabilités suivantes :
8.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général– à la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.
Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613
Pour les demandes de renseignements relatives à la facette opérationnelle de la présente directive, les agents de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :
Secteur gestion bancaire et trésorerie
Direction générale de la comptabilité, gestion bancaire et rémunération
Travaux publics et services gouvernementaux Canada
Gatineau (QC) K1A 0S5
Téléphone : 819-956-2945
Télécopieur : 819-956-7595
Le Règlement sur les marchés de l'État définit ainsi les dépôts de garantie :
L'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) définit ces termes :
Les fonds publics sont définis à l'article 2 de la LGFP comme les fonds appartenant au Canada, reçus par le receveur général ou un autre fonctionnaire public agissant en sa qualité officielle ou toute autre personne autorisée à en prélever ou recevoir. Sont visés notamment :
Les rentrées suivantes peuvent être versées dans un crédit à condition qu'elles satisfassent aux exigences précisées dans la directive.