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Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques

1. Date d'entrée en vigueur

1.1  La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2  Elle remplace les documents suivants :

  • Politique sur les règlements interministériels (datée le 1er avril 1999)
  • Politique sur les demandes de paiement et le paiement à la date d'échéance (datée le 15 juillet 1996)
  • Bulletin d'information sur les paiements anticipés (daté le 18 août 1995)
  • Circulaire du Conseil du Trésor no 1996-1 « Modifications de la politique de paiement à la date d'échéance » (datée le 6 février 1996)
  • Politique sur le contrôle des chèques du Receveur général (datée le 1er octobre 1994)
  • Exigence prévue au paragraphe 5.4 de la Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds (datée le 1er juin 1996).

2. Application

2.1  La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2  Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la directive ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la directive au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1  La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en décrivant les rôles et les responsabilités des dirigeants principaux des finances dans l'administration de tous les paiements (y compris les paiements anticipés et les remboursements de recettes et de rentrées de fonds), des règlements interministériels et des autres imputations au Trésor. Elle impose également comme exigence que tous les paiements et toutes les autres imputations au Trésor soient effectués avec exactitude et en temps opportun et qu'ils soient légaux et dûment autorisés.

3.2  Les demandes de paiement et le contrôle de l'émission et de la livraison des chèques exigent une gestion prudente fondée sur une délimitation claire des responsabilités, une gestion financière et une gestion des risques solides, des contrôles internes rigoureux et le respect des normes les plus élevées de comportement éthique ainsi que l'application de méthodes de paiement économiques et éfficaces.

3.3  Le receveur général du Canada à titre de principal prestataire de services de paiement pour les ministères et les organismes, verse des paiements dans de nombreuses devises par voie électronique et sous forme de chèques imprimés du receveur général. Les paiements électroniques, y compris les dépôts directs, constituent la méthode préférée et normalisée pour effectuer les paiements du receveur général.

3.4  Les ministères doivent utiliser le Système normalisé des paiements (SNP) pour demander des paiements et des règlements interministériels. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) utilise le SNP pour effectuer des paiements au nom des ministères et pour traiter les règlements interministériels. Les paiements sont demandés et sont traités sur une base régulière ou prioritaire. Seul TPSGC a la capacité d'effectuer des paiements courants. Le SNP offre à la fois aux ministères et à TPSGC la capacité d'effectuer des paiements prioritaires.

3.5  Si un ministère doit émettre des chèques prioritaires, il peut soumettre une demande au Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie de TPSGC en vue de mettre en place une imprimerie de chèques prioritaires dans un bureau ministériel. Cependant, si la demande n'est pas assez forte, les chèques prioritaires peuvent être imprimés dans un endroit désigné de TPSGC et des mesures peuvent être prises pour qu'on vienne chercher les chèques.

3.6  La présente directive est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.7  La présente directive doit être lue conjointement avec les documents suivants :

4. Définitions

Les définitions qui doivent être utilisées dans l'interprétation de la présente directive se trouvent à l'Annexe

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

S'assurer que tous les paiements, tous les règlements interministériels et toutes les autres imputations au Trésor sont effectués avec exactitude et en temps opportun et qu'ils sont légaux et dûment autorisés.

5.2 Résultats attendus

  • Utilisation adéquate des ressources financières selon les pouvoirs dûment applicables, et réduction au minimum des pertes attribuables au gaspillage, aux abus, à une mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, à des omissions et à d'autres irrégularités
  • Demandes de paiements et traitement des règlements interministériels par les ministères qui sont effectués avec exactitude et en temps opportun et qui sont légaux et dûment autorisés

6. Exigences

Il incombe au dirigeant principal des finances (DPF) d'établir les pratiques et contrôles de gestion fondés sur le risque afin de garantir le recours à des contrôles internes efficaces à l'égard de la gestion financière des demandes de paiement et du contrôle des chèques en précisant les éléments suivants :

6.1 Demandes de paiement et de règlement - Généralités

6.1.1  Fournir au receveur général les moyens d'authentifier les paiements ou les règlements nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

6.1.2  Lorsqu'il s'agit de traiter les paiements liés à une cession des dettes de la Couronne, s'assurer qu'aucun autre paiement ne soit demandé avant que le receveur général n'émette de nouvelles instructions et que les procédures appropriées soient suivies. Il faut noter que la directive du receveur général 2009-3, « Procédures concernant la cession des dettes de la Couronne ainsi que leur paiement ultérieur », l'article 68 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur la cession des dettes de la Couronne s'appliquent.

6.2 Paiements anticipés

6.2.1  S'assurer que les clauses sur les paiements anticipés s'appliquent seulement dans des circonstances exceptionnelles lorsque des paiements sont réputés être essentiels à la réalisation des objectifs de programme et lorsqu'il n'existe aucune autre solution raisonnable;

6.2.2  S'assurer que les clauses sur les paiements anticipés respectent les principes du contrôle parlementaire, l'alinéa 33(3)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques et tout autre instrument applicable, comme suit :

  • Les paiements anticipés constituent des imputations régulières au crédit.
  • Les paiements anticipés versés au cours d'un exercice donné doivent porter sur les travaux, les biens ou les services auxquels il serait raisonnable de s'attendre au cours de l'exercice et ne doivent pas être supérieurs à la valeur de ceux-ci.
  • Les fonds doivent être dépensés au cours de l'exercice pendant lequel ils sont affectés et ne peuvent pas être reportés au moyen de paiements anticipés.
  • Les paiements anticipés servant à couvrir des frais de démarrage extraordinaires s,appliquent aux frais réels que l'entrepreneur assumera au cours de l'exercice où les paiements sont effectués, et ils ne doivent pas être supérieurs à ces frais.
  • Pour les marchés d'entretien pluriannuels il faut prévoir au moins un paiement annuel pour chaque année du contrat et la même procédure devrait être suivie, dans la mesure du possible, pour les marchés pluriannuels de concession de licence.
  • Les sommes ne peuvent pas être reportées d'un exercice à l'autre en les virant à des fonds renouvelables ou à des comptes à fins déterminées, ou en utilisant de tels fonds pour payer à l'avance les frais de biens et services.

6.2.3  S'assurer que les paiements anticipés soient versés uniquement s'il existe un marché d'acquisition ou un autre document contractuel y afférent. Il faut noter que le sous alinéa 34(1)a)(ii) de la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur les marchés de l'État s'appliquent.

6.2.4  Pour chaque marché d'acquisition, ou tout autre contrat, s'assurer que, lorsque le montant du paiement anticipé versé au cours d'un exercice donné est supérieur à la valeur des biens et services attendus ou des travaux effectués par le bénéficiaire au cours de l'exercice financier en question, le montant excédentaire est recouvré immédiatement.

6.2.5  S'assurer que le Conseil du Trésor a approuvé les montants et les dates des paiements anticipés, lorsqu'une telle approbation est requise pour conclure un marché d'acquisition ou tout autre document contractuel. L'article 8(2) du Règlement sur les marchés de l'État s'applique.

6.2.6  s'assurer que les paiements anticipés au titre de subventions, des contributions et des autres paiements de transfert sont prévus dans l'entente de financement. Il est à noter que la Directive sur les paiements de transfert s'applique.

6.3 Paiement à la date d'échéance

6.3.1  S'assurer que les fournisseurs de biens et services soient payés à la date d'échéance. La norme du délai de 30 jours est utilisée et est calculée à compter de la date de réception d'une facture ou de l'acceptation des biens ou services, quelle que soit la date la plus tardive. Le délai de 30 jours ne s'applique pas dans les cas suivants :

  • à l'approbation du Conseil du Trésor, les modalités de paiement stipulées dans le marché sont différentes de la norme de 30 jours;
  • les organismes de réglementation approuvent les tarifs et les modalités de paiement, par exemple, les comptes des services publics qui doivent être payés à une certaine date chaque mois;
  • les paiements aux employés (p.ex., le remboursements des frais de déplacement) qui doivent être effectués le plus rapidement possible;
  • les loyers pour les biens immobiliers qui doivent être payés selon les conditions du bail ou de l'entente de location;
  • les modalités de paiement prévoient un avantage manifeste pour la Couronne en cas de paiement avant le délai de 30 jours;
  • il est plus rentable de verser un seul paiement pour plusieurs factures d'un montant inférieur à 2 500 $ qui sont exigibles au cours de la même semaine. Ces factures sont payées en un seul versement à la date de facturation la plus rapprochée.

6.3.2  S'assurer que les fournisseurs soient informés dans un délai de 15 jours suivant la réception des biens et services de tout problème associé à ces biens et services ou à la facture. La partie de la facture qui n'est pas contestée est payée dans le délai initial de 30 jours.

6.3.3  S'assurer que les intérêts soient versés sur les paiements effectués après la date d'échéance comme le prévoit le marché, la loi ou une décision rendue dans le cadre d'une poursuite judiciaire intentée contre la Couronne.

6.3.4  Établir le calendrier des paiements et calculer les intérêts pour demande un paiement. La page Web du receveur général (RG) « Paiement à la date d'échéance (PADE) » précise le taux d'intérêt applicable aux comptes fournisseurs en souffrance du gouvernement du Canada. Ce taux qui est établi par le RG est utilisé lorsqu'aucun taux n'est précisé dans le marché, la loi ou une décision judiciaire ou il est imputé par un service public réglementé.

6.3.5  S'assurer que les paiements versés avant la date d'échéance soient versés uniquement lorsque des remises sont offertes et qu'il est avantageux pour le gouvernement d'effectuer le paiement avant la date d'échéance et ce, après avoir pris en considération le coût d'emprunt pour un paiement anticipé et tous les frais supplémentaires engagés pour traiter un paiement précoce,

6.4 Règlements interministériels (RI)

6.4.1  Régler les comptes interministériels de manière rapide et exacte à l'aide du Système normalisé des paiements (SNP) et respecter les délais prévus pour assurer le traitement et pour contester un règlement interministériel. Il faut à noter que les instructions émises au chapitre 12 du Manuel du receveur général (MRG), « Le traitement des règlements interministériels (RI ) » s'appliquent.

6.4.1  Régler les comptes interministériels de manière rapide et exacte à l'aide du Système normalisé des paiements (SNP) et respecter les délais prévus pour assurer le traitement et pour contester un règlement interministériel. Il faut à noter que les instructions émises au chapitre 12 du Manuel du receveur général (MRG), « Le traitement des règlements interministériels (RI ) » s'appliquent.

6.4.2  S'assurer que la contestation ou le litige entourant un règlement interministériel soit réglé avant la fin de la période comptable suivante, dans la mesure du possible, ou le plus rapidement possible avant la fin de l'exercice financier en cours.

6.4.3  S'assurer de la comptabilité d'exercice des comptes créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE-AMG) et des comptes débiteurs à fin de l'exercice (DAFE-AMG). Il faut noter que la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) et l'annexe 6 du MRG, chapitre 14 « Calendrier et procédures de fin d'exercice » s'appliquent.

6.5 Remboursements de recettes et de rentrées de fonds

6.5.1  S'assurer que tous les remboursements de fonds imputés antérieurement au Trésor soient effectués en conformité avec le Règlement de 1997 sur le remboursement de recettes.

6.5.2  S'assurer que tous les remboursements soient vérifiés et certifiés. Il faut noter que les articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent.

6.5.3  Traiter le remboursement d'un paiement sur une carte de crédit à titre de reçu d'opération de crédit à l'aide de la même carte de crédit qui a été utilisée pour la transaction initiale, non pas en espèces ou par chèques, et traiter le remboursement d'un paiement effectué à l'aide d'une carte de débit comme un remboursement par carte de débit. La section 8.5 du Guide de l'utilisateurministériel pour l'acceptation des cartes au gouvernement fédéral contient de plus amples détails sur le traitement des remboursements.

6.5.4  S'assurer qu'un remboursement soit comptabilisé dans l'exercice financier au cours duquel le remboursement est effectué en tenant compte des éléments suivants :

  • Si le remboursement est effectué au cours du même exercice financier où les fonds ont été reçus, le remboursement est enregistré dans le compte auquel a été créditée la recette initiale.
  • Si le remboursement est effectué au cours d'un exercice subséquent à l'exercice où les fonds ont été reçus, le remboursement est généralement imputé au compte de dépenses législatives A122 « Remboursement de montants portés aux recettes d'exercices antérieurs ». Cependant, s'il s'agit de recettes générées dans le cadre d'une activité de programme faisant l'objet d'une autorisation spéciale de dépenser les recettes ou ayant un compte à fins déterminées, le remboursement est enregistré dans le compte auquel le revenu initial a été crédité. Il faut à noter que laPolitique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes et la Directive sur les comptes à fins déterminées s'appliquent.

6.6 Contrôle des chèques du receveur général

6.6.1  S'assurer que tous les chèques du receveur général (RG), c'est-à-dire les paiements sur papier, soient émis à l'aide du Système normalisé des paiements (SNP).

Paiements courants

6.6.2  S'assurer que les chèques du RG qui sont émis à titre de paiements courants à l'aide du SNP soient envoyés par la poste directement aux bénéficiaires.

6.6.3  S'assurer que les paiements pour les biens services, y compris les honoraires d'experts-conseils, les paiements des marchés de services personnels et les autres types de marchés semblables, mais à l'exclusion des paiements nécessitant une libération de contrat ou un chèque de remplacement, soient émis à titre de paiements courants et sont envoyés par la poste directement aux bénéficiaires.

6.6.4  Demander des paiements prioritaires du RG, au besoin. Il faut noter que la Directive 1999-8R1 du receveur général, « Impression de chèques prioritaires du receveur général dans les sites ministériels » s'applique.

6.6.5  S'assurer que les chèques prioritaires émis par le RG à l'aide du SNP soient envoyés par la poste directement aux bénéficiaires sauf si un paiement doit être effectué immédiatement ou si le chèque est imprimé à une imprimerie ministérielle de chèques prioritaires du SNP.

6.6.6  Créer des mécanismes de contrôle internes des imprimeries ministérielles de chèques et des chèques émis par le RG qui sont acheminés au ministère en vue de les distribuer comme suit :

  • un chèque ne doit pas être remis à une personne qui a participé au processus d'autorisation de dépenser ou de payer ni aux personnes ayant participé à toute étape du processus de demande de paiement;
  • la distribution des chèques aux employés n'est pas effectuée par les agents qui s'occupent de dotation, de classification, de l'évaluation des salaires ou de la rédaction ainsi que de la signature de rapports sur des opérations de dotation et de documents d'entrée de la paye;
  • en ce qui concerne les petits ministères et organismes où les deux mécanismes internes de contrôle susmentionnés ne sont pas envisageables, une répartition adéquate des tâches et des mécanismes compensatoires sont mis en œuvre, dans la mesure du possible.

6.6.7  Obtenir l'approbation préalable du ministre qui est responsable du programme lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, un chèque doit être envoyé à un député pour que celui-ci le remette officiellement au bénéficiaire. Cette approbation peut être accordée pour un paiement individuel ou pour une catégorie de paiements comme des paiements de transfert pour un programme particulier. Les chèques sont envoyés au dirigeant principal des finances qui, à son tour, les envoie directement au député. Un chèque ne doit en aucun cas être acheminé à l'agent ayant fait la demande de paiement ou ayant participé d'une manière quelconque au processus d'approbation du paiement.

Chèques de remplacement ou émis en double

6.6.8  S'assurer que les chèques de remplacement et les chèques émis en double soient conformes aux instructions du RG et ne donnent pas lieu à une imputation additionnelle à un crédit. Il faut noter que la Directive 1999-6R1du receveur général s'applique.

6.7 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.7.1  Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les questions d'observation, en élaborant des propositions pour régler ces questions, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou d'observation.

6.7.2  Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller le respect, par les ministères, des exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1  En cas de non-conformité, il incombe à l'adminsitrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2  Aux finds d'aider l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et des instrument connexes, le DPF veille à ce que des mesures correctives soient prises àhttp://intranet/tbs-sct/intranet/index-eng.aspx l'égard des cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent inclure une exigence de formation suplémentaire, l'approt de changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure appropriée.

7.3  Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres organismes qui ont un rôle important à jouer relativement à cette directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a les responsabilités suivantes :

  • conception des formulaires;
  • émission des instructions de paiement et de règlement;
  • contrôle des chèques, y compris ceux des comptes bancaires ministériels;
  • authentification des personnes qui certifient les demandes;
  • sécurité des transmissions électroniques aux institutions financières;
  • confidentialité, authenticité et intégrité des données;
  • sécurité, intégrité et protection des supports utilisées afin d'émettre les instructions de paiement électroniques pour tous les paiements et les règlements;
  • maintien du Système normalisé des paiements (SNP).

Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du trésor est responsable d'élaborer de surveiller et de tenir à jour, la présente directive ainsi que de fournir des conseils concernant son interprétation.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinentes

9.2 Instruments de politiques et publications connexes

10.   Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique de gestion financière
Secteur de la politique de gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A OR5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-953-9613


Annexe-Définitions

Chèque prioritaire (priority cheque)
Chèque traité en priorité et acheminé au site d'impression des chèques d'un ministère ou de TPSGC pour livraison prioritaire (p. ex. le jour ouvrable suivant) au bénéficiaireà un site d'impression des chèques désigné d'un ministère ou de TPSGC pour livraison immédiate (p. ex le jour même ouvrable) au ministère demandeur.
Site d'impression des chèques (cheque print site)
Endroit dans un ministère ou à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada où les chèques prioritaires du receveur général sont imprimés.
Moyens d'authentification (means to authenticate)
Dans le cadre de l'application de la présente directive, les moyens d'authentification permettent d'associer une preuve d'autorisation à une opération, ce qui contribue à garantir la protection de l'intégrité des données et permet d'identifier le signataire autorisé. Pour les paiements ou règlements effectués manuellement ou sur papier, les moyens d'authentification seraient les cartes de spécimen de signature, alors que pour les transactions électroniques, il faut avoir recours à une combinaison de codes d'identification de l'utilisateur, à des mots de passe, à des numéros d'autorisation personnels, à des codes d'accès spéciaux, et à la vérification de certaines caractéristiques physiques pour remplacer les signatures.
Paiement anticipé (advanced payment)
Somme versée par Sa Majesté ou pour son compte aux termes d'un marché avant l'exécution d'un marché de la livraison des biens ou du service.
Paiement prioritaire (priority payment )
Paiement traité en priorité ou paiement électronique traité en priorité.
Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
Règlement interministériel (RI) (interdepartmental settlement [IS])
Transfert de fonds entre deux ministères et organismes qui relèvent du Trésor. Un règlement ministériel sert couramment d'entente pour le transfert de biens ou de services, le financement d'un ministère aux fins d'exécution d'un programme pour le compte d'un autre ministère, le transfert de retenues sur la paie des employés à l'Agence du revenu du Canada ou la mutation ou le détachement d'employés dans un autre ministère.
RI contesté (questioned IS)
Un règlement interministériel contesté ayant déjà été traité et inscrit au Grand livre général du receveur général. La contestation d'une demande de RI est, en réalité, une annulation, c'est-à-dire le renversement exact de la demande initiale de RI à laquelle elle est rliée. Le SNP informe les deux ministères de la contestation par le biais d'un fichier de retour/avis de RI.
Système normalisé des paiements (SNP) (standard payment system [SPS])
Le système utilisé par TPSGC pour traiter les paiements du receveur général, y compris les paiements effectués par chèque ou par des moyens électroniques comme les dépôts directs.