Archivée - Directive sur la réinstallation intégrée du CNM

Les fonctionnaires fédéraux ont droit à certains avantages lorsqu'un déménagement d'un lieu de travail à un autre, sous réserve des lignes directrices de l'Agence des douanes et du revenu du Canada, a été approuvé. À la suite d'une entente conclue avec les agents négociateurs représentés par le Conseil national mixte (CNM), le Programme de réinstallation intégré est maintenant considéré comme étant la nouvelle Directive sur la réinstallation du CNM,. Cette directive contient une brève description des avantages offerts : recherche d'un logement, disposition et acquisition d'une résidence permanente, voyage vers la nouvelle localité, hébergement provisoire, etc.

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Avis de non-reponsabilité

Cette Directive a été élaborée de concert avec les représentants de l'employeur et des agents négociateurs membres du Conseil national mixte. Ses dispositions font partie des conventions collectives des parties concernées en vertu du Règlement du Conseil national mixte. Les dispositions s'appliquent aussi aux personnes qui ne sont pas assujetties aux conventions collectives tel qu'il est indiqué dans la directive ou selon la politique de l'employeur.

Pour de plus amples renseignements sur le Conseil national mixte, veuillez consulter le site Web : http://www.njc-cnm.gc.ca.

Directive sur la réinstallation intégrée du CNM

Principes

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte (CNM). Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des réinstallations du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de réinstallation justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Confiance - accroître le pouvoir et la latitude des employés et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.

Souplesse - créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des employés et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de réinstallation.

Respect - créer un environnement sensible aux besoins des employés et des processus favorables aux réinstallations.

Valorisation des gens - reconnaître les employés d'une manière professionnelle tout en soutenant les employés, leurs familles, leur santé et la sécurité dans les situations de réinstallations.

Transparence - assurer l'application cohérente, juste et équitable de la directive et de ses pratiques.

Pratiques de réinstallation modernes - adopter des pratiques de gestion des réinstallations qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des réinstallations; élaborer et mettre en oeuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des réinstallations.

Généralités

Convention collective

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte. Les employés doivent pouvoir la consulter facilement.

Procédure de règlement des griefs

Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l'article 14.0 du Règlement du Conseil national mixte. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement de griefs du ministère ou de l'organisme concerné qui s'applique.

Définitions

Administrateur général (deputy head) - Relativement à un ministère, son administrateur général et, relativement à toute autre entité de la fonction publique, son premier dirigeant ou, s'il n'y en a pas, la personne désignée par le gouverneur en conseil comme administrateur général aux fins de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Animal de compagnie (pet) - Animal qui vit habituellement dans la résidence familiale. (Si l'animal a le droit d'aller dans la salle familiale, il peut être déménagé.) Les chevaux ou les groupes formés d'un grand nombre d'animaux, comme une chatière, un chenil de chiens ou un troupeau de moutons ne sont pas considérés comme des animaux de compagnie.

Conjoint ou conjoint de fait (Spouse or common law partner or common-law partner) - Conformément à la Loi sur la modernisation de certains régimes d'avantages et d'obligations, les parties au présent protocole conviennent que :

  1. dans les conventions collectives conclues entre les parties au présent protocole, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait ». Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employé.
  2. aux fins des Directives sur le service extérieur, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait ». Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Cet « époux ou conjoint de fait » doit se qualifier comme « personne à charge » au titre des Directives sur le service extérieur. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employé.

Effets mobiliers (household effects) - Meubles, articles de ménage et effets personnels d'un employé ou d'une personne nommée et des personnes à sa charge, à l'exclusion des automobiles, du bétail et des animaux de compagnie.

Employé (employee) - Fonctionnaire désigne une personne au service de la fonction publique qui exerce les fonctions de son poste à plein temps et en permanence et dont le traitement est payé sur le Trésor. (Les employés exerçant en permanence des fonctions à plein temps sur une base saisonnière sont également inclus). Le terme désigne aussi un administrateur général ou toute autre personne nommée par le gouverneur en conseil à un poste classé dans les groupes professionnels des catégories suivantes : Gestion supérieure, Administration et service extérieur, Scientifique et professionnelle, Technique.

Employé à temps partiel (part-time employee) - Un employé travaillant au moins 12,5 heures par semaine.

Employeur (employer) - Sa Majesté du Chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor, y compris toute personne autorisée à exercer les pouvoirs du Conseil du Trésor.

Frais de subsistance (living expenses) - Dépenses engagées aux fins des nuitées et des repas. Peut également désigner des frais accessoires tels que l'entretien des vêtements, le blanchissage, les pourboires, les appels téléphoniques locaux, le transport local, conformément à la présente directive.

Frais de voyage (travelling expenses) - Frais de subsistance et de transport engagés en cours de route vers le nouveau lieu de travail.

Frais réels et raisonnables (actual and reasonable expenses) -

  1. Les dépenses réellement engagées, étayées par des reçus et des pièces justificatives;
  2. le montant que l'employeur juge raisonnable et justifiable en se fondant sur les frais engagés par le passé dans des occasions semblables et sur les limites imposées par la présente directive

Frais d'utilisation de GAB (ATM Charges) - Frais imposés par les institutions financières à l'égard des opérations effectuées à partir d'un guichet automatique bancaire.

Habitation unifamiliale (single-family dwelling) - Logement conçu pour être habitable toute l'année. L'habitation doit avoir une structure indépendante et posséder une ou plusieurs entrées donnant à l'extérieur de l'immeuble ou dans une salle, un hall, un vestibule ou un escalier commun à l'intérieur de l'immeuble.

Indemnité de faux frais non à justifier de l'ARC (CRA Non-Accountable Incidental Expense Allowance) - telle indemnité n'a pas à faire l'objet d'une justification lors de la réinstallation; autrement dit, il n'est pas nécessaire de produire les reçus, bien qu'il soit judicieux de conserver ceux-ci.

Indemnité pour frais accessoires non soumis à justification (non-accountable incidental expenses allowance) - Indemnité versée à la réinstallation qui n'est pas soumise à vérification ; autrement dit, il n'est pas nécessaire de produire des reçus, bien qu'il soit judicieux de les conserver.

Lieu de travail (place of duty) - Endroit, déterminé par l'employeur, où l'employé exerce ordinairement ses fonctions ou dont il relève. Le lieu de travail d'un officier de navire ou d'un membre d'un équipage de navire doit être réputé être un édifice adéquat, déterminé par l'employeur et situé :

  1. au port d'attache du navire, dans le cas des fonctionnaires travaillant normalement à bord d'un navire;
  2. à l'endroit où les fonctionnaires exercent normalement leurs fonctions lorsqu'ils ne travaillent pas à bord d'un navire.

Lieu de travail permanent/régulier (permanent/regular workplace) - Endroit permanent particulier, déterminé par l'employeur, où l'employé exerce habituellement les fonctions liées à son poste ou dont il relève.

Logement autonome (self-contained accommodation) - Logement commercial doté d'une cuisine où l'employé peut préparer ses repas. Le logement peut aussi être doté des installations requises pour faire le lavage.

Logement commercial (commercial accommodation) - Établissement d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement.

Logement de l'État (Crown-owned living accommodation) - Logement que le gouvernement du Canada possède, loue ou sur l'occupation duquel il a droit de regard.

Logement provisoire (interim accommodation) - Correspond aux jours où les frais de subsistance doivent être payés au nouveau lieu de travail lorsqu'un employé est incapable d'emménager dans sa nouvelle résidence.

Logement temporaire (temporary accommodation) - Logement dont les frais sont acquittés au début de la réinstallation au nouveau lieu de travail ou à la fin, ou encore au début et à la fin.

Maison mobile et maison mobile double (mobile home and double-wide removable home) - Ces termes sont synonymes aux fins de la présente Directive et désignent une unité mobile d'habitation unifamiliale constituant le logement principal d'un employé et conçue pour être habitée toute l'année. L'unité est raccordée aux services publics et est installée dans un endroit spécialement aménagé, bien qu'elle n'ait pas de fondation permanente. L'unité est construite pour être remorquée ou déplacée sur les routes. Cette définition ne comprend pas les appentis ou autres annexes habitables, les clôtures ou autres objets du même genre. Elle n'inclut pas non plus les roulottes de tourisme, de camping et autres véhicules analogues ou tout genre de véhicule automoteur, tel que les autocaravanes ou les camionnettes de camping.

Mutation (transfer) - Déplacement d'une personne d'un poste à un autre au sein de la fonction publique.

Nouvelle résidence principale (new principal residence) - Habitation unifamiliale achetée ou louée au nouveau lieu de travail qui deviendra la résidence principale de l'employé après sa réinstallation.

Opération sans lien de dépendance (arm's length transaction) - Opération effectuée entre deux ou plusieurs parties sans lien de dépendance, contrairement aux opérations avec lien de dépendance, effectuées entre deux ou plusieurs personnes liées.

Sont des personnes liées les personnes unies directement par les liens du sang (grands-parents, parents, enfants, etc.) ainsi que les conjoints ou conjoints de fait, les frères et soeurs, et les parents par alliance.

Sont également des personnes liées les cousins et cousines, oncles et tantes, neveux et nièces.

Les parties à une opération avec lien de dépendance ont la possibilité d'influer sur l'opération à leur avantage.

Personne à charge (dependant) - personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :

  1. qui est le conjoint du fonctionnaire, ou
  2. qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
    1. qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
  3. qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une soeur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
    1. qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
    2. qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
    3. qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Personne nommée (appointee) - Personne recrutée de l'extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné aux Annexes I et IV de la Loi sur l'administration financière. Lors de sa réinstallation à son premier lieu de travail, cette personne n'est pas considérée comme employé aux fins de la présente directive. Lorsqu'un membre des Forces canadiennes fait l'objet d'une première nomination à la fonction publique, il a le statut de personne nommée. (révisé le 1er avril 2005)

Personne transférée (transferee) - Employé réinstallé à un nouveau lieu de travail pour occuper un poste au sein de la fonction publique.

Poste isolé (isolated post) - Endroit nommé à l'appendice A de la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État.

Reçu (receipt) - Document original ou copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par l'employé.

Réinstallation (relocation) - Déménagement autorisé d'un employé d'un lieu de travail à un autre ou d'une personne nommée à un poste dans la fonction publique de son lieu de résidence à son premier lieu de travail.

Réinstallation à la demande de l'employé (employee-requested relocation) - Réinstallation résultant d'une demande officielle présentée par l'employé pour des raisons familiales ou autres et à l'égard de laquelle les dépenses engagées devront faire l'objet de négociations au même titre que pour une personne nommée.

Résidence principale (principal residence) - Habitation unifamiliale achetée ou louée et occupée par l'employé ou une personne à sa charge demeurant avec lui, où il vivait de façon permanente au moment où sa réinstallation aux frais de l'État a été autorisée et qui correspond à l'adresse permanente inscrite dans le dossier du personnel du ministère ou de l'organisme. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Voiture de promenade (family car) - Aux fins d'expédition, une berline, une voiture sport ou familiale, une fourgonnette, une camionnette ou un véhicule à quatre roues motrices d'au plus trois quarts de tonne, immatriculé au nom de l'employé, du conjoint ou conjoint de fait, ou d'une personne à charge, et utilisé principalement pour le transport de la famille. La présente définition exclut les voitures de course, les campeurs et tout autre véhicule qui ne répond pas aux critères ci-dessus.

Section I - Programme sur la réinstallation intégrée

1.1 Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2005.

1.2 Objet et portée

1.2.1 Dans toute réinstallation, la politique du gouvernement est qu'il faut viser à réinstaller l'employé de la façon la plus efficace possible, c'est-à-dire en veillant à ce que le coût soit le plus raisonnable possible pour l'État et à ce que le processus engendre le moins possible de conséquences négatives pour l'employé, sa famille et les activités du ministère.

1.2.2 La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM propose une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Il comprend deux volets :

  • une formule alliant le remboursement direct des dépenses sur lesquelles l'employé exerce peu de contrôle à une approche « à la carte » offrant à l'employé la possibilité de choisir les avantages les mieux adaptés (dans les limites d'une enveloppe de financement donnée) à sa situation ou à celle de sa famille ou à des circonstances uniques;
  • un contrat conclu avec un fournisseur de services de réinstallation, qui offrira à l'employé une aide professionnelle lors de chaque étape de sa réinstallation, de façon que ce dernier puisse profiter de toutes les occasions raisonnables de maximiser les avantages à sa disposition. L'employé pourra ainsi bénéficier de services de planification de la réinstallation, de services d'aide à la vente, de services liés à la destination, ainsi que plusieurs autres services améliorés en matière de réinstallation.

Cette directive repose sur un principe de « guichet unique » qui permettra à l'employé de profiter de l'aide d'experts-conseils en réinstallation pour chacune des étapes de son déménagement. C'est à l'employé de décider en bout de ligne de suivre ou non les conseils professionnels reçus.

1.2.3 Les dispositions de réinstallation énoncées dans le présent document et les restrictions qui s'y rattachent constituent une Directive. Il ne s'agit pas de lignes directrices facultatives. L'employé, les gestionnaires ou les ministères ne peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire que dans les cas où ils sont dûment autorisés à le faire.

1.2.4 Les dépenses doivent être directement liées à la réinstallation de l'employé et doivent être raisonnables et justifiables. Les remboursements ne doivent pas améliorer la situation financière de l'employé et sont étayés de la preuve de débours en conformité avec la Directive. Les dispositions applicables ne porteront que sur les frais légitimes de l'employé, à l'exclusion de tout profit personnel ou du remboursement des extravagances de cet employé.

1.2.5 Les seuls droits et avantages qui existent et qui donnent droit à un paiement sont ceux énoncés dans la Directive.

  1. Il est nécessaire d'obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor pour le remboursement des frais de réinstallation non prévus dans cette Directive ou dans le contrat conclu avec le tiers fournisseur.
  2. La décision relative aux demandes de remboursement visées par la présente Directive mais touchant une situation qui n'y est pas décrite appartient au coordonnateur ministériel national.

1.2.5.1 Dans des circonstances exceptionnelles, l'employé peut réclamer le remboursement de frais qui ne sont pas prévus dans la Directive. L'employé réclamant ce remboursement doit soumettre une étude de cas au coordonnateur ministériel national, qui l'achemine avec sa recommandation au chef de projet du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), pour approbation.

1.2.6 Les dépenses découlant d'une erreur d'interprétation ou d'une autre forme d'erreur ne seront pas nécessairement remboursées.

1.2.7 Sauf indication contraire, les taux et indemnités prévus dans la Directive sur les voyages, avec ses modifications successives apportées par le CNM, s'appliquent à la présente Directive à l'égard de toute personne admissible, sans considération d'âge, de sexe, d'état civil, de situation familiale ou de déficience.

1.2.8 Sauf indication contraire, les dispositions relatives aux voyages et à l'expédition d'effets mobiliers seront conformes aux dispositions en vigueur de la Directive sur les voyages du CNM et du marché des Services de déménagement des articles de ménage.

1.3 Demandes de renseignements

1.3.1 Toute demande de renseignements sur l'expédition des effets mobiliers et des véhicules automobiles doit être adressée au Service central de déménagement, Services gouvernementaux Canada.

1.3.2 Toute demande de renseignements sur les voyages commerciaux et les réservations de logement doit être adressée au Service central des voyages.

1.3.3 Toute demande de renseignements d'ordre fiscal doit être adressée à l'Agence du revenu du Canada (ARC) au 1-800-959-8281.

1.4 Application

1.4.1 La DRI CNM s'applique :

  • aux employés du groupe de la direction (EX) et aux personnes nommées par le gouverneur en conseil (GC) assujettis aux anciennes Dispositions spéciales sur la réinstallation, chapitre 3-2;
  • à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et aux Forces canadiennes (FC), sous réserve de certaines dispositions distinctes visant leurs membres respectifs. Chacune de ces organisations publie une politique distincte à l'égard du PRI;
  • aux employés des ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ainsi qu'aux directions du gouvernement désignées comme ministères aux fins de cette même loi.

1.4.2 Le remboursement des frais de réinstallation est autorisé pour les employés :

  • à temps partiel nommés pour une période indéterminée;
  • à temps partiel nommés pour une période indéterminée à des postes à temps plein;
  • saisonniers nommés pour une période indéterminée;
  • pour une période déterminée nommés à des postes pour une période indéterminée;
  • en congé non payé pour moins d'un (1) an;
  • bénéficiant d'une priorité en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

1.4.3 La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM peut s'appliquer aux employés nommés pour une période déterminée quand la période d'emploi doit excéder un an ainsi qu'aux employés en affectation pour plus d'un an avec le consentement mutuel de l'employeur et de l'employé, conformément à l'article 12. Quand l'affectation ou la nomination pour une période déterminée ne dépasse pas trois ans, les dispositions sur l'achat et la vente d'une propriété ne s'appliquent pas. Voir la disposition 13.7.

1.4.4 Les employés qui déménagent aux termes de la Directive sur le réaménagement des effectifs peuvent adhérer à la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

1.4.5 Règle des 40 kilomètres : Si la réinstallation ne satisfait pas à la règle des 40 kilomètres, les avantages relatifs à la réinstallation peuvent être imposables.

En temps normal, lors d'une réinstallation, la nouvelle résidence principale de l'employé doit être plus rapprochée du nouveau lieu de travail d'au moins 40 km en utilisant la voie publique usuelle la plus courte se reporter au libellé de l'article 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu :

Paragraphe 248(1), définition de « réinstallation admissible », adoptée par L.C. 1999, ch. 22, par. 80(12), applicable à toutes les années d'imposition.

« réinstallation admissible » Réinstallation d'un contribuable relativement à laquelle les conditions suivantes sont réunies :

  1. elle est effectuée afin de permettre au contribuable : (i) soit d'exploiter une entreprise ou d'occuper un emploi à un endroit au Canada, (ii) soit de fréquenter, comme étudiant à temps plein inscrit à un programme de niveau postsecondaire, (...);
  2. la résidence que le contribuable habitait ordinairement avant la réinstallation (appelée « ancienne résidence » à l'article 62 et au présent paragraphe) et celle qu'il habitait ordinairement après la réinstallation (appelé « nouveau lieu de travail » à l'article 62 et au présent paragraphe) sont toutes deux situées au Canada;
  3. la distance entre l'ancienne résidence et le nouveau lieu de travail est supérieure d'au moins 40 kilomètres à la distance entre la nouvelle résidence et le nouveau lieu de travail.

La formule de calcul est la suivante (Formulaire TI-MF (99), « Réclamation des frais de déménagement » de l'Agence du revenu du Canada) :

1. La distance en kilomètres entre l'ancien domicile et le nouveau lieu de travail = ______ km

2. La distance en kilomètres entre le nouveau domicile et le nouveau lieu de travail = ______ km

3. Ligne 1 moins ligne 2 = ______ km

1.4.6 La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM ne s'applique pas :

  1. aux employés réinstallés à des postes isolés pour une période de moins d'un (1) an, qui sont assujettis à la Directive sur les voyages du CNM ou à la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État du CNM;
  2. aux réinstallations au Canada à partir de l'étranger, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;
  3. aux réinstallations du Canada à l'étranger, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;
  4. aux réinstallations entre deux points à l'extérieur du Canada, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;
  5. aux employés en congé d'études ou de perfectionnement au Canada et aux employés en affectation ou faisant l'objet d'un échange aussi bien dans la fonction publique qu'hors d'elle pour des périodes de moins d'un (1) an, qui ne sont pas admissibles aux avantages de la DRI.

1.4.7 Les organisations de la fonction publique ne figurant pas aux annexes I, I.1 ou II de la LGFP peuvent demander au chargé de projet du SCT d'être assujetties à la DRI.

Section II - Application

2.1 Autorisation

2.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les réinstallations et de s'assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente Directive.

  • L'autorisation est fournie à l'avance par écrit.
  • L'employeur autorise par écrit le tiers fournisseur de services à fournir à l'employé concerné les services de réinstallation prévus au contrat aux termes du PRI.
  • Le tiers fournisseur de services ne peut rembourser aucune dépense non visée par la Directive sur le PRI ni aucune dépense en sus des taux prévus au contrat aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.
  • Dans certaines circonstances, avec l'accord du chef de projet du SCT, une réinstallation aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM peut être autorisée par l'employeur a posteriori.

2.1.2 L'employeur n'est pas responsable de ces frais, sauf si la réinstallation est autorisée subséquemment, et l'employé peut ne pas avoir droit à certains avantages.

2.2 Responsabilités

2.2.1 Responsabilités de l'employeur

2.2.1.1 L'employeur doit rembourser, dans les limites prévues par la Directive, les frais de réinstallation réels et raisonnables engagés par l'employé (par l'entremise du tiers fournisseur de services).

2.2.1.2 L'employeur doit informer l'employé de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant d'avoir consulté le tiers fournisseur de services.

2.2.1.3 Dès qu'il délivre l'autorisation de procéder à la réinstallation, l'employeur doit référer le dossier de l'employé au tiers fournisseur de services.

2.2.1.4 Les coûts d'exécution du programme sont assumés par les ministères et organismes utilisateurs, conformément au barème approuvé pour la rémunération des services.

2.2.1.5 Les employés ministériels qui recommandent, autorisent, interprètent, administrent le processus de paiement, revoient et vérifient les demandes de remboursements et les indemnités connaissent la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM et la Directive sur les voyages.

2.2.1.6 Les gestionnaires qui autorisent les réinstallations doivent collaborer étroitement avec les responsables ministériels du PRI :

  1. pour éviter que des engagements inappropriés (financement, réinstallation) soient pris envers les employés;
  2. pour s'assurer que la procédure d'autorisation préalable soit suivie;
  3. pour veiller à ce qu'aucun employé n'entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du tiers fournisseur de services les services de prestation de conseils prévus au contrat.

2.2.1.7 Le coordonnateur ministériel national désigné pour le programme doit donner son approbation relativement à certains éléments de la présente Directive.

Toutes les demandes de remboursement visées par la présente Directive, mais touchant une situation qui n'y est pas décrite, doivent être acheminées, selon la filière habituelle, directement au coordonnateur ministériel national désigné, à l'administration centrale.

2.2.1.8 Par l'entremise du tiers fournisseur de services, l'employeur :

  • planifie la réinstallation et les déplacements connexes de manière à réduire le plus possible les perturbations subies par la famille et les coûts que lui-même doit engager;
  • veille à trouver des aménagements, tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive;
  • vérifie et approuve les dépenses de réinstallation préalablement à leur remboursement.

2.2.1.9 L'employeur, en consultation avec le tiers fournisseur de services, lance la procédure de déménagement d'effets mobiliers en communiquant au Service central de déménagement (SCD) un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit à l'employé un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités de l'employé et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.

2.2.1.10 L'employeur accorde à l'employé et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.

2.2.2 Responsabilités de l'employé

Les responsabilités de l'employé sont les suivantes

2.2.2.1 Il lit le présent document et obtient au besoin des précisions du tiers fournisseur de services ou du ministère.

2.2.2.2 Il obtient, conformément au cadre de délégation applicable, une autorisation écrite avant d'engager quelque dépense de réinstallation que ce soit. L'employé qui conclut des opérations reliées à la réinstallation avant d'obtenir une telle autorisation ou qui engage des dépenses excédant les seuils prévus dans le cadre de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM doit assumer personnellement ces dépenses et risque de ne plus pouvoir participer à la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

2.2.2.3 L'employé peut renoncer à se prévaloir de la totalité ou de certaines des dispositions de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM s'il conclut un contrat (courtier immobilier, avocat, estimateur, vente préalable, etc.) ou si l'employeur le défraie directement de frais de réinstallation.

2.2.2.4 Il ne choisit aucun fournisseur de services avec lequel il a un lien de dépendance.

2.2.2.5 Il suit les instructions fournies par le personnel ministériel et par le tiers fournisseur de services au cours du processus de réinstallation.

2.2.2.6 Lorsqu'un avis donné par l'expert-conseil en réinstallation ministériel ou du tiers fournisseur de services contredit la présente Directive , l'employé doit demander que l'avis lui soit donné par écrit. Il convient par la suite de consulter le coordonnateur ministériel national pour qu'il puisse apporter des précisions. Cette démarche est très importante, car les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre forme d'erreur ne seront pas nécessairement remboursables.

2.2.2.7 Il appartient en bout de ligne à l'employé de décider s'il accepte ou non l'avis donné. Toutefois, si l'avis ne va pas à l'encontre de la Directive, l'employé risque de voir une décision de sa part donner lieu à des problèmes de réinstallation et à des coûts additionnels pour lui.

2.2.2.8 L'employé informe l'employeur ou le fournisseur de ses besoins éventuels de logement.

2.2.2.9 Il présente dans les 30 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la Directive.

2.2.2.10 S'il y a eu avance de fonds et que, au moment de clore le dossier, on établit que ces fonds n'auraient pas dû être fournis, l'employé restitue la totalité des fonds au tiers fournisseur de services dès qu'il reçoit un avis à cet égard.

2.2.3 Responsabilités du tiers fournisseur de services

2.2.3.1 Le tiers fournisseur de services :

  • Le tiers fournisseur de services assure la prestation des services conformément au contrat et à la présente Directive.
  • communique dans les 48 heures avec l'employé qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de counselling, conformément au contrat;
  • accorde une avance de fonds à l'employé immédiatement avant le début de son voyage de recherche de logement ou pour le transport de ses effets et mobiliers.

2.3 Reçus

2.3.1 L'employé qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus au titre des dépenses engagées.

2.3.2 Dans des circonstances exceptionnelles, un employé transféré peut signer une déclaration personnelle en lieu et place du reçu si celui-ci a été perdu, a été détruit accidentellement ou ne peut être produit pour quelque autre raison.

2.4 Réinstallation du conjoint

2.4.1 Si un employé ayant un conjoint ou un conjoint de fait est muté et qu'une réinstallation s'impose, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un employé muté au même endroit, la présente Directive s'applique comme s'il s'agissait d'un employé et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux employés.

2.4.2 Si les deux employés sont au service de ministères différents, des ententes préalables de partage des coûts peuvent être conclues conformément aux principes établis de gestion responsable des deniers publics.

2.4.3 On accorde aussi un congé payé au conjoint ou au conjoint de fait qui est également un employé.

2.5 Avances

2.5.1 L'employé reçoit une avance de fonds (par l'entremise du tiers fournisseur de services) au titre de ses frais engagés dans le cadre de la réinstallation (voyages à la recherche d'un logement (VRL), autres déplacements et logement provisoire).

2.5.2 De façon qu'il puisse utiliser le montant total du produit de la vente de sa résidence précédente, l'employé peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d'avocats s'il a reçu une offre écrite d'achat et si sa résidence figure sur la liste d'un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu'immédiatement avant la date où l'employé en a besoin.

2.6 Réinstallation à la demande de l'employeur

2.6.1 On entend par « réinstallation à la demande de l'employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l'exclusion des nominations initiales.

2.6.2 Lorsqu'un employé demande que l'on prenne en considération sa demande de mutation dans une autre région, la réinstallation qui fera suite à une telle demande peut être considérée comme une réinstallation à la demande de l'employeur; se reporter à ce propos à la disposition 13.4.3.

2.7 Réinstallation à la demande de l'employé

2.7.1 Dans le cas d'une réinstallation à la demande de l'employé (disposition 13.4), l'aide accordée à ce dernier est laissée à la discrétion du gestionnaire ministériel délégué et doit être négociée aux mêmes conditions que celles prévues pour les personnes nommées à la fonction publique (section 12).

2.8 Nomination initiale

2.8.1 Les frais de réinstallation, s'il en est, d'une personne nouvellement nommée (section 12) seront négociés avec cette dernière, ou avec toute autre personne qui n'est pas un employé, avant que cette personne soit autorisée à déménager aux frais de l'État. Ces négociations auront lieu pendant la phase de sélection d'une mesure de dotation. (Voir la section 14 pour les nominations au groupe EX).

2.9 Demande de remboursement

2.9.1 L'employé qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :

  1. l'employé doit présenter son compte dans les 30 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu (à l'intérieur d'un délai de deux ans);
  2. chaque poste de la demande doit être étayé par des pièces justificatives, sauf lorsqu'il s'agit d'une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 10 $, de frais de repas, de frais accessoires et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;
  3. la demande doit être accompagnée également de tous les autres renseignements exigés;
  4. l'employé doit signer la demande pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été réglées.

2.10 Annulation d'une réinstallation

2.10.1 L'employeur, lorsqu'il annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail et indépendants de la volonté de l'employé, peut, par l'entremise du tiers fournisseur de services, rembourser à l'employé les dépenses engagées par lui en application de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

2.10.2 Sur réception de l'avis officiel d'annulation, l'employé doit résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d'une maison mobile; l'employeur résilie ces derniers par l'intermédiaire du Service central de déménagement (SCD).

2.10.3 Les dépenses à rembourser seront fonction du stade où en est le déménagement. Elles correspondent au montant que l'administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire juge raisonnable en l'occurrence; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente Directive. Normalement, un employé n'a pas de dépenses élevées à faire avant de disposer de sa résidence.

2.10.3.1 S'il louait un logement, par exemple, il peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s'il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s'entendant avec l'acheteur, mais il est possible qu'il doive payer une commission à l'agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l'employeur estime que l'employé doit quitter son logement, on autorisera le déménagement local des effets mobiliers et le paiement, jusqu'à concurrence d'un montant raisonnable, des frais accessoires de réinstallation.

2.10.3.2 L'employeur rembourse à l'employé un large éventail de frais accessoires que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déplacement et être vraiment raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas servir de prétexte pour améliorer la situation financière d'un employé.

2.10.3.3 Tous les frais accessoires de réinstallation doivent être justifiés par des reçus et leur remboursement doit être soumis à l'examen des autorités compétentes qui décideront s'ils sont conformes aux dispositions pertinentes et s'ils sont raisonnables dans les circonstances.

2.10.4 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se reporter à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IOTDR) ou de frais juridiques reliés à l'acquisition d'une résidence principale peut également être autorisé.

2.11 Réinstallation d'un employé en voyage

2.11.1 Lorsqu'on autorise la réinstallation d'un employé à un nouveau lieu de travail pendant qu'il est en service commandé à ce nouveau lieu de travail, il passe du statut d'employé en voyage d'affaires à celui d'employé en cours de réinstallation. Si l'employé a droit à de l'aide (IOTDR, etc.), une approbation doit être obtenue. L'aide débute le lendemain de la date effective de réinstallation.

2.12 Contrôles effectués par les ministères

2.12.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :

  1. les dispositions particulières à l'égard d'une réinstallation faite à la demande d'un employé pour des raisons personnelles (voir la disposition 2.9) ou concernant une personne nommée provenant de l'extérieur de la fonction publique (voir la section 12) doivent être portées au dossier de réinstallation de l'employé; le remboursement doit respecter les conditions convenues, s'il en est, et tenir compte des limites stipulées dans la présente Directive;
  2. il faut remplir le formulaire intitulé « Autorisation de voyager et avance » avant le déménagement et le verser au dossier de réinstallation de l'employé;
  3. lorsqu'il ne s'agit pas d'un poste isolé, il faut verser au dossier de réinstallation de l'employé un relevé de toutes les prolongations autorisées ainsi qu'un relevé de l'entreposage à long terme qui a été approuvé.

2.12.2 Si, pour une raison ou pour une autre, l'employé cesse de travailler pour l'administration fédérale durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d'emploi ne sont pas remboursables en vertu de cette directive.

2.13 Délais

2.13.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est de deux ans à compter de la date d'inscription chez le fournisseur de services à contrat. Dans des circonstances exceptionnelles, l'employé peut demander une prolongation de ce délai en soumettant une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l'achemine avec sa recommandation au chef de projet du SCT, pour approbation.

Section III - Réinstallation - Avantages offerts

3.1 Introduction

3.1.1 La présente directive sur la réinstallation propose une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Cette Directive sur la réinstallation intégrée du CNM s'adresse aux employés admissibles qui déménagent à l'intérieur du Canada. Ce programme permet aux employés de bénéficier de services de planification de la réinstallation, de services d'aide à la vente, de services liés à la destination, etc., lors de chaque étape du déménagement.

3.1.2 La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM a pour objet d'encourager et de faciliter les déménagements porte à porte, éliminant ainsi la nécessité de verser des indemnités additionnelles, par exemple une indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR), grâce à une meilleure gestion des déménagements.

3.2 Directive sur la réinstallation - programme de réinstallation intégré

La Directive comporte trois composantes distinctes mais interdépendantes d'avantages : la composante de base, la composante sur mesure et la composante personnalisée.

3.2.1 Composante de base

3.2.1.1 Objet

L'objet de la présente section est d'exposer les avantages de base offerts aux employés qui déménagent. Il s'agit des dispositions fondamentales touchant le remboursement des dépenses admissibles, notamment les commissions immobilières, les frais juridiques, le remboursement était effectué directement par l'employeur, par l'entremise du tiers fournisseur de services. S'ajoutent à cela certaines améliorations, entre autres les services de planification de la réinstallation et les services liés à la destination.

3.2.1.2 Financement - Aperçu

Les avantages de base aux termes des paramètres énoncés sont entièrement financés par le ministère, sauf indication contraire expresse.

Exemple :
L'employé qui verse une commission immobilière de 15 000 $ a droit à un remboursement de 15 000 $.

Voici un aperçu des avantages de base offerts aux employés. Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la disposition correspondante de la présente Directive.

Aperçu

Frais d'évaluation à la vente
Inspection de la structure ou du bâtiment (à l'achat)
Appels téléphoniques - VRL
Transport de véhicule - 1 véhicule automobile personnel (VAP)
Nettoyage d'une résidence
Conseils - planification de la réinstallation
Garde des personnes à charge
Frais de voyage à la recherche d'un logement
Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais accessoires
Frais juridiques - achat d'une résidence
Frais juridiques - débours
Frais juridiques - vente d'une résidence
Frais juridiques - acquisition d'un bail
Entreposage de longue durée (P.I. et A.D.L. seulement)
Pénalité de libération d'hypothèque - hypothèque non transférable seulement
Différence d'intérêts hypothécaires - emprunt hypothécaire non transférable
Frais de procuration
Aide - vente privée
Commission immobilière (vente)
Loyer versé d'avance
Responsabilité relative au bail
Honoraire de firme de recherche de logements locatifs
Expédition des effets mobiliers 20 000 livres/9 071,94 kg
Transport d'une maison mobile (des restrictions sont applicables)
Entreposage en route
IOTDR (dépenses réelles durant 6 mois)
Frais de déplacement à la nouvelle résidence

3.2.1.3 Bien que l'utilisation des éléments de la composante de base ne soit pas obligatoire, les éléments non employés ne peuvent en aucun cas être échangés ou se voir attribuer une valeur pécuniaire qui pourrait être ajoutée à la composante sur mesure prévue à cette directive. En décidant de ne pas se prévaloir des dispositions de la composante de base, la personne transférée y renonce tout simplement.

Exemple :
Un employé qui choisit de ne pas se prévaloir du voyage de recherche de logement (VRL) renonce à une disposition de la composante de base et n'aura droit à aucun montant au titre de cette mesure.

3.2.2 Composante sur mesure

La composante sur mesure renferme des éléments qui peuvent donner droit à un remboursement, à concurrence de la valeur déterminée à partir de montants calculés au préalable, des avantages prévus à la composante sur mesure.

3.2.2.1 Objet

  1. Ces avantages sont accordés par l'employeur au regard de dépenses relatives au déménagement qui ne sont pas couvertes par la composante de base. Il est ainsi possible de choisir les éléments correspondant le mieux aux besoins de réinstallation de l'employé.
  2. Ces dépenses sont financées à même l'enveloppe de financement de l'employé. Le montant dont dispose l'employé est calculé au moyen de la formule de financement et variera en fonction de la situation de chaque employé. Ces fonds n'ayant d'autre but que de faciliter le déménagement, les sommes inutilisées sont reprises par le ministère et ne sont pas payables à l'employé.
  3. Toutes les dépenses envisagées dans le but de faciliter le déménagement sont imputées d'abord à la composante sur mesure, sauf si elles sont expressément exclues pour l'application de la Directive; les dépenses en sus des fonds affectés à la composante sur mesure sont imputées à la composante personnalisée.
  4. Les fonds affectés à la composante sur mesure ne peuvent servir à bonifier les avantages associés à la composante personnalisée.

3.2.2.2 Avantages

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la disposition correspondante de la présente Directive. Voici un aperçu des avantages offerts dans le cadre de la composante sur mesure :

Ajustement/modification des meubles
Frais d'évaluation additionnels
Assurance supplémentaire (transport d'effets mobiliers)
Pension d'animaux de compagnie (VRL)
Financement provisoire - intérêts seulement
Inspection résidentielle
Améliorations - immobilisations
Location d'automobile - surclassement
Enfants et famille élargie - frais de déplacement
Emballage en caisses
Garde des personnes à charge
VRL/VINR, frais/jours additionnels
Prêt à la réinstallation - intérêts
Rénovations (famille dont un membre est handicapé)
Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais accessoires
Encouragements à la vente
Frais d'expédition divers
Prime d'assurance-prêt hypothécaire
Frais de nettoyage professionnel
Frais de gestion immobilière
Frais d'entretien
Frais accessoires de réinstallation
Transport d'oeuvres d'art ou d'antiquités
Transport de bateaux
Transport d'animaux de compagnie (restriction)
Transport de véhicule récréatif
Transport de véhicules automobiles personnels additionnels
Transport de remorque
Emprunt à court terme - intérêts
Services au conjoint
Frais de déplacement (famille élargie)
IOTDR, y compris les loyers versés à l'avance

3.2.3 Composante personnalisée

3.2.3.1 Objet

La composante personnalisée renferme des éléments qui peuvent donner lieu à un remboursement, à concurrence du montant calculé à partir des économies et des encouragements générés ou acquis à partir de la composante de base, des allocations à la réinstallation (le cas échéant) ainsi que des indemnités non soumises à justification.

Les fonds dont dispose l'employé dans le cadre de cette composante lui appartiennent et peuvent ou non servir à faciliter son déménagement. C'est l'employé qui décide de la façon de les utiliser.

Une fois le déménagement achevé ou au bout de douze mois, le premier en date de ces jours étant retenu, les sommes ne pouvant être imputées à des dépenses remboursables non imposables aux termes des directives de l'Agence du revenu du Canada sont versées à l'employé et constituent alors un avantage imposable.

3.2.3.2 Avantages

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la disposition correspondante de la présente Directive. Voici un aperçu des avantages pouvant être financés dans le cadre de la composante personnalisée :

Ajustement des meubles
Assurance supplémentaire
Financement provisoire-intérêts seulement
Inspection résidentielle (vente)
Location d'automobile
Enfants et famille élargie
Emballage en caisses
Garde des personnes à charge
Perte de valeur immobilière
VRL/VINR, frais/jours additionnels
Rénovation (famille dont un membre est handicapé)
Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais accessoires
Encouragements à la vente
Frais d'expédition divers
Prime d'assurance-prêt hypothécaire
Différence d'intérêts hypothécaires
Achat d'une réduction d'intérêts hypothécaires
Pénalité pour différence d'intérêts hypothécaires - emprunt hypothécaire transférable
Garantie - maisons neuves
Nettoyage professionnel
Frais de gestion immobilière
Frais d'entretien
Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ - intérêts seulement
Frais accessoires de réinstallation
Transport d'oeuvres d'art ou d'antiquités
Transport de bateaux
Expédition de meubles et d'effets personnels - frais en sus de ceux couverts par la composante de base
Transport d'animaux de compagnie (restriction)
Transport de véhicule récréatif
Transport de véhicules automobiles personnels additionnels
Transport de remorque
Emprunt à court terme - dépôt à l'achat d'une résidence (intérêts seulement)
Services au conjoint Entreposage en route

3.3 Services au conjoint

Les frais relatifs aux services suivants fournis au conjoint ou conjoint de fait de l'employé peuvent être remboursés :

Composante sur mesure/personnalisée

  • recherche d'emploi;
  • aide à l'emploi;
  • voyages aller-retour pour des entrevues
  • préparation d'un curriculum vitae;
  • photocopie et transmission de relevés de notes.
    1. Ces dépenses sont assujetties aux politiques et directives de l'Agence du revenu du Canada.
    2. Des reçus sont requis.
    3. Les remboursements peuvent être assimilés à un avantage imposable.

3.4 Composante sur mesure et composante personnalisée - Calcul des fonds

La formule de financement est définie à partir du tableau à la fin de la section. L'information sur les conditions et limites relatives au calcul se trouve dans les dispositions appropriées de la présente section.

3.4.1 Composante sur mesure

3.4.1.1 Élément 1 - Commission immobilière

Le premier facteur entrant dans le calcul de l'enveloppe de financement sur mesure variera selon la situation de l'employé au moment de l'avis de réinstallation.

Propriétaires : 35 % de la commission immobilière sur la valeur estimative, à concurrence de 5 250 $ (taxes non comprises).

Locataires : un montant de 1 000 $ sera porté au crédit d'une personne qui était locataire au lieu d'origine.

Remarques :

  1. L'allocation accordée à un propriétaire est plus élevée parce que les frais liés à l'achat et à la vente d'une habitation sont de beaucoup supérieurs à ceux liés à la location d'un logement.
  2. Le prix de vente de la résidence principale sera utilisé en remplacement de sa valeur estimative en vue d'établir l'enveloppe de financement si la résidence est vendue entre la réception de l'avis de transfert et le début du processus de services de conseil de la part du tiers fournisseur de services.

3.4.1.2 Élément 2 - Transport des membres de la famille

Le deuxième élément qui entre dans le calcul de l'enveloppe de financement de la composante sur mesure est le coût du transport (aller seulement) de la famille au nouveau lieu de travail. Aux fins de calcul seulement, le financement sera fondé sur la distance, aller seulement, entre l'ancien lieu de travail et le nouveau, multiplié par le nombre de membres de la famille de l'employé, multiplié par le taux kilométrique supérieur fixé annuellement par le ministère des Finances (taux applicable au lieu de départ), multiplié par 35 %.

Formule : 35 % x (distance x [taux annuel fixé par le ministère des Finances] x nombre de membres de la famille).

Exemple :
Le lieu de départ est la ville de Québec. La distance par route entre l'ancien lieu de travail et le nouveau est de 3 000 kilomètres, et la famille compte quatre membres. Le montant transférable à l'enveloppe de financement est donc : 3 000 x 4 = 12 000 x 0,42 $ = 5 040 $ x 35 % = 1 764 $.

Remarque :
Lorsque l'employé et ses personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail par un moyen de transport appartenant à l'employeur ou loué par lui, l'employé n'a pas droit à cet élément dans le calcul de l'enveloppe de la composante sur mesure et le calcul du kilométrage entre l'ancien et le nouveau lieux de travail ne s'applique pas.

3.4.1.3 Élément 3 - Transport des effets mobiliers

Le troisième élément utilisé pour le calcul de l'enveloppe de financement de la composante sur mesure est le coût d'expédition d'un poids moyen de 1 000 livres, ou 453,60 kilos, de biens mobiliers par pièce d'un endroit à un autre. Les biens mobiliers n'incluent aucun véhicule, quel qu'il soit.

Formule : 35 % du coût d'expédition des effets mobiliers par pièce admissible (matrice zone à zone).

3.4.1.4 Pièces admissibles : cuisine, chambres (y compris celles d'un sous-sol aménagé), salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriété et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement); il est nécessaire que le nombre de pièces admissibles soit confirmé au moyen d'une évaluation (propriétaires) ou d'une liste signée (locataires).

3.4.1.5 L'employé partageant un logement peut se prévaloir, aux fins d'expédition, d'un facteur de pondération des effets mobiliers fondé sur la formule de location, c.-à-d. que si trois personnes louent une maison de trois chambres et que le loyer s'applique à une chambre, l'employé transféré a droit au poids d'une pièce. Toutefois, si la formule de location est fondée sur la division de l'ensemble des lieux par le nombre de locataires, l'employé transféré a droit au tiers du nombre total de pièces.

Remarques :

  1. Cette règle s'applique aux articles que le transporteur accepte sur la base de leur poids seulement (tarifs confirmés par le centre de politique).
  2. Dans les cas exceptionnels où des entrepreneurs sont envoyés par avion à des collectivités éloignées pour faire l'emballage, etc., ce coût sera exclu de la formule de calcul.

3.4.2 Composante personnalisée

3.4.2.1 Élément 1 - Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et indemnité de transfert

3.4.2.1.1 L'indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et l'indemnité de transfert sont versées à l'employé 30 jours avant la date du déménagement des effets mobiliers comme suit :

  • Les employés autres que les EX/GC touchent de l'Agence du revenu du Canada (ARC) une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ créditée à la composante personnalisée.

Cette indemnité sert à compenser certaines des pertes rattachées à un déménagement, par exemple :

Frais admissibles - composante sur mesure/personnalisée

  • aliments ne pouvant être transportés (aliments congelés, denrées périssables, etc.);
  • biens mobiliers ne pouvant être transportés (peinture, matériaux de construction, etc.);
  • plantes d'intérieur;
  • branchement/débranchement d'appareils électriques et préparation en vue de l'expédition (blocage du tambour de la laveuse et de la platine de l'appareil stéréo);
  • démontage et montage de l'ameublement de jardin et de patio;
  • démontage ou installation de boîtes et crochets à rideaux, horloges et miroirs;
  • enlèvement ou repose de tapis, etc., travaux de modification et de réinstallation des rideaux et draperies;
  • achat de manuels scolaires requis pour les études et qui ne sont pas fournis gratuitement par l'administration scolaire (uniquement si la réinstallation survient en cours d'année scolaire);
  • fraction (calculée au prorata) non remboursable de certains frais (polices d'assurance, cotisations à un club, etc.);
  • services d'un accordeur de piano;
  • coût de photocopie et de transmission de relevés de note de l'employé ou de ses enfants;
  • remplacement d'un réservoir de propane;
  • autres dépenses de faible montant;
  • ... voir la section 11.5

Frais non admissibles

  • achat de nouveaux biens (ameublement, tapis, draps, articles ménagers);
  • améliorations et réparations d'effets.
  • Les employés autres que les EX/GC reçoivent une indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement. Le calcul de cette indemnité est basé sur le traitement annuel à la date de nomination au nouveau lieu de travail.
  • Les EX/GC touchent une indemnité de transfert équivalant à quatre (4) semaines de traitement tenant lieu de l'indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de l'ARC.

3.4.2.2 Élément 2 - Économies transférables au titre des avantages de base

Les employés peuvent augmenter le montant de départ de leur enveloppe de financement de la composante personnalisée grâce à des économies réalisées :

  1. en choisissant de ne pas vendre leur habitation;

    L'employé doit se prévaloir de son choix dans les 14 jours civils de la réception du rapport d'évaluation de sa résidence principale.

    en réduisant les coûts d'entreposage à long terme (postes isolés et affectations temporaires seulement);
  2. en réduisant la durée du voyage à la recherche d'un logement/nuitée du samedi à destination;
  3. en réduisant la quantité d'effets mobiliers expédiés.

1) Économie de la commission immobilière découlant de la décision de ne pas vendre la résidence principale

  • Les employés qui décident de ne pas vendre leur ancienne habitation peuvent transférer 80 % de la valeur de la commission immobilière qui aurait dû être versée sur la vente (taxes exclues) à l'enveloppe de financement de la composante personnalisée.
  • Ce montant est fondé sur la valeur estimative de l'habitation et les taux d'entreprise négociés à l'avance pour les commissions immobilières, le plafond étant de 12 000 $.
  • L'employé qui se prévaut de ce crédit doit signer une décharge à l'égard de tout remboursement par l'État de commissions immobilières, frais juridiques ou autres frais rattachés à la cession de l'habitation concernée.

Exemple :
Dans le cas d'une valeur estimative moyenne maximum de 300 000 $, la commission immobilière, au taux de 5 %, se serait élevée à 15 000 $. Ainsi, la personne peut transférer la somme de 12 000 $ (c.-à-d. 15 000 $ x 80 %) de l'enveloppe de la composante de base à celle de la composante personnalisée.

2) Économie découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme

Les employés affectés à des postes isolés et résidant dans des installations de l'État où il leur est impossible d'utiliser normalement leurs principaux électroménagers ont droit à des services d'entreposage à long terme dont le coût est assumé par l'État.

Les employés qui prennent d'autres dispositions et décident de ne pas entreposer leurs électroménagers (réfrigérateur, congélateur, cuisinière, laveuse, sécheuse, laveuse de vaisselle) peuvent transférer à l'enveloppe de la composante personnalisée 80 % des sommes ainsi économisées.

Remarque :
Aux fins de la valeur de transfert, l'économie est calculée d'après le poids et le volume des appareils (moyennes de l'industrie), en fonction de la durée réelle de l'entreposage requis, jusqu'à concurrence de 24 mois (se reporter à la disposition de la section 11 qui a trait aux économies découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme à l'égard des électroménagers seulement).

Poids des électroménagers entreposés à long terme
Électro-ménagers Poids moyen Coût annuel (12 mois)*
Lave-vaisselle 150 livres 4,20 + 7,38 + 28,26 = 39,84 $
Sécheuse 200 livres 5,60 + 9,84 + 37,68 = 53,12 $
Congélateur 420 livres (+16 pieds cubes) 11,76 + 20,66 + 79,13 = 111,55 $
Réfrigérateur 350 livres (+ 11 pieds cubes) 9,80 + 17,22 + 65,94 = 92,96 $
Cuisinière 300 livres (36 pouces) 8,40 + 14,76 + 56,52 = 79,68 $
Laveuse 250 livres 7,00 + 12,30 + 47,10 = 66,40 $
Total 1 670 livres 443,55 $

* Comprend la manipulation (au départ et à l'arrivée), au taux de 1,40 $/100 livres; assurance : 0,41 $/100 livres/mois; frais d'entreposage : 1,57 $/100 livres/mois.

Remarques : la taille et le poids de ces catégories d'appareils varient : un réfrigérateur de 6 pieds cubes pèse 150 livres, et 250 livres s'il est de 7 à 10 pieds cubes; un congélateur de 15 pieds cubes peut peser 340 livres, tandis qu'un four de 30 pouces peut peser 225 livres.

3) Économies découlant d'un voyage à la recherche d'un logement (VRL) raccourci

  1. L'employé autorisé à conduire lui-même, le trajet (aller ou retour) étant d'au plus 650 kilomètres, et dont le VRL porte fruit au bout de moins de cinq jours peut transférer à l'enveloppe de la composante personnalisée la totalité des économies réalisées au titre des frais d'hébergement et de repas et des frais accessoires, le montant maximal étant fixé à 250 $. La durée normale d'un VRL comprend :
    • 5 jours, frais de repas et frais accessoires (VRL) + 2 jours (statut de voyage)
    • 5 nuits d'hébergement (VRL) + 1 nuit d'hébergement (statut de voyage)

    Exemple :
    Un employé et son conjoint ou conjoint de fait partis le dimanche et revenus le mercredi auraient ainsi utilisé trois jours de repas et trois nuits d'hébergement. Par conséquent, l'employé pourrait transférer à l'enveloppe de la composante personnalisée le coût de deux jours de repas et de deux nuitées, et deux jours de frais accessoires jusqu'à un maximum de 250 $.

    OU

    Encouragement pour une nuitée du samedi

  2. Lorsqu'un employé qui part en VRL par avion peut planifier une nuitée du samedi, le ministère fait ainsi une économie réelle sur les tarifs aériens. Ceci suppose un vol aller-retour selon le tarif de la classe économique du point d'origine à la destination finale, sans escale (sauf si des circonstances forcent le transporteur à faire une escale ou un arrêt, par exemple entre Halifax et Whitehorse). Un crédit de 250 $ est imputable à la composante personnalisée.
    • La nuitée doit être à destination, non en route.
    • Cet encouragement ne s'applique pas aux employés réinstallés dans un logement ou des installations de l'État.

4) Économies réalisées sur la quantité d'effets mobiliers expédiés

Pour fin de calcul des économies réalisées lors de l'expédition des effets mobiliers, le poids autorisé pour chaque pièce reconnue se chiffre à 1 000 livres ou 453.6 kilogrammes. Aux fins de calcul, ne pas inclure l'expédition des véhicules.

L'employé muté qui expédie des effets mobiliers d'un poids total inférieur au seuil établi peut transférer à son enveloppe personnalisée 80 % des économies réalisées au titre des frais de transport.

Formule de financement - composante sur mesure
  Commission immobilière (propriétaire)a ou allocation pour locataires : 1 000 $ @ 100 % ______ x 35 % =
+ Coût du transport - aller - taux kilométrique (employé et personnes à charge) ______ x 35 % =
+ Coût d'expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d'effets mobiliers selon la grille de calcul zone à zoneb ______ x 35 % =
Total - composante sur mesure : _______
Formule de financement - composante personnalisée
Indemnités/encouragements :
+ Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification pour les employés autres que les EX/GC 650,00 $
+ Indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement pour les employés autres que les EX/GC ou indemnité de transfert équivalant à quatre (4) semaines de traitement pour les EX/GC  
  Choix de ne pas vendre la résidence : 80 % de la commission immobilière (Max. : 12 000 $/valeur estimative maximale : 300 000 $)c  
  Total partiel : _______
Économies transférables à l'enveloppe de la composante personnalisée
+ 80 % de l'économie découlant du fait de ne pas entreposer à long terme (postes isolés) les principaux électroménagers - période maximale de 24 mois  
+ VRL : 250 $ vol/nuitée à destination, ou Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HP et IFA) pour les jours de VRL non utilisés (max. 250 $, taxes comprises)  
+ Économies découlant du fait que le poids des effets mobiliers expédiés est inférieur au seuil applicable _______
  Total partiel : _______
  Total - composante personnalisée : _______
  1. D'après la valeur estimative; propriétaires seulement. (maximum transférable par propriétaire : 5 250 $).
  2. Pièces admissibles - cuisine, chambres, salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriétés et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement). Le poids des tout-terrains, motoneiges, motocyclettes, etc. rangés dans le garage est exclu du calcul (1 kilo = 2,2046 livres).
  3. L'employé a droit à un crédit correspondant à 80 % de la valeur de la commission immobilière (tarif d'entreprise) qui aurait été versée si l'habitation avait été vendue.

Section IV - Voyage à la recherche d'un logement (VRL)

4.1 Objet

L'objet du voyage à la recherche d'un logement (VRL) est d'aider l'employé à obtenir un logement convenable à son nouveau lieu de travail.

Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte à porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, repaset frais accessoires et éliminant les frais d'entreposage en route.

L'employé qui prévoit réoccuper une résidence, qui a déjà pris des dispositions pour se loger ou à qui on attribue un logement de l'État désigné comme résidence officielle ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d'effectuer un voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR).

4.2 Autorisation/voyage en service commandé

Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, l'employé doit obtenir l'autorisation de son gestionnaire (à destination) ou du coordonnateur de la réinstallation. L'employé transféré à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché a le droit d'effectuer un VRL. L'employé est réputé effectuer un déplacement en service commandé (5 + 2 jours). Les congés annuels et compensatoires pourront être utilisés pour les périodes prolongées.

4.3 Économies découlant d'un VRL raccourci et encouragement pour une nuitée du samedi

Les employés peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à leur enveloppe de la composante personnalisée. Se reporter à la disposition 3.4.2.

4.4 Temps de déplacement

4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans ces cas exceptionnels, le temps de déplacement supplémentaire devra être autorisé par le coordonnateur ministériel national et les dépenses, imputées à la composante de base.

4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix de l'employé pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même l'enveloppe de la composante personnalisée.

4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.

4.5 En déplacement

On remboursera les dépenses admissibles pour les frais de transport, d'hébergement, de repas et les frais accessoires occasionnés par un VRL comme si l'employé, son conjoint, ou tous les deux, étaient en déplacement aux termes de la Directive sur les voyages.

  • Une seule indemnité pour frais accessoires est versée par couple.

4.6 Financement - Aperçu

Les avantages présentés dans cette section sont financés à même la composante de base et, s'il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

Avantage Composante de base Composante sur mesure/personnalisée
VRL : Hébergement : 5 + 1 jours; Repas et frais accessoires : 5 + 2 jours Employé et conjoint ou conjoint de fait. Enfants ou famille élargie; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuit parce qu'aucun logement adéquat n'est trouvé
VRL prolongé (questions familiales) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.08)   Employé, conjoint ou conjoint de fait, enfants ou famille élargie Hébergement et repas.
VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.08)    Employé, conjoint ou conjoint de fait, enfants ou famille élargie. Hébergement et repas.
Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Hébergement : 2 + 1 jours; Repas et frais accessoires : 2 + 2 jours (voir l'article 4.19) Employé/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne)  
Location d'un véhicule (voiture de série intermédiaire seulement) 6 jours (VRL) 3 jours (VINR) Surclassement/coûts au-delà de la composante de base (composante personnalisée seulement).
Transport - retour Employé et conjoint ou conjoint de fait Enfants ou famille élargie
Appels téléphoniques Locaux/interurbains - appels d'affaires Pas de remboursement pour les appels personnels
Garde des personnes à charge - 7 jours Frais réels selon les limites prévues par le PRI Frais engagés en sus du financement de base et pour les jours additionnels de VRL/VINR.
Pension d'animaux de compagnie   Frais réels
Transport - VRL Frais (taux kilométrique) - 5 jours  

4.7 Durée du VRL

L'employé ou son conjoint, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d'un logement (VRL) d'une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale de ce voyage ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.

  • L'employé qui effectue un VRL et qui décide par la suite de ne pas déménager n'est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.

4.8 VRL prolongé

L'employé peut utiliser des fonds de la composante sur mesure/personnalisée pour prolonger son VRL de quatre jours au plus pour les raisons suivantes :

  • Questions familiales - deux jours au plus pour trouver une garderie, une école ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés;
  • Recherche de logement - deux jours au plus pour trouver des installations qui conviennent aux fins de soins à des aînés (autres que la résidence principale).

4.9 Frais de déplacement supplémentaires - enfants ou famille élargie

L'employé qui désire emmener ses enfants au cours d'un VRL peut le faire en puisant dans la composante sur mesure ou personnalisée.

4.10 Hôtel/motel - Principes

Le nombre de chambres auquel a droit l'employé lors du voyage dépend du nombre de membres de sa famille. Le tableau suivant fournit des précisions à ce sujet :

  • Famille de 1 = 1 chambre pour une personne.
  • Famille de 2 = 1 ou 2 chambres.
  • Famille de 3 à 5 = 2 chambres.
  • Famille de 6 ou 7 = 3 chambres.
  • Famille de 8 ou plus = 4 chambres.

4.11 Frais d'hébergement

  • On remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC : http://www.hcrd.gts.gc.ca/ehcd_f.htm

Composante de base

  • Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de six nuits (temps de voyage inclus).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - jusqu'à quatre nuits supplémentaires.
  • Enfants et famille élargie - dix nuits au maximum.

4.12 Repas et frais accessoires

L'employé a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) correspondant aux taux établis dans la Directive sur les voyages, ainsi qu'à une seule indemnité pour frais accessoires par famille :

Composante de base

  • Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de sept jours (temps de déplacement compris).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Enfants et famille élargie - maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge âgée.
  • Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de quatre jours.

4.13 Transport

L'employé ainsi que les personnes autorisées doivent utiliser le mode de transport le plus économique et le plus pratique pour le voyage entre l'ancien lieu de travail et le nouveau.

Composante de base

  • Transport commercial - l'employé et son conjoint ou conjoint de fait;
  • Véhicule automobile personnel - taux kilométrique établi par la Directive sur les voyages du CNM. Lorsque la chose s'avère pratique, l'employé peut se rendre à la destination du VRL à la fin d'un jour de travail normal ou la fin de semaine.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Transport commercial lorsque le voyage est autorisé - enfants et famille élargie.

Remarques :

  1. Lorsque l'on fait appel à un transporteur commercial, les dispositions doivent être prises par le tiers fournisseur de services par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.
  2. Les dispositions prises avec un autre fournisseur ne feront l'objet d'aucun remboursement à même la composante de base ou la composante sur mesure.

4.14 Transport local

Dans le cadre d'un VRL ou d'un VINR, l'employé peut obtenir le remboursement des frais suivants :

Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)

Composante de base

  • À concurrence de six jours (VRL) ou
  • de trois jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d'une voiture de série intermédiaire.
  • Coût raisonnable engagé pour l'essence.
  • Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).

Composante personnalisée

  • Frais de location d'automobile en sus de la composante de base - surclassement et période prolongée.

Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)

Composante de base

  • Nombre de kilomètres parcourus au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.
  • Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).

4.15 Appels téléphoniques

Composante de base

  • Coût des appels téléphoniques et envois par télécopieur relativement à la recherche d'un logement.

Remarques :

  1. Les reçus disponibles doivent être produits.
  2. Le coût des appels au domicile n'est pas remboursé; ce coût est visé par l'indemnité pour frais accessoires.

4.16 Garde des personnes à charge

Le coût des services de garde de personnes à charge requis dans le cadre d'un VRL sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages.

L'employé a droit au remboursement des frais de garde de ses personnes à charge en sus des dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu'à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :

Composante de base

  • dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu'à concurrence de 35 $ canadiens par jour et par ménage (déclaration requise), ou
  • jusqu'à 75 $ par nuit;
  • jusqu'à sept jours.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Dépenses engagées en sus de la composante de base, sous réserve des fonds disponibles.

4.17 Pension d'animaux de compagnie

L'employé a droit au remboursement, à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée, des frais réels engagés pour la pension d'animaux de compagnie pendant son VRL.

4.18 Plus d'un VRL

  • L'employé peut faire plus d'un VRL.
  • Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base pour le voyage de cinq jours doivent être financées à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
  • Les cas exceptionnels doivent être approuvés par le SCT.

4.18.1 Une fois qu'un logement a été trouvé, aucun autre VRL n'est justifié. L'employé transféré qui reprend une de ses anciennes résidences doit rembourser les dépenses reliées au VRL (moins le montant des dépenses qui auraient été engagées pour un VINR) ainsi que toute somme transférée à la composante personnalisée.

4.19 Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR)

La personne transférée qui prévoit reprendre une ancienne résidence, qui s'est déjà procurée une habitation ou qui doit occuper un logement appartenant à l'État ou loué par l'État en raison de fonctions spéciales n'a pas droit à un VRL mais peut effectuer un VINR. L'employé qui peut effectuer un VINR a droit au remboursement des frais suivants :

Composante de base

  • Transport local et transport pour le retour (employé ou conjoint/conjoint de fait).
  • Jusqu'à deux jours de voyage.
  • Jusqu'à deux jours sur place (hébergement pour trois nuits, repas et frais accessoires pour trois jours) pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés.

Composante personnalisée

  • Frais du conjoint.

4.20 VRL à l'arrivée au nouveau lieu de travail

Lorsque le VRL n'a pas été effectué avant la date officielle d'affectation ou de départ, l'employé a droit à un remboursement, à même la composante de base, de ses frais de recherche de logement raisonnables, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu'il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.

L'employé peut demander le remboursement de ces frais, mais pas majorer le montant des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et de l'indemnité pour frais accessoires autorisés en temps normal.

Exemple :
Un employé ne pouvant effectuer un VRL en raison d'exigences opérationnelles et n'ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail; l'employé aura droit au remboursement de ses frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi qu'à l'indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à même la composante de base. Les frais de garde d'enfants et de location d'automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la section 5.

Section V - Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HPR et IFA)

5.1 Objet

Le paiement d'HPR et IFA, soit au point de départ, soit à la destination, vise à rembourser aux employés les coûts d'hébergement et de repas et les frais accessoires engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que leurs effets sont emballés ou déballés ainsi que durant la période où ils se trouvent au nouveau lieu de travail et attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement, soit à leur point de départ, soit à destination.

5.2 Responsabilités

5.2.1 L'employé doit assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de ses effets mobiliers, sa date officielle d'affectation, la date à laquelle il doit quitter l'ancienne résidence et la date d'emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.2 Le coordonnateur ministériel national et les coordonnateurs régionaux de l'ancien lieu de travail et du nouveau doivent fournir au tiers fournisseur de services toute l'information utile pour faciliter la coordination du déménagement de l'employé et réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.3 Les gestionnaires doivent prévoir une certaine marge de manoeuvre concernant la date à laquelle l'employé doit se présenter à son travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principes et autorisation

5.3.1 L'autorisation d'occuper un logement provisoire n'est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n'est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, de repas et de l'indemnité des frais accessoires doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 En principe, les dépenses liées à l'HPR et IFA ne feront l'objet d'un remboursement que pour la période pendant laquelle l'employé est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou pour la période durant laquelle le logement n'est pas disponible ou ne peut être occupé, aucune autre alternative n'étant envisageable.

5.3.3 Si l'employé doit demeurer dans un logement provisoire en raison d'un retard de livraison de ses effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, les frais réels et raisonnables engagés seront remboursés selon les limites prescrites pour la période durant laquelle l'employé est séparé de ses effets mobiliers.

5.4 Financement - Aperçu

Sous réserve des limites prescrites, l'employé a droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

5.4.1 Remboursements autorisés

Emballage, chargement et nettoyage
  • Hébergement - jusqu'à 3 nuits
  • Repas - jusqu'à 3 jours (conformément à la Directive sur les voyages)
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 3 jours
Attente des effets mobiliers ou du logement
  • Hébergement - jusqu'à 15 nuits, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés
  • Repas - jusqu'à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours en sus : 65 % de l'indemnité)
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 15 jours
  • Sous réserve de certaines conditions, le coordonnateur ministériel national peut autoriser 15 jours de plus (hébergement et repas)
Déchargement et déballage
  • Hébergement - jusqu'à 2 nuits
  • Repas - jusqu'à 2 jours
  • Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 2 jours

5.4.2 Source des fonds

Avantage Base Sur mesure Personnalisée
Emballage, chargement et nettoyage 3 jours

Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires
Employé et personnes à charge Famille élargie  
Hébergement provisoire

Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires
Employé et personnes à charge - 15 premiers jours Famille élargie - 15 premiers jours Employé, personnes à charge et famille élargie - jusqu'à 15 jours supplémentaires
Déchargement et déballage 2 jours

Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires
Employé et personnes à charge Famille élargie  

5.5 Procédure détaillée

5.5.1 En temps normal, le déménagement des effets mobiliers de l'employé au nouveau lieu de travail n'est autorisé que lorsqu'un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables durant le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par l'employé.

5.5.3 Le coordonnateur ministériel national, par l'entremise du gestionnaire compétent au nouveau lieu de travail, peut autoriser jusqu'à deux jours supplémentaires d'hébergement, repas et l'indemnité pour frais accessoires au début d'un déménagement pour des activités comme le nettoyage ou l'inspection du logement; ces frais sont imputés à la composante sur mesure ou à la composante personnalisée.

5.6 15 jours supplémentaires

Le coordonnateur ministériel national est chargé d'autoriser le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi que le versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour, sans dépasser trente jours.

5.6.1 Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et des frais accessoires au-delà du quinzième jour doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national ou par l'examinateur régional du dossier de réinstallation nommé par le ministère par suite de la participation à la Directive du CNM sur le PRI.

5.6.2 L'approbation du remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour est autorisée :

  • lorsque le choix de logements est limité dans un marché;
  • lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d'un retard dont l'entreprise de déménagement est responsable;
  • lorsque l'employé s'est fait refuser un changement de sa date d'entrée en fonctions quand ce changement aurait pu entraîner une réduction des 15 jours autorisés pour le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que pour le versement de l'indemnité pour frais accessoires;
  • lorsque l'employé n'a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou qu'il n'y a pas d'autre logement convenable.

5.6.3 L'approbation du remboursement au titre des frais de logement provisoire et de repas et du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour n'est pas autorisée :

  • lorsque le logement provisoire résulte d'une décision d'attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s'il y a d'autres logements convenables;
  • lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours;
  • lorsque l'employé a pris la décision personnelle d'attendre pour occuper un logement de l'État acheté ou loué (à moins qu'il ne soit désigné) ou un logement privé, que celui-ci soit loué, acheté ou en construction.

L'attente d'un logement de l'État (à moins que celui-ci soit désigné) ou d'un logement privé, que ce dernier soit loué, acheté ou en construction, constitue une décision personnelle. Les frais d'hébergement, frais de repas et l'indemnité pour frais accessoires ne sont pas remboursables au-delà du quinzième jour.

5.6.4 Dans des cas exceptionnels, l'employé peut avoir droit au remboursement de ses frais d'hébergement après 15 jours, par exemple :

  • les effets mobiliers n'ont pu être expédiés à la nouvelle résidence en raison de retards de la part de l'entreprise de déménagement;
  • l'employé n'a pu faire modifier sa date d'entrée en fonction, alors que cette modification aurait eu pour effet de réduire la période d'hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires.

Composante de base

  • Par suite de circonstances indépendantes de sa volonté, l'employé ne peut disposer de ses effets mobiliers.
  • Il n'a pas trouvé de logement permanent ou aucun autre logement n'est disponible.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Au-delà de 15 jours.

5.7 Hébergement

  • L'employé a droit au remboursement de frais d'hébergement réels et raisonnables dans un établissement commercial selon les normes du Répertoire des établissement d'hébergement de TPSGC.
  • Les frais d'hébergement sont acquittés à même la composante de base, sur mesure ou personnalisée, selon les modalités exposées aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.
  • Dès son arrivée à son nouveau lieu de travail, l'employé doit chercher et occuper un logement provisoire autonome plutôt qu'un type de logement plus coûteux (hôtel ou motel).
  • Les normes exposées dans les dispositions relatives aux VRL (section 4) s'appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés au titre du coût d'un logement de luxe.
  • L'employé qui choisit d'occuper un logement privé a droit à une allocation de 50 $ par nuit (pour l'ensemble de la famille) à même la composante de base.
  • Aucun reçu n'est nécessaire.
  • Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

5.8 Repas

  • L'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages est accordée.
  • L'employé, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge et les membres de sa famille élargie ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés, quand tous les frais réels et raisonnables sont remboursés).
  • L'employé a droit à une indemnité de repas complète le premier et le dernier jours de la période applicable relativement aux frais d'hébergement provisoire, de repas et accessoires, peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.
  • Après le dixième jour de logement provisoire (exception faite du jour de l'emballage et du jour du déballage), l'indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.9 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

Le champ d'application de l'indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.

  • L'indemnité est accordée pendant 15 jours au plus.
  • Elle est accordée au regard de la famille élargie.
  • Elle est calculée de la façon suivante :
    • Employé : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages).
    • Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.

5.10 Garde des personnes à charge

Les frais de garde des personnes à charge durant l'emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages :

Composante de base

  • frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu'à concurrence de 35 $ par jour par ménage (déclaration requise), ou
  • à concurrence de 75 $ par jour par ménage, un reçu étant requis;
  • jusqu'à deux jours au lieu de départ et deux jours au lieu de destination.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Uniquement si les jours additionnels ont fait l'objet d'une autorisation préalable.

Section VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail

6.1 Objet

Il incombe au ministère de fournir à l'employé et à ses personnes à charge le transport, l'hébergement, les repas et une indemnité pour frais accessoires lors de la réinstallation de cet employé d'un lieu de travail à un autre au Canada. Lors du voyage vers le nouveau lieu de travail, l'employé et sa famille ont droit aux indemnités de repas énoncées dans la Directive sur les voyages et à l'indemnité spéciale pour frais accessoires prévue par la Directive du CNM sur le PRI.

6.2 Financement - Aperçu

Les avantages énoncés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Base Sur mesure Personnalisée
Transport Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants Famille élargie  
Repas Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants

(Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages)
Famille élargie  
Indemnité pour frais accessoires de réinstallation Employé : 12 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages.

Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages
Famille élargie : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages  
Hébergement Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants Famille élargie En sus de la composante de base

Remarque :
Pour connaître les taux fixés tous les six mois par le SCT à l'égard des indemnités de repas, se rendre à l'adresse suivante :

/hr-rh/gtla-vgcl/index-fra.asp

6.3 Transport

6.3.1 Sélection du moyen de transport

  • Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le coordonnateur ministériel national et l'employé. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :
    • la situation familiale au moment du déménagement;
    • les besoins et intérêts de l'employé;
    • la date à laquelle l'employé doit se présenter à son nouveau lieu de travail;
    • l'existence d'un réseau routier en bon état qui relie l'ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;
    • la date de livraison des effets mobiliers.
    • le temps nécessaire pour que l'employé arrive à son nouveau lieu de travail.
  • Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l'empruntent. Les cas d'exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. S'il n'a pas obtenu cette approbation au préalable, l'employé est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d'un changement du moyen de transport.
  • Les modalités de transport aérien doivent être conclues par le tiers fournisseur de services par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.
  • Les frais raisonnables découlant d'un arrêt autorisé pour les besoins du service (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.
  • Les surclassements par rapport à la classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada, et le coût ne peut en être imputé à la composante de base, à la composante sur mesure ni à la composante personnalisée.

6.3.2 Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport

Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, parcourir une distance supérieure à 500 kilomètres au cours d'une journée où il n'a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque l'employé veut arriver à destination au cours d'un jour donné.
  • L'employé pouvant se rendre à son nouveau lieu de travail avec son véhicule automobile personnel a droit au remboursement suivant :
    • Véhicule conduit - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
    • Motocyclette - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
    • Remorque - 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.

Composante de base

  • Un véhicule automobile ou une motocyclette.
  • Une remorque.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Véhicules additionnels.

6.3.3 Véhicule automobile personnel - Passager

  • L'employé qui est passager d'un véhicule automobile personnel peut avoir droit à une indemnité de kilométrage :
    • si le conducteur n'a pas droit à une telle indemnité;
    • les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées;
    • ces sommes ne doivent pas excéder l'indemnité de kilométrage décrite précédemment.
  • Les demandes de remboursement de sommes payées au conducteur doivent être accompagnées de reçus.
  • L'employé n'a pas droit à une indemnité de kilométrage si le conducteur du véhicule y a déjà droit.

Composante de base

  • Paiements actuels et raisonnables n'excédant pas l'indemnité de kilométrage.
  • L'employé qui est passager d'un véhicule automobile personnel dont le conducteur a droit à une indemnité de kilométrage ne peut obtenir un remboursement au titre de cette indemnité.

6.3.4 Frais de traversier et de péage

  • Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage et de stationnement sont remboursables.
  • Le calcul du remboursement est effectué en fonction de la manière dont l'indemnité de kilométrage est financée (les frais engagés au titre d'un deuxième véhicule sont payés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée).

6.3.5 Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport

Composante de base

  • Dépenses relatives à l'employé et à ses personnes à charge.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Dépenses relatives à la famille élargie.

6.4 Hébergement

  • Logement dans un établissement commercial - on remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC.
  • Les frais d'hébergement seront payés à même la composante de base, la composante sur mesure ou la composante personnalisée de la manière énoncée ci-après.
  • Les principes d'occupation de chambres énoncés dans les dispositions relatives aux VRL s'appliquent.

6.4.1 Logement privé

  • L'employé qui occupe un logement privé a droit à l'indemnité suivante, payable pour l'ensemble de sa famille :

Composante de base

  • 50 $ par nuit et par famille.
  • Aucun reçu n'est requis.
  • Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • sans objet

6.5 Indemnité de repas

6.5.1

  • L'employé, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge et les membres de sa famille élargie ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :
    • L'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages est accordée.
    • Chaque personne à charge a droit d'une indemnité de repas.
    • Le coût des repas des membres de la famille élargie est financé à même la composante sur mesure.

6.5.2 Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation

  • Cette indemnité est calculée de la façon suivante :
    • Employé : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (en conformité avec la Directive sur les voyages).
    • Chaque personne à charge : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne.
    • 6 % de l'indemnité de repas quotidienne est accordée à l'égard des membres de la famille élargie.

6.6 Arrêts et retards durant le voyage

6.6.1 Arrêt autorisé

  • Le temps et les coûts additionnels découlant d'un arrêt autorisé pour affaire officielle (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à même la composante de base.

6.6.2 Arrêt non autorisé

  • L'employé autorisé à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui fait un arrêt pour des raisons personnelles n'a pas droit à une extension du temps de voyage.
  • Les coûts entraînés par cet arrêt ne sont pas remboursés.
  • En temps normal, l'employé qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, l'employé qui passe deux nuits au même endroit a droit au remboursement de ses frais de voyage normaux (à l'égard de la distance à couvrir entre l'ancien lieu de travail et le nouveau).

6.7 Personnes à charge non réinstallées

  • Lorsque l'employé et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation peuvent rester à l'ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d'études au cours de l'année scolaire ou pour d'autres raisons justifiables).
  • Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :
    • les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence sont remboursées conformément à la présente Directive;
    • les frais accessoires engagés durant le voyage ne sont pas remboursés;
    • on ne rembourse jamais les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, par exemple pendant un congé au cours d'une période d'études de l'année scolaire.

Section VII - Logement loué

7.1 Objet

Le ministère a pour politique d'aider les personnes transférées à se départir d'un logement loué et à en obtenir un nouveau.

7.2 Responsabilités

  • L'employé qui quitte un logement loué doit organiser son départ de façon à éviter d'avoir à payer des sommes au titre de sa responsabilité relative au bail.
  • L'employé doit chercher un logement qui sera disponible au moment du déménagement de manière à réduire le montant de loyer à verser à l'avance ou les coûts de logement provisoire.
  • L'employé doit consulter l'expert-conseil en réinstallation au sujet des modalités du bail pour obtenir des précisions.

7.3 Financement - Aperçu

Les avantages énoncés dans la présente section sont financés à même la composante de base et, s'il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Base Sur mesure/personnalisée
Responsabilité relative au bail
  • Jusqu'à trois mois ou plus de trois mois de loyer (si la loi le prévoit)
 
Nettoyage professionnel de la résidence
  • Jusqu'à 100 $ (taxes comprises)
  • Coûts en sus de la composante de base
Loyer versé d'avance (IOTDR)
  • 2 mois de loyer
  • Mois additionnels
Honoraires de firme de recherche de logements
  • Dépenses réelles (tarifs négociés au préalable)
 
IOTDR
  • voir disposition 7.8
 

7.4 Responsabilité relative au bail

L'employé qui doit s'acquitter de sa responsabilité à l'égard du bail pour se libérer de ses obligations de locataire a droit aux remboursements suivants :

Composante de base

  • Montant pouvant représenter jusqu'à trois mois de loyer; ou
  • Montant prévu par la loi en sus de trois mois de loyer**.

** D'autres arrangements doivent être envisagés en vue de trouver une solution de règlement plus économique. Les constatations et la demande d'approbation doivent être soumises au coordonnateur ministériel national.

Remarque :
L'employé et sa famille doivent être ouverts aux propositions aptes à minimiser les coûts pour le ministère telles que la sous-location (avec l'aide d'une firme de recherche de logements locatifs au besoin) ou le paiement obligatoire des pénalités de résiliation anticipée de bail. La situation particulière à chaque famille doit être prise en compte avant de résilier le bail, et l'IOTDR sera accordée (selon les dispositions prévues à la Directive du CNM sur le PRI) dans les cas où la famille doit rester au lieu de résidence précédent jusqu'à la fin de la période scolaire en cours.

7.5 Remboursement des dommages au logement

Aucun remboursement n'est prévu au titre de la responsabilité de l'employé relative au bail par suite de dommages au logement.

Tout dommage découlant d'une sous-location demeure la responsabilité de l'employé et ne fait pas l'objet d'un remboursement.

7.6 Nettoyage professionnel de l'ancienne résidence

L'employé a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel soit de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers, soit de sa nouvelle résidence avant ou après le déchargement des effets mobiliers. Le montant maximum pouvant être prélevé à même la composante de base est de 100 $ (taxes comprises).

Composante de base

  • À concurrence de 100 $ (taxes comprises).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Frais en sus de ceux couverts par la composante de base.

Remarque :
Un reçu ou une preuve de paiement est nécessaire.

7.7 Honoraires de firme de recherche de logements

  • L'employé peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables engagés pour obtenir les services d'une firme de recherche de logements en vue de trouver
    • un logement locatif permanent; ou
    • un deuxième logement à titre temporaire (IOTDR).
  • La durée des services ne doit pas dépasser deux jours; les frais sont remboursés à même la composante de base.
  • ▪ employé a droit au remboursement de frais réels et raisonnables pour des services fournis par une firme de recherche de logements, à concurrence des tarifs négociés au préalable.
  • Lorsqu'aucune négociation n'a été menée au sujet des tarifs et des services, le montant remboursé sera calculé en fonction de tarifs ayant fait l'objet de négociations préalables dans des endroits similaires.
  • Si l'employé qui fait appel aux services d'une firme de recherche de logements locatifs durant le VRL afin de trouver un logement locatif permanent décide par la suite d'acheter une résidence, les honoraires de la firme ne sont pas déduits du coût d'acquisition s'il n'occupe pas déjà le logement ou n'a pas encore signé de bail.
  • Si l'employé qui fait appel aux services d'une firme de recherche de logements locatifs décide par la suite d'annuler ces services et omet d'en informer la firme au moins sept jours à l'avance préalablement à son arrivée, l'employé doit assumer lui-même les frais d'annulation applicables, le cas échéant.

7.8 Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)

  • Une indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR) est accordée lorsque, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, l'employé occupe temporairement deux résidences. Voici les deux situations visées par cette disposition :
    • l'employé doit louer un logement avant son arrivée au nouveau lieu de travail;
    • une ou plusieurs personnes à charge de l'employé restent à l'ancien lieu de travail pour terminer une période d'études (études secondaires : semestre en cours; collège ou université : année scolaire en cours) ou pour une autre raison justifiable.
  • L'employé qui doit louer un logement avant son arrivée au nouveau lieu de travail peut avoir droit au remboursement d'un montant maximum égal au premier mois de loyer à même la composante de base, sous réserve des conditions suivantes :
    • Le remboursement est calculé à partir du premier jour de la période de location prévue au bail jusqu'au jour où l'employé quitte son ancien logement.
    • Lorsqu'une aide doit être accordée au-delà de deux mois, elle peut être tirée de la composante sur mesure ou personnalisée.
    • L'employé qui, immédiatement après le déménagement, était locataire, qui acquiert par la suite une résidence et qui obtient le remboursement de ses frais juridiques et d'autres coûts d'acquisition rembourse l'aide financière reçue à même la composante de base aux termes de la présente disposition.
    • Lorsque la présente disposition s'applique, le logement provisoire n'est admissible qu'au jour suivant la livraison des effets mobiliers de l'employé.
  • Si une ou plusieurs personnes à charge de l'employé restent à l'ancien lieu de travail, l'employé reçoit une indemnité mensuelle de 525 $ au titre des frais de subsistance des personnes à charge, sous réserve des conditions suivantes :
    • Une seule indemnité est versée.
    • L'indemnité n'est pas versée si une autre forme d'IOTDR est versée par ailleurs.
    • L'indemnité est accordée se termine 180 jours après le début de la période ou, si elle correspond à une date postérieure, à la fin de l'année scolaire.

7.9 IOTDR - voyage au foyer la fin de semaine, une semaine sur deux

Disposition applicable aux personnes transférées dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

Cet avantage est fondé sur la prémisse que la personne transférée fera les réservations nécessaires plus de 14 jours à l'avance.

Lorsqu'un déménagement de porte à porte n'est pas possible, l'employé a le droit de voyager pour se rendre à son foyer une fin de semaine sur deux pendant qu'il est admissible à une indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR). Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

  • deux (2) voyages pendant la période initiale de 30 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • quatre (4) voyages pendant la période initiale de 60 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • cinq (5) voyages pendant toute la période durant laquelle l'employé touche une IOTDR.

Le paiement de ces dépenses est effectué à même la composante de base.

7.10 Frais juridiques

L'employé qui loue un logement au nouveau lieu de travail a droit au remboursement, à titre de frais accessoires à même la composante de base, des frais juridiques engagés pour l'approbation de la forme et de la validité du bail.

Section VIII - Vente de la résidence

8.1 Objet

Accroître la mobilité des employés en les aidant à se départir de leur résidence à leur ancien lieu de travail.

8.2 Délai de vente

Le délai de vente d'une résidence est régi par la clause 2.13.1.

Les employés peuvent demander une prolongation des délais prescrits dans des situations où la vente de la résidence est retardée en raison de circonstances exceptionnelles.

  • L'employé doit soumettre une analyse de cas au CMN qui l'achemine avec sa recommandation au chargé de projet du SCT pour approbation.
  • Le chargé de projet répondra par écrit à la demande, dès que possible, mais au plus tard dix (10) jours après la réception de la présentation.
  • Les demandes de prolongation des délais ne doivent pas être acceptées ou refusées sans raisons valables, conformément aux principes établis dans la Directive.
  • Les circonstances exceptionnelles peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, les exemples suivants :
    • État de santé de l'employé/des personnes à charge
    • Engagement en éducation
    • Faiblesse du marché

8.3 Aide à la vente de la résidence (10 %) (en vigueur le 1er octobre 2008)

La personne transférée peut avoir droit au remboursement de la différence entre la valeur estimative de sa résidence principale au lieu d'origine et le prix de vente obtenu dans les faits si ce dernier est moins élevé.

Composante de base

  • Les employés peuvent réduire le prix de vente d'un montant représentant jusqu'à 10 % de la valeur estimative.
  • Un employé peut accepter un prix de vente moins élevé et se faire rembourser la différence entre le prix de vente et la valeur estimative jusqu'à 10 % de la valeur estimative.
  • La limite applicable est de 15 000 $.
  • Aucune indemnité pour pertes immobilières n'est accordée.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Toute somme en sus de 15 000 $, sous réserve des fonds disponibles et des règles de l'ARC.

Remarques :

  1. La valeur estimative est établie au moyen d'une évaluation certifiée, conformément aux dispositions du PRI.
  2. Si l'employé souhaite accepter une offre d'achat de sa résidence principale au lieu d'origine pour une somme inférieure à 95 % de sa valeur marchande, il doit obtenir l'approbation préalable du coordonnateur ministériel national. Le FSR soumet tous ces cas pour approbation directement au coordonnateur ministériel national.

Exemple :
Une résidence est évaluée 100 000 $ et le prix demandé est de 105 000 $. L'autorisation préalable du coordonnateur ministériel national sera nécessaire si le prix de vente est réduit à 90 000 $ en vertu de l'option de réduction de 10 %, ce qui est inférieur à 95 % de la valeur marchande établie.

8.4 Critères d'occupation

La présente directive ne donne pas droit au remboursement des dépenses liées à la vente de la résidence à moins que l'employé et les personnes à sa charge, ensemble ou séparément, l'aient occupée, immédiatement avant l'annonce officielle de l'affectation, à titre de résidence principale (telle que définie par l'ARC).

8.5 Superficie du terrain

Le remboursement des dépenses aux termes de la présente directive se limite aux terrains dont la superficie n'excède pas 1,235 acres (½ hectare), sauf exigence contraire de la réglementation de zonage locale, auquel cas la superficie maximale prise en compte se limite à 4 acres (2,47 hectares).

Si une parcelle supplémentaire de terre est vendue avec la résidence principale, l'employé n'a droit qu'au remboursement des dépenses liées à la vente de la résidence ainsi que du terrain dont la superficie respecte les conditions susmentionnées.

8.6 Propriété conjointe

Si la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge de l'employé :

  • seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant à l'employé aux termes de la loi est remboursée;
  • l'employé doit communiquer au FSR les renseignements qu'il demande au sujet de sa part de propriété de la résidence.

8.7 Financement - Aperçu

Les avantages exposés dans la présente section sont financés à même la composante de base et, s'il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Base Sur mesure/personnalisée
Commission immobilière Taux établis  
Débours et frais juridiques Taux établis  
Frais d'évaluation Une évaluation professionnelle Une évaluation additionnelle s'il y a lieu
Pénalité de libération d'hypothèque L'employé choisit de ne pas acheter ou ne peut acheter :
  • le moindre de trois mois d'intérêts et de 5 000 $
L'employé n'a pas transféré son emprunt hypothécaire alors qu'il le pouvait - composante personnalisée
  • le moindre de trois mois d'intérêts et de 5 000 $
Frais de délégation ou de procuration Conformément à la Directive  
Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)
  • Jusqu'à 6 mois
  • Coûts réels et raisonnables
  • Mois additionnels
Aide au transport
  • Jusqu'à 3 mois
  • Jusqu'à 500 $ par mois
 
Inspection résidentielle   Tel que décrit ci-après
Indemnité pour pertes immobilières  
  • Composante personnalisée seulement - en fonction des fonds disponibles et sous réserve des restrictions imposées par l'ARC
Aide à la vente de la résidence Groupe EX et personnes nommées par le GC seulement
Nettoyage professionnel de l'ancienne/nouvelle résidence
  • Jusqu'à 100 $ (taxes comprises)
  • Dépenses en sus de la composante de base
Améliorations - immobilisations    
Encouragements à la vente  
  • Conformément aux règles établies par l'Agence du revenu du Canada
Frais de gestion immobilière  
  • Composante personnalisée seulement

8.8 Commission immobilière

L'employé peut demander le remboursement de la commission immobilière à même la composante de base, pourvu qu'elle n'excède pas les tarifs établis avec le tiers fournisseur de services.

8.9 Frais juridiques

L'employé a droit au remboursement des dépenses engagées pour effectuer la vente de la résidence, par exemple :

  • les débours et frais juridiques, y compris les taxes applicables
  • les frais juridiques engagés pour fournir un titre franc de toute charge.

Ces frais sont remboursés à même la composante de base :

  • les frais d'arpentage si l'avocat ou le notaire de l'employé atteste que :
    • le dernier relevé d'arpentage a été fait il y a plus de cinq ans,
    • des modifications notables ont été apportées au terrain depuis le dernier arpentage,
    • le propriétaire est tenu par la loi de fournir un relevé d'arpentage;
  • les frais facturés par le prêteur pour la disposition soit d'une première hypothèque, soit d'une deuxième hypothèque sur la propriété.

8.10 Frais d'évaluation

Une évaluation professionnelle aidera l'employé à fixer un prix de vente réaliste de sa résidence principale. L'employé a droit au remboursement des coûts suivants :

Composante de base

  • Une évaluation professionnelle (aux fins du PRI), à un taux ne dépassant pas ceux négociés au préalable dans le cadre du PRI.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Une deuxième évaluation, si l'employé y tient.

8.11 Pénalité de libération d'hypothèque

L'employé qui doit résilier son emprunt hypothécaire a droit au remboursement de la pénalité de libération d'hypothèque jusqu'à concurrence du moins élevé des montants suivants : 3 mois d'intérêt, et 5 000 $.

Composante de base

  • L'employé qui acquiert une résidence au nouveau lieu de travail et qui ne peut transférer son emprunt hypothécaire.
  • L'employé qui loue un logement au nouveau lieu de travail.
  • L'employé qui ne peut acheter de résidence parce qu'il doit occuper un logement de l'État.

Composante personnalisée

  • L'employé qui acquiert une résidence au nouveau lieu de travail et qui décide de ne pas transférer son emprunt hypothécaire même s'il a la possibilité de le faire.

8.12 Frais de délégation ou de procuration

En temps normal, ces frais ne sont pas remboursables. Toutefois, ils peuvent être remboursés à même la composante de base si l'employé n'a pu se présenter pour des raisons opérationnelles.

8.13 Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)

L'employé peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables associés au fait qu'il occupe temporairement deux résidences.

8.13.1 Déménagement de la famille et des effets mobiliers

Lorsque l'employé et les personnes à sa charge se rendent au nouveau lieu de travail et que l'ancienne résidence, vide, n'est pas vendue mais fait l'objet d'efforts de vente, les frais suivants sont remboursables à l'égard de la résidence non vendue :

  • frais d'intérêt (première hypothèque, ou deuxième hypothèque si aucuns frais ne s'appliquent à la première);
  • impôts fonciers;
  • services publics (électricité et chauffage);
  • entretien (déneigement, tonte de la pelouse, etc.);
  • frais d'assurance additionnels;
  • location d'une base pour maison mobile.

Composante de base

  • Frais réels et raisonnables.
  • Jusqu'à 180 jours (six mois).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Période en sus de celle de six mois (180 jours).

8.13.2 Déménagement de l'employé seulement

L'employé qui se rend au nouveau lieu de travail avant sa famille a le choix entre un logement temporaire et un logement permanent. Le coût de son logement est remboursé conformément aux dispositions exposées ci-après. L'hébergement non permanent doit être approuvé au préalable par le coordonnateur ministériel national.

8.13.2.a Logement provisoire

  • L'employé qui se rend seul au nouveau lieu de travail a droit au remboursement de ses frais de logement provisoire à même la composante de base pour une période de sept jours de manière à trouver un logement semi-permanent.

8.13.2.b Logement commercial (hôtel/résidence hôtelière)

Composante de base

  • Frais réels et raisonnables de logement, y compris le stationnement, le lavage, etc.
  • À concurrence de 180 jours (6 mois).
  • 65 % du taux du souper.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Période en sus de celle de six mois (180 jours).

8.13.2.c Logement privé ou gîte et couvert

Composante de base

  • Frais réels et raisonnables de logement, à concurrence des frais de logement et de repas habituels pour le lieu en question.
  • À concurrence de 180 jours (6 mois).
  • Pas d'indemnité de repas.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Frais de logement en sus de ceux prévus dans la composante de base.
  • Pas d'indemnité de repas.

Dans le cas d'un employé occupant un logement privé, l'indemnité mensuelle est réduite dans le cas d'une période d'absence de plus d'une semaine. La réduction est proportionnelle à la période d'absence.

8.13.2.d Nouvelle résidence permanente - louée ou achetée

Lorsqu'un employé se rend seul au nouveau lieu de travail et que sa résidence antérieure n'a pas été vendue, bien que des efforts soient faits en ce sens, les frais suivants sont remboursables à l'égard de la nouvelle propriété :

  • frais de location (y compris les frais de stationnement, de lavage, de location de meubles, etc.);
  • services publics (service téléphonique de base, câble, électricité, etc.);
  • frais d'intérêt (première hypothèque, ou deuxième hypothèque si aucuns frais ne s'appliquent à la première);
  • impôts fonciers;
  • location d'une base pour maison mobile.

Composante de base

  • Dépenses réelles et raisonnables.
  • Jusqu'à 180 jours (6 mois).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Période en sus de celle couverte par la composante de base.

8.13.2.e Logement de l'État

Composante de base

  • Remboursement des frais réels (logement, repas et frais accessoires).
  • S'il s'agit d'un logement autonome équipé d'une cuisine, les seuls frais remboursés sont ceux des services publics et du lavage (sauf le nettoyage à sec) si ces services ne lui sont pas fournis gratuitement.

8.13.3 Expédition des effets mobiliers de l'employé, dont au moins une personne à charge demeure à l'ancien lieu de travail

Si une ou plusieurs personnes à charge de l'employé demeurent à l'ancien lieu de travail pour achever une période scolaire (secondaire - semestre; université - année scolaire), les seuls frais de subsistance pouvant être remboursés le sont de la façon suivante :

Composante de base

  • 525 $ par mois (frais de subsistance réels et raisonnables).
  • Jusqu'à 180 jours (6 mois).

Composante personnalisée

  • Montants en sus de ceux prévus dans la composante de base.

Remarques :

  1. Si l'employé ou sa famille se réinstallent mais qu'une ou plusieurs personnes à charge, qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation, restent à l'ancien endroit (p. ex. pour terminer une période d'études au cours de l'année scolaire ou pour d'autres raisons justifiables), il faut rembourser à l'employé un montant équivalant à l'indemnité de logement privé (525 $) pour l'aider à assumer les frais de subsistance supplémentaires engagés par ses personnes à charge. Une seule indemnité est versée. Celle-ci n'est pas payable si une autre forme d'IOTDR est versée.
  2. Une fois terminé le semestre ou l'année scolaire, lorsque les personnes à charge demeurées à l'ancien lieu de travail pour poursuivre leurs études rejoignent leur famille, leurs frais de transport et de voyage sont remboursés conformément à la section 6 - Voyage vers le nouveau lieu de travail, de la présente Directive.

8.13.4 Les personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail avant l'employé

Lorsqu'une ou plusieurs personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail avant l'employé et le reste de la famille (en général pour entamer une période d'études), l'employé a droit au remboursement de leurs frais de subsistance à même la composante de base, à concurrence de l'indemnité de logement privé, soit 525 $.

8.14 IOTDR - voyage au foyer la fin de semaine

Disposition applicable aux personnes transférées dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

Cet avantage est fondé sur la prémisse que la personne transférée fera les réservations nécessaires plus de 14 jours à l'avance.

8.14.1 Lorsqu'un déménagement de porte à porte n'est pas possible, l'employé peut se rendre à leur foyer une fin de semaine sur deux pendant qu'ils touchent une indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR). Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

  • deux (2) voyages pendant la période initiale de 30 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • quatre (4) voyages pendant la période initiale de 60 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • cinq (5) voyages pendant toute la période durant laquelle l'employé touche une IOTDR.

Le paiement de ces dépenses est effectué à même la composante de base.

8.15 Conditions de remboursement - IOTDR

8.15.1 Conditions de remboursement

  • Fraction de son emprunt hypothécaire correspondant au coût en capital.
  • Frais de location d'automobile à l'un ou l'autre endroit.
  • Frais reliés aux personnes à charge qui allaient à l'école et n'habitaient pas à la résidence familiale avant la réinstallation de l'employé - ces frais ne sont pas remboursés parce qu'ils ne font pas l'objet d'une hausse par suite de la réinstallation.
  • Frais découlant de la séparation voulue de la famille pour des raisons personnelles.

8.15.2 Frais non remboursables

  • L'employé reste toujours responsable des frais de son ménage, à son point de départ.
  • Dans des cas exceptionnels, l'employé peut présenter une demande de remboursement de ses frais à son lieu de départ plutôt qu'à destination au coordonnateur ministériel national, qui l'achemine au chef de projet du SCT pour décision.
  • L'IOTDR n'est plus versée lorsque l'employé cesse d'être propriétaire de sa résidence au point de départ ou que les fonds de la composante sur mesure ou personnalisée sont épuisés.
  • La résidence au lieu d'origine doit faire l'objet d'efforts de vente.
  • La séparation n'est pas attribuable au fait que des personnes à charge veulent se départir de biens produisant des revenus ou pour des raisons d'emploi.
  • La personne à charge qui demeurait dans la résidence principale à l'ancien lieu de travail et y demeure encore poursuit des études à temps plein.

8.16 Indemnité de transport quotidien

Lorsque l'ancien lieu de travail et le nouveau sont relativement proches, quoique distants de plus de 40 km l'un de l'autre conformément aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu, l'employé peut voyager matin et soir, tous les jours (sous réserve de l'approbation de la direction, en consultation avec le coordonnateur ministériel national), durant la période où il pèse la décision d'acheter ou non une résidence permanente au nouveau lieu de travail. Les frais de transport ainsi engagés sont remboursés à la place des frais que l'employé devrait autrement engager pour le logement temporaire au nouveau lieu de travail.

Le remboursement est calculé au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM, de la façon suivante :

Composante de base

  • Jusqu'à trois mois; et
  • jusqu'à 500 $ par mois.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • s.o.

8.17 Inspection résidentielle

L'employé a droit au remboursement des dépenses engagées pour une inspection de la structure ou du bâtiment s'il s'agit d'une condition préalable à la vente de la résidence.

Composante de base

  • Des frais d'inspection pour les situations dont l'employé muté n'est pas responsable, notamment pour la détection de pyrite.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Le montant remboursable ne peut dépasser les frais négociés par le tiers fournisseur de services.

8.18 Aller-retour pour régler la vente

Si l'échange de document par courrier ou par voie électronique ne suffit pas aux fins de régler la vente, l'employé sera autorisé par le coordonnateur ministériel national à retourner seul à son ancien lieu de travail pour régler la vente. L'employé devra utiliser des jours de congé si le voyage ne peut être effectué durant ses jours de repos. Le remboursement se fera conformément à ce qui suit : (révisé le 1er mars 2006)

Composante de base

  • Transport (moyen le plus économique).
  • Repas et frais accessoires (maximum de 2 jours). (révisé le 1er mars 2006)

8.19 Aller-retour pour participer au déménagement

L'employé ayant droit à l'IOTDR peut retourner à son ancien lieu de travail pour prendre les dernières dispositions concernant le déménagement de ses effets mobiliers et participer au déménagement. Il doit utiliser des jours de congé s'il ne peut voyager pendant ses jours de repos. Il a droit à ses frais réels et raisonnables de transport et de voyage. (révisé le 1er mars 2006)

Composante de base

  • Transport (moyen le plus économique).
  • Repas pris durant la période (emballage, déballage) où l'employé a occupé un logement temporaire, à concurrence de cinq jours, y compris la période de voyage.
  • Frais accessoires (emballage, déballage), à concurrence de cinq jours.

8.20 Indemnité pour pertes immobilières (IPI)

L'employé qui vent sa résidence à perte peut avoir droit au remboursement de la différence entre le prix d'acquisition initial et le prix de vente.

La valeur marchande est fondée sur l'évaluation prévue aux termes du PRI et est conforme aux autres exigences du PRI.

L'autorisation préalable du coordonnateur ministériel national est nécessaire lorsque la propriété est vendue pour moins de 95 % de la valeur estimative.

Toute réduction du prix d'achat au titre des frais d'entretien reportés n'est pas incluse dans le calcul de l'IPI.

Exemple :
L'inspection de la résidence permet de constater que la fournaise doit être remplacée. Si l'on réduit le prix de vente au lieu de remplacer la fournaise, cette réduction n'est pas prise en compte dans le calcul de l'IPI.

Le remboursement d'une telle perte est financé de la façon suivante :

Composante personnalisée

  • 100 % de toutes les pertes admissibles si les fonds sont disponibles.

8.21 Nettoyage professionnel de la résidence

L'employé a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers et de sa nouvelle résidence, avant ou après le déchargement de ses meubles.

Composante de base

  • Maximum de 100 $ (taxes comprises).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Dépenses en sus de celles prévues dans la composante de base.

8.22 Propriété à revenu

L'employé qui vend une propriété à revenu (duplex, triplex, immeuble à logements multiples, petit magasin ou dépanneur) dont une partie constitue sa résidence principale ne peut réclamer que les dépenses liées à la partie occupée comme résidence principale.

Exemple :
L'employé qui possède un immeuble à logements multiples dont chacun est indépendant (p. ex., un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe un en qualité de résidence principale et qui vend l'immeuble, ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond son logement. Pour fins de calcul, on peut utiliser la surface de plancher, ou toute autre modalité de calcul acceptable en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

8.23 Vente privée

8.23.1 Au lieu de frais de courtage, l'employé qui vend lui-même sa résidence principale sera remboursé à même la composante de base des frais réels et raisonnables engagés pour faire évaluer la maison, l'annoncer, poser les écriteaux portant la mention « À vendre », ainsi que les autres dépenses semblables associées à la vente. La valeur totale des dépenses ne doit pas excéder les frais de courtage qui auraient été payables par ailleurs si la résidence avait été vendue par un courtier immobilier agréé.

8.23.2 Les employés qui font une vente privée n'ont pas droit à l'indemnité correspondant à 80 % de la somme épargnée au titre de la commission immobilière, contrairement à ceux qui décident de ne pas vendre leur résidence.

8.24 Encouragements à la vente

Les encouragements à la vente sont remboursés lorsqu'ils sont jugés nécessaires par le tiers fournisseur de services en vue de vendre la résidence. Ces encouragements (primes de décoration ou pour vente rapide, impôts fonciers ou frais de logement en copropriété payés d'avance, achat d'une réduction d'intérêts hypothécaires, etc.) doivent être consignés sur l'accord modifié de vente et sur le document proposant l'achat de la résidence. Ils sont financés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée et sont assujettis aux règles appliquées par l'ARC.

8.25 Frais de gestion immobilière

L'employé ayant eu droit au transfert d'un montant équivalant à la commission immobilière du fait qu'il n'a pas vendu son ancienne résidence peut utiliser les fonds ainsi imputés à la composante personnalisée pour acquitter les frais de gestion immobilière engagés, le cas échéant.

Section IX - Achat d'une nouvelle résidence

9.1 Objet

Accroître la mobilité des personnes transférées et les aider à acquérir une résidence principale au nouveau lieu de travail. Il n'est pas nécessaire que l'employé ait été propriétaire auparavant pour avoir droit aux avantages exposés dans la présente section.

9.2 Délai d'achat

Le délai d'achat d'une résidence est régi par la clause 2.13.1.

Les employés peuvent demander une prolongation des délais prescrits dans des situations où l'achat de la résidence est retardé en raison de circonstances exceptionnelles.

  • L'employé doit soumettre une analyse de cas au CMN qui l'achemine avec sa recommandation au chargé de projet du SCT pour approbation.
  • Le chargé de projet répondra par écrit à la demande, dès que possible, mais au plus tard dix (10) jours après la réception de la présentation.
  • Les demandes de prolongation des délais ne doivent pas être acceptées ou refusées sans raisons valables, conformément aux principes établis dans la Directive.
  • Les circonstances exceptionnelles peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, les exemples suivants :
    • État de santé de l'employé/des personnes à charge
    • Engagement en éducation
    • Faiblesse du marché

9.3 Critères d'occupation

Le droit aux avantages prévus par la présente Directive est conditionnel à l'occupation de la nouvelle résidence par l'employé ou par ses personnes à charge, non par un locataire.

9.4 Financement - Aperçu

Les avantages exposés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Composante de base Composante sur mesure ou composante personnalisée
Débours et frais juridiques X - tarifs du PRI  
Inspection résidentielle X - tarifs du PRI  
Inspections additionnelles en conformité avec la Directive X  
Frais de délégation ou de procuration X  
Différence d'intérêts hypothécaires À concurrence de 5 000 $ et de 5 ans Transfert d'emprunt hypothécaire impossible Transfert d'emprunt hypothécaire possible mais refus de l'employé - financement à même la composante personnalisée seulement
Assurance-prêt hypothécaire   X
Intérêt sur un prêt comme dépôt pour l'achat d'une maison X  
Financement provisoire - intérêts   X
Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ - intérêts   X
Achat d'une réduction d'intérêts   Composante personnalisée seulement
Nettoyage professionnel    
  Maximum de 100 $ Montants en sus de 100 $
Garantie des maisons neuves   Composante personnalisée seulement

9.5 Terrain et superficie

9.5.1 Les avantages prévus par la présente Directive s'appliquent également à l'achat d'un terrain sur lequel la résidence principale sera construite.

9.5.2 Le remboursement des dépenses aux termes de la présente Directive se limite aux terrains dont la superficie n'excède pas 1,235 acres (1/2 hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) si la réglementation de zonage applicable comporte des exigences concernant la superficie.

9.5.3 Si une parcelle supplémentaire de terrain est acquise (soit pour la résidence à construire, soit pour la résidence achetée), l'employé n'a droit qu'au remboursement des dépenses qui auraient été couvertes par ailleurs, compte tenu des conditions susmentionnées.

9.6 Construction d'une nouvelle résidence

L'employé qui construit sa résidence principale au nouveau lieu de travail peut demander le remboursement des dépenses liées à l'achat du terrain et de la construction de l'habitation qui auraient été remboursables si cette dernière avait été une maison à vendre sur le marché.

  • Les coûts prévus dans le contrat de construction sont réputés faire partie du prix d'achat.
  • La garantie des maisons neuves est remboursable uniquement dans le cadre de la composante personnalisée.
  • Les taxes (TVP, TPS ou TVH) ne sont pas remboursables (toutes les taxes sont réputées faire partie du prix d'achat).

9.7 Achat après le déménagement

Un seul type d'aide peut être versé pour l'obtention d'une résidence au nouveau lieu de travail, que celle-ci soit achetée ou louée.

Composante de base

  • Frais engagés pour la location d'un logement; ou
  • Frais engagés pour acheter une résidence.

L'employé qui emménage au départ dans un logement loué a droit au remboursement des frais juridiques reliés à l'achat d'une résidence si cet achat survient dans les deux ans suivant sa date d'entrée en fonction au nouveau lieu de travail. On soustrait toutefois du montant de remboursement des frais juridiques les sommes versées à titre d'avance de loyer et d'aide à la location.

9.8 Dépenses non admissibles

Certains paiements versés au moment de quitter l'ancienne résidence ne sont pas remboursables, notamment :

  • les ajustements au titre des services publics et les taxes municipales.

9.9 Propriété à revenu

L'employé qui achète une propriété à revenu (par exemple, un duplex, un triplex, un édifice à logements multiples, un petit magasin ou dépanneur) où il établit sa résidence principale ne peut demander le remboursement que des dépenses liées à la partie qui sert de résidence principale.

9.10 Propriété conjointe

Si la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge de l'employé, seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant à l'employé aux termes de la loi est remboursée. Sur demande, l'employé doit préciser le pourcentage de propriété applicable.

9.11 Perte du dépôt

L'employé qui, par suite du défaut d'exécution du contrat d'achat, perd le dépôt versé sur une habitation n'a pas droit au remboursement de la perte du dépôt. On pourra prévoir une exception à cette règle si le défaut d'exécution est attribuable à des exigences du ministère.

9.12 Maisons mobiles

9.12.1 L'employé qui achète une maison mobile a droit aux mêmes avantages que l'employé qui achète une résidence construite sur un terrain résidentiel.

9.12.2 L'employeur ne paie pas le coût de transport d'une maison mobile en cas de réinstallation subséquente; se reporter à la section 10.

9.13 Débours et frais juridiques

L'employé a droit au remboursement des débours et frais juridiques, y compris les taxes y afférentes, engagés pour l'achat de sa propriété. Il a aussi droit au remboursement des autres dépenses de nature juridique nécessaires à l'établissement d'un titre de propriété franc de toute charge :

Composante de base

  • Les honoraires du shérif.
  • Les droits de cession immobilière.
  • Les frais de transfert du titre/le droit de mutation.
  • Les assurances garantissant le titre franc et libre ou les frais d'arpentage.
  • Le certificat d'exécution.
  • Les frais de délégation et de procuration.
  • Les frais d'évaluation nécessaires engagés à la demande du prêteur pour obtenir une première ou une deuxième hypothèque lorsque les évaluations remboursées sous la composante de base ne sont pas acceptées par le prêteur.

9.14 Inspection résidentielle

L'employé a droit au remboursement des frais facturés par un inspecteur en bâtiment certifié pour une inspection résidentielle avant l'achat de la nouvelle résidence principale, que celle-ci soit ou non garantie au moment de la prise de possession.

Composante de base

  • Une inspection de la structure (à concurrence des tarifs établis dans le cadre du PRI) y compris dans le cas d'une nouvelle résidence habitée et couverte par une garantie.
  • Inspections de suivi - termites, puits, système d'eau potable, fosse septique, etc. - lorsqu'il s'agit d'une exigence ou d'une recommandation formulée lors de la première inspection;
  • Frais de détection de pyrite.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Une inspection de la structure (à concurrence des tarifs établis dans le cadre du PRI) dans le cas d'une nouvelle résidence n'ayant jamais été habitée et qui est couverte par une garantie.

9.15 Frais de délégation et de procuration

L'employé ou son conjoint ou conjoint de fait doit, en principe, être présent à la clôture de la vente. Aussi, les frais de délégation ou de procuration ne sont pas remboursés en temps normal. Si toutefois, pour des raisons opérationnelles confirmées par le gestionnaire, l'employé ne peut se présenter, il a droit au remboursement de ces frais.

Composante de base

  • Frais de délégation et de procuration - frais réels et raisonnables.

9.16 Différence d'intérêts hypothécaires

Dans la plupart des cas, l'employé sera en mesure de transférer un emprunt hypothécaire d'une résidence à une autre. Toutefois, si la chose n'est pas possible et que le taux d'intérêt hypothécaire (première hypothèque) au nouveau lieu de travail est plus élevé que le taux applicable à l'ancien lieu de travail, l'employé a droit au remboursement de la différence de frais d'intérêt, à concurrence de 5 000 $.

Composante de base

  • Jusqu'à 5 000 $.

Composante personnalisée

  • Si le transfert était possible mais que l'employé a choisi de ne pas le faire.

Calcul

  • Le calcul est fait à partir du solde de l'emprunt hypothécaire sur la résidence au lieu de départ et de sa durée résiduelle, à concurrence de 5 ans.
  • Si le nouveau principal de l'emprunt hypothécaire est moins élevé que le principal antérieur, ce nouveau principal servira à établir la différence de frais d'intérêt.
  • Si des taux flottants ou variables sont applicables au nouveau lieu de travail, le taux d'intérêt initial sur le nouvel emprunt hypothécaire est utilisé aux fins de calcul et de remboursement pour l'ensemble de l'année. Tout rajustement sera apporté au besoin au moment du rapprochement annuel.

9.17 Prime d'assurance-prêt hypothécaire

L'assurance-prêt hypothécaire est requise par la loi lorsque l'emprunt hypothécaire représente plus de 75 % du prix d'achat ou lorsque d'autres conditions sont réunies. L'employé peut avoir droit au remboursement de la prime.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Prime réelle, remboursée en un paiement forfaitaire (prime payée en un seul versement).

Remarques :

  1. Si le capital réel relatif à l'ancienne résidence n'est pas transféré en entier à la nouvelle résidence, toute augmentation de prime (ou l'imposition de la prime) ne sera pas remboursée.
  2. Si, toutefois, la prime d'assurance avait été tout de même payable, la fraction appropriée de celle-ci peut être remboursée même lorsqu'une partie seulement du capital réel est transférée à la nouvelle résidence.

9.18 Autres dispositions relatives à l'hypothèque

L'employé qui achète une résidence de remplacement au nouveau lieu de travail avant que la résidence à l'ancien lieu de travail ne soit vendue peut se faire rembourser les dépenses qui en découlent, à concurrence de la valeur de l'avoir de l'employé dans l'ancienne résidence, conformément à ce qui suit :

9.18.a Intérêts sur emprunt personnel à court terme - Dépôt à l'achat d'une résidence

L'employé peut se faire rembourser à même la composante de base les intérêts sur un emprunt personnel à court terme contracté pour l'achat d'une résidence principale au nouveau lieu de travail.

  • Remboursement des intérêts sur l'emprunt pendant un an ou, si elle survient plus tôt, jusqu'à la date d'achat de la nouvelle résidence.
  • Remboursement des frais administratifs nécessaires (traitement de la transaction et de l'emprunt).

Remarque :
Le montant de l'emprunt en question ne peut excéder le montant minimum requis pour la confirmer l'offre d'achat de la résidence (confirmation par le fournisseur de services).

9.18.b Financement provisoire - Intérêts sur emprunt à court terme

Financement provisoire selon l'avoir de l'employé dans la résidence antérieure ou financement provisoire à court terme

  1. L'employé peut avoir recours à des modalités de financement provisoire pour acheter une résidence principale au nouveau lieu de travail.
  2. L'emprunt est fondé sur l'avoir de l'employé dans sa résidence principale à l'ancien lieu de travail.
  3. L'aide financière est accordée conformément à ce qui suit.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • L'employé a droit au remboursement des intérêts sur l'emprunt.
  • Le remboursement englobe aussi les frais juridiques et administratifs requis relativement à l'emprunt, à l'exclusion des honoraires de tiers rattachés à l'emprunt.
  • La période de remboursement n'excède pas 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente est effectuée ou après six mois, selon la première de ces deux dates à survenir.

Avec l'approbation du coordonnateur ministériel national, à la demande de l'employé et sur recommandation de l'expert-conseil en réinstallation, cette période peut être prolongée d'une période additionnelle de six mois dans des circonstances exceptionnelles.

Remarque :
Dans certaines administrations provinciales, le produit de la vente n'est pas toujours transféré immédiatement lors de la conclusion de la transaction, pour des raisons liées à l'inscription aux registres, d'où la nécessité de prévoir un financement provisoire. Sur une base d'exception, les intérêts sur un tel emprunt de courte durée (n'excédant pas 14 jours en temps normal) couvrant les avoirs ainsi bloqués seront remboursés.

9.18.c Emprunt à la réinstallation bonifié de 25 000 $

L'employé peut contracter un emprunt hypothécaire de second rang relatif à l'acquisition d'une résidence principale au nouveau lieu de travail et se prévaloir d'une bonification au titre des intérêts, sous réserve des fonds disponibles, conformément à ce qui suit :

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Frais d'intérêt sur un emprunt hypothécaire bonifié.

Pour que l'employé ait droit au remboursement, les conditions suivantes doivent être réunies :

  • les limites prescrites par l'ARC doivent être respectées;
  • l'emprunt bonifié ne doit pas dépasser 25 000 $;
  • la nouvelle résidence doit être plus rapprochée du nouveau lieu de travail d'au moins 40 km;
  • l'employé achète la résidence afin d'y emménager.

9.19 Achat d'une réduction d'intérêts

L'employé qui souhaite acheter une réduction d'intérêts sur un emprunt hypothécaire au nouveau lieu de travail peut avoir droit au remboursement des coûts suivants à même la composante personnalisée :

Composante personnalisée

  • Réduction d'intérêts hypothécaires.
  • Frais juridiques requis.

Remarque :
Le montant en jeu doit être conforme au taux prescrit par l'ARC.

9.20 Nettoyage professionnel de la résidence

L'employé a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers et de sa nouvelle résidence, avant ou après le déchargement de ses meubles.

Composante de base

  • Maximum de 100 $ (taxes comprises).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Dépenses en sus de celles prévues dans la composante de base.

Section X - Transport de maisons mobiles

10.1 Objet

Lorsqu'un employé est autorisée à déménager ses effets mobiliers pour se rendre à son nouveau lieu de travail, l'employeur peut payer les frais de transport de la maison mobile de l'employé servant de résidence principale à ce dernier.

Seuls les employés possédant une maison mobile avant le 1er avril 2003 sont visés par les présentes dispositions.

Les maisons mobiles acquises après le 1er avril 2003 ne sont pas visées par la présente Directive, et l'État n'assumera pas les frais de transport qui s'y rattachent.

10.2 Responsabilité

Il incombe à l'employé de prendre les dispositions nécessaires pour le transport de la maison mobile, après avoir consulté le tiers fournisseur de services.

10.3 Financement - Aperçu

Les avantages exposés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Composante de base Composante sur mesure ou composante personnalisée
Transport d'une maison mobile Frais réels et raisonnables Maison mobile de grande taille ou à plusieurs éléments
Location de matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et pour la fixer à la remorque Frais réels et raisonnables  
Location de matériel pour placer la maison mobile sur sa nouvelle base Frais réels et raisonnables  
Entreposage (lorsque cela est autorisé) Frais réels et raisonnables Dépenses additionnelles pour maison mobile de grande taille ou à plusieurs éléments
Assurance de base pendant le transport Coût réel, couverture à concurrence de 100 000 $ Couverture en sus de 100 000 $
Autres services et frais   Frais réels et raisonnables

10.4 Droits

L'employeur autorisera le remboursement à même la composante de base des frais réels et raisonnables de préparation, de camionnage et d'installation de la maison mobile au nouvel emplacement, conformément à la présente Directive.

10.4.1 Remboursement des dépenses - Plafond

  • Les dépenses doivent être inférieures à la valeur marchande de la maison mobile.

10.5 Économies non transférables de la composante de base à la composante personnalisée

Aucune économie n'est transférable de la composante de base à la composante personnalisée (expédition, moins de 1 000 livres par pièce).

10.6 Interdiction de transporter une maison mobile

Le transport de maisons mobiles est interdit aux endroits suivants :

  • au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest - à l'exception de Yellowknife;
  • au Nunavut, à Goose Bay, au Labrador et à Terre-Neuve.

10.7 Entreposage

Si les effets mobiliers de l'employé sont entreposés et que l'on constate que la maison mobile (résidence principale) de l'employé ne serait pas un logement pratique au nouveau lieu de travail ou qu'elle ne peut y être transportée mais que l'employé ne veut pas la vendre ni la louer, l'employé a droit au remboursement* des frais d'entreposage de la maison mobile.

* Sous réserve de l'état de la maison mobile.

10.8 Transport du lieu d'entreposage

L'employé affecté subséquemment à un nouveau lieu de travail peut y faire transporter sa maison mobile depuis le lieu où elle était entreposée. Les frais connexes sont remboursés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

10.9 Autres frais de service

L'employé a droit au remboursement de ses frais réels et raisonnables conformément à ce qui suit :

Composante de base

  • Location du matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et la préparer en vue du transport.
  • Camionnage.
  • Préparation de la maison mobile à destination, y compris l'installation sur sa base et le raccordement aux services publics.
  • Location, à destination, de matériel pour installer la maison mobile sur sa base.
  • Assurance de base durant le voyage, à concurrence d'une couverture de 100 000 $.
  • Entreposage à long terme (lorsque la chose est autorisée, postes isolés seulement).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Débranchement des services publics.
  • Transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments et entreposage en cours de route.
  • Assurance en sus de ce que prévoit la composante de base, maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments (composante personnalisée seulement).
  • Préparation de la maison mobile en vue du transport, y compris le déplacement de la maison mobile de sa base.
  • Vérification du véhicule pour s'assurer qu'il est en bon état et qu'il satisfait aux normes provinciales (composante personnalisée seulement).
  • Entreposage en long terme - postes isolés (lorsque la chose est autorisée), maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments.
  • Frais additionnels pour le transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments.

Section XI - Expédition des effets mobiliers

11.1 Objet

Il incombe à l'employeur (ministère) de déménager les effets mobiliers de l'employé, conformément aux conditions et restrictions énoncées dans la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM. Le marché actuel des Services de déménagement d'articles de ménage (SDAM), et les tarifs prévus dans ce marché, priment dans le choix du transporteur.

L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de déménagement et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets mobiliers de la résidence principale de l'employé. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d'un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l'exception de ce qui est prévu dans la présente Directive.

Par souci d'économie et d'efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l'industrie du déménagement, ce sont les bureaux régionaux de Services gouvernementaux Canada (SGC) qui pourvoient aux services de déménagement, lesquels sont contrôlés par l'administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SGC située dans la région Hull-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l'intérieur du Canada.

Il incombe à l'employeur de convenir des modalités d'expédition avec la société de déménagement aux termes du marché des SDAM, en liaison avec le tiers fournisseur de services, qui remplira les formulaires requis aux termes du marché des SDAM et communiquera l'information aux coordonnateurs ministériels régional et national pour la prise des mesures requises par l'entremise du Service central de déménagement.

Aux fins d'imputation aux enveloppes de financement de l'employé, ce dernier présente une copie de la liste de chargement d'origine au tiers fournisseur de services. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au tiers fournisseur de service le poids des effets mobiliers indiqué sur la facture présentée par la société de déménagement.

L'employeur n'est responsable ni financièrement, ni autrement du transport des effets d'un endroit quelconque sauf l'ancien lieu de résidence désigné au départ ou l'endroit où l'État avait déjà payé l'entreposage des effets personnels de l'employé.

11.2 Poids autorisé

L'employeur organise et paie l'emballage, l'assurance, l'expédition, l'entreposage en cours de route et le déballage d'une quantité raisonnable d'effets mobiliers.

Composante de base

  • Jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kilos.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Poids en sus de 20 000 livres/9 071,94 kilos.
  • Frais additionnels résultant d'articles que la société de déménagement accepte seulement sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s'appliquent.

Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au marché des SDAM.

11.3 Financement - Aperçu

Les avantages exposés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Avantage Composante de base Composante sur mesure ou composante personnalisée
Expédition d'effets mobiliers Jusqu'à 20 000 livres/
9 071,94 kg
Poids excédant 20 000 livres/
9 071,94 kg
Frais accessoires de réinstallation Frais réels, conformément à la Directive  
Entreposage en cours de route À concurrence du nombre de jours où une indemnité au titre de l'hébergement, des repas et des frais accessoires est accordée Jours supplémentaires
Entreposage à long terme (seulement lorsqu'il est autorisé) Jusqu'à 20 000 livres/
9 071,94 kg
Plus de 20 000 livres/
9 071,94 kg
Assurance de base Jusqu'à 100 000 $ Plus de 100 000 $
Assurance supplémentaire Frais réels  
Premier véhicule personnel Frais réels  
Autres véhicules personnels   Frais réels
Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc.   Frais réels, conformément à la Directive
Emballage dans des caisses   Frais réels
Objets d'art   Frais réels
Transport d'animaux de compagnie   Frais réels
Frais additionnels d'expédition   Frais réels
Location de voiture à destination   Dépenses raisonnables, conformément à la Directive

11.4 Pièces admissibles

Les pièces suivantes sont admissibles :

  • Cuisine.
  • Chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé).
  • Salle de séjour.
  • Salle de jeux.
  • Salle familiale.
  • Sale à dîner.
  • Sous-sol.
  • Garage (sauf dans le cas d'appartements et de logements en copropriété).
  • Remise extérieure (une seule).
  • Débarras (séparé de l'appartement).

On utilisera le rapport d'évaluation pour établir le nombre de pièces admissibles, dans le cas des propriétaires; les personnes transférées qui louent leur logement fourniront la liste des pièces.

11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)

L'employé peut avoir droit au remboursement de différents frais accessoires de réinstallation, en sus des frais remboursés au moyen de l'indemnité pour frais accessoires (650 $) non soumis à une justification. Les dépenses suivantes sont remboursées à même la composante de base (reçus requis) :

  • branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);
  • branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);
  • permis locaux, par exemple permis de conduire, immatriculation de l'automobile, certificat de sécurité requis par l'administration provinciale pour l'obtention des plaques minéralogiques (à l'exclusion du coût des réparations requises);
  • modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d'oeuvre seulement;
  • frais de changement d'adresse postale.

11.6 Articles non admissibles

Ne sont pas admissibles les articles qui ne peuvent être expédiés parce qu'ils présentent un danger ou parce qu'ils sont exclus aux termes du marché des SDAM.

11.7 Entreposage en cours de route

L'employé a droit au remboursement des coûts d'entreposage de ses effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s'avère nécessaire.

Composante de base

  • Remboursement des frais réels et raisonnables jusqu'à la dernière journée admissible au titre de l'hébergement provisoire, des repas et indemnité pour frais accessoires (HPR et IFA).

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période visée par la composante de base lorsque l'entreposage n'est pas le fruit d'un choix personnel.

11.8 Entreposage à long terme (postes isolés seulement)

11.8.1 Lorsqu'un employé est transféré et que, selon l'avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté l'employé, on juge que l'expédition d'une partie ou de la totalité de ses effets mobiliers ou de ses véhicules automobiles personnels à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une solution pratique, l'employeur assumera les frais suivants :

Composante de base

  • L'emballage, dans des boîtes ou dans des caisses, ainsi que le transport des effets mobiliers de l'employé jusqu'aux plus proches installations convenables d'entreposage à long terme.
  • L'entreposage des effets mobiliers jusqu'à ce que l'employé, ou l'une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession.
  • L'entreposage d'au plus deux véhicules automobiles personnels, ou encore d'une automobile et d'une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d'entreposage de deux véhicules automobiles personnels.
  • Les services préventifs nécessaires en prévision de l'entreposage d'un véhicule automobile personnel, comme l'enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces, etc., ces services n'étant payés qu'une seule fois.

11.8.2 Si l'employé est de nouveau transféré, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national autorise les SDAM à expédier les effets mobiliers de leur lieu d'entreposage :

  1. au nouveau lieu de travail;
  2. ou à l'ancien lieu de résidence d'où ils ont été expédiés à l'entreposage.

11.8.3 L'employé qui cesse de travailler alors que ses effets mobiliers sont entreposés :

  1. a droit au remboursement des frais d'entreposage jusqu'au septième jour suivant la date de cessation d'emploi et jusqu'à 14 jours dans des cas exceptionnels, sous réserve de l'approbation de l'administrateur général;
  2. s'il le veut, peut, un mois avant la date de cessation d'emploi, se faire expédier par l'employeur ses effets à l'endroit initial d'où ils avaient été expédiés à l'entreposage - ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n'entraîne pas un coût supérieur à celui de l'expédition à l'endroit initial.

11.9 Économies découlant de la réduction des coûts d'entreposage à long terme (électroménagers seulement)

Si l'employé est affecté à un poste isolé où il est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut normalement pas contenir tous ses effets mobiliers, les effets seront entreposés aux frais de l'État.

L'employé qui décide de ne pas entreposer ses électroménagers peut transférer à sa composante personnalisée 80 % des économies réalisées (frais d'entreposage pendant 24 mois), en fonction du poids de ses effets mobiliers (selon les moyennes de l'industrie).

Selon les moyennes de l'industrie, le coût d'entreposage d'un ensemble complet d'électroménagers (laveuse de vaisselle, laveuse, sécheuse, cuisinière, réfrigérateur et congélateur) pendant un an est de 450 $. Ce montant peut être rajusté par l'expert-conseil en réinstallation d'après le coût contractuel réel.

11.10 Expédition ou entreposage partiel

L'entreposage d'une partie des effets mobiliers de l'employé sera autorisé dans des cas exceptionnels, où lorsque ce dernier est installé dans un logement dont l'État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens.

Composante de base

  • Frais d'entreposage réels.
  • Poids combiné à l'expédition et à l'entreposage, à concurrence de 20 000 livres, ou 9 072 kilos.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.

Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services ayant conclu un marché avec les SDAM, avec l'autorisation du coordonnateur ministériel national. Lorsque le coût d'entreposage est payé, aucune économie n'est transférable au titre d'une réduction de poids.

Si l'employé choisit un logement ne pouvant contenir qu'une partie de ses effets mobiliers, c'est à lui qu'il incombe de prendre les dispositions pour l'entreposage de l'autre partie.

11.11 Assurance de base

L'employé a droit à une assurance au regard du transport de ses effets mobiliers, conformément à ce qui suit.

Composante de base

  • Couverture de 100 000 $ pour ses effets mobiliers autorisés.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Couverture supérieure à 100 000 $.
  • Assurance couvrant des articles particuliers.

11.12 Emballage dans des caisses

Il est possible que l'employé possède certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des oeuvres d'art ou des antiquités). Il peut demander que les frais d'emballage de ces articles dans des caisses soient remboursés à même sa composante sur mesure ou sa composante personnalisée.

11.13 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)

L'employé a droit au remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l'expédition de son VAP ou à l'utilisation de ce dernier pour se rendre à son nouveau lieu de travail.

Transporteur commercial

Composante de base

  • Coût d'expédition du premier véhicule

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Coût d'expédition des véhicules additionnels.

Dans les cas où la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 kilomètres, les ministères pourront autoriser l'employé à faire expédier les véhicules appartenant à la famille et à voyager avec sa famille par un moyen de transport commercial. (révisé le 1er mars 2006)

On pourra aussi expédier le deuxième VAP dans des cas inhabituels, par exemple s'il est impossible de le faire conduire en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de certaines circonstances concernant la famille. Tous les cas devront être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.

Lorsque l'employé doit livrer le VAP au point d'expédition, il peut réclamer les dépenses suivantes :

  • le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM de manière à couvrir les frais engagés pour le transport d'un VAP entre le lieu de travail et l'entrepôt du commissionnaire, à l'ancien ainsi qu'au nouveau lieu de travail; (révisé le 1er mars 2006)
  • au besoin, le coût du trajet dans un seul sens, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que l'employé puisse revenir de l'entrepôt du commissionnaire ou s'y rendre (à la fois) à l'ancien lieu de travail et au nouveau; (révisé le 1er mars 2006)
  • les frais exigés par le commissionnaire de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour en prendre livraison;
  • le coût de l'entreposage du VAP dans les entrepôts du commissionnaire pour une durée maximale combinée de dix jours.
Les frais de location d'un véhicule automobile engagés durant la période d'expédition du véhicule de l'employé ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières indépendantes de la volonté de l'employé. Ces frais font l'objet d'un remboursement à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée. Les circonstances en question sont les suivantes : (révisé le 1er mars 2006)
  • maladie d'un membre de la famille (nécessité de se rendre à l'hôpital, de consulter des médecins);
  • employé ou personne à charge ayant une déficience permanente;
  • absence de transports publics au lieu de travail;
  • réparations apportées au véhicule de l'employé en raison de dommages subis durant l'expédition;
  • livraison du véhicule après la date prévue au contrat pour des raisons indépendantes de la volonté de l'employé.

Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.

11.14 Expédition d'un véhicule récréatif, d'un bateau, d'une motocyclette, d'un VTT, d'une remorque ou d'une motoneige

Les frais d'expédition de ces véhicules peuvent être remboursés.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Remboursement des frais réels et raisonnables.

11.15 Frais d'expédition additionnels

L'employé est responsable de tous frais en sus de ceux qui ont été établis dans le marché des SDAM. S'il désire expédier des articles qui ne sont pas visés par le marché, il a droit au remboursement de ses frais réels à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

11.16 Animaux de compagnie

L'employé a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter ses animaux de compagnie à son nouveau lieu de travail ainsi que de les frais de pension nécessaires pendant qu'il occupe un logement provisoire.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Frais réels et raisonnables.

11.17 Congé pour l'emballage des effets mobiliers

L'employé a doit à une période de congé payé d'au plus trois (3) jours afin de superviser l'emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu de travail. (révisé le 1er mars 2006)

Section XII - Nouveaux employés de la fonction publique

12.1 Première nomination à la fonction publique (autre que EX/GIC)

(C'est la responsabilité interne de chaque ministère)

12.1.1 En règle générale, les dépenses de réinstallation ne sont pas remboursées aux personnes qui font l'objet d'une première nomination à la fonction publique. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles, lorsque l'on estime que le remboursement de ces dépenses est nécessaire à l'efficacité de la mesure de dotation, on doit négocier au cours de la phase de sélection (Manuel de dotation de la fonction publique du Canada, Politiques et lignes directrices) les dispositions de réinstallation (s'il en est) à offrir lors de la nomination. Les conditions acceptées doivent faire partie de l'offre; de plus, il faut les consigner et les mettre en oeuvre lorsque la personne est embauchée et installée à son premier lieu de travail.

L'enveloppe de financement du la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM ne s'applique pas à la réinstallation aux personnes dont c'est la première nomination, exception faite des personnes nommées par décret (GIC) et EX. (voir la section 1.4.6.).

12.1.1.a Pour assurer une mesure de dotation efficace, on peut négocier une aide à la réinstallation, le cas échéant, avec les personnes nommées à la catégorie des cadres supérieurs, à la catégorie scientifique et professionnelle, à la catégorie administrative et du service extérieur ainsi qu'à la catégorie technique. Toutes les dispositions de la présente directive peuvent être approuvées à l'exception des contre-indications de la présente section. Les dépenses engagées pour la disposition et l'acquisition du logement ne sont pas remboursables.

12.1.2 L'offre d'aide à la réinstallation ne doit pas être automatique et toute mesure d'aide négociée doit respecter les restrictions stipulées dans la présente section. L'aide ne doit être offerte qu'aux personnes qui sont disposées à signer une entente de service de deux ans. L'entente doit préciser que si la personne nommée quitte son travail et par conséquent ne complète pas deux années de service continu au sein du gouvernement fédéral (ou si elle part avant la fin de la période déterminée pour laquelle elle a été nommée, si celle-ci est inférieure à deux ans), elle doit rembourser une partie de l'aide à la réinstallation fournie, laquelle sera calculée en fonction de la différence entre la durée de son service continu et la période de deux ans.

12.1.3 Le ministère d'accueil ne doit rembourser que les dépenses de réinstallation reconnues au cours de la phase de sélection, et ce même si la nomination a été faite par la Commission de la fonction publique.

12.1.4 Les personnes nommées à la catégorie de l'exploitation et à celle du soutien administratif ne sont pas admissibles au paiement des dépenses de réinstallation aux termes de la présente section, étant donné que les employés de ces catégories sont habituellement embauchés sur place. Dans des circonstances exceptionnelles, il faut obtenir l'approbation préalable de l'administrateur général lorsque des personnes affectées à ces catégories doivent être réinstallées aux frais de l'État. Il faut négocier l'aide fournie, s'il en est, conformément aux paragraphes 12.1.1 et 12.1.2. Les dépenses engagées pour la disposition et l'acquisition du logement ne sont pas remboursables.

12.1.5 On pourra rembourser 500 $ de faux frais à la personne nommée qui expédie des effets mobiliers pesant 900 kg (2 000 livres) ou plus, ou 200 $ de faux frais à la personne expédiant moins de 900 kg (2 000 livres). Avant que ce montant ne soit autorisé, la personne nommée doit signer l'attestation suivante:

12.1.5.a « J'atteste que j'ai engagé des faux frais s'élevant à $ (montant) entièrement occasionnés par ma réinstallation et non remboursables autrement qu'aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM et des articles à cet égard. »

Les autres faux frais ne sont pas remboursés.

12.1.6 Les dispositions relatives au logement provisoire ne devraient pas normalement s'appliquer aux personnes nommées. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, on peut approuver le logement provisoire jusqu'à concurrence de 5 jours pour une personne nommée sans personne à charge, ou de 12 jours pour une personne nommée ayant des personnes à charge, moins le nombre de jours compensés à l'occasion d'un voyage de recherche de logement (VRL).

12.1.7 Lorsque les effets dont le déménagement a été autorisé ne sont pas arrivés ou lorsque, de l'avis de l'administrateur général, le logement attribué par l'État n'est pas encore habitable, on rembourse seulement le coût réel du logement (ne dépassant pas normalement les taux de logement inscrits à la section 5) pour une période supplémentaire d'au plus 14 jours, à la discrétion de l'administrateur général ou de son agent délégué.

12.1.8 Tous les avantages prévus par la présente Directive qui font l'objet d'une restriction doivent être approuvés par le SCT.

12.2 Personnes nommées pour la première fois et habitant à l'étranger

12.2.1 Les restrictions additionnelles suivantes s'appliquent aux personnes nommées habitant à l'extérieur du Canada:

  1. Voyage de recherche de logement
    • les dépenses relatives à un voyage à la recherche du logement ne sont pas remboursables;
  2. Disposition de la résidence principale
    • les dépenses de disposition d'une résidence principale située à l'extérieur du Canada dont le titulaire est propriétaire ou locataire ne sont pas remboursables.

12.2.2 Pour les personnes nommées habitant à l'extérieur du Canada et des états continentaux des États-Unis qui expédient des effets, le paiement de tout coût d'emballage, d'expédition, d'entreposage en cours de déménagement et de déballage se limite à 900 kg (2 000 livres) d'effets mobiliers pour une personne nommée sans personne à charge et à 2 300 kg (5 000 livres) pour une personne nommée ayant des personnes à charge. Les limites de poids s'appliquent aux effets une fois terminé l'empaquetage ou l'emballage, ou les deux, en caisses.

12.2.3 Avant de se rendre au lieu de travail, la personne nommée doit transmettre à l'administrateur général du ministère d'accueil un inventaire détaillé des effets mobiliers qu'elle compte expédier.

12.2.4 L'administrateur général du ministère d'accueil est chargé de déterminer avant la réinstallation, quels articles de l'inventaire peuvent être expédiés aux frais de l'État et le versement maximal pour réparer ou remplacer tout article pouvant être endommagé ou perdu.

12.2.5 Lorsque la personne nommée ou des membres de sa famille n'ont pas contribué aux pertes ou aux avaries, l'administrateur général peut autoriser le paiement si les articles inscrits à l'inventaire:

  1. sont avariés: le paiement sera alors basé sur le coût des réparations nécessaires à la remise en état des articles (sur la foi d'une pièce justificative ou d'une estimation digne de confiance) ou la valeur normale de remplacement de l'article au Canada au moment de l'expédition, à condition que le coût de remplacement soit inférieur à celui des réparations; ou
  2. sont perdus : le paiement sera alors fondé sur la valeur normale de remplacement des articles au Canada au moment de l'expédition.

12.2.6 On n'autorise pas le paiement d'une assurance commerciale. L'employeur accepte le risque de la perte ou de l'avarie des effets expédiés mais dans les limites suivantes :

  1. S'il survient des difficultés dans le règlement d'une demande de dédommagement présentée par un employé pour des avaries à ses meubles et ses effets, les ministères et les organismes ont l'autorisation de retenir les services d'un évaluateur d'assurance indépendant.
  2. Il est toutefois souhaitable de consulter au préalable le responsable des assurances au Service central de déménagement.

12.2.7 Les demandes de dédommagement pour pertes ou avaries sont réglées par le déménageur et l'assurance du gouvernement. Si l'employé veut que l'on satisfasse à la demande, il doit avoir inscrit tous les articles perdus ou avariés dans son inventaire, signé le bordereau d'expédition (sous réserve des exceptions qui figurent dans l'inventaire) et informé par écrit dans les quatorze jours suivant la livraison, le transporteur et la compagnie d'assurance de son intention de présenter une demande de dédommagement. Les demandes de dédommagement pour pertes ou avaries se règlent entre l'employé, le transporteur/entreposeur et l'assureur; l'employeur n'intervient en aucune façon.

Les paiements supérieurs à 500 $ pour des articles endommagés ou perdus doivent être enregistrés et accompagnés de détails suffisants.

12.2.8 Sur réception d'une demande de dédommagement pour articles perdus ou endommagés qui avaient été expédiés aux frais de l'État, l'administrateur général peut engager un expert indépendant qui donnera son avis sur tout problème ou conflit auquel pourrait donner lieu la demande.

12.2.9 En attendant le règlement d'une demande de dédommagement pour perte d'articles expédiés aux frais de l'État, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance comptable à un employé relativement à la demande, mais cette avance ne doit pas dépasser :

  1. 750 $ dans le cas de perte partielle;
  2. 1 500 $ dans le cas de perte totale.

12.2.10 Il faut recouvrir de l'employé ou prendre en compte dans le règlement final d'une demande de dédommagement toute avance versée ou toute indemnité reçue d'un tiers.

Section XIII - Autres réinstallation au Canada

13.1 Télétravail

13.1.1 L'employé autorisé en vertu de la Politique du Conseil du Trésor sur le télétravail à travailler dans sa résidence principale actuelle au Canada plutôt que d'être réinstallé à son nouveau lieu de travail doit être assujetti à la présente Directive à l'expiration de son entente de télétravail.

13.2 Directive sur les postes isolés et les logements de l'État

13.2.1 Les dispositions du PRI peuvent s'appliquer aux employés mutés dans des postes isolés pour une période de plus d'un (1) an, sous réserve des conditions suivantes :

  • les restrictions relatives aux poids énoncées dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État s'appliquent;
  • les droits applicables sont ceux énoncés dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État;
  • les dispositions relatives au transfert des économies réalisées ne s'appliquent pas lorsque l'État doit assumer les frais d'entreposage;
  • on n'autorisera l'entreposage d'une partie des effets mobiliers de la personne transférée que dans des cas exceptionnels où lorsque le logement de l'État ne peut contenir la totalité des effets mobiliers.

Composante de base

  • Frais d'entreposage réels.
  • Poids combiné à l'expédition et à l'entreposage, à concurrence de 20 000 livres ou 9 072 kilos.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.

13.2.2 Entreposage d'effets mobiliers ou de véhicule automobile personnel

Se reporter à la disposition 11.8, Entreposage à long terme

13.2.3 Postes isolés - restrictions relatives au poids et calculs concernant la composante sur mesure

  • On ne pourra se prévaloir de la composante relative au transport des effets mobiliers dans les calculs concernant la composante sur mesure puisque les effets mobiliers sont expédiés à partir du lieu d'entreposage à long terme.
  • La limite de poids prévue par la DPILE demeure applicable, et l'expédition des effets mobiliers sera effectuée depuis le site d'ENTREPOSAGE À LONG TERME lors du transfert subséquent.

13.2.4 Lorsque l'employé est réinstallé dans le contexte de son départ à la retraite, d'une invalidité, de l'application de la politique sur le réaménagement des effectifs ou d'une cessation d'emploi non disciplinaire, il n'a droit qu'aux avantages décrits aux paragraphes 4.2.1 et 4.10 de la DPILE.

13.3 Déménagement au Canada de personnes non accompagnées

Le but de ces dispositions est de procurer une plus grande souplesse au conjoint qui, pour des raisons reliées à l'emploi, aux études ou à la famille, pourrait souhaiter ne pas se réinstaller avec l'employé au nouveau lieu de travail de ce dernier.

La présente disposition n'a pas pour but de faciliter une séparation permanente des conjoints ou la rupture d'un mariage. L'employé en instance de divorce, ou dans une situation de séparation de durée indéterminée pouvant entraîner la dissolution de son union, ne peut se prévaloir de ces dispositions. Les employés qui se trouvent dans une telle situation doivent savoir qu'une indemnité demandée sous de faux prétextes peut être recouvrée et, de plus, valoir des mesures disciplinaires à son auteur.

13.3.1 Déménagement temporaire

S'il s'agit d'un déménagement jugé temporaire et qui est conforme aux critères relatifs à un déménagement de courte durée, il sera assujetti aux dispositions prévues à la Directive sur les voyages et ne sera pas admissible aux fins de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

13.3.2 Déménagement permanent

Une réinstallation d'une durée de plus de trois ans est considérée comme permanente et est admissible aux fins du PRI, compte tenu des précisions suivantes.

13.3.2.1 Prestations de la composante de base inutilisées

  • Ces prestations ne sont pas remboursées.
  • Les dossiers de transfert doivent être clos dans un délai d'un an.

13.3.2.2 Crédit transférable - Choix de ne pas vendre la résidence

  • L'employé qui déménage seul et qui choisit de ne pas vendre sa résidence à son ancien lieu de travail peut transférer 80 % de la commission immobilière qui aurait été payable en cas de vente de la maison (taxes non comprises) à l'enveloppe de la composante personnalisée.
  • Ce montant est fondé sur la valeur estimative de l'habitation et les taux d'entreprise négociés à l'avance pour les commissions immobilières, le plafond étant de 12 000 $.

Exemple :
Dans le cas d'une valeur estimative moyenne maximum de 300 000 $, la commission immobilière, au taux de 5 %, se serait élevée à 15 000 $. Dans un tel cas, la personne peut transférer la somme de 12 000 $ (c.-à-d. 15 000 $ x 80 %) de l'enveloppe de la composante de base à celle de la composante personnalisée. Ces fonds pourraient être affectés à la gestion immobilière de la propriété.

Remarque :
Les personnes acceptant ce crédit doivent signer une décharge à l'égard de tout remboursement par l'État de commissions immobilières, frais juridiques ou autres frais rattachés à la cession de l'habitation concernée.

13.3.3 Déménagement - Poste isolé

  • L'employé qui déménage à un poste isolé et qui est propriétaire d'une résidence a droit à l'encouragement prévu s'il décide de ne pas vendre sa résidence. Il assumera les coûts de la vente future de la résidence.
  • Du fait que les effets mobiliers ne sont pas déménagés et qu'aucune autre dépense n'aura d'incidence sur l'enveloppe de financement, l'employé reçoit un chèque d'un montant égal aux fonds assujettis à l'impôt; les documents fiscaux requis seront délivrés par le tiers fournisseur de services.

13.3.4 Déménagement

13.3.4.1 La personne transférée qui choisit de manière permanente de ne pas être accompagnée de sa famille et se rend seul au nouveau lieu de travail recevra :

  • 35 % des fonds de la composante personnalisée;
  • l'indemnité non soumise à justification de 650 $ (composante personnalisée);
  • l'allocation de mutation applicable; et
  • tous les fonds provenant de la prime d'encouragement à ne pas vendre

Le tiers fournisseur de services retient 10 % de la somme jusqu'à ce que la réinstallation soit menée à bien.

13.3.5 Visites de la famille

La personne transférée assume personnellement les coûts reliés aux visites de sa famille.

13.3.6 Réinstallations subséquentes

  • Si le lieu de travail de l'employé change de nouveau et entraîne une deuxième réinstallation à un troisième lieu de travail, les avantages liés à la réinstallation auxquels les membres de la famille qui n'avaient pas été réinstallés auparavant ont droit ne doivent pas dépasser les frais de réinstallation à partir de l'endroit où l'employé réside si sa famille avait habité avec lui.

13.4 Réinstallation à la demande de l'employé

13.4.1 Dans le cas d'une réinstallation à la demande de l'employé, le paragraphe 12.1 de la Directive intégrée sur la réinstallation du CNM s'applique.

13.4.2 Le coordonnateur ministériel national veille à ce qu'on :

  1. les employés reçoivent des conseils et une confirmation écrite des dispositions de la Directive qui s'appliquent;
  2. des exemplaires de toutes les lettres seront conservés dans le dossier de réinstallation de l'employé.

13.4.3 Une mutation demandée par l'employé qui donne lieu à une réinstallation autorisée pour qu'il occupe un poste du groupe et du niveau pertinents vacant à son arrivée au nouveau lieu de travail sera considérée comme une réinstallation à la demande de l'employeur.

  1. On remboursera à l'employé les frais de réinstallation en respectant les limites prévues par la présente Directive, à moins que l'administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire soumette un certificat attestant que, si le poste vacant n'avait pas été pourvu par suite d'une mutation demandée par l'employé, il l'aurait été par la voie normale de dotation en personnel sans entraîner de frais de réinstallation.
  2. Lorsqu'un tel certificat est présenté, l'aide à la réinstallation est laissée à la discrétion de l'administrateur général ou d'un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire, selon les conditions énoncées au début de la présente section.

13.5 Vente préalable de la résidence principale

13.5.1 L'employé qui engage des dépenses reliées à une réinstallation assume personnellement ces dépenses, sauf si cette réinstallation est autorisée subséquemment.

13.5.2 Si l'employé engage des dépenses reliées à une réinstallation personnelle, l'employeur n'assume pas les dépenses reliées à la réinstallation personnelle.

13.6 Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada et des États-Unis

En raison des conditions de vie variées à l'extérieur du Canada, des dispositions spéciales sur la réinstallation à court terme ont été élaborées à l'égard des périodes d'affectation à l'étranger. Voir les Directives sur le service extérieur (III).

13.7 Employés en affectations pour une durée supérieure à un an

La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM peut s'appliquer aux périodes d'affectation de plus d'un an par accord mutuel entre l'employé et l'employeur. Lorsque les affectations sont de plus d'un an et de moins de trois ans, les dispositions sur la vente d'une résidence (section VIII) et sur l'achat d'une résidence (section IX) ne s'appliquent pas. La formule de financement modifiée qui suit s'appliquera à ces employés.

Formule de financement - composante sur mesure
Allocation : 1 000 $ @ 100 % 1 000 $
+ Coût du transport - aller - taux kilométrique (employé et personnes à charge)
______ x 35 % =
 
+ Coût d'expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d'effets mobiliers par pièce admissible* (matrice zone à zone) ______ x 35 % =  
Total - composante sur mesure : _____
Formule de financement - composante personnalisée
Indemnités/encouragements :  
+ Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification (EX/GC voir la section 14.5.2) 650 $
Total partiel : _____
Économies transférables à l'enveloppe de la composante personnalisée
+ 80 % de l'économie découlant du fait de ne pas entreposer à long terme (postes isolés) les principaux électroménagers - période maximale de 24 mois  
+ Incitatif VRL
250 $ vol/nuitée le samedi à destination, ou Économies des frais d'hébergement, repas et frais accessoires pour les jours de VRL non utilisés (max. 250 $, taxes comprises)
 
+ Économies découlant du fait que le poids des effets mobiliers expédiés est inférieur au seuil applicable _____
Total partiel : _____
Total - composante personnalisée : _____

* Pièces admissibles : cuisine, chambres, salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriétés et des immeubles d'habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement). Le poids des tout-terrains, motoneiges, motocyclettes, etc. rangés dans le garage est exclu du calcul (1 kilo = 2,2046 livres).

Section XIV - Groupe de la direction (EX) et personnes nommées par le gouverneur en conseil (GIC) dispositions sur les réinstallations

14.1 Application du PRI

14.1.1 La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM s'applique obligatoirement aux employés nommés à un poste ou occupant déjà un poste des groupes suivants : DM, GX, EX, LA (2B-3C), MD-MOF (4-5), MD-MSP (3), personnes nommées par le gouverneur en conseil, GIC niveaux 1 à 11, et employés exclus des catégories DS 7 et 8.

14.1.2 Les dispositions de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM s'appliquent obligatoirement aux personnes ne faisant pas partie de la fonction publique jusqu'à ce moment qui sont nommées à un poste du groupe EX ou sont nommées par le gouverneur en conseil (GIC).

14.2 Aide à la vente de la résidence (10 %)

Outre les dispositions applicables de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM décrites précédemment, les employés du groupe EX et GIC peuvent se prévaloir des dispositions suivantes.

14.2.1 Aide à la vente de la résidence - réduction de 10 % du prix de vente (se reporter aux exemples fournis à l'annexe A, qui suit la présente section)

14.2.1.1 La personne transférée peut avoir droit au remboursement de la différence entre la valeur estimative de sa résidence et le prix de vente obtenu dans les faits si ce dernier est moins élevé. La somme remboursée ne peut excéder 10 % de la valeur estimative, à concurrence de 15 000 $.

14.2.1.2 La valeur estimative est établie au moyen d'une évaluation certifiée, conformément aux dispositions du PRI (Remarque 1).

Composante de base

  • L'employé EX/GIC peut réduire son prix de vente d'un montant représentant jusqu'à 10 % de la valeur estimative.
  • La limite applicable est de 15 000 $.
  • Aucune indemnité pour pertes immobilières n'est accordée.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

  • Toute somme en sus de 15 000 $, sous réserve des fonds disponibles et des règles de l'ARC.

Remarques :

  1. La valeur marchande est fondée sur les résultats de l'évaluation prévue aux termes du PRI, et que les autres exigences de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM sont respectées.
  2. Dans le cas des résidences dont le prix de vente est inférieur à 95 % de la valeur marchande établie, une autorisation ministérielle est exigée au préalable. Ces cas doivent être portés directement à l'attention du coordonnateur ministériel national par les SRRL pour approbation.

Exemple :
Une résidence est évaluée 100 000 $ et le prix demandé est de 105 000 $. L'autorisation préalable du coordonnateur ministériel national sera nécessaire si le prix de vente est réduit à 90 000 $ en vertu de l'option de réduction de 10 %, ce qui est inférieur à 95 % de la valeur marchande établie.

14.3 Aide à la recherche d'un logement

L'employé a droit au remboursement à même la composante de base de ses frais réels et raisonnables engagés pour des services de recherche de logement ou de résidence par une firme spécialisée, à concurrence des tarifs négociés au préalable. Se reporter à la disposition 7.7.

14.4 IOTDR - voyage au foyer la fin de semaine, une semaine sur deux

Disposition applicable aux personnes transférées dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

Cet avantage est fondé sur la prémisse que la personne transférée fera les réservations nécessaires plus de 14 jours à l'avance.

14.4.1 Lorsqu'un déménagement de porte à porte n'est pas possible, les EX/GC peuvent se rendre à leur foyer une fin de semaine sur deux pendant qu'ils touchent une indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR). Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

  • deux (2) voyages pendant la période initiale de 30 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • six (6) voyages pendant la période initiale de 90 jours durant laquelle l'employé touche une IOTDR;
  • huit (8) voyages pendant toute la période durant laquelle l'employé touche une IOTDR.

Le paiement de ces dépenses est effectué à même la composante de base.

Remarque :
Les réservations de voyages doivent être effectuées par l'intermédiaire de l'Agence de voyage retenue par le gouvernement du Canada. Ce droit et les remboursements qui en découlent relèvent du ministère ou de l'organisme et ne sont pas traités par le tiers fournisseur de services.

14.5 Indemnité pour frais accessoires

14.5.1 L'indemnité pour frais accessoires de 650 $ non soumise à justification ne s'applique pas à l'égard de la réinstallation des membres des groupes EX et GIC.

14.5.2 Les employés nommés à un poste ou occupant déjà un poste du groupe EX ou GIC ont droit à une indemnité de réinstallation imposable équivalant à quatre semaines de salaire (l'indemnité pour frais accessoires de 650 $ non soumis à une justification qu'autorise l'Agence du revenu du Canada (ARC) est comprise dans ce montant). L'indemnité est fondée sur le salaire annuel en vigueur à la date de la nomination.

14.5.2.1 Le taux de rémunération hebdomadaire correspond au salaire annuel de l'employé (taux compris entre le taux minimum et le taux du poste) divisé par 52,176.

14.5.2.2 Dans le cas d'un employé nouvellement nommé, l'indemnité est calculée d'après le salaire annuel en vigueur le jour de la nomination, et aucune mesure de rétroactivité n'est applicable (se reporter à la formule de calcul).

Exemple :
Employés des groupes EX et GIC - l'indemnité correspond au salaire annuel brut divisé par 52,176 puis multiplié par 4 (semaines).

14.6 Services améliorés - EX/GIC>

Le ministère ou l'organisme peut à sa discrétion offrir aux employés des groupes EX et GICl des services de consultation fournis par le personnel du tiers fournisseur de services pour :

  • la préparation du VRL;
  • l'évaluation postérieure au VRL;
  • le rapprochement final;
  • la prestation de conseils au bureau de la personne transférée (bureaux régionaux);**
  • une consultation initiale avec un représentant du TFS.**

Tous les frais de voyage engagés par le personnel du tiers fournisseur de services sont assumés par l'employeur.

Le coût additionnel associé à ce service est assumé par le ministère ou l'organisme et ne fait pas partie du marché de services.


Appendice A - Exemples de calcul - Aide à la vente de la résidence - réduction de 10 % du prix de vente - Employés du groupe EX (et postes équivalents) et GIC

(L'aide accordée à même la composante de base ne doit jamais dépasser 15 000 $)

Exemple 1

Prix d'achat payé au départ : 178 500 $ (1997)
Valeur estimative courante : 175 000 $
Prix annoncé : 180 000 $
Prix de vente : 170 000 $
10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul

Valeur estimative courante de 175 000 $, moins le prix de vente de 170 000 $ = 5 000 $
La personne transférée a donc droit à une aide financière de 5 000 $ à même la composante de base.

Exemple 2

Prix d'achat payé au départ : 178 500 $ (1997)
Valeur estimative courante : 175 000 $
Prix annoncé : 170 000 $
Prix de vente : 160 000 $ (approbation du coordonnateur national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative)
10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul

Valeur estimative de 175 000 $, moins le prix de vente de 160 000 $ = 15 000 $
95 % de la valeur estimative = 166 250 $
Prix de vente = 160 000 $

Puisque la résidence a été vendue à un prix inférieur à 95 % de la valeur estimative, le coordonnateur ministériel national doit approuver l'aide financière de 15 000 $ accordée à même la composante de base.

Exemple 3

Prix d'achat payé au départ : 178 500 $ (1997)
Valeur estimative courante : 175 000 $
Prix demandé : 175 000 $
Prix de vente : 155 000 $ (approbation du coordonnateur ministériel national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative)
10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul

Valeur estimative de 175 000 $, moins le prix de vente de 155 000 $ = 20 000 $
95 % de la valeur estimative : 166 250 $
Prix de vente = 155 000 $

Puisque la résidence a été vendue à un prix inférieur à 95 % de la valeur estimative, le coordonnateur ministériel national doit approuver l'aide financière de 15 000 $ accordée à même la composante de base. Sous réserve des fonds disponibles, il peut approuver une aide additionnelle de 2 500 $ à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

Exemple 4

Valeur estimative courante : 130 000 $
Prix de vente : 116 000 $ (approbation du coordonnateur ministériel national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative)
10 % de la valeur estimative = 13 000 $
Perte découlant de la vente = 14 000 $

Calcul

Valeur estimative de 130 000 $, moins prix de vente de 116 000 $ = 14 000 $
95 % de la valeur estimative = 123 500 $
Remboursement à même la composante de base : 13 000 $
Aucune aide supplémentaire n'est possible à même la composante sur mesure/personnalisée, car cela représenterait un pourcentage supérieur à 10 %.

Appendice B - Tableau des avantages

Avantages offerts à la personne transférée

Réinstallation Base Sur mesure Personnalisée
A. Planification de la réinstallation
Explication du programme de mobilité X  
Présentation des avantages et des options de la Directive X  
Présentation des valeurs transférables et de leur application X  
Outils financiers pour comparer location et achat X  
Orientation sur l'importance d'un déménagement porte à porte X  
Orientation sur les aspects multiples du déménagement X  
Conseils sur le moment opportun pour effectuer un VRL et sur les exigences préalables à la recherche X  
Services de liaison en ce qui touche le Service des voyages du gouvernement et les Services de déménagement d'articles e ménage X  
B. Orientation au sujet de la destination
Renseignements sur le nouveau lieu de travail et la nouvelle collectivité X  
Orientation en matière de logement (achat ou location) X  
Information sur les valeurs marchandes et les tendances au lieu de destination X  
Information sur le nouveau quartier, les écoles, les installations spéciales, le transport en commun, les résidences pour aînés, etc. X  
Aide à la sélection préalable pour les VRL (besoins et aspects financiers) X  
Aide à l'élaboration d'un programme de recherche pour l'achat/la location et à l'établissement de contacts dans la nouvelle localité X  
Conseils sur les hypothèques préautorisées X  
Fournir la liste des courtiers immobiliers locaux et renseignements sur la gamme des services prévus - « politique d'ouverture des marchés » X  
Conseils sur les répercussions des ententes avec des agents d'achat pour les logements récemment construits, des ventes par les propriétaires, etc. X  
Fournir la liste des avocats ou notaires locaux participants et renseignements sur la gamme de services prévus - « politique d'ouverture des marchés »; liste des frais remboursables X  
Fournir la liste des institutions financières locales participantes et renseignements sur les pénalités et les options, ainsi que la gamme et le niveau des services prévus - « politique d'ouverture des marchés » X  
Fournir la liste des compagnies locales participantes d'inspection résidentielle reconnus et renseignements sur la gamme et le niveau des services prévus X  
Conseils sur les restrictions relatives aux honoraires pouvant être payés en vertu du PRI X  
Conseils sur le processus des offres d'achat X  
Conseils sur les circonstances exceptionnelles X  
Information sur les baux de base, les pénalités, les durées, etc. X  
C. Voyage à la recherche d'un logement - Section 4
Temps de voyage autorisé (deux jours) X  
Temps de voyage prolongé - modification du moyen de transport autorisé   X
Pension d'animaux de compagnie   X X
Location d'automobile (surclassement par rapport à un modèle de série intermédiaire via la composante personnalisée) X   X
Garde des personnes à charge (frais en sus de ceux prévus par la composante de base financés à même la composante sur mesure/personnalisée) X X X
VRL prolongé, jours supplémentaires (2 jours + 2 jours)   X X
Voyage à la recherche d'un logement - Frais pour les enfants/la famille élargie   X X
Durée du VRL - employé et conjoint ou conjoint de fait (5 jours - 5 nuits) X  
Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR) X  
Appels téléphoniques (frais en sus de ceux couverts par la composante de base financés à même la composante personnalisée) X   X
D. Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation - Section 5
Hébergement, repas et frais accessoires - employé et personnes à charge X X X
Hébergement, repas et frais accessoires (famille élargie)   X X
E. Voyage vers le nouveau lieu de travail - Section 6
Frais de transport et de voyage - employé et famille X  
Frais de transport et de voyage - famille élargie   X X
F. Logement loué - Section 7
Nettoyage professionnel de l'ancienne/nouvelle résidence (100 $) X X X
Responsabilité relative au bail X  
Loyer versé d'avance (composante de base -30 jours) - se reporter aux dispositions sur l'IOTDR X X X
Honoraires de firme de recherche de logement locatif X  
G. Vente de la résidence - Section 8
Frais d'évaluation à la vente - 1 évaluation; évaluations supplémentaires X X X
Frais de délégation et de procuration (réels et raisonnables) X  
Améliorations apportées aux immobilisations - selon la Loi de l'impôt sur le revenu  
Pertes immobilières - (maximum : 15 000 $)   X
Débours et frais juridiques (tarifs établis) X  
Encouragements liés à la vente   X X
Pénalité pour différence d'intérêts hypothécaires - hypothèque non transférable X  
Pénalité pour versement par anticipation sur un prêt hypothécaire - hypothèque non transférable X  
Pénalité pour versement par anticipation sur un prêt hypothécaire - hypothèque transférable   X
Nettoyage professionnel de l'ancienne/nouvelle résidence (100 $) X X  
Commission immobilière (taux établis) X  
Voyage aller-retour pour régler la vente X  
Inspection résidentielle (tarifs établis)   X X
IOTDR (certaines restrictions peuvent s'appliquer) X X X
IOTDR - Congé de fin de semaine au foyer X    
Services de gestion immobilière   X
H. Achat d'une nouvelle résidence - Section 9
Frais de délégation X  
Emprunt à la réinstallation de 25 000 $   X X
Financement provisoire - intérêts   X X
Inspection résidentielle (tarifs établis); restrictions   X X
Inspections de suivi X  
Intérêts sur emprunt à court terme - dépôt à l'achat d'une résidence   X X
Débours et frais juridiques (tarifs établis) X  
Prime d'assurance-prêt hypothécaire   X X
Différence d'intérêts hypothécaires (maximum : 5 ans et 5 000 $) X  
Achat d'une réduction d'intérêts hypothécaires   X
Garantie des maisons neuves   X
Pouvoir de procuration X  
Nettoyage professionnel (100 $) X X X
I. Expédition des effets mobiliers - Section 11
Emballage dans des caisses   X X
Frais accessoires d'expédition   X X
Entreposage à long terme (réservé aux postes isolés) X  
Frais d'expédition divers   X X
Voyage aller-retour pour participer au déménagement X  
Expédition d'antiquités et d'objets d'art   X X
Transport de bateaux, motocyclettes et tout-terrains   X X
Transport de mobilier et d'accessoires jusqu'à 20 000 livres/9 071,94 kg - composante de base X X X
Transport de maisons mobiles (certaines restrictions applicables) - Section 10 X X X
Transport d'animaux de compagnie   X X
Transport d'un VAP - 1 véhicule (entreposage non autorisé) X  
Transport de VAP supplémentaires   X X
Transport de remorques   X X
Entreposage en route - au-delà de la composante de base (sur mesure/personnalisée) X X X
J. Autres avantages
Assurance supplémentaire - Véhicules automobiles   X X
Ajustements et modifications des meubles et des accessoires   X X
Services de prestation de conseils - Famille élargie   X  
Indemnité pour l'occupation de deux résidences ou indemnité de transport quotidien X  
Service amélioré - employés des groupes EX et GIC X  
Rénovations apportées à la résidence - employé ou personne à charge handicapé   X X
Frais de gestion immobilière (ancienne résidence)   X
Aide à la recherche d'emploi pour le conjoint   X X
Préparation d'un curriculum vitae et déplacements pour entrevues du conjoint   X X
Frais accessoires de réinstallation (avec reçu) X  

Remarque : Voir les articles appropriés pour la description, les restrictions tarifaires et l'application.

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