Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Demandes

La présente section fournit des directives de base aux institutions fédérales pour le traitement des demandes de communication présentées en vertu de la Loi. Les dispositions de la Loi, ainsi que les lignes de conduite et les procédures qui en découlent, fournissent le cadre de travail nécessaire à l'exécution de ce travail. Les institutions fédérales devraient, lorsqu'elles le jugent utile, élaborer et mettre en œuvre des procédures internes conformes aux dispositions des lois et règlements et au contenu des présentes lignes directrices.

Selon l'article 6 de la Loi et l'article 4 du Règlement, une demande de communication de documents est officielle si elle satisfait aux exigences suivantes :

• Elle est présentée par écrit et l'auteur de la demande précise que sa demande est faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ou la formule de demande d'accès à l'information a été utilisée. Il n'est pas obligatoire d'utiliser cette formule. La demande est complète si elle répond aux critères suivants :
  1. elle est adressée au fonctionnaire compétent de l'institution fédérale de qui relève le document et dont le nom figure à l'annexe I de la Loi, ou elle est reçue par ce fonctionnaire;
  2. elle est rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l'institution de trouver le document sans problèmes sérieux;
  3. elle est accompagnée du versement initial exigé par le Règlement (voir l'alinéa 7(1)a) du Règlement à l'appendice A);
  4. elle est présentée par une personne admissible (comme il est indiqué à l'article 4 de la Loi et au chapitre 2-2 du présent volume).

Bien qu'en vertu de la Loi, une institution ne soit tenue de donner suite à une demande de communication que si elle possède le document demandé, elle peut aider une personne à présenter sa demande, même si celle-ci ne lui est pas destinée.

Il arrive souvent que la demande soit formulée en termes généraux parce que l'auteur de la demande ne connaît pas très bien le mode de fonctionnement de l'administration fédérale. Le cas échéant, un fonctionnaire expérimenté de l'institution doit communiquer avec l'auteur de la demande pour obtenir des précisions sur la nature de la demande ou pour expliquer les problèmes que pose le traitement de la demande (par exemple, des renseignements additionnels à fournir, la raison pour laquelle des frais sont exigés ou le délai prorogé). Le nombre de plaintes pourrait être réduit grâce à un meilleurs traitement des demandes. Dans certains cas, l'information peut être communiquée de façon non officielle, sans recourir à la Loi.

Il est parfois possible de s'entendre avec l'auteur de la demande pour que celle-ci soit scindée, de telle sorte que certains documents puissent être communiqués rapidement et que les parties plus complexes de la demande soient traitées sur une période plus longue. Le but visé est de communiquer les documents non-assujettis à une exception dans un délai satisfaisant et de réduire les prorogations de délai. Lorsque l'institution obtient des précisions au sujet de la demande ou que celle-ci est modifiée, il est important qu'elle confirme par écrit le contenu de la demande révisée.

La politique gouvernementale exige que les institutions aident les personnes qui ne sont pas capables d'exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information de la façon habituelle. Cette politique exige également que si le document ou la partie de celui-ci à divulguer existe déjà sur plus d'un support de substitution qui est jugé acceptable par la personne, l'accès lui en soit accordé sur le support qu'elle préfère. En vertu de l'alinéa 12(3) b) de la Loi, si, en raison d'une déficience sensorielle, les demandeurs expriment le besoin de consulter les documents demandés sur un support de substitution et si le chef de l'institution est convaincu que le transfert du document demandé sur le support de substitution est nécessaire et raisonnable, l'institution exécutera le transfert.

Lorsqu'on décide s'il y a lieu ou non de transférer un document sur un support de substitution pour un demandeur ayant une déficience sensorielle, deux facteurs sont à considérer : si le transfert est nécessaire et s'il est raisonnable.

La politique exige que les institutions établissent et gèrent un système permettant le traitement efficace des demandes selon les modalités et les délais fixés par la Loi et le Règlement, et qui rende compte de toutes les délibérations et décisions portant sur le traitement de ces demandes.

Un graphique de cheminement illustrant les principales étapes du traitement des demandes de communication est présenté au chapitre 3-3.

Il est important que les institutions fédérales documentent les décisions prises à chaque étape du processus. Cette documentation pourrait servir d'élément de preuve si une décision de l'institution faisait l'objet d'une révision, en particulier par le Commissaire à l'information (décision concernant, par exemple, un avis de prorogation ou de fixation de frais). Il importe de se rappeler que toutes les fois que l'institution exerce son pouvoir discrétionnaire, elle devrait prendre une décision après avoir pesé pleinement tous les faits en cause et en se conformant aux dispositions de la Loi. Elle devrait aussi prendre soin de documenter ses décisions au cas où une plainte serait déposée. Un exemple de formule de suivi pouvant être utile à cet égard est présenté au chapitre 3-6. La même formule peut être utilisée pour saisir des données en vue de la préparation du rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 72(1) de la Loi. Tous les rapports, délibérations et décisions qui portent sur l'application d'une disposition d'exception devraient être consignés et classés avec les renseignements auxquels ils se rapportent.

Aux fins de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, le terme « document » désigne tout élément d'information, quels que soient sa forme et son support, notamment une lettre, une note, un livre, un plan, une carte, un dessin, un diagramme, un graphique, une illustration, une photographie, un film, un microfilm, un enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ainsi que toute reproduction d'un de ces éléments d'information. Cette définition n'étant pas exhaustive, d'autres types de documents peuvent exister et être assujettis à la Loi. Cette définition se rapproche étroitement de la définition des renseignements détenus qui est donnée dans le volume Gestion de l'information du Manuel du Conseil du Trésor, au chapitre intitulé La gestion des renseignements détenus par le gouvernement.

L'expression  «qui relève d'une institution fédérale» signifie que l'institution en cause est autorisée à accorder ou à refuser l'accès au document, à décider de son utilisation et à s'en défaire, sous réserve de l'approbation de l'archiviste fédéral. Un document qu'une institution a en sa possession, que ce soit à l'administration centrale, dans un bureau régional, auxiliaire ou autre, au Canada ou à l'extérieur du pays, est présumé relever de cette institution à moins de preuve du contraire. On considère également qu'un document relève d'une institution s'il est conservé ailleurs au nom de celle-ci. On considère également que les archives détenues par les Archives nationales relèvent de cette institution. Les documents des ministres, de nature personnelle ou politique, portant sur l'électorat ou d'autres sujets, ainsi que les dossiers ministériels qui n'ont pas trait à l'administration ou au fonctionnement de l'institution dont le ministre est responsable ne sont pas réputés relever de celle-ci aux fins de l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Les documents publiés ou mis en vente, de même que les documents personnels, sont exclus du champ d'application de la Loi. En ce qui concerne ce dernier type de documents, le principe général est le suivant : les documents de l'administration fédérale appartiennent à l'État et non à la personne qui les a produits ou obtenus. On reconnaît cependant que les fonctionnaires peuvent avoir des documents personnels dans leur bureau. Ces documents peuvent comprendre, par exemple, les documents accumulés avant l'entrée en fonction dans l'administration fédérale, les documents se rapportant aux activités de l'employé autres que ses activités professionnelles pour l'État, les agendas, les journaux, ainsi que les notes personnelles rédigées à d'autres fins que pour l'exécution du travail de l'institution. Tous ces documents doivent être clairement identifiés à l'aide d'une étiquette et conservés à l'écart des documents utilisés dans l'exercice des fonctions de l'institution dont l'employé fait partie.

Dans le cours normal de ses activités, l'administration fédérale a recours à divers documents temporaires, c'est-à-dire des documents qui ne sont nécessaires que durant une brève période, le temps de terminer un travail de nature courante ou de préparer un nouveau document. Ces documents éphémères ne sont pas essentiels à la documentation des activités entreprises ou exécutées par une institution fédérale. Mentionnons à titre d'exemples le mémo utilisé pour transmettre un message téléphonique, les ébauches de documents dans lesquelles l'auteur jette ses premières idées avant de disséminer le document ou encore les copies non annotées d'un document qui sont utilisées à des fins d'information ou de consultation et dont les originaux sont dans les archives du ministère. Les premières versions d'un document électronique, de même que le courrier électronique qui n'est pas conservé longtemps dans les dossiers, sont d'autres exemples de documents temporaires.

Une façon simple de déterminer le caractère temporaire d'un document est de se demander si ce dernier est utilisé pour entreprendre ou poursuivre une activité du ministère, pour formuler des observations sur une activité en cours qui nécessite une mesure administrative ou encore pour demander une opinion sur une activité à laquelle l'institution s'intéresse. Si la réponse à quelqu'élément de cette question est oui, il ne s'agit pas d'un document temporaire.

Dans un milieu informatique, il existe également des documents temporaires. Par exemple, les documents de base, les documents intermédiaires d'entrée ou de sortie, les fichiers mouvements valides, les documents servant à vérifier ou à éprouver le système et les fichiers d'impression peuvent être éliminés suivant les indications des concepteurs du système.

Tous ces documents temporaires n'ont qu'une valeur limitée pour l'institution et ils peuvent être éliminés à la discrétion de la personne qui les a produits, ou automatiquement dans un système informatique. Cependant, s'ils n'ont pas été éliminés avant la réception d'une demande de communication à laquelle ils pourraient se rapporter, ils tombent sous le coup de la Loi et entrent en ligne de compte lors du traitement de la demande.

Les projets de documents (communément appelés ébauches) sont des versions préliminaires d'un document; elles peuvent servir à demander les commentaires ou l'apport d'autres personnes avant la rédaction de la version finale du document. Selon la politique du Conseil du Trésor sur La gestion des renseignements détenus par le gouvernement, les projets de documents font partie des renseignements détenus par les institutions. Ainsi, les projets rédigés dans le cadre du processus décisionnel, de la mise en œuvre d'une politique ou de l'exécution d'une tâche, avant que l'activité soit complétée, de même que les copies des projets se rapportant à toutes ces étapes du travail, doivent être conservés et versés aux dossiers s'ils sont annotés ou portent quelques autres renseignements indiquant l'évolution du document aux différentes étapes du processus d'approbation. Ces documents tombent sous le coup de la Loi sur l'accès à l'information lorsque l'un des sujets sur lesquels porte la demande est en rapport avec ces documents.

Il n'est cependant pas nécessaire de conserver certains projets de documents, comme les versions déjà «sauvegardées» d'un document électronique, si ces versions constituent des documents de travail à l'usage exclusif de l'employé qui les a produits, ou de copies utilisées uniquement à des fins d'information ou de consultation. Les documents de ce genre peuvent être considérés comme des documents temporaires et être détruits suivant les procédures habituelles.

Il y a de très rares cas où une institution souhaite se dissocier totalement de documents qui ont été créés à l'intérieur de ses services ou pour son compte. En pareil cas, le moyen le plus facile et le plus efficace de faire connaître cette dissociation est de bien identifier le document en traçant une diagonale sur la première page et les pages qui suivent et en y inscrivant la mention « non transmis et non utilisé ». Il faut cependant tenir compte de ces documents lorsqu'on répond à une demande de communication qui porte sur un sujet ayant un rapport avec ces documents.

Le courrier électronique est rapidement devenu un outil important pour les communications internes entre fonctionnaires. Il s'agit là d'un autre moyen que nous offre la technologie pour accélérer la transmission de l'information dans le réseau des communications interpersonnelles. Il est utilisé pour les communications formelles et, dans certaines circonstances, pour des communications équivalant à des échanges verbaux informels. De ce point de vue, le courrier électronique n'est pas différent de n'importe quel autre document d'information produit ou reçu par une institution dans le cours normal de ses activités. La majeure partie de l'information ainsi produite a une incidence directe sur la gestion de l'institution et les diverses activités qu'elle accomplit. Il peut s'agir de la convocation d'une réunion dont l'ordre du jour est plus ou moins bien défini, de directives visant la préparation d'un important document d'orientation, de la formulation de quelques idées sur la ligne de conduite à suivre ou encore de commentaires sur un projet de document. Ces documents doivent être classés de la même manière que les autres documents de l'institution. Certains messages sont éphémères et peuvent équivaloir à de simples messages téléphoniques, auquel cas ils peuvent être éliminés conformément aux pouvoirs de destruction des documents qui ont été approuvés par l'archiviste fédéral.

Lorsque le courrier électronique a été copié dans un autre système de classement ou fait partie du fichier du système de courrier électronique, il s'intègre alors aux documents pouvant faire l'objet d'une demande de communication. L'institution qui reçoit une demande de communication est tenue de prendre les dispositions nécessaires, dans la mesure du possible, pour que les documents qui existent à ce moment-là et qui ont un rapport avec la demande ne soient pas détruits avant la fin du processus d'examen de la demande, et ce compte tenu des délais prévus par la Loi pour porter plainte ou interjeter appel.

Les chemises utilisées pour transmettre les demandes à traiter doivent indiquer clairement que les documents se rapportant à la demande ne peuvent être détruits de façon arbitraire, et que même si selon le calendrier des délais de conservation qui a été approuvé ils n'ont plus à être conservés, ils ne doivent pas être détruits avant que le traitement de la demande (ou de toute plainte, le cas échéant) soit complètement terminé.

La Loi accorde le droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents qui relèvent des institutions fédérales. Cet accès ne concerne que les documents existants et les institutions fédérales n'ont aucune obligation légale de créer des documents dans le but de répondre à des demandes particulières. Bien qu'il puisse s'avérer pratique dans certains cas de créer un document pour donner suite à une demande, il faut faire preuve de prudence, car on crée ainsi un précédent. Même si ce n'est pas obligatoire, les institutions peuvent interpréter le contenu d'un document pour l'auteur de la demande ou lui fournir des explications au sujet du document, afin de respecter l'intention de la Loi. Encore une fois, il faut tenir compte du précédent qui sera établi.

La Loi exige toutefois la création de documents qui n'existent pas au moment où ils font l'objet d'une demande de communication lorsqu'ils peuvent être issus de documents informatisés. Le paragraphe 4(3) précise que les documents qui n'existent pas, mais que l'institution peut produire au moyen du matériel, des logiciels et des compétences techniques qu'elle a normalement à sa disposition, sont eux-mêmes considérés comme des documents relevant de l'institution. L'article 3 du Règlement pose une condition à la préparation d'un document à partir de documents informatisés. Il indique en effet que la préparation d'un tel document n'est pas exigée si elle est susceptible d'entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. Le coût de préparation de documents à partir de documents informatisés doit être calculé conformément au paragraphe 7(3) du Règlement (voir chapitre 4-2).

La condition imposée dans le Règlement, selon laquelle la préparation du document ne doit pas entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution, concerne les opérations informatiques de l'institution. Il est question ici des situations où un ordinateur serait utilisé de façon continue pour produire des imprimés et ne serait pas disponible pour d'autres travaux. Toutefois, si en pareil cas l'ordinateur peut être utilisé en dehors des heures de travail, il faut offrir cette solution à l'auteur de la demande et l'informer des frais qu'il devrait assumer pour l'exécution de ce travail.

En vertu du paragraphe 4(3) de la Loi, « l'institution n'est tenue de préparer les documents que si elle a normalement à sa disposition … le logiciel … nécessaire à la préparation ». L'accent est mis sur le mot normalement. L'institution n'est donc pas tenue d'utiliser un programme fourni par l'auteur de la demande, de modifier un programme existant ou de créer un programme en ayant recours aux services d'un programmeur professionnel. Cependant, cette restriction ne vaut pas si l'institution dispose d'un système de bureautique qui permet à l'utilisateur final d'effectuer lui-même une programmation élémentaire.

Selon le paragraphe 10(2), l'institution fédérale n'est pas obligée de faire état de l'existence du document demandé. Le refus de faire état de l'existence d'un document est réservé aux cas où la mention de l'existence d'un document équivaudrait à la communication de renseignements. Cette disposition n'est appliquée que dans des situations exceptionnelles, surtout lorsque les documents demandés portent sur la sécurité ou l'application de la loi.

Le paragraphe 10(1) de la Loi prévoit que l'institution doit indiquer, même dans de tels cas, la disposition sur laquelle le refus de communication pourrait se fonder si le document existait.

En règle générale, si une institution reçoit une demande de communication portant sur un document en sa possession, elle doit traiter la demande conjointement avec les autres institutions fédérales que le document concerne et non transmettre la demande, ce qui risquerait de retarder la réponse destinée à l'auteur de la demande. Cependant, s'il apparaît clairement que le document concerne davantage une autre institution (voir les définitions au chapitre 2-0), compte tenu des responsabilités conférées à l'institution en vertu de la Loi ou du programme, la demande peut être transmise. Conformément à l'article 8 de la Loi et à l'article 6 du Règlement, une institution qui désire transmettre une demande doit s'entendre avec la seconde institution pour que celle-ci traite la demande dans le délai restant (la seconde institution n'est pas autorisée à transmettre la demande à nouveau). La première institution doit transmettre la demande (et, au besoin, le document) à l'institution concernée dans les quinze jours suivant la réception de cette demande et en aviser l'auteur de la demande, par écrit (voir la lettre type E au chapitre 3-7). Lorsqu'une demande de communication est transmise comme le prévoit l'article 8, la seconde institution est réputée avoir reçu la demande le jour de la réception de cette demande par la première institution.

Pour faciliter l'administration des versements initiaux joints aux demandes, l'institution qui a été saisie de la demande en premier doit indiquer à l'institution à qui la demande est transmise que le versement initial a été reçu et déposé au Fonds consolidé du revenu.

L'article 7 de la Loi prévoit que dans les trente jours suivant la réception d'une demande, l'institution doit :

• aviser par écrit l'auteur de la demande de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle du document;
• le cas échéant, donner communication totale ou partielle du document.

D'après le paragraphe 27(5) de la Loi d'interprétation, les 30 jours prévus par la Loi sont des jours civils; ils sont comptés à partir de la date de réception de la demande complète par l'un des bureaux dont le nom figure dans la publication sur l'accès à l'information.

Selon le paragraphe 9(1) de la Loi, le délai initial de 30 jours ne peut être prorogé que dans les seuls cas suivants :

• en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai entreverrait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
• les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai de 30 jours (il s'agit ici des consultations menées auprès d'une autre institution fédérale, d'un autre gouvernement ou des consultations informelles auprès d'un tiers, et non des consultations internes);
• un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1).

La prorogation du délai doit tenir compte de la somme de travail nécessaire pour donner suite à la demande et porter sur une période aussi brève que possible. Si cette période dépasse trente jours, le responsable de l'institution doit en aviser en même temps le Commissaire à l'information et l'auteur de la demande, conformément au paragraphe 9(2) de la Loi. Dans les cas où le délai est prorogé en vertu des alinéas 9(1) a) ou b), l'avis doit préciser la période de prorogation, alors qu'il n'est pas nécessaire de le faire dans le cas des prorogation en vertu de l'alinéa 9(1) c). Selon le paragraphe 9(1), l'avis de prorogation de délai doit être donné à l'auteur de la demande dans le délai initial de trente jours.

La seule exception à cette règle est le cas où un avis est donné à un tiers. En pareil cas, il peut s'avérer impossible de respecter le délai prorogé en raison des exigences imposées par les articles 27 et 28. Comme ces délais sont exigés par la Loi, il ne pourrait y avoir présomption de refus de communication à l'endroit de l'institution en vertu du paragraphe 10(3) dans de telles circonstances.

Il est recommandé de suivre les procédures suivantes en cas de prorogation de délai :

1. examiner chaque demande aussitôt que possible après réception et, si nécessaire, transmettre à l'auteur de la demande, dans les trente jours, un avis de prorogation raisonnable;
2. si, après cette période de trente jours, on découvre au cours de la période de prorogation que certains des renseignements demandés concernent un tiers, il faut en aviser ce tiers, s'il y a lieu, dès que possible et aviser l'auteur de la demande. Il faut cependant donner communication de tout document visé par la demande qui ne concerne pas un tiers dans le délai initial prévu;
3. si la période de trente jours s'est écoulée et qu'il semble que la communication ne puisse être donnée à l'intérieur du délai prorogé, on ne doit pas demander de façon formelle une nouvelle prorogation, mais à la fin du délai de prorogation, aviser l'auteur de la demande qu'il n'est pas possible de respecter le délai et préciser à quel moment l'accès sera donné (lui indiquer également qu'il a droit de porter plainte devant le Commissaire à l'information). Il est aussi recommandé de donner accès aux documents qui sont prêts à être communiqués avant la fin du premier délai prorogé, de façon à respecter ce délai.

Selon le paragraphe 10(3) de la Loi, le défaut de communiquer un document ou d'aviser l'auteur de la demande de la raison de la non-communication dans les délais prévus équivaut à une décision de refus de communication. Les cas de présomption de refus peuvent être révisés par le Commissaire à l'information.

Selon le paragraphe 12(1) de la Loi, l'accès aux documents s'exerce, sous réserve du Règlement, par consultation totale ou partielle du document ou par délivrance de copies totales ou partielles.

Lorsqu'une personne présente une demande officielle en vertu de la Loi, elle doit indiquer la méthode de communication qu'elle préfère. Les institutions fédérales sont tenues par la Loi de donner accès aux documents selon la méthode indiquée par l'auteur de la demande, sous réserve des restrictions imposées aux paragraphes 8(1), (1.1), (2) et (3) du Règlement. De plus, selon l'article 5 du Règlement, le requérant doit avoir la possibilité d'examiner les documents en personne, s'il le désire, pour éviter les frais de reproduction.

Cependant, il est à noter que lorsque les documents font l'objet d'un grand nombre d'exceptions, il n'est pas pratique de permettre l'examen des documents originaux.

L'alinéa 8(4)a) du Règlement précise que lorsque la communication d'un document prend la forme d'un examen, l'institution fédérale doit :

1. fournir des installations convenables à l'examen des documents;
2. fixer un délai d'examen qui convient à l'institution fédérale et à l'auteur de la demande.

L'institution doit juger de l'exactitude et de l'intégralité des renseignements qu'elle communique. Elle doit, si elle le juge nécessaire, fournir en annexe des explications concernant le contexte dans lequel les documents ont été produits ou, si les documents comportent des données, formuler une mise en garde indiquant la nature des lacunes de ces données.

Selon le paragraphe 12(2) (b), de la Loi sur l'accès à l'information, l'obligation de donner communication du document dans la version choisie par le requérant ne vaut que s'il est dans l'intérêt public de faire traduire le document. La décision d'accepter ou de refuser la traduction d'un texte doit être prise cas par cas, selon les circonstances entourant la demande. Il faut envisager la préparation d'une traduction lorsque l'objet de la demande du requérant apporterait certains avantages au public.

Bien que, d'après la Loi sur les langues officielles, la demande pour un document constitue un service au public, l'institution gouvernementale n'est pas tenue de traduire un document unilingue demandé, sauf s'il en est de l'intérêt public. Donc, lorsque la Loi sur les langues officielle ou les politiques du gouvernement en matière de langues officielles n'obligent pas qu'un document soit publié dans les deux langues officielles avant la présentation de la demande, l'institution n'est pas obligée de traduire le document par suite d'une demande, sauf si l'institution croit qu'il en est de l'intérêt public.

Les institutions fédérales doivent veiller à ce que la communication soit donnée officiellement dans les délais prévus par la Loi. Même si la Loi permet de proroger le délai initial de trente jours prévu pour le traitement d'une demande, elle ne permet pas de proroger le délai parce qu'une traduction doit être préparée. S'il apparaît que la traduction ne peut être préparée dans le délai initial de trente jours (ou une autre période fixée conformément à l'article 9 de la Loi), l'institution doit informer l'auteur de la demande :

1. que sa demande de communication a été acceptée;
2. que la traduction des documents est en voie de préparation - indiquer la date où cette traduction devrait être terminée;
3. qu'il est possible d'examiner ou de copier les documents dans la version existante, sans attendre la traduction;
4. de tout autre point dont elle est tenue de lui faire part dans les avis prescrits par la Loi (voir la section ci-dessous).

La Loi prévoit des délais précis pour le traitement d'une demande ainsi que les conditions dans lesquelles l'auteur de la demande doit être avisé de ces délais. Les exigences de la Loi à cet égard sont exposées ci-après (le chapitre 3-5 traite des avis aux tiers).

La Loi prévoit que les institutions fédérales doivent, dans un délai de trente jours civils, donner avis par écrit à l'auteur de la demande dans les cas suivants :

1. Documents exclus : Lorsque la communication n'est pas autorisée parce que les documents demandés sont exclus du champ d'application de la Loi.
2. Méthode de communication : Lorsque la communication est donnée en fournissant à l'auteur de la demande une copie des documents demandés ou en l'informant que des dispositions peuvent être prises pour lui permettre d'examiner les documents, conformément aux conditions spécifiées au paragraphe 8(3) du Règlement et à cette section.
3. Prorogation de délai : Toute prorogation du délai initial de trente jours peut faire l'objet d'une plainte devant le Commissaire à l'information. Dans les cas où le délai est prorogé en vertu de l'un ou l'autre des alinéas 9(1) a) et b), la Loi exige que l'institution fédérale envoie à l'auteur de la demande un avis dans lequel elle précise le délai additionnel dont elle a besoin et les raisons de la prorogation, et informe le requérant de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information à propos de la prorogation du délai. Une lettre type contenant ces renseignements est présentée au chapitre 3-7.
4. Frais de communication : Lorsque des frais sont exigibles, l'institution fédérale doit, conformément aux paragraphes 11(1), (2), (3), (4), (5) et 12(1) de la Loi, fournir à l'auteur de la demande les renseignements suivants :
   • le total estimatif des frais (lorsque les frais réels sont supérieurs au total estimatif des frais, les ministères doivent être prêts à défrayer la différence. De même, dans les cas où les frais réels sont inférieurs aux frais estimés, les institutions doivent rembourser la différence au requérant).
   • le montant de l'acompte à verser (s'il y a lieu) avant la production ou la préparation des documents;
   • la mention qu'il est possible d'examiner les documents sur place pour économiser les frais de reproduction;
   • la mention qu'il est possible pour le requérant de demander que certaines parties seulement du document soient reproduites;
   • la mention que l'auteur de la demande a le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information s'il juge que les frais exigés sont excessifs (voir la lettre type au chapitre 3-7).
5. Exception : Lorsque la communication totale ou partielle d'un document est refusée, la Loi exige que l'avis donné à l'auteur de la demande précise l'exception dont le document fait l'objet, indique que le document n'existe pas ou, si l'institution fédérale ne fait pas état de l'existence du document, cite la disposition précise de la Loi sur laquelle le refus est fondé ou pourrait vraisemblablement être fondé si le document existait. Il est intéressant, à cet égard, de faire mention de la décision rendue par la Cour fédérale dans la cause opposant le Commissaire à l'information du Canada c. le ministre de la Défense nationale (n^o T-746-88), où le juge a indiqué que l'institution fédérale n'est tenue de citer que les dispositions des articles de la Loi qui portent sur l'exception, et non les alinéas visant à illustrer ou décrire les documents faisant l'objet de l'exception. Bien que l'institution ne soit pas tenue de citer ces alinéas (ceux de l'article 15, par exemple), la Cour a indiqué qu'il était recommandé de citer l'article, le paragraphe ou l'alinéa lorsqu'il est possible de le faire. Conformément à l'esprit de cette décision, les institutions devraient donner le plus de précisions possible lorsqu'elles font part des motifs d'un refus de communication.

   Il est à noter qu'en vertu du paragraphe 10(2) de la Loi, l'institution fédérale n'est pas obligée de faire état de l'existence du document demandé. (Voir les lettres types présentées au chapitre 3-7). La Loi exige, par ailleurs, que l'institution avise l'auteur de la demande de son droit d'en appeler de la décision devant le Commissaire à l'information.
    

6. Tiers : Si l'examen d'un document révèle que la communication de ce document pourrait avoir des conséquences pour des tiers, l'institution doit transmettre un avis à ces derniers conformément à la section concernant l'intervention de tiers dans le chapitre 2-8.

En vertu du paragraphe 71(1), chaque institution fédérale doit fournir des installations permettant au public de consulter les manuels dont se servent les fonctionnaires pour les programmes et les activités de l'institution. Le paragraphe 71(2) prévoit que les renseignements qui justifient de la part d'une institution fédérale un refus de communication en vertu de la Loi peuvent être enlevés des manuels pouvant être consultés par le public.

L'accessibilité des manuels (y compris les documents exposant les directives, les lignes directrices et les procédures), ainsi que du matériel nécessaire à la consultation, repose sur le principe que l'examen approfondi par le public des opérations internes et du processus décisionnel des institutions fédérales constitue un objectif fondamental de la Loi. La décision d'aménager des salles de consultation doit être fondée sur le rapport coût-efficacité de ces salles et sur l'usage qui en sera fait en pratique.

Il est suggéré que les salles de consultation contiennent les documents suivants : un exemplaire des publications portant sur l'accès à l'information, des documents donnant des renseignements généraux sur la façon d'obtenir de l'information gouvernementale, et notamment sur la façon dont le public peut exercer ses droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ainsi que des copies de la formule de demande d'accès à l'information. Pour aider les personnes à la recherche de documents spécifiques, les institutions doivent, conformément à la politique gouvernementale, mettre à la disposition du public les listes des documents qui ont été communiqués en totalité ou en partie en vertu de la Loi. De plus, elles doivent envisager de fournir tout autre moyen utile à la recherche des renseignements (par exemple, des index, répertoires, listes de publications) relatifs à leurs activités.

Les salles de consultation peuvent faire partie d'autres installations; il peut s'agir, par exemple, de la bibliothèque de l'institution. Il faut alors signaler de façon concrète l'existence de cette salle.