Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Frais

Conformément à la politique gouvernementale, les institutions doivent percevoir les frais exigibles en vertu de la Loi qui ont été engagés pour donner suite à une demande de communication.

L'article 11 de la Loi et l'article 7 du Règlement prévoient que l'auteur d'une demande de communication peut être tenu d'acquitter les droits suivants :

1. un versement initial au moment de la présentation de la demande;
2. les frais de reproduction d'un document;
3. un montant déterminé en fonction du temps consacré à la recherche du document ou à la préparation de la partie communicable, s'il a fallu plus de cinq heures pour effectuer ce travail;
4. les frais facturés pour un support de substitution;

L'institution ne peut exiger de frais pour les activités suivantes :

1. l'examen des documents en vue de déterminer s'ils font l'objet d'une exception ou s'ils sont exclus du champ d'application de la Loi;
2. l'établissement des données statistiques ou de la documentation nécessaires à l'application de la Loi;
3. le classement (y compris le classement des demandes et le classement des documents après consultation);
4. l'aménagement d'installations pour traiter les demandes ou permettre la consultation des documents par le public;
5. l'expédition (y compris les frais habituels de manutention et de courrier de première classe; à l'exception des frais d'un service de livraison spéciale, tels qu'un service de messageries ou livraison pendant la nuit).

Si des frais sont exigés en vertu du paragraphe 11(4) de la Loi, il faut en aviser l'auteur de la demande conformément aux procédures exposées à la section concernant les avis dans le chapitre 2-4 du présent document.

Selon la politique, l'auteur de la demande doit acquitter tous les frais exigibles avant la communication des documents.

Il faut tenter, dans la mesure du possible, d'obtenir paiement des sommes importantes par chèque visé ou mandat libellé à l'ordre du receveur général du Canada.

Certaines institutions, comme par exemple la Banque du Canada et la Commission de la Capitale nationale, ne peuvent traiter les chèques et mandats à l'ordre du receveur général du Canada. Les requérants transigeant avec ces institutions devraient en être avisés lors des échanges verbaux ou écrits. Les institutions devraient cependant poursuivre le traitement de la demande de communication jusqu'à ce que le requérant ait été informé de la situation.

L'institution fédérale peut exiger le versement d'un acompte avant d'entreprendre la recherche, la production ou la préparation du document à communiquer. La date limite prévue pour répondre à la demande est repoussée proportionnellement au nombre de jours qui s'écoulent entre cette demande et la réception de l'acompte.

Si l'institution ne reçoit pas l'acompte ou les frais exigés, elle doit mettre fin au traitement de la demande et aviser l'auteur de la demande en conséquence (voir la lettre type au chapitre 3-7). Comme le requérant a le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information au sujet des frais exigés dans l'année suivant la date de réception de sa demande, l'institution doit être prête à reprendre plus tard le traitement de la demande.

Si l'acompte versé (fondé sur le coût estimatif) dépasse le coût réel engagé pour donner suite à la demande, selon la politique, l'institution doit rembourser le montant excédentaire déboursé par l'auteur de la demande. Elle doit aussi rembourser l'acompte si elle a dispensé l'auteur de la demande du versement des frais à une étape ultérieure du traitement.

Le paragraphe 11(6) prévoit que le responsable de l'institution peut dispenser l'auteur de la demande du paiement des frais exigibles en vertu de la Loi et du Règlement, réduire ces frais ou les rembourser.

Cette décision doit être prise cas par cas après examen des facteurs suivants :

1. la possibilité d'obtenir les renseignements sans frais, normalement;
2. l'avantage que présente la communication des renseignements du point de vue de l'intérêt public.

Il est à noter que pour décider s'il y a lieu d'accorder une dispense, l'institution peut tenir compte des circonstances entourant la demande et des raisons invoquées par le requérant pour obtenir l'accès aux documents, même si ces facteurs ne doivent pas entrer en ligne de compte dans la décision relative à la communication des documents.

Compte tenu du coût d'administration des frais, l'institution doit envisager de dispenser le requérant du versement des droits autres que le versement initial, si le montant exigible est inférieur à 25 00 $.

Le paragraphe 7(3) du Règlement indique la manière dont il faut calculer les frais relatifs à la production d'un document tiré d'un document informatisé, conformément au paragraphe 4(3) de la Loi.

Les institutions ne doivent, en aucun cas, exiger des frais supérieurs aux frais directs et réels de production des documents.

Si les frais engagés pour produire un document à l'aide d'une unité centrale et de périphériques situés dans des bureaux régionaux sont inférieurs aux frais prescrits par l'alinéa 7(3)a) du Règlement, l'institution doit, en conformité avec la politique gouvernementale, réduire les frais exigibles de sorte qu'ils représentent les frais réels engagés.

En vertu de l'alinéa 7(1)c) du Règlement, les frais facturés pour le support de substitution utilisé ne dépasseront pas les frais qui auraient été facturés en vertu de l'alinéa 7(1)b) pour le même document. Aucun frais n'est facturé pour le processus de transfert du document sur le support de substitution.