Archivée [2016-05-25] - Orientation stratégique du gouvernement : gestion de l'information

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Avant-Propos

1. Manuel du Conseil du Trésor

Le Manuel du Conseil du Trésor regroupe les politiques et les lignes directrices en matière de gestion qui relèvent du Conseil du Trésor.

Il est constitué de six grands modules. Chacun regroupe essentiellement les volumes des politiques et peut également comprendre d'autres volumes qui traitent surtout des procédures.

La liste complète des volumes est la suivante :

Module - Gestion du personnel

Administration de la paye (supplémentaire)
Assurances et avantages sociaux connexes
Classification
Directive sur les postes isolés
Directives sur le service extérieur
Groupe de la direction
Guide de formation (supplémentaire)
Pensions
Relations de travail
Rémunération
Ressources humaines
Sécurité et santé au travail
Services aux employés

Module - Gestion de l'information et gestion administrative

Accès à l'information
Acquisition et gestion des projets
Communications
Gestion de l'information
Biens immobiliers
Marchés
Matériel, services et gestion des risques
Normes sur les technologies de l'information (supplémentaire)
Sécurité

Module - Gestion des dépenses

Gestion des dépenses
Politiques et initiatives de gestion
Procédures budgétaires (supplémentaire)

Module - Gestion financière

Gestion financière
Plan comptable (supplémentaire)

Module - Langues officielles

Langues officielles

Module - Gestion générale

évaluation et vérification
Guide des présentations au Conseil du Trésor (supplémentaire)

2. Volume Gestion de l'information

Description

Le volume renferme les orientations stratégiques qu'a approuvées le Conseil du Trésor, la politique sur la gestion des technologies de l'information et ses lignes directrices, et la politique sur la gestion des fonds de renseignements du gouvernement.

Genre

Pour ne pas alourdir le texte, nous nous conformons à la règle qui permet d'utiliser le masculin avec une valeur de neutre.

Date d'entrée en vigueur

La date au bas de chaque page indique la date de publication et non la date d'entrée en vigueur. Les chiffres représentent dans l'ordre, le jour, le mois et l'année.

Exemple : 05-02-93 veut dire le 5 février 1993.

La date d'entrée en vigueur de toute modification ou ajout à ce volume sera indiquée dans le texte même ou dans l'avis de modification.

Vente et distribution de la version imprimée

Le Groupe Communication Canada - édition (GCC-E) est chargé de la vente et de la distribution de la version imprimée du Manuel du Conseil du Trésor.

Les chefs fonctionnels de l'administration ainsi que les fonctionnaires désignés aux fins de la politique de gestion des technologies de l'information et agents des ministères chargés des fonds de renseignements de chaque ministère ont droit à un abonnement gratuit au volume Gestion de l'information.

Tous les autres abonnements doivent être achetés par l'entremise du Groupe Communication Canada - édition.

Téléphone : (819) 956-4802
Télécopieur : (819) 994-1498

Modifications

Le GCC-E enverra automatiquement les modifications aux abonnés qui ont retourné leur formulaire de "commande permanente" inclus dans chaque volume. Les abonnés seront facturés pour toutes les modifications émises.

Les demandes de renseignements à ce propos doivent être adressées au Groupe Communication Canada - édition.

Médias de substitution

Cette publication est disponible sur des médias de substitution. Veuillez consulter à cet effet la rubrique "Demandes de renseignements".

Diffusion électronique

Plusieurs projets pilotes sont en cours afin d'évaluer différentes technologies tels les disques compacts, la télédiffusion et l'accès en direct.

Entre-temps, les disquettes peuvent être achetées en prenant un abonnement annuel.

Pour plus de renseignements sur ce service, s'adresser à :

Ashley Fraser Inc.
Markham (Ontario)
Téléphone : (416) 415-0683
Télécopieur : (416) 415-0686

Droit d'auteur

Le Manuel du Conseil du Trésor est protégé par des droits de la Couronne en vertu desquels on peut le reproduire et le distribuer gratuitement au sein du gouvernement fédéral canadien et des autres ordres de gouvernement au Canada uniquement.

Circulaires

Exceptionnellement, une politique ou une modification peut faire l'objet d'une circulaire.

La circulaire sera annulée dès que la révision sera incorporée au Manuel du Conseil du Trésor; les documents la modifiant indiqueront l'annulation de la circulaire.

Bulletins "Information"

Les bulletins "Information" servent à communiquer :

les mesures ponctuelles;
les renseignements qui seront rapidement périmés;
les rappels.

La distribution des bulletins "Information" qui traitent de la gestion de l'information se limite aux chefs fonctionnels de l'administration ainsi que les fonctionnaires désignés aux fins de la politique de gestion des technologies de l'information et agents des ministères chargés des fonds de renseignements de chaque ministère et toute autre distribution dépend du sujet traité. à part ce groupe principal, personne ne reçoit systématiquement tous les bulletins.

Les bulletins ne serviront pas à modifier le contenu du volume.

Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements concernant le présent instrument de politique à l'unité organisationnelle de votre ministère responsable de la question. Pour obtenir l'interprétation du présent instrument de politique, l'unité organisationnelle responsable de la question doit communiquer avec : Demandes de renseignements du public du SCT.

3. Guide de petit format

Le Guide des gestionnaires résume les politiques et les processus clés qui figurent dans le Manuel du Conseil du Trésor (MCT). Vous pouvez vous procurer ce guide au même endroit que le MCT.

Introduction

Le présent volume du Manuel du Conseil du Trésor renferme trois parties soit :

l'orientation stratégique, qui comprend les orientations stratégiques qu'a approuvées le Conseil du Trésor en matière de gestion de l'information;
La partie 2, Technologies de l'information, qui comprend la politique sur la gestion des technologies de l'information. Cette politique vise à assurer l'utilisation stratégique des technologies de l'information afin d'appuyer les priorités du gouvernement et l'exécution des programmes, d'accroître la productivité et d'améliorer le service au public;
La partie 3, Fonds de renseignements du gouvernement, qui comprend la politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement et ses lignes directrices. Cette politique vise à assurer la gestion rentable et coordonnée de tous les fonds de renseignements au sein de l'administration fédérale.

Le fait d'unir les orientations stratégiques et les deux politiques dans un même volume intitulé La gestion de l'information démontre la complémentarité qui existe entre l'information et les technologies de l'information. Ces politiques, ainsi que les principes énoncés dans cette préface, constituent la position du gouvernement en matière de gestion de l'information. Cette position se fonde sur les nouveautés dans le domaine des technologies de l'information, sur les pratiques acceptées en matière d'information et sur la gestion de l'information en général, de même que sur l'évolution des institutions fédérales comme telles.

1. Contexte

1.1 Technologies de l'information

Utilisés à l'origine pour réduire le coût de tâches répétitives comme le traitement des commandes, les ordinateurs servaient, à la fin des années 60, à exploiter des systèmes d'information intégrée, et ainsi suivre les progrès vers la réalisation des buts et objectifs des institutions. Au milieu des années 70, les coûts élevés et les longs délais nécessitaient la planification à long terme des systèmes informatiques. Cette planification a donné lieu à l'examen des besoins en information par rapport aux objectifs opérationnels, à l'étude du cheminement de l'information et à la mise au point de modèles de données et de stratégies technologiques à long terme. La gestion des données a dû être appliquée pour assurer l'uniformité et éviter le double emploi dans les grandes bases de données et les importants systèmes intégrés. Ainsi, tout au long de l'évolution des systèmes informatiques, on a eu tendance à insister de plus en plus sur les besoins en information et sur la gestion coordonnée des ressources d'information.

Au cours des années 80, la distinction qui existait entre l'informatique et les télécommunications s'est estompée progressivement compte tenu de la fusion des technologies sous-jacentes. Ainsi, dans bon nombre d'institutions, un rapport plus étroit s'est établi entre les deux fonctions. La communication et l'échange d'information entre différentes pièces de matériel et différents logiciels a eu tendance à prendre de l'importance au cours de cette décennie. L'accent s'est déplacé, portant surtout sur l'information traitée et communiquée plutôt que sur la technologie, et la planification coordonnée des ressources liées à l'information dans les institutions et à l'échelle de l'administration fédérale a pris beaucoup d'importance.

1.2 Pratiques en matière d'information

La gestion de la collecte, de la création, de l'organisation et de la saisie des fonds de renseignements des institutions fédérales a toujours été perçue comme essentielle à la prise de décisions judicieuses, à l'exécution efficace des programmes et à la prestation de services de qualité. Compte tenu de l'importance que revêt l'information pour la société moderne, les exigences législatives et stratégiques régissant l'administration des documents du gouvernement n'ont cessé de s'accroître au cours des deux dernières décennies. Par exemple :

au début des années 60, Statistique Canada a été autorisé à améliorer les méthodes de collecte de l'information et à réduire le double emploi;
le Décret sur les documents publiés de 1966 indiquait l'intention du gouvernement de répertorier, de contrôler et d'organiser les documents de l'administration fédérale et introduisait la notion qui consiste à déterminer les documents ayant une valeur permanente du point de vue administratif ou historique;
en 1978, les services de gestion des documents commencent à accorder aux données la même importance qu'ils attribuent aux documents imprimés;
la partie IV de la Loi canadienne sur les droits de la personne exige le contrôle et le répertoriage de tous les renseignements personnels utilisés à des fins administratives, peu importe le support sur lequel ils se trouvent;
en 1983, la Loi sur l'accès à l'information obligeait les institutions à rendre compte des renseignements qu'elles détiennent et à les rendre accessibles, sauf dans des cas exceptionnels très restreints. La politique relative aux communications gouvernementales établie en 1988 élargit encore davantage les droits de consultation, les institutions étant tenues d'offrir les renseignements provenant de leurs bases de données en vente au public, sous réserve d'une demande suffisante;
en 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels imposait des contrôles sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels;
en 1986, la Politique sur la sécurité du gouvernement fédéral exigeait un examen de tous les fonds de renseignements afin d'en déterminer le niveau de protection approprié;
depuis 1986, les politiques du gouvernement tentent de réduire le fardeau administratif imposé au public en exigeant l'utilisation la plus répandue possible des renseignements, sous réserve des contraintes législatives, et en éliminant toute collecte inutile de données;
en 1987 la Loi sur les Archives nationales du Canada imposait des contrôles législatifs sur l'élimination des documents du gouvernement. Les institutions sont tenues de faire approuver par l'archiviste fédéral l'élimination de documents gouvernementaux, peu importe le support d'information sur lequel ils se trouvent.

Cette évolution des lois et des politiques en matière d'information démontre l'importance accrue qui est accordée à la gestion des fonds de renseignements du gouvernement compte tenu de leur valeur tant pour l'administration fédérale que pour le public.

1.3 Gestion de l'information

La gestion des ressources liées à l'information est maintenant généralement reconnue, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, comme étant aussi essentielle que la gestion des ressources financières et humaines. On accepte maintenant comme fonction bien distincte la gestion de l'information, notamment la gestion coordonnée des ressources liées à l'information d'une organisation, y compris ses fonds de renseignements et ses investissements dans les technologies connexes. Cette fonction consiste en la planification, la direction et le contrôle de toutes les ressources liées à l'information de l'organisation de manière à ce que celle-ci puisse atteindre ses objectifs, exécuter ses programmes et offrir ses services. Elle découle de la prémisse selon laquelle les fonds de renseignements d'une organisation et ses investissements dans les technologies de l'information constituent des ressources précieuses et des facteurs critiques dans la réalisation de ses objectifs.

2. Planification de la gestion de l'information

Les plans du gouvernement relatifs à l'information et aux technologies de l'information lui permettent de s'assurer que ses systèmes d'information répondront aux besoins opérationnels futurs. Ils devraient s'inspirer des processus de planification existants en matière des technologies de l'information et tenir compte éventuellement de la fusion des fonctions axées sur les technologies de l'information (traitement des données et télécommunications) et des fonctions axées sur l'information (gestion des données informatiques, gestion des documents, bibliothèques, gestion des formules, collecte d'information) dans les institutions et à l'échelle de l'administration fédérale.

à l'heure actuelle, il existe des différences au niveau des institutions en ce qui a trait à leur participation à la gestion de l'information. Celles qui ont déterminé l'importance de la gestion de l'information pour les aider à atteindre leurs objectifs ont réalisé d'énormes progrès, et elles en tirent de nombreux avantages. On met les autres au défi d'évaluer l'importance de la gestion de l'information pour leur organisation et de procéder à sa mise en application.

Une corrélation utile et significative entre les technologies de l'information et les fonds de renseignements doit être établie. Voici certaines corrélations qui valent la peine d'être envisagées :

l'organisation et le stockage de l'information dans d'importants systèmes de bureautique afin d'en assurer la saisie rapide sous une forme utilisable, et le respect des normes appropriées pour garantir l'intégrité et la permanence des renseignements;
la détermination des importantes collectes d'information à effectuer auprès du public à des fins d'examen et l'étude des répercussions sur le plan de la paperasserie;
l'inclusion des restrictions sur l'utilisation et la diffusion des renseignements dans les plans de conception des systèmes d'information. Il faudrait tenir compte, par exemple, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, ce qui éviterait des travaux d'adaptation onéreux par la suite;
l'intégration du besoin d'assurer l'utilisation la plus répandue possible de l'information (pour assurer l'économie, l'efficience et la réduction du fardeau administratif) dans la conception, entre autres, de systèmes de gestion des bases de données et de systèmes de communications;
l'inclusion de normes de conservation et d'élimination dans les plans de conception des systèmes d'information;
l'application de nouvelles technologies pour mettre en oeuvre les nombreuses exigences de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement;
l'automatisation du répertoire des renseignements détenus par le gouvernement, afin d'en accroître l'efficacité.

Les institutions élaborent des plans relatifs aux technologies de l'information depuis le milieu des années 70 (Plans des systèmes et techniques d'information). La politique sur la gestion des technologies de l'information poursuit dans la même veine que ce plan, mais insiste davantage sur l'établissement de directives applicables à l'échelle de l'administration fédérale. Dans cette politique, on parle de "plans de gestion de l'information" - une nouvelle désignation qui reflète les progrès accomplis par les institutions qui appliquent la gestion de l'information et incite les autres institutions à aller de l'avant. Comme les institutions ont besoin de ces plans pour répondre à leurs besoins opérationnels futurs, ceux-ci devraient être conçus de manière à répondre aux besoins particuliers de chaque institution et être adaptés à leur situation unique. En outre, ce n'est que grâce à ces plans que le Secrétariat du Conseil du Trésor peut s'acquitter de son mandat qui consiste à assurer la direction et la coordination dans l'ensemble de l'administration fédérale.

3. Infrastructure de la gestion de l'information au sein de l'administration fédérale

L'appendice A illustre l'infrastructure qui est en train d'être mise en place en vue de la planification et de la coordination efficaces et efficientes des ressources reliées à l'information de l'administration fédérale. Cette infrastructure comprend:

les organismes centraux, qui sont responsables de la gestion globale et de l'élaboration de politiques dans des secteurs particuliers;
les organismes de services communs auxquels on a confié la responsabilité d'assurer un service de contrôle ou de soutien particulier à toutes les institutions;
les organismes qui détiennent des responsabilités législatives ou des pouvoirs délégués à l'égard de fonctions particulières touchant la gestion de l'information au sein de l'administration fédérale (organismes compétents);
des comités et d'autres groupes qui fournissent des conseils et des renseignements dans des domaines particuliers de la gestion de l'information à un organisme appartenant à l'une des trois catégories précédentes;
des institutions individuelles chargées de la coordination et de la gestion des ressources reliées à l'information servant à l'exécution de leurs programmes.

4. Orientation gouvernementale

Le Conseil du Trésor, par l'entremise de son Secrétariat, continuera d'assurer la direction et la coordination dans le domaine de la gestion de l'information à l'échelle de l'administration fédérale. Le premier énoncé général de l'orientation du gouvernement dans ce domaine à être approuvé par le Conseil du Trésor a été promulgué dans l'Aperçu de la politique de gestion de l'information - Orientation stratégique en matière de gestion de la technologie de l'information dans le gouvernement fédéral, 1987.

Le gouvernement a adopté les principes suivants pour la mise en oeuvre fructueuse de la gestion de l'information :

la gestion de l'information constitue un outil essentiel pour appuyer, améliorer et accroître la capacité de chaque organisme de s'acquitter de son mandat, d'exécuter ses programmes et d'offrir ses services à l'aide de méthodes novatrices d'application des technologies de l'information;
les fonds de renseignements et les technologies de l'information sont des aspects complémentaires de la gestion des ressources liées à l'information;
les ressources humaines jouent un rôle essentiel dans la mise en oeuvre efficace de la gestion de l'information; c'est pourquoi la consultation et la communication sont absolument nécessaires et la formation est perçue comme un atout;
il est essentiel que les cadres supérieurs participent à l'établissement de l'orientation et des objectifs en matière de gestion de l'information;
les ressources liées à l'information constituent des investissements importants et des avoirs précieux qui doivent être gérés au niveau de l'institution;
la valeur marchande des produits et services d'information du gouvernement est un facteur dont il faut tenir compte dans leur gestion.

Les deux politiques contenues dans ce volume, soit La gestion des technologies de l'information et La gestion des renseignements détenus par le gouvernement, devraient être mises en application dans le contexte de l'orientation du gouvernement fédéral en matière de gestion de l'information énoncée dans ce chapitre.

Appendice A - Infrastructure de la gestion de l'information

Voici le graphique concernant l'Infrastructure de la gestion de l'information

Version textuelle : Appendice A - Infrastructure de la gestion de l'information