Garderies en milieu de travail

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Objectif de la politique

Aider les employés qui sont des parents et qui ont besoin d'un service de garderie à poursuivre leur carrière à la fonction publique.

Énoncé de la politique

L'employeur a pour politique d'aménager des garderies en milieu de travail lorsque ces projets sont réalisables sur les plans financier et opérationnel.

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères ou autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Exigences de la politique

1. Les conditions suivantes s'appliquent à toute garderie en milieu de travail (ci-après appelée garderie).

1.1 La garderie doit recevoir l'appui d'un ministère principal ou d'un groupe de ministères usagers (parmi lesquels un ministère principal est désigné) dont les employés travaillent dans l'immeuble concerné ou à proximité.

1.2 Le nombre réel ou projeté de garderies, y compris le projet de garderie en question, ne doit pas dépasser une garderie par 4 000 employés dans la municipalité ou la subdivision de recensement, tel qu'il est stipulé dans le Fichier maître des codes géographiques. (Voir les références.)

1.3 La garderie doit pouvoir accueillir au moins 30 enfants.

1.4 La garderie doit tenter de fonctionner en ayant l'ensemble ou la plupart de sa capacité utilisée par des enfants de fonctionnaires. Après les cinq premières années d'exploitation, on effectuera le calcul de la subvention locative d'après le pourcentage d'enfants de fonctionnaires qui fréquentent la garderie. (Voir l'appendice B pour plus de détails)

1.5 Les frais d'aménagement de la garderie encourus par l'employeur ne doivent pas dépasser 400 000 $ (valeur en 1991).

1.6 Avant l'aménagement d'une garderie, des parents-employés bénévoles doivent constituer une société sans but lucratif (société), conformément aux dispositions législatives en vigueur dans le secteur où sera établie la garderie.

1.7 La garderie doit être entièrement autonome sur le plan financier, exception faite des frais d'aménagement et des subventions fédérales pour le loyer (aux taux maximaux du marché) dont il est question dans la présente politique. Le gouvernement fédéral ne dépannera aucune garderie ayant des problèmes financiers.

1.8 Le financement des frais d'aménagement, de location et de remise à neuf doit provenir des ressources financières actuelles du ou des ministère(s) concerné(s). (Voir le paragraphe 2.4)

1.9 La garderie doit respecter rigoureusement toutes les dispositionss du permis d'occupation octroyé par le ministère ayant la garde de l'immeuble. (Voir le paragraphe 3.6)

2. Le ministère principal doit procéder comme suit:

2.1 Les administrateurs généraux intéressés réservent l'option de procéder à l'établissement d'une garderie en écrivant au secrétaire du Conseil du Trésor.

Les dix options disponibles pour de nouvelles garderies sont attribuées dans l'ordre des "premiers arrivés, premiers servis". Chaque option est échue dans un délai de six mois, sauf si le sous-ministre écrit au secrétaire pendant ce délai, pour indiquer qu'une garderie sera établie, d'après les résultats de l'examen de la viabilité économique. (Voir le paragraphe 2.4)

2.2 Veiller à ce que:

  • aucune autre garderie en milieu de travail, actuelle ou projetée, ne desserve les fonctionnaires fédéraux intéressés
  • les exigences des paragraphes 1.2 et 1.3 soient respectées.

2.3 Mener un sondage auprès des fonctionnaires fédéraux intéressés tout en déterminant leurs besoins linguistiques (français, anglais ou bilingues) et effectuer une analyse financière approfondie pour déterminer si la demande actuelle et anticipée est assez forte pour rentabiliser une garderie.

2.4 Si l'administrateur général convient que la garderie est économiquement viable et que le ministère est disposé à la parrainer à titre de ministère principal, il informe le ministère ayant la garde de l'immeuble fédéral et le secrétaire du Conseil du Trésor qu'il accepte:

  • d'assumer les frais d'aménagement d'une garderie;
  • de payer les dépenses de remise à neuf en faveur d'un nouveau locataire, si la garderie ferme et
  • de transférer suffisamment de fonds pour couvrir la subvention locative ou les coûts d'installation permanente, s'il y a lieu.

Dans le cas d'un groupe de ministères, chaque administrateur général doit convenir que la garderie est économiquement viable et accepter de transférer la quote-part de son ministère.

2.5 Recueillir et présenter des données aux fins d'évaluation, comme il est indiqué à l'appendice C.

3. Le ministère à qui incombe la garde du lieu de travail doit:

3.1 déterminer s'il existe un endroit convenable pour aménager la garderie;

3.2 après avoir consulté le conseil d'administration de la garderie et le ministère principal, choisir un emplacement économiquement viable dans un immeuble fédéral ou à proximité, dont les frais d'aménagement ne dépasseront pas 400 000 $ (valeur en 1991) et en planifier l'aménagement;

3.3 veiller à ce que l'aménagement soit conforme aux exigences législatives s'appliquant aux garderies accréditées en vigueur dans le secteur où la garderie sera aménagée;

3.4 veiller à ce que les parents et les enfants handicapés puissent y avoir facilement accès;

3.5 s'assurer que la société a obtenu les permis nécessaires de la province ou de la municipalité ou des deux;

3.6 lors de la remise du permis d'occupation à la société pour l'occupation de l'espace alloué à la garderie, obtenir des conseils juridiques relativement aux termes de l'entente proposée, y compris les questions de responsabilité et de conformité à la présente politique. Le permis doit inclure une clause relative au paiement par la société d'une part du loyer au moins égale à la somme mentionnée à l'appendice B et, s'il y a lieu, une clause sur les exigences linguistiques suivant l'appendice D.

4. Avant que le ministère ayant la garde de l'immeuble ne prenne d'engagement relatif à l'aménagement de la garderie, la société doit:

4.1 s'assurer que la garderie satisfait à toutes les exigences d'accréditation autres que les exigences d'aménagement qui relèvent du ministère ayant la garde de l'immeuble;

4.2 obtenir du ministère ayant la garde de l'immeuble un permis d'occupation de l'espace alloué à la garderie;

4.3 dans les limites du permis d'occupation, s'engager à défrayer les frais de services, de nettoyage et d'opération de la garderie (excluant l'entretien structural);

4.4 s'engager à remplir toutes les exigences relatives à la collecte des données mentionnées à l'appendice C et à présenter ces données au ministère principal.

Surveillance

Lors du contrôle de l'application de la présente politique par les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor déterminera, suivant l'appendice C, combien d'enfants d'employés fréquentent la garderie.

Références

  • Cadre d'enquête sur la demande et d'étude de garderies en milieu de travail. On peut obtenir un exemplaire de ce document auprès des agents ministériels chargés de la politique sur les garderies.
  • Feuillet de renseignements sur les garderies en milieu de travail actuelles et prévues. On peut obtenir un exemplaire de ce document auprès des agents ministériels chargés de la politique.
  • Services d'information et d'orientation sur la garde des enfants (volume Ressources humaines du MCT, chapitre 4-3)
  • Fichier maître des codes géographiques, Approvisionnements et services Canada. On peut obtenir un exemplaire de ce document auprès des agents ministériels ou auprès du Groupe des systèmes du personnel, Direction des services d'information, ASC.

Le présent chapitre remplace le chapitre 18 du volume 4 du MGP.

Demandes de renseignements

Les demandes d'information concernant cette politique doivent être adressées à l'agent responsable désigné à l'administration centrale du ministère ou de l'organisme qui, à son tour, pourra transmettre les questions d'interprétation à la Direction des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.


Appendice A - Définitions

aménagement (fit-up)

aux fins de la présente politique seulement, les travaux d'aménagement dont les coûts sont financés par le gouvernement fédéral comprennent:

  • les murs de base (peints);
  • l'aménagement paysager extérieur avec les enceintes appropriées (clôtures);
  • les cuisines, y compris les éviers, les placards et les comptoirs;
  • les toilettes;
  • les dispositifs d'éclairage et d'aération appropriés;
  • les raccordements d'eau et d'électricité (fit-up);
coûts de remise à neuf (wrap-up costs)
sont les coûts associés à l'aménagement des locaux pour un nouveau locataire, si la garderie devait fermer;
ministère principal (lead department)
est le ministère chargé de satisfaire aux dispositions de l'article 2 de la présente politique. Si plusieurs ministères usagers sont intéressés par une même garderie en milieu de travail, un ministère principal doit être désigné;
ministère qui a la garde (custodian department)
d'un lieu de travail est le ministère responsable de l'administration et du contrôle du bien immobilier en question;
ministère isager (user department)
est un ministère unique ou un groupe de ministères dont les employés ont signifié leur intention d'utiliser la garderie. Les modalités de financement de la garderie en milieu de travail sont établies avec le consentement des ministères usagers (paragraphe 2.4 de la politique);
municipalités et les subdivisions de recensement (municipalities or census subdivisions)
sont les entités dont on se sert pour coder les régions géographiques des employés;
parent (parent)
comprend également le tuteur.

Appendice B - Calcul de la subvention locative

Comme les garderies ont pour but d'aider les employés, elles doivent s'efforcer d'accueillir en totalité ou en majeure partie des enfants de fonctionnaires. Cependant, au cours des premières années de fonctionnement d'une garderie, il est possible que la demande émanant de la fonction publique ne soit pas suffisante pour combler la capacité d'accueil.

Compte tenu de ces facteurs, les nouvelles garderies créées en vertu de la politique permanente toucheront la subvention locative intégrale versée par l'employeur pour les cinq (5) premières années de fonctionnement, selon les modalités suivantes:

Le pourcentage d'utilisation de la garderie par les enfants de fonctionnaires pendant les deux premières années de fonctionnement des garderies n'est pas pris en considération.

Au cours de la troisième, de la quatrième et de la cinquième années, la société compilera le pourcentage d'utilisation de la garderie par les enfants de fonctionnaires, en prévision de l'application de la formule de réduction du loyer, en vigueur à partir de la sixième année. La société devrait viser, pour ces trois années, une moyenne mobile de 70 p. 100 d'occupation par des enfants de fonctionnaires.

Au début de la sixième année et de chaque année suivante, la société calculera le pourcentage moyen du nombre de places utilisées par les enfants de fonctionnaires au cours des trois années précédentes.

Si la moyenne des trois années s'établit à au moins 70 p. 100, la subvention locative intégrale versée par l'employeur sera maintenue. Si la moyenne des trois années est inférieure à 70 p. 100, la subvention sera réduite proportionnellement. Veuillez consulter le tableau.

Le cas échéant, la société devra verser le montant du loyer équivalant au pourcentage de réduction de la subvention locative, le premier jour du troisième mois de la nouvelle année, à compter de la sixième année.

Toute garderie accueillant moins de 20 p. 100 d'enfants de fonctionnaires ne recevra aucune subvention.

Tableau des subventions locatives (Moyenne de trois ans)
Pourcentage d'enfants de fonctionnaires fédéraux Pourcentage de réduction de la subvention locative : Pourcentage de subvention locative de l'employeur :
69  2 98
68  4 96
67  6 94
66  8 92
65 10 90
64 12 88
63 14 86
62 16 84
61 18 82
60 20 80
59 22 78
58 24 76
57 26 74
56 28 72
55 30 70
54 32 68
53 34 66
52 36 64
51 38 62
50 40 60
49 42 58
48 44 56
47 46 54
46 48 52
45 50 50
44 52 48
43 54 46
42 56 44
41 58 42
40 60 40
39 62 38
38 64 36
37 66 34
36 68 32
35 70 30
34 72 28
33 74 26
32 76 24
31 78 22
30 80 20
29 82 18
28 84 16
27 86 14
26 88 12
25 90 10
24 92 8
23 94 6
22 96 4
21 98 2

Appendice C - Données requises pour l'évaluation de la politique

Données annuelles que la société doit recueillir et présenter au ministère principal

  • La capacité d'accueil de la garderie, par groupe d'âge.
  • Le tarif mensuel, par groupe d'âge.
  • L'âge, les mois de présence de chaque enfant inscrit pendant l'année ainsi que le nom, l'adresse au travail, le numéro de téléphone et le ministère fédéral d'emploi (ou le nom de l'employeur si autre qu'un ministère fédéral) des deux parents, s'il y a lieu.
  • La raison du retrait de tout enfant pendant l'année.
  • Toute observation ou toute préoccupation formulées par la société concernant la politique, y compris celles portant sur l'utilisation des langues officielles.

Données annuelles que doit recueillir et conserver le ministère principal

  • Toutes les données annuelles de la garderie.
  • Le numéro d'identification de tous les employés qui ont utilisé la garderie; ces numéros doivent être intégrés aux données présentées par la société.
  • Le pourcentage annuel moyen de la capacité de la garderie utilisée par des enfants d'employés (nombre de mois de présence des enfants de fonctionnaires divisé par le nombre total de mois de présence pour l'ensemble des enfants) x 100.

Données annuelles que le ministère principal doit présenter au ministère ayant la garde de l'immeuble

  • Le pourcentage annuel moyen de la capacité de la garderie utilisée par des enfants de fonctionnaires.
  • Toute observation ou toute préoccupation formulées par la société relativement aux locaux.

Données annuelles que le ministère principal doit présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor

  • La capacité d'accueil de la garderie par groupe d'âge.
  • Le tarif mensuel, par groupe d'âge.
  • Toute observation ou toute préoccupation formulées par la société concernant la politique.
  • Le pourcentage annuel moyen de la capacité de la garderie utilisée par des enfants de fonctionnaires.

Appendice D - Langues officielles

Lorsqu'une garderie en milieu de travail est située dans un immeuble appartenant à l'État ou loué par ce dernier dans la région de la Capitale nationale, à Montréal (identifiée comme région métropolitaine d'après le recensement), à Moncton, à Sudbury ou dans d'autres localités précisées selon le cas par le Conseil du Trésor, le permis d'occupation d'une garderie en milieu de travail doit comprendre la clause suivante:

La garderie en milieu de travail doit:

  1. avoir des employés capables de communiquer avec les parents et de dispenser le programme de garde aux enfants dans l'une ou l'autre des langues officielles;
  2. fournir la documentation au sujet de ses activités, y compris ses statuts, règles et règlements dans les deux langues officielles.
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