Directive sur les conditions d’emploi pour les étudiants

Cette directive décrit les responsabilités des organisations au sein de l’administration publique centrale (APC) afin d’assurer l’administration rigoureuse, uniforme, efficace et équitable des conditions d’emploi des étudiants.
Modification : 2024-03-21

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2020.
  • 1.2La présente directive remplace les Conditions d’emploi pour les étudiants du 1er janvier 2007.
  • 1.3La sous-section A.2.11.2 de l’annexe A de la présente directive entrera en vigueur le 1er avril 2024.

2. Autorisations et pouvoirs

3. Objectifs et résultats attendus

  • 3.1La présente directive vise à assurer l’administration rigoureuse, uniforme, efficace et équitable des conditions d’emploi des étudiants.
  • 3.2Les résultats attendus sont les suivants :
    • 3.2.1les étudiants reçoivent une rémunération monétaire et non monétaire appropriées;
    • 3.2.2les conditions d’emploi sont mises en pratique de façon opportune, transparente, uniforme et équitable.

4. Exigences

  • 4.1Le dirigeant des ressources humaines a la responsabilité suivante :
    • 4.1.1veiller à ce que les personnes responsables de l’application et de l’administration de la présente directive au quotidien communiquent des renseignements exacts, cohérents et en temps opportun aux étudiants au sujet de leurs conditions d’emploi.
  • 4.2Les gestionnaires ont les responsabilités suivantes :
    • 4.2.1renseigner les étudiants sur les conditions d’emploi énoncées à l’annexe de la présente directive et dans la convention collective pertinente;
    • 4.2.2veiller à ce que la convention collective pertinente soit clairement mentionnée dans toutes les lettres d’offre pour les étudiants qui participent à un programme d’emploi rémunéré pour étudiants;
    • 4.2.3veiller à ce qu’une copie de la lettre d’offre et de la demande d’intervention de paye soit rapidement soumise au conseiller en rémunération responsable du traitement de l’administration de la paye;
    • 4.2.4décider du mode de transport que les étudiants canadiens embauchés dans le cadre d’un des programmes d’emploi rémunéré doivent utiliser, conformément à l’annexe, pour se déplacer entre leur établissement d’enseignement et le lieu d’emploi au début et à la fin de leurs affectations. Le mode de transport choisi doit être le mode le plus économique et le plus pratique;
    • 4.2.5s’assurer que les réservations sont faites au moyen de Services de voyage partagés une fois que l’offre d’emploi a été acceptée; et
    • 4.2.6appliquer les taux variables de remboursement des dépenses réelles de transport pour les étudiants qui font partie des programmes d’emploi rémunéré, mais qui sont employés à l’extérieur du Canada et de la zone continentale des États‑Unis, de façon uniforme pour tous les étudiants recrutés dans le même lieu d’emploi.

5. Rôle des autres organisations gouvernementales

  • 5.1Le rôle des autres organisations gouvernementales au regard de la présente directive est décrit à la section 5 de la Politique sur la gestion des personnes.

6. Application

  • 6.1La présente directive s’applique aux personnes et aux organisations figurant à la section 6 de la Politique sur la gestion des personnes.

7. Références

8. Demandes de renseignements

  • 8.1Les personnes appartenant à des organisations de l’administration publique centrale doivent s’adresser à leur division des ressources humaines pour obtenir des renseignements sur cette directive.
  • 8.2

    Les représentants délégués ministériels des relations de travail ou de la rémunération peuvent s’adresser à :

    Gestion de la rémunération stratégique
    Relations avec les employés et rémunération globale
    Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
    Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe A – Conditions d’emploi pour les étudiants

A.1 Affectations non rémunérées

A.1.1 Application

  • A.1.1.1La section A.1 s’applique à tous les étudiants qui participent à un programme d’affectations non rémunérées, comme décrit à l’annexe de la Directive sur l’embauche des étudiants.

A.1.2 Heures de travail

  • A.1.2.1Les étudiants qui participent à des affectations non rémunérées font habituellement une demi‑journée de travail normale. Ils peuvent négocier d’autres heures avec leur école et leur gestionnaire, mais ils ne doivent pas travailler plus de 7,5 heures par jour.

A.1.3 Indemnité de déplacement

  • A.1.3.1Les étudiants qui participent à un programme d’affectations non rémunérées peuvent recevoir une indemnité de déplacement maximale équivalant au tarif quotidien ou mensuel aller-retour du transport en commun, selon le montant le plus bas, entre l’école ou le domicile de l’étudiant et son lieu de travail.

A.1.4 Indemnisation des travailleurs

  • A.1.4.1Les étudiants qui participent à des affectations non rémunérées doivent être couverts par un régime d’indemnisation des travailleurs. Les gestionnaires responsables doivent donc veiller à ce qu’un accord travail‑études ait été conclu avant le début d’une affectation. En vertu de cet accord, l’établissement d’enseignement de l’étudiant doit prévoir des indemnités pour l’étudiant en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle.

A.2 Affectations rémunérées et embauche

A.2.1 Application

  • A.2.1.1La section A.2 s’applique aux étudiants qui sont embauchés dans l’administration publique centrale dans le cadre de l’un des programmes d’emploi approuvés pour les étudiants.

A.2.2 Convention collective pertinente

  • A.2.2.1La convention collective pertinente pour les étudiants qui participent à un programme d’affectations rémunérées est la convention collective du groupe prédominant dont les fonctions sont exécutées en suppléance ou en partie pendant la période d’emploi spécifiée dans leur lettre d’offre.

A.2.3 Heures de travail

  • A.2.3.1Les heures de travail des étudiants doivent être conformes à la convention collective pertinente et à la pratique du ministère.

A.2.4 Rémunération

  • A.2.4.1Sous réserve des présentes conditions d’emploi et de tout autre instrument de politique, les étudiants ont le droit d’être rémunérés aux deux semaines, selon un cycle de paye en arriérés, au taux de rémunération approprié au taux de rémunération pour les étudiants approprié.
  • A.2.4.2Les taux s’appliquent aussi aux programmes officiels d’apprentissage des étudiants.
  • A.2.4.3Les taux de rémunération des étudiants seront révisés de temps en temps pour tenir compte de plusieurs facteurs comme le salaire minimum provincial ou territorial et les tendances des règlements en matière de négociations collectives pour les employés de l’administration publique centrale. Toutes les rectifications de ce genre ne s’appliqueront pas de manière rétroactive.

A.2.5 Heures supplémentaires

  • A.2.5.1Les étudiants qui participent à un programme d’affectations rémunérées doivent être payés pour leurs heures supplémentaires conformément à la convention collective pertinente, dans la mesure où ils ont été autorisés à travailler ces heures.
  • A.2.5.2Quels que soient les modes de paiement prévus dans la convention collective pertinente, les étudiants ne peuvent être rémunérés en congés compensatoires pour les heures supplémentaires qu’ils effectuent.

A.2.6 Rémunération d’intérim

  • A.2.6.1Les étudiants n’ont pas droit à la rémunération d’intérim.

A.2.7 Autres avantages

  • A.2.7.1Les étudiants ont droit aux avantages suivants, qui sont administrés selon les dispositions de la convention collective pertinente :
    • indemnité de rappel au travail;
    • indemnité de disponibilité;
    • indemnité de rentrée au travail;
    • prime de poste et de fin de semaine;
    • indemnité de facteur pénologique ou l’indemnité de responsabilité correctionnelle;
    • temps de déplacement;
    • indemnité de repas lors des heures supplémentaires.

A.2.8 Prime au bilinguisme

  • A.2.8.1Les étudiants n’ont pas droit à la prime au bilinguisme.

A.2.9 Congé payé

  • A.2.9.1Sauf dans le cas d’un congé de deuil accordé conformément au paragraphe A.2.12, les étudiants n’ont pas droit à un congé payé.

A.2.10 Indemnité de congé annuel

  • A.2.10.1À défaut d’un congé annuel, les étudiants ont droit à une indemnité de congé annuel équivalant à quatre pour cent (4 %) de leurs gains pour les heures normales de travail et les heures supplémentaires.

A.2.11 Jours fériés désignés payés

  • A.2.11.1Les étudiants embauchés à temps plein ont le droit d’être payés pour les jours fériés désignés payés, pourvu qu’ils ne soient pas en congé non payé tout le jour ouvrable qui précède ou qui suit immédiatement le jour férié désigné.
  • A.2.11.2Un étudiant à temps partiel n’est pas rémunéré pour les jours fériés désignés mais reçoit plutôt une indemnité de quatre virgule six pour cent (4,6 %) pour toutes les heures effectuées au tarif normal.
  • A.2.11.3Les étudiants travaillant à l’extérieur du Canada dans le cadre d’un programme d’emploi rémunéré pour étudiants peuvent recevoir une rémunération pour un nombre équivalent de jours fériés payés locaux pendant leur période d’emploi.

A.2.12 Congé de deuil

  • A.2.12.1Les étudiants se voient accorder un congé de deuil d’un maximum de trois jours civils consécutifs, y compris le jour des funérailles, dans le cas du décès d’un membre de leur famille immédiate. Il s’agit d’un congé non payé pendant les trois premiers mois d’emploi continu, et d’un congé payé par la suite.
  • A.2.12.2La « famille immédiate » est définie dans la convention collective pertinente.

A.2.13 Congé de maladie

  • A.2.13.1Les étudiants n’ont pas droit aux congés de maladie payés et n’accumulent pas de crédits de congé de maladie.

A.2.14 Autres congés

  • A.2.14.1Un étudiant peut être autorisé à prendre un congé non payé à n’importe quelle fin, mais pas au‑delà de la période déterminée de l’emploi de l’étudiant.

A.2.15 Mise en disponibilité

  • A.2.15.1Les étudiants ayant travaillé de façon continue pendant au moins trois mois et qui sont mis en disponibilité avant la fin de leur période d’emploi doivent recevoir un préavis de deux semaines. Sinon, ils ont droit à une indemnité qui tient lieu de préavis. Cette indemnité équivaut à deux semaines de salaire ou au salaire couvrant la fin de la période d’emploi, si ce dernier montant est moins élevé.
  • A.2.15.2S’il est réembauché à la fonction publique avant la fin de la période pour laquelle l’indemnité a été versée, l’étudiant mis en disponibilité doit rembourser la partie de l’indemnité qui couvre la période entre la date de la nouvelle période d’emploi et la fin de la période d’indemnité initiale.

A.2.16 Autorisations de sécurité

  • A.2.16.1S’il y a lieu, les étudiants doivent obtenir l’autorisation de sécurité appropriée.

A.2.17 Déplacements : généralités

  • A.2.17.1Les dispositions ci‑dessous s’appliquent à tous les étudiants canadiens qui participent à l’un des programmes d’emploi rémunéré pour les étudiants.
  • A.2.17.2Les étudiants ne sont pas rémunérés pendant leurs déplacements, à moins d’être en voyage d’affaires pour le gouvernement une fois embauchés.
  • A.2.17.3Une indemnité de déplacement peut être autorisée pour l’utilisation d’un véhicule personnel. Dans ce cas, le taux par kilomètre applicable doit être conforme à l’annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Il faut ajouter les frais engagés pour les péages sur les routes, les traversiers, les ponts et les tunnels.
  • A.2.17.4Les étudiants qui doivent voyager pour le gouvernement pendant leur emploi sont admissibles au remboursement de leurs dépenses, comme il est indiqué dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
  • A.2.17.5Les étudiants qui accomplissent du travail sur le terrain pendant leur emploi peuvent se voir offrir, à la discrétion du gestionnaire responsable, l’hébergement et les repas durant la période des travaux. Il s’agirait normalement de circonstances semblables à celles où le logement et la nourriture seraient fournis aux employés nommés pour une période indéterminée.

A.2.18 Déplacements : Canada et zone continentale des États‑Unis

  • A.2.18.1Les frais de transport réels et raisonnables peuvent être remboursés, conformément à la partie III, paragraphe 3.3.11, de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, dans les cas suivants :
    • A.2.18.1.1le déplacement à partir d’un établissement d’enseignement canadien à destination du lieu indiqué ou du lieu d’emploi et, à la fin de l’emploi, le voyage de retour vers :
      • A.2.18.1.1.1l’établissement d’enseignement d’origine, ou
      • A.2.18.1.1.2un autre établissement d’enseignement où l’étudiant poursuivra ses études, à condition que cela n’augmente pas les frais de transport;
    • A.2.18.1.2le déplacement entre l’établissement d’enseignement qui est situé à l’extérieur du Canada et le lieu indiqué ou le lieu d’emploi et, à la fin de l’emploi, le voyage de retour décrit au paragraphe A.2.18.1.1.1 ou A.2.18.1.1.2.
  • A.2.18.2Outre les frais de transport prévus au paragraphe A.2.18.1, l’étudiant peut se faire rembourser un maximum de 200 $ par voyage aller‑retour, pour l’ensemble des dépenses diverses qui ont été engagées au début ou à la fin d’une période donnée d’emploi continu. Cette disposition vise à aider à couvrir, par exemple, les frais d’hébergement temporaire à l’arrivée et les frais de transport aller‑retour d’effets personnels. L’étudiant doit présenter des reçus dans la mesure du possible.

A.2.19 Déplacements : extérieur du Canada et zone continentale des États‑Unis

  • A.2.19.1Un étudiant peut recevoir :
    • A.2.19.1.1un remboursement pour toute fraction des frais de transport réels entre son domicile ou son établissement d’enseignement et le lieu indiqué ou le lieu d’emploi, tels que décrits à la partie III, paragraphe 3.4.11 de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
    • A.2.19.1.2un remboursement d’un montant maximal de 250 $ par voyage aller‑retour, afin d’aider à couvrir les frais engagés en cours de déplacement avant l’arrivée au lieu indiqué ou au lieu d’emploi, ou jusqu’au domicile ou à l’établissement d’enseignement de l’étudiant;
    • A.2.19.1.3le paiement d’une indemnité quotidienne, jusqu’à concurrence de 65 pour cent (65 %) de l’indemnité de repas pour le dîner, comme déterminé pour le lieu d’emploi en vertu de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. L’indemnité quotidienne peut être moindre, selon le coût de la vie au lieu d’emploi, la disponibilité d’étudiants et le budget consacré au programme.

A.2.20 Indemnité de poste isolé

  • A.2.20.1Les étudiants à l’emploi dans un poste isolé, comme défini dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du Conseil national mixte, sont admissibles à l’indemnité d’environnement applicable, à l’indemnité de vie chère et à l’indemnité de combustible et de services publics, selon la classification du poste.

A.2.21 Discipline

  • A.2.21.1Sous réserve de tout autre instrument de politique et des normes de discipline établies par l’administrateur général, les pénalités financières et autres, y compris la suspension et la cessation de l’emploi, peuvent être appliquées pour manquement à la discipline ou inconduite par l’étudiant.

A.2.22 Emploi à temps partiel

  • A.2.22.1La rémunération des étudiants qui travaillent à temps partiel est fondée sur les dispositions énoncées dans la convention collective pertinente.

A.2.23 Emploi continu

  • A.2.23.1Si un étudiant est embauché dans le cadre d’un programme d’emploi pour étudiants et qu’il est ensuite nommé à la fonction publique, les périodes travaillées dans le cadre du programme peuvent être prises en compte pour établir la période d’emploi continu, pourvu qu’elles satisfassent aux critères des conditions d’emploi applicables.

A.2.24 Service continu ou discontinu

  • A.2.24.1En date du 1er avril 2013, toute période de service continu ou discontinu dans la fonction publique en qualité d’étudiant entre en ligne de compte pour le calcul des crédits de congé annuel dès que l’étudiant devient assujetti aux dispositions de congés annuels de la convention collective pertinente ou des conditions d’emploi. Il n’y a aucun recalcul des crédits de congé pour les années antérieures au 1er avril 2013.

A.2.25 Accident de travail

  • A.2.25.1En cas de blessure survenue au travail, les étudiants sont définis comme employés en vertu de la Loi sur l’indemnisation des employés de l’État.

Annexe B – Définitions

Les définitions à utiliser pour l’interprétation de la présente directive se trouvent dans cette annexe ainsi que dans l’annexe D de la Politique sur la gestion des personnes et dans la Directive sur les conditions d’emploi.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-20434-5

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