Annulée [2010-03-24] - Contrôle, vérification et évaluation de gestion du personnel

Le Conseil du Trésor et la Commission de la Fonction publique ont délégué aux sous-chefs des pouvoirs considérables en gestion du personnel en vue de favoriser l'administration efficace des programmes des ministères. La délégation de ces pouvoirs doit être encouragée autant que possible.

Aux termes des ententes signées en 1982 par le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la Fonction publique, la responsabilité de la vérification d'un certain nombre de fonctions concernant le personnel a été déléguée à la Commission de la Fonction publique et la responsabilité de l'évaluation de certaines politiques de dotation en personnel a été déléguée au Secrétariat du Conseil du Trésor. De cette manière, la vérification dans le domaine du personnel est centralisée à la Commission et l'évaluation des politiques touchant le personnel est centralisée au Secrétariat.

Le contrôle, la vérification et l'évaluation des politiques et des pratiques de gestion du personnel permettent aux sous-chefs et aux organismes centraux de déterminer si lesdites politiques et pratiques permettent d'obtenir les résultats voulus, si elles sont appliquées de façon efficace et si les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel sont exercés de façon appropriée.

L'objet du présent chapitre est d'énoncer la politique du Conseil du Trésor et de la Commission de la Fonction publique concernant le contrôle, la vérification et l'évaluation des politiques et des pratiques de gestion du personnel et des pouvoirs délégués dans ce domaine dans le cadre du processus d'ensemble qui permet aux organismes centraux et aux ministères d'effectuer un contrôle efficace de la gestion du personnel.

Cette politique s'adresse aux ministères et organismes de la Fonction publique énumérés à l'annexe I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique et à ceux qui exercent le pouvoir que la Commission de la Fonction publique leur a délégué.

Les définitions suivantes ont été mises au point de concert avec le Bureau du Contrôleur général:

Contrôle (monitoring): Examen permanent et répétitif des activités et des opérations que le gestionnaire effectue en fonction des plans, de la marche à suivre ou des normes de rendement en vue de déterminer si ces activités et opérations sont exécutées de la façon prévue et si elles donnent les résultats souhaités. L'objet de cette fonction consiste à évaluer périodiquement (chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre), le rendement et les résultats obtenus sur les plans quantitatif et qualitatif et, s'il y a lieu, à prendre les mesures correctives qui s'imposent.

Le contrôle des activités et des opérations ayant trait à la gestion du personnel prend plusieurs formes. Par exemple, en ce qui concerne la dotation en personnel et la classification, le contrôle comprend l'examen d'un échantillon de décisions et de dossiers en vue de déterminer la justesse des décisions prises et la conformité avec les normes, les directives et les lignes directrices relatives à la dotation ou à la classification. Il comporte aussi l'examen des principes directeurs et des méthodes des ministères en matière de dotation ou de classification ainsi que la vérification de leur mise en application, la collecte de l'analyse des données en vue d'évaluer les résultats, les délais d'achèvement et la charge de travail.

Vérification (audit): Examen et évaluation méthodiques et distincts de toutes les opérations (relatives au personnel) des ministères afin d'évaluer l'efficacité, l'efficience et la rentabilité des règles et des contrôles de gestion du personnel des ministères.

Les vérifications de la fonction gestion du personnel sont habituellement effectuées à des intervalles de trois à cinq ans par les groupes de vérification interne des ministères et par les organismes centraux. Celles qui sont faites par les groupes de vérification interne portent, en particulier, sur la pertinence de tous les contrôles de gestion du personnel (y compris les activités de contrôle), sur le degré de conformité avec la loi, les politiques et les lignes directrices des organismes centraux et des ministères en matière de gestion du personnel ainsi que sur l'efficacité, l'efficience et la rentabilité du système de gestion du personnel. Les vérifications du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Commission de la Fonction publique déterminent le degré de conformité avec la loi, les politiques et les pratiques en matière de gestion du personnel à l'échelle de la Fonction publique et, relativement à la classification et à la dotation en personnel, dans quelle mesure les pouvoirs officiellement délégués sont exercées de façon satisfaisante.

Les vérifications effectuées par les ministères et organismes centraux s'étendront à la planification des ressources humaines, à la rémunération et aux avantages sociaux, aux relations de travail, à la formation et au perfectionnement et à toute autre activité liée au personnel.

Chaque année, à l'échelle du centre de responsabilité, les groupes de vérification interne font une vérification du système de gestion du personnel dans le cadre de vérifications distinctes des opérations des ministères.

Évaluation (evaluation): Examen et évaluation périodiques et distincts des politiques de gestion du personnel en vue de déterminer si les buts visés sont atteints et dans quelle mesure ces buts contribuent à la réalisation des objectifs de la Fonction publique au chapitre de la gestion du personnel.

Conformément aux ententes signées en 1982 par les organismes centraux susmentionnés, l'évaluation des politiques de gestion du personnel appliquées à l'échelle de la Fonction publique, y compris certaines politiques de dotation en personnel, sera normalement effectuée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans certains cas, cette évaluation pourra être effectuée conjointement par le Secrétariat du Conseil du Trésor et par la Commission de la Fonction publique.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor évalue, par exemple, les politiques relatives à la formation et au perfectionnement, à la rémunération au rendement, à la santé et à la sécurité au travail, à la planification des ressources humaines, à la délégation des pouvoirs en matière de dotation, aux stages et aux mutations. L'évaluation des politiques spéciales se fait habituellement tous les trois ou quatre ans, mais elle pourrait se faire plus souvent, au besoin.

Le Conseil du Trésor et la Commission de la Fonction publique ont pour politique de surveiller et de vérifier l'application des politiques et des pratiques de gestion du personnel ainsi que l'exercice des pouvoirs délégués, et de mesurer l'efficacité et la pertinence des politiques de gestion du personnel. À cette fin, ils se fonderont principalement sur les données recueillies dans le cadre des vérifications internes des ministères afin de limiter l'ampleur des activités sur place et de ne pas perturber les opérations ministérielles.

La politique susmentionnée a pour but d'assurer que la qualité et l'efficacité des politiques et pratiques de gestion du personnel des ministères et de l'ensemble de la Fonction publique sont mesurées et évaluées de façon régulière et appropriée.

Secrétariat du Conseil du Trésor

Le secrétaire du Conseil du Trésor est responsable devant le Conseil du Trésor pour ce qui est d'assurer que les politiques et les pratiques de gestion du personnel de la Fonction publique permettent d'obtenir les résultats voulus, qu'elles sont appliquées de façon efficace et que les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel sont exercés de façon satisfaisante.

Commission de la fonction publique

La Commission de la fonction publique est responsable devant le Parlement pour ce qui est d'assurer que les politiques et les pratiques en matière de dotation en personnel dans la fonction publique permettent d'obtenir les résultats voulus, qu'elles sont appliquées de façon efficace et que les pouvoirs délégués à ce chapitre sont exercés de façon satisfaisante.

Ministères

Les ministères sont responsables devant le Conseil du Trésor pour ce qui est d'appliquer les politiques et les pratiques de gestion du personnel et d'assurer leur conformité avec celles qui sont appliquées à l'échelle de la fonction publique, et d'exercer le pouvoir qui leur est délégué au chapitre de la gestion du personnel conformément aux conditions de la délégation.

De même, les ministères qui exercent le pouvoir qui leur a été délégué par la Commission de la fonction publique en matière de dotation en personnel doivent rendre compte à la Commission pour ce qui est d'appliquer les lignes directrices et les politiques en matière de dotation en personnel et d'assurer leur conformité avec celles qui sont appliquées à l'échelle de la fonction publique, et d'exercer le pouvoir qui leur est délégué conformément aux conditions de la délégation.

Responsabilités relatives à l'application de la politique

Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit:

• surveiller l'application des politiques et des pratiques de gestion du personnel;
• vérifier les opérations ministérielles dans le cadre de l'examen de la gestion du personnel;*
• évaluer l'efficacité et la pertinence des politiques de gestion du personnel de la fonction publique;
• fournir des conseils aux ministères concernant les méthodes de collecte de données, les techniques et les critères à appliquer pour les vérifications relatives à la gestion du personnel;
• coordonner ses activités avec celles du Bureau du Contrôleur général, de la Commission de la fonction publique, des groupes ministériels de vérification interne et d'autres organismes.

La Commission de la fonction publique doit:

• surveiller l'application des politiques et des pratiques en matière de dotation en personnel;
• vérifier les opérations de dotation en personnel dans les ministères;
• évaluer l'efficacité et la pertinence des politiques de la Commission de la fonction publique;*

*Remarque: Conformément à l'entente signée en 1982 par le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique, la responsabilité de vérifier certaines politiques du personnel est passée du Conseil du Trésor à la Commission de la fonction publique.

• fournir des conseils au sujet des méthodes de collecte des données, des techniques et des critères concernant la vérification de la dotation en personnel;
• coordonner ses activités avec celles du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Bureau du Contrôleur général, des groupes de vérification interne des ministères et d'autres organismes;
• consigner les conclusions de ses activités de vérification dans son rapport annuel au Parlement.

Conformément aux politiques, directives et normes du Bureau du Contrôleur général, les ministères doivent:

• établir, pour les besoins de la surveillance, des mesures et des normes de rendement applicables à leurs activités et opérations en matière de gestion du personnel;
• surveiller les activités et les opérations relatives à leur propre gestion du personnel;
• vérifier la pertinence de leurs contrôles du système de gestion du personnel et de leurs méthodes de surveillance;
• vérifier le degré de conformité avec la loi, les politiques du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique et les conditions de la délégation de pouvoir par ces deux organismes à ce chapitre ainsi que les politiques et directives ministérielles, et déterminer l'efficacité, l'efficience et la rentabilité du système de gestion du personnel dans leurs ministères respectifs;
• fournir les conclusions de leurs vérifications au Secrétariat du Conseil du Trésor ou à la Commission de la fonction publique, selon le cas.

(Remarque: L'utilisation par les ministères des méthodes de vérification concernant le personnel approuvées par le BCG, le SCT et la CFP réduira le nombre des vérifications en matière de personnel que la Commission doit effectuer.)

Les résultats prévus et imprévues de l'application de la présente politique ainsi que la pertinence future de cette politique seront évalués dans le cadre du plan d'évaluation à long terme approuvé de la Direction de la politique du personnel.

Le présent chapitre remplace le chapitre 15 du volume 1 du MGP.

Les demandes de renseignements doivent être adressées au: