Annulée [2012-11-19] - Directive sur la dotation des postes bilingues

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Date d'entrée en vigueur

Le 1er avril 2004

Énoncé

Les postes bilingues sont dotés de façon impérative. Exceptionnellement, selon les exigences établies dans la présente directive, la dotation non impérative peut être considérée. Le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (Décret d'exemption) définit les conditions qui s'appliquent aux dotations non impératives des postes désignés bilingues.

Application

La présente directive s'applique à toutes les institutions assujetties à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Les institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles (LLO), à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau de Conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat à l'éthique, doivent se référer à la Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines.

Exigences

L'administrateur général est imputable de la mise en ouvre de la présente directive dans son institution.

Principe général

Les postes bilingues sont dotés de façon impérative.

Obligations relatives aux postes de cadre de direction

Un niveau de bilinguisme « CBC» ou supérieur est requis afin que les cadres de direction s'acquittent de leurs fonctions et assument leur responsabilité de créer un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail.

À cet effet, la dotation impérative est obligatoire :

  • partout au Canada, pour tous les postes ou fonctions au niveau de sous-ministre adjoint et des autres titres d'administrateur général adjoint;
  • dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, pour tous les autres postes ou fonctions bilingues de niveau EX-05 à EX-02;
  • dans les régions unilingues, pour les postes ou fonctions de niveau EX-05 à EX-02 qui incluent la supervision d'employés situés dans une région bilingue et occupant des postes bilingues ou dont les exigences linguistiques diffèrent.

La mise en ouvre de la dotation impérative suivra l'échéancier suivant :

  • pour le niveau EX-03, le 1er  avril 2005
  • pour le niveau EX-02, le 1er avril  2007

Cette obligation ne s'applique pas aux postes ouverts au public. Exceptionnellement, ceux-ci peuvent être dotés de façon non-impérative.

Obligations relatives aux autres postes

Afin de respecter les obligations des institutions en matière de service au public et de langue de travail, la dotation impérative est obligatoire :

Cette obligation ne s'applique pas aux postes d'une durée indéterminée ouverts au public. Ceux-ci peuvent être dotés de façon impérative ou non impérative.

Utilisation de la dotation non impérative

Un gestionnaire peut exceptionnellement utiliser la dotation non impérative pour doter un poste qui n'est pas assujetti à l'obligation d'utiliser la dotation impérative. L'institution offre alors de la formation linguistique au titulaire pour lui permettre de satisfaire aux exigences des fonctions du poste.

Dans tous les cas où la dotation non impérative est proposée, le gestionnaire doit justifier par écrit l'utilisation de la dotation non impérative et être en mesure de démontrer que les fonctions bilingues des postes ainsi dotés sont assurées pendant que le titulaire reçoit la formation linguistique nécessaire et jusqu'à ce qu'il satisfasse aux exigences linguistiques du poste. Dans le cas où un titulaire est exempté de satisfaire aux exigences linguistiques du poste, le gestionnaire doit démontrer que les fonctions bilingues du poste sont toujours assurées.

L'utilisation de la dotation non impérative pour les postes de cadres de direction doit être approuvée par l'administrateur général et, pour tous les autres postes, par le sous-ministre adjoint (autres titres d'administrateur général adjoint).

Lorsqu'un poste est doté de façon non impérative, qu'il s'agisse d'une nomination ou d'une mutation, le candidat s'engage par écrit à :

  • acquérir les compétences linguistiques requises dans les délais prescrits;
  • s'il n'y parvient pas, accepter d'être nommé ou muté dans les deux mois suivant la fin de la période d'exemption à un autre poste pour lequel il est qualifié et répond aux exigences linguistiques.

Les conditions applicables aux nominations non impératives sont énoncées dans le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (Décret d'exemption) qui est en vigueur au moment de la nomination. Ces règles s'appliquent avec les adaptations nécessaires aux mutations.

Lorsqu'un employé ou un cadre de direction est nommé ou muté de façon non impérative, il doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste dans les délais de la période d'exemption même s'il est muté de façon non impérative à un autre poste bilingue à l'intérieur du délai initial.

Dans le cas des nominations, et à moins que cette autorité ne soit déléguée aux administrateurs généraux, la Commission de la fonction publique (CFP) approuve toute prolongation de la période d'exemption, à titre de mesure d'adaptation pour les personnes ayant un handicap ou un trouble d'apprentissage ou pour d'autres raisons reconnues par la CFP. Dans le cas d'une mutation, l'administrateur général exerce cette autorité.

Autres obligations

L'employé ou le cadre de direction doit aussi satisfaire aux exigences linguistiques de son poste dans les délais prescrits par le Décret d'exemption suite à un rehaussement du profil linguistique ou lorsque le poste est réidentifié bilingue.

Suivi et rapport

L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon d'évaluer le rendement et de suivre la mise en ouvre de la directive dans les institutions.

Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d'information et d'évaluer l'atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport à l'AGRHFPC. Au minimum, l'institution doit utiliser les indicateurs suivants pour évaluer sa situation :

  • nombre de postes dotés de façon impérative et non impérative :
    • nominations
      • cadres de direction
      • autres postes
    • mutations
      • cadres de direction
      • autres postes;
  • taux de conformité aux exigences linguistiques des postes;
  • laps de temps écoulé entre la nomination et le début de la formation linguistique lorsqu'un candidat est nommé à un poste doté de façon non impérative;
  • efficacité des mesures administratives mises en place pour assurer les fonctions bilingues du poste s'il n'est pas occupé par un employé bilingue.

Lorsqu'un cas de non-respect de la directive est identifié suite à l'évaluation des résultats, l'institution en fait part à l'AGRHFPC et prend les mesures correctives appropriées.

La CFP est responsable de suivre l'utilisation du Décret d'exemption dans les institutions auxquelles il s'applique dans le cas des nominations. L'AGRHFPC est responsable de suivre le respect de ces mêmes règles dans le cas des mutations non impératives.

Conséquences

Demandes de renseignements

Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.

Définitions et notes au lecteur

Impérative
Mode de dotation qui exige que l'on retienne uniquement la candidature de personnes qui satisfont à toutes les exigences du poste lors du processus de sélection pour la nomination à un poste bilingue
Dotation non impérative
Mode de dotation qui permet que l'on retienne, lors d'un processus de sélection pour la nomination à un poste bilingue, la candidature de personnes qui satisfont à toutes les exigences de base à l'exception des compétences linguistiques requises.
Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
http://canadagazette.gc.ca/partII/2005/20051214/html/si118-f.html
Loi sur l'emploi dans la fonction publique
http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/P-33.01/index.html
Loi sur les langues officielles
http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/o-3.01/
Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12521
Administrateur général
Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/chap5_1-fra.asp
Autres titres d'administrateur général adjoint
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=13320&section=text#E
Compétences linguistiques techniques ou spécialisées
Compétences linguistiques acquises grâce à une formation spécialisée ou une expertise, par exemple, la révision de textes, la traduction ou l'enseignement des langues.
Indispensable

Un bureau qui doit fournir des services dans les deux langues officielles au public ou aux employés doit être capable de le faire dans les deux langues en tout temps. Les gestionnaires sont chargés d'organiser leurs ressources humaines, ce qui inclut la dotation des postes, de façon à garantir cette capacité. Lorsqu'ils déterminent l'agencement particulier des postes ou des fonctions, ainsi que d'autres moyens d'offrir des services (p. ex. les messages enregistrés, les services automatisés, l'information sur les réseaux électroniques), ils doivent avoir recours à la dotation impérative pour certains postes. On procède ainsi lorsque les postes sont indispensables du point de vue linguistique, parce que la prestation de services dépend de la communication directe, orale ou écrite, entre les personnes, et lorsque la qualité et la disponibilité du service dans l'une ou l'autre des langues officielles sera inadéquate sans cette capacité. Voici quelques cas où on devrait avoir recours à la dotation impérative (il ne s'agit pas d'une liste exhaustive) :

  • lorsque le poste bilingue est l'un des très peu nombreux dans un bureau offrant des services au public ou aux employés;
  • lorsque le poste bilingue est le seul offrant certains services;
  • lorsque le poste bilingue est l'un parmi plusieurs offrant des services similaires, mais qu'il n'y a pas assez de titulaires répondant aux exigences linguistiques pour garantir le service dans les deux langues officielles en tout temps;
  • lorsque les fonctions du poste requièrent la capacité de communiquer rapidement et précisément dans les deux langues lors de situations où la communication a des conséquences directes sur la santé ou la sécurité du public ou des occupants d'un bureau (p. ex. un poste dont le titulaire est chargé de communiquer des instructions dans le contexte de services de sécurité internes ou de la gestion des situations d'urgence).
Justifier par écrit

Les obligations relatives à l'utilisation de la dotation impérative sont prévues dans la première portion de cette directive. Lorsqu'il n'y a pas d'obligations d'utiliser la dotation impérative, la dotation non-impérative peut être utilisée de manière exceptionnelle. La justification au cas par cas de l'utilisation de la dotation non-impérative doit être fournie par écrit. Voici des exemples de justifications :

  • lorsque le bassin de candidats bilingues possibles est très restreint à cause de la nature hautement spécialisée des fonctions et des connaissances nécessaires pour un poste et que la dotation impérative pourrait restreindre indûment les candidatures au poste;
  • lorsque l'institution recevrait un nombre insuffisant de candidatures de membres de l'une ou l'autre communauté de langue officielle et que le recours à la dotation non impérative est susceptible de favoriser une meilleure participation de la communauté sous-représentée.
Autres titres d'administrateur général adjoint
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_114/oacegp1-dprcpg-fra.asp#admin
Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
http://canadagazette.gc.ca/partII/2005/20051214/html/si118-f.html
Muté de façon non impérative à un autre poste bilingue
Les situations suivantes peuvent se présenter selon le profil linguistique du poste auquel la personne est mutée :
  • Si le poste auquel l'employé est muté (2e poste) a le même profil linguistique que le poste qu'il occupe initialement (1ier poste), la période d'exemption initiale continue à courir pour satisfaire aux exigences linguistiques du 2e poste
  • Si le 2e poste a un profil linguistique plus bas, le titulaire n'a plus à satisfaire aux exigences du 1ier poste, mais doit satisfaire aux exigences du 2ième à l'intérieur du délai d'exemption initial
Conséquences
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12515#consequence
Personne responsable
http://www.psagency-agencefp.gc.ca/ollo/common/listinstitution-fra.asp
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