Annulée [2012-11-19] - Politique sur la langue de travail

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Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1er avril 2004 et remplace les politiques suivantes :

Contexte

Énoncé

Le français et l'anglais sont les langues officielles de travail des institutions fédérales. Dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, les deux langues officielles sont les langues de travail. Dans les régions unilingues, la langue de travail est en règle générale celle qui prédomine dans la province ou le territoire. Les obligations en matière de service au public ainsi que celles de supervision et de services personnels et centraux aux employés ont préséance sur le droit des employés d'utiliser l'une ou l'autre langue. Ces principes s'appliquent tels que définis dans les exigences de la politique.

Application

La présente politique s'applique à toutes les institutions assujetties à la partie V de la Loi sur les langues officielles (LLO), à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du Conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat à l'éthique.

Exigences

Imputabilité

L'administrateur général est imputable de la mise en œuvre de la présente politique dans son institution.

Résultats attendus

Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail

L'institution crée et maintient un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles pour permettre à son personnel d'utiliser l'une ou l'autre. L'institution met en place des mesures afin que les employés utilisent la langue de leur choix :

Les obligations ci-dessus s'appliquent aux institutions même si les bureaux qui assurent la supervision ou les services centraux ou personnels aux employés dans les régions bilingues sont situés en dehors de celles-ci.

L'institution s'assure que sa haute direction communique efficacement dans les deux langues officielles avec les employés de l'institution et qu'elle exerce un leadership relativement à la création et au maintien d'un milieu de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles.

De plus, l'institution met en place :

Les régions unilingues aux fins de la langue de travail

La langue de travail est celle qui prédomine dans la province ou le territoire où est située l'unité de travail. Certaines exceptions existent toutefois :

  • Les employés dont le Conseil du Trésor (CT) est l'employeur ont le droit de déposer un grief dans la langue officielle de leur choix partout au Canada. Il incombe à toute autre institution assujettie à la LLO d'adopter cette politique en tenant compte de sa propre situation.
  • Les employés qui ont la responsabilité d'offrir des services bilingues disposent pour ce faire d'instruments de travail d'usage courant et généralisé dans les deux langues officielles.
  • L'institution peut donner accès à des instruments de travail ou des services bilingues à ses bureaux situés en régions unilingues. Cette mesure doit cependant être prise de manière à ce que le traitement des deux langues officielles soit comparable entre les régions où l'une ou l'autre langue prédomine.

Communications entre régions

Responsabilités institutionnelles

Une institution située dans une région bilingue communique :

  • dans les deux langues officielles avec les bureaux situés dans d'autres régions bilingues;
  • dans les deux langues officielles lorsque la communication est destinée à l'ensemble des institutions fédérales;
  • dans la langue officielle de la région unilingue à qui est destinée la communication.

Les agences centrales et de services communs respectent les droits de langue de travail du personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent.

Pour les communications entre régions unilingues dont la langue de travail diffère, chaque institution met en place les mesures nécessaires pour permettre à ses employés de communiquer efficacement entre eux et avec les employés des autres institutions. Ceci doit toujours être fait de manière à ce que les employés soient traités de façon comparable.

Responsabilités individuelles

Les employés situés dans les régions bilingues communiquent entre eux dans l'une ou l'autre langue officielle. Ils communiquent normalement dans la langue de la région unilingue où sont situés les employés à qui est destinée la communication.

Les employés situés dans une région unilingue communiquent en se référant au principe qu'il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.

Suivi et rapport

L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon d'évaluer le rendement et de suivre la mise en œuvre de la politique dans les institutions.

Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d'information et d'évaluer l'atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport à l'AGRHFPC. Au minimum, l'institution doit utiliser les indicateurs suivants pour évaluer sa situation :

  • efficacité des mesures mises en place pour encourager l'utilisation des deux langues officielles dans le milieu de travail;
  • nombre de plaintes relatives à la langue de travail que le Commissariat aux langues officielles a jugé fondées.

Lorsqu'un cas de non-respect de la politique est identifié, l'institution en fait part à l'AGRHFPC et prend les mesures correctives appropriées.

Conséquences

Les dérogations aux politiques et directives du Conseil du Trésor peuvent faire l'objet d'une évaluation dont les résultats seront inclus dans le rapport annuel du président du Conseil du Trésor au Parlement.

Dans le cas des institutions dont le Conseil du Trésor est l'employeur, le respect de la LLO et la promotion des objectifs qu'elle vise doivent être intégrés aux évaluations annuelles de rendement et influencer les cotes d'évaluation.

Le non-respect de la présente politique peut faire l'objet d'une plainte au Commissariat aux langues officielles en vertu de la partie V de la LLO et peut faire l'objet d'un recours judiciaire à la Cour fédérale, Section de première instance.

Demandes de renseignements

Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.

Définitions et notes au lecteur

Services personnels et services centraux :

En voici quelques exemples :

  • services de comptabilité
  • services administratifs
  • services financiers et budgétaires
  • services d'informatique
  • services d'évaluation et de vérification
  • services juridiques
  • services de bibliothèque et d'archives, et d'information/communications
  • services consultatifs de gestion et les services de consultation
  • services de gestion du matériel
  • services d'achat et d'approvisionnement
  • services de gestion des biens
  • services de sécurité
  • services de dotation et de classification
  • services techniques
  • services de traduction
  • services de la paie et des avantages sociaux
  • services de soins de santé
  • services d'orientation professionnelle
  • griefs
Administrateur général :
Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Usage effectif :
Utilisation réelle et courante de l'une ou l'autre langue officielle dans un milieu de travail où les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.
Bilingue ou réversible :
Lorsque des fonctions doivent être exercées en français et en anglais, l'exigence linguistique est identifiée bilingue. Lorsque des fonctions peuvent être exercées soit en français, soit en anglais, l'exigence linguistique est identifiée comme étant réversible.
Instruments de travail et des systèmes informatiques d'usage courant et généralisé :

À titre d'exemple, les outils ou instruments de travail suivants sont disponibles dans les deux langues officielles dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail :

  • les recueils de politiques et directives, guides et manuels de procédures;
  • les guides et la documentation nécessaires à la prestation des services au public ou aux employés;
  • les répertoires terminologiques, les publications officielles de l'institution que les employés consultent et d'autres outils semblables qu'ils utilisent dans leurs fonctions.

À noter que cette liste n'est pas limitative. L'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les instruments de travail utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ». Cette obligation s'applique peu importe le format utilisé pour les rendre disponibles aux employés (papier, électronique, etc.).

En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont offerts aux employés comme source d'information ou comme outil de travail doivent permettre la navigation et l'accès à l'information dans l'une ou l'autre langue officielle; l'information doit aussi être disponible dans la langue officielle choisie par l'utilisateur. Comme c'est le cas pour les instruments de travail, l'institution est responsable de déterminer au cas par cas si les systèmes informatiques utilisés répondent au concept « d'usage courant et généralisé ».

  • Cette exigence vise les logiciels, telle que la suite logicielle de bureautiques (ex. traitement de texte, gestion de documents électroniques, chiffrier, courriel, etc.), mis à la disposition des employés pour qu'ils s'acquittent de leurs fonctions.
  • En général, elle exclut les logiciels spécialisés comme ceux que les gestionnaires de systèmes et les assistants techniques utilisent pour installer, configurer, entretenir et gérer les logiciels sous-jacents et l'infrastructure matérielle qui permet à l'institution de mettre cette suite à la disposition des employés.
  • Les systèmes informatiques d'usage courant et généralisé, y compris les progiciels, acquis ou produits par l'institution ou pour son compte, à partir du 1er janvier 1991, sont disponibles dans les deux langues officielles.
Agences centrales et de services communs :
Les organismes ayant l'obligation de respecter l'usage des langues officielles fait par le personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent. Ces institutions comprennent le Bureau du conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des Finances, la Commission de la fonction publique, le ministère de la Justice, l'École de la fonction publique du Canada, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ainsi que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Responsabilités individuelles :

Communications entre employés

Pour les communications entre employés de différentes régions, les principes suivants s'appliquent :

  • Lorsqu'un employé d'une région bilingue ou un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un employé d'une région unilingue anglaise, la communication se fait en anglais.
  • Lorsqu'un employé d'une région bilingue ou un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un employé d'une région unilingue française, la communication se fait en français.
  • Lorsqu'un employé d'une région bilingue communique avec un autre employé d'une région bilingue, la communication se fait en français ou en anglais, à leur choix.
  • Lorsqu'un employé d'une agence centrale et de services communs communique avec un employé d'une région bilingue, la communication se fait selon la langue de choix de l'employé en région bilingue.
  • Lorsqu'un employé d'une région unilingue française communique avec un employé d'une région unilingue anglaise ou d'une région unilingue française ou d'une région bilingue, la communication se fait en français, en se référant au principe qu'il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.
  • Lorsqu'un employé d'une région unilingue anglaise communique avec un employé d'une région unilingue française ou d'une région unilingue anglaise ou d'une région bilingue, la communication se fait en anglais, en se référant au principe qu'il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.