Archivée - Guide de vérification de la gestion du réaménagement des effectifs

En raison de l'examen des programmes et des compressions générales des ressources, les ministères et organismes (ci-après appelés les «ministères») ont dû réduire leurs dépenses totales. Dans la plupart des cas, la réduction des effectifs de la fonction publique a été une conséquence inévitable. Pour faciliter la réduction des ressources, le gouvernement a mis sur pied des programmes spéciaux appelés le Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA) et la Prime de départ anticipé (PDA), qui seront en vigueur pendant trois ans et se termineront respectivement le 22 juin et le 31 mars 1998. Le critère de rentabilité pour les ministères qui participent à ces programmes spéciaux de départ est la récupération de la totalité des dépenses associées aux programmes sur une période de 12 mois. La récupération désigne la période nécessaire pour recouvrer les dépenses grâce aux économies que l'organisation réalise au chapitre des salaires et des avantages sociaux. Afin de veiller à ce que les ministères atteignent leurs objectifs globaux en matière de réduction et que les programmes spéciaux soient utilisés à bon escient, le Conseil du Trésor demande aux ministères d'effectuer une vérification interne complète de la réduction de leurs effectifs vers le milieu de la période de trois ans, soit en 1996. Le présent guide vise à aider les ministères à effectuer cette vérification de mi-étape, mais il pourrait également servir aux fins d'une vérification à la fin du programme de réduction, si une telle vérification est justifiée ou souhaitée.

Le présent guide comporte trois sections principales, soit Planification et infrastructure, Gestion du programme et Conformité à la politique. Cette structure tient compte des priorités relatives qui devraient être attribuées à l'activité de vérification. Les vérifications devraient, à tout le moins, aborder les sections Planification et infrastructure et Gestion du programme.

La section Conformité à la politique renferme des questionnaires et des feuilles de travail détaillés aux fins de la vérification qui portent sur toutes les principales questions susceptibles de faire l'objet de tests de conformité.

Objectif 1 : Planification et infrastructure

L'objectif du vérificateur en matière de planification et d'infrastructure est de veiller à ce que les réductions des ressources humaines aient été bien planifiées et mises en oeuvre dans le contexte :

• des objectifs de réduction des ressources,
• des exigences du service ministérielles et
• de la Directive sur le réaménagement des effectifs et d'autres directives connexes du CT, des programmes d'encouragement (PERA, PDA et la Politique de transition dans la carrière pour les cadres de direction [PTCCD]) ainsi que des possibilités de diversification des modes d'exécution (DME).

Le présent objectif de vérification vise à fournir des garanties que la direction aborde de manière stratégique les réductions des ressources, qu'on n'a pas recours aux programmes lorsque des solutions de rechange moins onéreuses existent, qu'on ne se sert pas à mauvais escient des programmes pour régler d'autres questions relatives aux ressources humaines et que les fonctionnaires sont traités équitablement.

Objectif 2: Gestion du programme

L'objectif du vérificateur est de veiller à ce que les réductions des effectifs soient gérées de manière que les hypothèses ayant servi de fondement à la planification et à la mise en oeuvre du programme aient été mises à l'essai grâce à des activités de contrôle et de rapport et à ce que des mesures correctives soient prises au besoin.

Cet objectif de vérification vise à fournir des garanties que les objectifs seront atteints selon les prévisions. Certaines situations peuvent empêcher un petit nombre de ministères d'atteindre leurs objectifs alors que les programmes spéciaux sont encore en vigueur. En pareilles circonstances, il faudrait porter une attention particulière à la capacité d'atteindre les objectifs de réduction qui doivent être atteints lorsque les programmes spéciaux ne seront plus en vigueur.

Objectif 3 : Conformité à la politique

L'objectif du vérificateur est de veiller à ce que le réaménagement des effectifs soit effectué conformément aux politiques pertinentes.

Cet objectif de vérification vise à fournir des garanties que les politiques et les programmes sont administrés comme il est prévu. Pour assurer le respect de cette intention, le vérificateur peut devoir souvent passer outre la simple vérification de la conformité afin d'examiner les circonstances qui ont entouré les cas particuliers ou y ont donné lieu.

En raison des grands écarts entre les ministères, les deux premières sections, à savoir Planification et infrastructure et Gestion du programme, ne comprennent que des objectifs de vérification et des critères de vérification, ce qui donne à chaque équipe de vérification une marge de manoeuvre appréciable en vue d'établir ses propres méthode, outils de vérification ainsi que présentations pour les rapports.

La section Conformité à la politique renferme un objectif de vérification générique ainsi que des questionnaires et des feuilles de travail détaillés aux fins de la vérification. Les questionnaires et les feuilles de travail sont groupés dans deux parties: la première s'applique à l'ensemble des ministères, tandis que la seconde ne vise que les ministères les plus touchés. On a tenté de dresser la liste des éléments de conformité à la politique par ordre descendant de priorité ou d'importance éventuelle, mais il incombera à chaque ministère de décider lesquels de ces éléments doivent être portés à l'attention de l'équipe de vérification. Cette présentation par modules devrait permettre aux ministères de personnaliser leur programme de vérification en utilisant les feuilles de contrôle qu'ils estiment correspondre le mieux à leur situation. Chaque équipe de vérification devra décider de l'importance relative des éléments ou de l'endroit où elle fera porter l'accent et de la manière dont elle répartira ses ressources (par exemple, la vérification d'un échantillon de dossiers par opposition à la vérification de tous les dossiers). Chaque ministère devra fonder ces décisions sur l'évaluation qu'il a faite des préoccupations de la gestion, du risque et des ressources disponibles.

Immanquablement, aucun document unique de planification opérationnelle ne peut traiter de tous les réaménagements des effectifs qui surviennent dans un ministère. L'équipe de vérification devra obtenir et examiner un certain nombre de documents comme des présentations au Conseil du Trésor, de nouvelles stratégies technologiques, des plans stratégiques et des plans opérationnels, des organigrammes et des rapports de surveillance. En plus d'examiner les documents et structures internes ou ministériels lorsque les pouvoirs et les responsabilités en matière de réduction de l'effectif ont été délégués, l'équipe de vérification pourrait choisir un échantillon d'unités régionales ou locales et en examiner la planification, la gestion du programme et la conformité à la politique.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor demande aux ministères de lui faire parvenir des sommaires de leurs rapports de vérification et de lui faire parvenir, sur demande, copie de leurs rapports détaillés de vérification et de leurs documents de travail.

L'objectif du vérificateur en matière de planification et d'infrastructure est de veiller à ce que les réductions des ressources humaines soient bien planifiées dans le contexte :

• des objectifs de réduction des ressources,
• des exigences du service ministérielles et
• de la Directive sur le réaménagement des effectifs et d'autres directives connexes du CT, des programmes d'encouragement (PDA, PERA, TCCD) et des possibilités de diversification des modes d'exécution.

2.1.1 Fixer des objectifs et réaliser des progrès en vue de leur atteinte

Les objectifs de réduction qui conviennent en matière de salaires, d'avantages sociaux, de dépenses et d'employés temps plein (ETP) sont consignés dans les plans relatifs à la réduction des ressources humaines :

• les objectifs indiquent clairement comment et quand les réductions doivent survenir (p. ex. PERA, PDA, RE, prises en charge de services par des fonctionnaires, attrition naturelle),
• le principe directeur de la récupération après 12 mois des dépenses subies à l'échelle du ministère à l'égard des deux programmes d'encouragement spéciaux, PDA et PERA, est évident (autrement dit, il existe une corrélation directe entre les réductions des effectifs et les économies future prévues. Voir la lettre que le SCT a envoyée le 13 décembre 1995 aux administrateurs généraux, aux directeurs du Personnel, aux agents financiers principaux et aux chefs de la Vérification) et
• le niveau, les compétences et l'emplacement des postes devant être éliminés dans chacun des trois exercices au cours desquels aura lieu la réduction des effectifs sont précisés.

2.1.2 Intégrer le RE aux exigences du service

Tous les grands documents et plans de planification traitent de la planification de la réduction et des exigences du service ministérielles :

• des initiatives de diversification des modes d'exécution et des stratégies de renouvellement ont été envisagées en vue de minimiser l'incidence sur les fonctionnaires nommés pour une période indéterminée et
• de nouvelles structures organisationnelles ainsi que le nombre, le genre, le niveau, les compétences et l'emplacement des fonctionnaires requis ont été identifiés.

2.1.3 Minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs : fonctionnaires

Les incidences du réaménagement des effectifs sur les fonctionnaires, tant ceux qui pourraient quitter le ministère que ceux qui restent, sont minimisées :

• d'autres mécanismes de réduction sont envisagés (p. ex. le partage de poste, l'acceptation de volontaires et la facilitation des remplaçants) de manière à atteindre les objectifs de réduction et à satisfaire aux exigences du service tout en protégeant les intérêts des fonctionnaires,
• des procédés sont instaurés pour examiner et identifier les possibilités de substitution des fonctionnaires touchés et de mutation des fonctionnaires excédentaires tant au ministère qu'entre les ministères, le cas échéant,
• des contrôles appropriés sont exercés sur la dotation et le recours à la sous-traitance de sorte que les fonctionnaires ne se voient pas refuser des possibilités d'emploi continu (autrement dit, le recrutement et l'impartition n'apportent pas des compétences qui existent déjà chez les fonctionnaires touchés ou excédentaires) et
• des services appropriés sont fournis pour aider tous les fonctionnaires compte tenu des circonstances et des besoins particuliers à chaque cas.

2.1.4 Minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs : clients

Les centres de prestation de services établissent des plans visant à minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs sur l'exécution de programmes et la prestation de services aux clients :

• les programmes et les services qui ne seront plus offerts aux clients sont identifiés,
• les nouveaux services ou les nouveaux modes de prestation des services sont décrits de façon détaillée et
• l'incidence de la réduction des effectifs sur la qualité du service aux clients est mesurée.

2.1.5 Établir une infrastructure administrative convenable

Les responsabilités et les obligations de rendre compte relatives à la gestion du RE sont clairement établies :

• des comités de niveau supérieur dirigent et examinent périodiquement le progrès du réaménagement des effectifs ainsi que les questions qui s'y rattachent,
• des unités administratives sont créées pour exécuter des activités de soutien principales comme l'orientation des fonctionnaires, la coordination de la formation et la facilitation des substitutions et des placements et
• les administrateurs du réaménagement des effectifs et les gestionnaires possèdent les compétences, les connaissances et les capacités voulues pour s'acquitter efficacement de leurs rôles.

2.1.6 Établir et tenir des systèmes d'information de gestion (SIG) fiables

L'administration centrale et les régions ont accès à un système central d'information et de données aux fins de la gestion du RE. Le SIG vise tous les cas qui se rattachent à la DRE, à la PDA, au PERA, à la diversification des modes d'exécution (DME) et tous les autres cas, selon les exigences des directives et des politiques qui s'appliquent.

L'objectif du vérificateur est de veiller à ce que les réductions des effectifs soient gérées de manière que les hypothèses ayant servi de fondement à la planification et à la mise en oeuvre du programme aient été mises à l'essai grâce à des activités de contrôle et de rapport et à ce que des mesures correctives soient prises au besoin.

3.1.1 Surveiller l'évolution du réaménagement des effectifs et en faire rapport

Les résultats de la réduction des effectifs sont signalés périodiquement à la haute direction (administrateur général) et font l'objet de discussions afin d'assurer l'évolution satisfaisante ou la prise de mesures correctives :

• la surveillance remet en question les hypothèses sur lesquelles ont été fondés les documents de planification, de sorte qu'elles demeurent valides et fiables,
• l'information dans la base de données du SIG est périodiquement comparée à celle des bases de données d'autres ministères (p. ex. la CFP et TPSGC),
• le rythme et le degré d'évolution vers l'atteinte des objectifs sont suivis, c'est-à-dire les économies pécuniaires tout autant que les ETP, et tiennent rigoureusement compte de l'indicateur de récupération sur 12 mois,
• le nombre de cas où le budget salarial du centre de responsabilité n'a pas été réduit du salaire équivalent des bénéficiaires de la PDA ou du PERA ou le nombre de cas où les postes de fonctionnaires excédentaires n'ont pas été abolis sont signalés;
• des rapports sur le nombre d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément à la DRE et qui sont nommés par le ministère au cours de la période visée par ces paiements sont publiés et examinés;
• des rapports sur le nombre d'anciens fonctionnaires ayant reçu un paiement forfaitaire conformément à la DRE et qui ont par la suite obtenu des marchés de services personnels au cours de la période visée par ces paiements sont publiés et examinés et
• des rapports sur le taux de succès en termes de placement des fonctionnaires touchés et excédentaires, sur l'efficacité des programmes de recyclage et sur l'incidence de la réduction sur la représentation des groupes désignés sont publiés et examinés.

3.1.2 Prendre des mesures correctives

Des mesures correctives sont prises rapidement de manière à assurer l'atteinte des objectifs et le respect des droits des fonctionnaires :

• les plans et les hypothèses sont révisés lorsque les objectifs ne pourront être atteints; s'il est impossible de respecter la période de récupération de 12 mois, un justificatif ou une analyse des facteurs qui entrent en ligne de compte est fourni,
• des mesures de contrôle sont imposées sur les activités de dotation, de recrutement et d'impartition si ces dernières semblent miner les efforts de mutation des fonctionnaires touchés et excédentaires,
• des directives sont publiées dans les cas de dérogation involontaire aux politiques,
• des mesures de recouvrement sont prises lorsque des paiements non appropriés ont été versés et
• les gestionnaires sont réprimandés lorsqu'ils dérogent sciemment aux politiques.

4.1.1 Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA) -- Exonération de de la réduction de la pension

Critère de vérification

Les avantages prévus dans le cadre du PERA sont fournis conformément aux conditions d'admissibilité énoncées dans la loi et le règlement applicables.

Questionnaire de vérification

1. Les fonctionnaires admissibles ont-ils été informés du PERA et de son exigence relative à l'avis dans un délai de 60 jours en même temps qu'ils ont été déclarés excédentaires?

2. Les avantages du PERA ont-ils été fournis seulement aux fonctionnaires qui satisfaisaient à toutes les conditions suivantes :

• entre le 1er avril 1995 et le 31 mars 1998, ont satisfait à la définition de fonctionnaire excédentaire conformément au règlement sur le PERA,
• ont été déclarés excédentaires et comptaient au moins 5 années de service ouvrant droit à pension et 10 années de service à la fonction publique,
• étaient âgés d'au moins 50 ans, sans avoir atteint 60 ans, à leur départ de la fonction publique,
• ont choisi l'option relative au PERA dans un délai de 60 jours après avoir été déclarés excédentaires,
• ont choisi une allocation annuelle conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique avant la date de cessation d'emploi,
• ont quitté la fonction publique dans un délai de 6 mois après avoir été déclarés excédentaires (l'administrateur général peut prolonger ce délai en raison des exigences du service),
• étaient employés dans un ministère ou un organisme pour lequel le Conseil du Trésor est l'employeur ou un employeur distinct qui est devenu admissible au PERA,
• n'avaient pas choisi ni reçu de prime de départ anticipé,
• n'avaient pas reçu de paiement dans le cadre du Programme de réduction du personnel civil,
• n'avaient pas reçu de règlement négocié conformément à la Politique de transition dans la carrière des cadres de direction (TCCD),
• n'avaient pas reçu d'offre d'emploi raisonnable ou, dans le cas des postes visés par la PTCCD, n'avaient pas reçu d'offre d'emploi de substitution à la fonction publique avant la cessation d'emploi,
• n'avaient pas reçu d'offre d'emploi sans interruption dans le cas du transfert de travail à l'extérieur de la fonction publique?

3. Le poste du fonctionnaire excédentaire a-t-il été aboli sans que les fonctions ne soient en large part recréées dans un autre poste?

4. Est-il évident que les exigences du service ont indûment été étendues afin de permettre à un fonctionnaire de devenir admissible parce qu'il satisfaisait aux critères soit de l'âge soit des années de service?

Vérification du paiement dans le cadre du Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA)
Feuille de renseignements et d'évaluation

Date du rapport :	Vérificateur :	Protégé
A. Généralités
Nom :	CR :	No
Date de naissance :	Region	Groupe/niveau :
CIDP :	Poste :	Age:
Remplaçant :	Groupe désigné EE :	Langue officielle :

 

B. Renseignements sur le paiement dans le cadre du PERA
Poste de durée indéterminée :	Indemnité de départ :
Poste de durée indéterminée :	Indemnité de départ :
Date d'excédentaire :	CFP avisée:
Date d'acceptation :	Exonération de la réduction de pension :
Date de démission :	Prestations de décès supplémentaires :
Date de mise en disponibilité proposée :	Choix relatif à l'allocation annuelle :
Date d'entrée en fonction à la CFP :	Offre d'emploi raisonnable :
Années d'emploi continu :	Offre d'emploi sans interruption :
Années de service ouvrant droit à pension :	Formation :
Taux de rémunération :	Personne-ressource lui a été affectée :
Autre paiement forfaitaire :	Attestation :
Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire :
C. Renseignement sur la réintégration
Réintégré :	Recouvrement de la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire :
Date de réintégration :	Suspension de la pension :
D. Abolition du poste
Poste aboli :	Poste comblé de nouveau :
Poste semblable créé :
E. Coûts additionnels
Surtemps :	Augmentation du niveau de gérance :
Marchés :	Rémunération provisoire :

Vérification du paiement dans le cadre du Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA)
Notes de la vérification

Motif de la déclaration à titre d'excédentaire

Autres notes :

Vérification du paiement dans le cadre du Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA)
Calculs de la vérification

Renseignements requis a) Taux de rémunération : __________ b) Nbre de jours avant expiration de la période de priorité d'excédentaire (maximum 6 mois) :_________ c) Années d'emploi continu : _________
1.0 Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la: période de priorité d'excédentaire	Par vérification	Réel	Au-dessus /en-dessous
Si la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire est 6 mois Rémunération en remplacement de la période non expirée correspond au plus élevé de : a / 2 : ______________ / 2 = [ a / 260.88 ] ______________ * b : [ ______________ / 260.88 ] * ____________ = (Nota : La rémunération est calculée au prorata dans le cas des fonctionnaires à temps partiel ou saisonniers.)
Dans tous les autres cas, le calcul se fait comme  suit : Rémunération en remplacement de la période non  expirée = [a / 260.88 ] ______________ * b : [ ______________ / 260.88 ] * ________________ = (Nota : La rémunération est calculée au prorata dans le cas des fonctionnaires à temps partiel ou saisonniers.)
2.0 Indemnité de départ :
2.1 Nbre de semaines d'admissibilité = c (arrondi au chiffre inférieur pour obtenir des années complètes) + 1 : ______________ + 1 = [Nota : 2 semaines d'admissibilité sont accordées pour la première année d'emploi continu, à la première mise en disponibilité, et une semaine par année par la suite. Certains congés sans solde comme ceux pour les soins et l'éducation d'enfants d'âge préscolaire, la réinstallation du conjoint et les besoins personnels peuvent devoir être déduits du nombre d'années d'emploi continu. La période peut aussi être réduite de toute période visée par une indemnité de départ.]
2.2 Indemnité de départ = [ a / 52.176 ] * résultat de la section 2.1 : [ _________ / 52.176 ] * ___________ = (Nota : Si, à la date de cessation d'emploi, le fonctionnaire était intérimaire depuis plus de 4 mois, la rémunération provisoire peut servir à calculer l'indemnité de départ. N.B. : Cette exigence varie en fonction du libellé de la convention collective pertinente.)
3.0 Indemnité de cessation d'emploi : (ne s'applique pas entre le 15 juillet 1995 et le 22 juin 1998)
Indemnité de cessation d'emploi = [ a / 52.176 ] * c (arrondi au chiffre inférieur pour obtenir des années complètes, à moins que la convention collective ne prévoie le calcul proportionnel de la dernière année d'emploi continu aux fins de l'indemnité de départ à la retraite.) [Nota : salaire annuel / 52.176 * maximum 15] [ ______________ / 52.176 ] * ______________ =
Total

Vérification du paiement dans le cadre du Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA)
Calculs de la vérification (suite)

Exonération de la réduction de pension

Renseignements requis a) âge (à la date de cessation d'emploi) : _______ ans et _____ jour = _______ (voir tableau A pour conversion au dixième près) b) années de service ouvrant droit à pension (à la date de cessation d'emploi) : ______ ans et ______ jours = ______,______ (voir tableau A)

Section 1 Il existe 3 scénarios possibles (A, B, ou C ) selon l'âge et le nombre d'années de service ouvrant droit à pension à la date de mise en disponibilité : remplir la section qui s'applique au cas.

A) Âge : 55 à 60 Total des années de service ouvrant droit à pension : 25 à 30

i) le moins élevé : (encercler le résultat inférieur) 60 - a : 60 - ____= 30 - b : 30 - ______ =

ii) % de l'exonération de la réduction de pension = Résultat de la section i) * 5 % - _______ * 5 % =

B) Âge : 50 à 55 Total des années de service ouvrant droit à pension : 25 ou plus

i) le plus élevé : (encercler le résultat supérieur) 55 - a: 55 - __________ = 30 - b: 30 - __________ =

ii) % de l'exonération de la réduction de pension = Résultat de la section i) * 5 % - ______________ * 5 % =

C) Âge : 50 à 60 Total des années de service ouvrant droit à pension : moins de 25

% de l'exonération de la réduction de pension = (60 - a) * 5 % - (60 - _______,_______) * 5 % =

Section 2

A) Pension payable pour année 1 avec l'exonération (du TPSGC) :

B) Moins : Pension payable pour année 1 sans exonération : (Montant en A) * (1 - exonération de la réduction de pension calculée à la section 1) : ___________ * (1 - _________) =

C) Écart

4.1.2 Gestion des remplaçants

Critère de vérification

Le placement d'un remplaçant est conforme aux conditions d'admissibilité énoncées dans le décret sur les programmes et les énoncés de politiques applicables.

Questionnaire de vérification

1. Chaque remplaçant était-il un fonctionnaire nommé pour une période indéterminée occupant un poste non touché auquel le fonctionnaire touché pouvait être muté?

2. Les rapprochements sont-ils tous survenus entre fonctionnaires de niveau identique ou équivalent?

3. La substitution est-elle survenue avant que le fonctionnaire touché ne soit officiellement déclaré excédentaire?

4. Le fonctionnaire qui a occupé le poste de l'autre fonctionnaire afin d'éviter que ce dernier ne devienne excédentaire a-t-il seulement reçu une indemnité dans le cadre du PERA, une PDA ou une indemnité dans le cadre de la PTCCD fondée sur le fait que deux individus se sont échangés des emplois grâce à une mutation qui est survenue le même jour?

5. Des fonctionnaires ont-ils occupé un poste de remplaçant dont le plafond salarial était de plus de 4 pour 100 supérieur au plafond salarial du poste laissé vacant et reçu une indemnité dans le cadre du PERA, une PDA ou une indemnité dans le cadre de la PTCCD?

6. Des fonctionnaires touchés ont-ils demandé que leur poste soit classifié à un niveau inférieur afin de faciliter l'obtention d'un poste de substitution? Dans l'affirmative, les conditions suivantes ont-elles été satisfaites :

• le fonctionnaire a demandé par écrit le déclassement et convenu de renoncer à ses droits de déposer un grief concernant le nouveau niveau de classification inférieur;
• le fonctionnaire n'a pas reçu de protection salariale lors de sa nomination au poste de substitution;
• le fonctionnaire nommé au poste touché et par la suite déclaré excédentaire a reçu toutes les indemnités de cessation d'emploi au nouveau niveau inférieur du poste; et
• la cessation d'emploi et l'abolition du poste touché sont survenues dans les cinq jours ouvrables de la substitution.

7. Le placement de remplaçants a-t-il entraîné l'élimination d'une fonction, d'un poste ou du salaire équivalent?

8. La substitution a-t-elle ajouté des coûts relatifs à la cessation d'emploi ou au travail continu?

4.1.3 Gestion des volontaires

Critère de vérification

Lorsque la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire a été approuvée selon les conditions énoncées dans la DRE, article 6.2.6, du 16 juillet 1996 (autrement dit, un fonctionnaire non excédentaire s'est porté volontaire pour quitter la fonction publique à la place d'un fonctionnaire excédentaire), les conditions d'approbation ont été respectées.

Questionnaire de vérification

1. Lorsqu'un fonctionnaire excédentaire a été remplacé par un fonctionnaire volontaire, ce dernier a-t-il reçu seulement la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire? (N.B. : Les fonctionnaires qui se portent volontaires n'étant pas excédentaires, ils n'ont pas droit à une indemnité de départ au taux de mise en disponibilité.)

2. Le volontaire a-t-il reçu une indemnité de départ au taux de mise en disponibilité alors que cette dernière aurait dû être calculée au taux de démission ou de retraite?

4.1.4 Gestion de la diversification des modes d'exécution

N.B. : La diversification des modes d'exécution a été abordée dans la Directive sur le réaménagement des effectifs qui en entrée en vigueur le 16 juillet 1996 pour une durée de trois ans. Les renvois qui suivent sont des renvois à ce document.

Critère de vérification

La mise en oeuvre de l'initiative de diversification assure le traitement juste et raisonnable des fonctionnaires, la rentabilité et la disponibilité des ressources ainsi que l'optimisation des possibilités d'emploi offertes aux fonctionnaires.

Questionnaire de vérification

1. L'initiative de diversification des modes d'exécution a-t-elle été classée dans la bonne catégorie de formule de transition conformément aux critères fournis? (DRE, article 7.2.2)

2. Tous les fonctionnaires à qui le nouvel employeur offre un emploi ont-ils reçu un avis par écrit qui leur indique qu'ils ont la possibilité d'accepter ou non l'offre? (DRE, article 7.4.1)

3. Tous les fonctionnaires ont-ils indiqué qu'ils acceptaient ou refusaient les offres d'emploi dans les délais prescrits? (DRE, article 7.4.2)

4. Les fonctionnaires qui acceptaient les offres d'emploi étaient-ils traités convenablement en fonction de la catégorie de formule de transition et du statut de leur syndicat en application des dispositions de la DRE? (DRE, articles 7.5.4, 7.7)

5. Les fonctionnaires qui refusaient les offres d'emploi étaient-ils traités convenablement en fonction de la catégorie de formule de transition et du statut de leur syndicat en application des dispositions de la DRE? (DRE, article 7.5)

6. A-t-on demandé des remboursements aux fonctionnaires ayant reçu un montant forfaitaire et un supplément de rémunération qui ont par la suite réintégré la fonction publique? (DRE, article 7.8)

7. Les crédits de congé annuel et les indemnités de départ ont-ils été bien traités selon les circonstances propres à l'employé? (DRE, article 7.9)

8. Les exigences de la politique sur le pouvoir de licenciement dans le cas de transferts ont-elles été respectées, notamment:

• les lignes directrices et les principes généraux en matière de ressources humaines ont été établis en ce qui a trait au traitement, à l'identification et au licenciement des employés des ministères touchés par le transfert d'une activité ou d'une entreprise;
• une décision décision formelle de transférer l'activité ou l'entreprise a précédé les offres d'emploi aux employés;
• les employés qui sont liés étroitement à l'activité ou l'entreprise ont été considérés pour des possibilités d'emploi dans l'organisation d'accueil;
• les intérêts et les préférences des employés ont été pris en considération, tout en tenant compte des exigences opérationnelles;
• les pouvoirs conférés par la présente politique ont été exercés conformément aux modalités de la Directive sur le réaménagement des effectifs qui sont applicables au moment du transfert?

4.1.5 Prime de maintien en fonction

Critère de vérification

Les conditions d'approbation de la prime de maintien en fonction ont été satisfaites.

Questionnaire de vérification

1. Les primes de maintien en fonction ont-elles seulement été versées lorsque le réaménagement des effectifs découlait de la fermeture totale d'une installation, de la réinstallation d'unités de travail, de la dévolution ou de la privatisation? (N.B. : Depuis le 16 juillet 1996, les principes de dévolution et de privatisation ont été remplacés par les dispositions de la Directive ayant trait à la diversification des modes d'exécution. Toutefois, les anciennes dispositions demeurent en vigueur lorsque les fonctionnaires ont été déclarés excédentaires en raison de dévolutions ou de privatisations avant le 16 juillet 1996.)

2. Dans l'affirmative, les conditions correspondantes relatives au versement d'une prime en raison de la fermeture totale d'une installation ont-elles été satisfaites? (DRE, article 7.5, 14 juillet 1995) :

• Les emplois étaient situés dans des régions éloignées du pays ou
• les coûts de recyclage et de réinstallation étaient prohibitifs ou
• les possibilités de trouver dans la région un autre emploi raisonnable étaient très limitées.

3. Les conditions correspondantes relatives au versement d'une prime en raison de la réinstallation d'unités de travail ont-elles été satisfaites? (DRE, article 7.6, 14 juillet 1995) :

• Les unités de travail étaient réinstallées ailleurs,
• il était préférable, compte tenu des autres possibilités, que certains fonctionnaires soient encouragés à rester en fonction jusqu'à ce que l'unité de travail soit réinstallée ailleurs et
• le fonctionnaire a choisi de ne pas être réinstallé avec son unité de travail.

4. Les conditions correspondantes relatives au versement d'une prime en raison de la dévolution ou de la privatisation ont-elles été satisfaites? (DRE, article 7.7, 14 juillet 1995) :

• L'opération a été dévolue ou privatisée et
• il était préférable, compte tenu des autres possibilités, que certains fonctionnaires soient encouragés à rester en fonction jusqu'au jour de la dévolution ou de la privatisation pour que l'unité de travail puisse demeurer une entité entièrement opérationnelle jusqu'à ce jour.

5. Tous les fonctionnaires ayant touché des primes de maintien en poste ont-ils convenu de quitter la fonction publique sans droits de priorité (c'est-à-dire de démissionner ou de prendre leur retraite)? (DRE, article 7.4.2, 14 juillet 1995)

6. Des primes de maintien en fonction ont-elles été versées à tous les fonctionnaires ou seulement à ceux occupant des postes clés?

4.1.6 Mesures relatives au réaménagement des effectifs : Communication avec les fonctionnaires et les syndicats

Critère de vérification

La communication avec les fonctionnaires et les syndicats auxquels ils sont affiliés se fait rapidement de sorte qu'ils sont informés des éventuels changements à leur statut, conscients des options offertes et informés qu'ils doivent faire part au ministère de leurs intentions.

Questionnaire de vérification

1. L'administrateur général ou un directeur exécutif délégué du ministère a-t-il informé par écrit chaque fonctionnaire dont les services ne sont plus requis et lui a-t-il indiqué les motifs de la décision? (DRE, article 1.1.6)

2. Chaque fonctionnaire a-t-il reçu une copie de la DRE et tout autre renseignement pertinent (p. ex. PDA ou PERA) en même temps que l'avis qu'il était visé par le réaménagement des effectifs? (DRE, article 1.1.13)

3. Les représentants de l'agent négociateur ont-ils été informés et consultés au sujet des réaménagements des effectifs tout au long du processus et après la prise de la décision?

4. Après le 12 juillet 1996, les représentants de l'agent négociateur ont-ils été informés des noms et adresses de leurs membres qui avaient été officiellement informés de leur statut de fonctionnaires «touchés»? («Lettre J» concernant les plaintes en application de l'article 23)

5. Dans le cas où une unité de travail a été réinstallée, le ministère a-t-il informé par écrit chaque fonctionnaire pour lui offrir le choix d'être réinstallé avec l'unité de travail ou d'être déclaré excédentaire? (DRE, article 3.1.1)

6. Dans le cas où une unité de travail a été réinstallée, le ministère a-t-il demandé à chaque fonctionnaire de l'informer par écrit, dans les six mois suivant l'avis du ministère, de son intention d'être réinstallé ou d'être déclaré excédentaire? (DRE, article 3.1.2)

4.1.7 Mesures relatives au réaménagement des effectifs : Orientation des fonctionnaires

Critère de vérification

Les fonctionnaires reçoivent une orientation satisfaisante qui les aide à choisir parmi les options.

Questionnaire de vérification

1. Une personne-ressource a-t-elle été affectée à chaque fonctionnaire admissible pour lui fournir des explications et de l'aide sur chacun des secteurs indiqués dans la PDA et le PERA?

2. Une personne-ressource a-t-elle été affectée à chaque fonctionnaire excédentaire et mis en disponibilité pour lui fournir des explications et de l'aide sur chacun des secteurs précisés à l'article 1.1.33 de la DRE?

3. A-t-on clairement indiqué à chaque fonctionnaire excédentaire et mis en disponibilité le nom de la personne-ressource avec laquelle il peut communiquer pour obtenir de l'orientation sur les mesures de réaménagement des effectifs qui le touchent?

4. Des mesures ont-elles été prises pour veiller à ce que des renseignements exacts soient fournis par l'entremise des services d'orientation afin de minimiser le risque d'éventuelles poursuites judiciaires intentées à une date ultérieure contre le ministère, fondées sur la prétention que des renseignements insuffisants ou inexacts ont été fournis?

4.1.8 Mesures relatives au réaménagement des effectifs : Placement des fonctionnaires excédentaires

Critère de vérification

Les fonctionnaires nommés pour une période indéterminée sont traités équitablement et ont reçu toutes les possibilités raisonnables de poursuivre leur carrière dans la fonction publique. (DRE, article 1.1.1)

Questionnaire de vérification

1. A-t-on communiqué avec la CFP, vérifié la base de données sur le RE et, le cas échéant, communiqué avec le bureau local du ministère afin de confirmer qu'il n'y a localement aucun bénéficiaire de priorité compétent et intéressé ni aucun fonctionnaire excédentaire ou mis en disponibilité avant de réinstaller un fonctionnaire excédentaire ou mis en disponibilité? (DRE, article 1.1.18)

2. A-t-on instauré un procédé pour veiller à ce que la nomination ou la réintégration de fonctionnaires nommés pour une période déterminée ou l'utilisation du personnel temporaire d'agences privées ne nuisent pas à la nomination de fonctionnaires excédentaires ou mis en disponibilité? (DRE, article 1.1.26) Dans l'affirmative, décrire le procédé.

3. Lorsqu'une unité de travail a été réinstallée, les fonctionnaires excédentaires et mis en disponibilité ont-ils été réinstallés seulement s'ils ont déclaré qu'ils étaient prêts à se réinstaller?

4. Des candidats occupant un poste de même niveau ont-ils été identifiés et leur candidature a-t-elle été examinée avant que ne soient nommés à ce poste des fonctionnaires excédentaires de niveau supérieur à celui du poste visé? (DRE, article 1.1.15)

5. Au moins une des conditions suivantes a-t-elle été satisfaite avant que des fonctionnaires déclarés excédentaires conformément à la DRE ne soient mis en disponibilité : (Dans le cas des MPT, ces dispositions sont remplacées par les modifications apportées à la Loi sur la rémunération du secteur public en juillet 1995.)

• le fonctionnaire a refusé une offre d'emploi raisonnable ou
• le fonctionnaire n'est pas mobile ou
• le fonctionnaire ne pouvait être recyclé dans un délai de deux ans ou
• le fonctionnaire a demandé d'être mis en disponibilité?

4.1.9 Mesures de réaménagement des effectifs : Recyclage

Critère de vérification

Tous les efforts raisonnables sont déployés afin de recycler les fonctionnaires touchés, excédentaires et mis en disponibilité pour faciliter leur mutation à des postes vacants existants ou prévus.

Questionnaire de vérification

1. Les fonctionnaires excédentaires ou mis en disponibilité ont-ils été recyclés afin de faciliter leur nomination à un poste vacant précis ou à un poste vacant prévu?

2. Dans l'affirmative, un programme de recyclage a-t-il été préparé et a-t-il reçu l'approbation par écrit du ministère d'attache, du particulier et du ministère d'accueil? (DRE, articles 1.1.34 et 4.2.3)

3. Les exigences relatives aux compétences des postes vacants existants et prévus sont-elles périodiquement documentées et rapprochées aux compétences des fonctionnaires touchés, excédentaires et mis en disponibilité afin d'identifier les candidats pouvant être recyclés?

4. La candidature de fonctionnaires du ministère est-elle examinée en vue de la nomination à un poste vacant avant celle de fonctionnaires d'autres ministères?

5. Dans l'affirmative, évalue-t-on les possibilités de recyclage qui rendront les fonctionnaires excédentaires et mis en disponibilité du ministère aptes à être nommés, avant d'examiner la candidature de fonctionnaires d'autres ministères?

6. A-t-on tenté de signer une entente, ou de conclure une entente moins officielle, relative au recyclage avec la CFP ou d'autres ministères, entente qui devait faciliter la nomination de fonctionnaires excédentaires et mis en disponibilité?

7. A-t-on instauré un procédé qui veille à ce qu'aucun autre bénéficiaire de priorité ayant les qualifications requises pour le poste ne soit disponible avant de recycler un fonctionnaire excédentaire ou mis en disponibilité pour qu'il puisse s'acquitter des fonctions du poste? (DRE, paragraphes 4.2.1b et 4.3.1c)?

8. Si les tentatives de recyclage du fonctionnaire ont échoué, ce dernier est-il mis en disponibilité?

4.1.10 Mesures relatives au réaménagement des effectifs : Protection salariale

Critère de vérification

Le taux de rémunération des fonctionnaires excédentaires et mis en disponibilité qui sont nommés à un poste d'un niveau inférieur en application de la DRE est protégé, conformément à leur convention collective ou aux dispositions du Règlement concernant la rémunération lors de la reclassification ou de la conversion. (DRE, article 5.1.1)

Questionnaire de vérification

1. A-t-on tenté de muter chaque fonctionnaire jouissant d'une protection salariale à un poste de niveau semblable à celui de son poste lorsqu'il a été déclaré excédentaire? (DRE, article 1.1.2)

2. Dans le cas d'une nomination à un poste d'un niveau inférieur, l'ancien niveau du taux de rémunération a-t-il été maintenu pour la durée de la nomination de chaque fonctionnaire à ce poste donné de niveau inférieur? Veuillez prendre note que l'on peut mettre fin à la protection salariale si le fonctionnaire refuse d'être muté à un emploi au niveau de salaire protégé dans le même endroit.)

3. Des procédures ont-elles été instaurées pour minimiser les coûts de la protection salariale du ministère, y compris des tentatives de réintégration de fonctionnaires jouissant d'une protection salariale à des postes au niveau de salaire protégé, surtout au cours de la période de priorité de réintégration de deux ans?

4.1.11 Mesures relatives au réaménagement des effectifs : Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire

Critère de vérification

Les conditions d'approbation de la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire sont respectées.

Questionnaire de vérification

1. Le montant de la rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire versé aux fonctionnaires est-il conforme à l'article 7.2.1 de la DRE du 16 juillet 1996?

2. Les fonctionnaires qui ont reçu une rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire ont-ils touché une prime de maintien en fonction ou une indemnité de cessation de service ou tout autre paiement auquel ils n'étaient pas admissibles?

3. Les coûts du surtemps, la rémunération provisoire, les coûts relatifs aux fonctionnaires nommés pour une période déterminée ou contractuels ou les niveaux de gérance ont-ils augmenté en raison de la démission d'un fonctionnaire qui a touché une rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire?

4. Des fonctions exécutées par un fonctionnaire ont-elles été maintenues après la démission? Dans l'affirmative, comment ces fonctions ont-elles été exécutées et rémunérées?

5. Des postes de fonctionnaires excédentaires ont-ils été abolis?

6. Le poste d'un fonctionnaire excédentaire a-t-il été recréé d'une manière susceptible d'entraîner des coûts additionnels?

7. Dans le cas où la période d'employé excédentaire a été prolongée, est-ce que la rémunération en remplacement de la partie non expirée a été calculée pour le restant de la période seulement et non pour les six mois en entier?

4.1.12 Après-mandat : Réintégration

Critère de vérification

Lorsque des fonctionnaires ayant démissionné de la fonction publique fédérale après avoir accepté une DPA ou une indemnité dans le cadre du PERA ou de tout autre programme de cessation d'emploi désirent réintégrer la fonction publique, leur réintégration est conforme au règlement et à la loi applicables.

Questionnaire de vérification

1. Des fonctionnaires ont-ils réintégré la fonction publique au cours de la période visée par le paiement forfaitaire?

2. Les fonctionnaires ont-ils compris les modalités du régime de l'après-mandat?

3. Les fonctionnaires nommés à la fonction publique au cours de la période visée par le paiement forfaitaire ont-ils remboursé une part proportionnelle de ce montant, conformément aux articles 7.2.5, 7.4.3, 7.8.2 et 8.9 de la DRE du 14 juillet 1995?

4. Si le fonctionnaire touchait une pension de la fonction publique, a-t-il perdu, à sa réintégration, l'exonération de la réduction de pension prévue au PERA? La pension a-t-elle été suspendue lorsque le fonctionnaire est devenu cotisant (autrement dit, le fonctionnaire a été nommé pour une période de plus de six mois, a terminé une période d'emploi de plus de six mois ou a été nommé pour une période indéterminée)?

5. Existe-t-il des preuves que les gestionnaires ont sciemment réembauché le fonctionnaire ayant touché une prime de départ pour une période de moins de six mois? (En n'étant pas engagé pour une période de plus de six mois, le particulier touche en même temps sa pension ainsi que le taux normal complet du poste. Le gestionnaire qui offre à répétition de telles nominations aide manifestement le particulier à contourner les restrictions du régime de l'après-mandat et devrait faire l'objet de mesures disciplinaires. [Note de service du CT de septembre 1995 à l'intention de tous les sous-administrateurs généraux portant sur la probité des rapports avec d'anciens fonctionnaires.])

4.1.13 Après-mandat : Impartition

Critère de vérification

Lorsque des fonctionnaires ayant démissionné de la fonction publique fédérale après avoir accepté une DPA ou une indemnité dans le cadre du PERA ou de tout autre programme de cessation d'emploi désirent conclure un marché de louage de services avec un organisme du gouvernement fédéral, le marché est conforme au règlement et à la loi applicables.

Questionnaire de vérification

1. D'anciens fonctionnaires ont-ils été identifiés comme ayant obtenu des marchés? Dans l'affirmative, combien?

2. Est-ce que l'on sait si d'anciens fonctionnaires ont touché plus de 5 000 $ lors de la période visée par le paiement forfaitaire obtenu dans le cadre du programme de cessation d'emploi? (Ce plafond ne s'applique pas à l'ancien fonctionnaire qui est un employé ou un sous-traitant d'une entreprise établie ayant conclu des marchés avec le gouvernement fédéral.) Dans l'affirmative, veuillez donner des précisions.

3. Est-ce que l'on sait si douze mois après l'expiration de la période visée par le paiement forfaitaire, les honoraires versés conformément au marché à l'ancien fonctionnaire touchant une pension ou différentes rentes ont été fixés de sorte que la somme du montant qu'il reçoit dans le cadre du marché et de sa pension ne dépasse pas son ancien salaire?

4. Si un ancien fonctionnaire est revenu dans le cadre d'un marché conclu avec une entreprise du secteur privé, existe-t-il des preuves que le gestionnaire a dit à l'entreprise qu'il lui accorderait un marché si elle indiquait que cet ancien fonctionnaire serait chargé d'exécuter la fonction tout en recommandant à l'ancien fonctionnaire de s'inscrire auprès de l'entreprise? (Note de service du CT de septembre 1995 à l'intention de tous les sous-administrateurs généraux portant sur la probité des rapports avec d'anciens fonctionnaires.)

5. L'ancien fonctionnaire détient-il une participation importante dans l'entreprise?

6. L'ancien fonctionnaire est-il revenu immédiatement après la cessation de sa relation employeur-employé afin d'exécuter ou de terminer un travail qu'il aurait manifestement dû avoir exécuté avant la date de cessation d'emploi?

4.2.1 Gestion de la prime de départ anticipé (PDA)

Critère de vérification

Les PDA sont conformes aux conditions énoncées dans la loi d'application.

Questionnaire de vérification

1. Les fonctionnaires admissibles ont-ils été informés de la PDA et de son exigence relative à l'avis dans les 60 jours en même temps qu'ils ont été déclarés excédentaires?

2. Les PDA ont-elles été fournies aux seuls fonctionnaires qui satisfont à toutes les conditions suivantes :

• ont quitté la fonction publique dans le délai prévu par la loi,
• étaient des fonctionnaires nommés pour une période indéterminée qui ont été déclarés excédentaires,
• n'ont pas reçu d'offre d'emploi raisonnable (soit au moment où ils ont été déclarés excédentaires soit à un moment quelconque avant d'avoir accepté par écrit l'option de la PDA),
• n'avaient pas reçu de paiement dans le cadre du PERA, du Programme de réduction du personnel civil (PRPC) ou de la Politique de transition dans la carrière des cadres de direction (TCCD),
• avaient accepté la PDA dans les 60 jours de la date de réception de l'offre,
• n'avaient pas accepté d'offre d'emploi sans interruption,
• n'avaient pas reçu de paiement forfaitaire dans le cadre de la DRE?

3. Les PDA sont-elles conformes aux plafonds précisés?

4. Une attestation et une autorisation appropriées ont-elles été fournies pour les fonctionnaires ayant choisi la PDA?

Vérification de la prime de départ anticipé (PDA)
Feuille de renseignements et d'évaluation

Date du rapport :	Vérificateur :	Protégé
A. Généralités
Nom :	CR :	No
Date de naissance :	Region	Groupe/niveau :
CIDP :	Poste :	Age:
Remplaçant :	Groupe désigné EE :	Langue officielle :

 

B. Renseignements sur la PDA
Poste de durée indéterminée :	Indemnité de départ :
Date d'excédentaire :	Autre paiement forfaitaire :
Date d'acceptation :	PDA :
Date de démission :	PDA maximale :
Date de mise en disponibilité proposée :	Offre d'emploi raisonnable :
Date d'entrée en fonction à la CFP :	Offre d'emploi sans interruption :
Années d'emploi continu :	Allocation d'études et de formation :
Taux de rémunération :	Plan de formation :
Indemnité de départ :	Personne-ressource lui a été affectée :
PDA sous forme de montant forfaitaire :	Attestation :
C. Renseignements sur la réintégration
Réintégré :	Recouvrement de la PDA :
Date de réintégration :	Suspension de la pension :
D. Abolition du poste
Poste aboli :	Poste comblé de nouveau :
Poste semblable créé :
E. Coûts additionnels
Surtemps :	Augmentation du niveau de gérance :
Marchés :	Rémunération provisoire :
F. Délégation des pouvoirs :
G. Conclusion :

Vérification de la prime de départ anticipé (PDA) --Calculs de la vérification

Renseignements requis a) Taux de rémunération : __________ b) Âge (à la date de cessation d'emploi) : _______ ans et _____ jours = _____,______ Salaire c) Années de service (à la date de cessation d'emploi) : _______ ans et ______ jours = _____,______ d) Semaines admissibles : si < de 5 années de service : 39 semaines de salaire ordinaire si 5 années de service et + : 52 semaines de salaire ordinaire
1.0 PDA sous forme de paiement forfaitaire :	Par vérification	Réel	Au-dessus/ en-dessous
Paiement forfaitaire = [a / 52.176 ] * d : [ ___________________/ 52.176 ] * __________ =
2.0 Allocation de départ : (seulement pour 5 années d'emploi continu et +.)
2.1 b + c : ______ + _______ = (Nota : des années partielles pour l'âge et les années de service peuvent être utilisées, mais la somme doit être arrondie au chiffre inférieur, p. ex. Âge = 44,7 et années de service = 20,6 Total : 44,7 + 20,6 = 65,3 devient 65)
2.2 Encercler la réponse qui convient selon le résultat de la section 2.1 âge + années de service............... Nbre de semaines aux fins de l'allocation admissiblemoins de 50 ou admissible à une pension réduite (rente immédiate) .....................................0 semaine 50-54 ...........................1 semaine 55-59 ...........................2 semaines 60-64 ...........................3 semaines 65-69 ...........................4 semaines 70-74 ...........................5 semaines 75+ ..............................6 semaines
2.3 Allocation de départ = [ a / 52.176 ] * résultat encerclé à la section 2.2 [ ______________ / 52.176 ] * ________ =
3.0 Indemnité de départ :
3.1 Nbre de semaines d'admissibilité = c (arrondi au chiffre inférieur pour obtenir des années complètes) + 1 : ____________ + 1 = (Nota : 2 semaines d'admissibilité sont accordées pour la première année d'emploi continu, à la première mise en disponibilité, et une semaine par année par la suite. Certains congés sans solde comme ceux pour les soins et l'éducation d'enfants d'âge préscolaire, la réinstallation du conjoint et les besoins personnels peuvent devoir être déduits du nombre d'années d'emploi continu. La période peut aussi être réduite de toute période visée par une indemnité de départ.]
3.2 Indemnité de départ = [ a / 52.176 ] * résultat de la section 3.1 [ ______________ / 52.176 ] * ________ = (Nota : Si, à la date de cessation d'emploi, le fonctionnaire était intérimaire depuis plus de 4 mois, la rémunération provisoire peut servir à calculer l'indemnité de départ. Cette exigence varie en fonction des dispositions de la convention collective pertinente.)
Total provisoire
PDA maximale : paiement forfaitaire + indemnité de départ + allocation de départ
i) Toutefois, les plafonds suivants s'appliquent (encercler le nbre de semaines approprié) : si <5 années d'emploi continu : plafond = salaire annuel / 52.176 * 44 semaines si >5 années d'emploi continu et n'est pas admissible ou n'a pas choisi une pension réduite ou n'a pas droit à une pension non réduite : plafond = salaire annuel / 52.176 * 90 semaines si >5 années d'emploi continu et est admissible à une pension non réduite : plafond = salaire annuel / 52.176 * 70 semaines
ii) PDA maximale : [ a / 52.176 ] * réponse à la section i (commenter si le total provisoire (réellement payé?) est > au résultat obtenu pour le calcul ci-dessus?) [ ___________ / 52.176 ] * _________ =
4.0 Allocation d'études et de formation (plafond 7 000 $, reçus requis) = (Nota : Les fonctionnaires qui ont droit à une pension non réduite ou qui reçoivent une allocation annuelle ne sont pas admissibles.)
Total

Vérification de la prime de départ anticipé (PDA)
Notes de vérification

Motifs de la déclaration à titre d'excédentaire

Autres notes :

4.2.2 Allocation de formation et d'études (AFE)

Critère de vérification

Une allocation de formation est offerte aux fonctionnaires admissibles pour les aider à acquérir les compétences requises en vue d'obtenir un emploi à l'extérieur de la fonction publique.

Questionnaire de vérification

1. Des mécanismes ont-ils été instaurés pour fournir une allocation de formation et d'études aux fonctionnaires admissibles?

2. L'existence de l'AFE et les critères d'admissibilité à cette dernière ont-elles été communiquées aux fonctionnaires admissibles (soit ceux qui ont droit à la PDA et ne touchent pas une pension de la fonction publique à leur départ)?

3. Des procédures efficaces ont-elles été instaurées pour veiller à ce que les dépenses soient dirigées seulement vers la formation appropriée des fonctionnaires admissibles?

• Le fonctionnaire a-t-il choisi de recevoir l'allocation de formation et d'études avant de quitter la fonction publiques?
• Le fonctionnaire a-t-il présenté un plan de formation dans les six mois qui ont suivi leur départ de la fonction publique?
• Le fonctionnaire a-t-il montré que le plan de formation le préparerait à occuper un emploi à l'extérieur de la fonction publique? S'il s'agit d'une formation en cours d'emploi, un emploi est-il garanti à la fin de la période de formation?
• Les allocations de formation respectaient-elles le plafond prescrit (7 000 $)?
• Le fonctionnaire touchait-il une pension de la fonction publique à son départ?
• Existe-t-il des preuves que le fonctionnaire a suivi lui-même la formation et les cours ou les programmes d'études dans un établissement agréé par la Loi de l'impôt sur le revenu (ou une autre formation, si le fonctionnaire peut faire la preuve qu'elle donnera vraisemblablement lieu à un emploi)?
• Le fonctionnaire a-t-il remis les reçus de formation exigés?
• Le fonctionnaire a-t-il été remboursé seulement après avoir présenté des reçus, mais dans un délai de 30 jours? (N'a pas reçu de paiement anticipé.)
• Un feuillet T-4 au montant du remboursement au fonctionnaire a-t-il été établi une fois par année?
• Le paiement n'a-t-il visé que les dépenses admissibles? Le plafond du montant admissible au titre des outils et de l'équipement correspond à la moitié du total des coûts approuvés dans le cadre de l'allocation de formation pourvu que le programme précise expressément que ces outils et cet équipement sont nécessaires. Le montant ne couvre pas les frais de déplacement et d'hébergement sauf si ces derniers sont exigés aux fins de l'attestation professionnelle, de l'obtention d'une licence ou de l'inscription.
• Le gestionnaire du CR ou le chef de la Formation a-t-il approuvé l'allocation de formation et d'études?
• La PDA a-t-elle été approuvée et le plan de formation, présenté, avant le début de la formation?

4.2.3 Gestion du statut d'excédentaire non rémunéré

Critère de vérification

Le ministère doit veiller à ce que les fonctionnaires nommés pour une période indéterminée qui sont touchés par le réaménagement des effectifs soient traités équitablement et reçoivent toutes les possibilités raisonnables de poursuivre leur carrière dans la fonction publique.

Questionnaire de vérification

1. Les fonctionnaires excédentaires ont-ils été informés de leur statut d'excédentaire au moins six mois avant le début du statut d'excédentaire non rémunéré (SENR)? (DRE, article 1.1.12)

2. Les fonctionnaires excédentaires ont-ils reçu le SENR après avoir refusé une forme d'encouragement sans avoir reçu d'offre d'emploi raisonnable dans le délai de six mois? Dans la négative, des motifs opérationnels du prolongement du délai de six mois ont-il été clairement documentés?

3. Les paiements versés étaient-ils exacts (voir les feuilles de renseignements et d'évaluation)?

4. Des efforts légitimes ont-ils été déployés afin de trouver une offre d'emploi pour les fonctionnaires ayant le SENR?

Vérification du statut d'excédentaire en vertu de la DPA - Statut d'excédentaire non rémunéré (SENR)
(refus de la PDA ou du PERA)
Feuille de renseignements et d'évaluation

Date du rapport :	Vérificateur :	Protégé
A. Généralités
Nom :	CR :	No
Date de naissance :	Region	Groupe/niveau :
CIDP :	Poste :	Age:
Remplaçant :	Groupe désigné EE :	Langue officielle :

 

B. Renseignements sur le statut d'excédentaire
Poste d'une durée indéterminée :	Indemnité de cessation d'emploi (genre, période et montant) :(?)
Date d'excédentaire :	Date du statut d'excédentaire non rémunéré :
Aucune acceptation de DPA :	Offre d'emploi raisonnable :
Date du statut d'excédentaire rémunéré :	Date de mise en disponibilité :
Taux de rémunération :	Formation :
Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire :	Personne-ressource lui a été affectée :
Indemnité de départ :	CFP avisée :
Années d'emploi continu :	Années de service ouvrant droit à pension :
C. Renseignements sur la réintégration
Réintégré :	Recouvrement du paiement en espèces :
Date de réintégration :	Suspension de la pension :
D. Abolition du poste
Poste aboli :	Poste comblé de nouveau :
Poste semblable créé :
E. Coûts additionnels
Surtemps :	Augmentation du niveau de gérance :
Marchés :	Rémunération provisoire :
F. Délégation des pouvoirs :
G. Conclusion :

Vérification du statut d'excédentaire en vertu de la DPA - Statut d'excédentaire non rémunéré (SENR)
(refus de la PDA ou du PERA)
Notes de vérification

Motifs de la déclaration à titre d'excédentaire

Autres notes :

Vérification du statut excédentaire en vertu de la DPA - Statut d'excédentaire non rémunéré (SENR)
(refus de la PDA ou du PERA)
Calculs de vérification

Renseignements requis a) Taux de rémunération:_______ b) Années d'emploi continu : ______ c) Nbre de jours de la période de priorité d'excédentaire qui restent (maximum 6 mois) : ________ (Le nombre de jours de la période de priorité d'excédentaire qui restent est compté depuis la date de cessation d'emploi (inclusivement) jusqu'à la date de mise en disponibilité proposée (exclusivement )
1.0 Statut d'excédentaire rémunéré : (Nota : Le fonctionnaire continue de travailler et d'être rémunéré. Si, après 6 mois, il n'a pas reçu d'offre d'emploi raisonnable, son statut peut passer à «statut d'excédentaire non rémunéré». Si, toutefois, le fonctionnaire refuse une offre d'emploi raisonnable, il peut être mis en disponibilité à la fin de la période de priorité d'excédentaire rémunéré. À tout moment au cours de la période, le fonctionnaire peut choisir de renoncer à des droits de priorité en échange d'offres d'emploi et offrir de démissionner avant l'expiration de la période de priorité d'excédentaire rémunéré de six mois. En pareil cas, le fonctionnaire reçoit le même paiement forfaitaire que s'il avait été mis en disponibilité.)
2.0 Statut d'excédentaire non rémunéré : (Nota : Tout en demeurant employé, le fonctionnaire ne travaille plus à la fonction publique du Canada. Il a droit à l'assurance-chômage. Pendant 12 mois, il a droit à un placement prioritaire, mais il cesse de toucher une rémunération. Si, au cours de cette période, le fonctionnaire refuse une offre d'emploi raisonnable, il peut être mis en disponibilité.)
Date de mise en disponibilité : Date de déclaration à titre d'excédentaire :
3.0 Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire : (Nota : Cette partie du calcul est très inhabituelle étant donné que, normalement, le fonctionnaire choisit de recevoir la PDA ou un paiement dans le cadre du PERA. Toutefois, si un tel cas survient, le calcul se fait comme suit :)	Par vérification		Réel	Au-dessus/ en-dessous
Rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire = [ a / 260.88 ] * c : [ _________ / 260.88 ] * __________ =
4.0 Indemnité de départ :
4.1 Nbre de semaines d'admissibilité = b (arrondi au chiffre inférieur pour obtenir des années complètes) + 1 : __________ + 1 = (Nota : 2 semaines d'admissibilité sont accordées pour la première année d'emploi continu, à la première mise en disponibilité, et une semaine par année par la suite. Certains genres de congés sans solde de plus de 3 mois comme ceux pour les soins et l'éducation d'enfants d'âge préscolaire, la réinstallation du conjoint et les besoins personnels doivent être déduits du nombre d'années d'emploi continu.).
4.2 Indemnité de départ = [ a / 52.176 ] * résultat de la section 4.1 : [ _________ / 52.176 ] * ___________ = (Nota : si, à la date de cessation d'emploi, le fonctionnaire est intérimaire depuis plus de 4 mois, la rémunération provisoire sert seulement aux fins du calcul de l'indemnité de départ. Cette exigence peut varier en fonction du libellé de la convention collective.)
5.0 Indemnité de cessation d'emploi : (ne s'applique pas entre le 15 juillet 1995 et le 22 juin 1998)
Indemnité de cessation d'emploi = [ a / 52.176] * b (arrondi au chiffre inférieur pour obtenir des années complètes, à moins que la convention collective ne prévoie le calcul proportionnel de la dernière année d'emploi continu aux fins de l'indemnité de départ lors de la retraite)(nota : salaire annuel / 52.176 * maximum 15) [ _________ / 52.176 ] * __________=
Total

TABLEAU A - Vérification d'un paiement dans le cadre du Programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA)

pour arrondir au dixième d'année près

Nbre de jours de l'année incomplète	Dixième d'année près
0 à 18 jours	0/10
19 à 54 jours	1/10 ou 0,1
55 à 91 jours	2/10 ou 0,2
92 à 127 jours	3/10 ou 0,3
128 à 164 jours	4/10 ou 0,4
165 à 200 jours	5/10 ou 0,5
201 à 237 jours	6/10 ou 0,6
238 à 273 jours	7 /10 ou 0,7
274 à 310 jours	8/10 ou .0,8
311 à 346 jours	9/10 ou 0,9
347 à 364 jours	10/10 ou 1

Extrait du Guide de référence sur la rémunération, primes de départ, Développement des ressources humaines Canada, mai 1995