Archivée [2009-07-01] - Directive sur le comité de vérification des petits ministères et organismes

Avec l'approbation du contrôleur général, le comité de vérification des PMO peut établir des sous-comités, liés aux différents portefeuilles, pour s'acquitter plus efficacement de ses responsabilités.

4.2.1 Évaluation des risques

Le comité de vérification doit s'assurer que le contrôleur général effectue, au moins chaque année, et présente au comité :

• une évaluation des risques importants auxquels sont exposés les PMO dans l'ensemble de l'administration fédérale;
• une analyse sommaire du contexte de contrôle pour les PMO ou les regroupements de PMO.

4.2.2 Vérifications internes effectuées par le contrôleur général

Le comité de vérification doit :

• s'assurer que le contrôleur général prépare une charte de vérification interne pour l'exécution de vérifications internes dans les PMO, examiner et approuver la charte et vérifier périodiquement si elle est toujours pertinente. À tout le moins, la charte doit décrire :
• la portée des vérifications internes qui doivent être effectuées par le Bureau du contrôleur général dans les PMO;
• le processus de planification de la vérification interne des PMO;
• les protocoles relatifs à la tenue des missions de vérification interne;
• le processus de rapport de la vérification interne;
• les protocoles de communications entre le comité, les administrateurs généraux des PMO et le Bureau du contrôleur général.
• examiner périodiquement la pertinence des ressources fournies par le contrôleur général pour la vérification interne des PMO;
• examiner périodiquement le rendement du Bureau du contrôleur général dans la prestation des services de vérification interne dans les PMO;
• examiner et formuler des commentaires sur le plan de vérification interne pour les PMO préparé par le contrôleur général et sur l'affectation des ressources à la vérification interne;
• recevoir et recommander l'approbation des rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion afin de donner suite aux recommandations;
• être au courant des missions de vérification menées par les administrateurs généraux des PMO qui ne figuraient pas dans le plan de vérification interne approuvé et obtenir les rapports de ces missions.

4.2.3 Agents du Parlement et organismes centraux

Le comité de vérification doit :

• examiner les rapports de vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) et d'autres agents du Parlement et des organismes centraux qui influent sur les PMO et, au besoin, recommander l'approbation des réponses et des plans d'action élaborés par la direction des PMO, afin de donner suite aux recommandations présentées;
• être informé des questions et priorités de vérification se rapportant à la vérification des PMO qui ont été soulevées par les organismes centraux;
• être informé des répercussions des initiatives gouvernementales sur les PMO.

4.2.4 Suivi des plans d'action de la gestion

4.2.4.1 Le comité de vérification doit :

• s'assurer qu'il existe des dispositions efficaces pour assurer le suivi des plans d'action de la gestion donnant suite aux recommandations de la vérification interne, du BVG ou d'autres sources;
• recevoir périodiquement les rapports de suivi portant sur les mesures prises.

4.2.4.2 Le contrôleur général doit soumettre périodiquement au comité de vérification des rapports pour lui indiquer si les plans d'action de la gestion ont été mis en œuvre et si les mesures prises ont été efficaces. Son rapport doit cerner les enjeux à l'égard desquels, à son avis, les gestionnaires ont accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

4.3.1 Le comité de vérification des PMO doit comprendre des membres indépendants provenant de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Les membres qui font partie de la fonction publique fédérale doivent se limiter aux administrateurs généraux et aux sous-ministres adjoints principaux d'autres ministères. D'ici le 1^er avril 2009, le comité de vérification des PMO doit être composé d'une majorité de membres externes.

4.3.2 Le contrôleur général doit choisir conjointement avec les administrateurs généraux des PMO pour identifier et embaucher des membres externes dûment qualifiés, sujet à l'approbation du Conseil du Trésor. Il doit également établir des profils de compétences pour les membres de l'extérieur et des normes au sujet de leur mandat et de sa durée, des conditions de renvoi, des conflits d'intérêts, de l'assurance-responsabilité, de la cote de sécurité, de la rémunération et des protocoles pour le règlement des différends.

4.3.3 Le comité de vérification des PMO peut compter jusqu'à sept membres.

4.3.4 Les membres du comité de vérification doivent être sélectionnés de manière que leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience collectives permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficience. Les membres du comité de vérification ne doivent nullement être en conflit d'intérêts réel ou perçu.

4.3.5 Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin d'assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les nominations initiales avoir une durée de moins de quatre années.

4.3.6 Tous les membres du comité de vérification doivent connaître la nature des rapports financiers des secteurs privé ou public ou se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier qui :

• comprend les principes comptables généralement reconnus et les états financiers;
• est en mesure d'évaluer l'application générale de tels principes relativement à la comptabilité en vue des prévisions budgétaires, des charges et des réserves;
• possède l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation des états financiers contenant des questions comptables dont l'envergure et le niveau de complexité sont généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à retrouver dans les états financiers des petits ministères et organismes ou l'expérience de la supervision active d'une ou plusieurs personnes participant à de telles activités;
• comprend les mécanismes de contrôle interne et les procédures rattachées aux rapports financiers;
• comprend les fonctions du comité de vérification.

4.3.7 Le contrôleur général doit nommer un membre pour présider le comité.

4.3.8 Le quorum pour le comité de vérification ou les sous-comités sera établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3.9 Le président doit, au besoin, demander que des représentants du BVG assistent aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans et des constatations du BVG et d'autres questions d'intérêt mutuel. Le président du comité de vérification ou du sous-comité doit inviter l'administrateur général d'un PMO à assister à la réunion lorsqu'un point concernant tout particulièrement ce PMO est inscrit à l'ordre du jour.

4.3.10 Les membres du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation au sujet des responsabilités et des objectifs du comité par le contrôleur général.

4.4.1 Les rôles, les responsabilités et le fonctionnement du comité et des sous-comités de vérification des PMO doivent être étayés dans un mandat ou une charte, approuvés par le comité de vérification des PMO. Le document doit être revu périodiquement.

4.4.2 Le contrôleur général doit assurer un service de soutien administratif et de secrétariat au comité de vérification et aux sous-comités des PMO. Le président du comité de vérification des PMO doit préparer un plan afin que les responsabilités annuelles et continues du comité soient planifiées et exécutées intégralement. Le plan doit être soumis à l'approbation du comité.

4.4.3 Le comité de vérification des PMO doit se réunir au moins quatre fois l'an. On encourage le comité à établir le calendrier des réunions un an à l'avance de sorte que la direction et les vérificateurs puissent préparer l'information et les rapports requis pour appuyer son travail. La révision du calendrier des réunions du comité de vérification constitue une mesure exceptionnelle.

4.4.4 Le comité de vérification des PMO, à sa discrétion, peut tenir des réunions individuelles et à huis clos avec les administrateurs généraux des PMO ou avec d'autres fonctionnaires des PMO.

4.4.5 Le comité de vérification des PMO doit préparer un rapport annuel qui :

• résume les activités du comité et leurs résultats;
• étaie toute préoccupation importante que le comité peut avoir concernant les processus de la gestion des risques, de contrôle et à la reddition de comptes des PMO;
• présente son évaluation relativement à la capacité et au rendement du contrôleur général dans l'exécution des vérifications internes des PMO;
• présente, au besoin, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de la gestion des risques, de contrôle et de la reddition de comptes, y compris des recommandations en vue de l'amélioration des services de vérification interne dans les PMO.

4.4.5 Le rapport annuel du comité doit être transmis au Secrétaire du Conseil du Trésor et au contrôleur général.