Archivée [2009-07-01] - Directive sur les comités ministériels de vérification

Le comité de vérification devra s'assurer que l'administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de comptes du ministère. Afin d'assurer ce soutien à l'administrateur général, le comité de vérification doit exercer d'une manière intégrée et systématique une surveillance active des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation au sein du ministère.

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être abordés par le comité ministériel de vérification sont les suivants :

4.2.1 Valeurs et éthique : Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, les dispositions prises par la direction pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et assurer le respect des lois, règlements, politiques et normes de comportement éthique.

4.2.2 Gestion des risques :Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, le profil de risque ministériel et la pertinence des dispositions du ministère en matière de gestion des risques.

4.2.3 Cadre de contrôle de la gestion :Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, la pertinence des dispositions ministérielles en matière de contrôle interne, y compris la pertinence de la vérification demandée par la gestion.

4.2.4 Fonction de vérification interne

Le comité de vérification doit :

• recommander et revoir périodiquement une charte ministérielle pour la vérification interne ou la politique ministérielle de vérification interne aux fins de son approbation par l'administrateur général;
• examiner périodiquement la pertinence des ressources affectées à la fonction de vérification interne;
• examiner et recommander l'approbation de l'évaluation des risques et du plan de vérification interne préparé par le dirigeant de la vérification;
• examiner périodiquement le rendement de la fonction de vérification interne;
• informer l'administrateur général au sujet de la nomination et de l'évaluation de rendement du dirigeant de la vérification;
• obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion qui donnent suite aux recommandations;
• être au courant des missions ou des tâches en vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au comité et être informé de toutes les questions importantes associées à ces travaux.

4.2.5 Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Le comité de vérification doit :

• veiller à ce que la direction prenne des dispositions adéquates pour aider le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux à exécuter le travail de vérification au sein du ministère;
• être bien informé de tous les travaux de vérification relatifs au ministère qui doivent être entrepris par le BVG, d'autres agents du Parlement ou les organismes centraux;
• examiner les rapports de vérification du BVG et des organismes centraux qui ont des répercussions sur le ministère ou à l'échelle du gouvernement et recommander l'approbation des réponses et des plans d'action du ministère;
• rencontrer périodiquement des représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs conseils au sujet des questions relatives aux risques, aux contrôles et à la gouvernance au sein du ministère;
• être informé des questions de vérification et des priorités se rapportant à la vérification qui ont été soulevées par des organismes centraux et informer l'administrateur général des mesures requises;
• être informé des répercussions des initiatives à l'échelle du gouvernement visant à améliorer les pratiques de gestion et en informer l'administrateur général.

4.2.6 Suivi des plans d'action de la gestion

4.2.6.1 Le comité de vérification doit :

• veiller à ce que des dispositions efficaces soient prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la gestion donnant suite aux recommandations des services de vérification interne, du BVG ou d'autres sources;
• obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.

4.2.6.2 Le dirigeant de la vérification doit remettre périodiquement au comité de vérification des rapports pour lui indiquer si les plans d'action de la gestion ont été mis en oeuvre et si les mesures prises ont été efficaces. Son rapport doit cerner les secteurs à l'égard desquels, à son avis, les gestionnaires ont accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

4.2.7 États financiers et rapports des comptes publics

4.2.7.1 Le comité de vérification doit examiner les états financiers du ministère en collaboration avec la direction, ainsi que toutes les prévisions comptables et tous les jugements d'importance qu'ils renferment, et recommander leur acceptation à l'administrateur général.

4.2.7.2 Si les états financiers du ministère font l'objet d'une vérification, le comité de vérification doit examiner :

• les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, discuter de toute modification importante devant être apportée aux états financiers par suite de la vérification et discuter de toute difficulté ou de tout différend avec la gestion qui se sont produits au cours de la vérification;
• les lettres de la gestion découlant de la vérification externe des états financiers du ministère ou des comptes publics;
• les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports sur les états financiers;
• le rendement du vérificateur externe.

4.2.8 Rapport sur les risques et la reddition de comptes

Le comité de vérification doit examiner le profil de risque ministériel, le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et d'autres rapports importants sur la reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de sa connaissance, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission importante.

4.3.1 Les comités de vérification doivent inclure des membres indépendants de l'extérieur de la fonction publique fédérale. D'ici le 1 ^eravril 2009, tous les comités de vérification doivent être composés en majorité de membres provenant de l'extérieur. Les membres de la fonction publique fédérale doivent se limiter aux administrateurs généraux, aux sous-ministres délégués et aux sous-ministres adjoints d'autres ministères. L'administrateur général serait le seul représentant interne au sein du comité de vérification, s'il est élu à titre de président du comité. Idéalement, le comité devrait être composé entièrement de membres externes, l'administrateur général agissant à titre de membre d'office.

4.3.2 Il incombe aux administrateurs généraux de mettre sur pied un comité ministériel de vérification indépendant composé en majorité de membres externes qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. L'administrateur général et le contrôleur général doivent choisir ensemble les membres du comité de vérification pour l'approbation par le Conseil du Trésor.

4.3.3 Le contrôleur général doit également établir des profils de compétences pour les membres des comités de vérification provenant de l'extérieur, ainsi que des normes au sujet des mandats et de leur durée, des conditions de renvoi, des conflits d'intérêts, de l'assurance-responsabilité, de la cote de sécurité, de la rémunération et des protocoles pour le règlement des différends.

4.3.4 Les membres du comité de vérification doivent être sélectionnés de sorte que leurs compétences, connaissances et expérience collectives permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficience. Les membres du comité de vérification ne doivent avoir aucun conflit d'intérêts réel ou perçu.

4.3.5 Le comité de vérification doit compter de trois à cinq membres. Les membres de l'extérieur doivent être nommés par l'administrateur général pour un mandat de quatre ans.

4.3.6 Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin d'assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les nominations initiales, avoir une durée de moins de quatre années.

4.3.7 Tous les membres du comité de vérification doivent connaître la nature des rapports financiers du secteur privé ou public ou se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier qui possède :

• une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers;
• l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation des états financiers contenant des questions comptables dont l'envergure et le niveau de complexité sont généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à retrouver dans les états financiers du ministère ou l'expérience de la surveillance active d'une ou plusieurs personnes participant à de telles activités;
• une compréhension des mécanismes de contrôle interne et des procédures d'établissement des rapports financiers;
• une compréhension des fonctions du comité de vérification.

4.3.8 L'administrateur général ou un membre de l'extérieur préside le comité de vérification. Si la présidence est confiée à l'administrateur général, la vice-présidence relève d'un membre de l'extérieur. Dans le modèle privilégié, le président est un membre de l'extérieur.

4.3.9 Le quorum est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3.10 On s'attend à ce que l'administrateur général, l'agent financier supérieur et le dirigeant de la vérification assistent à toutes les réunions du comité de vérification. Le président peut demander la présence d'autres représentants ministériels.

4.3.11 Le président doit, au besoin, demander qu'un représentant principal du BVG assiste aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans et constatations du BVG, et d'autres questions d'intérêt mutuel.

4.3.12 Le président peut, au besoin, demander à des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d'assister aux réunions du comité de vérification.

4.3.13 Les membres du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation formelles au sujet des responsabilités et des objectifs du comité et des activités du ministère.

4.4.1 Le rôle, les responsabilités et les activités du comité de vérification doivent être étayés dans le mandat ou la charte du comité de vérification, approuvés par l'administrateur général. Le document doit être revu périodiquement par le comité de vérification et réaffirmé par l'administrateur général.

4.4.2 Le président du comité de vérification doit préparer un plan afin que les responsabilités annuelles et continues du comité soient prévues et exécutées intégralement. Le plan doit être soumis à l'approbation du comité.

4.4.3 Le comité de vérification doit se réunir au moins quatre fois l'an. Les comités de vérification sont encouragés à établir leur calendrier de réunions un an à l'avance de sorte que la direction du ministère et les vérificateurs puissent préparer l'information et les rapports requis pour appuyer les travaux du comité. La révision du calendrier des réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle.

4.4.4 À chacune de ses réunions, le comité de vérification doit tenir une réunion à huis clos et individuelle avec chaque administrateur général (s'il n'est pas membre du comité), l'agent financier supérieur du ministère, le dirigeant de la vérification et le représentant du BVG, lorsqu'il est présent, et tout autre représentant si le comité en décide ainsi.

4.4.5 Le comité de vérification doit préparer à l'intention de l'administrateur général un rapport annuel qui :

• résume les activités du comité et les résultats de ses examens;
• présente son évaluation du système de contrôle interne du ministère;
• étaie toutes les préoccupations importantes que le comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes du ministère;
• présente son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
• présente, si nécessaire, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations en vue de l'amélioration de la fonction de vérification interne du ministère.