Annulée [2009-10-01] - Politique sur la petite caisse
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Préface
Cette politique est émise sous l'autorité de l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle est un complément aux Règlements sur les avances comptables du Conseil du Trésor et elle établit un cadre de contrôle pour la petite caisse comme méthode de paiement.
Le fonds de petite caisse est destiné à faciliter et à accélérer le traitement des transactions de faible valeur. Compte tenu des coûts inhérents et du temps requis liés au traitement d'une transaction financière, il est pratique, économique et recommandé d'utiliser la petite caisse pour traiter les paiements de faible valeur lorsque la carte d'achat n'est pas disponible ou lorsque son usage n'est pas approprié.
Un fonds de petite caisse est une avance de petite caisse émise en espèces à un dépositaire qui assure la sécurité du fonds et le contrôle des déboursés faits sur le fonds dont il est responsable. Le montant du fonds est établi en fonction des besoins opérationnels.
Objectif de la politique
Veiller à l'utilisation rentable et efficiente des fonds de petite caisse tout en assurant le niveau de contrôle requis.
Le gouvernement a pour politique de recourir aux fonds de petite caisse pour effectuer des paiements divers de faible valeur lorsque le règlement doit se faire immédiatement, ou lorsque cette méthode de paiement est plus rentable.
Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Exigences de la politique
- L'administrateur général doit s'assurer que des politiques et des procédures sont établies et suivies pour garantir le contrôle et la garde des fonds de petite caisse (incluant les serrures, clefs ou les combinaisons appropriées) conformément au règlement et aux politiques.
- Les excédents, les découverts, les pertes et les vols doivent être signalés et inscrits rapidement conformément au chapitre 4-7 du volume sur la fonction de contrôleur du Manuel du Conseil du Trésor.
Remarque : Les exigences obligatoires du Règlement sur les avances comptables concernant la petite caisse figurent à l'appendice B.
Modalités d'application
Comptabilité et contrôle
- La petite caisse doit être utilisée lorsque cette méthode de paiement est plus rentable que les autres, notamment les chèques du receveur général, ceux du compte de banque ministériel ou les cartes d'achat.
- Avant d'établir un fonds de petite caisse ou d'en majorer le montant, l'administrateur général doit s'assurer que les mesures de sécurité et de garde sont proportionnelles au risque de vol et à l'importance du fonds de petite caisse.
- Le dépositaire doit signer une déclaration indiquant qu'il a reçu, lu et compris les politiques, les règlements, les procédures et les instructions et par laquelle il reconnaît être personnellement responsable de l'avance.
- Il ne doit y avoir qu'un seul dépositaire pour un fonds de petite caisse. Il faut faire le décompte chaque année et lorsqu'il y a un changement de dépositaire. Il faut aussi, dans ce dernier cas, obtenir une reconnaissance.
- Les avances de petite caisse ne doivent pas servir à faire la monnaie, à octroyer des avances salariales aux employés ou à encaisser des chèques.
- Lorsqu'il y a un découvert, il faut le signaler rapidement au supérieur du dépositaire et à l'agent financier à temps plein du ministère qui, après avoir examiné les détails du dossier, prendra les mesures de redressement ou de recouvrement qui s'imposent.
Surveillance
Les ministères feront évaluer la façon dont ils appliquent cette politique par leur service de vérification interne.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira des rapports ministériels de vérification interne pour déterminer l'efficacité de la politique.
Références
Cette politique est émise en vertu de l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques et doit être lue conjointement avec les documents suivants :
Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438;
Règlement sur la réception et le dépôt de deniers publics, C.R.C. ch. 728, modifié par DORS/80-449 et 83-828;
Manuel du Conseil du Trésor, volume sur la Fonction de contrôleur, chapitre 4-7 «Pertes de deniers et autres délits contre la Couronne».
Annulation
Ce chapitre annule le chapitre 3-10 du volume «Gestion financière» en date du 1er août 1993; et
ce chapitre remplace la section 9.8 du Guide sur la gestion des finances publiques qui a été révisé en avril 1991.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant cette politique devraient être adressées à l'administration centrale de votre ministère.
Pour l'interprétation de la politique, les agents de l'administration centrale des ministères peuvent communiquer avec le:
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Lignes directrices
- Le dépositaire devrait normalement être un employé permanent à plein temps qui n'a aucune autre responsabilité liée au traitement des comptes clients, à la vérification des comptes et aux demandes de paiement.
- Les manuels ministériels devraient préciser les procédures appropriées pour la création, l'établissement de rapports,
la comptabilité et le contrôle des fonds de petite caisse.
Le ministre ou ses délégués sont autorisés à imputer les pertes aux crédits ministériels. Le dépositaire est tenu de rembourser les pertes et déficits à moins que : les procédures établies aient été suivies et la petite caisse ait été conservée en lieu sûr; on constate des signes d'effraction et aucune action ou omission de la part du dépositaire n'a pu contribuer à la perte, comme le précise la politique «Pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne».
- Les fonds de petite caisse devraient être déposés dans un coffret de sûreté ou un classeur approuvé par la GRC ou par les services de sécurité ministériels non seulement après les heures de bureau mais aussi pendant les heures normales de bureau. Les clés et les combinaisons devraient être gardées dans un endroit sûr (pas un tiroir de bureau) par le dépositaire.
- Lorsqu'il n'effectue pas souvent de décaissements, le dépositaire devrait vérifier les fonds de la petite caisse au moins une fois par semaine pour s'assurer qu'il n'y a pas eu de vol.
- L'administrateur général peut invoquer le paragraphe 38(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques
pour recouvrer une avance à même les sommes dues à un dépositaire si le paragraphe 7(2) du Règlement sur les avances
comptables n'a pas été respecté.
Paragraphe 38(2) de la LGFP : pouvoir légal de déduire les avances de toute somme due à la personne à qui l'avance a été versée.
Paragraphe 7(2) du RAC : l'administrateur général peut, par avis écrit, exiger du dépositaire de l'avance un compte rendu et un remboursement du solde de l'avance, dans les 30 jours suivant la réception de l'avis.
- Des vérifications périodiques sans préavis des avances de petite caisse devraient être effectuées par des groupes de vérification interne ou par la gestion pour déterminer si les fonds sont utilisés adéquatement et pour s'assurer qu'ils sont protégés adéquatement contre la perte ou l'usage abusif et qu'ils sont bien comptabilisés.
- Il y a deux méthodes pour effectuer le transfert d'un fonds de petite caisse d'un dépositaire à un autre. La première consiste à fermer le fonds en exigeant que le dépositaire actuel enregistre les pièces justificatives qu'il a en sa possession et rembourse la différence avant d'établir un nouveau fonds par une demande d'avance au nom du nouveau dépositaire. La seconde consiste à transférer le fonds à l'aide d'une déclaration écrite qui doit contenir des précisions sur le transfert, les signatures du cédant et du cessionnaire et l'approbation d'un supérieur après une vérification concrète des espèces et des pièces justificatives en présence de toutes les parties. Cette méthode peut être employée lorsqu'il n'y a pas assez de temps pour établir un nouveau fonds de petite caisse au nom du nouveau dépositaire.
- Au lieu d'établir un fonds de petite caisse d'un montant élevé, il peut être préférable d'en créer plusieurs de petite taille ou de raccourcir le cycle de remboursement.
- Le montant autorisé d'un fonds de petite caisse devrait tenir compte des besoins saisonniers et du temps nécessaire pour obtenir un remboursement sans dépasser la somme nécessaire pour régler les dépenses prévues.
- L'utilisation de la carte d'achat pour l'acquisition des articles de faible valeur est une méthode de paiement très rentable et il ne faudrait recourir à la petite caisse que lorsque la carte d'achat ne peut être utilisée.
- Toutes les pièces justificatives présentées à l'appui d'une demande de remboursement devraient être annulées de façon à éliminer toute possibilité de réutilisation.
- Lorsqu'il y a un excédent dans un fonds de petite caisse, il faut mener une enquête afin d'en découvrir la cause. Lorsque la somme ne peut pas être remise à son propriétaire légitime, il faut la déposer au crédit du receveur général, conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics, l'inscrire comme un excédent et la porter au crédit d'un compte de recettes non fiscales diverses du ministère.
Appendice B - Exigences réglementaires
Généralités
Les ministères et les organismes doivent satisfaire aux exigences réglementaires. Ils ne sont pas inclus dans cette politique afin d'éliminer le chevauchement.
Exigences
- Un particulier à qui une avance de petite caisse est émise en est personnellement responsable et tous les déficits ou pertes concernant cette avance peuvent être recouvrés auprès de ce particulier.
- L'administrateur général peut émettre une avance comptable pour constituer un fonds de petite caisse.
- Un fonds de petite caisse ne doit pas dépasser 2 000 $ et aucune dépense particulière imputée sur ce fonds ne doit dépasser 200 $ sans avoir été préalablement autorisée par le Conseil du Trésor.
- À titre d'avance permanente, un fonds de petite caisse ne doit pas dépasser le montant nécessaire pour régler les dépenses prévues au cours d'une période déterminée en fonction des besoins opérationnels et de la rotation de l'avance.
- Le dépositaire d'un fonds de petite caisse doit en rendre compte dans les 10 jours ouvrables suivant le mois au cours duquel les dépenses ont eu lieu en montrant que les espèces en caisse ou le solde bancaire plus les reçus ou les pièces à l'appui payées égalent le montant de l'avance.
- À la fin de chaque exercice, l'administrateur général :
- obtient du dépositaire de l'avance de petite caisse, dans les 30 jours suivant la fin de l'exercice, une reconnaissance écrite attestant le montant de l'avance et sa responsabilité à l'égard de cette avance; et
- fournit au receveur général les rapports et les certificats concernant toutes les avances de petite caisse dont celui-ci peut avoir besoin aux fins des Comptes publics.
- Lorsque l'administrateur général émet une avance de petite caisse, il peut en tout temps, par avis écrit, exiger du détenteur ou du dépositaire de l'avance un compte rendu et un remboursement du solde de l'avance, et le détenteur ou le dépositaire doit, dans les 30 jours suivant la réception de l'avis, rendre compte et rembourser l'avance.
- Le remboursement de la totalité ou d'une partie d'une avance de petite caisse à rembourser sera effectué au complet par le dépositaire en un seul versement.