Faire en sorte que le plafond des crédits qui est imposé par le Parlement ou le plafond des affectations approuvé par le Conseil du Trésor ne soient pas dépassés.
Selon la politique du gouvernement, les ministères ne peuvent conclure des marchés ou autres arrangements que si le crédit pertinent, le poste du Budget des dépenses ou le plafond des affectations approuvé par le Conseil du Trésor affiche un solde non grevé suffisant pour l'acquittement des engagements qui en découlent.
La présente politique s'applique à tous les organismes qui ont reçu le pouvoir d'engager ou de dépenser des fonds sur un crédit en vertu des articles 32 ou 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Si la politique du ministère exige une autorisation distincte, celle-ci doit alors être accordée par les personnes à qui l'on a délégué le pouvoir de contrôler les engagements, et d'une manière qui permet de retrouver, au moyen d'une piste de vérification, la personne qui a engagé les fonds.
Les groupes de vérification interne des ministères devraient prévoir, dans leur plan de vérification annuel, l'examen des engagements visés par la présente politique.
Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques
Ce chapitre annule le chapitre 3-5 du volume «Gestion financière» en date du 1er avril 1992; et cette politique remplace le chapitre 6 (section 6.2.3, 6.3.2-6.3.2.4, 6.8), le chapitre 7 (section 7.2.1.3), le chapitre 8 (sections 8.4 soit la partie reliée au contrôle des engagements et 8.4.2) et le chapitre 9 (sections 9.2.1.1(2)) du Guide d'administration financière du Conseil du Trésor, révision consolidée, avril 1991, et la circulaire No. 1984-42 (No. 794737) du Conseil du Trésor.
Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère. En ce qui concerne l'interprétation de la politique, l'administration centrale doit s'adresser au :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Les ministères devraient établir périodiquement des prévisions de leurs besoins financiers jusqu'à la fin de l'exercice courant, en se fondant sur les imputations nettes effectuées sur le crédit depuis le début de l'exercice, de même que sur les engagements en cours pour cet exercice et les dépenses prévues jusqu'à la fin de l'exercice.
Les limites suivantes s'appliquent au pouvoir d'engager des fonds :
Le projet d'éliminer le Guide d'administration financière a été approuvé. L'intention est de créer une source unique de référence pour toutes les politiques du domaine de l'administration financière.
Cette section du volume «Fonction de contrôleur» comporte des extraits de l'ancien Guide d'administration financière. Au cours des prochains mois, ces politiques seront réécrites en suivant le nouveau format des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor.
La comparaison du volume réel de production avec le rendement prévu au plan fournit probablement aux gestionnaires les données les plus significatives sur les écarts. Pour préciser et signaler l'effet produit par des changements du volume de production, il faut définir des unités de mesure, les identifier et en faire rapport de façon exacte et uniforme pour chaque période de rapport. Si la production prévue au plan n'est pas obtenue et si la consommation de ressources financières ne varie pas dans une mesure comparable, les gestionnaires constatent que les plans qu'ils ont dressés en vue de répondre aux besoins du public ne se réaliseront pas dans les limites de leurs budgets. Ils doivent donc revoir leurs plans ou adopter d'autres lignes de conduite.
Deux raisons peuvent faire varier la quantité des facteurs de production nécessaires. La première a trait directement aux variations du volume de production et ne devrait pas poser trop de problèmes. La deuxième a trait aux variations résultant des changements au chapitre de l'efficience, une plus ou moins grande quantité de ressources devenant nécessaire pour un volume donné de production. Dans ce cas, les gestionnaires doivent en connaître les raisons. Il se peut que la qualité des ressources (tant humaines que matérielles) ait varié, que les méthodes ne soient plus aussi productives ou que la surveillance se soit relâchée. Si ces écarts sont défavorables, des mesures correctives doivent être prises. Il est plus facile de déterminer la nature des mesures à prendre lorsque les normes ont été établies grâce à des études sérieuses.
Dans la plupart des cas, les écarts ne s'expliqueront pas par une seule cause, mais par une combinaison de facteurs différents. Cependant, l'analyse permet de déterminer les divers éléments en jeu de façon à pouvoir prendre les mesures correctives appropriées à chacun.
Les systèmes de contrôle budgétaire par centre de responsabilité devraient assurer :
Ces systèmes peuvent avoir des formes très diverses, mais tous doivent présenter les caractéristiques suivantes :
Le système de rapport devrait être conçu de façon à faire ressortir les écarts afin que l'attention d'un gestionnaire ne soit attirée que sur les points pertinents. Ce système se présente sous plusieurs formes :
Les systèmes pour faire rapport sur l'analyse des écarts peuvent prendre des formes multiples :
Centre de responsabilité ______________________ Arrêté au __________________
Élément d'activité | Jusqu'à présent | Écarts (défavorables) | ||||
Budget | Réalité | Net | Volume | Efficacité | Prix | |
Volume de production | 1 000 | 500 | 50 % | |||
Intrant - Ressources par unité de production | 2 | 3 | (50 %) | |||
Coût unitaire de production | 5 $ | 6 | (20 %) | |||
Coût total | 10 000 $ | 9 000 $ | 1 000 $ | 5 000 $ | (2 500 $) | (1 500 $) |
Coût unitaire de production | 10 $ | 18 $ | 8 $ | (5 $) | (3 $) |
Nota :
D'après une simple analyse budgétaire, le gestionnaire a épargné 1 000 $. Toutefois, il y a autre chose à considérer. La production du gestionnaire était de 500 unités inférieure au budget; le temps (ou autre intrant - ressource) a augmenté par unité du production de 50 p. 100, et le coût par unité de temps a augmenté de 20 p. 100. Il en résulte trois situations qui doivent faire l'objet d'une enquête afin d'expliquer pour quelle raison les coûts unitaires ont augmenté de 8 $, soit de 80 p. 100; épargne quantitative de 5 000 $, perte de rendement (2 500 $) et prix plus élevés (1 500 $), donnant un écart net de 1 000 $.