Annulée [2009-10-01] - Politique sur les règlements interministériels

Le présent document renferme le texte intégral de la Politique sur les règlements interministériels (RI) qui s'appliquera pendant la période de transition de la SIF à compter du 1^er avril 1999.

La Stratégie d'information financière (SIF), mise en oe uvre le 1^er avril 1999, portait la refonte du processus de règlements interministériels. Lorsque les ministères utilisent la nouvelle série de systèmes centraux de la SIF du receveur général, pour la plupart des règlements entre les ministères, c'est habituellement le créditeur qui lance l'opération à l'aide du Système normalisé des paiements (SNP) (un système central de la SIF) plutôt que le débiteur. Cette nouvelle marche à suivre devrait améliorer considérablement le traitement des règlements interministériels. Toutefois, les ministères éprouveront des difficultés temporaires pendant la période de transition alors que certains utiliseront la nouvelle démarche tandis que d'autres se serviront des systèmes centraux antérieurs à la SIF.

Pour réaliser ces gains d'efficacité et minimiser les effets des difficultés temporaires, les ministères ont besoin de processus administratifs bilatéraux disciplinés et rapides qui s'intègrent aux arrangements commerciaux entre eux, et ces processus doivent être bien compris et documentés. La rapidité du traitement n'est pas une exigence nouvelle, mais elle revêt plus d'importance parce qu'elle veillera à ce que les règlements interministériels soient traités avec promptitude et exactitude.

La présente politique met l'accent sur les exigences au cours de la période de transition. Elle sera révisée lorsque tous les ministères auront été branchés à la série de systèmes centraux de la SIF du receveur général.

Contestation (Questioning) - Fait, pour le ministère bénéficiaire, de ne pas accepter un RI bien qu'il ait déjà franchi avec succès l'étape du traitement et qu'il ait été consigné au Grand livre général du receveur général.

Ministère créditeur (creditor department) - Ministère qui effectue la vente ou établit la facture relative à la vente ou au transfert des biens ou des services (c'est-à-dire le ministère à qui des fonds sont dus – le fournisseur ou le bénéficiaire – ou le ministère à qui les fonds sont avancés)

Ministère débiteur (debtor department) - Ministère qui achète ou paie pour l'achat ou le transfert des biens ou des services (c'est-à-dire le ministère qui doit les fonds – client ou payeur – ou qui avance les fonds à un autre ministère)

Ministère conforme à la SIF (FIS department) - Aux fins de la présente politique, ministère qui utilise la nouvelle série de systèmes centraux de la SIF du receveur général. Au nombre de ces systèmes se trouvent le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF), le Système normalisé des paiements (SNP), le Grand livre général du receveur général (GLG-RG), le Système de services bancaires (SSB) et le Grand livre du système de rémunération (GL-SR).

Ministère non conforme à la SIF (Non-FIS department) - Aux fins de la présente politique, ministère qui utilise l'ancienne série de systèmes centraux du receveur général. Au nombre de ces systèmes se trouvent le Système central de comptabilité (SCC) et le Système d'entrée des données comptables (SEDC), le Système de rapports ministériels (SRM), le Fichier de contrôle interactif en direct (FCID) et le Système d'information des organismes centraux (SIOC).

Période de transition à la SIF (FIS transition period) - Période au cours de laquelle la série de systèmes centraux de la SIF et la série de systèmes antérieurs à la SIF seront utilisées simultanément et qui s'étale du 1^er avril 1999 au 31 mars 2001.

Règlement interministériel (RI) (Interdepartmental Settlement (IS)) - Règlement entre deux ministères ou organismes effectué sur le Trésor.

Veiller à ce que toutes les opérations relatives aux règlements interministériels (auxquels participent tant les ministères qui sont conformes à la SIF que ceux qui ne le sont pas) soient traitées avec promptitude et exactitude.

Les ministères conformes à la SIF doivent recourir à la fonction des règlements interministériels du Système normalisé des paiements pour traiter les règlements avec tous les autres ministères.

La présente politique s'applique à toutes les organisations considérées comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

(a) Les ministères conformes à la SIF doivent recourir au Système normalisé es paiements (SNP) pour traiter les opérations avec d'autres ministères. La liste des exceptions au recours à un RI est reproduite au chapitre 9 du Manuel du receveur général.

(b) La présente politique ne s'applique pas aux opérations interministérielles. Les ministères conformes à la SIF ne doivent pas recourir au SNP pour traiter les opérations portant le même numéro de ministère attribué par le receveur général.

(c) Pendant la période de transition :

1. Dans le cas d'opérations entre deux ministères non conformes à la SIF
   
   Les deux ministères continuent d'utiliser l'ancienne série de systèmes du receveur général.
   
   Dans le cas d'opérations entre deux ministères conformes à la SIF
   
   
2. Le ministère créditeur conforme à la SIF lance un RI à l'aide du SNP pour la plupart des types d'opérations. La liste des exceptions, lorsque c'est le ministère débiteur qui lance le RI, est reproduite au chapitre 9 du Manuel du receveur général.
   
   
3. Dans le cas d'opérations entre un ministère créditeur conforme à la SIF et un ministère débiteur non conforme à la SIF
   
   Le ministère créditeur conforme à la SIF lance les opérations de RI à l'aide du SNP et envoie les factures ou les demandes de paiement et autres documents connexes au ministère débiteur non conforme à la SIF, qui lance l'opération prescrite à l'aide du système de l'ancienne série.
   
   
4. Dans le cas d'opérations entre un ministère créditeur non conforme à la SIF et un ministère débiteur conforme à la SIF
   
   
5. Le ministère débiteur conforme à la SIF lance une opération de RI à l'aide du SNP sur réception d'une facture ou d'une demande de paiement envoyée par le ministère créditeur non conforme à la SIF, qui indique la production requise dans le système de l'ancienne série.

(d) Les ministères doivent respecter les délais suivants pour le traitement et la contestation des opérations. Avant de « contester » un RI, les ministères doivent préciser et régler la question grâce à des discussions bilatérales. Ils doivent suivre les lignes directrices sur le traitement des RI qui ont été préparées par le receveur général et qu'ils peuvent consulter sur intranet à l'adresse http://publiservice.pwgsc.gc.ca/cars-sccr/is/welcome-f.html

1. Traitement et « contestation » entre deux ministères conformes à la SIF
   
   Si un RI effectué à l'aide du SNP est réputé inexact pour un motif important (bénéficiaire inexact, montant inexact, biens ou services non reçus ou autres conditions non respectées, double), les deux ministères recourent à la fonction du SNP pour contester (c'est-à-dire renverser) l'opération. Le ministère doit contester l'opération dans les 15 jours ouvrables de la réception de l'avis du SNP.
   
   La fonction de contestation du SNP ne peut plus être utilisée après le dernier jour ouvrable de mars dans le cas des opérations de l'exercice antérieur, conformément aux Procédures en fin d'exercice émises par le receveur général.
   
   
2. Traitement entre deux ministères non conformes à la SIF
   
   Les ministères débiteurs doivent traiter l'opération à l'aide du système de l'ancienne série dans les 15 jours ouvrables de la réception de la demande de paiement.
   
   
3. Traitement entre un ministère créditeur conforme à la SIF et un ministère débiteur non conforme à la SIF
   
   Le ministère débiteur non conforme à la SIF doit traiter l'opération à l'aide du système de l'ancienne série dans les 15 jours ouvrables de la réception de la demande de paiement. Le ministère créditeur conforme à la SIF doit traiter distinctement le volet crédit de l'opération à l'aide du SNP.
   
   Lorsque la facture ou la demande est inexacte pour un motif important (montant inexact, biens ou services non reçus ou autres conditions non respectées, ministère débiteur inexact, facture ou demande de paiement en double), les ministères devraient convenir des mesures à prendre dans les 15 jours ouvrables.
   
   
4. Envoi de factures de l'ancien exercice après le 31 mars
   
   Les factures de l'ancien exercice doivent être envoyées dans les 10 jours ouvrables qui suivent le 31 mars.

(e) Les désaccords entre les ministères doivent être réglés avant la fin de la prochaine période comptables ou, à tout le moins, avant la fin de l'exercice.

(f) Si les ministères ne peuvent s'entendre sur une opération donnée et que le montant visé dépasse 100 000 $, le Bureau du sous-contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor offrira un service de règlement des différends. La marche à suivre indiquée ci-après doit être respectée.

1. Les ministères concernés doivent remettre au Bureau du sous-contrôleur général des documents expliquant le différend, qui renferment notamment les données et l'argumentation pertinentes et sont signés par les agents financiers supérieurs des ministères en cause. De préférence, une seule série de documents établis conjointement sera envoyée, mais si des documents distincts sont présentés, chaque AFS devra faire parvenir copie de ses documents à l'autre AFS.
2. Le Bureau du sous-contrôleur général examine les documents et, s'il y a lieu, convoque une rencontre des agents financiers supérieurs des ministères en cause.
3. Les recommandations du Bureau du sous-contrôleur général sont définitives. Les ministères en cause doivent prendre toutes les mesures recommandées avant la fin du mois comptable en cours.

g) Il incombe au receveur général d'émettre des instructions détaillées sur le traitement par les ministères des opérations interministérielles ainsi que sur les efforts de rapprochement par les ministères.

Les plans de vérification interne des ministères, organismes et autres organisations assujettis à la présente politique doivent comprendre un examen des activités liées aux exigences de la présente politique.

La présente politique est émise conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et doit être lue conjointement avec :

• le Manuel du receveur général, chapitre 4 (Système normalisé des paiements (SNP))
  http://publiservice.pwgsc.gc.ca/cars-sccr/pdf/chap9f.pdf
• le Manuel du receveur général, chapitre 9 (Traitement des RI au cours de la période de transition à la SIF)
  http://publiservice.pwgsc.gc.ca/cars-sccr/pdf/chap9f.pdf
• le Manuel du receveur général, chapitre 11 (Rapprochements à effectuer par les ministères dans le cadre de la SIF)
  http://publiservice.pwgsc.gc.ca/cars-sccr/pdf/chap11f.pdf
• les Lignes directrices pour le traitement des RI (site Web en direct du RG )
  http://publiservice.pwgsc.gc.ca/cars-sccr/is/welcome-f.html
• la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes

Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez vous adresser à l'Administration centrale de votre ministère. En ce qui concerne l'interprétation de la politique, l'Administration centrale doit s'adresser à la :