Annulée [2011-01-01] - Politique sur l'accueil

1. Les ministères et les organismes doivent utiliser les locaux de l'État quand ils sont libres et convenables.
2. Les activités d'accueil tenues dans les résidences privées, un endroit plus simple ou un lieu de loisir sont assujetties à l'approbation préalable de l'administrateur général.
3. Quand on choisit l'établissement où aura lieu l'activité d'accueil, il faut se rappeler l'engagement du gouvernement canadien à appliquer le principe d'équité envers tous les Canadiens et à lutter contre la discrimination fondée sur la race, la nationalité, l'ethnie, la couleur, la religion, le sexe ou l'état physique.

Les activités doivent être planifiées de manière à réduire les frais au minimum compte tenu des éléments suivants :

• le statut ou le rang des invités;
• le nombre de personnes présentes;
• les circonstances.

1. L'appendice B (Indemnité de repas pour l'accueil) donne les frais annuels moyens et maximums par personne devant être utilisés dans la planification de toutes les activités d'accueil et en particulier les suivantes :
   1. La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne prévu à l'appendice B.
   2. Le montant maximum des frais par personne relatifs à une forme d'accueil ne peut être dépassé que dans des situations exceptionnelles qui n'ont lieu qu'une seule fois et doit être approuvé au préalable par l'administrateur général ou l'administrateur général adjoint dans chaque cas, y compris lorsqu'il s'agit d'activités d'accueil au niveau international.
2. L'appendice C (Pouvoir d'approbation et matrice des frais) donne le niveau d'approbation requis pour les activités d'accueil ainsi que la matrice des frais correspondant.
3. Lorsqu'ils envisagent de subventionner des conférences non gouvernementales ou des activités externes qui intéressent le gouvernement, les ministères parrains doivent indiquer les frais des activités d'accueil dans leurs propositions.

Les ministères doivent s'assurer que les frais d'accueil sont consignés sous l'article économique 0482 et que les renseignements ministériels suivants sont portés aux registres :

• les circonstances de l'activité, y compris les circonstances inhabituelles qui ont amené une autorisation spéciale (qui déroge à la norme);
• la forme d'accueil :
  • petit déjeuner
  • déjeuner
  • dîner
  • réception
  • rafraîchissements, ou
  • boissons avec ou sans nourriture;
  • les frais de l'activité;
• le lieu de l'activité (local de l'État, établissement commercial ou autre);
• le nombre de personnes présentes (invités, fonctionnaires fédéraux);
• les approbations données par les agents agréés (voir l'appendice C).

5.1 Employés

Les restrictions suivantes visent les activités d'accueil des fonctionnaires fédéraux et doivent être respectées.

1. Les rafraîchissements, la nourriture, les excursions ou les autres divertissements sont offerts uniquement aux employés qui ont reçu l'autorisation préalable d'agir à titre d'hôte des invités du gouvernement du Canada. Les employés de l'État ne sont pas considérés comme des invités;
2. Les boissons non alcoolisées peuvent être servies aux employés qui sont tenus de travailler pendant les «pauses» ou encore «pauses café», si la direction en justifie la dépense. Ces frais d'accueil doivent se limiter à des situations à caractère officiel, où il ne convient pas de laisser les gens se disperser pendant une pause. Les gestionnaires doivent faire preuve de discernement et tenir compte des principes d'économie en déterminant les occasions appropriés et en s'assurant de ne pas engager des frais d'accueil pour des réunions entre collègues qui travaillent régulièrement ensemble;
3. Les rafraîchissements, la nourriture ou les deux peuvent être offerts aux employés qui participent à des séances de travail qui ont lieu aux heures des repas ou après les heures normales de travail;
4. On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, quand des employés participent à des réunions ministérielles de planification du travail axé sur les programmes, à des réunions de comités consultatifs techniques ou à des conférences ministérielles; ou
5. Le nombre des fonctionnaires fédéraux qui assistent, aux frais de l'État, à des activités organisées à l'intention de non-fonctionnaires ne doit pas dépasser le nombre de fonctionnaires nécessaires à la conduite des affaires de l'État.

5.2 Conjoint (personne qui accompagne)

On peut inviter le conjoint de la personne qui assiste officiellement aux activités d'accueil, mais il faut limiter la pratique aux cas où la présence du conjoint est nécessaire au bon déroulement de l'activité ou si le protocole l'exige et compte tenu des règles suivantes :

1. Les dépenses comme les voyages, les billets de théâtre ou les excursions organisées sont payées uniquement lorsque l'administrateur général les a autorisées;
2. Les frais de voyage des conjoints doivent être remboursés aux fonctionnaires concernés.

5.3 Autres personnes/fonctions

On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, dans les cas suivants :

1. quand ont lieu des discussions officielles avec des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux, y compris des entrevues avec des personnes pouvant être recrutées par la fonction publique, les membres d'autres gouvernements, les représentants de l'industrie, les groupes d'intérêt public, les syndicats, les conférenciers, ou dans des occasions spéciales comme les inaugurations d'ouvrages publics;
2. quand les représentants d'organismes nationaux ou internationaux en visite au Canada pour participer à des activités liées à celles du gouvernement souhaitent se familiariser avec la vie et le développement du pays ou étudier le travail du gouvernement;
3. quand le gouvernement organise des conférences officielles (au sens de la Politique sur les «Conférences») où sont représentés d'autres gouvernements ou des groupes commerciaux;
4. quand le gouvernement honore un Canadien remarquable qui a rendu un service exceptionnel au pays;
5. quand une personne autre qu'un employé de l'État rend un service bénévole; ou
6. quand une cérémonie de prestige (levée d'une pelletée de terre symbolique, pose de la première pierre, inauguration d'un projet d'immobilisations du gouvernement fédéral) a lieu en présence de dignitaires étrangers ou de personnalités du secteur privé ou les deux.

Remarque :

Dans certains cas approuvés par le ministre ou l'administrateur général, on peut offrir des billets pour des représentations théâtrales, des activités sportives ou des excursions dans la région de la Capitale nationale ou autres lieux d'intérêt.

Les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général.