Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1.1 - Logiciels

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Nous mettrons à jour notre conception pour qu'elle s'harmonise avec Canada.ca. Les politiques, directives, normes et lignes directrices resteront disponibles au cours de la mise à jour et par la suite.

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La présente section doit être consultée de concert avec la NCCT 3.1 « Immobilisations », le chapitre SP 3150 du Manuel de CSP et le chapitre 3060 du Manuel de l'ICCA.

Généralités

1. La présente norme comptable est le prolongement de la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.1 sur les immobilisations et elle renferme des précisions sur la comptabilisation des logiciels.

Capitalisation

2. Un projet de technologie de l'information comprend trois étapes fondamentales :

  1. Étape préliminaire du projet.

    Parmi les activités de cette étape, mentionnons la détermination du besoin d'une technologie, la formulation conceptuelle des solutions de rechange, et l'évaluation et la sélection des solutions de rechange. Tous les frais internes et externes sont passés en charges.

  2. Préparation et mise en oeuvre de l'application.

    Parmi les activités de cette étape, mentionnons la conception de la configuration du logiciel, le codage, l'installation sur le matériel informatique et les essais correspondants, la formation se rapportant à la mise en oeuvre, etc.

    Les frais internes et externes directs sont capitalisés. Les frais directs des matières et des services consommés pour acquérir ou mettre au point des logiciels informatiques à utilisation interne englobent les frais versés à des tiers pour services fournis afin d'élaborer le logiciel à l'étape d'élaboration de l'application; les frais engagés pour acquérir le logiciel de tiers; et les frais de déplacement engagés par des particuliers dans le cadre de leurs fonctions directement liées à l'élaboration des logiciels. Les salaires et frais connexes (par exemple, le coût des avantages sociaux) des employés qui participent directement au projet sont capitalisés en fonction du temps consacré directement au projet. Les frais généraux qui se rapportent directement à l'élaboration sont également capitalisés. Un exemple de ce genre de frais sont des frais supplémentaires de location requis pour servir le personnel désigné à un projet et ses dépenses reliées.

  3. Étape postérieure à la mise en oeuvre/activités.

    Les activités associées à cette étape englobent la formation interne (p. ex. la formation des utilisateurs) et les frais permanents de soutien et d'entretien. Tous les frais internes et externes sont passés en charges.

3. Les ministères doivent avoir un procédé précis pour identifier les coûts à être capitalisés qui peut survivre une vérification (ex : fiche de temps, révision et approbation des coûts chargés par le gestionnaire du projet, etc.)

4. Lorsque le logiciel est compris dans le prix d'achat du matériel (p. ex. logiciel d'exploitation de système) et que le coût du logiciel ne peut être établi avec certitude, le logiciel doit être capitalisé et amorti comme s'il faisait partie du matériel informatique. Se reporter à la NCCT 3.1 pour plus de détails sur la comptabilité des systèmes informatiques (ex: matériel informatique et logiciel) comme une immobilisation globale ou une immobilisation par composante.

5. Si le ministère verse un montant unique pour des droits de licence, il peut être réputé avoir acquis les avantages économiques futurs se rapportant à ce logiciel, de sorte que le coût rattaché à la licence puisse être capitalisé comme faisant partie du logiciel. Les droits de licence qui ne sont payés périodiquement (p. ex. un droit annuel qui porte habituellement sur l'entretien et les mises à niveau offertes automatiquement par le fournisseur) indiquent que les avantages économiques futurs acquis se terminent habituellement à la date du paiement suivant et doivent donc être passés en charges.

6. Les données représentent l'information introduite dans le matériel informatique et le logiciel, qui est ensuite manipulée, par ailleurs traitée et produite par le matériel informatique et le logiciel. Les données ne sont pas considérées comme une immobilisation. Les coûts rattachés à la conversion des données doivent être passés en charges.

Nouvelles versions, mises à niveau et améliorations

7. Par définition, les mises à niveau et les améliorations sont des modifications qui permettent au logiciel d'effectuer des tâches qu'il était auparavant incapable d'exécuter (c'est-à-dire de nouvelles fonctions). Les mises à niveau et améliorations exigent habituellement de nouvelles normes logicielles et peuvent nécessiter la modification, en tout ou en partie, des normes logicielles existantes. Ces coûts sont des améliorations et sont capitalisés s'ils élargissent les fonctions ou le potentiel de service du logiciel. Par exemple, mentionnons les modifications qui permettent d'accroître la capacité de service déjà déterminée, d'abaisser les frais d'exploitation connexes, de prolonger la durée de vie utile ou de produire un résultat de meilleure qualité.

8. Les coûts engagés pour maintenir le potentiel de service d'une immobilisation constituent une réparation et ils sont passés en charges. À titre d'exemple, mentionnons la modification requise des codes pour mettre à jour le logiciel afin de satisfaire aux besoins des utilisateurs (notamment pour tenir compte de l'évolution des exigences législatives), ou les modifications nécessaires pour assurer la compatibilité des systèmes. Le ministère doit faire preuve de jugement professionnel pour déterminer si une mise à niveau ou une amélioration doit être capitalisée ou passée en charges. S'il n'est pas facile d'établir une distinction entre une réparation et une amélioration, le coût est passé en charges pour tenir compte du principe de prudence.

9. Les nouvelles versions de logiciel peuvent être passées en charges ou capitalisées, selon la nature de la version. Le coût de mise en oeuvre et(ou) d'installation des nouvelles versions de logiciels qui renferment principalement des « résolutions de bogue » (qui n'offrent pas de nouvelles fonctions, et qui se limitent à corriger des erreurs dans des fonctions promises) est passé en charges.

10. La nature des nouvelles versions de logiciels doit être examinée pour déterminer le traitement comptable pertinent. Si une nouvelle version remplace les fonctions d'une ancienne version, cette dernière doit être passée en charges et la nouvelle version doit être amortie sur sa durée de vie utile prévue. Si la nouvelle version n'a pour seul but que d'ajouter aux fonctions de l'ancienne version (p. ex. ajouter de nouveaux modules), l'ancienne et la nouvelle versions sont amorties sur la durée de vie initiale ou sur la durée de vie révisée, si elles diffèrent sensiblement l'une de l'autre

Perte de valeur

11. Lorsqu'un ministère engage des frais dans des logiciels, mais qu'il est peu probable qu'il en tirera des avantages économiques futurs à la date de préparation des états financiers, il ne doit pas être constaté comme un élément d'actif dans les états financiers. Dans le cas des logiciels en préparation, si les travaux de mise au point cessent et qu'un produit n'est pas anticipé, les frais capitalisés à ce moment doivent immédiatement être passés en charges.

12. Les actifs doivent être passés en charges s'ils ne présentent pas vraisemblablement un potentiel de service futur. Les coûts liés aux logiciels qui, après utilisation ou essai, ne débouchent pas sur les avantages économiques futurs doivent être passés en charges. Ceci est plus commun avec les logiciels mis au point a l'interne plutôt que les logiciels achetés parce que la convenance du dernier serait évaluée avant l'acquisition.

Amortissement

13. Les ministères doivent cesser de capitaliser les frais et commencer à les amortir lorsque le projet de logiciel est en grande partie achevé et que les logiciels sont mis en service.

14. Les logiciels doivent être amortis sur une base linéaire à moins que l'on prouve qu'une autre méthode convient mieux. Le tableau 1 renferme des indications sur la durée de vie utile de divers types de logiciels dont les ministères pourraient envisager l'amortissement.

15. L'amortissement doit être comptabilisé mensuellement, à compter du premier jour du mois qui suit la mise en service des logiciels.

Tableau 1 : Indication de la vie utile, selon le type de logiciel
Type Définition Durée de vie

Prêt à l'emploi

Remplacé par une nouvelle version, non modifiable. L'utilisateur ne peut demander des modifications.

1 à 3 ans

Infrastructure (système d'exploitation, logiciels standard personnalisés)

Le fournisseur offre des mises à niveau, habituellement une fois l'an. Transparence pour les utilisateurs.

3 à 7 ans

Progiciels

Ne peuvent être modifiés que par le fournisseur, mises à niveau/rustines fournies une fois l'an, améliorations fournies par l'entremise de groupes d'utilisateurs.

3 à 7 ans

Personnalisés

Mis au point pour un seul client; axés sur les exigences explicites du client.

5 à 10 ans

Internes

Élaborés à l'interne. Probabilité de maintien et d'amélioration continus.

5 à 10 ans

Divulgation

16. L'application prospective de la présente politique serait annoncée dans la note relative aux principales conventions comptables qui accompagne les états financiers. Voici un exemple de note à cet effet :

« Les coûts liés aux logiciels ont été capitalisés sur une base prospective au 1er avril 2001. Les frais engagés avant cette date ont été passés en charges. »

Date d'entrée en vigueur

17. La présente Norme comptable du Conseil du Trésor doit être appliquée sur une base prospective au 1er avril 2001. Les ministères et organismes ne doivent pas intégrer de solde d'ouverture se rapportant aux logiciels dans leurs balances de vérification du SCGRF de 2001-2002. Dans le cas des logiciels en voie de préparation au 1er avril 2001, seuls les frais engagés après le 31 mars 2001 doivent être capitalisés.

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