Annulée [2017-04-01] - Politique sur la comptabilité des stocks

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1. Comptabilité des stocks

Les stocks de matériel et d'équipement peuvent être considérés comme des dépenses en suspens. C'est pourquoi les techniques de contrôle et de comptabilité applicables à leur égard sont décrites dans le présent chapitre.
b) Les procédés de comptabilité et de contrôle pour l'achat des stocks sont fondamentalement les mêmes que celles des transactions ordinaires. Comme les stocks ont une valeur permanente et souvent importante pendant un certain temps suivant leur achat, des procédés supplémentaires s'imposent pour les comptabiliser et les contrôler en attendant qu'ils aient été utilisés au cours des opérations ou que l'on en ait autrement disposé. Les techniques de comptabilité et de contrôle varieront d'un ministère à l'autre en fonction de facteurs tels que les quantités, la valeur des articles, leur attrait et le besoin d'informations précises sur les coûts. Dans le choix des techniques nécessaires, les ministères devraient faire entrer en ligne de compte les impératifs généraux de gestion tels que la clarté, la responsabilité et le contrôle, pour tout ce qui se rapporte aux finances. Une bonne comptabilité des stocks peut améliorer sensiblement les rapports financiers, permet de tenir responsables des éléments d'actif ceux qui en ont la garde et facilite la prise de décisions relatives à leur acquisition et à leur utilisation.
La présente section décrit la nécessité d'un contrôle comptable des stocks de matériel et d'équipement, les techniques de contrôle au moyen de registres comptables et de la prise d'un inventaire physique, ainsi que certaines considérations quant au rapport financier sur les stocks.

1.1 Nécessité du contrôle comptable des stocks

La responsabilité de la garde et de l'utilisation d'un élément d'actif s'étend sur toute sa durée utile, en particulier si cette durée utile dépasse les limites de l'exercice financier, donc sur le cycle de contrôle financier normal du Parlement. Les agents financiers devraient reconnaître qu'il ne peut y avoir de véritable gestion des ressources de caisse sans une gestion également efficace des éléments d'actif après leur acquisition au moyen de dépenses de caisse. Les agents financiers, même s'ils ne devraient pas assumer des obligations fonctionnelles assignées aux gestionnaires organiques ou à d'autres disciplines fonctionnelles comme la gestion du matériel, devraient néanmoins veiller à ce que l'information significative au sujet de la garde et de l'usage des éléments d'actif soit exprimée en termes financiers et s'intègre dans les principaux systèmes budgétaires, comptables et de rapport de leurs ministères.
La mesure dans laquelle le contrôle financier des éléments d'actif s'impose au sein d'un ministère varie en fonction de la situation du centre de responsabilité. Il faudrait établir un contrôle financier quand c'est utile pour le contrôle des coûts ou quand on a besoin d'information financière supplémentaire ou de contrôle interne additionnel. Par exemple, le contrôle financier des approvisionnements en papeterie serait rarement utile à la plupart des centres de responsabilité, alors qu'il devrait l'être dans le cas des sous-sections spécialisées dans des domaines comme l'imprimerie et l'édition, la manutention du matériel et l'entreposage central.
Dans chaque ministère, les agents financiers devraient s'assurer que les besoins en matière de comptabilité et de contrôle financier des stocks de matériel et d'équipement, y compris une identification claire et nette des stocks devant être contrôlés, sont communiqués à tous les gestionnaires chargés de la garde des stocks.
Les stocks de matériel et d'équipement sont inscrits à leur valeur nominale à l'état d'actif et de passif du gouvernement du Canada. La loi n'exige pas qu'ils soient inscrits en totalité dans le système comptable central du gouvernement et il n'existe pas non plus de règlement exigeant que les ministères tiennent des comptes détaillés, sauf lorsque les stocks sont financés à l'aide de caisses renouvelables. Toutefois, les gestionnaires des ministères devraient envisager un contrôle comptable de ces éléments d'actif pour les raisons exposées ci-dessous.

1.1.1 Contrôle indépendant des préposés à la garde des stocks

Chaque ministère devrait disposer de systèmes lui permettant d'assurer la garde de tous les biens matériels afin de prévenir des pertes d'actif par suite de vol ou de mauvais usage. La gestion des éléments d'actif relève normalement des gestionnaires opérationnels ou des gestionnaires fonctionnels spécialisés qui ont souvent recours à des systèmes distincts pour inscrire les coûts des éléments d'actif en leur possession. Lorsque les centres de responsabilité soit opérationnels, soit fonctionnels, tiennent une comptabilité détaillée de leurs stocks, le contrôle interne se trouve renforcé si les fonctions de gardiens sont nettement séparées de celles des commis aux écritures. De plus, conformément aux conventions décrites précédemment dans le présent chapitre, ces modes d'inscription devraient être considérés comme des systèmes comptables auxiliaires et être incorporés au système comptable principal du ministère. La tenue d'un compte de contrôle dans le système comptable principal assure un contrôle indépendant de celui qui est effectué au système auxiliaire, ce qui permet d'assurer qu'on ne radie pas ou ne dispose pas d'éléments d'actif sans l'autorisation voulue. Lorsqu'on évalue la nécessité d'un contrôle indépendant, il faudrait tenir compte de l'attrait des éléments d'actif et du risque du mauvais usage.

1.1.2 Incidences sur le contrôle budgétaire

Les investissements sous forme de stocks de matériel et d'équipement se prêtent davantage à la gestion que la plupart des autres dépenses. Ils permettent d'alléger le poids des contraintes budgétaires en dégarnissant les stocks ou bien en les reconstituant au lieu de laisser expirer les crédits parlementaires. Ceci peut être une bonne façon de gérer les ressources financières, mais il ne faudrait y recourir que si les gestionnaires supérieurs du ministère l'autorisent en pleine connaissance de cause, de concert avec l'agent de programme intéressé du Conseil du Trésor, parce que les crédits budgétaires de l'année courante sont alloués pour faire face aux dépenses de fonctionnement. Lorsque la variation des stocks fausse les résultats opérationnels réels d'un centre de responsabilité ou altère le coût d'une activité, les niveaux supérieurs de gestion peuvent être induits en erreur et perdre le contrôle du rendement opérationnel des subordonnés. En outre, le maintien des stocks implique des coûts considérable, y compris le risque de désuétude, et il est important que le total des montants investis dans les stocks puisse être facilement connu d'une année à l'autre.

1.1.3 Nécessité de donner des coûts exacts

L'intégration des systèmes de comptabilité des stocks au système comptable principal élimine des rapports l'effet de la variation des quantités d'actif sur les coûts. La pertinence ou importance relative déterminera les besoins dans ce domaine. À cet égard, il faudrait prendre en considération l'effet des stocks sur le programme dans son ensemble et leur effet sur l'appréciation du rendement du centre de responsabilité.

1.2 Description du matériel et de l'équipement

Les stocks de matériel comprennent les fournitures, les matières premières, les biens en cours de production et les biens à revendre ou à redistribuer.
Les stocks d'équipement comprennent des articles qui ne sont pas consommés immédiatement à l'usage, sinon sous l'effet de la dépréciation et de la détérioration normales, et qui sont habituellement susceptibles d'entretien courant. On peut citer comme exemples la machinerie ou le matériel mécanique et électronique, les véhicules automobiles et le mobilier. Les pratiques de contrôle financier de l'équipement peuvent aussi s'appliquer à des immobilisations de moindre importance, aux petits bâtiments et aux biens immobiliers que peut posséder un ministère.
Le volume «Matériel, risques et services communs» du Manuel du Conseil du Trésor est un guide dont les ministères peuvent se servir pour réexaminer leurs systèmes et procédés de gestion du matériel.
L'Appendice A expose des techniques de contrôle des stocks.

1.3 Rapport financier sur les stocks

Le principal système de rapports financiers d'un ministère devrait présenter les sommes totales, par catégorie et par centre de responsabilité, des principales catégories de matériel et d'équipement détenus à la fin de chaque période comptable; les totaux cumulatifs devraient, au besoin, être communiqués aux niveaux supérieurs de responsabilité. Les sommes totales en valeurs absolues figurant dans le rapport sont utiles en particulier aux niveaux inférieurs de responsabilité, où, par exemple, il peut aussi être souhaitable d'assurer le maintien de niveaux minimums de stocks. Lorsque les sommes totales sont comparées aux niveaux prévus au budget et à l'expérience des années précédentes, elles représentent aussi un moyen commode de constater l'effet des variations des actifs sur le système de contrôle des crédits budgétaires.
Il peut aussi être souhaitable de signaler, dans le système de comptabilité principal du ministère, les principales situations exceptionnelles soit à titre d'analyse du solde total, soit à titre d'imputations à des centres de responsabilité d'articles tels que des stocks désuets, endommagés ou lents à s'écouler, soit à titre de sous-utilisation d'équipement ou de biens immeubles.

2. Demandes de renseignements

Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère. En ce qui concerne l'interprétation de la politique, l'administration centrale doit s'adresser au :

Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613

Appendice A - Méthodes de comptabilité des stocks

1. Introduction

La présente appendice décrit deux méthodes facultatives de comptabilité servant à exercer un contrôle financier sur les stocks de fournitures, de matériel et d'équipement lorsque les circonstances l'exigent.
Le choix de la méthode servant à exercer ce contrôle sur les stocks dépend des avantages prévus par rapport aux coûts.
Les registres des stocks peuvent prendre la forme de feuilles de travail, de grands livres tenus manuellement, de systèmes mécaniques de contrôle des stocks ou de systèmes électroniques très perfectionnés.

2. Inscription des stocks de fournitures

Voici les options étudiées :

utilisation de registres auxiliaires et de contrôle;
utilisation de comptes de contrôle seulement;
comptabilité des stocks par inventaire périodique sans inscription au jour le jour.

3. Registres auxiliaires et de contrôle

Cette méthode exige que toutes les écritures au système auxiliaire soient reportées une à une ou au total dans un compte de contrôle du système principal de comptabilité. Ces écritures comprennent les coûts de toutes les entrées et sorties de stocks, la valeur des différences de quantités constatées en faisant l'inventaire du matériel et la valeur des stocks désuets, endommagés ou excédentaires. La comptabilité auxiliaire doit être régulièrement conciliée avec le compte de contrôle.

4. Comptes de contrôle seulement

Pour des raisons d'économie et de simplicité, un système auxiliaire peut consigner seulement les quantités de stocks. Cependant, dans ce cas, il faut attribuer une valeur à chaque transaction de réception ou de distribution pour inscription à un compte de contrôle dans le système principal de comptabilité. Périodiquement, il faudra fixer un prix aux soldes quantitatifs figurant dans le système auxiliaire et en concilier le total avec le compte de contrôle.

5. Système d'inventaire périodique

Un système de comptabilité des stocks basé sur une prise d'inventaire périodique peut convenir s'il n'est pas économique ou s'il est très difficile d'inscrire chaque réception et chaque expédition dans les livres. Dans ce cas, la quantité de stocks utilisés au cours d'un mois ou d'un exercice financier peut être déterminée par une prise d'inventaire en supposant que la valeur des stocks d'ouverture, plus les achats au cours de la période, moins les stocks de clôture évalués d'après leurs coûts unitaires, représentent le coût net des stocks utilisés durant la période. Le montant des achats au cours de cette période devrait être obtenu directement du système de comptabilité du ministère, les détails nécessaires étant fournis par les articles organiques. Le coût net des stocks utilisés ainsi calculé pour la période est réparti judicieusement et équitablement entre les comptes, selon les besoins de rapport financier. Une certaine mesure de contrôle financier sur les stocks peut être obtenue par l'analyse des écarts entre les coûts réels et les coûts prévus au budget, afin de confirmer que le taux d'utilisation et les niveaux de stocks sont conformes au niveau d'activité opérationnelle.

6. Prise d'inventaire

Quelle que soit la méthode de comptabilité, la prise d'inventaire s'impose pour prouver qu'il n'y a pas eu d'erreurs graves dans la garde matérielle ou dans les contrôles comptables des stocks.
Les prises d'inventaire devraient être faites, résumées et vérifiées à l'aide des registres des stocks par des personnes indépendantes de celles chargées de la garde des stocks. Les agents financiers devraient participer directement à la planification, à l'exécution et à la revue de la prise d'inventaire pour s'assurer que la quantité, la condition matérielle et la valeur des stocks ont été établies de façon indépendante.

7. Évaluation des stocks de matériel

Les stocks de matériel peuvent être comptabilisés au prix coûtant :
- en déterminant les frais directs et indirects qui doivent être inclus ou exclus du coût. Ainsi, dans un entrepôt, le prix de revient des marchandises peut être celui payé au fournisseur ou peut comprendre les frais d'expédition, de manutention et d'entreposage;
- en déterminant la manière de répartir les coûts entre les différents articles. Ainsi, les coûts inscrits peuvent être les coûts réels, moyens ou normalisés.
Une méthode de coûts normalisés est recommandée dans la plupart des cas parce qu'elle donne au contrôle financier une base solide, répond aux besoins des responsables de la gestion du matériel et ne nécessite pas un mécanisme de comptabilité complexe.
Dans cette méthode, les acquisitions de matériel sont inscrites au compte de contrôle et à la comptabilité auxiliaire selon un coût normalisé et on porte toutes les différences dans le prix d'achat et les frais d'expédition dans un compte distinct. Le solde de ce dernier représente le montant cumulatif des écarts de prix pour chaque catégorie d'articles, dont l'analyse peut révéler des normes qui ne correspondent pas à la réalité ou des contrats d'achats favorables ou défavorables au cours de la période. L'utilisation de stocks aux fins d'opérations s'inscrit aussi à ce coût normalisé. À tout moment, la valeur totale des stocks à ce coût normalisé devrait correspondre aux soldes de la comptabilité auxiliaire et au total du compte de contrôle. Lorsque des coûts normalisés sont utilisés, les normes devraient être établies judicieusement. Celles-ci devraient être réévaluées au moins une fois par année de façon systématique ou, exceptionnellement, au cours de l'année si nécessaire. Lors de l'introduction d'une nouvelle norme, les stocks existants devraient être évalués de nouveau et les rajustements correspondants inscrits dans les comptes.

8. Produits ou travaux en cours

Pour déterminer les coûts des opérations de fabrication ou de transformation, il faudrait utiliser une méthode de comptabilisation des travaux en cours. Cette méthode permet de déterminer les coûts de main-d'oeuvre et de matériel par rapport aux opérations ou projets particuliers; les autres coûts sont répartis d'après une norme appropriée. Des comptes de contrôle distincts sont tenus pour chaque élément de coût. Ils servent de comptes de compensation pour les stocks destinés aux opérations en cours : on y débite le coût des matières premières, les frais de main-d'oeuvre et autres lors de leur entrée dans le processus de production puis, lorsque le produit est fini et transféré aux stocks de produits finis, on y crédite le coût normalisé des produits finis. Des comptes de contrôle distincts sont aussi tenus pour les matières premières et les produits finis. Ceci permet d'établir des coûts précis d'une période à l'autre et de contrôler les investissements en matières premières, opérations en cours et produits finis.

9. Stocks d'équipement

Il y a certaines conventions comptables relatives à l'équipement que tous les ministères devraient observer :

Tant que de l'équipement se trouve en stock, on doit en tenir compte de la même façon que pour les autres fournitures. Une fois cet équipement retiré aux fins d'utilisation, des registres centraux doivent être tenus pour en indiquer la distribution sur le plan géographique ou suivant les services.
Aux fins de la responsabilité pour l'équipement en usage, les services doivent tenir des registres de distribution interne de l'équipement.
Les registres de l'équipement devraient faire l'objet de contrôles comptables adéquats afin de s'assurer qu'ils soient complets et exacts. Ceci comprend le maintien d'un lien direct avec la comptabilité principale du ministère pour garantir que tous les éléments d'actif qui ont été comptabilisés dans les registres de caisse au moment de leur acquisition sont aussi consignés dans les registres de l'équipement. Ainsi, les montants totaux des achats inscrits dans les registres de l'équipement devraient concorder avec les totaux de l'article organique correspondant créé à cette fin dans la classification des comptes et figurant dans les rapports financiers. Le travail nécessaire s'en trouverait minimisé, étant donné la possibilité de produire facilement des rapports d'ordinateur récapitulant utilement les données. Lorsqu'il n'est pas pratique d'inscrire les montants dans les registres détaillés de l'équipement, il conviendrait à tout le moins de ne traiter aucune demande de chèque relative à l'équipement, à moins qu'il n'y soit indiqué que l'article a été inscrit dans ces registres.
Il n'est pas toujours nécessaire d'intégrer entièrement les registres de l'équipement dans la comptabilité des ministères, mais l'information relative au coût total de l'équipement confié à un centre de responsabilité devrait pouvoir être produit sur demande. Dans certaines circonstances, toutefois, il serait utile d'indiquer pour mémoire des données sur l'équipement dans les systèmes de rapports financiers des ministères. Ceci pourrait inclure une imputation mensuelle ou annuelle pour l'amortissement afin d'étaler le coût de chaque article d'équipement sur sa durée de vie utile et de donner une estimation de la valeur amortie courante de chaque article ou de l'ensemble de l'équipement disponible. Ces imputations pour l'amortissement devraient être judicieusement calculées et appliquées régulièrement pour chaque article pris séparément ou pour chaque classe d'articles, d'après les statistiques d'utilisation ou sur une base linéaire.
Lorsqu'il est souhaitable d'intégrer les données sur l'équipement dans la comptabilité principale, on peut le faire à l'aide de comptes de contrepartie.