Annulée [2009-04-01] - Retenues sur la paye

Ce document traite en détail des diverses retenues obligatoires et facultatives qui peuvent être effectuées sur le traitement d'un employé. (Chapitre 6, Guide de l'administration de la paye)
Modification : 1991-06-01

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1. Objet

Le présent chapitre traite en détail des diverses retenues obligatoires et facultatives qui peuvent être effectuées sur le traitement d'un employé.

2. Retenues obligatoires

Les retenues suivantes sont obligatoires pour tous les employés admissibles.

Remarque :

Aucune retenue n'est effectuée en regard de taxes imposées par des lois provinciales ou municipales, à moins qu'une loi fédérale ou qu'un règlement administratif n'en prévoit l'autorisation.

2.1 Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP)

Le régime de pension de la fonction publique vise à fournir un revenu à l'employé pendant toute sa vie ou aux survivants de l'employé ou encore un montant forfaitaire à la succession de l'employé. Le type de prestations disponible aux particuliers, ou à la succession, est assujetti à des conditions prescrites ainsi qu'à des facteurs tels que l'âge de l'employé, le nombre d'années de service donnant droit à pension et la raison de la cessation de l'emploi. Le Guide sur l'administration des pensions de retraite publié par Approvisionnements et Services Canada contient des renseignements détaillés à cet égard.

En vertu de la LPFP, tous les employés admissibles doivent verser un pourcentage fixe (6 1/2 %) de leur traitement brut, moins le taux requis par le Régime de pension du Canada et du Québec. Un pourcentage supplémentaire de 1 % est exigé en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires (LPRS). Les employés sont tenus de verser des cotisations.

Tous les employés admissibles commencent à verser une cotisation le premier jour de travail. Dans le cas des employés qui n'ont pas 18 ans, des employés nommés pour des périodes déterminées ou des employés nommés pendant qu'ils sont à la retraite de l'une des Forces canadiennes, il faut consulter le Guide sur l'administration des pensions de retraite.

Les cotisants en vertu de la LPFP, en congé autorisé sans solde, sont tenus de verser des cotisations selon le taux simple ou double à leur retour au travail. Les cotisations non versées sont retenues sur le traitement en paiements égaux pendant une période égale à la période de congé sans solde; dans certains cas, les paiements sont effectués en un seul montant dans les 30 jours suivant le retour au travail. (Voir le Guide sur l'administration des pensions de retraite.)

Lors de la cessation d'emploi, les cotisations non payées au titre de la pension y compris le compte des prestations de retraite supplémentaires (CPRS), les prestations de décès (PD), l'assurance-invalidité et l'invalidité de longue durée (AI/ILD) ne sont prélevées sur l'indemnité de départ que si l'employé y consent; le bureau de paye ne doit pas les prélever automatiquement puisque l'employé a le choix de prendre d'autres arrangements de remboursement avec la Division de la pension.

2.2 Loi sur les prestations de retraite supplémentaires (LPRS)

La Loi sur les prestations de retraite supplémentaires prévoit l'indexation de toutes les pensions payables en fonction de l'indice du coût de la vie.

Chaque cotisant au compte de pension de la fonction publique, y compris la période suivant les 35 années de service donnant droit à pension, verse une cotisation supplémentaire équivalent à 1 % du traitement, montant crédité au compte des prestations de retraite supplémentaires. (Voir le Guide sur l'administration des pensions de retraite.)

2.3 Régime de pensions du Canada/Régime des rentes du Québec (RPC/RRQ)

Bien que les dispositions respectives de ces deux régimes ne soient pas identiques, chacun fournit à l'employé une protection contre les risques de pertes de revenu résultant de la retraite, du décès ou de l'invalidité.

2.3.1 Admissibilité

Tous les fonctionnaires fédéraux qui travaillent ailleurs qu'au Québec et qui sont âgés de 18 à 70 ans peuvent cotiser au Régime de pensions du Canada. De même, les fonctionnaires dont le lieu de travail est la province de Québec cotisent au Régime des rentes du Québec.

2.3.2 Cotisations

Dans les deux cas, les cotisations des employés sont retenues à la source jusqu'à concurrence d'un montant maximal de gains ouvrant droit à pension chaque année. L'employeur verse aussi un montant égal à celui qui est déduit des gains de chaque employé.

Les cotisations des employés sont déductibles de leur revenu pour fins d'impôt.

Les cotisations versées dans le cadre de ces régimes ne sont pas remboursables mais sont conservées dans un compte approprié jusqu'au moment de la pension.

2.3.3 Prestations

Le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec prévoient le versement des prestations suivantes :

  • pension d'invalidité;
  • prestations pour enfants à charge, dans le cas de pensionnés invalides;
  • prestation globale versée au moment du décès;
  • pension versée au conjoint survivant du cotisant décédé;
  • prestations aux orphelins;
  • prestations de retraite;
  • de pensions de retraite dès l'âge de 60 ans; cependant, lorsque les prestations de retraite deviennent payables au cours d'un mois autre que celui du 65e anniversaire de naissance du bénéficiaire, le montant des prestations est réduit ou augmenté pour chaque mois entre le 65e anniversaire de naissance du bénéficiaire et le mois au cours duquel les prestations de pension deviennent payables.

Il faut, dans tous les cas, présenter une demande de prestations en temps voulu, car, en général, les prestations ne peuvent commencer à être versées qu'une fois la demande approuvée.

2.3.4 Augmentation des prestations

Le Régime prévoit le relèvement des prestations selon un indice des pensions, lui-même basé sur l'Indice des prix à la consommation.

Voir le Guide sur l'administration des pensions de retraite.

2.4 Fonds de l'assurance

2.4.1 Loi sur l'assurance-chômage

L'assurance-chômage est une prestation payable aux employés admissibles dont les revenus ont été interrompus.

Sauf quelques exceptions, les employés de la fonction publique qui sont âgés de moins de 65 ans sont obligatoirement assujettis à la Loi sur l'assurance-chômage.

Les primes sont retenues automatiquement sur les revenus de l'employé. L'employeur verse également des primes pour le compte des employés.

Les ministères assument les responsabilités suivantes :

  • la prestation de renseignements généraux aux employés, sur demande;
  • le renvoi des employés au Centre d'emploi du Canada approprié pour qu'ils obtiennent des renseignements ou des conseils;
  • la préparation des relevés d'emploi et la distribution prompte des copies remplies dans les 5 jours civils prescrits.

Voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes du Manuel du Conseil du Trésor.

2.4.2 Prestations de décès supplémentaires (PDS)

Le régime de prestations de décès supplémentaires est un type d'assurance-vie. Lors du décès de l'employé, les prestations sont payables au bénéficiaire désigné ou à la succession.

Le régime s'applique à tous les fonctionnaires qui sont des cotisants aux termes de la Loi sur les pensions de retraite (y compris les employés qui ont accumulé trente-cinq années de service ouvrant droit à pension), à moins qu'ils travaillent dans une des directions exclues ou que l'employé ait choisi de ne pas adhérer au régime en 1954.

Le taux de contribution est de 10 cents par mois pour chaque tranche de 250 $ de prestation de base, compte tenu d'une réduction annuelle de 10 % de la prestation après le 61e anniversaire des cotisants, plus un montant de 500 $ le jour du 65e anniversaire des cotisants.

Voir le Guide sur l'administration des pensions de retraite.

2.4.3 Assurance-hospitalisation hors du Canada

Les employés et les personnes à leur charge qui résident à l'extérieur du Canada doivent être protégés par les parties du Régime d'assurance collective chirurgicale-médicale concernant la protection totale et les frais hospitaliers s'ils ne sont pas déjà protégés par un régime d'assurance-maladie provincial.

Des primes mensuelles individuelles sont retenues à la source pour chacune de ces assurances. Les ministères ont la responsabilité de déterminer quels employés doivent adhérer au régime et de déclarer les retenues au bureau payeur.

Pour tout renseignement supplémentaire, prière de consulter la Directive concernant l'assurance-maladie dans la Fonction publique contenue dans le Guide sur l'administration des régimes d'assurance et le volume Assurances et avantages sociaux connexes.

2.4.4 Régimes provinciaux d'assurance-maladie

Dans les provinces où les résidents doivent payer des primes, le gouvernement, en tant qu'employeur, verse une partie des primes combinées d'assurance provinciale de soins médicaux payables par ses employés.

Les régimes d'assurance de l'Alberta, de la Colombie-Britannique et de l'étranger prévoient que les primes mensuelles doivent être retenues sur les gains des employés.

Employés admissibles

  • les employés qui demeurent dans une province où des cotisations sont exigées.
  • les employés recrutés au Canada et en poste à l'étranger.
  • les employés qui demeurent à l'étranger pendant qu'ils sont en congé d'études payé.

La partie des cotisations payée par l'employeur ne doit pas l'être à l'égard de tout mois civil complet de congé non payé.

Les employés sont tenus de payer directement les primes au gouvernement provincial (leur propre part plus celle de l'employeur) afin de continuer à être protégés pendant qu'ils sont en congé non payé.

Les provinces qui n'exigent pas le paiement de primes, telles que Terre-Neuve, l'île-du-Prince-Édouard, la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick, le Québec, l'Ontario, le Manitoba, la Saskatchewan et les territoires du Nord-Ouest et du Yukon, financent leur régime d'assurance-hospitalisation au moyen des recettes nationales, de l'impôt foncier, de la taxe de vente ou d'une taxe spéciale.

La plupart des provinces imposent un délai de carence d'un à trois mois et exigent le paiement d'une prime déterminée pour devenir admissible aux prestations. Toutes les provinces, à l'exception de l'Alberta, prévoient le maintien de la protection après que le résident a quitté la province pour s'installer dans une autre province.

Québec

Les versements des particuliers destinés au financement des régimes d'assurance-maladie sont intégrés dans les taux de l'impôt sur le revenu du Québec.

Alberta

Le régime prévoit le paiement des services médicaux et hospitaliers de base.

Il incombe à l'employé de se faire inscrire ainsi que les personnes à sa charge au plus tard un mois après être devenu admissible à la protection. Si le nouvel employé n'est pas enregistré, l'employeur doit le faire enregistrer immédiatement, sauf s'il est dûment exempté de la protection collective. Les employés sont tenus de payer les primes au taux applicable à leur situation.

Les primes sont retenues sur le salaire du mois en cours (les primes de juillet sont déduites en juillet pour la protection accordée ce mois-là).

Lorsque l'employé quitte l'Alberta, il incombe au bureau du personnel de faire les retenues pour les deux régimes (celui de l'Alberta et celui de l'autre province) le premier jour du mois courant.

Les retenues au titre du régime d'assurance-maladie de l'Alberta cessent le premier jour du mois au cours duquel le régime d'assurance-maladie de l'autre province entre en vigueur.

Il faut remplir un « Avis de changement » dans les cas de changement de nom, de l'arrivée d'un enfant, de la suppression de personnes à charge, etc.…

Lorsqu'il atteint 65 ans, l'employé n'est plus tenu de payer de primes. La protection gratuite de l'employé et des personnes à sa charge entre en vigueur le premier jour du mois qui suit son 65e anniversaire.

Colombie-Britannique

Le régime assure le paiement du coût des services médicaux, chirurgicaux, d'obstétrique et de diagnostique requis.

Il incombe à l'employé de se faire inscrire au régime et de maintenir sa protection pour lui-même et les personnes à sa charge.

Les employés sont tenus de payer les primes au taux applicable à leur situation.

Les employés d'une autre province qui établissent leur résidence en Colombie-Britannique ont droit à la protection le premier jour du troisième mois qui suit la date à laquelle ils sont devenus résidents de cette province, à condition d'avoir fait une demande d'adhésion pendant le délai de carence légal ou dans le mois qui suit.

Il faut remplir une demande de changement lorsqu'une des modifications suivantes s'impose :

  • ajout d'une personne à charge,
  • suppression de personne à charge, ou
  • cessation de la protection.

Tout autre changement doit être signalé par lettre. Il faut remplir une demande de changement, que la suppression entraîne ou non un changement de prime.

Territoire du Yukon

Le régime offre une large gamme de services médicaux et hospitaliers, quels que soient l'âge, l'état de santé ou les moyens financiers des bénéficiaires.

La participation au régime est obligatoire. Il incombe à l'employé de se faire enregistrer ainsi que les personnes à sa charge.

La protection entre en vigueur après le délai de carence de trois mois.

Les employés sont protégés pendant trois mois à compter de la date de leur départ permanent du territoire. L'employé est tenu de remplir une carte de rajustement afin de signaler tout changement de situation.

Pour plus de renseignements, voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes.

2.4.5 Régime d'assurance-invalidité (AI)

Le Régime d'assurance-invalidité prévoit, à l'intention des employés de la fonction publique qui sont assujettis à la négociation collective et qui participent au régime, des prestations destinées à remplacer une partie importante du salaire perdu à cause d'une longue période d'invalidité.

Une fois qu'un employé a adhéré au régime, il n'a pas, en principe, à subir de période d'attente lors de renominations subséquentes. De façon plus précise, si l'employé adhérait au régime au moment de sa cessation d'emploi, puisqu'il est engagé de nouveau après une interruption de moins de trois mois (même s'il est nommé pour une période inférieure à six mois), l'assurance recommence à s'appliquer immédiatement et les primes recommencent à être retenues le premier jour du mois suivant la renomination.

Le régime s'applique à tous les employés, y compris les employés saisonniers en poste dans un ministère ou dans un autre service de la fonction publique du Canada énuméré à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique ou à l'annexe I des Directives de l'assurance-invalidité, à l'exclusion des :

  • employés engagés sur place hors du Canada;
  • employés à temps partiel qui ne sont pas normalement tenus de travailler plus d'un tiers des heures normales de travail hebdomadaires des employés effectuant le même travail qu'eux;
  • personnes assujetties au Règlement concernant le régime d'assurance offert aux cadres de gestion de la fonction publique;
  • employés qui ont atteint l'âge de 64 ans et neuf mois;
  • employés qui sont engagés pour une période de six mois ou moins.

En règle générale, la participation au régime est obligatoire. Elle est facultative uniquement dans le cas des employés qui pouvaient y adhérer au moment de son entrée en vigueur le 1er novembre 1970, mais qui ne l'ont pas fait et qui ont continué de travailler de façon ininterrompue depuis cette date. Ces employés peuvent encore adhérer au régime à condition qu'ils fournissent un certificat médical attestant leur assurabilité, qui satisfait aux exigences de l'assureur. Les cotisations sont prélevées à compter du premier jour du mois qui suit celui où le service du personnel compétent reçoit les demandes de participation de ces employés. Si l'assureur refuse la prise en charge du risque, les retenues seront remboursées.

Tout employé nommé à un poste à durée indéterminée, ou dont la durée est supérieure à six mois, est assuré automatiquement à compter de la date du début de l'emploi. La retenue de primes commence le premier jour du mois qui suit.

Dans le cas d'un employé nommé pour une période de six mois ou moins, la protection entre en vigueur le lendemain du jour où il termine une période d'emploi continu de six mois. Un employé saisonnier serait assuré à compter du lendemain du jour où la période d'admissibilité se termine.

Dans tous les cas, la retenue de primes commence le premier jour du mois qui suit celui où la protection est entrée en vigueur. Cette procédure s'applique également à tout employé dont la date d'entrée en vigueur de la protection est le premier jour du mois. Par exemple, lorsque le premier jour d'entrée en vigueur de la protection est en avril, y compris le premier avril, la retenue de prime commence le 1er mai.

Ainsi, les employés jouissent, sans frais, d'une protection pour une période donnée.

Les employés cessent d'être assurés à la date où leur emploi se termine, mais le total de la prime est retenu pour le mois où s'effectue la cessation d'emploi.

Les primes et les prestations sont fonction du traitement annuel courant de l'employé, rajusté au multiple de 250 $ supérieur s'il n'est pas déjà un multiple de 250 $. (Voir l'appendice A.)

L'employé et le gouvernement, à titre d'employeur, se partagent les frais du régime.

Un taux un peu plus élevé s'applique aux employés à temps partiel.

Lorsque le traitement annuel d'un employé est révisé à la suite d'une promotion ou d'une affectation intérimaire, et que le montant des primes d'assurance-invalidité est augmenté rétroactivement, les primes non payées seront récupérées au moyen d'un paiement forfaitaire.

La date officielle du début de la période en question doit correspondre à la dernière des deux dates suivantes : le premier jour du mois suivant la date de nomination ou le premier jour du mois suivant la date de signature du document de nomination.

L'employé jouit d'une protection continue pendant la totalité d'un congé non payé autorisé. Lors de son retour au travail, les primes sont perçues sur une période égale à la durée du congé non rémunéré. Les cotisations ne sont pas perçues si l'employé a droit aux prestations d'invalidité.

L'employé qui conserve sa qualité d'employé dans une catégorie admissible, aux fins du régime, ne peut annuler sa participation.

La protection est assurée jusqu'à 65 ans, mais les cotisations cessent à compter du premier jour du mois suivant le mois au cours duquel l'employé a 64 ans et 9 mois.

Pour plus de renseignements, voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes et le Guide sur l'administration des régimes d'assurance.

2.4.6 Assurance-invalidité de longue durée (AILD)

Le régime a pour but d'assurer, aux employés qui ne sont pas assujettis à la négociation collective, des prestations fixées à l'avance, qui s'ajoutent aux autres prestations d'invalidité prévues par la Loi sur la pension de la fonction publique, la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État, le Régime de pensions du Canada et le Régime des rentes du Québec et qui assurent un revenu raisonnable pendant une longue période d'invalidité.

Dans le cas des employés qui sont entrés à la fonction publique le 1er novembre 1970 ou après cette date, cette protection est obligatoire qu'ils aient ou non opté pour d'autres assurances en vertu du régime. La participation au régime est facultative pour les employés qui sont entrés à la fonction publique avant le 1er novembre 1970.

Tous les employés à temps partiel qui deviennent admissibles au RACGFP à compter du 1er septembre 1982 doivent obligatoirement souscrire à l'AILD dès qu'ils deviennent admissibles.

Les employés âgés de 64 ans et 9 mois ne sont pas admissibles au régime.

Dans le cas des employés tenus d'adhérer à l'AILD à compter du 1er décembre 1978, la protection prend effet :

  • à la date du début de l'emploi, lorsqu'il s'agit d'un employé admissible nommé à un poste à durée indéterminée ou à un poste à durée déterminée de plus de six mois,
  • le jour suivant la date où l'employé termine six mois d'emploi continu, lorsqu'il s'agit d'un poste à durée déterminée de six mois ou moins.

Les primes ne sont exigibles qu'à partir du premier jour du mois qui suit la date d'entrée en vigueur de la protection. Les primes et les prestations de l'AILD sont fonction du traitement courant de l'employé, si le traitement est un multiple de 250 $; sinon, elles sont fonction du multiple de 250 $ supérieur. (Voir l'appendice A.)

Les primes d'un employé à plein temps sont payées par ce dernier et par l'employeur, soit le Conseil du Trésor. Le taux des primes payables est calculé en fonction de chaque tranche de 1 000 $ de traitement arrondi.

Un taux quelque peu plus élevé s'applique aux employés à temps partiel.

L'employé jouit d'une protection pendant tout congé non payé, y compris un congé de maladie non payé. Lors de son retour au travail, les primes sont perçues sur une période égale à la durée du congé non payé. Les primes sont annulées pour les périodes de congé non payé au cours desquelles l'employé attend de toucher les prestations auxquelles il a droit.

Pour plus de renseignements, voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes et le Guide sur l'administration des régimes d'assurance.

2.4.7 Régime de soins dentaires (RSD)

Le régime de soins dentaires aux frais de l'employeur prévoit une aide destinée aux employés admissibles, à leur conjoint et à leurs enfants, à l'égard des coûts liés aux soins et à l'hygiène dentaires.

Les critères d'admissibilité sont énoncés dans la partie du Conseil national mixte (CNM) ou la partie de l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) du régime de soins dentaires du Canada.

Le régime s'applique à tous les employés admissibles, y compris les employés saisonniers, les employés nommés pour une période déterminée qui ont accumulé six (6) mois de service et les employés à temps partiel qui travaillent pendant plus d'un tiers (1/3) de l'horaire habituel des employés à plein temps.

À compter du 1er juin 1988, tous les employés admissibles sont tenus d'adhérer au régime.

Pour ce qui est des règles d'adhésion avant le 1er juin 1988, voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes.

Le coût du régime, à compter du 1er juin 1988, est payé intégralement (100 %) par le gouvernement, à titre d'employeur.

Les employés en poste au 31 mai 1988, qui satisfaisaient aux critères d'admissibilité, ont adhéré au régime d'assurance-dentaire aux frais de l'employeur le 1er juin 1988.

Dans le cas des personnes qui sont devenues admissibles le 1er juin 1988 ou après cette date, leur adhésion entre en vigueur le premier jour du mois suivant les trois (3) mois de l'emploi admissible continu.

Un employé nommé pour une période de six (6) mois ou plus doit accumuler six (6) mois d'emploi continu avant de devenir « admissible » à participer au régime.

Le conjoint admissible et les enfants admissibles d'employés admissibles sont également assurés en vertu du régime.

Les employés saisonniers qui ont adhéré au régime seront assurés toute l'année, même pendant la période saisonnière de mise en disponibilité.

Les membres qui prennent des périodes de congé autorisé sans solde continueront de bénéficier de l'assurance de soins dentaires pendant leur absence.

Pour obtenir des renseignements, voir le volume Assurances et avantages sociaux connexes.

La protection cessera à la date où un membre cesse d'être admissible ou à la date où il cesse d'être employé.

2.5 Impôt sur le revenu

2.5.1 Arrangements fiscaux du gouvernement fédéral avec les provinces et les territoires

La Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces autorise le gouvernement fédéral à conclure des accords de recouvrement des impôts avec les provinces qui établissent un impôt sur le revenu, aux termes duquel le gouvernement fédéral perçoit et verse à la province intéressée l'impôt levé par celle-ci. Des accords de ce genre ont été conclus avec toutes les provinces, à l'exception du Québec.

Provinces autres que le Québec

L'une des clauses de l'accord de recouvrement des impôts stipule que la législation provinciale sera formulée d'une manière analogue à celle de la législation fédérale et que l'impôt provincial sera déclaré comme représentant un pourcentage déterminé de l'impôt fédéral.

Le gouvernement fédéral verse tous les mois aux provinces un montant que le ministère des Finances estime être leur part de l'impôt perçu. Un rajustement définitif est effectué en fin d'année.

Québec

L'impôt levé en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec n'est pas déclaré comme représentant un pourcentage de l'impôt fédéral et, partant, aucun accord de recouvrement des impôts n'a été conclu entre les gouvernements fédéral et québécois. La charge fiscale des résidents de la province de Québec est constituée par :

  • l'impôt fédéral, à savoir l'impôt de base perçu en vertu de la loi fédérale, moins le pourcentage de déduction autorisé;
  • l'impôt provincial levé en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec.

Ce dernier impôt est perçu par la province, et le gouvernement fédéral n'y est intéressé qu'en sa qualité d'employeur et qu'en ce qui concerne les rajustements utiles de fin d'année relatifs à la répartition de l'impôt perçu durant l'année par les gouvernements fédéral et québécois. Ces rajustements sont faits en vertu de l'accord sur le transfert de l'impôt conclu avec la province de Québec.

Les résidents des territoires

En vertu des crédits 108 et 118 de la Loi spéciale des subsides de 1963, Affaires du Nord canadien et Ressources naturelles, le gouvernement fédéral a conclu des accords avec le Yukon et les Territoires du Nord-Ouest respectivement, aux termes desquels les territoires ont accepté de s'abstenir de percevoir un impôt sur le revenu.

Le personnel du service extérieur

Les employés du gouvernement fédéral en service à l'étranger et qui résidaient au Canada immédiatement avant leur nomination ou qui reçoivent des frais de représentation sont, aux fins de l'impôt sur le revenu, des résidents du Canada. Toutefois, puisqu'ils ne sont pas des résidents d'une province, ils ne sont pas assujettis à l'impôt provincial.

Les employés engagés sur place à l'étranger

L'employé engagé sur place hors du Canada, qui, à quelque époque, était un résident du Canada ou qui y réside ordinairement et qui, à quelque époque de l'année d'imposition pertinente, était le conjoint d'un membre du service extérieur ou d'un membre des Forces armées canadiennes, est réputé être un résident du Canada durant toute l'année d'imposition.

Toute personne qui entre dans la catégorie « résident du Canada » est assujettie à l'impôt canadien sur son revenu de toutes provenances pour l'année et les employeurs sont tenus de déduire l'impôt, à la source, sur le traitement ou le salaire.

Dans tous les cas, la charge fiscale des employés fédéraux, durant une année d'imposition, dépend de leur lieu de résidence au 31 décembre de ladite année. La déduction de l'impôt à la source étant effectuée en fonction de l'endroit où l'employé travaille, les rajustements de la répartition de l'impôt prélevés la source sont nécessaires :

  • lorsqu'il y a, durant l'année, mutation entre des provinces, entre une province et un territoire ou entre une province et un poste à l'étranger;
  • lorsque l'employé réside dans une province et travaille dans une autre.

Les rajustements font partie de la répartition générale de l'impôt en fin d'année.

2.5.2 Retenues sur le traitement au titre de l'impôt sur le revenu

La Loi de l'impôt sur le revenu exige des employeurs la retenue de l'impôt fédéral à la source et aux taux indiqués, sur tous les paiements faits à l'employé sous forme de traitement, de salaire ou de toute autre rémunération, y compris les honoraires, les commissions ou autres montants versés pour services.

La Loi exige également la retenue, à la source, de l'impôt sur les allocations de retraite ou les prestations de pension de retraite payables à l'employé au moment de sa cessation de l'emploi ou après, et sur les prestations de pension de retraite ou tout autre montant payable à l'occasion ou à la suite de son décès, en reconnaissance de son service, à son conjoint, à sa succession ou à quelque autre personne.

En ce qui concerne les provinces qui ont conclu un accord de recouvrement des impôts avec le gouvernement fédéral, on trouvera dans la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces l'autorisation de se conformer à la loi provinciale qui exige que les employés déduisent l'impôt à la source. Le même article permet également d'effectuer cette déduction à l'égard de toutes les personnes payées à même le Fonds du revenu consolidé ou par un mandataire de la Couronne.

Le montant global à déduire au titre de l'impôt fédéral et provincial est établi d'après les tables de retenues d'impôt applicables dans la province ou le territoire où l'employé se présente au travail ou, dans le cas des paiements en une somme globale, par la retenue d'un pourcentage déterminé du montant payable.

Dans certaines circonstances, un employé peut avoir droit à une réduction des retenues d'impôt. On doit informer cet employé d'envoyer au bureau d'impôt de district une demande par écrit exposant en détail sa situation. Aucune réduction de retenues d'impôt ne peut être effectuée avant que l'employeur n'ait reçu une lettre d'autorisation du bureau d'impôt de district.

La lettre d'autorisation des représentants du fisc devra faire état du montant d'exemption à appliquer, de l'article pertinent de la Loi sur l'impôt, de la méthode d'application et de l'année civile à laquelle la retenue s'applique. En outre, la lettre autorise la répartition du nouveau montant d'exemption de façon équitable, compte tenu du nombre de périodes de paye qui restent dans l'année.

Étant donné que le système de paye ne fait pas la répartition automatique du nouveau montant d'exemption en fonction du nombre de périodes de paye qui restent, une formule a été établie pour donner suite à ces demandes spéciales.

La formule est la suivante :

  • Montant de l'exemption demandée dans la lettre de RC-I.
  • Multiplier par le nombre de périodes de paye dans l'année.
  • Diviser par le nombre de périodes de paye qui restent dans l'année.

Exemple :

Une lettre demandant une exemption additionnelle de 15 000 $ est reçue et des mesures sont prises pour que l'exemption s'applique à partir du chèque du 8 juillet 1988.

15 000 $ (nouvelle exemption) X 26 (périodes de paye en 1988)
12 (périodes de paye qui restent en 1988)

= 32 500 $ (exemption répartie sur le reste de l'année)

Compte tenu du calcul qui précède, l'employé ne perdra aucune exemption mais, en fait, profitera du total de l'exemption de 15 000 $ de juillet à décembre 1988.

La retenue est effectuée à la source conformément aux taux applicables dans la province ou le territoire où l'employé se présente ordinairement au travail. La province dans laquelle l'employé réside ou dans laquelle il est en service provisoire n'ayant aucune incidence sur la déduction fiscale, le bureau payeur doit donc être informé de la région où chaque employé travaille. Des codes ont par conséquent été établis à cet effet dans le Guide d'entrée personnel-paye.

Pour les employés travaillant dans une province autre que leur province de résidence, Revenu Canada, Impôt a autorisé des dispositions en vertu desquelles l'impôt total retenu se rapprochera de l'impôt qui aurait été retenu si l'employé avait travaillé dans la province de résidence.

Aux fins du calcul des retenues d'impôt à la source des employés travaillant au Québec, les classes d'employés suivantes ont été établies :

Classe 1

  • les employés qui travaillent et résident au Québec;

Classe 2

  • les employés qui travaillent au Québec, dans la région de la Capitale nationale (principalement dans la ville de Hull), et qui résident en Ontario;

Classe 3

  • les employés qui travaillent au Québec, mais qui résident dans une province autre que le Québec;
  • les employés qui travaillent au Québec, mais à l'extérieur de la région de la Capitale nationale, et qui résident dans une province autre que le Québec.

Exemples

  • Un employé qui travaille et réside n'importe où au Québec fait partie de la classe 1.
  • Un employé qui travaille à Place du Portage à Hull (c'est-à-dire dans la région de la Capitale nationale) et qui réside n'importe où en Ontario fait partie de la classe 2.
  • Un employé qui travaille au Québec et qui réside dans une province autre que le Québec fait partie de la classe 3.
  • Un employé d'un ministère quelconque qui travaille à Montréal (soit à l'extérieur de la région de la Capitale nationale), et qui réside dans une province autre que le Québec fait partie de la classe 3.

*****

Les employés résidant au Québec et travaillant à l'extérieur du Québec qui désirent que leurs retenues d'impôt à la source soient augmentées peuvent le faire en remplissant la formule TD1 (Déclaration de crédit d'impôt personnel) fournie par l'employeur. Les retenues d'impôt autorisées par la TD1 doivent être des multiples de 5 $ par période de paye et seront en vigueur jusqu'à ce que l'employé remplisse une nouvelle formule TD1.

Lorsque les retenues d'impôt d'un employé sont plus élevées, du fait qu'il travaille dans une province autre que la province de résidence (à l'exception du Québec comme province d'emploi), il peut demander à son employeur que ses retenues d'impôt soient perçues au même taux que celui de sa province de résidence.

La Loi de l'impôt sur le revenu prescrit aux employeurs de retenir comme suit l'impôt à la source sur les diverses sortes de paiements faits aux employés :

  • traitement ou salaire d'un employé (y compris la rémunération des heures supplémentaires, les augmentations avec effet rétroactif, etc.).
  • autres formes de rémunération, dont :
    • les allocations se rattachant aux fonctions du poste de l'employé;
    • les allocations pour frais personnels ou frais de subsistance, à l'exception :
  • des allocations pour frais de voyage, frais personnels ou frais de subsistance expressément établies dans une loi ou autorisées par le Conseil du Trésor pour les personnes nommées ou engagées conformément à la Loi sur les enquêtes;
  • des allocations journalières payées lorsque l'employé est en voyage officiel; ou
  • des frais de représentation ou autres allocations spéciales reçues relativement à une période pendant laquelle l'employé est absent du Canada lorsqu'il est affecté à l'étranger. Cette dernière catégorie ne comprend pas l'allocation payée au personnel du service extérieur lorsque l'employé se trouve au Canada, par exemple en congé de rentrée, laquelle est imposable;
    • la valeur de la pension, du logement et des autres prestations que l'employé reçoit est comprise dans le revenu imposable;
    • les gratifications et honoraires;
  • allocations de retraite;
  • montants payés à l'occasion du décès d'un employé, en reconnaissance de son service.

Le revenu gagné au cours d'une année d'imposition et reçu après le 1er janvier de l'année suivante est imposé durant l'année au cours de laquelle il a été reçu. Les interventions de paye doivent, lorsque cela est possible, être présentées en temps utile afin que le paiement puisse être fait durant l'année civile au cours de laquelle le traitement a été gagné.

Ce paragraphe s'applique à la déduction de l'impôt fédéral et de l'impôt provincial de toutes les provinces à l'exception de la province de Québec.

Les cotisations au Compte de pension de retraite ne sont pas imposables et sont, par conséquent, déduites du traitement avant le calcul de la retenue fiscale.

Si la formule TD1 n'est pas produite, la retenue fiscale sera établie au même titre que pour une personne célibataire sans personnes à charge.

Il n'est effectué aucune retenue lorsque l'employé ne reçoit pas, au cours de l'année d'imposition, un revenu supérieur au montant des demandes indiquées sur la formule TD1.

Une formule TD1 révisée doit être remise au ministère employeur dans les sept jours suivant la date à laquelle un changement se produit dans les conditions touchant l'exemption personnelle de l'employé.

Les formules TD1 ne sont pas présentées au bureau payeur. Le montant de la demande ou la demande modifiée est plutôt porté à la connaissance du bureau de paye.

Lorsque l'employé réclame une exemption totale parce que l'emploi est occasionnel, saisonnier ou à temps partiel, l'intervention de paye devrait faire état de l'exonération fiscale telle que calculée sur la formule TD1 et porter la mention « Pas d'impôt » à l'endroit approprié de ladite formule.

Lorsque les retenues d'impôt doivent être effectuées, il convient de remplir une seconde intervention de paye de manière à indiquer la nouvelle situation fiscale de l'employé.

Les cotisations de pension de retraite sont également déduites lors du calcul du revenu imposable au titre de l'impôt provincial aux termes de la loi du Québec. Les demandes personnelles sont calculées d'après la formule TDP1 (Déclaration aux fins de la retenue à la source) que l'employé adresse au ministère employeur et sont portées à la connaissance du bureau de paye de la manière indiquée ci-haut.

Sauf lorsqu'un taux uniforme de retenues s'applique toutes les retenues sur la rémunération sont faites conformément à la table correspondante de retenues à la source.

La table à appliquer dans chaque cas dépend du lieu normal de travail de l'employé. En cas d'erreur dans le choix de la table appropriée, la déclaration T4 (État de la rémunération payée) doit permettre la détermination de la table utilisée pour connaître l'impôt déduit et remis.

Les paiements forfaitaires et certains gains supplémentaires, tels que les primes et les gratifications en espèces en remplacement du congé de retraite, sont imposés à la source par déduction d'un pourcentage déterminé du montant payable.

La dérogation aux conditions de retenues précédemment indiquées est autorisée dans les cas suivants :

  • lorsque le revenu total estimatif d'un employé pour l'année est inférieur au montant de sa demande nette indiquée sur le TD1 ou TPD 1, aucune retenue d'impôt n'est requise.
  • paiements effectués lors du décès de l'employé

La rémunération ou tout autre montant payable périodiquement est, en cas de décès, considérée s'être accumulée en montants quotidiens pendant la période pour laquelle le montant était payable, et seule la fraction du montant payable qui était accumulée à la date de décès constitue le revenu de l'employé aux fins de l'imposition.

Cet article a de l'importance dans les cas où le traitement est payable pour le mois entier durant lequel a lieu le décès. Seule la fraction accumulée jusqu'au jour du décès est imposable en tant que revenu de l'employé, le reste constituant une « prestation de décès », ainsi qu'il est indiqué ci-après.

Lorsqu'un bureau de paye reçoit un avis de décès avant le paiement de la rémunération du mois au cours duquel a lieu le décès, la fraction du traitement jusqu'au jour du décès est imposable selon la méthode ordinaire conformément aux tables d'imposition et le reliquat est considéré comme une prestation de décès et, sauf si la prestation est versée au conjoint survivant, l'impôt est déduit selon les taux établis pour les paiements globaux.

Une « prestation de décès » est, aux fins de l'imposition, un montant versé à l'occasion du décès d'un employé en reconnaissance de son service. Une « prestation de décès » comprend :

  • la gratification de deux mois versée en vertu du Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique ou de toute autre autorisation analogue;
  • le traitement est payé pour le mois entier du décès, la fraction de ce paiement qui représente le traitement pour la période postérieure à la date du décès;
  • tout autre paiement fait en reconnaissance du service de l'employé.

La prestation de décès, aux fins de l'imposition, ne comprend pas les paiements effectués sur le Compte de prestations de décès ou le Compte de pension de retraite.

Lorsqu'une prestation de décès est payable au conjoint survivant, une fraction équivalente à la rémunération de l'employé pour sa dernière année de service est exonérée de l'impôt jusqu'à concurrence de 10 000 $.

Le montant qui dépasse la fraction exonérée de l'impôt est imposable de la même manière que pour les primes.

Étant donné l'importante exemption fiscale consentie pour ces paiements, aucune déduction d'impôt ne sera faite à la source sur les prestations de décès, sauf dans les cas où l'avis de décès n'est pas parvenu à temps au bureau payeur pour lui permettre d'entreprendre le rajustement fiscal concernant le traitement du mois entier pendant lequel a eu lieu le décès.

2.5.3 Rapports destinés aux administrations fiscales fédérale et québécoise

À la fin de chaque période de paye, les bureaux payeurs décomptent l'impôt perçu à la source, conformément à la loi fédérale, d'après la formule prescrite pour la répartition du montant perçu entre les gouvernements provinciaux pertinents et le gouvernement fédéral.

Cette formule est indiquée au dos de la formule TD7A (Déclaration de versement de déduction d'impôt). Celle-ci est remplie et envoyée avec le montant global perçu bi-mensuellement au bureau fédéral de district de l'impôt. Ce dernier remet tous les mois aux provinces la part qui leur revient et effectue un dernier rajustement à la fin de l'année.

À la fin de l'année d'imposition, le bureau payeur remplit une formule T4 relativement à chaque employé, sur laquelle il indique les montants suivants : le revenu total, les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations de pension de retraite et l'impôt sur le revenu déduit à la source. Une formule T4A (État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d'autres sources) est également remplie indiquant les éléments du revenu qui ne sont pas assujettis aux cotisations du régime de pensions du Canada, tels que la gratification versée en remplacement du congé de retraite, le remboursement de cotisations de pension de retraite, etc.

Le bureau de paye envoie le ruban de l'ordinateur à la Division de l'impôt du ministère du Revenu national et trois copies du formulaire au ministère employeur qui en conserve une et remet les deux autres à l'employé.

Les bureaux payeurs envoient également au bureau de district de l'impôt, au plus tard à la fin du mois de février de l'année suivante, une formule T4 (Déclaration sommaire et supplémentaire).

Le montant global déduit conformément aux tables de retenues d'impôt du Québec est remis bi-mensuellement à la Direction des impôts du Québec. Le rapport destiné à cette dernière est accompagné de la formule TPD7A sur laquelle figure le numéro de compte attribué au ministère pertinent.

À la fin de l'année d'imposition, les bureaux payeurs remplissent une formule Relevé 1 (et une formule Relevé 2 s'il y a lieu) pour chaque employé dont l'impôt a été retenu à la source.

Les formules sont envoyées au ministère, qui les complète et les répartit de la même manière que les formules T4 mentionnées plus haut, à l'exception de la copie destinée à l'administration fiscale qui est envoyée à la Direction des impôts du Québec au lieu d'être adressée au bureau fédéral de l'impôt.

Une formule Relevé 1 (Déclaration sommaire et supplémentaire), destinée à l'administration provinciale de l'impôt sur le revenu, doit être également envoyée par les bureaux payeurs avant le 28 février de l'année suivante.

2.6 Cotisations syndicales

Pendant la négociation collective, le Conseil du Trésor a convenu, en sa qualité d'employeur de retenir les cotisations syndicales sur la rémunération des employés qui sont membres d'unités de négociation que l'employé soit ou non membre du syndicat et de verser ces cotisations aux agents négociateurs accrédités compétents.

À l'heure actuelle, toutes les conventions collectives (sauf celle des contrôleurs aériens) prévoient une disposition d'exemption à l'égard des employés membres d'organismes religieux dont la doctrine leur interdit de verser des contributions pécuniaires à une association d'employés.

Pour demander une telle exemption, l'employé doit faire parvenir une demande au ministère ou à l'organisme employeur.

Les ministères et organismes doivent transmettre ces demandes à la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor à qui il incombe de les accepter ou de les refuser.

2.6.1 Commencement des retenues

Premières nominations

Les cotisations doivent être retenues à l'égard du premier mois civil complet (sauf dans le cas de l'unité de négociation des météorologues où la retenue commence le mois de la nomination).

Dans le cas d'employés nommés pour une période déterminée, les retenues commencent le premier mois qui suit le sixième mois consécutif d'emploi sans interruption de plus de cinq jours.

Les retenues des employés des unités de négociation représentées par l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) doivent commencer à un taux uniforme prescrit. Approvisionnements et services Canada (ASC) modifiera par la suite ce taux selon les directives de l'AFPC.

Les ministères doivent remplir et distribuer la formule PSAC 26 R02-89 Pièce d'identité (Appendice B) chaque fois qu'en raison d'une nomination, un employé devient membre d'une unité de négociation représentée par L'AFPC ou qu'il continue de l'être.

Nominations ultérieures

Les ministères doivent considérer les employés nommés pour la première fois à des postes exclus ou non représentés qui sont par la suite nommés à des postes de l'unité de négociation comme des employés nommés pour la première fois.

Retrait de l'exclusion (poste de direction ou de confiance)

Lorsque les fonctions d'un employé changent et qu'il n'occupe plus un poste de direction ou de confiance, les ministères doivent commencer à retenir les cotisation syndicales le premier jour du deuxième mois qui suit l'entente conclue entre le Conseil du Trésor et le syndicat ou l'avis de la décision prise par la CRTFP si le Conseil du Trésor et le syndicat ne sont pas d'accord.

2.6.2 Changement des retenues

Nominations ultérieures

Dans le cas de nominations qui donnent lieu à un changement de syndicat, les ministères doivent cesser les retenues de cotisations syndicales et les recommencer aux nouveaux taux. Les ministères doivent également remplir la formule TBC/CTC 340-8 Avis de modification de l'affiliation syndicale (Appendice B).

Lorsqu'il n'y a qu'un changement d'agent négociateur, les ministères doivent changer les retenues de cotisations syndicales le premier jour du mois qui suit la date réelle de nomination ou la date d'émission du Rapport d'opération de dotation (ROD), si celle-ci lui est postérieure.

Les nominations qui ne donnent pas lieu à un changement de syndicat n'exigent aucune mesure.

Dans de tels cas, les changements apportés aux retenues des cotisations syndicales de certains employés seront autorisés par le syndicat pertinent au moyen d'une lettre au bureau de paye compétent.

Mutations

Lorsqu'un employé est muté d'un ministère à un autre, le montant de la retenue syndicale peut différer au nouveau ministère. Il est donc important de signaler sans tarder la mutation au bureau payeur afin d'éviter les sous-paiements ou les surpaiements de cotisations.

Lorsqu'un employé est muté d'un ministère à un autre sans changer d'unité de négociation, mais qu'il existe une différence dans le montant de la cotisation et qu'une cotisation plus élevée est déduite pendant plusieurs mois, une demande de remboursement de cotisations doit être présentée.

Cependant, lorsque le montant de la cotisation est moindre, le bureau de paye prendra les mesures nécessaires pour rembourser la différence dans les cotisations syndicales.

Révision de la structure des cotisations

ASC effectuera ces changements après avis de la Division des relations de travail du Conseil du Trésor à la date précisée.

Le Conseil du Trésor informera les ministères et les organismes.

2.6.3 Arrêt des retenues

Cessation d'emploi

Les ministères doivent effectuer les retenues pour le mois où cesse l'emploi s'il existe suffisamment de fonds après la retenue.

Les ministères doivent retenir à la cessation d'emploi tous les arrérages de cotisations perçus s'il existe suffisamment de fonds (les retenues doivent être faites sur le traitement et non sur la pension de retraite ou le remboursement des contributions).

Les ministères doivent demander à l'ancien employé de verser les arrérages de cotisations après la cessation d'emploi si le syndicat l'exige et transmettre toutes les précisions à la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor si le paiement n'est pas fait.

Statut de non-employé (soit pour des motifs autres que l'exclusion en raison d'un poste de direction ou de confiance).

Lors d'une nomination à un statut de non-employé, telle qu'une nomination par le gouverneur en conseil pour une période déterminée, à temps partiel pour moins du tiers des heures normales, les ministères cesseront de retenir les cotisations le premier jour du mois qui suit la date d'entrée en vigueur de la nomination ou la date d'émission du ROD ou d'un autre document de nomination, si celle-ci lui est postérieure.

Exclusion (c'est-à-dire en raison d'un poste de direction ou de confiance) :

Lorsqu' un employé est exclu en raison de son propre poste, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois qui suit la date de l'entente par le syndicat ou de la décision de la CRTFP. Le Conseil du Trésor informe les ministères et les organismes au moyen de la formule TBS/SCT 340-13.

Lorsqu'un employé remplace une personne exclue, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois suivant la date d'émission du Rapport des transactions valides de la formule A.

Suspension

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) demandera à Approvisionnement et Services Canada (ASC) d'arrêter automatiquement toutes les retenues de cotisations syndicales qui figurent sur les comptes touchés à ce moment lorsque les cotisations syndicales sont suspendues.

Suivant l'annonce faite par le SCT de la suspension des cotisations syndicales, le personnel de la paye des ministères doivent retenir tous les mouvements subséquents touchant la population ainsi marquée (ie commencement des cotisations syndicales) jusqu'à la levée de la suspension. Si ces mouvements étaient soumis, les cotisations syndicales de ces comptes seraient recommencées.

Le personnel de la paye des ministères doivent arrêter et rembourser les cotisations prises suite à une suspension en bloc.

À la fin de la période de suspension, les bureaux de paye ASC recommenceront automatiquement les cotisations qui étaient prises avant la suspension.

Le personnel de la paye des ministères doivent soumettre à ce moment les modifications qui ont été retenues durant la période de suspension (ie commencement des cotisations syndicales), incluant les comptes pour lesquels les cotisations avaient été recommencées et arrêtées après la suspension en bloc.

2.6.4 Affectations intérimaires

Dans le cas d'un employé d'une unité de négociation qui reçoit une affectation intérimaire :

  • pour remplacer un autre employé de l'unité de négociation, les ministères doivent retenir les cotisation comme si l'affectation était une nomination;
  • pour remplacer un employé d'un groupe non représenté, les minsitères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du mois qui suit la date réelle d'affectation;
  • pour remplacer un employé exclu parce qu'il occupe un poste de direction ou de confiance, les ministères doivent continuer à retenir les cotisations jusqu'à ce que le ministère ou l'organisme propose d'exclure l'employé avec le Rapport des transactions valides de la formule A.

Si l'employé est exclu, les ministères doivent cesser de retenir les cotisations le premier jour du deuxième mois qui suit la date de l'entente avec le syndicat ou de la décision de la CRTFP.

Remarque :

Si l'affectation intérimaire se termine avant l'entrée dans le système de paye (soit la période d'application), aucune modification ne sera apportée aux cotisations.

2.6.5 Programme de rémunération d'affectation spéciale (PRAS)

Tout employé d'une unité de négociation qui accepte une nomination en vertu du PRAS continue d'être assujetti aux dispositions de la convention collective, ce qui comprend celles relatives à la retenue des cotisations. Toutefois, si l'employé devait être nommé à un poste où il ne serait plus visé par la définition de fonctionnaire selon la LRTFP ou s'il devait être proposé comme personne occupant un poste de direction ou de confiance et que cette proposition soit acceptée ou visée par une décision, les minstères cesseront de retenir les cotisations à son égard comme dans le cas de toute autre nomination en pareilles circonstances.

2.6.6 Double rémunération

L'employeur a un engagement contractuel de retenir les cotisations pour tous les postes qu'un employé occupe. Lorsqu'une personne occupe plusieurs postes représentés par le même agent négociateur, les ministères et organismes doivent obtenir l'autorisation du syndicat de n'opérer qu'une seule retenue.

2.6.7 Emploi à temps partiel

Les ministères doivent retenir le montant total de cotisation mensuelles pour tous les syndicats sauf l'AFPC. Cette dernière calcule les cotisations en fonction du nombre d'heures attribuées à l'employé par rapport aux heures normales. Les ministères et organismes commencent les retenues au taux mensuel courant. L'AFPC calcule le taux qui s'applique et en informe ASC.

2.6.8 Congé non payé

Les ministères ne doivent retenir aucune cotisation syndicale pour les mois entiers au cours desquels l'employé est en congé non payé. Ils doivent retenir des cotisations pour le mois du retour de l'employé si les gains couvrent le plein montant de la cotisation.

2.6.9 Arrérages

Les ministères doivent percevoir les cotisations exigibles mais non payées en déduisant un montant correspondant au taux mensuel courant de cotisation jusqu'à ce que le plein montant ait été remboursé.

Dans le cas des employés membres d'unités de négociation représentées par l'AFPC, seuls les arrérages correspondant aux cotisations pour un an peuvent être perçus.

2.6.10 Remboursement des cotisations

Pour corriger les cotisations perçues par erreur, les ministères et organismes doivent présenter des formules d'entrée de paye au bureau de la paye d'ASC. Toutefois, s'il s'agit d'employés représentés par l'AFPC, ils doivent envoyer à ce syndicat une demande de remboursement au moyen de la formule DSS/MAS 2595 (Appendice B) dans laquelle ils décrivent la transaction qui a donné lieu à la demande de remboursement.

Si l'AFPC est d'accord, les ministères et les organismes peuvent remettre les formules d'entrée de paye à ASC. Si elle n'est pas d'accord, les ministères et organismes doivent consulter la Division des relations de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Lorsque les cotisations syndicales figurent sur le feuillet T4 et qu'un remboursement s'appliquant à une période de l'année civile antérieure est effectué, un feuillet T4 modifié sera émis par le bureau de paye d'ASC.

2.6.11 Primes d'assurance du syndicat

Les syndicats sont autorisés à commencer, à modifier et à arrêter le prélèvement de primes d'assurance pour leur membres en transmettant un document d'entrée à ASC.

Lorsque les primes d'assurance du syndicat sont retenues à part des cotisations syndicales, les ministères et organismes doivent commencer et cesser (au besoin) de retenir ces primes lorsqu'ils commencent à retenir les cotisations pour un autre sundicat ou lorsq'ils cessent de retenir des cotisations.

Les demandes de remboursement des primes d'assurance ne concernent que l'employé et le syndicat.

Il incombe aux employés de voir à ce qu'ils aient une protection d'assurance suffisante lorsque les cotisations syndicales cessent d'être retenues.

3. Retenues facultatives

Une retenue n'est effectuée qu'après que l'employé en a donné l'autorisation écrite sur la formule appropriée.

Toute retenue demeure en vigueur jusqu'à ce que l'employé y renonce par écrit, à moins que les circonstances ne justifient que l'employeur y mette fin, (e.g. saisie-arrêt).

3.1 Régimes facultatifs d'assurance-hospitalisation, d'assurance chirurgicale et d'assurance médicale

L'autorisation a été accordée en vue de la retenue sur le traitement et du paiement à l'organisme approprié des cotisations ou des primes requises à l'égard des employés qui ont adhéré au Régime d'assurance collective chirurgicale-médicale souscrit par la Mutual Life Assurance Company.

Ce régime offre des prestations au titre des frais médicaux majeurs et de certains frais chirurgicaux; il offre aussi des prestations au titre des frais d'hospitalisation.

Le régime est conçu de manière à offrir deux types distincts de couverture. Ce sont :

  • un régime complémentaire, offert aux employés protégés par un régime provincial d'assurance-maladie,
  • le régime total comprenant les prestations au titre des frais d'hospitalisation (hors du Canada), lequel régime est obligatoire pour les employés non ainsi protégés et résidant hors du Canada.

3.1.1 Adhésion

L'adhésion au régime est facultative.

3.1.2 Admissibilité

Le RACCM est offert aux employés suivants :

  • les employés occupant un poste continu pour une période indéterminée (à temps plein et à temps partiel).
  • les employés nommés pour une période de plus de six mois.
  • toutefois, un employé nommé pour une période déterminée qui voit son mandat renouvellé et dont le total des deux périodes excède six mois ou dont la période déterminée a été ou est prolongée pour une période de plus de six mois, devient admissible à la date d'entrée en vigueur de sa nouvelle nomination ou de la prolongation.
  • sont également protégés en qualité de personnes à charge :
    • le conjoint de l'adhérent;
    • les enfants célibataires de l'adhérent qui ont moins de 21 ans, y compris les enfants d'un autre lit, les enfants adoptés et les enfants placés dans la famille;
    • les enfants célibataires de l'adhérent qui ont entre 21 ans et 25 ans et qui fréquentent l'école ou l'université à temps plein;
    • les enfants célibataires de l'adhérent qui ont plus de 21 ans et qui restent à la charge de l'adhérent en raison d'une incapacité physique ou mentale.

3.1.3 Conditions d'admissibilité

À l'exception des employés qui sont en poste à l'étranger, si la demande d'adhésion est reçue au bureau du personnel dans les 60 jours de la date d'admissibilité, la garantie débute le premier jour du mois qui suit le mois dans lequel la demande a été reçue au bureau du personnel. Les retenues doivent commencer au cours du mois pendant lequel le bureau du personnel reçoit la demande d'adhésion.

Pour les employés en poste à l'étranger voir le guide sur l'administration des régimes d'assurance.

Si la demande est présentée une fois expiré le délai de 60 jours prévu à cette fin, la protection n'entrera en vigueur qu'à compter du premier jour du quatrième mois qui suit celui où la demande a été reçue (période d'attente de trois mois).

Une nouvelle demande d'adhésion doit être présentée pour assurer une nouvelle personne à charge (le conjoint ou un nouveau-né, par exemple). La demande doit être faite dans les 60 jours suivant le jour de la prise en charge de la personne, sans quoi il y aura période d'attente de trois mois. Les primes sont retenues pour le mois de la prise en charge de la personne, afin que la garantie, au nouveau taux fixé, entre en vigueur à la date du mariage ou de la naissance.

Une demande d'adhésion n'est requise que si la prise en charge d'une personne entraîne une hausse des primes.

Une nouvelle demande d'adhésion est nécessaire pour assurer une personne à charge qui atteint l'âge de 21 ans ou qui s'inscrit à temps plein à une école ou une université entre l'âge de 21 et 25 ans et une prime distincte doit être établie. Si la demande est reçue dans les 60 jours, la protection entre en vigueur le premier jour du mois suivant la date de réception effective.

Il faut également remplir une demande d'adhésion si une personne à charge cesse d'être admissible et que cela entraîne une réduction des primes.

L'adhérent peut annuler ou modifier sa protection en tout temps. Pour mettre fin à son adhésion, il doit présenter un avis par écrit.

3.1.4 Contributions

Le coût des primes est acquitté conjointement par l'employé et par l'État en tant qu'employeur. Des primes mensuelles distinctes sont établies en fonction des divers niveaux et types de protection, selon qu'il s'agit d'une personne seule ou d'une famille, ainsi que dans le cas des personnes à charge ayant dépassé l'âge limite. Les primes sont retenues sur le salaire chaque mois, à l'avance.

3.1.5 Prestations

Les prestations disponibles en vertu du Régime dépendent de la protection particulière demandée et du montant des primes.

Les prestations supplémentaires assurent des prestations qui ne sont pas couvertes par l'assurance-maladie provinciale, comme les médicaments vendus sur ordonnance, les soins infirmiers, etc.

L'assurance-hospitalisation facultative offre une protection, jusqu'à concurrence d'un montant maximal pour chaque jour d'hospitalisation, pour des frais autres que les frais de séjour courants (c'est-à-dire chambre privée ou semi-privée), selon le niveau choisi par le participant et pour lequel il verse les primes correspondantes.

Tout employé peut demander l'assurance-hospitalisation facultative. S'il ne le fait pas au moment où il devient admissible à adhérer au régime, cette assurance entre en vigueur le premier jour du quatrième mois suivant celui où sa demande est reçue.

3.1.6 Protection durant un congé non payé

L'employé peut maintenir sa protection durant un congé non payé en versant directement les primes requises à l'avance au bureau du personnel.

Dans tous les cas, les paiements doivent être faits par chèque personnel ou mandat-poste à l'ordre du Receveur général du Canada.

Les employés en congé non payé doivent verser la totalité de la prime – c'est-à-dire que l'État ne verse pas de quote-part, dans le cas d'un congé pour raisons autres que les suivantes :

  • pour cause de maladie, d'invalidité ou de grossesse;
  • à des fins de formation;
  • à des fins de service dans les Forces armées canadiennes, comme la Force de réserve;
  • afin de remplir les obligations parentales à l'égard de leurs enfants;
  • afin de remplir des obligations parentales auprès d'enfants dont ils acceptent la garde aux fins d'adoption;
  • afin de s'occuper de leurs besoins personnels pendant une période n'excédant pas trois mois, à condition que les autorités compétentes aient approuvé le congé.

3.1.7 Protection après la cessation d'emploi

Dans le cas des employés qui quittent la fonction publique et qui n'ont pas droit à une pension, la protection cesse à la fin du mois suivant le mois de la cessation d'emploi. Les employés qui ont droit à une pension peuvent continuer d'adhérer au régime à titre de pensionnés.

Les employés mis en disponibilité peuvent continuer d'adhérer au régime pour la plus courte des deux périodes suivantes : un an à compter de la fin du mois de leur mise en disponibilité, ou jusqu'à ce qu'ils remplissent les conditions d'adhésion en qualité de pensionnés. Les employés doivent régler la totalité de la prime, c'est-à-dire la quote-part de l'État et la leur.

3.1.8 Demandes de prestations

Les demandes pour une année civile doivent être présentées au RACCM au plus tard le 30 juin de l'année suivante. Les formules nécessaires sont disponibles au Bureau du personnel de chaque ministère.

3.2 Autres formes d'assurance facultative ou de contrats de rente

L'autorisation a été accordée en vue de la retenue sur le traitement des primes des polices d'assurance détenues en vertu des lois et régimes suivants :

Loi sur l'assurance du service civil

La demande de retenue des primes sur le traitement ou la pension de retraite est contenue dans la formule de police d'assurance approuvée par le CP 24/2687 du 30 décembre 1922. (La demande de retenue est limitée aux polices d'assurance déjà souscrites ou en cours d'établissement au moment où le régime de prestations de décès est entré en vigueur.)

Loi sur l'assurance des anciens combattants

Elle s'applique aux anciens combattants de la Seconde Guerre mondiale.

Société mutuelle de la Fonction publique

La Société mutuelle de la Fonction publique a pour objectif de fournir une assurance-vie limitée à des coûts de prime modestes et de payer les réclamations aussi rapidement que possible, en fournissant aux survivants de l'argent comptant pour couvrir les dépenses immédiates qui surviennent au moment du décès.

Les prestations offertes aux fonctionnaires (comme les PSD, les prestations au survivant du RPC, du RACGFP et les assurances collectives avec les agents négociateurs des négociations collectives) ont largement réduit l'activité de la Société. En conséquence, une résolution en vue de cesser d'accepter de nouveaux assurés a été présentée et adoptée à la réunion annuelle de la Société tenue le 22 février 1982. Même si la Société a cessé de souscrire de nouvelles assurances, elle continue de protéger les intérêts des assurés actuels.

En cas de congé non payé, l'assuré doit payer ses primes directement. Il faut aviser l'employé de communiquer avec la Société et de l'informer de son adresse personnelle et de la durée de son congé non payé. La Société facturera ensuite directement l'employé.

Lorsque l'emploi de l'employé prend fin pour des raisons autres que la retraite ou le décès, celui-ci peut maintenir sa protection en payant directement les primes. Il faut l'aviser de communiquer avec la Société afin de prendre les dispositions nécessaires pour le maintien de la protection en vertu du régime.

Au moment de sa retraite, l'employé a le choix de maintenir sa protection en faisant déduire ses primes directement des chèques de pension. Il faut utiliser à cette fin la formule MAS 1422 (Retenues sur la pension ou l'allocation annuelle).

En cas de décès, il faut aviser les survivants de communiquer avec la Société pour demander à recevoir les prestations.

Loi relative aux rentes sur l'État

Les retenues peuvent être faites sur la rémunération de l'employé en vue du paiement des versements échelonnés lors de l'achat d'une rente en exécution d'un contrat conclu sous le régime de la Loi relative aux rentes sur l'État.

Les montants payés à ce titre sont portés au crédit du Compte des rentes sur l'État qui fait partie du Fonds du revenu consolidé.

Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique

Le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique offre une assurance à certains fonctionnaires exclus des négociations collectives. Sont offerts aux employés admissibles les types d'assurance suivants :

Assurance-vie de base

  • assurance-vie dont le montant est fondé sur le traitement annuel de l'employé;
  • le taux des primes est en fonction du traitement, du sexe et de l'âge de l'employé.

Assurance-vie supplémentaire

  • assurance-vie dont le montant correspond à celui de l'assurance-vie de base;
  • cette assurance n'est offerte qu'aux employés qui souscrivent à l'assurance-vie de base.
  • L'adhérent qui désire souscrire à l'assurance-vie supplémentaire est tenu, quelle que soit la date de sa demande, de présenter à l'assureur un certificat de santé répondant à ses exigences.

Assurance mort accidentelle et mutilation (MA & M)

  • la somme assurée est calculée par tranche de 25 000 $, jusqu'à concurrence de dix tranches;
  • la prime mensuelle, pour chaque tranche, est de 10 cents, indépendamment de l'âge ou du sexe de l'adhérent.

Assurance de personnes à charge

  • Assurance-vie et assurance MA & M de montants fixes pour le conjoint et(ou) les enfants à charge de l'employé;
  • Assurance-vie; et assurance – mort accidentelle et mutilation – Une somme de 5 000 $ sur la vie du conjoint et de 2 500 $ sur la vie de chaque enfant;
  • les taux des primes de l'assurance de personnes à charge sont fondés sur le sexe et l'âge de l'adhérent (non pas l'âge du conjoint à assurer).

Assurance-invalidité de longue durée (AILD)

  • assure un revenu en cas d'invalidité totale prolongée lorsque les crédits de congés de maladie payés sont expirés;
  • la participation au régime est optionnelle, sauf dans le cas de l'assurance-invalidité de longue durée (AILD).

Sont admissibles au régime :

  • les personnes nommées à temps plein par le gouverneur en conseil;
  • les personnes employées à temps plein qui sont préposées à la gestion ou à des fonctions confidentielles;
  • les personnes qui travaillent à temps plein auprès de la Commission des relations de travail dans la fonction publique ou qui sont régies par cet organisme;
  • les administrateurs généraux ou les personnes assurant les fonctions d'administrateur général;
  • les personnes admissibles à titre de membres associés;
  • les employés à temps partiel exclus du processus de négociation collective qui travaillent plus du tiers des heures normalement fixées pour un employé à temps plein appartenant au même groupe professionnel (en vigueur à partir du 1er septembre 1982);
  • les titulaires de postes d'exception de cabinets de ministres en vertu de l'article 37 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.

Les employés nommés pour une période indéterminée ou pour une période de plus de six mois sont admissibles immédiatement; les employés nommés pour une période de six mois ou moins ne deviennent admissibles qu'après six mois d'emploi continu dans la fonction publique.

La protection et les retenues commencent le premier jour du mois qui suit la plus éloignée des dates suivantes :

  • la date à laquelle l'employé devient admis à adhérer au régime;
  • la date à laquelle le bureau du personnel reçoit une demande écrite d'adhésion;
  • la date d'expiration de l'assurance à laquelle a souscrit un employé en vertu d'un précédent régime;
  • le premier jour du mois qui suit la date à laquelle l'agent du personnel reçoit une demande écrite d'adhésion, lorsque celle-ci est présentée plus de deux mois après la date d'admissibilité de l'employé et qu'elle est approuvée par l'assureur. Lorsque l'assureur rejette une demande d'adhésion, les primes déjà prélevées sur la paye de l'employé sont remboursées.

Tous les employés désireux d'adhérer à l'une des assurances facultatives du régime doivent présenter une demande en bonne et due forme à cet effet. Si la demande ne parvient pas au bureau du personnel dans les deux mois suivant la date à laquelle l'employé devient admissible, celui-ci devra présenter un certificat de santé répondant aux exigences de l'assureur.

L'adhérent peut en tout temps modifier sa protection en vertu du régime d'assurance, en remplissant une nouvelle demande et en présentant un certificat de santé, au besoin. Il peut également annuler diverses assurances du régime, à l'exception de l'assurance-invalidité de longue durée.

La résiliation de l'assurance survient à la date à laquelle l'adhérent quitte la fonction publique, ou le dernier jour du mois qui suit celui au cours duquel l'agent du personnel reçoit la demande d'annulation.

L'adhérent qui est en congé de maladie non payé n'a pas à payer de primes pour les six premiers mois de son congé de maladie. Après cette période de six mois, le membre peut demander une exonération de primes. Si sa demande est approuvée, il n'a plus à payer de primes. Par contre, si sa demande est rejetée, le membre doit payer ses primes directement à l'assureur. Dans tous les autres cas de congés non payés, les primes doivent être réglées directement.

RACGFP et RACCM – groupe de la direction (EX), groupe SM et groupe des personnes nommées par le gouverneur en conseil

Depuis le 1er juillet 1981, le Conseil du Trésor du Canada assume le coût de certaines prestations d'assurance versées en vertu du RACGFP et du RACCM aux employés classifiés dans le groupe EX. Cet avantage a maintenant été approuvé pour le groupe de la gestion supérieure (SM) et les personnes nommées par le gouverneur en conseil.

Pour plus de renseignements, voir le volume Catégorie de la gestion, le volume Assurances et avantages sociaux connexes et le Guide sur l'administration des régimes d'assurance.

3.3 Sociétés et coopératives de crédit

Le Conseil du Trésor a autorisé, comme suit, la retenue sur le traitement, après autorisation de l'employé, et le paiement aux sociétés ou aux coopératives de crédit du montant des épargnes ou de remboursement de prêts personnels :

  • La Coopérative de crédit du service civil (Ottawa), en ce qui concerne les employés membres de la coopérative.
  • L'autorisation donnée par le Conseil du Trésor en vue du recouvrement de toute dette due à la coopérative, au moment de la cessation d'emploi, sur la restitution des cotisations de pension ne s'applique qu'aux cessions faites le ou avant le 15 avril 1968.
  • La Coopérative de crédit du service civil de Terre-Neuve, en ce qui concerne les employés qui étaient précédemment au service du gouvernement provincial et qui sont membres de la coopérative.
  • Autres coopératives de crédit appartenant et exploitées par et pour le compte des fonctionnaires du gouvernement fédéral, mais dans le seul cas où le ministre des Approvisionnements et Services statue, sur présentation de preuves écrites par la coopérative, qu'elle remplit les conditions prescrites par le Conseil du Trésor.

La liste des coopératives de crédit reconnues est publiée dans le Guide d'entrée personnel-paye du MGP. Des modifications y sont apportées au fur et à mesure des besoins par Approvisionnements et Services Canada.

3.4 Obligations d'épargne du Canada

3.4.1 Généralités

Il est permis d'effectuer, après autorisation de l'employé, des retenues sur le traitement en vue de l'achat d'Obligations d'épargne du Canada. La formule MAS 8592 (Souscription épargne-salaire) doit être utilisée à cette fin. Chaque année, Approvisionnements et Services Canada publie les formalités nécessaires.

3.4.2 Soldes impayés

Pour réduire le nombre de soldes impayés que doit traiter la Division du dépôt des valeurs à la fin de la période de retenue pour l'achat d'obligations, on demande de prendre les mesures indiquées ci-dessous.

Pour toutes les modifications, notamment les départs, les annulations, etc., les bureaux du personnel des ministères doivent veiller à faire remplir et transmettre au bureau payeur la formule MAS 565 (Souscription modifiée).

Dans le cas d'un congé non payé, lorsque l'acheteur désire poursuivre ses versements, il doit faire un paiement pour la période d'absence durant laquelle aucune retenue n'est effectuée.

L'agent du personnel doit aviser l'employé qu'il a la responsabilité de parfaire les déductions manquantes directement à la Division des obligations d'épargne du Canada. Son chèque visé ou mandat de poste doit être établi à l'ordre du receveur général du Canada, et doit être accompagné d'une lettre indiquant la période visée.

À la fin de la campagne, la Division des obligations d'épargne du Canada informera les employés dont les retenues sont incomplètes et leur fournira l'occasion de régler les insuffisances.

Dans le cas de virements de comptes de paye particuliers entre deux bureaux de paye, le bureau du personnel du ministère doit s'assurer que les retenues continuent au nouveau bureau de paye.

Lorsque des comptes de paye sont virés entre différents bureaux de paye, les bureaux de paye doivent s'assurer que les retenues accumulées sont virées au nouveau bureau de paye au moyen d'un avis de règlement interministériel (A.R.I.). La Division du dépôt des valeurs doit être avisée de ces virements. Cette opération peut retarder quelque peu la livraison des obligations.

3.4.3 Réduction de la souscription

À compter de la série 1976-1977 des Obligations d'épargne du Canada, on ne pourra plus réduire une souscription. En conséquence, on ne doit désormais rien inscrire à la ligne « Réduire la souscription globale » de la MAS 565 (Souscription modifiée). Autrement, la souscription sera annulée.

3.4.4 Annulation ou remboursement des achats par versements

Après le 31 juillet de chaque année, il est impossible au bureau payeur d'effectuer le paiement anticipé du solde restant d'une obligation achetée selon un régime de paiement par versements, ou d'annuler une retenue pour l'achat d'une obligation, à moins qu'il s'agisse d'un employé rayé de l'effectif. Le personnel des ministères doit signaler les modifications de souscriptions à l'aide de la formule MAS 565.

3.4.5 Périodes de retenues sur le traitement

La période normale d'exécution des retenues sur le salaire est de trois régimes :

  • le régime sur 11 mois (22 versements),
  • le régime sur 10 mois (20 versements) et,
  • le régime sur 9 mois (18 versements),

la dernière retenue s'effectuant dans chacun des cas à la fin de septembre.

3.5 Cotisations, contributions, etc., à des groupements sociaux d'employés

Le Conseil du Trésor a autorisé comme suit la retenue, après autorisation de l'employé, sur le traitement et le paiement aux groupements sociaux d'employés des montants représentant les cotisations, les contributions, etc. :

  • cotisations à l'Association récréative du service civil d'Ottawa.
  • cotisations à l'Association des fonctionnaires fédéraux d'expression française (AFFEF).

3.6 Cotisations aux associations d'employés

Le Conseil du Trésor a prescrit que le droit de retenir sur la feuille de paye les cotisations destinées aux syndicats ou aux associations d'employés ne s'applique qu'aux employés faisant partie d'une unité de négociation dont l'agent négociateur est accrédité.

3.7 Dons aux œuvres de bienfaisance

Le Conseil du Trésor a autorisé les retenues sur le traitement des contributions promises par les employés de la fonction publique ou par les membres des Forces armées ou de la Gendarmerie royale du Canada aux campagnes menées à travers le Canada par la Fédération des Œuvres.

L'autorisation ne s'applique qu'aux fédérations et aux campagnes reconnues par le ministère du Revenu national comme ayant un « caractère charitable » et dont les statuts et les règlements sont approuvés par les Fédérations et les Conseils des Œuvres du Canada, qui est une section du Conseil canadien du bien-être.

Lorsque les chèques de rémunération sont émis sur les comptes de banque des ministères ou par les sociétés d'État, il appartient à ces ministères ou à ces sociétés de recouvrer les montants promis et d'établir les chèques des acomptes destinés aux campagnes pertinentes.

Les engagements ou les cessions sont souscrits d'une manière facultative et révocable, et sont assujettis aux dispositions suivantes :

  • les versements sont échelonnés sur une période de 12 mois;
  • les engagements souscrits pour une période inférieure à la période normale de 12 mois ne doivent pas être acceptés;
  • les engagements autorisant une retenue totale inférieure à 50 ¢ par mois ne doivent pas être acceptés;
  • seule l'annulation par écrit est exécutoire.

Les reçus relatifs aux engagements déduits sont compris dans les formules T4. Le dernier numéro matricule attribué par la Division de l'impôt aux bureaux payeurs du ministère des Approvisionnements et Services doit être indiqué.

Lorsque la mutation d'un employé entraîne un changement du bureau payeur, le ministère auquel l'employé a été muté est tenu d'informer le nouveau bureau de paye du montant de l'engagement, du montant de la retenue mensuelle et du nombre de versements échelonnés non encore acquittés.

3.8 Achat de logements au centre urbain de Gander

Le protocole d'accord, en date du 4 mars 1954, conclu entre le ministère des Transports et la Société centrale d'hypothèques et de logement (maintenant connue sous le nom de Société canadienne d'hypothèques et de logement) en vertu du modificatif du CP 1954-26/290 du 4 mars 1954 prévoit la vente des logements loués à l'aéroport de Gander en vue de la création et de l'aménagement d'un centre urbain à Gander.

La SCHL peut, sous réserve de l'approbation et du consentement du ministère des Transports, proposer de vendre des logements loués aux employés du gouvernement fédéral faisant partie d'un ministère qui a signé un engagement avec la SCHL en vue de retenir sur le traitement ou le salaire de ces employés un montant équivalent aux versements mensuels payables conformément à l'hypothèque souscrite par l'employé, et de remettre les sommes déduites à la SCHL.

L'autorisation donnée par l'employé en vue de retenues sur son traitement ou son salaire conformément aux dispositions susmentionnées est exécutoire.

3.9 Soutien des personnes à charge

L'autorisation donnée par l'employé en vue de la retenue sur son traitement ou sur son salaire peut être exécutée lorsque ladite autorisation est destinée à assurer le soutien et le bien-être de personnes à sa charge, à condition que l'administrateur général du ministère employeur donne son consentement dans chaque cas. L'autorisation de l'employé doit être envoyée au bureau payeur en deux exemplaires sur la formule MAS 538 (Autorisation de déduction sur la rémunération au profit de personnes à charge).

L'employé affecté de manière permanente ou provisoire dans une localité éloignée des établissements bancaires peut, avec le consentement de l'administrateur général, autoriser d'autres paiements analogues sur son traitement de la manière qu'il indiquera.

4. Retenues à la source sur les paiements après décès

4.1 Généralités

Au moment du décès d'un employé, il peut y avoir lieu de prélever certaines retenues obligatoires des prestations accumulées ou de toute autre somme payable en vertu de son poste ou de ses fonctions.

Le tableau de l'appendice C du présent chapitre permettra de déterminer les sommes qui doivent faire l'objet de retenues obligatoires. Ce tableau doit être utilisé en fonction de la présente directive et d'autres instructions particulières.

Remarque :

Les sommes versées dans les cas décrits dans les paragraphes suivants ne peuvent être directement transférées à un régime enregistré d'épargne-retraite.

4.2 Impôt sur le revenu

Aux fins de l'impôt sur le revenu, les sommes payables à la suite du décès d'un employé tombent dans trois catégories :

4.2.1 Sommes comprises dans le revenu de la personne décédée

Ces sommes comprennent :

  • le salaire ou le traitement (y compris les heures supplémentaires) payable depuis la fin de la dernière période de paye jusqu'à la date du décès;
  • les paiements pour congés accumulés et d'ancienneté ou paye de vacances annuelles de 4 p. 100;
  • les rajustements apportés aux congés accumulés et d'ancienneté lorsque la convention collective ou tout autre document d'autorisation a été signé avant la date du décès;
  • le salaire ou le traitement (y compris les heures supplémentaires) payable à l'égard d'une période de paye terminée avant la date du décès et rémunérée après la date du décès. Cette situation surviendra surtout dans le cas des employés (occasionnels) qui sont payés en arrérages;
  • les rajustements de salaire ou de traitement applicables à la période de paye qui précède la date du décès (y compris le jour du décès) lorsque la convention collective ou tout autre document d'autorisation a été signé avant la date du décès;
  • les rajustements de salaire et de traitement (y compris les heures supplémentaires) faisant suite à une promotion autorisée avant la date du décès; et

Ces paiements font partie de la rémunération de l'employé pour l'année d'imposition au cours de laquelle il est décédé, quelle que soit la date de leur versement. Ils doivent faire l'objet de retenues d'impôt à la source et être portés sur la formule T4/TP4 établie à l'ordre du défunt.

4.2.2 Sommes comprises dans le revenu de la succession ou du bénéficiaire

Ces sommes comprennent :

  • le salaire ou le traitement (y compris les rajustements) payé à l'égard de la période entre la date du décès et la fin du mois;
  • l'indemnité de cessation d'emploi (y compris les rajustements) payable à la suite de la signature d'une convention collective ou de tout autre document d'autorisation;
  • un remboursement des cotisations de pension.

L'impôt sur le revenu doit être retenu à la source au taux prescrit pour les paiements forfaitaires.

Les sommes comprises dans le revenu du défunt doivent être portées sur la formule T4/TP4 applicable à l'année du décès. Lorsque le versement est fait au cours de l'année suivant l'année du décès, la T4/TP4 doit être modifiée afin de rendre compte de tous les gains pour l'année du décès.

Toutefois, les sommes incluses dans le revenu de la succession ou du bénéficiaire doivent figurer sur la formule T4A/TP4A émise pour l'année pendant laquelle elles ont été payées à l'exception de un remboursement des cotisations de pension ci-dessous qui doit figurer sur le feuillet Relevé 2 dans le cas des résidents du Québec. Par conséquent, les formules T4A/TP4A ne doivent pas être modifiées lorsque le paiement est effectué au cours de l'année suivant l'année du décès.

Lorsque certains paiements tels que soulignés à l'appendice A sont versés directement au conjoint survivant, la partie correspondant à la rémunération du défunt pour les derniers 365 jours de service avec traitement plein est exempte d'impôt, jusqu'à concurrence de 10 000 $. Dans les cas semblables, deux mouvements d'entrée peuvent être requis : un pour le montant exempt d'impôt et un autre pour le montant restant duquel les retenues d'impôt applicables doivent être prélevées.

4.2.3 Sommes non imposables

Les paiements ci-dessous non imposables, ne constituent pas des gains et ne figurent pas sur les formules T4/TP4 ou T4A/TP4A :

  • prestations supplémentaires de décès (PSD);
  • rajustements rétroactifs de montants compris dans le revenu du défunt (salaires, congés accumulés, etc.), lorsque la convention collective ou tout autre document d'autorisation a été signé après la date du décès.

4.2.4 Identification des paiements aux fins de l'impôt sur le revenu

Conformément aux exigences relatives à l'impôt sur le revenu, le bureau de paye devra, dans les plus bref délais, après le décès d'un employé, envoyer les états de rémunération appropriés. En effet, les formules T4 et les Relevés 1 et 2 devront être émis au nom de l'employé décédé et, par conséquent, une formule T4A et un Relevé 1 et 2 devront être émis au nom du bénéficiaire pour les sommes d'argent payées à la veuve ou au veuf ou à la succession de l'employé décédé. Le formules (MAS-7744) et (MAS-7743) utilisées auparavant par les bureaux de paye ne seront plus nécessaires.

Les bureaux de paye doivent envoyer seulement les copies du T4, T4A, Relevé 1 et Relevé 2 nécessaires pour l'employeur et la succession de l'employé.

Les copies pour Revenu Canada et Revenu Québec doivent être retenues et envoyées avec les autres formules, à la fin de l'année d'imposition (c.-à-d. en février). Ces copies sont nécessaires étant donné qu'elles contiennent des informations qui ne sont pas enregistrées sur la bande magnétique envoyée aux bureaux des ministères du Revenu.

Veuillez prendre note que dans les circonstances précitées les formules d'état de rémunération de l'année précédente doivent être utilisées si les formules de l'année courante ne sont pas encore disponibles.

À la fin de l'année civile, lorsque les états de rémunération (T4, T4A, Relevé 1 et Relevé 2) sont émis automatiquement par les divers systèmes de paye d'ASC, au nom de l'ancien employé, les bureaux du personnel devront, dès réception desdits états de rémunération, détruire ces documents.

Grâce à ces formules, le bénéficiaire du défunt pourra remplir ces déclarations d'impôt sans délai.

4.3 Autres retenues obligatoires

4.3.1 Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime des rentes du Québec (RRQ)

Ces cotisations ne doivent être prélevées que des sommes qui font partie du revenu du défunt. Ce revenu comprend les rajustements rétroactifs prévus à la suite de la signature d'une convention collective ou de tout autre document d'autorisation signé avant la date du décès.

Il est à remarquer qu'aucune retenue n'est effectuée lorsque la convention collective ou tout autre document d'autorisation est signé après la date du décès.

4.3.2 Assurance-chômage

Les primes ne doivent être prélevées que du salaire ou du traitement payable jusqu'à la date du décès inclusivement. Les rajustements rétroactifs s'appliquant à ces montants ne sont pas assurables aux termes du Règlement sur l'assurance-chômage.

4.3.3 Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP)/Loi sur les prestations de retraite supplémentaires (LPRS)

Les cotisations doivent être prélevées du salaire ou du traitement payable jusqu'à la date du décès inclusivement, ainsi que des rajustements, tels que décrits à la note 2 de l'appendice C.

4.3.4 Prestations supplémentaires de décès (PSD)

Les retenues doivent être prélevées du traitement payé à l'égard du mois de décès ainsi que des rajustements, tels que décrits à la note 2 de l'appendice C.

5. Paiement effectué en vertu d'une procuration

L'expression « procuration » désigne une autorisation écrite, signée par une personne à qui une dette est due, autorisant une autre personne nommée dans la procuration à recevoir des sommes d'argent exigibles en vertu de la dette et à émettre un reçu et une décharge valides à l'égard de ces sommes.

Aucune procuration ne doit être reconnue ou exécutée si elle a trait aux traitements ou aux salaires, ou aux prestations de pension de retraite, sauf lorsqu'il s'agit d'une autorisation de verser la totalité ou une partie d'une pension ou d'une rente payable en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada, ou en vertu de toute autre loi semblable, à un régime de retraite que le ministère du Revenu national considère comme un régime enregistré d'épargne-retraite aux termes de la Loi de l'impôt sur le revenu.

6. Paiement effectué conformément à une cession des dettes de l'État

Le terme « cession » désigne le transfert de tout droit, titre et intérêt afférent à une dette due par l'État, effectué par le cédant au cessionnaire conformément à la partie IX de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et au règlement établi en vertu de ladite loi par le CP 1962-196 du 15 février 1962, tel que modifié.

La cession doit être le transfert du montant global dû au cédant; on ne peut céder une fraction seulement de la dette.

Le terme « cession » ne s'applique pas à une instruction donnée dans une procuration, par un créancier de l'État, de payer la somme à une autre personne. Il ne s'applique pas non plus aux autorisations de retenue sur les salaires, indemnités ou autres paiements, ni à la procédure de compensation utilisée pour recouvrer les dettes envers la Couronne.

L'article 68(5) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) interdit la cessation des traitements, des salaires ou des allocations.

7. Saisie-arrêt

Voir la Politique révisée sur la saisie-arrêt.

8. Ordre de priorité des retenues

Si, pour un motif quelconque, un employé n'a pas droit à une rémunération suffisante au cours d'une période de paye pour couvrir toutes ses retenues courantes autorisées, il faut se conformer à l'ordre de priorités suivant pour effectuer les retenues :

Montants dus à la Couronne

  • Paiements en trop au titre des traitements, y compris les paiements pour un congé non accumulé
  • Amendes sanctionnant des retards, etc.
  • Loyers et autres avantages accessoires
  • Avances et prêts accordés sur les deniers publics
  • Frais de stationnement
  • Autres dettes recouvrables aux termes de l'article 156(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques ou par compensation sur autorisation du débiteur et approbation du receveur général.

Retenues exigées en vertu d'une loi fédérale

  • Régime de pensions du Canada/Régime des rentes du Québec
  • Pension de retraite : montants arriérés et en cours
  • Prestations de décès
  • Assurance-chômage
  • Impôt fédéral sur le revenu en vertu des règlements de l'impôt sur le revenu (en cours, y compris l'impôt provincial, lorsqu'il y a un accord fédéral-provincial de recouvrement et arrérages

Impôt provincial

  • Impôt sur le revenu – Province de Québec.

Cotisations obligatoires dues aux agents négociateurs de la fonction publique

Primes des régimes d'assurance-hospitalisation et d'assurance chirurgicale et médicale

  • Assurance-hospitalisation et assurance-maladie des provinces ou assurance-hospitalisation (hors du Canada)
  • Régime d'assurance collective chirurgicale et médicale de la fonction publique (RACCM)

Soutien des personnes à charge

Primes d'assurance-vie et autres formes d'assurance

  • Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP)
  • Assurance-invalidité
  • Assurance du service civil
  • Assurance des anciens combattants
  • Mutuelle du service civil

Dettes personnelles et dettes diverses

  • Hypothèques de la SCHL sur les habitations à Gander
  • Sociétés et coopératives de crédit reconnues;
  • Rentes sur l'État canadien
  • Obligations d'épargne du Canada
  • Cotisations facultatives aux associations d'employés
  • Association récréative du service civil d'Ottawa
  • Dons aux œuvres de bienfaisance

9. Autochtones à l'emploi du gouvernement fédéral

9.1 Impôt sur le revenu

Les Autochtones travaillant dans des réserves ne sont pas assujettis aux retenues pour fins d'impôt fédéral ou provincial. Par contre, pour ceux qui ne travaillent pas dans des réserves, les retenues applicables aux fins de l'impôt fédéral et provincial sont effectuées.

9.2 Régime de pensions du Canada (RPC) et Régie des rentes du Québec (RRQ)

Les Autochtones qui travaillent dans des réserves et qui versent des cotisations en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) sont assujettis aux retenues aux fins du Régime de pensions du Canada. Les Autochtones qui travaillent dans les réserves du Québec cotisent également à la Régie des rentes du Québec.

Les Autochtones qui travaillent dans des réserves mais qui ne versent pas de cotisations en vertu de la LPFP ne sont admissibles ni au Régime de pensions du Canada ni à la Régie des rentes du Québec.

Les Autochtones qui travaillent ailleurs que dans des réserves cotisent soit au Régime de pensions du Canada soit à la Régie des rentes du Québec selon le cas, qu'ils versent ou non des cotisations en vertu de la LPFP.

9.3 Assurance-chômage

Les Autochtones à l'emploi du gouvernement fédéral sont assujettis aux retenues aux fins de l'assurance-chômage.

9.4 Pension de retraite

Les cotisations au chapitre des pensions de retraite ne sont retenues que dans le cas d'employés admissibles en vertu de la LPFP.

9.5 Prestations de décès

Les cotisations au chapitre des prestations de décès ne sont retenues que dans le cas d'employés admissibles en vertu de la LPFP.

10. Retenue d'impôt à l'égard de la prime versée sous les régimes d'AI et AILD

Aux fins de l'impôt sur le revenu, l'employé qui devient invalide peut demander une estimation des primes qu'il a versées depuis son adhésion au régime. Il incombe au bureau du personnel de lui fournir cette information.

L'appendice A de ce chapitre présente un tableau de tous les taux de primes en vigueur depuis que les régimes ont commencé.

Remarques :

Aux fins de l'assurance-invalidité, le terme traitement s'entend au sens énoncé dans la partie II de la Loi sur la pension de la fonction publique (prestations supplémentaires de décès). Par conséquent, une augmentation rétroactive n'entre en vigueur que le premier jour du mois suivant celui au cours duquel le changement de salaire a été autorisé (salary).

Pour plus de renseignements, voir le Guide sur l'administration des régimes d'assurance.


Appendice A

Taux de primes
Assurance-invalidité
1er novembre 1970 au 31 mars 1973 0,05 $ par tranche de 250 $
1er avril 1973 au 31 décembre 1973 0,0675 $ par tranche de 250 $
1er janvier 1974 au 31 mars 1980 0,10 $ par tranche de 250 $
1er avril 1980 au 31 mars 1988 0,095 $ par tranche de 250 $
1er avril 1988 0,11 $ par tranche de 250 $

*Congés de primes (AI)
du 1er novembre 1979 au 31 mars 1980
du 1er juin 1982 au 30 septembre 1982

Taux de primes
Assurance-invalidité de longue durée
1er mai 1968 au 31 décembre 1973 0,05 $ par tranche de 250 $
1er janvier 1974 au 30 juin 1975 0,0675 $ par tranche de 250 $
1er juillet 1975 au 31 août 1979 0,12 $ par tranche de 250 $
1er septembre 1979 au 30 novembre 1981 0,11 $ par tranche de 250 $
1er décembre 1981 au 28 février 1984 0,105 $ par tranche de 250 $
1er mars 1984 au 31 mars 1986 0,08 $ par tranche de 250 $
1er avril 1986 0,065 $ par tranche de 250 $

*Congés de primes (AILD)
du 1er décembre 1981 au 31 mai 1982
du 1er mars 1984 au 30 septembre 1985

*COMMENTAIRE: Les adhérents au régime n'ont pas eu à payer de primes pendant les périodes de ces congés de primes s'ils étaient membres immédiatement avant la date d'entrée en vigueur de ces congés de primes.

Formule de base

Traitement annuel (arrondi à un multiple de 250 $)
x par le taux de contribution en vigueur ¸ 250 $
= le taux mensuel de contribution

Exemple

Le 1er février 1973 traitement 29 898 $
Arrondi au multiple supérieur de 250 $ le plus proche = 30 000 $

Le coût pour traitement 30 000 $ x 0,05 = 6 $
250 $

Appendice B

Formulaires pertinents

Formulaires pertinents
Titre du formulaire Numéro du formulaire Publié par Distribué par no de tél.
no de télécopieur
AFPC pièce d'identité AFPC 26 R02-89 AFPC SCT 613-952-2982
613-957-4190
Avis de modification de l'affiliation syndicale 7540-21-878-4944
TBC-CTC 340-8
(Rév. 5/88)
SCT MAS 613-957-1097
613-954-1424
Demande de remboursement des cotisations de l'AFPC DSS/MAS 2595
(Rév. 10/88)
MAS « Formules décentralisées »
imprimées sur demande; communiquer avec la gestion des formules ou les services des achats.

Appendice C

Retenues à la source sur les paiements après décès

Abréviations

RPC - Régime de pensions du Canada
RRQ - Régime des rentes du Québec
A.C. - Assurance-chômage
LPFP - Loi sur la pension dans la fonction publique
CPRS - Compte de prestations de retraite supplémentaires
Cor - En cours
Arr - Arrérages
PSD - Prestations supplémentaires de décès

Retenues à la source sur les paiements après décès
Types de gains RPC   Retenues LPFP/CPRS   Gains Formules
Impôt RRQ A.C. Cour Arr PSD À visant d'impôt
1) Salaire ou traitement jusqu'à la date du décès, inclusivement Oui Oui Oui Oui Note 1 Oui Défunt T4/TP4
2) Rajustements rétroactifs apportés au salaire ou au traitement jusqu'à la date du décès, inclusivement Note 2 Note 2 Non Oui Notes
1 & 2
Note 2 Défunt
Note 2
T4/TP4
3) Salaire ou traitement après la date du décès jusqu'à la fin du mois du décès Note 3 Non Non Non Non Oui Le bénéficiaire ou la succession T4A/TP4A
4) Rajustements rétroactifs du salaire ou du traitement après la date du décès jusqu'à la fin du mois du décès Note 3 Non Non Non Non Note 2 Le bénéficiaire ou la succession T4A/TP4A
5) Congés accumulés et d'ancienneté (paye de vacances) Oui Oui Non Non Non Non Défunt T4/TP4
6) Rajustements rétroactifs de congés accumulés et d'ancienneté Note 2 Note 2 Non Non Non Non Défunt Note 2 T4/TP4
7) Remboursement de la réduction de l'employeur pour les cotisations A.C. Oui Oui Non Non Non Non Défunt T4/TP4
8) Indemnité de cessation d'emploi (rajustements rétroactifs compris) Note 3 Non Non Non Non Non Le bénéficiaire ou la succession T4A/TP4A
9) Remboursement des cotisations de pension Oui Non Non Non Non Non Le bénéficiaire ou la succession T4A/TP4A
  • Note 1 Les arrérages en vertu de la LPFP et au titre du CPRS ne sont retenus à l'égard du mois du décès que si le décès a eu lieu le dernier jour du mois.
  • Note 2 Les retenues ne sont effectuées que si la convention collective ou tout autre document d'autorisation a été signé avant la date du décès. Autrement, les paiements ne doivent faire l'objet d'aucune retenue et ne sont pas compris dans le montant figurant sur la T4/TP4.
  • Note 3 Les retenues sont effectuées au taux prescrit pour les paiements forfaitaires, exception faite des paiements versés au conjoint survivant dont une partie correspondant à la rémunération de l'employé pour les derniers 365 jours de service avec plein traitement est exemptée d'impôt jusqu'à concurrence de 10 000 $.
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