Archivée [2009-04-01] - Avance de salaire d'urgence

La politique qui suit s'applique aux organismes dont le nom apparaît dans l'Annexe I, Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).

Les employeurs distincts (Annexe I, Partie II de la LRTFP) sont invités à adopter une politique similaire.

La politique ne s'applique pas en période de grève. Les procédures concernant le paiement des employés en cas de grève seront fournies selon les exigences de la situation.

Le présent article autorise les ministères employeurs à demander des avances de salaire d'urgence pour les employés qui n'ont pas reçu de chèque de paye régulier le jour de paye officiel; il établit une norme de rapidité pour l'émission du premier chèque de paye des nouveaux employés; et confie aux ministères la tâche de prendre les mesures voulues lorsque les normes ne sont pas respectées dans le cadre du processus normal de paye.

Les employés ne sont pas tenus de faire une demande d'avance de salaire d'urgence (ASU). Toutefois, s'ils refusent une ASU lorsque l'offre leur en est faite, le ministère n'est pas obligé d'en faire une. Il faudra cependant que ce refus soit documenté afin d'établir clairement que la décision a été prise par les employés.

La rémunération à laquelle les employés ont droit doit leur être versée dans un délai raisonnable. On préparera une ASU :

• Pour les employés dont la rémunération comporte des arrérages : à la nomination initiale, à la réaffectation après un congé non payé ou toute autre interruption de traitement; le paiement pour le travail accompli pendant la première période de paye de deux (2) semaines est dû dès la fin de la deuxième période de paye de deux (2) semaines et, par la suite, à des intervalles de deux (2) semaines.

Exemple :

Employé porté à l'effectif le 2 juin 2003 : le premier chèque supplémentaire doit être disponible le 18 juin 2003, pour la période du 2 au 4 juin 2003, et les chèques ultérieurs toutes les deux (2) semaines par la suite.

• Pour les employés rémunérés selon le régime de paye courant : à la nomination initiale, à la réaffectation après un congé non payé ou toute autre interruption de traitement; le paiement pour la première période de paye de deux (2) semaines est dû dans les dix (10) jours ouvrables du début de l'emploi et, par la suite, le jour de paye régulier.

Exemple :

Employé porté à l'effectif le 2 juin 2003 : le premier chèque supplémentaire doit être disponible au plus tard le 13 juin 2003, pour la période du 2 au 4 juin 2003; les chèques ultérieurs à chaque jour de paye par la suite.

En cas de perte de chèques avant qu'ils aient été remis aux employés, les bureaux de paye de TPSGC sont autorisés à émettre de nouveaux chèques. Les ministères doivent alors communiquer avec le Bureau régional de TPSGC pour s'entendre à ce sujet.

Remarque : Un chèque est censé avoir été livré aux employés une fois qu'il leur a été remis, déposé selon le service de dépôt direct ou une fois qu'on a donné suite à leurs instructions concernant la remise (par exemple, le dépôt bancaire par la poste, etc.).

L'émission d'une ASU doit se faire conformément aux règles suivantes :

• Les ASU ne doivent être versées que pour remplacer la paye régulière; elles ne s'appliquent pas au versement d'indemnités, aux paiements rétroactifs ni aux paiements d'heures supplémentaires.
• Le versement d'une ASU avant le jour de paye régulier d'un employé ou l'utilisation de ces avances à titre de prêts, sont strictement interdits.
• Le montant d'une ASU devrait être calculé en fonction du traitement net approximatif d'un employé pour la période en question, mais il ne devrait jamais dépasser les deux tiers (2/3) de son traitement brut pour ladite période.

Exemple 1 (où l'employé a déjà reçu un salaire net avant la période de CNP)

Le salaire brut par période de paye est de 1 634,97 $
Le salaire net par période de paye est de 441,97 $
2/3 x 1 634,97 $ = 1 089,98 $
L'employé recevra une ASU de 441,97 $

Exemple 2

Le salaire brut par période de paye est de 2 234,55 $
Le salaire net par période de paye est de 1 500,07 $
2/3 x 2 234,55 $ = 1 489,70 $
L'employé recevra une ASU de 1 489,70 $

• Les ASU doivent être demandées au Receveur général; les comptes bancaires des ministères peuvent aussi être utilisés à cette fin.
• Il incombe au ministère de recouvrer les ASU; ce recouvrement constitue une imputation prioritaire sur le premier versement de traitement régulier qui suit; il ne doit jamais être échelonné sur une période de temps.

C'est à l'agent demandeur qu'il incombe de déterminer la méthode de recouvrement d'une ASU :

• En obligeant l'employé à faire un remboursement comptant (par chèque ou mandat) dès la réception du chèque de paye régulier (les avances sont censées être recouvrées sur les chèques couvrant la rémunération pour la même période que celle visée par l'avance) ou
• En autorisant la retenue du plein montant de l'avance sur le prochain chèque de paye régulier de l'employé.
• Les ASU constituent des avances comptables conformément aux dispositions énoncées à l'article 38 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et, le cas échéant, peuvent être recouvrées sur toute somme d'argent payable (y compris les prestations d'assurance-emploi et les pensions de retraite) au destinataire de l'avance ou à la succession de cette personne, par compensation, conformément au paragraphe 38(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Aucune ASU ne sera faite :

• En cas d'absence ou de retard des mouvements de dépôt direct : ces cas doivent être réglés conformément à l'article 9 des Règlements sur le dépôt direct.
• En cas de perte, de vol ou de destruction de chèques après qu'ils ont été remis à un employé : ces cas doivent être réglés conformément à l'article 7 du Règlement sur l'émission des chèques, 1997.

Lorsqu'une ASU est versée au cours d'une année d'imposition et que le remboursement est fait l'année suivante, l'employé peut demander un feuillet T4-A et un Relevé 2 supplémentaire pour le montant de l'avance en question, à condition que ces documents n'aient pas été émis par le bureau de paye habituel pour l'année au cours de laquelle l'avance a été versée.

Lorsque le bureau du personnel demande des relevés d'impôt sur le revenu modifiés de la Section des services financiers du ministère, celle-ci doit demander au bureau de paye habituel une confirmation qu'un feuillet T4-A et un Relevé 2 supplémentaire n'ont pas été émis. La Section des services financiers du ministère qui a émis l'ASU doit fournir ces relevés à l'employé si le bureau de paye habituel ne les a pas émis.

Sur réception desdits documents, le ministère employeur en fournira une photocopie au bureau de paye habituel, ainsi qu'une photocopie des relevés et du reçu ou d'une autre preuve du remboursement de l'ASU et demandera que les gains de l'année courante soient rajustés.

Aucun rajustement ne sera fait aux retenues d'impôt de l'année courante.

Comme les retenues au titre du RPC, du RRQ et de l'AE ne sont pas faites sur les ASU, l'Agence des douanes et de revenu du Canada demandera le paiement des cotisations impayées à ces comptes. Le bureau de paye qui a délivré l'ASU devra transmettre ces renseignements afin que le bureau de paye habituel puisse prendre les mesures de recouvrement nécessaires.