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Politique sur l'assistance scolaire pour les enfants d'employés - Chapitre 7-3

1. Date de mise en vigueur

Le présent document présente le texte de la politique revisée en avril 1995. Il annule les circulaires du Conseil du Trésor 1972-134 et 1987-29 ayant trait aux langues officielles et remplace la version de cette politique émise le 1er avril 1993.

2. Objectif de la politique

Aider les employés à assumer les coûts exceptionnels qu'ils doivent engager pour permettre à leurs enfants de fréquenter un établissement d'enseignement public.

3. Énoncé de la politique

  1. Le gouvernement a pour politique de rembourser les frais engagés par l'employé et qui sont précisés dans cette politique, lorsque :
    1. les enfants de l'employé n'ont pas droit à la gratuité de l'enseignement public dans un établissement d'enseignement public convenable, parce que l'employé travaille et réside sur des terres non assujetties à des taxes municipales; ou
    2. à l'endroit au Canada où l'employé est affecté, il n'existe aucun établissement d'enseignement public convenable offrant des cours dans la langue officielle de ses enfants;

      et quand de l'avis de l'administrateur général

    3. il n'existe aucun établissement d'enseignement convenable dirigé par le gouvernement du Canada ou d'autres organismes, que peuvent fréquenter les enfants de l'employé, sans frais pour ce dernier; ou
    4. les frais engagés par l'employé pour envoyer ses enfants dans un établissement d'enseignement convenable ne sont pas payés par les organismes municipaux, provinciaux ou territoriaux compétents ou en vertu d'une autre politique.
  2. Le montant maximal des dépenses pouvant être remboursées à l'employé, par année scolaire, par enfant, se limite à la moindre des sommes suivantes : soit 5 500 $ ou le montant des dépenses admissibles qui seraient normalement engagées si l'enfant fréquentait l'établissement d'enseignement convenable que l'administrateur général juge acceptable.
  3. (c) Les dépenses admissibles peuvent être engagées auprès des autorités scolaires ou remboursées à l'employé, sur présentation d'une preuve de paiement.

4. Champ d'application

La présente politique s'applique à tous les employés de la fonction publique au sens de l'annexe I de la partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et aux membres de la Gendarmerie royale du Canada.

La présente politique ne s'applique pas aux employés en poste à l'étranger. Dans leur cas, c'est la partie V des Directives sur le service extérieur qui s'applique.

5. Exigences de la politique

Note : Les définitions décrites à l'appendice A s'appliquent à l'ensemble de la politique.

5.1 Frais de scolarité

Lorsque l'établissement d'enseignement convenable exige le paiement des frais de scolarité pour l'admission d'un étudiant non-résident, l'administrateur général ne doit pas rembourser un montant plus élevé que celui demandé par les autorités scolaires pour un étudiant non-résident.

5.2 Transport

L'administrateur général peut, dans les circonstances suivantes, fournir une aide financière pour le transport journalier entre l'établissement d'enseignement et la résidence : lorsqu'il n'est pas assuré par les autorités scolaires et que l'établissement d'enseignement est situé à plus de huit kilomètres de la résidence de l'enfant, et que le coût dépasse 3 $ par mois par enfant ou 5 $ par mois pour deux enfants ou plus de la même famille. L'aide financière prend les formes suivantes :

  1. le remboursement du coût de l'utilisation d'un service de transport en commun régional qui dépasse les limites susmentionnées;
  2. le transport sous forme d'un véhicule nolisé, d'un taxi ou d'un véhicule appartenant à l'État; l'employé est alors tenu de contribuer financièrement dans les limites susmentionnées. La perception de ces droits est suspendue lorsque l'enfant s'est absenté de l'école pour une raison valable pendant au moins deux semaines; ou
  3. lorsqu'aucun des moyens de transport susmentionnés n'est disponible, et à condition que l'employé en fasse la demande et que l'administrateur général l'approuve, une indemnité de kilométrage journalière, équivalant à la distance aller-retour, entre la résidence et l'établissement d'enseignement, multipliée par le taux de voyage demandé par l'employé, conformément à la Directive sur les voyages d'affaires, et applicable à chaque journée au cours de laquelle l'employé va reconduire et chercher ses enfants à l'établissement d'enseignement.

5.3 Frais de pension et de logement

  1. L'administrateur général n'autorise le remboursement des frais de pension et de logement que :
    1. lorsqu'il n'existe pas de transport journalier;
    2. lorsque les frais sont inférieurs à ceux du transport journalier; ou
    3. lorsque le transport journalier n'est pas possible en raison du temps, de la distance ou de la nature du terrain.
  2. Avant d'autoriser le remboursement des frais de repas, l'administrateur général devrait prendre en considération les frais de nourriture que devrait normalement débourser l'employé si l'enfant habitait chez lui.

5.4 Frais de voyage

Lorsque l'administrateur autorise le remboursement des frais de pension et de logement ailleurs qu'au lieu de résidence de l'employé, ce dernier a droit au remboursement des frais de voyage admissibles quand l'enfant retourne au lieu de résidence de l'employé durant un congé scolaire. Les dépenses admissibles correspondent aux frais de voyage raisonnables effectivement engagés pour l'enfant pour deux voyages aller-retour par année scolaire entre le lieu de travail de l'employé et l'établissement d'enseignement convenable. Si l'employé a choisi d'envoyer l'enfant dans un établissement autre que l'établissement d'enseignement convenable, l'administrateur général ne doit rembourser que les frais de voyage calculés comme si l'enfant fréquentait l'établissement d'enseignement convenable.

5.5 Frais de cours particuliers

5.5.1 Matières

L'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de cours particuliers :

  1. lorsque le niveau de scolarité de l'enfant est inférieur à celui du nouvel établissement scolaire qu'il fréquente et lorsque, de l'avis des autorités scolaires, cette lacune est directement imputable aux affectations antérieures du parent de l'enfant;
  2. lorsque les matières qui n'étaient pas normalement offertes dans l'établissement scolaire fréquenté auparavant par l'enfant, sont désormais offertes dans le nouvel établissement d'enseignement;
  3. lorsque les matières normalement offertes dans le programme d'études des établissements d'enseignement de la province ou du territoire de résidence de l'enfant ne le sont pas dans l'établissement d'enseignement que l'enfant doit fréquenter.

5.5.2 Langues officielles

Lorsqu'il existe un établissement d'enseignement convenable, dont le programme d'études n'est offert que dans la seconde langue officielle de l'enfant, et que l'employé décide d'envoyer son enfant dans cet établissement, l'administrateur général peut, dans certains cas, rembourser les frais de cours supplémentaires ou de professeurs particuliers dans la langue officielle utilisée dans l'établissement d'enseignement. L'employé doit toutefois prouver que les autorités scolaires locales de son lieu de résidence ont fait passer un examen à l'enfant avant ou après l'affectation et qu'elles sont d'avis qu'avec des cours particuliers, le niveau scolaire de l'enfant ne sera pas compromis.

5.6 Autres frais

L'administrateur général peut autoriser le remboursement des droits, des dépenses et des frais occasionnés par les cours, l'enseignement, les services, les programmes, l'achat de livres et de matériel normalement fournis sans frais supplémentaires à la famille, dans le cadre du programme d'études de la province ou du territoire de résidence, mais non fournis par l'établissement d'enseignement que fréquente l'enfant.

5.7 Paiement des frais dans le Territoire du Yukon

Les administrateurs généraux des ministères ayant des employés qui résident dans le Territoire du Yukon doivent conformément au Décret du conseil 1962-17/1371 payer au gouvernement du Yukon 350 $ par année scolaire à l'égard de chaque enfant d'un fonctionnaire fédéral occupant un logement non imposable, qui fréquente une école dirigée par le gouvernement du Yukon; ce paiement est appliqué au fonctionnement et à l'entretien de l'établissement d'enseignement.

6. Surveillance

Les administrateurs généraux doivent tenir des dossiers sur tous les cas d'aide à l'éducation offerte aux employés pour leurs enfants d'âge scolaire et être en mesure de présenter, sur demande, un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor.

7. Références

7.1 Autorité

Cette politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

7.2 Publication du Conseil du Trésor

Directives sur le service extérieur, partie V, Directive sur les voyages.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente politique devraient être adressées aux agents responsables à l'administration centrale du ministère, qui achemineront les questions relatives à l'interprétation de la politique :

Pour les employés résidant sur des terres non assujetties à des taxes municipales, au :

Groupe de la sécurité, de la santé et des services aux employés
Division des relations de travail et de la classification
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5, ou

Pour les employés affectés dans des endroits où leurs enfants n'ont pas la possibilité de fréquenter un établissement d'enseignement public convenable offrant des cours dans la langue officielle des enfants, à la :

Direction des langues officielles et de l'équité en emploi
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5


Appendice A - Lexique

autorités scolaires (school authority)
commission, conseil ou autre organisme ayant le pouvoir voulu pour percevoir des taxes afin de faire face aux frais de fonctionnement et d'entretien d'une école;
enfant d'âge scolaire (school-age child)
enfant entièrement à la charge financière de l'employé (normalement déclaré comme personne à charge aux fins de l'impôt sur le revenu) et qui, au début de l'année scolaire, remplit les conditions requises à l'enseignement public gratuit dans la province ou territoire de résidence de l'employé;
enseignement public (public education)
toutes les étapes de l'enseignement dans la langue officielle appropriée qui mènent au niveau d'entrée à l'université dans la province ou le territoire de résidence de l'employé;
établissement d'enseignement convenable (adequate educational facilities)
établissement fournissant à des enfants d'âge scolaire un programme d'études conforme au programme d'enseignement public de la province ou du territoire de résidence, le moins coûteux et le plus proche du lieu de travail de l'employé.