Annulée [2006-11-01] - Politique sur les voitures de fonction

La présente politique renferme des directives et des conseils modernes et uniformes à l’intention des ministères et organismes pour assurer la gestion de leurs véhicules de fonction. Ce document regroupe et remplace les directives antérieures du Conseil du Trésor à ce sujet.
Modification : 2006-01-19

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Avis au lecteur : À compter du 1er novembre 2006, ce document n'a plus de valeur exécutoire. Il a été archivé et demeure disponible en direct uniquement pour des fins de documentation. Un nouvel é ventail des politiques sur la gestion des actifs et services acquis est maintenant en vigueur.

1. Date d'entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1er juin 2002.

2. Préface

La présente politique renferme des directives et des conseils modernes et consistants à l'intention des ministères et organismes pour assurer la gestion de leurs véhicules de fonction. Ce document remplace les directives antérieures du Conseil du Trésor à ce sujet.

3. Objectif

La présente politique a pour objectif d'assurer, dans la gestion du parc des voitures de fonction, l'économie, la prise en considération des aspects environnementaux, l'équité et la probité, tout en répondant aux besoins des utilisateurs autorisés.

4. Énoncé

Le gouvernement a pour politique :

  • de s'assurer que l'achat des voitures fournies aux ministres, ministres d'État, secrétaires d'État, sous-ministres et hauts fonctionnaires admissibles vise principalement à leur permettre de s'occuper des affaires du gouvernement;
  • que les ministres, ministres d'État, secrétaires d'État, sous-ministres et hauts fonctionnaires admissibles soient autorisés à faire un usage personnel de la voiture qui leur est assignée lorsque celle-ci n'est pas requise pour remplir des fonctions officielles.

5.Application

5.1 La présente politique s'applique aux ministères et aux organismes mentionnés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.Elle ne concerne pas les sociétés d'État.

5.2 La présente politique remplace tous les documents suivants :

  • les circulaires 1978-16, 1985-2 et 1987-34, telles que modifiées
  • la lettre de décision du CT 772116 en date du 4 septembre 1980
  • la lettre de décision du CT 816305 en date du 16 mai 1991
  • la lettre de décision du CT 824435 en date du 6 août 1996
  • la lettre du SCT en date du 11 décembre 1997 intitulée Politique relative aux voitures de la haute direction

6. Exigences

6.1 Utilisateurs autorisés

6.1.1 Les utilisateurs autorisés sont les ministres, les ministres d'État, les secrétaires d'État, les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles.

6.1.2 Les hauts fonctionnaires admissibles sont ceux qui satisfont à tous les critères suivants :

  • occuper un poste à temps plein de sous-ministre ou d'un niveau équivalent à DM-2 ou plus, ou recevoir un traitement supérieur à celui versé à ces niveaux;
  • occuper un poste d'administrateur général;
  • occuper le poste le plus élevé de l'organisme.

6.1.3 Le Secrétariat des priorités de gestion et du personnel supérieur (SPGPS) du Bureau du Conseil privé tient à jour une liste des hauts fonctionnaires qui peuvent faire un usage personnel d'une voiture de fonction. Le SPGPS informe les hauts fonctionnaires, lorsqu'ils deviennent admissibles ou ne le sont plus. La réaffectation à un poste ou à un niveau qui ne satisfait plus aux critères d'admissibilité entraîne la perte immédiate des privilèges à ce sujet.

6.1.4 Le Conseil du Trésor ou le gouverneur en conseil doit approuver les exceptions aux critères d'admissibilité.

6.2 Prix d'achat maximal autorisé

6.2.1 La formule établie par le Conseil du Trésor pour le calcul du prix maximal d'achat ou de location des voitures de fonction pour les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles est fondée sur l'indice des prix à la consommation produit par Statistique Canada. Les limites de prix d'achat ou de location des voitures de fonction destinées aux ministres, ministres d'État et secrétaires d'État sont fixées à l'aide de la formule utilisée pour les sous-ministres et les hauts fonctionnaires, plus 20 p. 100.

6.2.2 Ces limites seront rajustées chaque année (en juillet) en fonction de  « l'Indice de l'achat de véhicules automobiles » qui fait partie de l'indice des prix à la consommation du mois de mai. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) détermine le rajustement annuel et l'information est transmise par lettre au responsable des achats à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et au SPGPS du Bureau du Conseil privé.

6.2.3 Pour l'achat des voitures de fonction, les limites s'appliquent au prix réel payé, incluant les accessoires, les frais de livraison et de préparation, la taxe sur les produits et services (TPS) et/ou la taxe de vente harmonisée (TVH) et toutes les autres taxes et redevances applicables. Ces limites ne s'appliquent pas au supplément payé pour les nouveaux véhicules qui utilisent des carburants de remplacement. Elles s'appliquent toutefois lorsque le véhicule est loué.

6.2.4 Le prix maximal autorisé  doit inclure tout l'équipement facultatif offert par les fabricants même s'il est acheté après sa mise en marché. L'équipement se trouvant dans les voitures de fonction pour des raisons de sécurité ou pour exercer efficacement les fonctions officielles, tels les téléphones, les systèmes d'alarme ou de sécurité, les lampes de lecture, n'entre pas dans le calcul de ce prix.

6.2.5 Malgré les limites indiquées au paragraphe 6.2.1 pour une année donnée, les limites seront réduites de 15 p. 100 si la voiture est achetée en vue de remplacer un véhicule utilisé durant moins de trois ans ou ayant moins de 150 000 kilomètres au compteur. La période de trois ans débute à la date d'acceptation du véhicule livré par le concessionnaire. Les ministères informeront l'autorité contractante de TPSGC de cette date.

6.2.6 Les limites seront réduites de 15 p. 100 lorsque le coût du véhicule de remplacement choisi est supérieur au plus bas prix proposé que TPSGC a obtenu pour l'équipement et le modèle requis, selon la même méthode d'approvisionnement.

6.2.7 Les limites ne seront pas réduites si le véhicule choisi remplace un véhicule muni d'un moteur 6 ou 8 cylindres régulier alimenté par un carburant conventionnel (même si le véhicule remplacé a été acheté il y a moins de trois ans on n'a pas parcouru plus de 150 00 kilomètres.

6.2.8 Le Conseil du Trésor doit approuver les exceptions relatives au prix maximal autorisé.

6.3 Normes sur les voitures de fonction

6.3.1 Les normes concernant les voitures de fonction s'inspirent généralement des pratiques du secteur privé pour ce qui est du type, de la taille et de la qualité des véhicules achetés ou loués à des fins semblables. Les acheteurs et locateurs doivent faire preuve de prudence et probité lorsqu'ils acquièrent et utilisent des biens de l'État.

6.3.2 Les voitures de fonction doivent assurer un transport adéquat et rentable à des fins officielles tout en répondant, dans une certaine mesure, aux préférences et aux besoins personnels de leurs utilisateurs. Ces véhicules doivent, avant tout, respecter des normes élevées de fiabilité, de sûreté et de sécurité pour les utilisateurs.

6.3.3 Les voitures de fonction seront :

  1. munies d'un moteur hybride essence-électricité, s'ils sont disponibles auprès des constructeurs;
  2. munies d'un moteur pouvant être alimenté au gaz naturel, au gaz propane ou au mélange E-85, qui est disponible auprès des constructeurs, lorsque l'infrastructure de ravitaillement existe déjà ou est prévue;
  3. munies à l'usine d'un moteur 4 cylindres alimenté par un carburant conventionnel (essence ou diesel), qui émet moins de 4 200 kg de CO2 par année selon le Guide de consommation de carburant que publie Ressources naturelles Canada.

6.3.4 Les voitures de fonction doivent répondre aux besoins des personnes admissibles et entrer dans l'une des catégories suivantes : être des berlines à quatre portes intermédiaires ou plus petites, des familiales ou des mini-fourgonnettes. D'autres catégories de véhicules seront envisagées s'ils répondent aux exigences prévues aux paragraphes 6.2 et 6.3.3 a) ou b) ci-dessus.

6.3.5 Le Conseil du Trésor doit approuver les exceptions relatives aux normes sur les voitures de fonction.

6.4 Acquisition et utilisation

6.4.1 TPSGC a la responsabilité exclusive de l'achat des voitures de fonction. L'administration centrale de TPSGC se charge de toutes les transactions pour les voitures de fonction et les ministères doivent s'abstenir de discuter des modalités d'acquisition avec les concessionnaires.

6.4.2 TPSGC confirmera l'admissibilité du haut fonctionnaire pour qui la voiture ou l'assurance est demandée et vérifiera si le véhicule respecte les normes applicables définies précédemment.

6.4.3 Afin de contribuer à l'atteinte de l'objectif du gouvernement d'écologiser ses activités, les ministères doivent prendre des mesures pour entreprendre le remplacement des véhicules alimentés par des carburants conventionnels lorsqu'ils ont trois ans ou ont parcouru 150 000 km. Les ministères peuvent aussi choisir d'utiliser les principes d'établissement de coûts selon le cycle de vie pour déterminer quand il faut remplacer les véhicules hybrides et alimentés par des carburants de remplacement.

6.4.4 L'administration centrale de TPSGC doit acheter les voitures de fonction au meilleur prix possible et conformément aux pratiques d'achat énoncées dans la Politique sur les véhicules automobiles et la Loi sur les carburants de remplacement. Il est interdit d'échanger des véhicules et d'acheter des véhicules usagés parce que ce n'est pas rentable pour le gouvernement fédéral.

6.4.5 L'achat de voitures de fonction à partir des stocks des concessionnaires est généralement plus coûteux que par l'entremise des offres permanentes ministérielles de TPSGC. Il faut s'en abstenir si possible. Les demandes d'achats à partir des stocks des concessionnaires seront traitées conformément aux exigences de la Politique sur les véhicules automobiles.

6.4.6 S'il y a urgence ou si un retard est prévu dans la livraison d'un nouveau véhicule, il faudrait d'abord envisager de prolonger l'utilisation du véhicule à remplacer et ensuite d'utiliser un autre véhicule du ministère ou, en dernier recours, de louer une voiture jusqu'à ce que le fabricant livre le véhicule commandé.

6.4.7 Les ministères doivent prendre en considération les répercussions sur l'environnement de l'acquisition, de l'utilisation et de l'entretien des voitures de fonction. La Politique sur les véhicules automobiles contient une liste de contrôle pour la gestion d'un parc écologique afin de permettre aux ministères d'assurer une gestion responsable sur le plan écologique de leur parc automobile.

6.4.8 On utilisera dans la mesure du possible le mélange d'éthanol E-10 (90 p. 100 d'essence et 10 p. 100 d'éthanol) dans toutes les voitures de fonction munies de moteur à essence ordinaire.

6.4.9 On utilisera dans la mesure du possible le mélange d'éthanol E-85 dans tous les véhicules munis d'un moteur pouvant utiliser ce mélange.  Si ce mélange n'est pas disponible, il faut alors utiliser le mélange E-10 chaque fois qu'on peut en trouver.

6.5 Assurance

6.5.1 Malgré que la pratique usuelle du gouvernement soit « d'auto-assurer » les véhicules gouvernementaux, tous les véhicules automobiles fournis aux ministres, aux ministres d'État, aux secrétaires d'État, aux sous-ministres et aux hauts fonctionnaires admissibles doivent être entièrement protégés par une assurance commerciale pour usage tant officiel que personnel. TPSGC souscrira le montant d'assurance approprié.

6.5.2 La police d'assurance doit inclure, au minimum, la responsabilité civile, les dommages matériels, la garantie collision et la garantie tous risques que TPSGC estime appropriés. Les lignes directrices figurant à l'annexe A renferment la protection minimale proposée.

6.5.3 TPSGC assumera les coûts d'assurance au début de la période couverte et sera remboursé en conséquence par les ministères et les organismes appropriés à la fin de cette période. Les ministères et les organismes doivent assumer le coût des franchises de la police d'assurance.

6.6 Cartes de crédit pour le parc automobile

6.6.1 Les ministères sont tenus d'attribuer une carte de crédit à chaque véhicule afin de suivre la consommation de carburant ainsi que les coûts d'entretien et de réparation et afin d'établir une facturation mensuelle en bloc.

6.6.2 Seule la carte de crédit assignée à la voiture de fonction devrait être utilisée pour tous les achats de carburant, les réparations et l'entretien du véhicule.

6.6.3 Il faudrait composer le numéro 1-800 qui figure sur la carte pour demander de l'aide professionnelle avant que des réparations ne soient autorisées. Cela permettra de s'assurer que les réparations proposées, qui ne sont pas couvertes par des garanties du fabricant, sont requises et adéquatement consignées dans le système d'entretien du véhicule et que le meilleur rapport qualité-prix est obtenu auprès de l'installation de réparation. Dans des circonstances exceptionnelles où les réparations ne sont pas payées à l'aide de la carte de crédit, il faudrait signaler les réparations par téléphone en composant le numéro 1-800 le plus tôt possible. Un traitement prioritaire sera accordé aux véhicules consignés dans le système d'entretien des véhicules de l'émetteur de la carte au nom d'un ministre, d'un ministre d'État, d'un secrétaire d'État, d'un sous-ministre ou d'un haut fonctionnaire admissible lorsque l'installation de réparation utilisera le numéro 1-800 pour faire autoriser les réparations et l'entretien.

6.7 Aliénation

L'aliénation des voitures de fonction sera effectuée conformément à la Politique d'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne.

6.8 Usage personnel

6.8.1 Les ministres, les ministres d'État, les secrétaires d'État, les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles peuvent utiliser, à des fins personnelles, les voitures de fonction fournies par leur ministère ou leur organisme. Cependant, aux fins de la Loi de l'impôt sur le revenu, l'utilisation d'un véhicule ministériel pour des raisons autres que les fonctions officielles constitue normalement un avantage imposable.

6.8.2 Les personnes liées au bénéficiaire peuvent faire un usage personnel de la voiture de fonction, à condition qu'elle ne soit pas requise pour remplir des fonctions officielles et qu'elle soit protégée pour usage officiel et personnel selon un contrat d'assurance commerciale.

6.9 Avantages imposables

6.9.1 L'usage personnel d'un véhicule, tel que le définit l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), constitue un avantage imposable et doit être déclaré en tant que rémunération à l'ADRC.

6.9.2 Les utilisateurs d'une voiture de fonction qui choisissent d'en faire un usage personnel doivent signaler ce choix à leur ministère. Conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu, ils doivent tenir un registre de cet usage personnel et le rapporter de sorte que le ministère puisse déterminer et déclarer l'avantage imposable à titre de rémunération aux fins de l'impôt sur le revenu.

6.9.3 Les ministères doivent noter l'usage en kilomètres déclaré des utilisateurs afin de pouvoir calculer le montant de l'avantage imposable à consigner dans le système de rémunération.

6.10 Symboles du Programme de coordination de

l'image de marque

Les voitures de fonction ne porteront pas de symboles d'identification externes comme ceux indiqués à la section 3.1 du Programme de coordination de l'image de marque.

7.Responsabilités

7.1 L'administration centrale de TPSGC est responsable de l'achat de toutes les voitures de fonction, de la conformité aux politiques applicables du Conseil du Trésor et du maintien des contrats d'assurance commerciale passés avec des assureurs du secteur privé pour le parc automobile de fonction.

7.2 TPSGC est chargé d'appliquer les normes et les limites relatives aux voitures de fonction énoncées dans cette politique et de restreindre l'assurance aux véhicules assignés aux personnes admissibles. TPSGC mettra en œuvre des mesures administratives spécifiques afin qu'on ne déroge pas par inadvertance à certaines dispositions de cette politique et qu'on applique rigoureusement les normes pertinentes pour les voitures de fonction.

7.3 Le Bureau du Conseil privé (BCP) est chargé de tenir à jour la liste des personnes nommées par le gouverneur en conseil qui peuvent faire un usage personnel de leur véhicule de fonction. À chaque trimestre, le BCP fournira au Secrétariat et à TPSGC cette liste d'admissibilité aux voitures de fonction.

7.4 Conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu, le ministre, le ministre d'État, le secrétaire d'État, le sous-ministre ou le haut fonctionnaire admissible qui dispose d'un véhicule pour usage personnel reçoit un avantage imposable, doit tenir un registre de cet usage personnel et veiller à ce que le kilométrage combiné à des fins officielles et personnelles corresponde au kilométrage total du véhicule.

7.5 Au nom du Conseil du Trésor, le Secrétariat assure un leadership et une coordination pour veiller à ce que les voitures de fonction soient gérées en conformité avec la présente politique. Le Secrétariat élabore aussi les politiques connexes et en surveille l'application.

8. Suivi

8.1 Le Secrétariat évaluera l'efficacité de la présente politique, déterminera son application dans les ministères et la nécessité ou non de la réviser, par des communications continues et des travaux en comités réalisés avec les ministères, y compris la consultation du Comité de gestion du parc automobile. La présente politique sera évaluée au plus tard trois années après sa publication.

9.Références

9.1 La présente politique est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

9.2 Tous les ministères qui ont besoin de voitures de fonction devraient consulter les documents suivants.

De l'Agence des douanes et du revenu du Canada :

  • Le bulletin d'interprétation IT-63R5 : Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile qui découlent de l'usage personnel d'un véhicule à moteur fourni par l'employeur, et les versions révisées subséquentes de ce document
  • Le Guide de l'employeur T4130 sur les avantages imposables, chapitre 1 - Avantages et allocations relatifs aux automobiles

Du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

  • La Politique sur les véhicules automobiles, y compris l'application de la Loi sur les carburants de remplacement
  • La Politique sur la gestion du matériel
  • La Politique d'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne

Des ministères et organismes :

  • Les Lignes directrices à l'intention des cabinets de ministre

10. Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toutes les demandes de renseignements au sujet de cette politique à :

L'analyste principal de la politique
Division de la politique des biens immobiliers et du matériel
Direction des actifs et des services acquis
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Numéro de téléphone : (613) 957-2524
Numéro de télécopieur : (613) 957-2405


Annexe – Lignes directrices

1. Introduction

Les présentes lignes directrices ont pour objet d'aider les ministères fédéraux à acheter, gérer, exploiter et aliéner leurs voitures de fonction, ainsi qu'à en suivre l'usage  et à déclarer les avantages imposables s'y rattachant.

2. Mesures administratives

2.1 a) Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de l'acquisition des voitures de fonction et de la conclusion et de l'administration des contrats d'assurance connexes. TPSGC est également chargé de mettre en œuvre des mesures administratives spécifiques pour qu'on ne déroge pas par inadvertance à certaines dispositions de la politique et qu'on applique rigoureusement les normes pertinentes touchant les voitures de fonction. TPSGC veille également à ce que les demandes de voitures de fonction soient traitées seulement si les voitures sont conformes aux normes applicables et si celles-ci sont destinées à des personnes admissibles.

2.1 b) Les demandes de véhicule qui ne répondent pas à la norme seront renvoyées au ministère concerné à moins qu'on puisse s'entendre sur les caractéristiques du véhicule à modifier pour respecter les normes.

2.2 L'administration centrale de TPSGC achète les voitures de fonction conformément aux politiques d'acquisition établies. Ces voitures entrent dans l'une des catégories suivantes : berlines à quatre portes intermédiaires ou plus petites, familiales ou mini-fourgonnettes. L'achat d'autres catégories de voitures, par exemple camions utilitaires intermédiaires et plus petits, ne sera envisagé que si elles respectent les exigences prévues aux paragraphes 6.2 et 6.3 a ou b) ci-dessus. Des spécifications ont été élaborées pour ce qui est de la taille, de la qualité et du type de véhicule automobile pouvant répondre adéquatement aux exigences opérationnelles. Les ministères devraient consulter l'administration centrale de TPSGC avant de prendre une décision sur le type de véhicule automobile requis.

2.3 a) TPSGC doit confirmer l'admissibilité des hauts fonctionnaires pour qui un véhicule ou un contrat d'assurance est requis et vérifier la conformité du véhicule aux normes avant qu'il ne traite une demande de voiture de fonction ou d'assurance. Pour permettre à TPSGC de bien s'acquitter de cette responsabilité, toutes les demandes de voitures de fonction devront se faire uniquement auprès de l'administration centrale de TPSGC.

2.3 b) Les demandes de véhicules ou d'assurance pour un haut fonctionnaire qui ne sont pas admissibles seront retournées au ministère, accompagnées d'une copie de l'extrait applicable de cette politique.

2.4 L'offre permanente de TPSGC est normalement la méthode d'acquisition des véhicules la plus économique. L'achat de voitures de fonction à partir des stocks des concessionnaires est généralement plus coûteux et il ne doit pas être envisagé si possible. Si un achat à partir des stocks des concessionnaires est demandé, la demande doit être adressée à TPSGC, accompagnée d'une justification de ce type d'achat. Si TPSGC ne peut obtenir le véhicule selon la méthode la plus économique, la demande sera renvoyée pour décision au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat), laquelle exige normalement deux jours ouvrables. Si le Secrétariat approuve la justification, TPSGC achètera le véhicule chez un concessionnaire.

3. Processus d'acquisition

3.1 a) La Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC publie, normalement deux fois par année, une liste des voitures de fonction qui peuvent être commandées pour les ministres, les ministres d'État, les secrétaires d'État, les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles par l'intermédiaire des accords d'offres permanentes conclus avec les fabricants automobiles. Tous les véhicules figurant sur la liste respectent les normes applicables aux voitures de fonction qui sont définies au paragraphe 6.3 de la Politique sur les voitures de fonction, et le prix des voitures respecte les limites établies par le Secrétariat au moment de leur publication.

3.1 b) Pour figurer sur la liste mentionnée en 3.1 a), les véhicules doivent répondre à l'un des critères prévus à l'article 6.3.3 de la Politique sur les véhicules de fonction.  Le Secrétariat du Conseil du Trésor déterminera les véhicules qui répondent aux critères et transmettra à TPSGC la marque, le modèle et la taille du moteur des véhicules de fonction admissibles, au besoin.  TPSGC se servira de ces renseignements pour dresser la liste dont il est question en 3.1 a).  Les facteurs utilisés pour déterminer l'admissibilité des véhicules se fondent sur les catégories de véhicules précisées dans le Guide de commande de véhicules automobiles du gouvernement publié par TPSGC.

3.1 c) Il est possible d'obtenir cette liste en communiquant avec la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC. Les hauts fonctionnaires peuvent choisir les véhicules appropriés sur cette liste et préparer les demandes pour les acheminer à l'administration centrale de TPSGC.

3.2 a) Les personnes qui commandent des voitures de fonction devraient prévoir de 90 à 120 jours entre le début du processus d'achat à TPSGC et la livraison, en plus du délai nécessaire pour que le ministère concerné traite la demande.

3.2 b) Les représentants ministériels devraient communiquer avec la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC avant de préparer une demande de voiture de fonction pour confirmer la disponibilité du véhicule requis.

3.2 c) Le cycle de production des automobiles commence généralement en septembre et il est courant que les fabricants automobiles n'acceptent plus de commandes pour le modèle de l'année en mars ou en avril. Par conséquent, les projets d'acquisition d'une nouvelle voiture de fonction devraient suivre le cycle normal de production. Si une demande de voiture de fonction est adressée à TPSGC en juin, il faudra probablement attendre plus longtemps pour sa livraison que ce qu'il est indiqué en 3.2 a).

4. Gestion du parc automobile

4.1 a) Le ministère qui possède ou loue la voiture de fonction assume les coûts de fonctionnement et d'entretien.

4.1 b) Les amendes pour des infractions aux règlements de la circulation, y compris le stationnement illégal, sont la responsabilité de l'utilisateur et ne seront pas payées à même les fonds du ministère ou de l'organisme.

4.2 a) Les ministères doivent attribuer une carte de crédit à la voiture de fonction afin de permettre la tenue de données utiles sur la consommation de carburant et l'entretien et afin de noter les transactions. La carte de crédit ne devrait pas servir à faire des achats pour d'autres véhicules ou d'autre d'équipement. Les transactions en cas d'urgence qui ne sont pas effectuées à l'aide de la carte de crédit devraient être signalées à l'autorité appropriée afin qu'elles soient inscrites manuellement dans la base de données sur la gestion du parc automobile.

4.2 b) TPSGC émettra une offre permanente principale et nationale pour les services de gestion du parc automobile et des cartes. L'utilisation de cette carte permet aux ministères de bénéficier de l'exemption des taxes du gouvernement et de ristournes obtenues grâce aux accords d'offres permanentes de TPSGC conclus avec les principaux fournisseurs de carburant, les fabricants de pneus et de chambres à air, les concessionnaires, les distributeurs de pièces et d'autres fournisseurs de services reliés au parc automobile.

4.3 On peut obtenir de l'information sur les carburants de remplacement et sur le mélange E-10, y compris les postes de ravitaillement d'un bout à l'autre du Canada, en communiquant avec ÉcoRoute à Ressources naturelles Canada.

5. Assurance

5.1 L'usage personnel d'un véhicule du gouvernement expose son utilisateur à des risques financiers importants pour des dommages causés par le véhicule ou son conducteur, ou encore au véhicule et à ses occupants. Par conséquent, la Politique sur les voitures de fonction prévoit que les ministères doivent assurer suffisamment les voitures de fonction. La police d'assurance devrait inclure la protection suivante, telle que TPSGC l'estime appropriée :

  • Responsabilité civile et dommages matériels de 2 000 000 $
  • Garantie collision avec franchise de 500 $
  • Garantie tous risques avec franchise de 100 $

5.2 Pour veiller à ce que tous les ministères et organismes respectent cette obligation, ceux-ci devraient fournir au moins l'information suivante à l'autorité pertinente de TPSGC pour chaque voiture de fonction qu'il faut assurer :

  • Propriétaire (ministère/organisme)
  • Année, marque et modèle du véhicule à assurer
  • Numéro d'identification du véhicule (NIV)
  • Numéro d'identification de l'enregistrement (NIE), le cas échéant
  • Information au sujet du conducteur (y compris les conducteurs occasionnels) :
    • noms des principaux conducteurs;
    • noms des conducteurs secondaires;
    • adresses des conducteurs;
    • numéros du permis de conduire des conducteurs et provinces émettrices.

Nota :

Aucune information n'est requise pour une personne qui conduira le véhicule seulement une ou deux fois par année.

5.3 a) TPSGC est chargé de souscrire une assurance commerciale pour le parc automobile des voitures de fonction. Il paiera la compagnie d'assurance au début de la période de protection et facturera à la fin de la période le ministère ou l'organisme pour l'assurance des véhicules applicables.

5.3 b) Il est possible d'obtenir de l'information sur la protection pertinente en communiquant avec la Division des produits industriels et des véhicules de TPSGC.

6. Remplacement et aliénation

6.1 Les voitures de fonction munies de moteurs réguliers alimentés par des carburants conventionnels doivent être remplacées après trois ans de leur achat conformément au paragraphe 6.4. Le remplacement des véhicules hybrides et alimentés par des carburants de remplacement peut se fonder sur les mesures d'établissement des coûts du cycle de vie, en tenant compte de tous les facteurs pertinents.

6.2 Le transfert d'une voiture de fonction au parc automobile du ministère est permis s'il est justifié. Cependant, les modalités énoncées au paragraphe 6.2.5 doivent être satisfaites (un minimum de trois ans d'usage ou 150 000 kilomètres), sinon le prix maximal sera réduit de 15 % pour l'acquisition de la voiture de remplacement.

6.3 Les ministères et organismes doivent aliéner les voitures de fonction conformément à la Politique d'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne. Ils devraient normalement le faire par l'intermédiaire des offres permanentes de TPSGC pour l'aliénation ou la revente des véhicules. Comme les gestionnaires des parcs automobiles ministériels sont familiarisés avec ces offres permanentes, ils devraient participer au processus d'aliénation des voitures de fonction.

7. Usage personnel et avantage imposable

7.1 Un ministre, ministre d'État, secrétaire d'État, sous-ministre ou haut fonctionnaire admissible peut demander que la voiture de fonction qui lui est assignée pour usage officiel soit également utilisée à des fins personnelles. L'usage personnel comprend tous les usages non officiels. La définition de l'expression  « usage personnel » figure au chapitre 1 (Avantages et allocations relatifs aux automobiles) du guide de l'employeur T4130 sur les avantages imposables publié par l'ADRC.

7.2 Tout usage personnel, y compris le transport entre le domicile et le lieu de travail habituel, constitue un avantage imposable à inclure en tant que rémunération aux fins de l'impôt sur le revenu. L'omission de déclarer cet avantage expose le bénéficiaire aux pénalités prévues par la Loi de l'impôt sur le revenu. L'administration de cet avantage requiert des registres détaillés. À cet égard, les dispositions administratives suivantes s'appliqueront :

  • Étant donné que le Conseil du Trésor est chargé, à titre d'employeur, de tenir des registres détaillés pour chaque véhicule, il exige que les ministères et organismes rapportent des données essentielles sur les coûts et l'usage des voitures de fonction à l'aide d'un système d'information sur la gestion du parc automobile qui est utilisé dans le secteur privé et à l'aide de cartes de crédit. Cette procédure s'applique à toutes les voitures de fonction, nonobstant toutes les exemptions accordées aux ministères qui utilisent leurs propres systèmes d'information. Le Secrétariat et, si approprié, le Conseil du Trésor doivent évaluer et approuver les exceptions proposées. (Cette procédure permet aussi au Secrétariat d'adopter une méthode de gestion du cycle de vie afin de contrôler le coût d'entretien, de réparation et d'exploitation des véhicules).
  • Le calcul de l'avantage imposable et les formules T-4 (et les relevés RL-1 pour l'impôt sur le revenu du Québec) doivent satisfaire aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et de son règlement. Le bulletin d'interprétation IT- 63R5 et ses versions révisées subséquentes, qui sont disponibles auprès de l'ADRC, sont particulièrement pertinents. Pour ce qui est de l'impôt provincial sur le revenu, les lois, les règlements et les directives appropriés devraient être consultés. Cependant, il incombe à chaque personne de déclarer son revenu de manière adéquate et précise.
  • Il est fortement recommandé que les ministères et les organismes consultent le guide de l'employeur - Avantages imposables - publié par l'ADRC. Le chapitre 1 (Avantages et allocations relatifs aux automobiles) renferme un chiffrier permettant de calculer les avantages relatifs aux automobiles.

7.3 En cas de conflit, les dispositions des lois et règlements de l'impôt sur le revenu ou d'autres directives émises par les autorités pertinentes ont préséance sur la présente politique ou sur les directives administratives internes.

 

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