Gouvernement du Canada
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Index 1. Objectif de la politique 2. Énoncé de la politique 3. Application 4. Exigences de la politique 5. Surveillance 6. Références 7. Demandes de renseignements 8. Modalités d'application - généralités 9. Meilleure valeur 10. Appels d'offres et sélection du soumissionnaire 11. Adjudication des marchés 12. Administration des marchés 13. Marchés de travaux de construction 14. Marchés de fournitures 15. Baux 16. Marchés de services Appendice A - Définitions Appendice B - Règlement concernant les marchés de l'État Appendice C - Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, 26 juin 1987, dans sa forme modifiée Appendice D - Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi Appendice E - Marchés fédéraux pour les services d'immeubles dans la province de l'Ontario Appendice F - Langues officielles Appendice G - Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994) Appendice H - Approbation des propositions contractuelles Appendice I - Services de travail temporaire Appendice J - Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels Appendice K - Exigences en matière de présentation de rapport annuel sur les activités de marché CT 813169, 29 juin 1990, telle que modifiée Appendice L - Compagnies de cautionnement reconnues Appendice M - Les lobbyistes et la passation de marchés Appendice N - Bureaux de dépôt des soumissions Appendice O - Initiative fédérale dans le secteur du bâtiment - Gestion de l'énergie Appendice P - Dragage Appendice Q - Réservée Appendice R - Politique sur l'utilisation de lettres de crédit de soutien irrévocables comme solution de rechange aux garanties de soumission ou de marché dans le cas des marchés de gouvernement fédéral Appendice S - Cautionnements relatifs aux marchés de l'État Appendice T - Convention de la Baie James et du Nord québécois - Dispositions prioritaires en matière de marchés Appendice U - Réservée Appendice V - Réservée Appendice W - Réservée Appendice X - Réservée Appendice Y Appendice Z

Archivée [2008-09-01] - Politique sur les marchés

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Index

[A - B - C - D - E - F - G - H - I - J - K - L - M - N - O - P - Q - R - S - T - U - V - W -X-Y-Z]

Révisé le 9 juin 2003.

Manuel du Conseil du Trésor

La clé des codes et des abréviations utilisés dans cet index se trouve ci-dessous. La consultation simultanée de l'index et de la table des matières pourra permettre de trouver encore plus facilement les passages souhaités.

Abréviations :

PRE - Préface
POL - Politique
APP - Appendices

Caractères gras :
Les caractères gras renvoient à un passage important, par exemple à une définition.

Exemple :

Institution financière agréée
POL - 12.11.4;
APP - B 2(p.3)

Dans les cas de « institution financière agréée », le paragraphe 12.11.4 de la Politique est un passage secondaire, alors que la page 13 de l'appendice B est un passage important (renfermant une définition).

A

Acceptation des soumissions
POL - 10.8.6
     
(Acceptance of Bids)

Accès aux renseignements
POL - 13.3.4
     (Access to Information)

Accord de libre-échange nord-américain
POL - 2. (d); 4.1.1 ,.2, .3, .8; 4.2.4; 5.3; 6.1.1(b); 8.6; 10.2.7, .8; 10.3.1(c); 10.5.1a; 10.5.1b; 10.5.1c; 10.6.16, .17, .18, .19, .20; 10.7.1; 10.7.6; 10.7.8(e); 10.7.10(a), .33, .34, .36, .37, .38, .39, .40; 10.8.16, .22, .23; 12.1.4; 12.3.2; 12.5.5; 12.8.2; 14.1.2
APP - B (I) 6.1(b);
     O 2.4;
     (North American Free Trade Agreement)

Accord sur le commerce intérieur
POL - 2.; 4.1.1, .2, .3, .8; 4.2.4; 5.3; 8.8; 10.2.7, .8, .9, .10, .11, .12; 10.3.1(c); 10.6.16, .17, .18; 10.7.1; 10.7.6a, .8(e), .41, .42; 10.8.16; 12.1.4; 12.3.2; 12.5.5; 12.8.2; 14.1.2
APP- O 2.4;
     (Agreement on Internal Trade)

Acquisition
POL - 1; 3(b); 4.1.8; 4.2.8, .21, .26; 8.2.2; 8.9; 8.9.1, .2(b); 9.1.1, .3; 10.2.10, .12; 10.3; 10.4.1; 10.5.1, .5, .9; 10.7.1, .10, .11, .14, .26, .29; 10.8.2; 14.2.4; 16.10.4;
APP - A (p.1);
     
C (II) 22, 27, 34, 49;
     F7;
     O 2.4, 5.3;
     T 6.1; 7.1; 8.1;
     U
     V
     W
     X
     (Procurement; Acquisition)

Adjudication
POL - 4.2.23; 9.1.3; 10.2.6, .9, .10;10.5.1; 10.6.9(f), .12, .18; 10.7. 8, .13, .17, .27, .31; 10.8.2, .23; 11; 12.1.2; 12.8.2; 16.1.4; 16.5.10; 16.8.3;
APP - A (p.1);
     D 1.4;
     
N 5, 24;
     Q 3.3.7, 3.3.9;
     R 5.3;
     T 5, 6.1;
     U 25, 26, 27
     V (Art. 1015);
     W (Art. XIII)
Voir aussi « Adjudication de marchés »
     (Award)

Affaires étrangères et Commerce intermational
POL - 4.2.6;
APP - C (II) 9, 47, 51;
     (External Affairs and International Trade)

Affaires indiennes et du Nord Canada
APP - C (II) 38
     (Indian and Northern Affairs Canada)

Agence canadienne de développement international
POL - 10.2.1(b);
APP - B (I) 6(b)(ii);
     C (II) 4, 6; (III) 2;
     (Canadian International Development Agency)

Agriculture Canada
APP - C (II) 37, 53;
     (Agriculture Canada)

Ancien fonctionnaire / Ancien employé de l'État
POL - 4.1.9(e); 4.2.20; 10.7.9(d),.13(b); 16.1.6; 16.5.8; 16.8;
APP - A (p.1);
     C (II) 23, 42
Voir aussi « Réduction des honoraires », « Formule de réduction » et « Passation de marchés avec d'anciens fontionnaires »
     (Former Public Servant)

Appels d'offres / Soumissions
POL - 4.1.4; 4.2.15, .26; 5.3; 10; 11.4.3; 12.1.4; 12.11.8, .9;13.1.2, .3; 14.1.2; 16.1.4, .6; 16.8.2;
APP - C (II);
     D 2; 5.2.2;
     F 2, 3, 6;
     H 2.3, 2.10;
     N
     Q 4.2.3;
     R 6.1;
     T 6, 7;
     U
     V
     W
     X
Voir aussi passation des marchés
     (Bid(s) (ing))

Appel d'offres restreint
POL - 5.3; 10.2.9;
APP - U 9, 10, 11, 12, 13, 32;
     V (Art. 1016); (Art. 1025)
     W (Art. VII) 3 (c); (Art. XV)
Voir aussi « Exemptions » et « Marchés non-concurrentiels »
     (Limited Tendering)

Appel d'offres sélectif
POL - 10.2.8(c); 10.7.6, .33, .37; 10.8.23(f);
APP - U 10.1(c), 13, 17.4, 18.1, .4, 22.1(f), 25.4;
     V (Art. 1010) 6; (Art. 1011); (Art. 1013) 2(a); (Art. 1015) 1(f), 3; 
     (Art. 1016) 2(c); (Art. 1025);
     W (Art. VII) 3(b); (Art. IX) 9; (Art. X) 1, 4; (Art. XV);
Voir aussi « Listes de fournisseurs »
     (Selective Tendering)

Arbitrage
POL - 12.8.5, .6, .7, .8, .9, .11, .12, .13, .14; 13.3.7;
     (Arbitration)

Archives nationales du Canada
APP - C (II) 12
     (National Archives of Canada)

Assurance
POL - 12.1.2; 12.8.13; 12.11.2, .7; 12.12;
APP - L
     (Insurance)

Avis de projet de marché
POL - 10.7.33(h), .36
APP - Q 3.3.1; 4.4.1;
     U 13.5, 16.2(h), 17.2, 23.1(a), 24;
     V (Art. 1010) 2;
     W (Art. IX) 2, 6;
     (Notice of Proposed Procurement)

Avis public
POL - 10.7.7, .10; 10.8.1; 13.1.2; 14.1.2;16.1.4;
APP - A (p. 2);
     B (I) 7(a);
     F 2;
     T 5.1, 8;
     (Public Notice)

B

Bail (Baux)
POL - 3(a)(g); 10.2.10; 10.6.19; 10.7.36; 15;
APP - A (p.2);
     D 1.3;
     K 1.2(a); 3.2(a);
     T 5.3; (Annexe A) (d)(iv);
     U 2.2, 6.4, 17.2(e);
     V (Art. 1001) 5; (Art. 1002) 6; (Art. 1010) 2(I); (Annexe 1001.1b-2) W;
     W (Art. I) 2; (Art. II) 5; (Art. IX) 6;
     (Leases)

Barèmes d'honoraires des associations
POL - 16.5.6
     (Fee Schedules of Associations)

Bibliothèque nationale du Canada
APP - C (II) 13
     (National Library of Canada)

Bureau du surintendant des institutions financières Canada
APP - C (II) 20
     (Office of the Superintendant of Financial Institutions)

Bureaux de dépôt de soumissions
POL - 13.1.3;
APP - N
Voir aussi « Construction »
     (Bid Depositories)

C

Cautionnements
(Bonds)

Cautionnements
POL - 12.7.3, .5, .9; 12.11.3, .4, .6, 7, .8(b);
APP - A (p.2);
     L 3,
     S
     (Bonds; Surety Bonds)

Cautionnement d'exécution
POL - 12.7.3; .5(a); 12.11.6, .7; 16.5.10(c);
APP - B (p.1); (II) 12;
     S
     (Performance Bond)

Cautionnement/Obligation garantie par le gouvernement
POL - 12.11.4, .6, .8(a);
APP - B (p. 3-4); (II) 11; 17
     (Government Garanteed Bond)

Cautionnement de paiement
POL - 12.7.3, .5(b); 12.11.6, .7;
APP - B (p.1); (II) 12
     (Surety Payment Bond)

Cautionnement de paiement des matériaux
POL - 12.11.6
APP - S
     (Materiel Payment Bond)

Cautionnement de soumission
POL - 10.8.14, .15; 12.11.7, .9;
APP - B (p.1); (II) 12;
     S
     (Bid Bond)

Cautionnement pour le paiement du demandeur
POL - 12.7.4; 12.11.4; 12.11.6;
APP - A (p. 2);
     S
     (Claimant's Payment Bond)

Compagnies de cautionnement reconnues
POL - 12.11.4;
APP - L
     (Acceptable Bonding Companies)

Centre canadien de gestion
APP - C (II) 22
     (Canadian Centre of Management Development)

Chance égale
POL - 4.1.3; 10.3.1(b); 10.7.1;
APP - D 1.1
     (Equal Opportunity)

Charte canadienne des droits et libertés
POL - 6.1.1(a)
     (Canadian Charter of Rights and Freedoms)

Choix d'un fournisseur prescrit
POL - 10.7.13(b), .15(c), .30, .31, .32
Voir aussi « Marché d'exclusivité »
     (Directed Source Selection)

Code criminel
POL - 4.2.2, .3; 6.1.1(a); 12.5; 12.5.1; 16.9.3;
     (Criminal Code)

Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat
POL - 4.2.12; 6.1.1(b); 12.5.3; 16.8.4(b); 16.9.1;
APP - C (I) Annexe 4;
     G
     (Conflict of Interest and Post-Employment Code for Public Office Holders)

Commission de la fonction publique du Canada
POL - 16.2.3, .4, .5;
APP - C (II) 34, 42;
     I 2.2.1.1;
     (Public Service Commission of Canada)

Commission de révision des marchés publics
APP - H 2.10(h)
     (Procurement Review Board)

Communication, par les entités, de la documentation relative à l'appel d'offres
POL - 10.8.22
APP - U 21;
     W (Art. XII);
     (Forwarding of Tender Documentation by the Entities)

Compagnies de cautionnement
POL - 10.8.14; 12.11.4;
APP - L
Voir aussi « Compagnies de cautionnement reconnues »
     (Bonding Companies)

Compagnies de cautionnement reconnues
Voir « Cautionnement : Compagnies de cautionnement »
     (Acceptable Bonding Companies)

Conception/construction ou acquisition globale
POL - 10.5.5
Voir aussi « Acquisition »
     (Design/Build or Total Package Procurement)

Concurrence
POL - 2(a); 6.1.1(a); 8.6.1; 8.7.1; 10.1.1, .2; 10.2.8; 10.4.2; 10.5.1c; 10.6.1, .2, .3, .5; 10.7.1, .7, .8, .22, .24, .29, .30, .32; 10.8.18, .19; 11.4.1; 12.9.1; 16.1.4; 16.5.1, .4; 16.10.3;
APP - J 1.4;
     Q 1.2, 3.3.6, .7, .8
     U 1.3, 9.4, 13.3, 14.4, 18.1, 27.7, 29.3;
     V (Art. 1008) 2; (Art. 1011) 1; (Art. 1015) 8; (Art. 1016) 1, 2; (Art. 1019) 3, 5;
     W (Art. VI) 4; (Art. VII) 2; (Art. X) 1; (Art. XV) 1; (Art. XVIII) 4; (Art. XIX) 2, 4;
     X (Art. 504) 6; (Art. 506) 11, 12;
Voir aussi « Soumission »
     (Competition)

Concurrence au niveau de la conception
POL - 10.7.29;
APP - J 1.4
     (Design Competition)

Concurrence au niveau des propositions
POL - 10.7.24, .28;
APP - J 1.4, .5
Voir aussi « Demande de propositions »
     (Proposal Competition)

Condition féminine Canada
APP - C (II) 48
     (Status of Women Canada)

Confidentialité
POL - 10.6.6; 10.8.21;
APP - C (II) 16;
     U 34
     (Confidentiality)

Conflits d'intérêts
POL - 4.2.12; 6.1.1(b); 11.1.1, .2; 12.4.1; 12.5.3; 16.8.4(a); 16.9.1; 16.11.5, .6, .7;
APP - G
Voir aussi « Passation de marchés avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension »
     (Conflict of Interest)

Conseil national de recherches Canada
APP - C (II) 27
     (National Research Council Canada)

Conseil du Trésor du Canada
POL - 4.1.1, .5(b), .6, .7, .8, .11; 4.2.7, .16, .17, .25; 5.1; 6.1.1(c), .2; 7; 8.1.1, .2, .3; 8.2.1, .2, .3; 8.9; 8.10.1; 10.2.6; 10.5.1; 10.6.13; 10.7.10(c), .25; 11.1.1; 11.2.1, .2, .3, .4, .5, .6, .7, .8, .9, .12; 11.4.3; 12.1.3; 12.2.1, .2, .6; 12.4.2, .3; 12.5.2, .3; 12.8.6, .8, .12, .13; 12.9.3, .4; 12.10.3; 12.11.4, .6, .7; 12.13; 13.1.1; 13.2.1; 13.3.10; 14.1.1; 14.2.4, .5; 15.1.2; 16.1.1; 16.2.1, .3, .4; 16.3.3; 16.8.4(a),.8, .10;
APP - C
     D 1.4;
     F6;
     G3;
     H 1, 2.1; 2.10(b)(e); 3; 4;
     K 1.2(e); 3.2(b)(e); 4;
     N 7, 10; 15;
     O 2.1;
     U 13.1;
     (Treasury Board of Canada)

Approbation/autorisation du Conseil du Trésor
POL - 4.1.6, .11; 4.2.25; 8.1.1; 8.10.1; 10.2.6; 10.7.10(c); 11.2.1, .5, .8, .9, .12; 12.1.3(a), (b); 12.2.2; 12.8.6, .12; 12.9.3, .4; 12.11.4, .7; 16.3.3; 16.8.4(a),.8, .10;
APP - B (I) 8;
     C (I) 3, 4(b), (c), (f), (j); (II) 4(g)(k), 49;
     D 1.4;
     K 1.2(e), 3.2(e);
     (Treasury Board Approval)

Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés
POL - 8.2.3
APP - N 7, 8, 10, 11
     (Treasury Board Advisory Committee on Contracts)

Directive du Conseil du Trésor concernant les marchés
PRE - (p.2);
POL - 4.1.1, .6, .7, .8; 6.1.2; 8.1.3; 8.2.1; 10.7.25; 11.2.3, .4, .6, .7, .8 (a), (b), .9; 12.10.1; 14.2.4;
APP - C;
     K 1.2, 3.2;
     (Treasury Board Contracts Directive)

Politique du Conseil du Trésor sur les déplacements
POL - 4.2.16; 10.6.15; 13.3.10;
     (Treasury Board Travel Policy)

Considérations financières
POL - 12.2;
APP - J 1.1, 1.2;
     (Financial Considerations)

Consignation et garde des soumissions
POL - 10.8.3;
APP - N 1
     (Recording and Custody of Bids)

Construction
PRE - (p.1);
POL - 1; 4.2.1, .17; 5.3; 6.1.1; 8.2.4(a); 8.7.1; 9.1.1; 10.2.19b), .9, .10, .11, .12;10.5.1, .7, .8; 10.6.9 (g), .20; 10.8.19; 12.4.2; 12.7.4; 12.8.13; 12.11.6, .7, .8, .10; 13.1.1, .2, .3; 13.2.1; 13.3; 13.3.3;
APP - C (I) Annexe 1;
     U 11; 12
     V (Art. 1025); (Annexe 1001.1b-3); (Annexe 1001.1b-3A); 
     (Annexe 1001.1c); (Annexe 1001.2a);
     W (Art. XV); (Annexe 5);
     X (Art. 506) 11; (Art. 518); (Annexe 502.1B);
Voir aussi « Marchés de travaux de construction » et « Travaux Publics et services gouvernementaux Canada »
     (Construction)

Consultant(e)(s)
APP - A(p.2)
     (Consultant(s))

Contenu canadien
APP - H 2.10(j);
     U 29;
     X (Art. 504) 6;
     (Canadian Content)

Contestations relatives aux soumissions
POL - 10.8.16; 12,1,4; 12.5.5;
APP - U 3;
     V (Section C);
     X (Art. 514) 2;
     (Bid Protests)

Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ)
POL - 4.2.22;
APP - T
     (James Bay and Northern Quebec Agreement)

Coût des ressources
APP - A (p.2)
     (Resource Cost)

Coûts d'exploitation
POL - 10.4.1;
APP - A (p.)
     (Operating Costs)

Coût plus honoraires fixes
APP - A (p.3)
     (Cost plus Fixed Fee)

Coûts supplémentaires
POL - 12.9.4;
APP - H 2.6; 2.10(g);
     J 2.2
     (Extra Costs)

D

Débours
POL - 12.8.10
APP - A (p.3)
     J 2.3
     (Disbursements)

Défense nationale
POL - 14.2.3; APP - C (II) 26;
     U 33.1;
     V (Art. 1018) 1; (Annexe 1001.1b-1-A) 2;
     W (Art. XXIII) 1; (Annexe 4) 4;
     (National Defence)

Définitions des besoins
POL - 8.9.2(a); 10.4; 10.4.1, .3; 10.5.9; 10.6.2, .7
     (Requirements Definition)

Délais
APP - U 25
     (Minimum Time Requirements)

Demande de propositions
POL - 10.6.11, .12, .14; 10.7.24; 12.11.4;
Voir aussi « Proposition » et « Proposition contractuelle » et « Avis de projet de marchés »
     (Request for Proposals)

Demandes de renseignements
POL - 7; 15.1.2;
     (Enquiries)

Dépôts de garantie
POL - 10.8.8; 12.11.3, .4, .6, .9;
APP - B (p.2); (II) 11, 12, 13, 15, 16, 17;
     N 19
     (Security Deposits)

Détermination préalable de la compétence des soumissionnaires
POL - 10.7.20;
APP - T (Annexe A)(b)
     (Pre-qualification of Bidders)

Développement économique et régional
APP - U 30
     (Regional and Economic Development)

Développement régional
POL - 2 (c)
APP - U 30
     (Regional Development)

Différends
POL - 10.6.4, .10; 12.6.1, .2; 12.7.4; 12.8; 13.3;
APP - S ;
     U 3.2, 30.2;
     V (Art. 1015) 3; (Art. 1016) 3; (Art. 1022) 5; (Art. 1023) 3;
     W (Art. XXII); (Art. XXIV) 3, 6;
     X (Art. 508) 2; (Art. 511) 7; (Art. 513) 2;
Voir aussi « Marchés : Différends »
     (Disputes)

Documentation relative à l'appel d'offres
POL - 10.2.8(a), .9(a); 10.5.1b;10.7.36(h); .38; 10.8.22;
APP - U 20;
     V (Art. 1013);
     W (Art. VII);
     (Tender Documentation)

Dragage
APP - P
     V (Annexe 1001.1b-3-B)
     W (Notes à Annexe 5)
     (Dredging)

Droit de vérification
POL - 5.2;
APP - H 1(a);
     J 2.1(b)
     (Right to Audit)

E

Embauchage obligatoire
APP - A (p.3)
     (Payrolling)

Emploi et Immigration Canada
APP - D 3.2, .4
     (Employment and Immigration Canada)

Énoncé de la politique
POL - 2
     (Policy Statement)

Énoncé des travaux
POL - 4.1.9(a); 16.1.2, .3;
APP - A (p.3)
     (Statement of Work)

Entreposage de stocks
POL - 10.5.13; 16.10.4, .5
Voir aussi « Listes des fournisseurs »
     (Inventories)

Environnement Canada
APP - C (II) 46
     (Environment Canada)

Équité en matière d'emploi
POL - 4.2.5; 6.1.1(b); 8.3; 11.1.2; 16.1.3;
APP - D;
     H 2.10(k)
     (Employment Equity)

Établissement du prix
POL - 10.6;
APP - U 6
Voir aussi « Évaluation »
     (Establishing Price)

État (Canada)
POL - 1; 2(d); 3; 4.1.8; 4.2.2, .3, .13, .22, .25; 8.11; 8.9.1; 9.1.1; 10.1; 10.2.2, .8; 10.4.1; 10.5.3, .5; 10.7.1, .8, .11, .13, .31, .32; 10.8.9, .14; 12.2.3, .4, .6; 12.4.1, .3; 12.5.3; 12.6.2; 12.7.1, .2, .3, .10; 12.9.1, .4; 12.10; 12.11; 12.12.1, .2; 13.3.2, .4; 16.1.6; 16.2.1, .8; 16.5.10(c); 16.9.3; 16.11.5;
APP - B;
     K 1;
     Q 3.3.7;
     R 1.1, 1.3, 2.2, 3.3, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3;
     S;
     (Annexe A) (c)
     (Crown)

Évaluation
POL - 10.6.16, .17, .18, .19
APP - U 6;
     V (Art. 1002);
     W (Art. II);
     X (Art. 505);
Voir aussi « Établissement du prix »
     (Valuation)

Évaluation de la performance
POL - 16.11.8
     (Performance Evaluation)

Exemptions
POL - 10.2; 10.2.8, .9, .10., 11
APP - U 2, 5, 9, 10, 11, 12;
     W (Notes à Annexe 5) 1f;
Voir aussi « Appel d'offres restreint » et non concurrentiel
     (Exemptions)

Exigences d'approbation
POL - 11.2
     (Approval Requirements)

Exigences de la politique
POL - 4;
APP - I 1;
     T 1.1
     (Policy Requirements)

Exigences en matière de présentation de rapport annuel sur les activités de marchés
APP - K
     (Annual Reporting Requirements for Contracting Activities)

Extrême urgence
Voir « Urgence »
     (Pressing Emergency)

F

Faillite
POL - 6.1.1; 12.7.1, .6, .8, .9; 10.7.10, .35;
     (Bankruptcy)

Fonctionnaires
POL - 4.1.8, .9 (d); 4.2.3; 16.1.5; 16.3.11 (f); 16.9
APP - I 1.3
     (Public Servants)

Fonds publics
POL - 2(a); 10.7.1; 16.1.6; 16.8.1, .3;
     (Public Funds)

Formule de réduction
POL - 16.8.4; 16.8.12
Voir aussi « Réduction des honoraires »
     (Abatement Formula)

Formule normalisée des marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral
POL - 4.2.17; 12.4.2; 12.8.13;
     (Standard Federal Government Construction Contract Form)

Frais généraux
POL - 10.6.8; 10.8.9(b); 11.2.3; 16.5.4; 16.6.1;
APP - A (p.3);
     J 1.7; 2.1(a)(b)(c)
     (Overhead Costs)

G

Garantie de soumissions
POL - 4.2.15(d); 10.8.8, .10, .14, .15, .20; 12.11.8;
APP - B (p.2); (II) 10, 13;
Voir aussi « Cautionnements »
     (Bid Security)

Garantie financière
POL - 4.2.13; 10.8.8, .20; 12.7.2, .3; 12.11.1, .2, .3
     (Financial Security)

Gendarmerie royale du Canada
POL - 16.8.13;
APP - C (II) 24;
     V (Annexe 1001.1b-1-A) 2;
     (Royal Canadian Mounted Police)

H

Honoraires pour services de conseil et services professionnels
POL - 16.5.4;
APP - J
     (Fees for Consulting and Professional Services)

I

Industrie Canada
POL - 4.2.15(e); 10.8.18;
     (Industry Canada)

Institution financière agréée
POL - 12.11.4;
APP - B (II)
     (Approved Financial Institution)

Invitation à participer
POL - 10.7.36,.38;
APP - U 17;
     V (Art. 1010); (Annexe 1010.1-A);
     W (Art. IX);
     (Invitation to Participate)

Invitations ouvertes à soumissionner
POL - 10.7.1, .8, .9, .10, .11, .14, .17, .31, .32; 16.1.4; 16.8.2, .10
APP - U 13.4, 13.5, 24.1(a), 25;
     V (Art. 1012) 2(a); (Art. 1013) 2(a); (Art. 1025);
     W (Art. VII) 3(a);
     X (Art. 506) 11(b)(e);
     (Open Bidding)

L

Langues officielles
POL - 6.1.1(a); 8.5; 8.5.1; 16.2.8;
APP - F
     Q 4.3.1;
     U 13.1;
     W (Art. IX) 8; (Art. XII) 1;
     (Official Languages)

Lettres de change
POL - 6.1.1(a); 12.7.2; 12.11.4, .6, .8(a);
APP - A (p.4);
     B (II) 14, 15;
     R 1.1;
     (Bills of Exchange)

Listes de diffusion
POL - 10.7.5, .14
     (Mailing Lists)

Listes des fournisseurs
POL - 10.7.1, .6, .6a, .7; 14.1.2 
APP - B (p.3)
     T 7; 
     U 17.2(d); 
     V (Art 1009) 2(d); (Art 1010) 2(d); 
     W (Art VIII) c; (Art IX) 6(d); 
     (Source Lists/Suppliers' List)

Loi sur la gestion des finances publiques
POL - 3; 6.1.1, .2; 8.1.1, .2; 8.2.2; 11.2.1; 11.4.3; 12.2.1, .2, .12; 12.5; 12.5.4; 12.10.1; 14.2.1, .3; 16.2.3;
APP - I 2.5.1;
     S 3;
     T (Annexe A)(c);
     (Financial Administration Act)

Loi sur la protection des renseignements personnels
POL - 6.1.1(a); 10.8.2
     (Privacy Act)

Loi sur l'emploi dans la fonction publique
POL - 6.1.1(a); 16.1.5; 16.2.3, .4, .5, .7, .8; 16.3.2, .3;
APP - I 1.4
     (Public Service Employment Act)

Loi sur le ministère de la Justice
POL - 6.1.1(a); 12.8.14;
Voir aussi « Ministère de la Justice Canada »
     (Department of Justice Act)

Loi sur les immeubles fédéraux
POL - 3(g); 6.1.1(a); 15.1.1, .2;
APP - B 3(e);
     C (II) 16(a);
     (Federal Real Property Act)

Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
POL - 4.2.8; 6.1.1(a); 14.1.3; 14.2.1;
Voir aussi « Travaux publics et Services gouvernementaux Canada »
     (Public Works and Government Services Act)

Loi sur les justes salaires et les heures de travail
POL - 6.1.1(a)
     (Fair Wages and Hours of Labour Act)

Loi sur les langues officielles
POL - 6.1.1(a); 8.5.1; 16.2.8;
APP - F
     (Official Languages Act)

M

Mandat
POL - 8.2.4(c); 16.11. 9(a);
APP - H 2.8; 2.10(g);
     W (Art. XXII) 4, 6;
     (Terms of Reference)

Marchés
Accord contractuel
POL - 3; 4.1.6; 8; 11.4; 12.10; 12.10 .4;
APP - A (p.1);
     C (I) 1; (II) 47;
     I 2.2.3
Voir aussi « Protocole d'entente »
     (Contractual Arrangements)

Adjudication du/des marchés
POL - 4.1.9(d), (e); 4.2.22, .23; 5.1; 8.8.4; 9.1.3; 10.2.6, .8, .9, .10; 10.5.2, .5, .7; 10.6.7, .12, .18; 10.7.7, .13(b), .15(c), .16, .17, .18, .27, .28, .30, .36; 10.8.2, .9, .17, .23; 11; 11.2.1, .9, .12; 12.8.2, .9; 12.1.2, .4; 12.11.10; 16.1.4; 16.5.10(b); 16.7.1; 16.8.4(a)(b), .9; 16.9.2;
APP - D 1.4;
     J 1.3; 2.1(d)(e);
     Q 3.1.1;
     T 3(c); 6.1; 7.2, .4, .6; 8.4
     U 3.3, 6.3, 12.4, 13.7, 19.4, 26, 27, 28, 32.1;
     V (Art. 1015) 6; (Art. 1016) 3; (Art. 1017) 1;
     W (Art. XV) 1; (Art. XVIII) 1, 3, 4; (Art. XIX) 2, 3;
     X (Art. 506) 8;
Voir aussi « Adjudication »
     (Contract Award)

Administration des marchés
PRE - (p.1);
POL - 9.1.3; 12; .12.1.3; 12.2.1; 12.6.1; 13.2; 16.11;
     (Contract Administration)

Approbation des propositions contractuelles
POL - 10.7.33, .34, .35;
APP - H;
     U 15, 18; 26; 27; 28
     (Approval of Contractual Proposals)

Avis d'adjudication de contrat
APP - U 27
     (Contract Award Notice)

Bail/Baux
POL - 3(a)(g); 10.2.10; 10.6.19; 10.7.36; 15;
APP - A (p.2);
     D 1.3;
     K 1.2(a); 3.2(a);
     T 5.3; (Annex A) (d)(iv)
     U 2.2, 6.4, 17.2(e);
     V (Art. 1001) 5; (Art. 1002) 6; (Art. 1010) 2(I); (Annexe 1001.1b-2) W;
     W (Art. I) 2; (Art. II) 5; (Art. IX) 6;
     (Contracting for Leases)

Contrat de louage de services
POL - 16.2.1; 16.3.11.1;
     (Contract of Service)

Défaillance de l'entrepreneur
POL - 12.7
     (Non-Performance of Contractor)

Délégation du pouvoir de passer un marché
POL - 11.2.10
     (Delegation of Contracting Authority)

Différends
POL - 12.6.2; 12.8; 12.8.2;
     (Disputes)

Documents contractuels
POL - 12.1.2; 12.3; 4;
APP - F 2; 3; 5;
     J 2.1(d);
     M 2;
     T 7.6; 8.4;
     (Contract Documentation)

Équité en matière d'emploi
POL - 4.2.5; 6.1.1(b); 8.3; 11.1.2; 16.1.3;
APP - D;
     H 2.10(k)
     (Employment Equity)

Exécution du marché
POL - 12.2.4(d), .12; 12.6
     (Contract Performance)

Exigences d'approbation
POL - 11.2
     (Approval Requirements)

Fractionnement d'un marché
POL - 11.2.7;
APP - A (p.3);
     (Contract Splitting)

Garantie contractuelle
POL - 4.1.5 (c); 4.2.15(d); 10.8.15; 12.1.2; 12.7.3; 12.11.1, .2, .3, .4(c), .6, .8;
APP - B (p.2); (II) 10, 13(2)(3), 14, 15;
     N 19;
     R
Voir aussi « Cautionnements »
     (Contract Security)

Marché d'exclusivité
POL - 11.4.2;
Voir aussi « Choix d'un fournisseur prescrit » et « Appel d'offres restreint »
     (Sole Source)

Marchés à prix ferme
POL - 10.5.5; 10.6.2, .7; .16.5.4;
APP - A (p.6);
     H 2.7
Voir aussi « Prix ferme (fixe) »
     (Firm Priced Contract)

Marchés concurrentiels
POL - 4.1.2; 4.2.25; 5.1; 9.1.2; 10.2.6; 10.7.8, .19, .31, .32; 11.2.4; 16.1.4; 16.8.1, .4(a), .5, .7, .10;
APP - A (p.5);
     C (II) 4, 8, 9, 16, 18, 23, 37, 43, 53;
     H 2.3;
     J 1.4, 1.5;
     U 1, 2, 13, 17, 18, 19, 26, 27, 28
     (Competitive Contracts (ing))

Marchés de fournitures
POL - 1; 4.2.1, .5, .6; 5.3; 6.1.1; 8.2.2; 8.3.1; 8.6.2; 8.7.1; 8.9; 8.9.2; 9.1.1, .2; 10.2.6, .8, .10, .12; 10.5.11, .13, .14; 10.6.20; 10.7.5, .6, .8, .18, .34; 10.8.19; 11.2.4; 12.2.6, .12; 12.10.4; 14; 14.1.1, .2, .3; 16.8.6;

Marché de fournitures ou de services d'une valeur de plus de 200 000 $
POL - 4.2.5; 8.3.1
     (Contracting for Goods and Services Exceeding $200,000)

Marchés de services
POL - 4.1.9; 4.2.1, .7,.21; 5.3; 6.1.1; 8.2.2; 8.6.1; 8.7.1; 8.9; 8.9.1, .2; 8.10.1; 9.1.1, .2, .3; 10.2.1(b), .6, .8, .9, .10, .11, .12; 10.5.1, .1(a), .2, .5, .7, .11, .12, .13, .14; 10.6.9, .19, .20; 10.7.5, .6, .8, .18, .24, .25, .32, .36; 10.8.7, .9, .11, .17, .19; 11.4.2; 12.7.3; 12.10.4; 16; 16.1.1, .2, .3, .4, .5, .6; 16.2.2, .3, .4, .6; 16.3.1, .2; 16.5.4, .5, .8; 16.6.1; 16.7.1; 16.10; 16.10.1, .4, .5; 16.11; 16.11.1, .5

Marchés de services d'architectes et d'ingénieurs
APP - A (p.6);
     B (I)6(b)(ii),(iii);
     C (II)18, 24;
     (Architectural and Engineering Service Contracts)

Marchés de services avec un particulier
POL - 4.1.9; 4.2.18; 5.1; 11.1.1; 16.2.1, .2;16.8.3;
APP - G 4;
     I 1.4;
     (Contracting for Services of Individuals)

Marchés de services de conseil
POL - 16.1.7; 16.11;
Voir aussi « Services de conseil et services professionnels »
     (Consulting Service Contracts)

Marchés de travaux de construction
POL - 1; 4.2.1, .17; 8.2.4(a); 9.1.1; 10.2.1(b); 10.2.8; 10.2.9; 10.5.7; 10.8.19; 12.4.2; 12.11.6, .7, .8, .10; 13; 13.1.1, .2, .3; 13.2; 13.2.1, .2; 13.3; 13.3.1, .2, .3, .4, .5, .6, .7, .8, .9, .10, .11, .12; 16.8.6;
Voir aussi « Construction » et « Travaux Publics et services gouvernementaux Canada »
     (Contracting for Construction)

Marchés échelonnés
POL - 10.5.7, .9
Voir aussi « Marchés pluriannuels ou en plusieurs étapes »
     (Phased Contracting)

Marchés non concurrentiels
POL - 4.1.9(e); 4.2.25;10.2.6; 11.2.4; 16.8.1, .2, .4(b), .7, .8, .9; 16.8.7, .8, .9; 16.10.4;
APP - A (p.6);
     C (II) 4, 8, 9, 16, 18, 19, 25, 53;
     H 2.3;
     J 1.4;
     K 1.2; 3.2;
     U 9.3, 27.3;
Voir aussi « Règlement sur les marchés de l'État » « Appel d'offres restreint » et « Exemption »
     (Non-Competitive Contracts/Contracting)

Marchés pluriannuels ou en plusieurs étapes
POL - 10.6.10
APP - H 2.1
Voir aussi « Marchés échelonnés »
     (Multi-Year/Phase Contracts)

Marchés portant sur la recherche et le développement
POL - 8.2.4(b); 10.5.9; 16.4; 16.4.1, .2;
APP - J 1.4;
     V (Annexe 1001.1b-2-B) A;
     (Contracting for Research and Development)

Marchés portant sur les services de travail temporaire
POL - 4.1.9 (d); 4.2.18, .19; 16.12; 16.12.1;
APP - I
K 3.2(b)
Voir aussi « Relation d'employeur à employé »
     (Contracting for Temporary Help Services)

Marchés pour la prestation de services juridiques
POL - 4.1.10;
APP - B 3(d); 4;
Voir aussi « Procès » et « Services juridiques »
     (Contracting for Legal Services)

Mécanisme d'examen
POL - 11.1
     (Review Mechanism)

Mesure contractuelle
POL - 10.3.1; 11.2.12;
APP - I2.3.1
Voir aussi « Ratification »
     (Contracting Action)

Modification du marché
POL - 5.1; 10.6.4, .12; 11.2.3, .7, .8(b), (c); 12.3.1; 12.6.1, .2; 12.9; 12.9.1, .2(a), (b), (c); 12.9.3, .4; 16.8.7, .8, .9, .10;
APP - A (p.6);
     C (II) 33;
     H2.6;
     K 1.1, 1.2; 3.1, .2;
     (Contract Amendments)

Passation/activité de marchés
POL - 5.1; 8.2.1; 11.2.6;
APP - K
     (Contracting Activity)

Passation de marchés à prix flexible
POL - 10.5.9
     (Flexible Price Contracting)

Passation de marchés avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension
POL - 4.1.9 (e); 4.2.20; 10.708(d), .13(b); 12.5.3; 16.1.6; 16.5.8; 16.8;
APP - C (I) Annexe 4
Voir aussi « Conflits d'intérêts »
     (Contracting for services of Former Public Servants in Receipt of a Pension)

Passation de marchés d'urgence
POL - 4.1.7; 10.2.1(a); 10.2.2; 11.2.9;
APP - A (p.6);
     B (I)6(a);
     C (III);
     K 1.2(d); 3.2(d;
Voir aussi « Ratification »
     (Emergency Contracting)

Passation de marchés avec des fonctionnaires
POL - 16.9
     (Contracting with Public Servants)

Passation de marchés avec des ressortissants étrangers
POL - 16.7
     (Contracting with Non-Nationals)

Pouvoir de conclure des marchés
POL - 8.2.1; 11.2.6;
APP - C (I) 1, 2, 3, 4
     (Contracting Authority (Power to Enter into a Contract))

Pouvoirs généraux de passation des marchés
APP - C (I) 1, 2, 3; (II)54;
     K 1.2; 3.2
     (Basic Contracting Limits)

Pouvoirs spéciaux de passation des marchés
APP - C (II);
     K 1.2; 3.2
     (Exceptional Contracting Limits)

Proposition contractuelle
POL - 10.7.36, .37., 38,. 39, .40, .41; 10.8.23; 11.2.9, .11; 12.9.3;
APP - K 1.2(e); 3.2(e); 4;
     U 13, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25
Voir aussi « Proposition » et « Demande de propositions » et « Avis de projet de marchés »
     (Contract Proposal)

Rapport sur la passation des marchés
POL - 5.1, .3;
APP - K;
     U 32;
     V (Art. 1019) 7; (Annexe 1001.1b-2-A) 2; (Annexe 1001.2a) 8, 9;
     X (Art. 511);
     (Report on Contracting)

Marchés publics
POL - 10.7.10(a), .12; 14.1.2;
APP - A (p.6);
     U 24, 25, 27
     (Government Business Opportunities)

Mécanismes d'établissement de rapports et indicateurs
POL - 5.1;
APP - K
     (Reporting Mechanisms and Indicators)

Mécanisme de sélection
POL - 4.1.9 (e); 9.1.3; 10; 10.5; 10.7; 16.10.4;
APP - D 1.2;
     H 2.3;
     J;
     U 18;
     W (Art. X);
     (Selection Process)

Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels
APP - D 1.2;
     E 4;
     H 2.3;
     J
Voir aussi « Services de conseil et services professionnels »
     (Selection Process and establishment of Fees for Consulting and Professional Services)

Médiation
POL - 12.8.1, .4; 13.3;
     (Mediation)

Médiation portant sur les différends relatifs aux marchés de travaux de construction
POL - 13.3
     (Construction Claims Mediation)

Meilleure valeur
POL - 1; 9; 10.3.1(a); 10.4.1, .2; 10.6.1; 10.7.25; 10.8.17; 16.8.4(a); 16.8.5(a); 16.10.4;
APP - A (p. 6);
     H 2.3;
     I2.1.1;
     J 1.2;
     Q 4.1.1, 4.3.2, .3, 4.5;
     (Best Value)

Ministère de la Justice Canada
POL - 4.1.10; 6.1.1(a); 10.6.14; 12.4.1; 12.8.5, .6, .14; 16.3.8, .9;
APP - P 2
     (Department of Justice Canada)

Modalités de paiement
POL - 10.6.10; 10.7.36(h); 16.5.10(b)
APP - U 17.2(h), 20.1;
     V (Art. 1010) 2(h); (Art. 1013) 1(i);
     W (Art. IX) 6(g); (Art. XII) 2(i);
     (Terms of Payment)

Modification de l'étendue des travaux
POL - 10.8.19
Voir aussi « Appels d'offres / Soumissions »
     (Change in Scope of Work)

Montant
POL - 4.2.25; 5.2; 8.1.4; 8.6.2; 10.2.7; 10.6.15; 10.8.6, .13(b), .17; 11.2.9; 12.2.4(b), .5; 12.7.11; 12.8.9, .11, .12; 12.11.1, .4, .6, .8; 13.3.2; 16.5.8; 16.8.1.1; 16.8.3; 16.8.12
APP - A (p.7)
     B (I) ; (II) ;
     H 2.2, 2.6, 2.9;
     J 2.1 (b)(d)(f);
     P 3.5, 3.5.1, 3.5.2;
     S ;
     V (Art. 1010) 2(h);
     W (Art. IX) 6(g); (Art. XV) 1(f);
     (Amount)

N

Négociations
POL - 9.1.3; 10.5.11; 10.6.5,.6, .10; 10.7.15(d); 10.8.7(b), .10, .19; 12.8.1, .3, .4;
APP - F 1;
     N 25(e);
     U 4.1, 23;
     V (Art. 1014); (Art. 1024);
     W (Art. IV) 2; (Art. V) 3, 4, 15; (Art. XIV); (Art. XXIV) 7;
     X (Art. 502) 4; (Art. 517);
     (Negotiations)

Norme internationale
POL - 10.5.1a(b);
APP - C(II)47;
     U 14.2(b);
     V (Art. 1007) 2(b); (Art. 1025);
     W (Art. VI) 2(b);
     (International Standard)

Normes
POL - 4.2.25; 10.2.8(e); 10.4.3; 10.5.1(b); 10.7.21; 11.3; 12.2.6; 16.1.3;
APP - C(II) 47;
     F 2, 7;
     N 5; 6; 7(a); 8; 11; 13; 16;
     U 10.1(e), 14.2, 19.4;
     V (Art. 1007) 2(b); (Art. 1016) 2(e);
     W (Art. V) 13; (Art. VI) 2(b);
     X (Art. 506) 8;
     (Standards)

O

Objectif de la politique
POL - 1
     (Policy Objective)

Offres à commandes
POL - 4.2.9; 4.2.19, .28; 10.5.11, .12, .13, .14;
APP - A (p.7);
     C (II) 3; (III) 27, 29, 32;
     I 1.1, 1.2, 2;
     K 1.2(b), 3.2(b);
     (Standing Offer)

Opération de compensation
APP - U 31;
     V (Art. 1006);
     W (Art. XVI);
     (Offsets)

Organisation Mondiale du Commerce - Accord sur les marchés publics
POL - 2(d); 4.1.1, .2, .3, .8; 4.2.4; 5.3; 6.1.1(b); 8.7; 10.2.7, .8; 10.3.1(c); 10.5.1a; 10.6.16, .17, .18; 10.7.1, .6, .8(e), .10(a), .33, .34, .36; 10.8.16, .22; 12.3.2; 12.5.5; 12.8.2
APP - O 2.4;
     (World Trade Organization - Agreement on Government Procurement)

Organisation de services communs
POL - 4.2.7; 8.2.2; 8.9; 11.3; 11.4.3;
APP - A (p.7);
     F 3, 5, 7;
     (Common Service Organization)

Organisme de services communs
POL - 10.4.3
APP - K 1.2(c)
     (Common Service Agency)

Organisme de service spécial
POL - 11.4.3
     (Special Operating Agency)

Ouverture des soumissions
POL - 10.8.2, .5, .23;
APP - U 20.1(e), 22;
     V (Art. 1013) 1(e); (Art. 1015);
     W (Art. XII) 2(e); (Art. XIII);
Voir aussi « Ouverture publique des soumissions » et « Présentation, réception et ouverture des soumissions »
     (Opening of Bids)

Ouverture publique des soumissions
POL - 10.8.2
APP - B (1) 5; 6, 7;
     D 2;
     N 2, 4;
     T 5.1, .3(b)(c); 7; 8;
     U 19.1(f);
     X (Art. 506) 4(f);
Voir aussi « Ouverture des soumissions »
     (Public Opening of Bids)

P

Paiements
POL - 4.1.5(b), .9(e); 4.2.11; 10.6.10, .14; 10.7.36(h); 10.8.15; 11.2.8(c); 12.2; 12.7.3, .4,.10(d); 12.8.1, .9, .11, .12, .13; 12.9.4; 12.11.4, .5, .6, .7, .10; 16.3.11.3(g); 16.5.5, .10(b); 16.8.1; 16.8.1.1; 16.11.3(e), (h);
APP - B (I) 8, 9;
     H 2.7, 2.9;
     J 2.1;
     P (A3) 3.5.2;
     (Payments)

Paiements acomptes
POL - 12.2.4, .7;
APP - B (p.1), (I)9;
     H 2.10(d)
     (Progress Payments)

Paiements à « titre gracieux »
POL - 12.9.4
     (Ex Gratia Payments)

Paiements anticipés
POL - 4.1.5(b); 11.2.8(c); 12.2.2, .3, .4, .5, .11;
APP - B (I)8;
     H 2.9
     (Advance Payments)

Passation des marchés
POL - 4.2.1; 5.1; 8.2.1; 8.5.1; 8.7.1; 8.9; 10.2.7, .8; 10.6.8;; 12.10.3; 16.3.2;
APP - C (I) (II);
     F 1;
     H 2.10(m);
     I 2;
     J 1.4;
     Q 4.2.1;
     U 1.5, 3.3, 12.1(d), 13, 16.2, 17.6, 18.1, 18.3, 27.6(a);
     V (Art. 1008); (Art. 1020) 1, 2, 3; (Art. 1021) 2; (Art. 1024) 1, 2; 
     (Annexe 1002.2a) 8;
     W (Art. VII); (Art. X) 1, 3; (Art. XVI) 2; (Art. XVII) 1(c); 
     (Art. XVIII) 2(a); (Art. XIX) 1; (Art. XX) 4; (Art. XXIV) 7(c), 8;
     X (Art. 506); (Art. 509); (Art. 511) 5; (Art. 518); (Annexe 502.1B);
Voir aussi « Appel d'offres »
     (Tender)

Pêches et Océans
APP - C (II) 10, 14, 25, 44, 53;
     V (Annexe 1001.1b-2-C, H, J, W); (Annexe 1001.2b) 1(e);
     (Fisheries and Oceans)

Pension de l'État
POL - 4.1.9(e); 4.2.20; 16.2.1; 16.5.8; 16.8.3, .4,.12, .13;
APP - A (p.7)
     (Government Pension)

Politique - Généralités
POL - 8
     (Policy - General)

Politique en matière de rémunération et d'honoraires
POL - 16.5
     (Remuneration and Fee Policy)

Politique gouvernementale en matière de sécurité
POL - 4.2.10; 11.3
Voir aussi « Sécurité »
     (Government Security Policy)

Pouvoirs
POL - 8.1; 9.1.2; 11.1.2; 11.2.3, .8(b); 12.3.1; 12.7.8; 12.9.3; 16.8.7;
     (Authorities)

Présentation, réception et ouverture des soumissions
APP - U 22;
     V (Art. 1015);
     W (Art. XIII);
     (Submission, Receipt and Opening of Tenders)

Préavis d'adjudication de contrat
POL - 10.2.6; 10.7.8(d), .10(b), .12, .13, .14, .15, .16, .17, .31; 16.1.4; 16.8.2, .4(a), .5(b);
APP - A (p.7);
     Q 3.3.7;
(Advance contract award notice - ACAN)
     Prix

Concurrence au niveau du prix
POL - 10.7.22; 16.5.1;
APP - J 1.4, .5, .6, .7
     (Price Competition)

Imposition des prix
POL - 6.1.1(b)
     (Price Fixing)

Négociation de prix
POL - 10.8.10;
APP - H 2.5
     (Price Negotiation)

Prix cible / visé
POL - 10.6.3;
APP - A (p.7);
     H 2.7
     (Target Price)

Prix d'une soumission
POL - 10.6.2; 10.8.8, .9(a); 10.8.13(b), (c);
APP - D 2; 5.2.1;
     H 2.3;
     N 14;
     (Bid Price)

Prix du marché
POL - 10.8.9(a)(b);
APP - N 14
     (Market Price)

Prix ferme
POL - 10.5.5; 10.6..7; 16.5.4;
APP - A (p.7);
     H 2.7;
     J 2.1
Voir aussi « Marchés à prix ferme »
     (Firm / Fixed Price)

Prix figurant dans des listes
POL - 10.8.9(a)
     (Price Lists)

Prix fixe
POL - 10.6.8, .9; 16.8.12;
APP - A (p.7);
     H 2.7;
     J 1.4;
     (Fixed Price)

Prix forfaitaires
POL - 10.8.13(b);
APP - N 23(a)
     (Lump Sum Price)

Prix plafond
POL - 10.6.3, .4; 16.5.4;
APP - J 2.1(b)
     (Ceiling Price)

Prix unitaire
POL - 4.2.15(b); 10.6.3, .10; 10.8.13(a)(b);
APP - A (p. 7)
     H 2.7
     (Unit Price)

Prix unitaire fixe
POL - 10.6.3;
APP - A (p.7)
     (Fixed Unit Price)

Prix cible / visé (honoraires fixes et formules de primes)
POL - 10.6.3;
APP - A (p.7);
     H 2.7
Voir aussi « Prix cible »
     (Target Price (Fixed Fee and Incentive Fee Formula))

Procédures de sélection
APP - U 18;
     W (Art. X);
     (Selection Procedures)

Procédures de passation des marchés
POL - 10.2.7, .8(c), .9; 10.7.33(a)(b), .37; 10.8.23(f);
APP - U 13;
     V Section B;
     X (Art. VII);
     (Tendering Procedures)

Procès
POL - 12.8.5, .6, .14; 13.3.7;
APP - J 2.1(f)
     (Litigation)

Production de défense
POL - 6.1.1(a)
Voir aussi « Défense nationale »
     (Defence Production)

Produits
POL - 8.6.1; 9.1.2; 10.4.3; 10.5.1a, .5; 10.6.19; 10.7.21; 10.8.2, .9(a)(b), .11; 12.13.1(a) (b), .2(a);
     (Products)

Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi
POL - 4.2.5; 6.1.1(b); 8.3.1;
APP - D
     (Federal Contractor's Program for Employment Equity)

Projets d'envergure de l'État
POL - 8.9.1; 10.4.1
     (Major Crown Projects)

Proposition
POL - 10.5.3; 10.6.6, .11, .12, .14; 10.7.22, .24, .25, .28; 10.8.2, .3, 4, .5, .6, .7, .17, .20; 11.1.1, .2; 11.2.9, .11; 12.9.3,12.11.4; 16.10.4;
APP - A (p.8);
     H;
     J 1.4, .5, .7, .9;
     K 1.2; 3.2(e);
Voir aussi « Proposition contractuelle » and « Demande de propositions » et « Avis de projet de marché »
     (Proposal)

Proposition de promoteur
POL - 10.5.3
     (Developer Proposal)

Proposition en deux étapes
POL - 10.7.22
     (Two-Step Proposal)

Protection des intérêts de l'État
POL - 12.11
Voir aussi « État / Canada »
     (Protecting the Interests of the Crown)

Protocole d'entente / Protocole d'accord
POL - 8.9.1; 14.2.2;
Voir aussi « Dispositions contracuelles »
     (Memoranda of Understanding)

Publicité 
POL 4.2.21; 16.13 
     (Advertising)

Q

Qualification des fournisseurs
POL - 10.7.33;
APP - U 16;
     V (Art. 1009);
     W (Art. VIII);
     (Qualification of Suppliers)

Qualité de mandataire
POL - 12.10.3
     (Agency Status)

R

Rapports / Établissement de rapports
POL - 4.1.7; 5.1, .3; 8.2.3; 10.8.18; 11.2.9, .12; 12.5.4; 12.8.11; 13.3.5(c); 16.1.3; 16.5.10(c); 16.10.5(e); 16.11.3(a), .9;
APP - K;
     N 8; 22;
     U 32;
     V (Art. 1019) 7; (Annexe 1001.2a) 9;
     (Report(s) (ing))

Ratification
POL - 4.1.11; 11.2.12
APP - W (Art. XXIV) 1
Voir aussi « Mesure contractuelle »
     (Ratification)

Réception des soumissions
POL - 10.8;
APP - N 4; 14;
     U 22;
     V (Art. 1015);
     W (Art. XIII);
Voir aussi « Présentation, réception et ouverture des soumissions »
     (Receiving Bids)

Recherche et développement
POL - 8.2.4(b); 10.2.8(e); 10.5.9; 10.7.24; 16.4;
APP - J 1.4;
     U 10.1(e)
     V (Art. 1016) 2(e); (Annexe 1001.1b-2-B) A;
     (Research and Development)

Recherche sur l'opinion publique
POL - 4.2.21; 16.13
     (Public Opinion Research)

Réduction des honoraires
POL - 16.8.1, .4(a), .12
APP - C (I) Annexe 4 (no 5, 6, 7); (II) 42;
Voir aussi « Formule de réduction »
     (Fee Abatement)

Références
POL - 6
     (References)

Règlement sur les marchés de l'État
PREF
POL - 4.1.1, .5, .8, .10; 6.1.2; 8.1.2; 8.2.1; 10.1; 10.1.1; 10.2.1; 10.7.13, .30; 11.2.8(c); 11.4.1; 12.1.2; 12.2.2; 12.5.4; 12.8.8; 12.10.1; 12.11.1, .3, .4, .6; 13.1.2; 14.12; 15.1.1; 16.1.4;16.8.4(b);
APP - B
     C (I) 1, 2.10 (n);
     J 1.6;
     K 1.1, 3.1;
     U 13.1;
     (Government Contracts Regulations G.C.R.'s)

Relation d'employeur à employé
POL - 4.1.9; 16.2; 16.3;
APP - I 1.4; 1.5
Voir aussi « Marchés portant sur les services de travail temporaire »
     (Employer/Employee Relationship)

Retenues
POL - 12.11.3, .5; 16.5.10(c);
APP - A (p.8);
     S 6(a) (ii);
     (Holdbacks)

Retrait des soumissions
POL - 10.8.14;
APP - N 9; 10; 11; 13;
     (Withdrawal of Bids)

Rôle des ministres
POL - 8.2.1;
APP - C (II); (III) 2;
     D 3.4; 4;
     M 4 (iii);
     (Role of Ministers)

Rôles et fonctions
POL - 8.2;
APP - D 5
     (Roles and Responsibilities)

S

Sanctions
POL - 12.1.3;
APP - D 4
     (Sanctions)

Santé et Bien-être social Canada
APP - C (II) 17
     (Health and Welfare Canada)

Sécurité
POL - 4.1.5(c); 4.2.10, .13, .15, .24; 10.2.4, .10(c); 10.8.2, .6, .8, .10, .14, .15, .20; 11.3; 12.1.2; 12.2.4(a); 12.5.2; 12.7.2, .3, .9;
APP - B(II);
     C (II) 16;
     J 1.8
     L;
     N 19;
     R;
     U 12.1(c), 33.1, 34.1;
     V (Art. 1018) 1; (Annexe 1001.2b) 3, 4;
     W (Art. XXIII) 1;
     X (Art. 506) 11(e); (Art. 510);
Voir aussi « Sécurité nationale », « Politique gouvernementale en matière de sécurité », « Garantie de soumissions » et « Garantie contractuelle »
     (Security)

Sécurité nationale
POL - 10.8.2
APP - U 33.1;
     V (Art. 1018) 1; (Annexe 1001.2b);
     W (Art. XXIII) I, (Annexe 5) 1(f)(g);
     X (Annexe 502.2A);
Voir aussi « Sécurité » et « Politique gouvernementale en matière de sécurité »
     (National Security)

Sélection préalable des soumissionnaires
POL - 10.7.18, .19
     (Pre-Selecting Bidders)

Service canadien du renseignement de sécurité
APP - C (II) 16
     (Canadian Security Intelligence Service)

Service Correctionnel Canada
APP - C (II) 11
     (Correctional Service Canada)

Services communs
POL - 4.2.7; 8.2.2; 8.9; 10.4.3; 10.5.14; 11.2.6; 11.3;
APP - T 5.2
     (Common Services)

Services de conseil
POL - 10.2.8(i); 10.7.24;
APP - J 1.4;
     U 10.1;
     V (Annexe 1001.1b-2-A);
     X (Art. 506) 11b;
Vois aussi « Services de conseil et services professionnels »
     (Consulting Services)

Services de conseil et services professionnels
POL - 16.5.4, .5, .8; 16.10; 16.11;
APP - A (p.8);
     J
     T 6.1 (a)
     (Consulting and Professional Services)

Services de travail temporaire
POL - 4.1.9(d); 4.2.19; 16.12;
APP - A (p.8);
     I;
     K 3.2(b)
     (Temporary Help Services)

Services d'immeubles
POL - 4.2.24
APP - E
     (Building Services)

Services juridiques
POL - 4.1.10; 12.8.1, .5, .7; 13.3.2; 16.10.1;
APP - B 3(d);
     (I) 4
     (Legal Services)

Services professionnels
Voir « Services de conseil et services professionnels »
     (Professional Services)

Seuils
POL - 8.6.2;10.2.7; 10.7.8(b)(c); 16.5.8; 16.8.2; 16.10.13;
APP - U 7;
     V (Annexe 1001.1c); (Annexe 1001.2a); (Annexe 1001.2c);
     (Thresholds)

Seuils applicables aux honoraires
POL - 16.5.8
     (Fee Thresholds)

Sociétés d'État
POL - 11.4.3; 12.10;
     (Crown Corporations)

Sociétés de placement temporaire
APP - A (p.8);
     I 1.1, 1.2, 2.2.1;
     (Temporary Help Firms)

Soumission valide
POL - 10.7.19, .28; 10.8.6, .9, .10, .17; 16.8.4;
APP - A (p.8);
     C (II) 5(a)(b), 6(c);
     J 1.4
     (Valid Bid)

Soumissions identiques
POL - 10.8.17, .18
     (Identical Bids)

Spécifications techniques
POL - 10.5.1(a)
APP - O 2.5;
     U 14, 15, 20.1(g);
     V (Art. 1007); (Art. 1013) 1(g); (Art. 1025);
     W (Art. VI); (Art. VII) 2(g);
     X (Art. 504) 3(b); (Art. 518);
     (Technical Specifications)

Surveillance
POL - 5; 8.10.1; 16.11.2, .3;
APP - H 4;
     N 7(b);
     O 2.1;
     V (Art. 1019) 7;
     W (Art. XIX) 5;
     (Monitoring)

T

TPS
POL - 4.1.6; 8.1.4; 16.6.1;
APP - C (I) 1, 2, 3; (II) Annexe 4 ; (III);
     U 6.7
     (GST)

Taux fixe au temps
POL - 10.6.3;
APP - A (p.8)
     (Fixed Time Rate)

Taux du marché
POL - 4.1.9(c); 16.5.1, .2, .6;
APP - I 1.1
Voir aussi « Politique en matière de rémunération et d'honoraires »
     (Market Rates)

Taux journaliers
POL - 16.5.8; 10;
APP - J 2.1, .2;
     (Per Diem Rates)

Taxes de pays étrangers
POL - 10.6.14
     (Foreign Taxes)

Taxes et droits provinciaux et municipaux
POL - 10.6.13
     (Provincial and Municipal Taxes and Fees)

Taxes fédérales
POL - 10.6.11
     (Federal Taxes)

Transports Canada
APP - C (II) 8, 43;
     P 2
     (Transport Canada)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
POL - 4.2.8, .17, .19, .21, .27, .28; 6.1.1(a); 8.2.2; 10.7.8 (b), (c), .11, .12; 11.1.1; 11.2.4; 12.4.2; 13.2.1; 14.1.3; 14.2.1, .2, .4; 16.13
APP - C (II) 5, 6, 7, 16(b), 18, 29, 30, 31, 32, 33, 35, 36, 40, 41;
     I 1.1, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 3.1;
     K
     P 2;
Voir aussi « Construction », « Bail (Baux) » et « Loi sur les travaux publics et services gouvernementaux »
     (Public Works and Government Services Canada)

Tribunal canadien du commerce extérieur
POL - 10.8.16; 12.1.4; 12.3.2; 12.5.5; 12.8.2
APP - U 3
     (Canadian International Trade Tribunal)

U

Urgence
POL - 4.1.7; 10.2.1, .2; 11.2.9, .12;
APP - A (p.6);
     B (1) 6(a);
     C (III);
     K 1.2(d), 3.2(d);
Voir aussi « Passation de marchés d'urgence »
     (Emergency)

V

Valeur totale
POL - 10.2.9(a); 10.6.19(a); 10.7.8(b)(c); 11.2.3, .9; 16.6; 16.8.4, .7, .8, .10;
APP - C (III) 1, 2;
     (Total Value)

Vérification et évaluation
POL - 5.2
     (Audit and Evaluation)

1. Objectif de la politique

L'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien.

2. Énoncé de la politique

Les marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent :

  1. résister à l'examen du public au chapitre de la prudence et de l'intégrité, faciliter l'accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics;
  2. donner la primauté aux éléments fondamentaux du mécanisme d'acquisition;
  3. favoriser le développement industriel et régional à long terme et les autres objectifs nationaux pertinents, incluant les objectifs de dévelopment économique autochtones.
  4. être conformes aux obligations de l'État aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

3. Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes, notamment aux divisions et sections ministérielles désignées comme ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les transactions suivantes ne sont pas couvertes par la politique :

  1. les marchés producteurs de recettes (ventes et accords de concession, locations à bail de biens de l'État) et marchés semblables;
  2. les marchés portant sur l'acquisition de biens-fonds (régis par d'autres lois et règlements);
  3. le transfert de fournitures, de services ou de biens immobiliers entre les ministères, les Sociétés d'état, les provinces, les municipalités et les territoires;
  4. les subventions et les contributions;
  5. les programmes à frais partagés lorsque l'État n'est pas l'autorité contractante;
  6. les marchés pour lesquels le Parlement n'a pas voté de crédits et où l'État joue le rôle d'un mandataire;
  7. les baux et les marchés pour l'aménagement d'un bureau ou de locaux résidentiels conformément à la Loi sur les immeubles fédéraux et au règlement d'application; et
  8. les ententes dans le cadre du programme d'Échange Canada.

4. Exigences de la politique

4.1 Exigences de la politique contractuelle

4.1.1 Afin d'appuyer la politique, il faut observer les dispositions suivantes ainsi que les définitions, le Règlement sur les marchés de l'État, la directive du Conseil du Trésor sur les marchés l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur,ainsi que les autres Appendices qui contiennent les exigences impératives et facultatives ou une combinaison des deux, selon ce qui est précisé.

4.1.2 Les descriptions de travaux ou cahiers des charges doivent être formulés par rapport à des résultats précis ou à des critères de performance qui favorisent et facilitent le recours au processus concurrentiel et selon les exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.3 Dans la mesure du possible, on doit donner à toutes les entreprises et à tous les particuliers une possibilité égale de faire des propositions, pourvu qu'ils aient, de l'avis de l'autorité contractante, les compétences techniques, financières et administratives requises pour exécuter les obligations contractuelles et pour répondre, le cas échéant, aux objectifs fixés par les grandes lignes des politiques nationales, ou aux exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.4 Le cas échéant, on doit fixer des critères d'évaluation des soumissions tenant compte des facteurs socio-économiques par rapport au coût total d'un marché, et les documents de l'appel d'offres doivent faire état du fait que les facteurs socio-économiques seront pris en considération dans l'évaluation des offres.

4.1.5 En vertu du Règlement sur les marchés de l'État, dans sa forme modifiée; (voir l'appendice B),

  1. on doit procéder à un appel d'offres auprès des entrepreneurs éventuels avant de conclure un marché, à moins que l'une ou plusieurs des exceptions visées à l'article 6 du Règlement ne soient applicables;
  2. les paiements anticipés doivent être approuvés par le Conseil du Trésor lorsque la conclusion du marché nécessite l'approbation du Conseil du Trésor;
  3. les dispositions du Règlement portant sur les garanties de soumission ou les garanties contractuelles doivent être observées lorsque l'autorité contractante estime qu'elles sont pertinentes.

4.1.6 Il faut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant de conclure un marché ou des arrangements contractuels dont la valeur ou les coûts du marché (qui incluent toutes les taxes applicables y compris la TPS et la TVH) dépassent les limites établies par le Conseil du Trésor dans sa Directive relative aux marchés (Appendice C).

4.1.7 Les autorités contractantes peuvent passer des marchés pour faire face à une situation d'extrême urgence, conformément aux dispositions de la partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés de l'État à condition de fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor des précisions sur le recours à ce pouvoir dans les 60 jours suivant l'utilisation de ce pouvoir ou le début des travaux.

4.1.8 Les fonctionnaires à qui a été délégué le pouvoir de négocier et de conclure des ententes contractuelles au nom de l'État doivent exercer ce pouvoir avec prudence et intégrité, de telle sorte que l'autorité contractante (le ministre) agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit du Règlement sur les marchés de l'État, de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, des politiques d'approvisionnement de l'État, de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur.

4.1.9 En ce qui concerne les marchés de services, l'autorité contractante doit :

  1. s'assurer que l'énoncé de travail ou la description des exigences décrit avec précision les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre et les délais à observer;
  2. s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations d'employeur à employé, selon les critères établis par l'Agence des douanes et du revenu du Canada et par les jugements des tribunaux en la matière;
  3. s'assurer que les honoraires versées ne dépassent pas le taux du marché en vigueur pour le service fourni;
  4. Supprimé.
  5. s'assurer que les marchés, passés de façon compétitive ou non-compétitive, portant sur les services d'anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement (ou les deux)rendent compte de méthodes acceptables, notamment au niveau de l'équité dans la sélection et la rémunération. On ne peut conclure de marché portant sur les services d'un ancien fonctionnaire qui a reçu un paiement forfaitaire ou qui touche une pension du gouvernement à moins que l'autorité contractante ne soit convaincue que c'est dans l'intérêt public.

4.1.10 Le Règlement sur les marchés de l'État, dans sa forme modifiée (voir l'appendice B) exige que les marchés pour la prestation de services juridiques soient passés seulement par le ministre de la Justice ou avec son autorisation. Par conséquent, même s'il est reconnu que des avocats peuvent être retenus à des fins autres que la prestation de services juridiques, il faut consulter le ministère de la Justice dans tous les cas où il faut passer un marché de services avec un membre du barreau en exercice, afin de déterminer si le marché est pour des services juridiques, et donc si l'approbation du ministère de la Justice est requise. Aucune autorité contractante ne peut passer un marché de services avec un membre du barreau en exercice sans avoir d'abord obtenu l'autorisation du ministère de la Justice, ou avoir été informé par ce ministère que le marché ne porte pas sur des services juridiques.

4.1.11 Si une autorité contractante passe un marché sans l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque ladite autorisation aurait dû être obtenue, elle doit demander la ratification de la mesure contractuelle le plus tôt possible.

4.2 Exigences connexes

4.2.1 Plusieurs autres politiques gouvernementales et pratiques administratives doivent être observées au chapitre de la passation des marchés. Plusieurs de ces exigences administratives découlent de l'application d'autres lois, politiques, conventions et méthodes qui débordent à proprement parler les lignes de conduite relatives aux marchés de fournitures, de services et de travaux de construction. Cet article donne un aperçu des autres instruments en question; les lignes directrices et appendices donnent des renseignements complémentaires.

4.2.2 Une condamnation aux termes des articles 121, 124 et 418 du Code criminel fait perdre le pouvoir de conclure des marchés avec l'État à moins que le gouverneur en conseil, en vertu de l'article 748(3) ait restitué ce droit (en tout ou en partie) à la personne ou que cette personne ait été graciée.

4.2.3 Les fonctionnaires doivent non seulement observer la loi à tout moment, ils doivent également agir comme si le Code criminel du Canada avait force de loi à tout endroit où ils effectuent des opérations commerciales au nom de l'État. Il est expressément défendu d'accepter des pots-de-vin ou d'exercer autrement son influence mal à propos.

4.2.4 Le cas échéant, l'autorité contractante doit observer les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur ainsi que leurs modifications.

4.2.5 Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi prévoit certaines conditions pour les marchés de biens et de services d'une valeur de 200 000 $ ou plus qui sont passés avec un entrepreneur employant au moins 100 personnes (voir appendice D).

4.2.6 Conformément à l'alinéa 221(1)d) de la Loi de l'impôt sur le revenu, les paiements supérieurs à 500 $ effectués par des ministères et organismes en vertu des marchés de services applicables, notamment les marchés comportant tout un éventail de biens et services, doivent être déclarés sur un feuillet supplémentaire T1204. Pour connaître les détails liés à cette exigence, voir les paragraphes 16.14 et 16.15.

4.2.7 La Politique sur les services communs prévoit que les ministères et organismes doivent se procurer les fournitures et certains services des organisations de services communs seulement, sauf exception établie par des instructions, par d'autres politiques du Conseil du Trésor, par la législation particulière du ministère ou par les dispositions de la Politique sur les services communs.

4.2.8 L'article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux donne au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux la responsabilité exclusive de l'acquisition de tous les biens décrits dans la Loi. Les autres ministères et organismes peuvent acheter des biens seulement si leur propre législation les y autorise expressément ou lorsque le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué son pouvoir en bonne et due forme.

4.2.9 Le cas échéant, les autorités contractantes doivent observer les exigences de la Stratégies d'approvisionnement pour les entreprises autochtones.

4.2.10 Les autorités contractantes doivent observer les dispositions de la Politique sur la sécurité.

4.2.11 Tous les marchés doivent contenir des clauses pertinentes prévoyant le versement d'intérêts conformément à la Politique sur les demandes de paiements et paiement à la date d'échéance, de même qu'une mention de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée applicable.

4.2.12 Tous les marchés doivent contenir des clauses pertinentes reflétant la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (voir appendice G).

4.2.13 Lorsqu'un entrepreneur manque à ses obligations, la garantie financière prévue par le contrat est convertie et sert à indemniser l'État jusqu'à concurrence de la limite contractuelle.

4.2.14 Les autorités contractantes ne peuvent exercer ou acquérir les pouvoirs d'un ministère, d'une section ou d'un organisme du gouvernement du Canada auquel elles fournissent des services, si de tels pouvoirs dépassent ceux qui leur sont conférés par leur propre législation ou par d'autres lois et règlements.

4.2.15 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion adéquats soient en place afin de protéger l'intégrité du processus de soumission. Il est reconnu que le processus de soumission peut se faire avec une copie papier ou en version électronique. Dans un cas comme dans l'autre, pour satisfaire aux critères de prudence et de probité, les ministères doivent pouvoir prouver que tous les documents de soumission ont été reçus à temps et en la forme prescrite dans les documents d'appel d'offres. Dans le cas des soumissions présentées par la voie électronique, les ministères doivent également veiller à ce que les documents ne soient pas modifiés, contrefaits, ou altérés, sciemment ou par erreur. Si une autorité contractante soupçonne qu'il y a eu collusion ou truquage des offres, elle doit en aviser Industrie Canada.

4.2.16 La Directive sur les voyages d'affaire du Conseil du Trésor s'applique aux frais de déplacement supportés par les entrepreneurs lorsque les frais en question constituent un élément particulier du marché.

4.2.17 On devrait utiliser le formulaire normalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral pour tous les marchés de travaux de construction qui dépassent 100 000 $. Les principes et application de la politique de base contenue dans le formulairenormalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral sont la responsabilité du Conseil du Trésor. Par contre, le style et contenu du formulaire normalisée tombent sous la responsabilité du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

4.2.18 Supprimer.

4.2.19 Lorsque les autorités contractantes passent des marchés portant sur des services de travail temporaire (soutien administratif et autres catégories), elles devraient songer à s'adresser à des sociétés avec lesquelles le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a conclu des conventions d'offre à commandes portant sur de tels services. Les autorités contractantes ont le choix de se procurer de tels services de travail temporaire par l'entremise de conventions d'offre à commandes établis par le Ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, ou elles peuvent faire affaire directement, par l'entremise d'une convention d'offre à commande ministérielle distincte ou encore par voie d'un marché avec d'autres fournisseurs. On peut obtenir du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux d'autres renseignements sur l'existence de ces offres à commandes.

4.2.20 Lorsqu'on passe des marchés en vue d'obtenir les services d'anciens fonctionnaires recevant une pension versée conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), ou qui ont reçu un paiement forfaitaire, il faut faire preuve d'un grand discernement afin d'empêcher toute impression de favoritisme à l'endroit de tels anciens fonctionnaires. En conséquence, toutes les autorités contractantes doivent respecter les procédures spéciales décrites à l'article 16.8.

4.2.21 Tous les marchés pour des services de sondage d'opinion publique et de publicité doivent être attribués selon les exigences de la section 16.13 de la Politique sur les marches.

4.2.22 S'il y a lieu, l'autorité contractante doit appliquer les dispositions prioritaires en matière de marchés prévues à la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) et l'Accord de mise en oeuvre de la CBJNQ (1990), désignés ensemble dorénavant comme « la Convention », en ce qui touche tous les marchés résultant de projets adjugés par l'État dans le territoire. La politique et les mesures d'application (qui figurent à l'appendice T) doivent être appliquées de façon qu'on reconnaisse que l'économie et la main-d'oeuvre du territoire sont au stade de développement. La politique, telle que citée dans la Convention, s'applique à et a pour but de prendre toutes les mesures raisonnables pour encourager la participation des Inuit dans tous les marchés. Elle s'applique à tous les marchés résultants de projets mis en oeuvre ou dirigés, dans le territoire, par l'État ou ses agents, mandataires, entrepreneurs ou sous-traitants.

4.2.23 Si le marché est assujetti à la politique de la propriété intellectuelle, on doit examiner qui doit en garder la propriété avant l'adjudication de ce même marché. Tous les marchés pertinents doivent contenir des clauses indiquant la participation à la propriété intellectuelle.

4.2.24 Dans la province de l'Ontario, les autorités contractantes fédérales doivent respecter l'esprit de la loi ontarienne et se conformer à ses dispositions concernant la protection des emplois et les avantages sociaux des travailleurs qui sont principalement affectés à un endroit en particulier pour offrir des services de nettoyage d'immeubles, d'alimentation et de sécurité. Voir appendice E.

4.2.25 Les autorités contractantes peuvent négocier et passer des marchés concurrentiels et non concurrentiels avec des entreprises dont les services à l'État sont prit en charge par des fonctionnaires dont le montant ne dépasse pas 10 M $. Par contre, chaque autorité contractante doit faire approuver son premier cas dont le montant excède 1 M $ par le Conseil du Trésor de façon à s'assurer que le ministère en question ait établit des procédures adéquates pour voir à la prise en charge de services à l'État par des fonctionnaires et pour s'assurer que ces procédures sont conformes aux principes établis pour le gouvernement fédéral. Voir appendice C.

4.2.26 Des modifications ont été apportées au Règlement sur les marchés de l'État de façon à permettre aux autorités contractantes de se soustraire à l'obligation de demander des soumissions, tel que le prévoit le Règlement, lorsqu'elles font l'acquisition de certains services d'imprimerie et services connexes auprès du nouveau propriétaire de Groupe Communication Canada (GCC), en l'occurrence Groupe Communication Canada Inc. (GCC Inc.). Dans les faits, ces modifications permettent aux ministères et aux organismes d'avoir recours aux services de GCC Inc., par libre choix, en procédant pratiquement comme ils le font actuellement pour obtenir les services de GCC. Les modifications sont valides pendant cinq ans à compter de la date d'entrée en vigueur du décret, soit le 7 mars 1997. Voir appendice C.

5. Surveillance

5.1 Mécanismes d'établissement de rapports

5.1.1 Il incombe aux ministères et aux organismes de veiller à ce que soient mis en place et appliqués des cadres de contrôle suffisants pour assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics. Dans le cadre des rapports continus qu'il entretient avec les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor collabore avec les ministères et les organismes afin de régler les problèmes de gestion décelés dans le cadre des examens de gestion, des évaluations, des vérifications internes et des opérations, et d'assurer l'observation de la Politique sur les marchés.

5.1.2 Tous les ministères et organismes qui octroient et/ou modifient des contrats doivent soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport annuel sur leurs activités à ce chapitre (voir l'appendice K pour plus de détails).

5.1.3 En outre, dans le cadre des obligations de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Organisation mondiale du commerce de l'Accord relatif aux marchés publics et de l'Accord sur le commerce intérieur, les autorités contractantes sont tenues de fournir certaines statistiques. Ces statistiques sont compilées à partir de l'information codée sur les marchés que fournissent les agents de négociation des marchés pour chacune des activités d'approvisionnement. Ainsi, il est essentiel de bien coder les accords pertinents, les produits, les services, les travaux de construction, le processus d'appel d'offres utilisé, les raisons qui ont motivé le lancement d'appels d'offres restreints et le détail des marchés adjugés pour démontrer aux autres pays ou provinces qui participent aux accords que l'administration fédérale respecte ces accords.

5.2 Vérification et évaluation

5.2.1 Le cas échéant, les autorités contractantes doivent inclure une clause prévoyant un droit de vérification, afin de s'assurer que le montant versé est juste.

5.2.2 Les autorités contractantes doivent veiller à ce que les dossiers des marchés soient documentés comme il se doit.

6. Références

6.1.1 Outre la Loi sur la gestion des finances publiques, les lois, règlements et lignes de conduite suivantes sont également applicables à la passation de marchés de fournitures et de services, de marchés de travaux de construction par les ministères :

  1. la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la faillite, la Loi sur les lettres de change, la Charte canadienne des droits et libertés, la Loi sur la concurrence, le Code criminel, la Loi sur la production de défense, la Loi sur le ministère de la Justice, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les justes salaires et les heures de travail, la Loi sur les immeubles fédéraux, la Loi sur les langues officielles, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur le statut de l'artiste et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
  2. l'Accord canado-américain de libre-échange, l'Accord du GATT sur les marchés publics, l'Accord du GATT sur la prévention des obstacles techniques au commerce, le Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, la Politique en matière de sécurité, le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi et les lignes de conduite portant sur la prévention des prix imposés;
  3. les lignes de conduite et lignes directrices figurant dans le manuel du Conseil du Trésor.

6.1.2 La présente politique est diffusée conformément à l'alinéa 7(1) a) et au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, au Règlement sur les marchés de l'État tel que modifié, au Décret sur la délégation de pouvoirs au Conseil du Trésor, DORS 86-1123, et à la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, CT 806000, ainsi qu'à leurs modifications.

6.1.3 La présente politique, ainsi que les appendices contenus dans le présent volume, doivent être consultés en même temps que les dispositions du droit écrit et les décisions judiciaires faisant jurisprudence.

6.1.4 Le présent document comporte le texte de la politique des marchés. La dernière mise à jour est datée du 9 juin 2003, et remplace le document du décembre 2001.

7. Demandes de renseignements

Pour l'interprétation de la présente politique, des documents sur lesquels elle s'appuie ou du règlement d'application et pour les questions relatives aux présentations connexes au Conseil du Trésor, veuillez communiquer avec la directrice exécutive, Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction générale de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.

8. Modalités d'application - généralités

8.1 Pouvoirs

8.1.1 Le pouvoir des ministères de conclure des marchés se trouve en général dans la législation instituant le ministère en question et conférant certains pouvoirs au ministre. Ce pouvoir est confirmé par les lois de crédits adoptées par le Parlement chaque année, lesquelles affectent des fonds à l'exécution des mandats ministériels. Le paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit l'établissement de limites financières au-delà desquelles l'approbation du gouverneur en conseil ou du Conseil du Trésor est nécessaire.

8.1.2 Le Règlement sur les marchés de l'État a été approuvé par le gouverneur en conseil le 30 juin 1987, C.P. 1987-1355, sur recommandation du Conseil du Trésor, conformément au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ce règlement a été modifié en maintes occasions par la suite (voir l'appendice B du présent document).

8.1.3 La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, qui établit les limites financières au-delà desquelles l'autorisation du Conseil du Trésor doit être obtenue figure à l'appendice C.

8.1.4 Tous les montants indiqués dans l'appendice C comprennent toutes les taxes applicables (y compris la TPS et la TVH, le cas échéant).

8.2 Rôles et fonctions

8.2.1 Rôle des ministres. Le ministre est ultimement comptable au Parlement de tout ce qui concerne la passation des marchés. Chacun des ministres délégué ordinairement son pouvoir de conclure des marchés à divers échelons du ministère ou de l'organisme concerné. Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les fonctionnaires à qui un tel pouvoir est délégué doivent l'exercer avec prudence et intégrité, de telle sorte que le ministre responsable agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l'esprit du Règlement sur les marchés de l'État et des directives du Conseil du Trésor touchant la passation des marchés.

8.2.2 Organisme de services communs (OSC). Dans certains cas, l'acquisition de biens, qui est en principe la responsabilité du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, a été déléguée à d'autres ministres. Au surplus, le Conseil du Trésor a ordonné, conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, que certains biens et services soient obtenus par l'intermédiaire d'un OSC (voir la Politique du Conseil du Trésor sur les services communs).

8.2.3 Comité consultatif du Conseil du Trésor chargé des marchés (CCCTM). Ce comité examine les questions relatives à la forme et la procédure des marchés publics ou la politique et les lignes directrices en matière de passation de marchés et qui peuvent lui être soumises. Le comité examine également toute question semblable lorsqu'il estime qu'il y a lieu d'effectuer des modifications ou de donner des éclaircissements.

8.2.4 Les travaux du CCCTM,sont menés par deux sous-comités :

  1. Le sous-comité des marchés de travaux de construction - chargé des questions relatives aux biens immobiliers et aux travaux de construction;
  2. Le sous-comité général des marchés - matériel et équipement, y compris les réparations et les réfections, ainsi que les autres questions non liées aux immeubles et à la construction.

8.2.5 Des groupes de travail spécialisés peuvent être institués pour explorer les domaines présentant un intérêt particulier et donner des conseils à leur sujet.

8.3 Équité en matière d'emploi

8.3.1 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, lorsqu'un ministère ou organisme conclut un marché de fournitures ou de services d'une valeur de 200 000 $ ou plus avec un entrepreneur employant au moins 100 personnes, le ministère ou l'organisme doit observer les conditions du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi, énoncées à l'appendice D.

8.4 Sanctions internationales

Les particuliers et entreprises du Canada sont liés par les sanctions économiques imposées par le Canada et adoptées en vertu de la Loi sur les Nations Unies. Ainsi, le gouvernement du Canada ne peut accepter la livraison de biens ou de services qui proviennent, directement ou indirectement, des pays, entités ou particuliers assujettis aux sanctions économiques. Les ministères peuvent se procurer une liste des sanctions sur le site du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (http://www.dfait-maeci.gc.ca/trade/sanctions-fr.aspp). Les autorités contractantes doivent veiller à ce que tous les marchés conclu conformément au Règlement sur les marchés de l'État renferment une clause interdisant à l'entrepreneur de fournir au gouvernement du Canada tout bien ou service qui fait l'objet de sanctions économiques. Pendant l'exécution d'un marché, advenant un ajout à la liste des pays, entités ou particuliers assujettis à une sanction, ou un ajout à la liste des biens ou services assujettis aux sanctions qui rend impossible l'exécution du marché par l'entrepreneur, on considérera qu'il s'agit d'un cas de force majeure. Tous les marchés doivent aussi contenir une disposition exigeant que l'entrepreneur informe le Canada de l'existence d'une telle situation. On conseille aux autorités contractantes de consulter un conseiller juridique pour déterminer les mesures qu'il conviendrait d'adopter dans un cas de force majeure.

8.5 Langues officielles

8.5.1 Comme il est indiqué à l'article 6 a), Références, la Loi sur les langues officielles, ainsi que les politiques et directives connexes, doivent être observées dans le processus de passation des marchés. Pour plus de détails, voir l'appendice F.

8.6 Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)

8.6.1 Le Canada a accepté d'appliquer les dispositions de l'ALENA, un accord multilatéral axé sur la suppression des barrières commerciales entre le Canada, les États-Unis et le Mexique. Le chapitre 10 de l'ALENA vise à accroître la concurrence et la transparence des marchés de l'État, et à éliminer à la fois les mesures protectionnistes à l'égard des produits et des fournisseurs nationaux et la discrimination contre les produits et les fournisseurs étrangers.

8.6.2 Les politiques de traitement préférentiel ne s'appliquent qu'aux marchés dont le montant ne dépasse pas les seuils établis ou qu'aux activités d'approvisionnement faisant l'objet d'une exclusion, d'une exception, d'une dérogation ou d'une commande réservée aux termes des accords commerciaux.

8.6.3 Supprimé.

8.7 Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)

8.7.1 L'AMP-OMC est un accord multilatéral qui vise à accroître la concurrence internationale pour les marchés de l'État. L'AMP-OMC est entré en vigueur le 1er janvier 1996. Parmi les pays membres, on compte le Canada, l'Union européenne, les États-Unis, le Japon, la Corée, Israël, la Norvège et la Suisse. L'AMP-OMC remplace l'Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT) - Accord relatif aux marchés publics. Ses dispositions s'appliquent aux produits, mais également aux services et aux travaux de construction. Les dispositions de l'AMP-OMC sur le traitement national, la non-discrimination et la procédure de passation des marchés sont similaires à celles de l'ALENA.

8.7.2 Supprimé.

8.8 Accord sur le commerce intérieur (ACI)

8.8.1 Cet accord porte sur le commerce intérieur canadien et vise à réduire les obstacles commerciaux entre les provinces. L'ACI a été signé par les dix provinces et les deux territoires et est entré en vigueur le 1er  juillet 1995. Le chapitre 5 de l'ACI prévoit la mise en place d'un système qui donne à tous les fournisseurs canadiens l'égalité d'accès aux marchés publics afin de réduire les coûts et de bâtir une économie plus vigoureuse.

8.8.2 Supprimé.

8.9 Services communs

Rôle des organismes de services communs (OSC) dans les marchés publics.

Un aspect essentiel de la passation des marchés publics est le rôle joué par les OSC et leurs relations avec les ministères clients à toutes les étapes de la gestion d'ensemble des biens et des services. La politique relative aux services communs prévoit que, lorsque les intérêts de l'État peuvent être mieux servis par un système centralisé d'acquisition, les marchés sont la responsabilité de l'OSC désigné, à moins que les services ne soient désignés facultatifs ou qu'une exception n'ait été accordée. Les rôles, fonctions et relations stratégiques touchant la fourniture de services communs par les OSC et la réception de tels services par leurs clients sont régis par la politique du Conseil du Trésor sur les services communs. La présente partie aborde plus en détail la relation entre l'OSC et son client.

8.9.1 Les détails de la relation entre l'OSC et son client seront en principe énoncés dans des protocoles d'accord généraux applicables à l'OSC et à ses ministères clients. Les protocoles peuvent être adaptés aux besoins particuliers de l'OSC et de son client. Les acquisitions de caractère spécial ou important peuvent nécessiter des protocoles particuliers et des développements plus détaillés, par exemple ceux qui sont décrits dans la Politique sur les projets d'envergure de l'État. Il incombe généralement aux clients de préciser ce qu'ils veulent, où et quand; il revient en principe à l'OSC de dire comment les services seront fournis pour répondre aux besoins des clients.

8.9.2 En ce qui concerne la gestion globale, cela signifie que :

  1. la définition des besoins est, à divers degrés, une responsabilité du client, compte tenu de la politique gouvernementale et du type de fournitures ou de services. Il va sans dire que plus le besoin est techniquement complexe, spéciale ou particulier, plus il appartiendra au client de le définir; à l'inverse, plus un article est courant, moins l'intervention du client sera nécessaire, sauf par exemple pour préciser la quantité;
  2. l'acquisition est la responsabilité de l'OSC;
  3. l'utilisation est la responsabilité du client;
  4. la disposition des biens est la responsabilité de l'OSC.

Cela ne signifie pas que chaque partie fonctionne isolément. Au contraire, il est essentiel que le protocole d'accord fasse état de canaux de communication très précis à toutes les étapes de la gestion globale, rendant compte ainsi de la répartition des responsabilités entre l'OSC et le client.

8.10 Passation de marchés de gestion de l'énergie

8.10.1 Le Conseil du Trésor a délégué le pouvoir de conclure ou de modifier un marché de services en vue d'acquérir des services énergétiques en accord avec l'initiative en matière de bâtiments fédéraux soit, entre autres, des services d'approvisionnement énergétique, d'efficacité énergétique, de gestion, de surveillance en matière de gestion énergétique et de formation, sous réserve que le marché y compris toute modification ne dépasse pas 25 millions $ et que les autorités contractantes soumettent leur premier marché de gestion énergétique excédant 1 million $ à l'approbation du Conseil du Trésor. Voir annexe O.

8.11 Les lobbyists et les marchés de l'État

8.11.1 Les entrepreneurs qui font affaire avec le gouvernement ne doivent pas avoir recours à des lobbyistes auxquels ils versent des honoraires proportionnels aux résultats. En d'autres termes, ils ne doivent pas verser aux lobbyistes une rémunération ou des honoraires proportionnels à la valeur du marché. L'entrepreneur qui a recours aux services de lobbyistes pour un marché éventuel ou actuel avec l'État doit les rémunérer soit à l'acte soit au moyen d'honoraires payés d'avance. Voir l'appendice M.

9. Meilleure valeur

9.1 Généralités

9.1.1 Comme il est indiqué dans la politique, l'objectif des marchés publics est d'acquérir des biens et des services, et d'exécuter des travaux de construction de la façon la plus rentable ou, le cas échéant, de la manière la plus conforme aux intérêts de l'État et d'une façon qui assure le meilleur équilibre possible des avantages du peuple canadien. Inhérente à la notion de meilleure valeur est la prise en considération de tous les coûts pertinents que suppose la vie utile de l'acquisition, pas seulement du coût initial ou du coût contractuel de base.

9.1.2 La définition précise des besoins qui ont conduit à la décision de conclure un marché est de première importance. Pour certains marchés, les besoins et les caractéristiques sont clairs, les dossiers des fournisseurs probables sont relativement uniformes et il n'est pas nécessaire de peser longuement le pour et le contre; le prix ou le coût est donc le premier facteur à considérer. Toutefois, d'autres marchés exigent un examen plus minutieux, et il ne serait pas sage de s'intéresser uniquement au prix ou au coût initial le plus bas (compte tenu de ce fait, on peut utiliser les pouvoirs concernant les marchés concurrentiels plus élevés pour les marchés de services à l'égard desquels le soumissionnaire le moins disant ou offrant la meilleure valeur est choisi - voir la définition des marchés concurrentiels à l'appendice A). Souvent, les biens ou les services offerts par plusieurs fournisseurs ne sont pas identiques. Des comparaisons et des compromis doivent être faits entre des caractéristiques différentes, telles la performance, les coûts, les dates de livraison, le service, les marchés subséquents et le soutien logistique. Également importantes sont les situations dans lesquelles un produit ou une installation a été conçu pour répondre à des exigences gouvernementales précises. Une analyse détaillée des matériaux et des composantes, au chapitre de leur fonction et de leur prix, peut alors être nécessaire avant d'entamer le processus de passation du marché. On précisera ainsi le besoin, ce qui devrait conduire à la meilleure valeur.

9.1.3 L'analyse nécessaire pour obtenir la meilleure valeur ne doit pas se restreindre au processus proprement dit de passation du marché; on doit commencer par planifier et évaluer les possibilités et poursuivre avec la définition des besoins, ce qui comprendra les critères d'évaluation et d'adjudication, l'évaluation des fournisseurs, la sélection de l'entrepreneur, la préparation, la négociation, la signature et l'attribution du marché, l'administration du marché et l'évaluation de son exécution. Des techniques perfectionnées d'évaluation, comme l'analyse coûts-avantages, sont parfois nécessaires pour définir la meilleure combinaison des critères de qualité, de service et de temps, au coût total le plus faible pour la durée de vie utile de l'acquisition.

10. Appels d'offres et sélection du soumissionnaire

10.1 Règlement sur les marchés de l'État

10.1.1 Comme l'exige l'article 5 du Règlement sur les marchés de l'État, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres avant la conclusion de tout marché. Le choix de l'entrepreneur en fonction des principes de la concurrence doit donc être la norme. Comme il n'est pas toujours possible, commode ou économique d'obtenir des soumissions pour chaque marché envisagé, l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit certaines exceptions.

10.1.2 Les ministères et les organismes ne doivent pas accepter de soumissions les uns des autres, ni de soumissions des provinces, des municipalités, des territoires ou de sociétés d'État sauf si la soumission du ministère, de l'organisme ou de la société d'État est autorisée par une politique ou une loi. Les ministères et les organismes peuvent, aux termes de l'article 3 de la Politique sur les marchés, prévoir des opérations de transfert de produits, de services ou de biens immobiliers entre ministères, sociétés d'État, provinces, municipalités et territoires.

10.2 Exceptions

10.2.1 L'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit quatre exceptions permettant à l'autorité contractante de se soustraire à l'obligation de lancer un appel d'offres.

  1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
  2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas, selon le cas :
    • 25 000 $,
    • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage, ou
    • 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international;
  3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
  4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise.

10.2.2 Dans l'exception a), un cas d'extrême urgence est une situation où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public. Les urgences sont ordinairement inévitables et exigent des mesures immédiates qui empêchent la stricte application de la procédure établie pour les soumissions résultant des appels d'offres. Une urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou à des dommages importants pour les biens de l'État.

10.2.3 L'exception b) fixe des limites monétaires précises au-dessous desquelles une autorité contractante peut se dispenser de recourir à un appel d'offres. Toutefois, les autorités contractantes doivent lancer des appels d'offres lorsqu'il est économique de le faire. Si l'on estime que le marché proposé dépasse les plafonds indiqués, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres.

10.2.4 L'exception c) vise surtout les cas qui intéressent les questions de sécurité, mais on peut également l'invoquer pour réduire des disparités socio-économiques importantes. Par exemple, il se peut que la préservation de telle ou telle source d'approvisionnement soit nécessaire pour combler les besoins futurs du gouvernement. C'est là une exception que l'on ne devrait invoquer qu'avec l'approbation de la haute direction agissant au nom de l'autorité contractante (le ministre).

10.2.5 L'exception d) dispense de l'appel d'offres lorsque le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise. C'est une exception relativement étroite que l'on ne devrait invoquer que dans les cas où la nature du marché laisse croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une spécialisation technologique. L'exception ne saurait être invoquée tout simplement parce que l'entrepreneur pressenti est le seul que connaît la direction.

10.2.6 Le recours à l'une quelconque des quatre exceptions à la règle de l'appel d'offres doit être pleinement justifié, et les raisons doivent figurer au dossier du marché ou, le cas échéant, dans les présentations au Conseil du Trésor. Même dans le cas d'un marché prescrit (voir l'appendice A) de biens et de services visé par l'une de ces quatre exceptions, l'autorité contractante est encouragée à recourir autant que possible à la méthode de l'invitation électronique à soumissionner pour annoncer le projet de marché au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC). Si aucun énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC n'est reçu dans un délai de 15 jours civils, le marché envisagé est alors jugé concurrentiel et peut être attribué conformément au pouvoir de passer des marchés faisant l'objet d'une invitation électronique à soumissionner.

Si l'autorité contractante doit demander au Conseil du Trésor de l'autoriser à adjuger un tel marché (prescrit), ce dernier ne pourra l'approuver que si au moins une des quatre exceptions s'applique. Un décret sera alors nécessaire pour faire exception au Règlement.

10.2.7 Selon les exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres avant la conclusion d'un marché dont le montant dépasse les seuils établis. Comme il n'est pas toujours possible d'obtenir des soumissions pour chacun des marchés envisagés, les exceptions suivantes au processus de soumission sont acceptables.

10.2.8 l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur permettent à l'autorité contractante de se soustraire à l'obligation de lancer un appel d'offres dans les conditions suivantes :

  1. les cas où il y a absence de soumissions en réponse au lancement d'un appel d'offres ouvert ou d'un appel d'offres restreint, où les soumissions découlent d'une collusion ou ne sont pas conformes aux exigences de base des documents d'appel d'offres, où les soumissions sont présentées par des fournisseurs qui ne répondent pas aux conditions de participation, et à condition que les exigences du marché initial ne diffèrent pas de façon significatives des exigences du marché adjugé;
  2. s'il s'agit d'oeuvres d'art, ou lorsqu'il est question de protection par brevet, du droit d'auteur et autres droits exclusifs, ou de renseignements privatifs, ou lorsqu'il y a absence de soumissions pour des raisons techniques, on peut obtenir des produits et services d'un fournisseur donné lorsqu'aucune autre option raisonnable ou solution de rechange n'existe;
  3. lorsqu'il est absolument nécessaire, par exemple dans les cas d'extrême urgence découlant de circonstances que ne pouvait pas prévoir l'autorité contractante, et qu'on ne pourrait acquérir les produits et services requis en temps voulu au moyen d'un appel d'offres ouvert ou d'un appel d'offres restreint;
  4. s'il s'agit d'obtenir des produits additionnels d'un même fournisseur, comme des pièces de rechange, ou de continuer à retenir ses services à l'égard de fournitures, de services ou d'installations déjà utilisés, ou d'acquérir des fournitures, des services et des installations additionnels, ou lorsqu'un changement de fournisseur obligerait l'autorité contractante à se procurer du matériel ou des services qui ne sont pas interchangeables au matériel ou aux services déjà utilisés, par exemple les logiciels, dans la mesure où le marché initial pour les logiciels était visé par les accords;
  5. les cas où une autorité contractante fournit le prototype d'un produit ou d'un service mis au point à sa demande dans le cadre d'un marché portant sur des études et des recherches expérimentales ou sur la mise au point d'un nouveau produit ou service. Un nouveau produit peut faire l'objet d'une production limitée afin qu'on puisse d'abord en faire l'essai sur le terrain et démontrer que, une fois produit en série, il atteindra un niveau de qualité acceptable, mais ne peut pas faire l'objet d'une production en série pour en établir la viabilité commerciale ou pour récupérer les coûts de recherche et de développement. Une fois ces marchés exécutés, les réapprovisionnements ultérieurs se font par appel d'offres, le cas échéant;
  6. s'il s'agit de l'achat de produits sur les marchés de produits primaires;
  7. s'il s'agit d'achats effectués dans des conditions exceptionnellement avantageuses de courte durée, comme les aliénations inhabituelles par des entreprises qui, normalement, n'agissent pas comme fournisseurs, ou l'aliénation de biens appartenant à des entreprises qui font l'objet d'une dissolution ou qui sont en faillite, mais non d'achats courants effectués auprès des fournisseurs réguliers;
  8. s'il s'agit d'un marché devant être adjugé au lauréat d'un concours de création, à condition que ce concours soit :
    1. organisé conformément aux principes de la libre concurrence et de l'équité et à condition que les fournisseurs admissibles soient invités à y participer; (dans le cas d'activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA, il ne doit s'agir que d'un concours de création architecturale.)
    2. organisé de façon à ce que le marché ne soit adjugé qu'au lauréat;
    3. présidé par un jury indépendant; (s'il s'agit d'activités d'approvisionnement assujetties uniquement à l'ACI, cette condition ne s'applique pas.)
  9. les cas où une autorité contractante doit obtenir des services de consultation au sujet de questions de nature confidentielle dont la divulgation pourrai vraisemblablement compromettre la confiance du public dans l'État, causer des perturbations économiques ou parallèlement nuire à l'intérêt public. (L'ALENA ou l'ACI seulement.)

10.2.9 Les exceptions suivantes au lancement d'appels d'offres ajoutent aux activités d'approvisionnement uniquement visées par l'AMP-OMC.

  1. lorsqu'il s'agit de travaux de construction additionnels ne figurant pas dans le marché initial, mais qui respectent les objectifs des documents d'appel d'offres, et qui se révèlent, en raison de circonstances imprévisibles, nécessaires pour compléter le projet exposé dans ces documents, et lorsque l'autorité contractante doit adjuger des marchés pour la réalisation de ces travaux de construction additionnels aux entrepreneurs qui exécutent les travaux de construction du marché initial parce qu'il lui serait difficile, pour des raisons techniques ou économiques, de les confier à un autre entrepreneur et que cela lui causerait de grands inconvénients. La valeur totale des marchés adjugés pour l'exécution des travaux de construction additionnels doit correspondre à au plus 50 pour cent du montant du marché initial;
  2. lorsqu'il s'agit de nouveaux travaux de construction semblables à ceux réalisés dans le cadre d'un projet pour lequel un marché initial a été adjugé selon la procédure établie et à l'égard duquel l'autorité contractante a indiqué, dans la notification du marché portant sur les travaux initiaux de construction, qu'elle aurait peut-être recours à la procédure de l'appel d'offres restreint pour l'adjudication de marchés pour l'exécution de ces nouveaux travaux de construction.

10.2.10 Les exceptions suivantes au lancement d'appels d'offres s'ajoutent à celles décrites en 10.2.9 à l'égard des aux activités d'approvisionnement uniquement visées par l'ACI.

  1. s'il s'agit d'un marché devant être adjugé aux termes d'un accord de coopération qui est financé, en entier ou en partie, par un organisme de coopération internationale, uniquement dans la mesure où la partie et l'organisme adoptent des règles à l'égard de l'adjudication de marchés qui diffèrent des obligations exposées au chapitre 5 de l'ACI;
  2. si des matériaux de construction doivent être achetés et s'il est possible de démontrer que les frais de transport et les facteurs d'ordre technique imposent des limites géographiques à la base d'approvisionnement, comme c'est le cas notamment avec le béton, le sable, le pierre, les graviers et le béton asphaltique, le composé de béton et le béton pré-mélangé utilisés dans la construction ou la réfection des routes;
  3. les cas où les méthodes d'approvisionnement habituelles nuiraient à la capacité de la partie concernée d'assurer la sécurité ou l'ordre ou de protéger la vie ou la santé des humains, des animaux ou les végétaux;
  4. les cas où un seul fournisseur peut satisfaire aux exigences du marché, l'autorité contractante peut avoir recours à des méthodes d'approvisionnement autres que celles de l'ACI, dans les circonstances suivantes :
    1. s'il s'agit de l'acquisition de produits ou de services dont un seul fournisseur a le monopole légal;
    2. s'il s'agit de travaux à un immeuble loué ou à des portions de cet immeuble que seul le donneur à bail peut exécuter;
    3. s'il s'agit de travaux à une propriété que l'entrepreneur doit exécuter selon les dispositions d'une garantie ou d'une garantie portant sur cette propriété ou sur l'original d'une oeuvre;
    4. s'il s'agit de marchés d'abonnement à des journaux, à des revues ou à des périodiques;
    5. s'il s'agit de l'acquisition de biens-fonds.

10.2.11 Tous les services sont visés sauf les suivants :

  1. les services qui, dans la province où l'appel d'offres est lancé, ne peuvent, en vertu des lois ou règlements applicables, être fournis que par les professionnels autorisés suivants : médecins, dentistes, infirmiers et infirmières, pharmaciens, vétérinaires, ingénieurs, arpenteurs-géomètres, architectes, comptables agréés, avocats et notaires;
  2. les services de transport fournis par des entreprises locales de camionnage pour le transport d'agrégats dans les travaux de construction de routes;
  3. les services relatifs à des événements sportifs et achetés par des organisations dont l'objet principal est d'organiser de tels événements;
  4. les services d'analystes financiers ou la gestion d'investissements par des organismes dont l'objet principal est d'exercer de telles fonctions;
  5. les services financiers se rapportant à la gestion de l'actif et du passif du gouvernement (par exemple les opérations sur le Trésor), y compris les services accessoires de consultation et d'information, qu'ils soient ou non fournis par une institution financière;
  6. les services de santé et les services sociaux;
  7. les services du publicité et de relations publiques.

10.2.12 L'ACI ne s'applique pas aux cas suivants :

  1. l'acquisition de produits destinés à la revente au public;
  2. l'acquisition de produits, de services ou de travaux de construction au nom d'une entité non visée par l'ACI;
  3. les acquisitions effectuées par des organismes philanthropiques, des travailleurs dans les pénitenciers ou des personnes handicapées;
  4. les marchés d'approvisionnement conclus entre le fédéral et les gouvernements provinciaux;
  5. l'acquisition de produits, de services ou de travaux de construction à des fins de représentation à l'extérieur du territoire de la partie concernée;
  6. l'acquisition de produits dont la circulation entre les provinces est restreinte par les lois compatibles avec l'ACI;
  7. l'acquisition d'abonnements à des journaux ou à des périodiques.

10.3 Acquisition

10.3.1 Comme il est indiqué dans la section 4, Exigences gouvernementales, les autorités contractantes doivent s'assurer que :

  1. les énoncés de travail ou cahiers des charges sont définis de façon à permettre le recours au processus de l'appel d'offres chaque fois que c'est possible, à faire ressortir la meilleure valeur pour satisfaire le besoin et à établir, au préalable, ce que l'on attend de l'entrepreneur qui va réaliser le contrat (il faut éviter dans une demande de marché de spécifier « seule source »);
  2. chaque fois que c'est possible, toutes les entreprises et tous les particuliers ont la même possibilité de faire des soumissions, pourvu qu'ils aient, de l'avis de l'autorité contractante, les compétences techniques, financières et administratives pour s'acquitter des obligations du marché et pourvu qu'ils répondent, le cas échéant, aux critères énoncés dans les politiques et objectifs nationaux de portée générale;
  3. lorsque les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur ne l'interdisent pas, des critères sont établis, si possible, permettant de prendre en considération et de mesurer les facteurs socio-économiques par rapport au coût total d'un marché avant de procéder à un appel d'offres, et que les documents de l'appel d'offres font état de la prise en considération des facteurs socio-économiques dans l'évaluation des soumissions.

Les critères d'évaluation et d'adjudication doivent être décrits dans les documents d'appel d'offres.

10.4 Définition des besoins

10.4.1 La recherche de la meilleure valeur ne se limite pas au processus contractuel, elle est également importante à l'étape de la définition des besoins. Pour de nombreuses acquisitions, en particulier les projets d'envergure de l'État, c'est à cette étape initiale que les dispositions sont prises pour obtenir la meilleure valeur. On fera un arbitrage entre des facteurs comme la qualité, le service, le coût, la facilité d'approvisionnement et les aspects socio-économiques liés à une industrie particulière ou à une région du pays. La qualité et le niveau de performance souhaité seront fonction de l'utilisation prévue. La qualité technique la plus souhaitable ou la conformité ne fait pas nécessairement d'un marché le marché le plus souhaitable, pour la raison que ce n'est peut-être pas le plus économique. Dans les acquisitions complexes, une analyse coûts-avantages peut donner sa juste place à la qualité technique par rapport à des facteurs comme les coûts initiaux et les coûts d'exploitation, la vie économique, le service, l'entretien et les réparations.

10.4.2 On favorisera la recherche de la meilleure valeur si l'on insiste sur les caractéristiques du rendement; on évitera ainsi de définir à l'excès le besoin sous un angle technique. Les usages du métier, le jeu de la concurrence et les diverses responsabilités juridiques qui en découlent feront que l'on choisira de définir un besoin soit sous le rapport du détail, soit sous le rapport du rendement. Un besoin défini sous le rapport du détail (par exemple, genre et niveau, qualité, matériau ou méthode de travail) conduira souvent au partage de la responsabilité civile avec l'entrepreneur pour les vices de la chose. Au contraire, un besoin défini sous le rapport du rendement conduit en principe à la responsabilité exclusive de l'entrepreneur en ce qui a trait à la réalisation du rendement exigé.

10.4.3 Les ministères et organismes doivent, dans la mesure du possible, utiliser des normes nationales ou internationales et s'assurer que la définition des besoins est conforme à la législation fédérale pertinente, par exemple celle qui traite des produits dangereux et de la protection de l'environnement. En l'absence d'une norme pertinente, il peut être économique d'utiliser des noms commerciaux ou des désignations équivalentes dans la définition des besoins pour les marchés de faible envergure ou peu fréquents. Dans un tel cas, les ministères et organismes devraient inclure tous les noms commerciaux existants ou désignations équivalentes dans la définition des besoins. L'organisme compétent de services communs peut se révéler très utile ici.

10.5 Sélection

10.5.1 Les besoins devraient être définis et les cahiers des charges et devis établis avant l'appel d'offres et avant l'adjudication du marché, afin de garantir un traitement équitable à tous les soumissionnaires éventuels. Dans l'acquisition d'importants biens d'équipement, de gros travaux ou de services d'envergure, d'autres méthodes peuvent permettre de contrôler les délais, les coûts et la performance. Certaines sont décrites ci-dessous. La méthode d'acquisition choisie devrait être indiquée, avec pièces à l'appui, lorsqu'on demande l'approbation du marché, que ce soit au sein du ministère ou de l'organisme ou au Conseil du Trésor. Les entreprises intéressées ou compétentes devraient pouvoir trouver autant de détails que possible dans le cahier des charges.

10.5.1a Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, les spécifications techniques qui établissent les caractéristiques des produits ou des services à acquérir, comme le niveau de qualité, la cote de sécurité, les dimensions, les symboles, la terminologie, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, ou les procédés et les modes de production et les exigences de la procédure d'évaluation de la conformité prescrites par les autorité contractantes acheteuses, ne doivent pas être préparées, adoptées ou appliquées en vue de créer des obstacles inutiles au commerce international. Les spécifications techniques prescrites par les autorité contractantes acheteuses doivent, dans la mesure du possible :

  1. être exprimées en fonction du rendement plutôt que de la conception ou des caractéristiques des produits et services;
  2. être fondées sur les normes internationales, s'il en est. Autrement, elles doivent reposer sur les règlements techniques, les normes établies ou les codes du bâtiment natiaux.

10.5.1b Aux termes de ALENA et de l'OMC-AMP, il n'est peut-être pas nécessaire de recourir à une marque de commerce ou à un nom commercial, à un brevet, à un modèle ou à un type, à une source précise, à un fabricant ou à un fournisseur donnés, ou que référence y soit faite, sauf si les besoins peuvent être pas clairement exposés ou s'il n'y a aucune autre façon intelligible de définir ces besoins, et à condition que les mots tels que « ou la désignation équivalente » figurent dans les documents d'appel d'offres;

10.5.1c Aux termes de ALENA et de l'OMC-AMP, les autorité contractantes ne doivent pas chercher à obtenir ou à accepter, d'une façon qui aurait pour effet d'empêcher la libre concurrence, des conseils qui pourraient être utilisés dans la préparation des spécifications d'un produit ou d'un service donné d'une firme qui pourrait avoir un intérêt commercial dans ce produit ou service.

10.5.2 Méthode traditionnelle. Lorsqu'un projet n'est pas d'une nature complexe et que l'étape du cahier des charges et l'étape de la mise en oeuvre ne dépendent pas énormément l'une de l'autre, la conception, le devis descriptif ou la définition du besoin est d'abord effectué séparément, jusqu'au moment où le coût de la mise en oeuvre peut être estimé avec précision. Un marché peut alors être attribué qui ne comporte que les risques commerciaux habituels. Des dérogations à cette méthode traditionnelle peuvent être justifiées dans certains cas, par exemple :

  1. les délais ou d'autres circonstances ne permettent pas la définition de tous les besoins importants avant la passation du marché;
  2. le besoin dépasse l'état actuel de la technique;
  3. le devis descriptif ne correspond pas à la pratique commerciale courante et aucune entreprise ne traite ce genre d'affaires;
  4. la participation de l'industrie est nécessaire pour combler le besoin.

10.5.3 Proposition de promoteur. Ici, un entrepreneur accepte d'exécuter un projet conjointement avec l'État, lequel peut fournir certaines ressources financières ou techniques. Le projet profite à l'entrepreneur, au-delà du prix qu'il a reçu pour l'exécution du marché. Cette méthode est justifiée lorsque des besoins peuvent être obtenus à un coût réduit pour le contribuable ou lorsqu'elle permet de mieux servir les autres objectifs socio-économiques du gouvernement.

10.5.4 Il faut analyser les facteurs suivants avant de choisir cette méthode :

  • la justification des coûts par rapport aux avantages,
  • les avantages socio-économiques,
  • les critères de sélection de l'entrepreneur,
  • la description du système de gestion proposé,
  • le partage des responsabilités entre le ministère et l'entrepreneur, et
  • la répartition des avantages entre l'État et l'entrepreneur.

10.5.5 Conception/construction ou acquisition globale. Selon cette méthode, un marché à prix ferme est adjugé en fonction du résultat recherché, et l'entrepreneur doit effectuer une étude, construire une installation, fabriquer un produit ou exécuter un service. Cette méthode est justifiée pour les besoins techniques relativement simples, lorsque le besoin peut être comblé au moyen de techniques ordinaires et que l'établissement d'un prix ferme ne comporte aucun risque particulier. L'État peut réaliser une économie d'argent ou de moyens en reportant entièrement sur l'entrepreneur les responsabilités relatives à la conception et au devis descriptif.

10.5.6 Il convient d'évaluer les facteurs suivants avant d'agir :

  • le niveau des responsabilités transférées à l'entrepreneur;
  • le coût estimatif de cette méthode par rapport à la méthode traditionnelle; et
  • les avantages escomptés sur les plans de l'économie interne, des épargnes de temps, des améliorations de la conception ou d'un accroissement de la performance.

10.5.7 Marché échelonné. Selon cette méthode, le besoin global peut être comblé par étapes. Par exemple, des marchés distincts de construction, de services ou de fournitures peuvent être adjugés pour l'exécution de telle ou telle étape ou composante d'un besoin. Chacun des marchés peut être relativement simple et peut être traité selon la méthode traditionnelle. Cependant, la coordination des marchés est parfois très compliquée. Par exemple, des techniques d'étude des systèmes seront sans doute nécessaires pour assurer la bonne intégration de chacun des marchés et leur conformité aux objectifs globaux de performance du système. Cette méthode est justifiée lorsque le temps qu'on peut épargner a une valeur plus grande que les coûts susceptibles d'être supportés si l'on commence les travaux avant d'avoir étudié les besoins ou établi leurs caractéristiques techniques.

10.5.8 Il convient d'évaluer les facteurs suivants avant de recourir à cette méthode :

  • les avantages d'une exécution ou d'une livraison anticipée;
  • les risques encourus et les provisions pour coûts éventuels; et
  • la structure de gestion proposée. Par exemple, il peut s'agir de la gestion de travaux de construction ou de la gestion d'un projet.

10.5.9 Marché à prix variable. Parfois, en raison de facteurs inconnus ou de décisions reportées, la définition des besoins demeurera souple quant à son contenu possible ou les détails du travail projeté seront incomplets. Une base de prix peut être précisée qui tient compte des facteurs inconnus et/ou des incidences de la décision reportée, tout en assurant le contrôle des coûts et la réalisation du résultat recherché. Les bases de prix possibles sont décrites à l'article 10.6. Cette méthode est justifiée lorsque l'exécution anticipée du travail ou l'état actuel des techniques ne permet pas des arrangements plus fermes avant la passation du marché, ou lorsque la méthode du marché échelonné serait incommode. Il en va ainsi, par exemple, pour la recherche et le développement, activités dont les étapes sont très interdépendantes.

10.5.10 Les points suivants doivent être considérés avant de choisir cette méthode :

  • définition précise des facteurs techniques importants ou des autres facteurs qui, parce qu'ils sont inconnus, constituent la raison du choix de cette méthode;
  • estimation du coût et du temps nécessaires à la solution des facteurs inconnus, ainsi qu'une évaluation des probabilités de leur exactitude;
  • probabilités d'une résolution des facteurs inconnus avant l'engagement de sommes importantes dans d'autres secteurs du besoin; et
  • les formules de fixation du prix et les techniques de gestion les plus susceptibles d'assurer un contrôle du coût, des délais et de la performance, compte tenu des circonstances.

10.5.11 Offre à commandes. Selon la définition donnée à l'appendice A, une offre à commandes est l'offre que fait un fournisseur de fournir des biens, des services ou les deux selon la base de prix et les conditions énoncées dans l'offre à commandes. Les offres à commandes sont établies par appel d'offres ou par négociation. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu'une demande est faite en vertu de l'offre à commandes.

10.5.12 En raison de la nature de l'offre à commandes, on peut déterminer au préalable les stipulations de qualité, mais il n'est pas possible en général de donner aux fournisseurs plus qu'une estimation de la quantité qui sera finalement achetée pour chacune des demandes.

10.5.13 La méthode de l'offre à commandes est sans doute la plus indiquée lorsque plusieurs utilisateurs commandent le même article ou le même service à l'intérieur de l'administration et que les biens ou les services sont offerts par les fournisseurs locaux. À la rapidité de l'approvisionnement et aux avantages en matière de prix, peut s'ajouter une réduction des écritures administratives et, pour ce qui est de l'équipement, le recours aux installations industrielles de distribution éliminera l'entreposage de stocks importants.

10.5.14 Les offres à commandes sont généralement établies par les organismes de services communs pour des biens et services auxquels ont souvent recours les autres ministères et organismes fédéraux. Toutefois, les autorités contractantes devraient toutes songer à la méthode de l'offre à commandes pour répondre à leurs besoins les plus fréquents.

10.6 Établissement du prix

10.6.1 Le jeu de la concurrence est le moyen normal d'obtenir la meilleure valeur et le meilleur prix. Toutefois, le principe n'est pas immuable et le prix peut être fixé par d'autres moyens.

10.6.2 L'établissement du prix d'un besoin dépend de la précision avec laquelle le besoin est défini. Exiger un prix exagérément ferme lorsque les coûts ne peuvent être connus à l'avance avec exactitude, c'est ouvrir la porte à des profits excessifs ou à des pertes considérables pour l'entrepreneur. De la même façon, un prix trop flexible, pour un besoin que l'on peut définir précisément, élimine certains des avantages de la concurrence et peut encourager l'inefficacité de la part des entrepreneurs, au détriment de l'État. Il est également important pour l'établissement d'un prix contractuel juste :

  • que la définition des besoins soit aussi complète que le permettent les circonstances,
  • que la base de prix choisie corresponde au niveau de définition des besoins, et
  • que, dans le cas où le prix d'une soumission n'est pas conforme aux normes habituelles ou à la majorité des autres soumissions, celui-ci soit vérifié auprès du soumissionnaire avant l'acceptation de la soumission.

10.6.3 Les méthodes suivantes favorisent toutes la concurrence :

  • somme forfaitaire fixe,
  • prix unitaire fixe,
  • prix cible, prix plafond et formule de primes d'encouragement,
  • prix cible et formule de primes d'encouragement sans prix plafond, et
  • taux fixe au temps.

10.6.4 Si le prix n'est pas une somme forfaitaire fixe, il faut dire s'il y a un prix plafond ou non. Le cas échéant, le contrat stipulera la limite au-delà de laquelle l'entrepreneur ne doit pas effectuer de dépenses sans une approbation préalable sous forme de modification au contrat. L'incertitude sur l'existence d'un plafond ou d'une limite aux dépenses est souvent source de différends.

10.6.5 Si la définition du besoin est difficile au point que la concurrence perd sa signification, il peut être indiqué d'employer comme base de prix la formule du coût avec honoraires fixes ou celle du coût avec pourcentage du coût. Il vaut mieux éviter cette dernière formule et poursuivre les négociations jusqu'à ce que l'autorité contractante soit convaincue qu'on est parvenu à une entente satisfaisante pour la passation du marché.

10.6.6 Lorsqu'on négocie avec plus d'une entreprise, il faut s'assurer qu'elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrentes. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle.

10.6.7 On peut parfois adjuger un marché dont le prix sera négocié plus tard, lorsqu'on disposera de certains renseignements essentiels. Il peut s'agir de renseignements portant sur des aspects importants de la définition des besoins, aspects qui n'ont pu être achevés à temps, ou encore il faut connaître le coût de la première partie de la commande avant de pouvoir négocier un prix ferme pour le reste. On aura avantage à employer cette forme de marché plutôt que la formule du coût avec honoraires fixes, lorsqu'on est sûr de pouvoir améliorer la base de prix au fur et à mesure que le travail progresse.

10.6.8 L'appel d'offres est en général une bonne méthode parce que l'entrepreneur inclura dans sa soumission des éléments représentant les coûts, les frais généraux, les bénéfices et les éventualités. Toutefois, dans certains cas, par exemple lorsque le marché est instable, certains éléments sont susceptibles à des fluctuations telles au niveau du prix que ni l'acheteur ni le vendeur ne voudront accepter un prix fixe pour une période prolongée. Certains produits sont sujets à des fluctuations de prix constantes, mais les spécialistes de la passation des marchés savent en général quels sont ces produits et ils ont mis au point des techniques éprouvées permettant de réduire les risques.

10.6.9 Si le prix de produits ou de services généralement stables commence à fluctuer, l'autorité contractante devrait s'efforcer de réduire le risque et de minimiser en même temps l'érosion des prix fixes :

  1. en reportant le marché;
  2. en utilisant un matériel de remplacement;
  3. en fournissant à l'avance aux entrepreneurs des renseignements sur les besoins, de façon à profiter de leur capacité de contrôler les coûts grâce à la planification ainsi qu'à l'utilisation fréquente du marché à terme des marchandises dans les cas qui le permettent;
  4. en réduisant la durée des marchés à terme ou les quantités commandées dans le cadre de marchés de production;
  5. en augmentant les taux de production pour abréger la durée des marchés;
  6. en réduisant les délais administratifs du processus d'acquisition (appel d'offres, adjudication, préparation du contrat et autorisation de commencer les travaux);
  7. en acquérant séparément l'élément dont le prix est instable (dans l'industrie du bâtiment, cette technique s'appelle l'appel d'offres préalable); et
  8. en isolant l'élément instable et en prévoyant un rajustement du prix, conformément à une formule préétablie éprouvée, par exemple un indicateur économique reconnu.

10.6.10 Marchés pluriannuels ou en plusieurs étapes. Tous les marchés devraient préciser les taux de paiement ou les prix unitaires pour toute la période ou toute la quantité demandée, ainsi que les étapes, les périodes d'option et les quantités. Lorsque ce n'est pas possible, par exemple pour certains marchés à étapes multiples, marchés pluriannuels ou marchés renouvelables (année d'option), les versements applicables à chaque année ou chaque étape devraient reposer sur une formule ou un taux arrêté à l'avance et énoncé dans les modalités de paiement. Au surplus, on devrait prévoir des mesures pour s'assurer que l'entrepreneur exécute ses obligations conformément au marché et pour éviter les différends. De justes augmentations pour les périodes ou les quantités qui ne peuvent être établies à la signature du marché devraient être prévues dans les modalités de paiement, à l'aide d'un taux ou d'une formule. Ce taux ou cette formule dépendra peut-être de données ne pouvant être établies qu'au moyen de vérifications, de négociations des taux ou de clauses d'indexation limitée fondées sur les bons indices.

10.6.11 Taxes fédérales. Les marchés, les appels d'offres et les demandes de propositions devraient obliger le soumissionnaire ou l'entrepreneur à inclure une provision pour les taxes, permis et droits applicables. Il serait prudent également de prévoir une disposition concernant les dégrèvements fiscaux (c'est-à-dire, lorsque les taxes, incluses dans le prix, n'ont pas été acquittées en raison de l'octroi d'un dégrèvement fiscal).

10.6.12 L'appel d'offres ou les demandes de propositions devraient tenir compte des augmentations ou diminutions de taxes découlant des modifications pouvant être apportées à la législation pertinente et annoncées après la présentation d'une soumission. Cette précaution permettra de refléter dans le marché les modifications apportées aux coûts. C'est par une modification au marché que l'on tiendra compte des augmentations ou diminutions de taxes qui sont annoncées et qui prennent effet après l'adjudication du marché.

10.6.13 Taxes et droits provinciaux et municipaux. Le gouvernement fédéral a conclu des ententes avec plusieurs gouvernements provinciaux pour la mise en oeuvre d'un programme de réciprocité fiscale. Le volume « Fonction de contrôleur » du Manuel du Conseil du Trésor décrit les procédures administratives pertinentes.

10.6.14 Taxes de pays étrangers. Le contexte du versement de taxes aux pays étrangers est variable et compliqué. Lorsque la situation se présente, les autorités contractantes devraient obtenir l'avis du ministère de la Justice avant la signature du contrat, afin d'éviter les difficultés ultérieures. Les documents d'appel d'offres, les demandes de propositions et les marchés devraient obliger le soumissionnaire ou l'entrepreneur à inclure dans son prix une provision couvrant les taxes, permis et droits applicables.

10.6.15 Le cas échéant, les soumissionnaires devraient prendre en considération les frais de subsistance et de déplacement liés au marché projeté. Ces dépenses seront conformes à la politique établie par l'entrepreneur. Cependant, comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, en aucun cas les sommes versées ne peuvent dépasser le maximum autorisé par la politique du Conseil du Trésor sur les déplacements. Les frais de subsistance et de déplacement font partie du coût total du marché.

10.6.16 Les autorités contractantes ne doivent pas structurer une activité d'approvisionnement, choisir une méthode d'évaluation ou répartir les activités d'approvisionnement de manière à afin de se soustraire aux obligations imposées par l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et l'Accord sur le commerce intérieur.

10.6.17 Afin de déterminer la valeur d'un marché aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, il faut tenir compte, dans le cadre de l'évaluation, de toutes les formes de rémunération, notamment les primes, les frais, les commissions, les taxes et les intérêts applicables.

10.6.18 Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, si une activité d'approvisionnement donnée se traduit par l'adjudication de plus d'un marché ou d'un seul marché octroyé en plusieurs parties, plusieurs firmes, l'évaluation doit reposer sur l'un ou l'autre des éléments suivants :

  1. la valeur réelle des marchés renouvelables similaires qui ont été conclus au cours du dernier exercice ou qui sont rajustés tous les douze (12) mois, dans la mesure du possible, en raison des changements prévus au nombre et à la valeur des marchés au cours des 12 mois suivants;
  2. la valeur estimative des marchés renouvelables au cours de l'exercice ou dans les douze (12) mois suivant le marché initial.

10.6.19 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, dans le cadre de l'évaluation des marchés de location à bail, des marchés de location ou des marchés de location avec option d'achat de produits ou de services, ou de marchés pour lesquels aucun prix total n'est précisé, l'évaluation doit tenir compte des éléments suivants :

  1. de la valeur totale de chacun des marchés d'une durée déterminée d'au plus 12 mois ou de la valeur totale, et notamment de la valeur résiduelle estimative pour les marchés d'une durée d'au moins 12 mois;
  2. des mensualités multipliées par 48 dans le cas des marchés d'une durée indéterminée.

10.6.20 Pour savoir si une activité d'approvisionnement est assujettie à un accord de commerce national ou international, il faut prendre en considération la valeur d'une commande, y compris la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée applicable. Par activité d'approvisionnement, on entend un produit, un service ou des travaux de construction représentant plus de 50 p. 100 de la valeur estimative de la commande.

10.7 Appels d'offres et sélection de l'entrepreneur

10.7.1 Chance égale pour tous les entrepreneurs. Conformément à la déclaration de principe relative à l'équité dans l'utilisation des fonds publics et aux exigences des accords commerciaux, la méthode d'acquisition utilisée pour tel ou tel marché doit, dans la mesure du possible, donner à toutes les entreprises compétentes une chance égale de soumissionner les travaux de l'État. Pour toutes les activités d'approvisionnement, notamment celles assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur, tous les entrepreneurs doivent avoir une chance égale de soumissionner les travaux de l'État. C'est pourquoi les autorités contractantes devraient s'assurer de bien recenser les entrepreneurs possibles. Lorsque des projets sont annoncés, il faut veiller à ce que la diffusion des annonces ne soit pas restreinte au point d'empêcher la libre concurrence. Si les méthodes établies de publicité ne permettent pas d'atteindre au moins trois entrepreneurs, il faudrait diffuser l'annonce à plus grande échelle ou inviter plus de personnes à soumissionner. Les autorités contractantes qui conservent des listes de fournisseurs à partir desquelles sont faits les appels d'offres jugeront sans doute qu'il est dans leur intérêt de trouver une façon d'informer l'industrie qu'elles procèdent de cette façon. Il pourra s'agir de séances d'information périodiques à l'intention des associations industrielles, accompagnées d'une publicité suffisante, de brochures ministérielles d'information publique faisant l'objet d'une bonne diffusion, d'annonces dans les journaux et les revues spécialisées, d'annonces dans les médias électroniques, etc. L'l'autorité contractante peut recourir, entre autres, aux invitations électroniques à soumissionner et lancer en plus un appel d'offres restreint, afin d'accroître ses chances d'attirer les fournisseurs de biens et de services les plus compétents.

10.7.2 Les autorités contractantes sont priées de noter que lorsqu'elles ont recours à plusieurs processus d'appel d'offres en même temps, il est essentiel que

  1. ces processus commencent et se terminent à la même date;
  2. tous les fournisseurs éventuels reçoivent des renseignements identiques; et
  3. tous les fournisseurs soient soumis à des règles identiques.

10.7.3 La politique suivante décrit les diverses méthodes de sélection à utiliser.

10.7.4 Annonce dans les médias publics. Cette méthode convient :

  1. lorsque c'est une coutume observée en général par le métier concerné; ou
  2. lorsque le ministère ou l'organisme contractant juge que c'est le moyen le plus efficace de favoriser le jeu de la concurrence.

10.7.5 Listes de diffusion. Cette méthode convient :

  1. lorsqu'on veut appuyer les politiques et objectifs nationaux;
  2. lorsqu'il est d'usage dans le métier concerné d'être inscrit sur les listes des acheteurs éventuels; ou
  3. lorsqu'il s'agit de fournitures ou de services couramment offerts dans le commerce et que l'on peut croire que la plupart des entreprises concernées peuvent répondre aux exigences.

10.7.6 Listes de fournisseurs. Lorsqu'il s'agit d'activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur, on peut recourir à la liste des fournisseurs pour lancer des appels d'offres restreints. Les autorités contractantes peuvent également dresser des listes des fournisseurs compétents qui sont représentatifs du secteur des biens et des services visés. Lorsque la liste contient de nombreuses entreprises, celles-ci devraient faire l'objet d'une sélection préalable à tour de rôle sur la liste, d'un marché à un autre, et de manière équitable. On peut utiliser les médias électroniques pour faire des annonces, ce qui permettra de dresser une bonne liste de fournisseurs. On peut aussi utiliser l'ordinateur pour faire la sélection à tour de rôle des entreprises ou des particuliers compétents.

10.7.6a Aux termes de l'Accord sur le commerce intérieur, les listes de fournisseurs :

  1. font état, dans les politiques, procédés et pratiques afférentes, des circonstances dans lesquelles et de la façon dont est utilisée la liste de fournisseurs, et des conditions d'admissibilité auxquelles doivent satisfaire les fournisseurs pour y être inscrits;
  2. prévoient une confirmation écrite qu'un fournisseur a été inscrit tel qu'il l'avait demandé ou exposent à un fournisseur les conditions d'admissibilité auxquelles il n'a pas satisfait;
  3. prévoient que toute partie de l'ACI est informée sur demande du lancement d'un appel d'offres et lui indiquent les fournisseurs qui seront invités à soumissionner suite à l'appel d'offres.

10.7.7 Demande de soumissions par les médias électroniques. On peut utiliser les médias électroniques pour lancer des appels d'offres ou pour informer le public (i) d'un appel d'offres concernant un projet de marché ou (ii) de l'intention du gouvernement d'adjuger un marché prescrit (au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat). Le recours aux médias électroniques permet d'informer instantanément les fournisseurs de la possibilité de soumissionner et facilite la présentation des offres par les parties intéressées. Cette méthode est particulièrement indiquée lorsqu'il faut passer sans délai un marché concurrentiel. Selon les circonstances, cette méthode de recherche de fournisseurs peut être complétée par des méthodes plus traditionnelles, telles que le recours aux journaux et aux publications spécialisées pour annoncer l'appel d'offres, et par l'utilisation de listes de fournisseurs lorsque, de l'avis de l'autorité contractante, elles sont nécessaires pour garantir une concurrence satisfaisante.

10.7.8 Invitation électronique à soumissionner. Il convient d'y recourir :

  1. afin d'accroître l'accès, la concurrence et l'équité dans les marchés de l'État, comme le veut la politique du gouvernement;
  2. pour les marchés concurrentiels de biens et de services du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux dont la valeur totale (suggérée) est d'au moins 25 000 $;
  3. pour les marchés concurrentiels de services (et de biens, lorsque le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué le pouvoir de passer de tels marchés) des autorités contractantes, sauf le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, dont la valeur totale (suggérée) est d'au moins 50 000 $, quoique ce seuil pourrait être inférieur dans certains cas;
  4. pour publier un préavis d'adjudication de contrat (PAC). Un PAC permet aux ministères et organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de quinze jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Une fois les fournisseurs qui n'ont pas été retenus informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d'appels d'offres électroniques.

    Si d'autres fournisseurs potentiels soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électroniques du gouvernement soit en utilisant des moyens traditionnels, afin d'adjuger le marché.

  5. pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain, à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et à l'Accord sur le commerce intérieur.

10.7.9 Pour la plupart des autorités contractantes, le recours à l'invitation électronique à soumissionner pour conclure un marché de services signifie une augmentation de leurs pouvoirs de passer des marchés et de modifier des marchés (pour plus de précisions, voir l'appendice C).

10.7.10 Le Service électronique d'appels d'offres (SEAO) est le service national approuvé d'information et de soumission par la voie électronique. Le SEAO permet aux fournisseurs abonnés d'avoir accès aux marchés de l'État. Pour lancer les appels d'offres par la voie électronique, les autorités contractantes peuvent aviser le public au moyen :

  1. du Service électronique d'appels d'offres;
  2. d'autres méthodes ministérielles approuvées par le Conseil du Trésor aux fins des acquisitions.

10.7.11 Supprimer l'alinéa actuel.

10.7.12 Marchés publics est actuellement offerte via le SEAO. On y informe les abonnés des projets de marchés au Canada et à l'étranger.

10.7.13 Préavis d'adjudication de contrat (PAC). Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. La publication de ce préavis électronique permet de satisfaire à l'obligation de lancer un appel d'offres conformément à l'article 5 du Règlement sur les marchés de l'État :

  1. lorsque le marché envisagé est visé par l'une des exceptions, énoncées à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, à l'obligation de lancer un appel d'offres; et
  2. pour informer le public que l'autorité contractante envisage d'adjuger un marché à un entrepreneur sélectionné d'avance, surtout lorsqu'il s'agit des services d'anciens fonctionnaires.

10.7.14 Bien qu'un PAC soit toujours publié à l'aide d'un service électronique approuvé d'information sur les acquisitions, les autorités contractantes peuvent recourir en plus à des méthodes d'information traditionnelles comme les listes d'envoi, les publications spécialisées et les journaux.

10.7.15 Un PAC doit :

  1. définir les exigences ou les résultats attendus du marché, afin de permettre à d'autres fournisseurs éventuels de déterminer s'ils sont en mesure d'y satisfaire ou de les atteindre;
  2. indiquer à quel entrepreneur on a l'intention d'adjuger le marché;
  3. fournir la raison pour laquelle il est proposé d'adjuger le marché prescrit; et
  4. indiquer si possible la valeur approximative du marché proposé, dans la mesure où ce renseignement ne risque pas de nuire aux négociations ultérieures avec l'entrepreneur envisagé. (Des indications supplémentaires sur ce qu'on devrait inclure dans un PAC sont disponibles dans le « Guide des gestionnaires - Utilisation des préavis d'adjudication de contrat (PAC) »).

10.7.16 Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de quinze jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique concernant le processus concurrentiel sont satisfaites. Une fois que les fournisseurs qui n'ont pas été retenus sont informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être adjugé en utilisant le niveau d'autorité du processus d'appel d'offres.

10.7.17 Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement soit en utilisant des moyens traditionnels, afin d'adjuger le marché.

Il faut afficher le préavis pendant au moins quinze jours civils sur le système de soumission électronique du gouvernement. Les énoncés de capacités doivent être présentés avant la fin de cette période de quinze jours. Si le préavis est soumis à un accord de l'ALENA ou de l'OMC-AMP, les quinze jours civils commencent le jour de sa publication dans le bulletin Marchés publics.

En ce qui concerne les énoncés de capacités qui ne sont pas acceptés, la décision de rejeter l'énoncé doit être prise de manière impartiale et indépendante, et non pas par les fonctionnaires qui ont décidé à l'origine d'émettre les préavis d'adjudication de contrat.

Pour plus d'information à ce sujet, veuillez consulter le « Guide des gestionnaires - Pratiques exemplaires d'utilisation des préavis d'adjudication de contrat (PAC) ».

10.7.18 Sélection préalable des soumissionnaires. Cette méthode convient :

  1. lorsqu'il s'agit de fournitures et de services non couramment offerts dans le commerce et que des stipulations gouvernementales particulières doivent être observées;
  2. lorsque le coût d'une soumission est si élevé qu'il serait injuste de pressentir des entreprises de capacité inconnue au risque de devoir les éliminer après qu'elles ont supporté les frais d'une soumission; ou
  3. lorsque, à cause de la nature particulière du besoin, la compétence du soumissionnaire moins-disant doit être vérifiée avant d'adjuger le marché et lorsqu'il est souhaitable, en raison du coût administratif, de maintenir au minimum le nombre de ces vérifications préalables en invitant seulement les entreprises de réputation bien établie.

10.7.19 La présélection de soumissionnaires n'empêche pas l'autorité contractante de passer un marché concurrentiel. Dans un cas semblable, l'autorité contractante peut appliquer la politique d'invitation ouverte à soumissionner en demandant aux soumissionnaires qualifiés de lui présenter des offres valides.

10.7.20 Détermination préalable de la compétence des soumissionnaires. Lorsqu'il est nécessaire de s'assurer davantage de la compétence d'un entrepreneur, à cause de l'ampleur ou de la complexité d'un projet, on peut effectuer à l'avance toutes les vérifications nécessaires concernant la compétence des entrepreneurs éventuels. On ne demandera alors des soumissions qu'aux entreprises jugées compétentes. Le risque de disqualification d'une firme après qu'elle a supporté des frais de soumission considérables pour un projet spécial d'envergure est ainsi réduit ou éliminé.

10.7.21 Une variante de cette méthode, applicable à la fabrication de certains articles, consiste à établir une liste de produits reconnus qui, par l'essai d'échantillons, se sont révélés conformes aux normes requises quant à la qualité. Une liste de produits reconnus est particulièrement utile pour la sélection de soumissionnaires dans le cas de produits manufacturés dont la qualité doit être supérieure aux normes commerciales habituelles.

10.7.22 Proposition en deux étapes (et concurrence au niveau du prix). Cette méthode est utilisée lorsque la sélection doit, à cause de la nature particulière du besoin et de l'absence d'une définition détaillée des caractéristiques, reposer principalement sur les propositions techniques et administratives qui sont présentées. Le choix final entre les entreprises qui ont présenté des propositions techniques et administratives acceptables est alors effectué en fonction du prix. L'une des méthodes ci-dessus peut être employée pour choisir les firmes devant faire l'objet d'un appel d'offres. La qualification préalable est souvent le moyen le plus indiqué dans de tels cas.

10.7.23 En raison de l'infinie variété et de la complexité des marchés, il est difficile d'énoncer des normes absolues. Chaque cas devrait être examiné comme un cas d'espèce pour savoir si le prix doit jouer un rôle dominant ou un rôle secondaire dans le processus de sélection.

10.7.24 Concurrence au niveau des propositions. Les services d'architecture, d'ingénierie, de recherche, de développement et de conseil sont des exemples de situations où un entrepreneur devrait être retenu pour la meilleure valeur offerte plutôt que pour le prix seul. Habituellement, une proposition très complète est demandée afin d'obtenir de l'entrepreneur tous les renseignements nécessaires pour une évaluation objective de son offre.

10.7.25 Les avantages de chaque proposition devraient être comparés à l'aide d'une liste pondérée des critères à satisfaire. Les critères en question devraient définir exactement tous les aspects de la performance qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l'entreprise et la valeur de sa méthode technique. La compétence comprend, par exemple, des facteurs comme la structure de gestion, le personnel clé, l'expérience industrielle acquise, les installations et la capacité financière. La valeur technique porte sur la structure du programme de travail proposée par l'entreprise, la définition des principaux problèmes techniques et de leurs solutions, les étapes envisagées, le système de contrôle des coûts, de la qualité et du temps qui seront utilisés et les autres points semblables, compte tenu de la nature du besoin. On devrait également considérer les modalités complémentaires que le soumissionnaire peut exiger. Finalement, il faut pondérer le prix escompté et lui accorder l'importance qui lui revient par rapport aux autres facteurs. Dans le cas des marchés de services, lorsqu'on choisit le soumissionnaire offrant la meilleure valeur en se fondant sur les facteurs ci-dessus, ces marchés sont assujettis à l'approbation des niveaux concurrentiels plus élevés exposé en détail dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés - voir l'appendice C. Voir également la définition des marchés de services concurrentiels à l'appendice A.

10.7.26 Si l'on peut se procurer l'information relative à la vie économique de l'acquisition, il est avantageux d'inclure dans les critères une méthode de comparaison des coûts de fonctionnement, d'entretien, d'installation et de manutention, des coûts de fournitures renouvelables, ainsi que des autres coûts d'utilisation. On pourra ainsi effectuer un choix objectif du produit le plus susceptible de donner un rendement supérieur pendant toute sa durée d'utilisation.

10.7.27 On devrait faire connaître aux entreprises qui présentent des propositions les critères d'évaluation et l'importance accordée à chacun d'eux. Les autorités contractantes devraient être au courant de ce qu'elles doivent faire pour satisfaire à la loi au moment de choisir parmi les soumissionnaires. L'important est de bien appliquer les facteurs d'évaluation qui servent à déterminer le choix. Les autorités judiciaires ont établi que ces facteurs ainsi que leur importance relative doivent être fixés au préalable et appliqués avec rigueur. Ils doivent être inclus dans l'appel d'offre au même titre que les exigences à satisfaire. Le principe voulant que l'on applique les mêmes critères et que l'on impose les mêmes exigences à tous les soumissionnaires fait partie intégrante du droit contractuel canadien et vaut autant pour le secteur public que pour le secteur privé. Il est essentiel de faire preuve d'équité envers tous les soumissionnaires et d'une grande transparence dans le processus de sélection.

10.7.28 Les concours de propositions dans lesquels un prix n'est pas mentionné ne répondent pas à la définition de soumission valide. Par conséquent, les niveaux d'autorisation des marchés concurrentiels ne peuvent être utilisés lorsque le marché est adjugé.

10.7.29 Concurrence au niveau de la conception. S'il s'agit de travaux de construction d'envergure, l'architecte et la conception de la structure devraient être choisis à l'aide d'une méthode déterminée au préalable. Lorsque les problèmes techniques ne dépassent pas l'état actuel des techniques, un concours au niveau de la conception peut être l'étape préliminaire indiquée pour choisir un entrepreneur dans le cas d'une acquisition axée sur la conception ou sur la fabrication ou dans le cas d'une acquisition globale.

10.7.30 Marchés non concurrentiels. Lorsque l'autorité contractante adjuge un marché suivant l'une ou plusieurs des exceptions à l'exigence de solliciter des appels d'offres prévue à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, la décision devrait être consignée et dûment motivée.

10.7.31 Dans le but de garantir l'accès aux marchés de l'État et d'en assurer la transparence, les autorités contractantes sont encouragées à publier un préavis d'adjudication de contrat (PAC) dans les cas de marchés avec des entrepreneurs sélectionnés d'avance, selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner. Si aucun énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC n'est reçu dans un délai de quinze jours civils, le marché est réputé être concurrentiel, et l'on peut appliquer les plafonds plus élevés prévus pour les marchés faisant l'objet d'une invitation ouverte à soumissionner.

10.7.32 Si, par suite de l'adjudication d'un marché non concurrentiel, l'on constate que les produits et services disponibles ne répondent pas aux besoins ou que leur prix est excessif, il faut alors stimuler la concurrence. Dans ce cas, l'autorité contractante devrait susciter l'intérêt de nouveaux fournisseurs en veillant à ce que tous les fournisseurs éventuels soient bien informés de l'étendue et de la permanence probable des besoins de l'État et à ce qu'ils reçoivent toute l'aide possible sous forme de renseignements et de conseils en ce qui concerne le devis descriptif, les compétences requises, la technologie de fabrication et ainsi de suite. Le recours à l'invitation électronique à soumissionner est un bon moyen d'informer l'industrie d'un besoin prévu et de demander aux entreprises de fournir une déclaration d'intérêt et de compétence. Si cette méthode ne peut être utilisée ou s'il faut y ajouter d'autres méthodes en complément, l'autorité contractante peut également inviter directement des fournisseurs à soumissionner (en envoyant une note d'information aux entreprises figurant sur une liste de fournisseurs éventuels, en faisant publier des annonces dans des publications spécialisées et des journaux, etc.).

10.7.33 Admissibilité des fournisseurs aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Les autorités contractantes doivent voir à ce qu'il n'y ait pas de distinction entre les fournisseurs étrangers et les fournisseurs nationaux au moment d'établir les conditions d'admissibilité. La procédure d'admissibilité doit être en conformité avec les éléments suivants :

  1. les conditions de participation au processus d'appel d'offres doivent être annoncées suffisamment d'avance pour que les fournisseurs disposent d'assez de temps, dans la mesure où cela ne nuit pas au bon déroulement du processus d'approvisionnement, pour satisfaire, aux procédure d'admissibilité;
  2. les conditions de participation au processus d'appel d'offres, notamment la garantie d'un crédit financier, les qualifications techniques et les renseignements nécessaires pour établir la capacité financière, commerciale ou technique d'un fournisseur, et pour vérifier si un fournisseur satisfait à ces conditions, doivent se limiter aux conditions essentielles à l'exécution du marché concerné;
  3. la capacité financière, commerciale et technique d'un fournisseur doit être évaluée en fonction à la fois de l'ensemble de ses activités, notamment de ses activités sur le territoire qu'occupe la partie du fournisseur, et de ses activités, s'il en est, sur le territoire de la partie de l'autorité contractante acheteuse;
  4. une autorité contractante ne doit pas faire un mauvais emploi de la procédure d'admissibilité, y compris du temps dont a besoin un fournisseur pour satisfaire aux conditions d'admissibilité, de sorte à exclure des fournisseurs d'une autre partie des listes de fournisseurs ou à les empêcher d'être considérés pour un marché donné;
  5. une autorité contractante doit reconnaître comme fournisseurs admissibles les fournisseurs d'une autre partie qui satisfont aux conditions de participation qui s'appliquent à un marché donné;
  6. une autorité contractante doit, dans le cadre d'un marché donné, envisager la candidature des fournisseurs d'une autre partie qui demandent de participer au marché et qui n'ont pas encore satisfait aux conditions d'admissibilité, à condition qu'il y ait suffisamment de temps pour satisfaire aux conditions d'admissibilité;
  7. une autorité contractante qui tient une liste permanente des fournisseurs admissibles doit s'assurer que les fournisseurs peuvent demander à y être inclus en tout temps, que tous les fournisseurs admissibles qui en font la demande sont inscrits sur la liste à l'intérieur d'un délai raisonnable et que tous les fournisseurs admissibles inscrits sur la liste sont informés qu'ils n'y figurent plus ou qu'ils seront supprimés de celle-ci;
  8. les cas où, par suite de la publication de l'avis de projet de marché, un fournisseur demande de participer à un marché donné bien qu'il n'ait pas encore satisfait aux conditions d'admissibilité, et où l'autorité contractante doit amorcer sans tarder la procédure d'admissibilité;
  9. une autorité contractante doit informer les fournisseurs qui demandent d'être inscrits sur la liste de sa décision à cet égard;
  10. les cas où une autorité contractante rejette la demande d'admissibilité d'un fournisseur ou cesse de reconnaître un fournisseur comme étant admissible, elle doit rapidement justifier sa décision au fournisseur.

10.7.34 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'Accord de libre-échange nord-américain et à l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, les autorité contractantes doivent :

  1. n'adopter qu'une seule procédure d'admissibilité; une autorité contractante peut cependant suivre une procédure d'admissibilité additionnelle lorsqu'elle le juge nécessaire, à condition qu'elle soit prête, à la demande d'une autre partie à ces accords, d'en justifier la nécessité;
  2. chercher à minimiser les écarts entre les différentes procédures d'admissibilité qu'elles suivent.

10.7.35 Les autorités contractantes peuvent exclure un fournisseur au motif qu'il est en faillite ou qu'il a fait de fausses déclarations.

10.7.36 Invitation à participer aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Les autorité contractantes doivent publier, dans la revue pertinente, une invitation à participer pour chacun des marchés. L'invitation à participer doit se présenter sous forme d'Avis de projet de marché (APM) et préciser :

  1. la nature et le nombre des produits et des services requis, y compris les options de réapprovisionnement ultérieur et dans la mesure du possible, faire état :
    1. des dates approximatives auxquelles ces options peuvent être exercées;
    2. des dates approximatives de publication des avis ultérieurs s'il s'agit de marchés renouvelables;
  2. s'il s'agit d'un appel d'offres ouvert ou restreint et si des négociations seront engagées;
  3. les dates d'ouverture et de clôture de la prestation des produits et des services requis;
  4. l'adresse à laquelle doivent être envoyées les invitations à soumissionner ou la demande d'inscription sur la liste des fournisseurs, la date limite pour soumettre une demande, et la langue dans laquelle elle doit être présentée;
  5. l'adresse à laquelle les soumissions doivent être envoyées, la date limite pour soumettre une soumission et la langue dans laquelle les soumissions peuvent être présentées;
  6. l'adresse de l'autorité contractante qui adjugera le marché et fournira les précisions nécessaires pour obtenir le cahier des charges et d'autres documents;
  7. les exigences financières et techniques auxquelles doivent répondre les fournisseurs ainsi que les garanties financières, les données et les documents qu'ils doivent présenter;
  8. le total et les modalités de paiement des sommes exigibles dans les documents d'appel d'offres;
  9. si l'autorité contractante lance un appel d'offres pour un contrat d'achat, un marché de location à bail ou un marché de location avec ou sans option d'achat.

10.7.37 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA et à l'AMP-OMC, une autorité contractante qui, pour les appels d'offres restreints, tient une liste permanente des fournisseurs admissibles doit publier tous les ans, dans la revue pertinente, un avis faisant état des éléments suivants :

  1. les listes qui sont tenues, notamment leurs titres, à l'égard des produits et des services ou des catégories de produits et de services pouvant être achetés au moyen de ces listes;
  2. les conditions que doivent remplir les fournisseurs pour être inscrits sur les listes et les méthodes auxquelles auront recours les autorités contractantes pour vérifier si les fournisseurs satisfont aux conditions;
  3. la période de validité des listes et leurs modalités de renouvellement.

10.7.38 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, lorsque, par suite de la publication d'une invitation à participer, mais avant la date fixée dans les avis ou les documents d'appel d'offres pour l'ouverture des soumissions, une autorité contractante juge qu'il est devenu nécessaire de modifier l'avis ou les documents d'appel, ou de lancer de nouveaux avis et documents d'appel, elle doit veiller à ce qu'ils soient envoyés aux fournisseurs figurant sur la liste de distribution originale. Une autorité contractante qui donne une information pertinente à un fournisseur à l'égard d'un marché doit transmettre cette information en même temps aux autres fournisseurs intéressés et suffisamment à l'avance pour que tous les fournisseurs concernés puissent disposer du temps nécessaire pour évaluer cette information et pour fournir une réponse.

10.7.39 Aux termes de l'ALENA et l'OMC-AMP, une autorité contractante doit permettre à un fournisseur qui demande de participer à un marché donné de présenter une soumission et doit évaluer cette soumission. Le nombre de fournisseurs additionnels autorisés à participer est restreint uniquement pour assurer la bonne marche du système d'approvisionnement.

10.7.40 Aux termes de l'ALENA et de l'AMP-OMC, dans les cas où une autorité contractante n'invite pas un fournisseur ou ne l'autorise pas à soumissionner, elle doit, sur demande du fournisseur, lui justifier rapidement sa décision.

10.7.41 Appel d'offres aux termes de l'Accord sur le commerce intérieur. Un avis d'appel d'offres doit contenir au moins les données suivantes :

  1. une courte description du marché envisagé;
  2. l'endroit où il faut s'adresser pour obtenir des précisions et les documents d'appel;
  3. les conditions à remplir pour obtenir les documents d'appel;
  4. l'adresse à laquelle les soumissions doivent être envoyées;
  5. la date et l'heure de clôture de dépôt des soumissions;
  6. l'heure et le lieu d'ouverture des soumissions lorsqu'il s'agit d'un dépouillement public; une déclaration selon laquelle le marché est assujetti à l'ACI.

10.7.42 Dans le cadre de l'évaluation des soumissions présentées pour des activités d'approvisionnement assujetties à l'ACI, les autorités contractantes doivent tenir compte non seulement du prix proposé par le fournisseur, mais aussi de la qualité, de la quantité, de l'entretien, de la capacité du fournisseur de satisfaire aux exigences du marché et à tout autre critère directement lié au marché. Dans les documents d'appel d'offres, il faut clairement indiquer les exigences du marché, les critères d'évaluation des soumissions et les méthodes de pondération et d'évaluation des critères.

10.8 Réception des soumissions

10.8.1 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion suffisants soient appliqués afin de protéger l'intégrité du processus de soumission, et voir à ce que ces mécanismes couvrent les aspects de la réception, de la garde, de l'ouverture et de la consignation des soumissions.

10.8.2 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.3 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.4 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.5 Supprimer l'alinéa actuel.

10.8.6 Une soumission ou proposition est ou irrecevable si elle ne répond pas à toutes les exigences impératives énumérées dans la demande de propositions ou dans les autres invitations à soumissionner, et elle est alors rejetée.

10.8.7 Les soumissions ou propositions qui répondent aux exigences impératives, mais contiennent une irrégularité mineure, peuvent être considérées si, de l'avis de la direction de l'autorité contractante :

  1. l'irrégularité est insignifiante ou négligeable en comparaison du coût total ou de l'importance des biens ou des services à fournir;
  2. la présence de l'irrégularité, sa suppression par négociation ou son explication par le soumissionnaire ne peut pas être considérée préjudiciable pour les autres soumissionnaires; et
  3. la décision d'accepter de telles soumissions est tout à fait justifiée au vu du dossier.

10.8.8 Lorsque l'appel d'offres exige la présentation d'une garantie de soumission, le montant de celle-ci devrait être déterminé à l'avance par l'autorité contractante. Lorsque la garantie pertinente a été présentée, mais que le soumissionnaire augmente par la suite le prix de la soumission avant la date de clôture indiquée, l'autorité contractante peut donner au soumissionnaire une période suffisante pour fournir la garantie complémentaire requise. Une période suffisante peut également être donnée à un soumissionnaire pour lui permettre de présenter de nouveau le dépôt de garantie dans la forme indiquée si cela n'a pas été fait en premier lieu. Lorsqu'un soumissionnaire a présenté une garantie inférieure à la garantie financière stipulée, la soumission sera considérée comme irrecevable à moins que, comme il est indiqué à l'article 10.8.7 ci-dessus, l'écart soit négligeable ou que l'on soit en présence des circonstances décrites à l'article 10.8.10 ci-après (voir également l'article 12.11.9).

10.8.9 Lorsqu'une seule soumission sur toutes celles qui ont été reçues à la suite d'un appel d'offres concurrentielles est (jugée) valide et que l'autorité contractante établit qu'elle constitue une bonne valeur pour l'État, le contrat peut être octroyé à ce seul soumissionnaire valide et concurrentiel (Voir les définitions à l'Appendice A). Les critères ci-après permettent de déterminer le bien fondé du choix de la seule soumission valide :

  1. Quand on peut obtenir les prix du marché pour un travail, un produit ou un service, équivalent à ceux qui font l'objet de l'appel d'offres, la proposition soumise peut être comparée à des prix récents, c'est-à-dire à des prix figurant dans des listes ou des catalogues, ou aux prix payés récemment par d'autres organismes (par exemple, des organismes publics ou de grandes sociétés du secteur privé).
  2. Quand on ne peut obtenir facilement les prix du marché, ou qu'ils ne sont pas comparables, la proposition soumise ou les prix dont celle-ci fait état peuvent être comparés aux prix payés antérieurement pour le même travail, produit ou service, ou pour un travail, produit ou service analogue (après ajustement en fonction de l'inflation). Lorsque c'est la première fois que ce type de travail, de produit ou de service est demandé, on déterminera ce que devrait être un prix acceptable à partir d'une combinaison raisonnable des coûts, des frais généraux et des profits.
  3. Dans certains cas, le prix de la seule soumission valide peut être comparé à celui des soumissions jugées non valides, selon les raisons pour lesquelles celles-ci ne sont pas valides.

10.8.10 Lorsqu'une seule soumission valide a été reçue, on peut demander au soumissionnaire de fournir une justification du prix. Si l'autorité contractante ne juge pas que l'information fournie est acceptable, il convient de négocier un nouveau prix. Si le seul soumissionnaire ne semble pas avoir la stabilité financière requise, il peut être dans l'intérêt public de l'obliger à présenter une garantie appropriée avant que sa soumission soit considérée. Une autre solution serait de lancer un nouvel appel d'offres.

10.8.11 Dans le contexte de l'article 10.8.9 b) ci-dessus, le(s) coût(s) d'un travail, produit ou service correspond(ent) à la somme des coûts directs et indirects applicables qui sont, ou devraient être, raisonnablement ou normalement engagés et/ou attribués pour la réalisation du travail ou la fourniture du produit ou du service, moins tout crédit éventuel. Pour déterminer les coûts, on peut utiliser n'importe quelle méthode généralement acceptée pour déterminer ou estimer les coûts et l'appliquer de façon cohérente et équitable dans les circonstances, y compris la méthode consistant à ajuster les coûts standards en fonction des variances.

10.8.12 Un coût est jugé raisonnable si, en nature et en dollars, il n'excède pas la dépense qui serait normalement engagée par une personne avisée pour les fins d'une entreprise concurrentielle. Au moment de déterminer si un élément du coût est raisonnable, on devrait tenir compte des points suivants :

  1. si le coût est généralement reconnu comme normal et nécessaire pour les fins de l'entreprise soumissionnaire ou pour la réalisation du contrat,
  2. des contraintes et des exigences liées aux facteurs tels que les pratiques commerciales saines et généralement acceptées, la négociation d'égal à égal, les lois et règlements fédéraux, provinciaux et locaux, ainsi que les conditions du contrat,
  3. des mesures que des gens d'affaires avisés prendraient dans de telles circonstances, compte tenu de leurs responsabilités envers les propriétaires de l'entreprise, leurs employés, leur clientèle, les divers paliers de gouvernement et le grand public,
  4. des variations importantes par rapport aux pratiques habituelles de l'entrepreneur,
  5. des spécifications, de l'échéancier et des exigences qualitatives de chaque contrat dans la mesure où cela influe sur les coûts.

10.8.13 Comme il est indiqué à l'article 4.2, les règles suivantes s'appliquent à l'évaluation des soumissions :

  1. s'il y a des erreurs dans la multiplication de prix unitaires par le nombre d'articles, le prix unitaire a préséance et le résultat de l'opération est rajusté en conséquence;
  2. s'il y a des erreurs dans l'addition de prix forfaitaires ou dans la multiplication de prix unitaires, la soumission n'est pas rejetée, mais le total est rectifié et le montant exact est reflété dans le prix total de la soumission;
  3. on devrait informer immédiatement le soumissionnaire dont la soumission est erronée et lui donner le prix de la soumission après correction.

10.8.14 Retrait des soumissions. D'ordinaire, le gouvernement fédéral autorise le retrait ou la modification des soumissions avant la date et l'heure de clôture, pourvu que l'avis à cet effet soit sous forme écrite, par exemple, lettre recommandée, télex ou transmission par télécopieur. Comme il est indiqué à l'article 4.2, aucune modification n'est recevable après la clôture de l'appel d'offres. Toutefois, si une soumission est faite par erreur ou contient une erreur importante et évidente qui est portée à la connaissance de l'autorité contractante, la soumission peut être retirée avant son acceptation. Ceci respecte le principe du droit contractuel selon lequel une offre ne lie pas celui qui l'a faite si elle est faite par erreur ou si elle contient une erreur dont le destinataire de l'offre est informé. La formule normalisée de cautionnement de soumission du gouvernement contient des dispositions obligeant les sociétés de cautionnement à indemniser l'État pour les coûts plus élevés causés par le retrait d'une soumission après son acceptation. Les autres formes de garanties de soumission devraient offrir la même protection.

10.8.15 Comme il est indiqué à l'article 4.2, la disposition de paiement d'un cautionnement de soumission ou autre garantie de soumission sera invoquée si le soumissionnaire refuse de signer les documents contractuels ou de fournir la garantie contractuelle indiquée.

10.8.16 Contestations relatives aux soumissions. Les autorités contractantes devraient s'assurer que les contestations sont réglées rapidement et efficacement, de façon à ne pas retarder la passation du marché. Lorsqu'elle agit dans les limites de son autorité et en conformité avec les lois et règlements en vigueur, l'autorité contractante qui décide de passer un marché avec un soumissionnaire exerce un pouvoir administratif qui est en principe soustrait à l'examen des tribunaux. Par conséquent, les contestations en matière de soumission, en particulier celles qui mettent en cause l'impartialité du processus, devraient être renvoyées aux autorités supérieures du ministère pour être tranchées, et la décision prise devrait être communiquée promptement aux parties concernées. Lorsqu'une soumission est contestée conformément aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord sur le commerce intérieur et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien du commerce extérieur sur lesmarchés publics s'applique.

10.8.17 Soumissions identiques. Si l'on reçoit des soumissions ou propositions basses d'un montant identique, le marché sera adjugé en fonction de la meilleure valeur promise la plus élevé. Il convient d'utiliser les critères décrits ci-après, sous réserve des directives qui peuvent être diffusées relativement aux politiques et objectifs nationaux. Il s'agit de critères qui peuvent être pondérés si l'autorité contractante l'estime à propos :

  1. on accorde la préférence à un soumissionnaire dont le dossier fait état d'une performance globale satisfaisante plutôt qu'à un soumissionnaire dont le dossier laisse à désirer sur ce point;
  2. on accorde la préférence à un soumissionnaire capable d'assurer un bon service après-vente et dont le dossier est bon sur ce point, plutôt qu'à un soumissionnaire inapte à fournir un bon service ou dont le dossier laisse à désirer;
  3. lorsque la livraison constitue un facteur important, on donne la préférence au soumissionnaire offrant la meilleure date de livraison;
  4. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de quelques articles seulement sont identiques, on accorde la préférence à l'entreprise dont la soumission porte sur la valeur monétaire la plus élevée; et
  5. lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et qu'une ou plusieurs entreprises ont fait des offres plus basses sur un ou plusieurs d'entre eux, on donne à l'entreprise dont la soumission est basse sur la valeur monétaire la plus élevée la préférence tant à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix égaux qu'à l'égard des articles pour lesquels elle a offert des prix plus bas.

10.8.18 Comme il est indiqué à l'article 4.2, les ministères et organismes doivent signaler au ministère de l'Industrie les soumissions identiques lorsqu'il y a lieu de soupçonner une collusion ou lorsqu'un prix est si bas qu'il peut avoir été fixé pour réduire la concurrence ou éliminer un concurrent.

10.8.19 Modification de l'étendue des travaux. Lorsque des changements sont apportés aux exigences de travail ou aux fonds disponibles et qu'ils réduisent l'étendue des travaux, il faut s'efforcer de négocier un nouveau prix avec le soumissionnaire choisi. Si la modification apportée à l'étendue des travaux est importante ou que les négociations ne peuvent être conclues à la satisfaction de l'autorité contractante, il faut procéder à un nouvel appel d'offres. Pour les marchés de travaux de construction, on demande en principe de nouvelles soumissions aux deux plus bas soumissionnaires de l'appel d'offres original. Lorsque plus de deux soumissions donnent des prix sensiblement équivalents, il faut examiner la possibilité d'inclure dans le nouvel appel d'offres les firmes qui les ont faites. Pour les fournitures et les services, il est d'usage de lancer un nouvel appel d'offres sans restreindre le champ de la concurrence.

10.8.20 Si le soumissionnaire limite la période de validité de sa soumission, il devrait le préciser dans sa soumission. Lorsque l'autorité contractante accepte une soumission ou une proposition à certaines conditions, par exemple fournir une garantie financière ou obtenir une autorisation sécuritaire, il sera peut-être nécessaire de fixer et de préciser la période de recevabilité de la soumission.

10.8.21 Explications. On devrait fournir des explications aux soumissionnaires non choisis qui le demandent. Les explications devraient en principe comprendre une description des facteurs et critères utilisés dans l'évaluation, et on doit respecter le droit de chaque soumissionnaire au caractère confidentiel de tel ou tel renseignement.

10.8.22 Envoi des documents d'appel d'offres par les autorités contractantes visées par l'Accord de libre-échange nord-américain et l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce. Ces deux accords exigent que dans les cas d'un appel d'offres ouvert, les autorité contractantes envoient les documents d'appel à la demande du fournisseur participant à la procédure, et lui fournissent rapidement les précisions dont il a besoin à cet égard.

10.8.23 Pour les activités d'approvisionnement assujetties à l'ALENA et à l'AMP-OMC, les autorités contractantes doivent répondre promptement à toute demande raisonnable d'information pertinente soumise par un fournisseur participant à la procédure d'appel d'offres, à condition que cette information ne donne pas au fournisseur un avantage sur ses compétiteurs dans l'adjudication du marché. Les offres présentées doivent respecter les conditions suivantes :

  1. les soumissions sont habituellement présentées en personne ou par courrier;
  2. les soumissions transmises par télex, par télégraphie, par télécopieur ou par tout autre moyen de transmission électronique autorisé doivent contenir tous les renseignements nécessaires à leur évaluation, notamment le prix final proposé par le fournisseur et une déclaration selon laquelle le fournisseur s'engage à respecter les conditions de l'appel d'offres;
  3. il faut promptement accuser réception des soumissions transmises par télex, par télégraphie, par télécopieur ou par tout autre moyen de transmission électronique au moyen d'une lettre ou par l'envoi d'une copie signée du message télex, du télégramme, de la télécopie ou du message électronique;
  4. la teneur du message télex, du télégramme, de la télécopie ou du message électronique prévaut sur la teneur de tout autre document reçu après la date de clôture des soumissions lorsqu'il existe des écarts ou des contradictions;
  5. la transmission de soumissions par téléphone est interdite;
  6. les demandes de participation à une procédure d'appel d'offres restreint peuvent être transmises par télex, par télégraphie ou par télécopieur et, s'il est autorisé, par tout autre moyen de transmission électronique;
  7. les occasions accordées aux fournisseurs pour rectifier des erreurs dans la présentation relevées entre l'ouverture des soumissions et l'adjudication du marché ne doivent pas être administrées de façon à constituer un traitement de faveur par rapport aux autres fournisseurs.

10.8.24 Le gouvernement fédéral s'est engagé à mieux servir les Canadiens en élargissant l'accès à l'information et aux services offerts par la voie électronique. Le gouvernement a pour politique d'établir et de gérer l'utilisation de la cryptographie à clé publique comme composante de l'infrastructure commune de technologie et de gestion de l'information du gouvernement, et d'appuyer des solutions de rechange électroniques à l'utilisation du papier, ce qui accroît l'efficience et réduit les coûts pour le gouvernement.

  1. Les ministères doivent veiller à ce que seuls les systèmes protégés d'achats électroniques conformes aux politiques du gouvernement soient utilisés;
  2. Un certain nombre de facteurs doivent être pris en considération pour qu'un système d'achats électroniques soit approuvé, y compris une évaluation de la menace, du risque et des besoins technologiques au titre de la mise en oeuvre du système des achats électroniques. La sécurité, la protection des renseignements personnels et les exigences aux yeux de la loi doivent également être prises en considération.
  3. À mesure que les systèmes d'achats électroniques sont instaurés dans l'administration fédérale, il convient de signaler que pour ce qui est des achats assujettis aux dispositions des accords commerciaux, les autorités contractantes doivent respecter ces dispositions.

11. Adjudication des marchés

11.1 Mécanisme d'examen

11.1.1 Les autorités contractantes sont invitées à instituer un mécanisme officiel de contestation pour toutes les propositions contractuelles, notamment celles qui relèvent des pouvoirs du ministère concerné, celles qui sont envoyées au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et celles qui sont présentées au Conseil du Trésor. Ce mécanisme pourrait prendre la forme d'un comité central d'examen ou d'un ensemble de groupes consultatifs divisionnaires ou régionaux, selon l'organisation du ministère concerné et le volume de ses marchés. Les décisions rendues par de tels organismes d'examen seraient consignées et sujettes à des vérifications internes ultérieures et à des vérifications ou évaluations périodiques de la part du Vérificateur général ou du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les fonctionnaires du ministère nommés pour étudier les marchés comprendraient l'agent financier supérieur compétent, agissant dans tous les cas en qualité de président. Les autres membres viendraient de divers secteurs de programmes, afin d'assurer un équilibre. L'agent supérieur du personnel du ministère devrait participer à l'examen des marchés de services de particuliers, et l'agent supérieur du matériel également lorsqu'il s'agit de marchés portant sur l'équipement ou sur des services reliés à l'équipement. Les membres susceptibles de se trouver en situation de conflit d'intérêts devront se récuser et être remplacés. Des résumés des procès-verbaux d'examen des marchés seraient présentés régulièrement aux sous-chefs, leur permettant ainsi de juger si les pouvoirs de signature qu'ils ont délégués sont exercés comme il convient.

11.1.2 La méthode d'examen devrait aborder certain points fondamentaux, par exemple :

  • la proposition relève-t-elle du mandat législatif des autorités contractantes?
  • y-a-t-il des fonds?
  • les exigences réglementaires au chapitre de la concurrence sont-elles observées?
  • les pouvoirs de signature des ministères sont-ils observés?
  • la proposition a-t-elle reçu l'approbation du contentieux, si une telle approbation est requise? et
  • la proposition est-elle conforme aux politiques gouvernementales relatives au bilinguisme, à l'équité en matière d'emploi, aux conflits d'intérêts, etc.?

Le mécanisme d'examen devrait également permettre de juger si les travaux projetés sont effectivement nécessaires et s'ils constituent un bon investissement. Il est possible que d'autres centres de responsabilité au sein d'un ministère ou d'un autre organisme gouvernemental ait déjà effectué un travail susceptible de combler le besoin. On devrait également examiner des aspects plus généraux, selon les circonstances, par exemple la question de savoir si le centre de responsabilité est bien la cellule compétente pour s'occuper des travaux envisagés.

11.2 Exigences d'approbation

11.2.1 Approbation du Conseil du Trésor. La fixation de limites monétaires au-delà desquelles l'approbation du Conseil du Trésor est requise repose sur l'idée que, lorsqu'un marché atteint une certaine envergure ou une certaine complexité, il convient de faire intervenir le jugement collectif des ministres dans la décision d'adjuger un marché. La Loi sur la gestion des finances publiques prévoit des plafonds réglementaires (voir le paragraphe 41(1)) de façon à instituer un mécanisme de base permettant de s'assurer que les fonds alloués sont bien employés.

11.2.2 Les pouvoirs du gouverneur en conseil de fixer des plafonds contractuels ont été délégués au Conseil du Trésor en vertu du décret C.P. 1986-2746 du 4 décembre 1986.

11.2.3 Le Conseil du Trésor a fixé les plafonds monétaires des marchés et il les révise périodiquement. Ces plafonds reflètent la volonté de permettre aux autorités contractantes de s'acquitter de leurs responsabilités tout en tenant compte des risques inhérents aux marchés et des intérêts généraux du gouvernement. À l'appendice C figure la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, qui précise les plafonds approuvés au-delà desquels l'autorisation du Conseil du Trésor est requise avant qu'un marché ne puisse être conclu. Sur la façon de préparer des requêtes en vue de l'approbation des marchés, notamment les requêtes au Conseil du Trésor et les demandes aux instances ministérielles internes, voir l'appendice H. Pour l'inclusion, dans les requêtes, de modifications prévisibles aux marchés, voir l'article 12.9.3. La valeur totale d'un marché devrait comprendre tous les coûts annexes, par exemple le bénéfice, les frais généraux, les frais d'administration, les frais de déplacement, les taxes etc.

11.2.4 La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés distingue les marchés concurrentiels des marchés non concurrentiels pour déterminer la valeur maximale des marchés que les autorités contractantes ont le pouvoir d'approuver. Elle fait également une distinction entre la méthode de l'invitation électronique à soumissionner et les autres méthodes traditionnelles utilisées pour conclure des marchés de biens (lorsque le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué le pouvoir d'approuver de tels marchés) et de services. En ayant recours à l'invitation électronique à soumissionner, l'autorité contractante accroît ses pouvoirs de passation et de modification de marchés. Dans le cas des marchés ne pouvant pas être qualifiés de « concurrentiels » selon la définition, les plafonds prévus pour les marchés non concurrentiels s'appliquent.

11.2.5 Souvent, l'approbation préalable du programme et des fonds qui lui sont rattachés suffit pour que le ministère puisse conclure un marché. Toutefois, l'approbation d'un programme n'emporte pas autorisation implicite de conclure des marchés et, lorsqu'un marché comporte des risques et suscite des questions importantes, il faut le faire examiner et le faire approuver par le Conseil du Trésor même si la valeur du marché est inférieure à la limite fixée. L'approbation du Conseil du Trésor peut également être demandée pour les marchés qui comportent des dépenses importantes ou des circonstances inhabituelles relevant de l'intérêt public. Au surplus, il sera prudent parfois d'obtenir la participation du Conseil du Trésor lorsque les responsabilités interministérielles doivent être coordonnées, lorsque d'importants marchés subséquents peuvent être nécessaires ou lorsque d'autres politiques et objectifs nationaux sont concernés.

11.2.6 La plupart des marchés traités par les organismes de services communs et les ministères très actifs au niveau des marchés se reconnaissent, dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, aux niveaux plus élevés d'autorisation qu'elle prévoit pour eux. Les divers plafonds sont passés en revue périodiquement et rajustés afin de répondre aux intérêts du gouvernement. Des plafonds spéciaux peuvent être fixés par le Conseil du Trésor pour des projets ou programmes particuliers visant des besoins opérationnels inusités. De la performance des autorités contractantes dans les situations évoquées ci-dessus, dépendront les décisions relatives aux niveaux de délégation des pouvoirs.

11.2.7 Fractionnement des marchés. Les autorités contractantes doivent s'abstenir de fractionner des marchés, ou des modifications apportées à des marchés, pour se soustraire à l'obligation d'obtenir soit l'approbation exigée par la Loi ou par la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, soit l'approbation des cadres compétents du ministère ou de l'organisme.

11.2.8 Nécessité d'une approbation spéciale du Conseil du Trésor. Comme le prévoit le paragraphe 4.1.6, il faut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant de conclure un marché - ou d'en modifier le prix - dont la valeur monétaire dépasse les limites fixées par la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés. D'autres situations exigent d'obtenir une approbation préalable du Conseil du Trésor, notamment, sans s'y restreindre :

  1. les paiements anticipés, si le marché ou sa modification nécessite l'approbation du Conseil du Trésor (voir paragraphe 8(2) du Règlement sur les marchés de l'État - appendice B);
  2. la conclusion d'un marché avec un ancien fonctionnaire qui touche une pension, lorsque le total des honoraires est supérieur à 5 000 $ au cours de la période du paiement forfaitaire;
  3. la conclusion d'un marché non concurrentiel avec un ancien fonctionnaire qui touche une pension lorsque la valeur totale du marché est supérieure à 25 000 $;
  4. la conclusion d'un marché concurrentiel avec un ancien fonctionnaire qui touche une pension lorsque la valeur totale du marché est supérieure à 100 000 $;
  5. pour les ministères autres que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, la conclusion d'un marché contenant des dispositions qui restreignent la responsabilité proposée de l'entrepreneur;
  6. la conclusion d'un marché initial qui respecte le plafond monétaire fixe, mais pour lequel d'importants marchés subséquents et/ou d'importantes modifications sont prévues;
  7. la conclusion d'un marché comportant des conditions inhabituelles d'intérêt public ou d'un marché qui sous-entend d'importants problèmes et risques, même si le marché respecte le plafond monétaire du ministère;
  8. la conclusion d'un marché mettant en cause des politiques et/ou objectifs nationaux d'envergure, même si le marché respecte le plafond monétaire du ministère;
  9. les demandes d'accroissement du pouvoir de passation de marchés ou de pouvoirs contractuels exceptionnels;
  10. les dérogations aux politiques du Conseil du Trésor.

11.2.9 Passation de marchés en cas d'urgence. Les autorités contractantes peuvent conclure des marchés pour faire face à une situation d'extrême urgence, conformément aux dispositions de la partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés (voir l'appendice C). Dans les situations dites d'extrême urgence, selon la définition de l'appendice A, les marchés qui seraient normalement soumis à l'approbation du Conseil du Trésor peuvent être adjugés et modifiés sans cette approbation si leur valeur totale (modifications comprises) ne dépasse pas 1 000 000 $. Grâce à ce pouvoir de modifier les marchés, l'autorité contractante a la possibilité de conclure sans délai des marchés de faible valeur pour faire face à une situation d'urgence, quitte à les modifier par la suite lorsque l'ampleur des travaux est déterminée de façon plus précise. Si le temps le permet, toutefois, il faut toujours demander au Conseil du Trésor l'autorisation de conclure des marchés dont la valeur excède le niveau d'autorisation approuvé.

Comme l'indique le paragraphe 11.2.10, l'exercice du pouvoir de passation de marchés en cas d'urgence doit être réservé au fonctionnaire disponible du rang le plus élevé auquel ce pouvoir a été délégué.

Comme le prévoient les exigences de la politique, l'exercice du pouvoir de passer des marchés en cas d'urgence doit être justifié dans un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours suivant l'autorisation ou le début des travaux. Le rapport doit fait état des circonstances, de la nature et du montant du marché adjugé, de l'appel d'offres (le cas échéant) et du niveau de la personne qui a exercé le pouvoir d'approuver le marché d'urgence. Les autorités contractantes devraient instaurer des lignes directrices internes pour empêcher que l'on abuse du pouvoir de passer des marchés d'urgence.

11.2.10 Délégation du pouvoir de passer un marché. Les autorités contractantes devraient établir différents niveaux d'autorisation dans leur hiérarchie interne. Des dépenses plus élevées, des situations compliquées ou encore des marchés de nature très délicate nécessitent l'approbation d'un niveau hiérarchique plus élevé.

11.2.11 Une fois la proposition de marché approuvée par l'autorité compétente, on peut procéder à la signature des documents contractuels.

11.2.12 Ratification des mesures contractuelles. Il est possible qu'une autorité contractante conclue par inadvertance un marché sans avoir demandé au préalable l'autorisation du Conseil du Trésor, à la suite

  • d'une erreur administrative; ou
  • d'une situation d'extrême urgence (article 11.2.9), mais sans que le pouvoir de passer des marchés d'urgence ait été exercé et sans que l'exercice de ce pouvoir ait été signalé au Conseil du Trésor dans les 60 jours.

Dans ces deux cas, si l'autorité contractante passe un marché sans avoir obtenu l'autorisation du Conseil du Trésor alors qu'elle aurait dû le faire, elle doit demander par écrit à ce dernier de ratifier la mesure contractuelle ou administrative le plus tôt possible (préférablement dans les 60 jours qui suivent la date où les travaux sont autorisés ou amorcés par l'autorité contractante). Cette demande devrait

  • confirmer que le ministre (l'autorité contractante) du ministère a été informé de la mesure envisagée et qu'il a consenti à ce que les travaux débutent avant de demander l'approbation du Conseil du Trésor;
  • faire état des circonstances, de la nature et de la valeur du marché adjugé et indiquer s'il a été possible de lancer un appel d'offres; et
  • le cas échéant, exposer les mesures correctives qui ont été prises pour réduire au minimum les omissions administratives en ce qui a trait à l'adjudication des marchés qui nécessitent l'approbation du Conseil du Trésor.

11.3 Politique gouvernementale en matière de sécurité

Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, la politique gouvernementale en matière de sécurité s'applique aux marchés de la même façon qu'aux opérations internes. Lorsqu'un marché ou un appel d'offres nécessite la communication, aux entrepreneurs, de renseignements désignés ou confidentiels, ou lorsqu'il suppose l'entreposage ou le traitement, dans les locaux de l'entrepreneur, de renseignements désignés ou confidentiels, si c'est le ministère utilisateur lui-même qui est l'autorité contractante, on devrait songer à la possibilité d'obtenir les conseils ou l'aide d'un organisme de services communs ou de passer le marché par l'entremise d'un tel organisme disposant des ressources pour garantir l'observation des normes de sécurité et de la politique en matière de sécurité.

11.4 Transactions conclues avec d'autres gouvernements

11.4.1 Les ministères et les organismes peuvent, aux termes de l'article 3 de la Politique sur les marchés, prévoir des opérations de transfert de produits, de services ou de biens immobiliers entre ministères, sociétés d'État, provinces, municipalités et territoires. Les transactions conclues entre les autorités contractantes fédérales et des organismes provinciaux ou municipaux ne sont pas des marchés aux termes du Règlement sur les marchés de l'État ou aux termes de la politique sur les marchés. Ces types d'arrangement sont habituellement contenus dans des accords conjoints.

11.4.2 Supprimé.

11.4.3 Supprimé.

12. Administration des marchés

12.1 Généralités

12.1.1 Les autorités contractantes devraient gérer et administrer leurs marchés de façon à garantir la bonne exécution de ces marchés conformément aux conditions arrêtées en matière de délais, de coût et de performance.

12.1.2 Documents contractuels. Les modalités d'un marché adjugé conformément au Règlement sur les marchés de l'État et à la Directive sur les marchés devraient être sous forme écrite Cela inclut, sans s'y restreindre, les documents en copie papier, les télécopies ou les autres documents envoyés par la voie électronique.

12.1.3 Sanctions. Si la politique relative aux marchés est ignorée ou si la méthode de passation du marché ou encore l'administration du marché n'est pas acceptable, le Conseil du Trésor peut ordonner que des sanctions soient imposées soit à l'autorité contractante (l'institution), soit aux fonctionnaires responsables. Il peut s'agir de l'une quelconque ou de la totalité des sanctions suivantes :

  1. la révocation du pouvoir de passer des marchés ou la réduction des plafonds monétaires au-delà desquels l'approbation du Conseil du Trésor doit être obtenue, soit pour un projet ou un programme particulier, soit pour une durée fixée;
  2. l'établissement d'affectations spéciales dans les fonds attribués à l'autorité contractante, ce qui limitera les dépenses à des fins précises ou nécessitera même une approbation particulière du Conseil du Trésor;
  3. directives à l'autorité contractante pour qu'elle applique les sanctions prévues par les politiques du gouvernement du Canada en matière de personnel aux employés qui ont ignoré la politique relative aux marchés.

Les fonctionnaires chargés de la gestion des marchés devraient être informés des sanctions qui peuvent être prises contre leur institution ou contre eux-mêmes.

12.1.4 Le Tribunal canadien du commerce extérieur. L'ALENA, l'AMP-OMC et l'ACI exigent que les parties à ces accords créent un organisme indépendant d'examen des soumissions. Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) a été désigné comme organisme indépendant d'examen des soumissions au Canada pour les trois accords. Un fournisseur potentiel peut déposer une plainte au sujet d'une pratique d'approvisionnement au TCCE s'il juge qu'un aspect du processus d'approvisionnement est injuste ou discriminatoire aux termes des trois accords. Pour régler une plainte, le TCCE doit d'abord déterminer si le ministère ou l'organisme responsable de l'activité d'approvisionnement faisant l'objet de l'examen a satisfait aux exigences de l'ALENA, de l'AMP-OMC et de l'ACI et à toute autre exigence liée à la procédure, comme le prescrit le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien sur les marchés publics. Le TCCE ainsi que ses processus de règlement des plaintes et d'enquête sont décrits dans le Guide des mécanismes d'examen des marchés dont il assure la publication. Le TCCE dispose de pouvoirs statutaires lui permettant de verser au plaignant un montant raisonnable pour qu'il puisse réagir à la demande de soumissions et payer les frais afférents à la présentation de la plainte. En outre, le TCCE est autorisé à prendre les mesures suivantes :

  1. recommander le report de l'adjudication d'un marché jusqu'au règlement de la soumission contestée;
  2. recommander le règlement de la soumission contestée, notamment ordonner à l'autorité contractante concernée de réévaluer les offres, de mettre fin au marché ou de lancer un nouvel appel d'offres;
  3. recommander le versement d'une indemnité pour perte de profits;
  4. faire, par écrit, des recommandations à l'autorité contractante au sujet des pratiques qui selon le TCCE vont à l'encontre des accords.

12.2 Considérations financières

12.2.1 Loi sur la gestion des finances publiques. Les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoient des contrôles financiers divers pour les dépenses engagées dans les marchés. En général, les aspects financiers de l'administration des marchés sont la responsabilité des gestionnaires financiers, mais les administrateurs des marchés devraient connaître les rudiments de la loi et des politiques de gestion financière du gouvernement. Une bonne part de cette information se trouve dans le volume « Fonction de contrôleur » du Manuel du Conseil du Trésor préparé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

12.2.2 Paiements anticipés. (Veuillez consulter le Bureau du Contrôleur Général pour plus de renseignements.) L'article 8 du Règlement sur les marchés de l'État autorise les paiements anticipés. Pour qu'un marché puisse comprendre des dispositions relatives aux paiements anticipés, il faut que ces dispositions soient conformes aux principes du contrôle parlementaire, aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (alinéa 33(3)a)) et aux lois de crédits visées. Lorsque l'approbation d'un marché relève du ministère concerné, les paiements anticipés peuvent être approuvés par celui-ci. Toutefois, en vertu du Règlement, lorsque l'approbation du marché dépasse les pouvoirs du ministère, les paiements anticipés nécessitent l'approbation du Conseil du Trésor.

12.2.3 Conditions sine qua non pour l'utilisation des paiements anticipés. Les paiements anticipés ne devraient être envisagés que dans des circonstances spéciales, c'est-à-dire lorsqu'ils sont jugés essentiels pour les objectifs du programme. Les entrepreneurs devraient financer leurs travaux en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, compte tenu des paiements qu'ils prévoient recevoir de l'autorité contractante pour l'exécution intégrale ou partielle des travaux. Les autorités contractantes sont invitées à examiner les coûts de financement et d'intérêt pour l'État, de même que la méthode de recouvrement, lorsqu'elles négocient des paiements anticipés et à évaluer les coûts en question lorsqu'elles comparent plusieurs options.

12.2.4 Comme suite à ce qui précède, les autorités contractantes peuvent envisager de prévoir des paiements anticipés ou des acomptes dans un contrat seulement si :

  1. une garantie suffisante est obtenue pour le paiement envisagé;
  2. la Couronne reçoit en contrepartie une valeur équivalant au montant du paiement;
  3. l'autorité contractante dispose des fonds nécessaires pour assurer le financement; et si
  4. une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies :
    1. la Couronne peut en tirer un avantage sur le plan économique;
    2. l'entrepreneur risque de subir un préjudice ou de ne pouvoir assurer le financement qu'avec difficulté ou qu'à des taux considérés peu économiques par rapport aux taux préférentiels courants des banques à charte;
    3. la valeur du marché est au-dessus des moyens de l'entrepreneur;
    4. il s'agit d'un marché de longue durée;
    5. il est pratique courante d'exiger des paiements anticipés ou des acomptes de l'acheteur dans l'industrie ou le secteur d'activité concerné. (Guide de la politique des approvisionnements, article 4202)

Même si toutes ces conditions sont remplies, cela ne veut pas dire pour autant que les paiements anticipés sont justifiés. Alors que les acomptes sont pratique courante, les paiements anticipés demeurent l'exception.

12.2.5 Montant du paiement anticipé et moment où il est effectué. A l'exception des circonstances inusitées, conformément aux principes régissant les crédits annuels et l'affectation des fonds par le Parlement,

  1. on ne peut effectuer de paiements anticipés qu'au cours de l'exercice pendant lequel prend effet le marché;
  2. les paiements anticipés servant à couvrir des frais de démarrage extraordinaires ne sauraient être supérieurs aux frais réels que l'entrepreneur assumera à ce titre au cours de l'exercice où les paiements sont effectués; sinon, les paiements anticipés versés au cours d'un exercice donné doivent porter sur les travaux, les biens ou les services auxquels il serait raisonnable de s'attendre au cours de l'exercice et ne pas être supérieurs à la valeur de ceux-ci;
  3. pour les marchés pluriannuels d'entretien et, dans la mesure du possible, les marchés pluriannuels de concession de licence, il faut prévoir d'effectuer des paiements au moins tous les ans;
  4. les ministères ne peuvent reporter des sommes d'un exercice à l'autre en les virant à un fonds renouvelable ou à des comptes à fins déterminées, ou en utilisant ce fonds pour payer à l'avance les biens et les services.

12.2.6 Paiements. Conformément à l'article 4.2, Exigences connexes, les travaux exécutés ou les biens reçus en vertu d'un marché doivent être payés conformément à la politique gouvernementale sur le paiement des comptes à la date d'échéance (voir les politiques sur la « fonction de contrôleur », ainsi qu'il est indiqué ci-après :

  1. le délai normal de paiement est de 30 jours;
  2. les ministères et organismes doivent s'assurer que leurs systèmes et leurs méthodes sont conçus de façon à respecter un tel délai;
  3. la période de paiement est calculée à partir de la date à laquelle les services sont rendus ou les biens sont reçus en bon état aux endroits précisés dans le marché, ou encore à partir de la date de réception d'une facture dressée en bonne et due forme, si cette dernière date est postérieure;
  4. l'intérêt doit être versé sur les paiements faits après la date d'échéance là où la loi ou le marché l'autorise expressément. Pour cette raison, les marchés gouvernementaux comprennent des clauses autorisant le versement d'intérêts.

Les paiements sont organisés de façon à être effectués aussi près que possible de la date d'échéance, mais non postérieurement. Sauf si des lois, des marchés ou des barèmes de droits approuvés par les organismes fédéraux de réglementation en disposent autrement :

  • les intérêts sont payés automatiquement à l'entrepreneur sur les comptes qui ne sont pas payés soit à la date d'échéance, 30 jours à compter de la date de réception d'une facture ou 30 jours à compter de l'acceptation des marchandises ou des services, la dernière de ces éventualités étant retenue, si le gouvernement est responsable du retard (par exemple, les comptes impayés depuis 50 jours ou plus, lorsque la période normale de paiement de 30 jours est applicable);
  • la période pour laquelle les intérêts sont payés automatiquement est la période comprise entre la date d'échéance et la date à laquelle le paiement est effectué.

12.2.7 Le contrat devrait prévoir, le cas échéant, les dates auxquelles les paiements provisoires et acomptes seront échus. Les acomptes devraient normalement être payées à la date d'échéance, sauf si le contrat en dispose autrement.

12.2.8 On calcule les intérêts en multipliant la somme due par le taux applicable (voir l'article 12.2.9 ci-après) et on exprime la période des intérêts en jours, comme fraction d'une année, c'est-à-dire, au numérateur, le nombre de jours compris dans la période pour laquelle des intérêts sont payables et, au dénominateur, le chiffre 365.

12.2.9 Le taux d'intérêt à payer est le taux d'escompte quotidien moyen de la Banque du Canada du mois précédant, plus 3 p. 100.

12.2.10 Exceptions. Lorsqu'il est plus avantageux pour le gouvernement, en raison de facteurs tels que les ristournes, de payer les comptes plus promptement, ou lorsque les dispositions contractuelles relatives au paiement des intérêts diffèrent du délai normal de 30 jours, la période normale de paiement peut être ignorée.

12.2.11 Aucun intérêt n'est versé à titre provisoire, ni sur les frais d'intérêt, ni sur les paiements anticipés en souffrance.

12.2.12 Lorsqu'on juge que des biens ou des services ne sont pas conformes au marché, l'attestation prévue par l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne peut être donnée. Conformément à la politique relative au paiement à la date d'échéance, les ministères doivent informer les fournisseurs dans les 15 jours si l'exécution du marché est contestée. L'échéance de 30 jours commence à partir de la date lors de la réception des biens, des services de remplacement, une facture révisée ou des renseignements supplémentaires

12.3 Documents contractuels

12.3.1 Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d'une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l'identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés.

12.3.2 Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, les autorités contractantes doivent garantir qu'elles conservent tous les documents et dossiers, y compris un dossier signé et daté de toute la correspondance entretenue avec les fournisseurs, afin que le Tribunal canadien du commerce extérieur puisse vérifier que le processus d'approvisionnement a été mené conformément aux accords.

12.4 Teneur des documents contractuels

12.4.1 Tous les documents contractuels devraient contenir des conditions et des clauses qui reflètent les exigences du travail à effectuer en vertu du marché. Au surplus, certaines clauses sont applicables à tous les marchés. Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, il y a d'autres clauses nécessaires, par exemple une disposition sur le paiement des intérêts lorsque l'État accuse un retard dans le paiement de l'entrepreneur, une clause prévoyant le paiement par l'État de la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée, et une clause visant les cas possibles de conflits d'intérêts, et, s'il y a lieu, une clause concernant la propriété intellectuelle, y compris la possession de la propriété intellectuelle. Il est particulièrement important de prévoir une clause de résiliation afin que l'autorité contractante puisse mettre fin au contrat, par exemple si les priorités gouvernementales sont modifiées ou si les fonds sont réduits. Il convient de consulter le représentant du ministère de la Justice détaché dans chaque ministère ou organisme, au sujet des conditions du marché.

12.4.2 Comme il est indiqué à l'article 4.2, la formule normalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement doit servir de modèle pour tous les marchés de travaux de construction dépassant 100 000 $. Les principes et application de la politique de base contenue dans la formule normalisés de marchés de travaux de construction du gouvernement fédéral sont la responsabilité du Conseil du Trésor. Par contre, le style et contenu de la formule normalisée tombent sous la responsabilité du département des travaux publics et services gouvernementaux.

12.4.3 Lorsque l'État ou l'autorité contractante est mentionné dans un contrat, la désignation pertinente est « Sa Majesté la Reine du chef du Canada, appelée dans le contrat « Sa Majesté, » représentée par le ministre de (la désignation juridique de l'autorité contractante) appelée dans le contrat « Le Ministre ». » Les titres d'usage des ministères ou organismes ne devraient pas être utilisés. Les titres juridiques et titres d'usage des ministères et organismes sont énoncés dans la section « Titres des organisations » du Programme de coordination de l'image de marque, préparé par le Conseil du Trésor.

12.5 Le Code criminel, la Loi sur la gestion des finances publiques et les accords commerciaux

12.5.1 Le paragraphe 748(3) du Code Criminel du Canada interdit à quiconque a été déclaré coupable d'une infraction aux termes :

  • de l'article 121, Fraudes envers le gouvernement;
  • de l'article 124, Achat ou vente d'une charge; ou
  • de l'article 418, Vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté

d'occuper une charge publique, de passer des marchés avec Sa Majesté ou de recevoir un avantage d'un marché auquel Sa Majesté est partie, à moins que le gouverneur en conseil rétablit (en tout ou en partie) la capacité de travailler de l'individu ou que celui-ci ait reçu un pardon.

12.5.2 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les marchés sont sujets aux procédures d'examen prévues par la politique du gouvernement du Canada en matière de sécurité. Il incombe à l'autorité contractante de veiller à l'observation de celle-ci. Les administrateurs des marchés doivent donc s'assurer que toute autorisation sécuritaire ou vérification de fiabilité nécessaire est effectuée, de telle sorte que les entrepreneurs et leurs employés, le cas échéant, soient acceptables en vertu de la politique (voir la politique du gouvernement du Canada en matière de sécurité, établie par le Conseil du Trésor).

12.5.3 Comme l'exige le Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, établi par le Cabinet du Premier ministre en septembre 1993, les autorités contractantes doivent s'assurer que toutes les exigences sont observées. Il faut par exemple insérer dans chaque marché conclu par l'État les clauses approuvées par le Conseil du Trésor. Les clauses en question figurent à l'appendice G.

12.5.4 L'article 80 de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit que quiconque contrevient à un règlement établi en vertu de la Loi, y compris le Règlement sur les marchés de l'État, est coupable d'une infraction. Cet article s'applique également aux agents ou employés qui ont connaissance de violations et négligent de les signaler. En vertu de l'article 81, le fait d'offrir des présents pour influencer les décisions des fonctionnaires constitue une infraction.

12.5.5 Selon les exigences de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, les autorités contractantes doivent voir à ce que toutes les exigences soient remplies. Le fait de ne pas se conformer aux accords peut se traduire par une contestation devant le Tribunal canadien du commerce extérieur.

12.6 Exécution du marché

12.6.1 La gestion et l'administration des marchés supposent de nombreuses activités destinées à garantir leur exécution. Sont également visés les activités ou événements susceptibles de modifier ou d'entraver l'exécution d'un marché, par exemple la défaillance d'un entrepreneur, les différends et les modifications contractuelles. La présente politique est tout aussi applicable aux autres activités comprises dans la gestion et l'administration des marchés.

12.6.2 Lorsque l'exécution satisfaisante d'un marché est compromise, les autorités contractantes devraient prendre les mesures nécessaires pour sauvegarder les intérêts de l'État par l'application des clauses du contrat, ainsi que pour protéger (le cas échéant) les intérêts des autres parties au contrat. Les différends résultant d'un marché devraient être réglés aussi équitablement et aussi promptement que possible. Lorsqu'on modifie un marché, on devrait s'y prendre avec soin, comme s'il s'agissait du marché original.

12.7 Défaillance de l'entrepreneur

12.7.1 En cas de faillite, imminente ou effective, de l'entrepreneur, l'autorité contractante devrait communiquer avec le conseiller juridique du ministère et s'assurer que toute mesure envisagée ne sera pas préjudiciable à la position juridique de l'État. Lorsque l'entrepreneur en faillite est une entreprise dont le siège social est en dehors du Canada, il convient de prendre les mesures prévues par le droit de la faillite du pays concerné. On obtiendra, si nécessaire, un avis juridique dans ce pays.

12.7.2 Comme le prévoit l'article 4.2, Exigences connexes, lorsqu'un entrepreneur a fourni une garantie financière contractuelle sous la forme d'une lettre de change, d'une obligation garantie par l'État, ou d'une lettre de crédit, l'autorité contractante doit convertir les titres en question pour obéir aux stipulations du contrat. Les sommes restantes après désintéressement de l'État sont restituées à l'entrepreneur.

12.7.3 Lorsqu'un entrepreneur en défaut a fourni une garantie financière sous la forme d'un cautionnement d'exécution ou d'un cautionnement de paiement, la société de cautionnement assume la responsabilité du défaut jusqu'à concurrence du montant du cautionnement et conformément aux modalités de celui-ci. Dans le cas d'un cautionnement d'exécution, la société de cautionnement n'est tenue de dédommager que l'État; s'il s'agit d'un cautionnement de paiement, quiconque est lié contractuellement à l'entrepreneur principal ou à un sous-traitant pour la fourniture de main-d'oeuvre, de matériaux ou de services peut demander réparation à la société de cautionnement.

12.7.4 Réclamations des sous-traitants. Pendant un marché de travaux de construction ou après, il peut arriver qu'un demandeur de deuxième niveau, soit un sous-traitant ou un fournisseur de troisième niveau, présente une réclamation contre l'entrepreneur principal. Lorsque plusieurs réclamations de ce genre sont adressées à l'égard de l'entrepreneur principal, le dépôt d'un cautionnement pour le paiement du demandeur par l'entrepreneur principal permet de faire des paiements réguliers aux termes du marché en attendant le règlement des différends entre les diverses parties.

12.7.5 Lorsque le marché d'un entrepreneur en défaut est garanti par des cautionnements, la société de cautionnement :

  1. a droit, s'il s'agit d'un cautionnement d'exécution, à toutes les sommes auxquelles l'entrepreneur aurait droit en vertu du marché; et
  2. ne doit pas, s'il s'agit d'un cautionnement de paiement, être remboursée des sommes versées aux créanciers sur les fonds détenus par l'autorité contractante, tant que les travaux ne sont pas quasiment terminés et que la société de cautionnement n'a pas rempli intégralement ses obligations aux termes du cautionnement.

12.7.6 En cas de faillite, les prétentions du syndic de faillite sur les sommes dues et payables par l'autorité contractante à l'entrepreneur à la date de la faillite sont assujetties aux conditions ci-dessus.

12.7.7 Conformément à l'article 4.2.1, il faut tenir compte des obligations contractuelles indirectes et diverses de l'entrepreneur et des sous-traitants (notamment les fournisseurs) découlant des cotisations prélevées par les organismes du gouvernement (par exemple, primes d'assurance-chômage, cotisations au Régime de pensions du Canada, salaires des employés) ou par les organismes d'autres gouvernements lorsqu'une coopération réciproque antérieure peut être établie, (comme dans le cas des lois relatives aux accidents du travail).

12.7.8 Les autorités concernées devraient suivre de près les procédures de faillite intéressant les entrepreneurs avec lesquels elles ont traité, présenter avec diligence leurs réclamations au syndic et s'assurer qu'elles ont bien été reçues.

12.7.9 Si l'entrepreneur doit être renvoyé pour motif de faillite ou autre défaillance, on devrait prendre les mesures prévues par le contrat. Si le marché est garanti par des cautionnements, le contrat lui-même ne devrait pas être résilié puisqu'une telle action aurait également pour effet de résilier le lien contractuel avec la société de cautionnement.

12.7.10 Comme il est indiqué à l'article 4.2, on rappelle aux autorités contractantes qu'elles doivent défendre les droits de l'État en sa qualité de créancier aux termes de la Loi sur la faillite :

  1. le droit des créanciers garantis d'exécuter leurs garanties (paragraphe 69(2));
  2. le droit de prouver son titre de propriété sur les biens en la possession du failli (article 81);
  3. le droit des créanciers de compenser les dettes du failli envers eux par leurs dettes envers le failli;
  4. la priorité des créances de l'État sur celles des créanciers non garantis du failli (article 136).

12.7.11 Les autorités contractantes obtiendront une juste réduction du montant du marché si la performance obtenue est inférieure aux stipulations.

12.8 Différends

12.8.1 Lorsqu'un différend survient, il faut s'efforcer de le régler rapidement. Cela est d'autant plus important qu'un différend qui s'éternise peut retarder l'exécution des obligations contractuelles ainsi que le paiement de l'entrepreneur. Ceci dit, le ministre de la Justice s'est engagé à collaborer avec les ministères clients en vue d'insérer des clauses de règlement des différends (RD) dans les divers marchés auxquels le gouvernement est lié. À cette fin, le sous-ministre de la Justice a écrit aux administrateurs généraux de tous les ministères pour les aviser des mesures de RD prises par le ministère de la Justice, notamment l'imposition de la Directive sur le recours aux clauses de règlement des différends dans les marchés (la Directive) au Comité de gestion du ministère de la Justice. La Directive précise que les conseillers juridiques du ministère de la Justice doivent faire tous les efforts nécessaires, lorsqu'ils conseillent les ministères clients et préparent les marchés, pour insérer, le cas échéant, des clauses de règlement de différends dans les marchés. Les clauses de règlement de différends peuvent comprendre des mesures pour régler, au moyen de négociations structurées, les différends à mesure qu'ils surviennent, ou prévoir d'autres solutions de rechange telles que la médiation ou l'arbitrage. Les demandes de renseignements sur la Directive sur le règlement des différends du ministère de la Justice, devraient être adressées à vos services juridiques ministériels relevant du ministère de la Justice.

12.8.2 Dans un différend relatif à un marché, les décisions que prend l'autorité contractante après l'adjudication du marché peuvent être contestées devant les tribunaux. Aux termes de l'Accord de libre-échange nord-américain, de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, et de l'Accord sur le commerce intérieur, le processus de soumission peut être contestées devant le Tribunal canadien du commerce extérieur. Il est donc important que les conseillers juridiques soient consultés et que les mesures et décisions prises par une autorité contractante relativement aux prétentions de l'entrepreneur puissent être défendues dans un procès.

12.8.3 Négociations. On devrait s'efforcer de régler les différends à mesure qu'ils surviennent, d'abord en négociant avec l'entrepreneur. L'autorité contractante entamera par exemple des discussions avec les représentants de l'entrepreneur, ou encore le ministère ou l'organisme procédera à un examen en règle. Les autorités contractantes devraient mettre au point des systèmes garantissant :

  1. un examen prompt des différends;
  2. le renvoi diligent des différends non réglés au cadre supérieur désigné du ministère ou de l'organisme, en vue d'une décision; et
  3. la communication rapide de la décision à l'entrepreneur afin qu'il puisse prendre les autres mesures qu'il estime à propos.

12.8.4 Médiation. Lorsqu'un différend n'a pas été résolu par la négociation, on peut, si les deux parties y consentent, recourir à la médiation d'un tiers. La médiation doit obéir aux principes suivants :

  1. il faut l'accord du ministère ou organisme contractant et de l'entrepreneur en ce qui concerne la pertinence de ce mode de résolution, le choix du médiateur et la force obligatoire des recommandations de celui-ci;
  2. les pouvoirs du médiateur sont des pouvoirs de persuasion, non de décision. (Le médiateur doit cependant avoir toute latitude pour entretenir des rapports avec quiconque et recueillir des renseignements pertinents au différend);
  3. les coûts de la médiation doivent être partagés par les deux parties.

12.8.5 Arbitrage. Un arbitrage liant les deux parties est une solution de rechange à un procès, pourvu que l'entrepreneur et l'autorité contractante y consentent. La convention d'arbitrage peut être mentionnée dans le contrat dès le départ, ou elle peut être négociée entre les parties au moment où survient le différend. S'il faut prévoir le recours à l'arbitrage, ou s'il y a possibilité d'arbitrage, les autorités contractantes devraient d'abord en discuter avec le conseiller juridique. Ce dernier dispose de lignes directrices établies par le premier sous-ministre adjoint, Services juridiques, Droit commercial et immobilier, ministère de la Justice, en ce qui concerne la forme (y compris les procédures) et le contenu de la convention d'arbitrage ou de toute clause compromissoire à inclure dans un contrat.

12.8.6 Les autorités contractantes peuvent, sur avis de leur conseiller juridique, renvoyer toutes les questions de fait et certaines questions de droit à l'arbitrage sans l'assentiment formel du ministère de la Justice. L'approbation du Conseil du Trésor n'est pas nécessaire pour utiliser l'arbitrage. Voici certaines des questions de droit qui peuvent désormais être soumises à l'arbitrage :

  1. l'élaboration, la validité, l'interprétation, l'application ou le caractère exécutoire du marché;
  2. l'exécution, la rupture, la résiliation ou une autre résolution du marché;
  3. les droits, devoirs, obligations ou recours des parties créées par ou en vertu du marché;
  4. toute autre question de droit privé qui peut survenir entre les parties relativement à l'exécution du marché; ou
  5. l'interprétation et l'application des lois ayant trait principalement ou uniquement aux opérations commerciales, y compris, par exemple, la Loi sur l'arbitrage commercial et la Loi sur la convention relative aux contrats de vente internationale de marchandises.

12.8.7 Les autorités contractantes sont tenues d'obtenir l'assentiment préalable du sous-ministre adjoint, portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire, ministère de la Justice, avant de commencer l'arbitrage de toute question qui comporte l'interprétation ou l'application du droit public du Canada (c.-à-d. le droit constitutionnel, administratif, criminel et fiscal) y compris, sans restrictions, l'interprétation de toute loi relative au droit public, ou l'exercice de tout pouvoir en vertu de telle loi.

12.8.8 Ces modifications élargissant le recours à l'arbitrage s'appliquent à tous les marchés conclus en vertu du Règlement sur les marchés de l'État ainsi qu'aux subventions, aux contributions et aux autres accords d'aide financière de nature commerciale. La Division de la gestion des biens immobiliers, Direction de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor, s'affaire à rédiger des lignes directrices supplémentaires en ce qui concerne le recours accru à l'arbitrage dans le cas des opérations immobilières, lesquelles lignes directrices seront publiées séparément.

12.8.9 Processus légal. Lorsqu'on a recours à l'arbitrage pour régler un différend, les parties se présentent non pas devant une cour mais devant un tribunal d'arbitrage, qui rend une décision. Bien qu'un tribunal d'arbitrage n'ait pas le pouvoir de faire appliquer sa décision, le Code d'arbitrage commercial (chapitre VIII, article 35) stipule qu'elle doit être reconnue comme étant exécutoire et qu'il est possible de demander par écrit à une cour canadienne compétente de rendre un jugement pour en assurer l'exécution. Comme la Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif (articles 29 et 30) interdit qu'un jugement semblable soit exécuté contre la Couronne, il faut que cette cour délivre également un certificat de jugement contre la Couronne, lequel oblige le ministre des Finances à autoriser le prélèvement sur le Trésor des montants prévus dans le jugement.

12.8.10 Coûts et débours. Les dépenses engagées par l'autorité contractante pour préparer l'arbitrage doivent être imputées sur un crédit ministériel, peu importe si la décision arbitrale est rendue en faveur de l'autorité contractante ou contre celle-ci.

12.8.11 Lorsque le ministre des Finances reçoit un certificat de jugement contre la Couronne et autorise le prélèvement sur le Trésor des montants prévus dans le jugement d'une cour, ce paiement doit englober tous les frais déterminés et perçus par le tribunal d'arbitrage et inclus dans sa décision. À cet égard, il est à noter que les frais liés à la conduite même de l'arbitrage sont normalement partagés à parts égales par l'autorité contractante et l'entrepreneur. Les autorités contractantes doivent également savoir que les sommes payées sur le Trésor en leur nom devront ultérieurement être comptabilisées au moyen, soit d'un transfert de fonds en provenance d'un crédit ministériel, soit d'une demande de fonds supplémentaires. Les sommes que verse l'autorité contractante à un entrepreneur par suite d'une décision arbitrale doivent être déclarées annuellement dans les Comptes publics, étant donné qu'il est nécessaire d'en rendre compte.

12.8.12 Si l'autorité contractante décide de mettre un terme à la procédure d'arbitrage et accepte de dédommager l'entrepreneur sans s'appuyer sur une décision arbitrale, les fonds utilisés pour effectuer ce paiement devront être prélevés sur un crédit ministériel. Dans certains cas, surtout lorsqu'il est question de l'interprétation d'un contrat, il suffit alors de modifier le montant accordé pour le marché. Il appartient à l'autorité contractante de veiller à ce que ce paiement ne dépasse pas le montant maximum qu'elle est autorisée à approuver dans le cadre de la modification d'un marché (voir les annexes 1 à 4 de l'appendice C), sinon elle devra faire approuver l'excédent par le Conseil du Trésor.

12.8.13 Recettes. Conformément au volume « Fonction de contrôleur » du Manuel du Conseil du Trésor l'autorité contractante doit prendre les mesures nécessaires pour percevoir ou faire payer les sommes accordées à la Couronne par suite d'une décision arbitrale. Les sommes perçues, y compris, les indemnités d'assurance, devraient être créditées au projet concerné ou être versées à un crédit ministériel ou au Trésor, selon le cas. La formule normalisée des marchés de travaux de construction du gouvernement donne des précisions au sujet des indemnités d'assurance versées dans le cadre de marchés de construction.

12.8.14 Procès. Une solution de rechange à l'arbitrage est évidemment l'ouverture d'un procès. Par convention, les questions renvoyées à l'arbitrage ne peuvent faire ensuite l'objet d'un procès, à moins que la procédure d'arbitrage ne soit entachée d'un vice de forme ou de contenu. Lorsque l'entrepreneur ou l'autorité contractante décide qu'il y a lieu d'engager un procès, le ministère de la Justice prend la responsabilité de l'affaire conformément à la Loi sur le ministère de la Justice.

12.9 Modification du marché

12.9.1 Même si la Directive sur les marchés permet des modifications, les marchés ne devraient pas être modifiés à moins que les modifications ne servent les intérêts de l'État, par exemple en épargnant de l'argent ou du temps ou en accélérant la réalisation de l'objectif premier du marché. Les tâches devraient être soigneusement définies. On devrait alors administrer les marchés comme il convient afin d'éviter des modifications imprévues, sauf s'il s'agit de modifier l'étendue des travaux. Les modifications de marchés existants exigent souvent davantage de travail administratif, et la concurrence ne sera pas d'un grand secours pour convaincre l'entrepreneur d'effectuer des travaux complémentaires ou d'apporter des changements au coût le plus bas possible.

12.9.2 Il faut tout faire pour éviter :

  1. un financement initial insuffisant, ce qui nécessite des modifications pour accroître la valeur du marché;
  2. une planification préalable insuffisante, ce qui nécessite des modifications pour prévoir une nouvelle conception, de nouveaux devis descriptifs ou une nouvelle quantité; et
  3. des procédures administratives qui ne conviennent pas et qui nécessitent des modifications aux devis descriptifs, à la livraison ou à d'autres éléments afin de protéger l'entrepreneur ou l'organisme gouvernemental concerné.

12.9.3 De nombreuses modifications contractuelles sont en réalité prudentes. Souvent, il est possible de prévoir, au moment où l'on envisage la passation d'un marché, les modifications qui devront sans doute lui être apportées. Dans de tels cas, la section « Proposition » du document d'approbation devrait indiquer la probabilité de telles modifications, sans oublier le plafond des coûts. Lorsque l'approbation de la haute direction ou du Conseil du Trésor est requise et que la proposition originale adressée au Conseil du Trésor ou à la haute direction du ministère a été approuvée, les modifications ultérieures ne nécessitent pas le même niveau d'approbation tant et aussi longtemps qu'elles respectent l'intention originale de la proposition et les niveaux d'autorisation applicables aux modifications.

12.9.4 Coûts supplémentaires. Les ministères et les organismes doivent inclure dans les marchés des clauses relatives aux dépassements de coûts. Si l'État n'a pas reçu d'avantages supplémentaires ou apparents et qu'il y a incertitude quant à l'existence d'une responsabilité juridique aux termes du marché. On devrait obtenir une opinion juridique sur la question de savoir si les coûts supplémentaires peuvent être considérés comme une modification au marché. Les versements supplémentaires ne devraient, en tout état de cause, couvrir que les justes coûts supplémentaires supportés par l'entrepreneur, et on ne devrait y consentir que si les circonstances ne dépendaient pas de la volonté de l'entrepreneur et que si l'entrepreneur n'a pas commis de faute ou n'a pas été négligent et ne pouvait raisonnablement prévoir de telles circonstances au moment de la conclusion du marché. Chaque cas sera traité comme un cas d'espèce les versements étant accordés dans le respect des pouvoirs délégués et les autorisations nécessaires étant demandées dans les cas où les changements entraînent un dépassement des pouvoirs.

12.10 Dispositions contractuelles conclues avec des sociétés d'État

12.10.1 Le paragraphe 41(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit que le Règlement sur les marchés de l'État ne s'applique pas aux sociétés d'État provinciales ou fédérales, à moins que la loi organique de la société d'État ne prévoie expressément que la société d'État est assujettie au paragraphe 41(1) de la Loi. Par conséquent, la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés et les politiques pertinentes ne s'appliquent pas aux sociétés d'État. Les ententes conclues entre les ministères et les sociétés d'État ne peuvent être des marchés au strict point de vue juridique (l'État ne peut conclure de marché avec lui-même).

12.10.2 Réservé.

12.10.3 Qualité de mandataire. Lorsqu'un ministère ou organisme a été désigné comme « mandataire » d'une société d'État, les méthodes de passation des marchés et les niveaux d'autorisation de l'autorité contractante demeurent applicables. Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, l'autorité contractante ne peut s'arroger les pouvoirs de la société d'État même si elle entreprend les travaux au nom de celle-ci. En pratique, le ministère ou la société d'État obtiendra l'autorisation du Conseil du Trésor lorsque le marché projeté dépasse les limites établies dans la Directive sur les marchés.

12.10.4 Entente contractuelle avec d'autres gouvernements. Il existe des cas où les autorités contractantes obtiennent des biens et services de d'autres entités gouvernementales, comme les provinces, les municipalités et les sociétés d'État provinciales. Il arrive également que le gouvernement fédéral collabore avec un organisme provincial ou municipal dans l'exécution d'un projet. Habituellement, ces ententes sont enchâssées dans des accords fédéraux-provinciaux, en principe régis par des lois ou rattachés au mandat global de l'autorité fédérale. Lorsqu'on ne peut invoquer une entente fédérale-provinciale explicite, il peut être indiqué d'établir un lien contractuel entre l'autorité contractante fédérale et l'autre entité gouvernementale. Comme le prévoit l'article 4.2, toutes les politiques relatives aux marchés, notamment les plafonds monétaires (appendice C), s'appliquent à l'organisme fédéral.

12.11 Protection des intérêts de l'État

12.11.1 Généralités. La partie II du Règlement sur les marchés de l'État traite des mesures à prendre pour garantir l'exécution en bonne et due forme des marchés. L'autorité contractante doit juger si une garantie financière s'impose et, le cas échéant, fixer le montant de celle-ci, sous réserve du Règlement, des politiques et des exigences connexes.

12.11.2 La politique qui suit traite des garanties financières et de la souscription d'une police d'assurance pour un marché. Pour de plus amples renseignements, voir l'Appendice R qui contient la Politique sur l'utilisation de lettres de crédit de soutien irrévocables comme solution de rechange aux garanties de soumission ou de marché dans le cas des marchés de gouvernement fédéral.

12.11.3 Garantie financière. Les diverses formes de garantie financière ont pour objet de garantir l'exécution des obligations contractuelles de l'entrepreneur, de protéger les intérêts des sous-traitants, des sous-sous-traitants et des fournisseurs, et de protéger l'État contre les pertes occasionnées lorsque le plus bas soumissionnaire fait défaut de conclure un marché. Les principales techniques sont habituellement les retenues, les dépôts de garantie et les cautionnements. Lorsqu'une garantie est obtenue, l'autorité contractante applique les règles relatives aux cautionnements et aux dépôts de garantie énoncées dans le Règlement sur les marchés de l'État.

12.11.4 Forme et montant de la garantie. Il revient au soumissionnaire ou à l'entrepreneur de décider quelle forme prendra le dépôt de garantie par contre, il peut avoir recours aux critères suivants pour déterminer la forme et le montant de la garantie :

  1. le genre de travaux et les usages du métier ou de la profession;
  2. les conséquences du manquement ou de l'incapacité de l'entrepreneur à remplir ses obligations contractuelles;
  3. avant l'appel d'offres, la stabilité des entreprises susceptibles de rivaliser pour obtenir le marché. En règle générale, plus le niveau de compétences des entrepreneurs éventuels est élevé, moins il est nécessaire d'obtenir une garantie contractuelle;
  4. après l'appel d'offres, le potentiel de l'entrepreneur concerné, y compris (s'il y a lieu et dans la mesure du possible) la structure du capital, la fiche d'appréciation, l'acquittement des dettes, la cote de crédit et la disponibilité des fonds par rapport aux engagements.

Conformément à la définition figurant dans le Règlement sur les marchés de l'État, peut convenir comme dépôt de garantie une lettre de change établie à l'ordre du receveur général et certifiée par une institution financière agréée (également définie) ou tirée par une telle institution sur elle-même, une obligation qui est garantie par le gouvernement et qui est convertible en espèces ou toute autre valeur jugée acceptable par l'autorité contractante et approuvée par le Conseil du Trésor. Les seules autres garanties agréées pour usage courant sont les cautionnements de soumission, les cautionnements contractuels et les cautionnements pour le paiement du demandeur émis par les compagnies de cautionnement reconnues. Des lettres de crédit de soutien irrévocables, émises par des institutions financières membres de l'Association canadienne des paiements, peuvent également être acceptées comme garantie.

L'autorité contractante ne doit pas préciser un type de garantie dans la demande de propositions ou l'appel d'offres.

12.11.5 Retenues. Les retenues servent deux objets :

  1. forcer l'entrepreneur à parachever les travaux en conformité avec le cahier des charges; et
  2. donner à l'État une réserve lui permettant de couvrir les engagements résultant de l'inexécution des obligations de l'entrepreneur.

Les retenues négociées doivent être suffisamment importantes et durer suffisamment longtemps pour couvrir toutes les obligations contractuelles. On peut les déterminer après évaluation de la solidité financière de l'entreprise, de sa fiche d'appréciation, de ses habitudes de paiement, de l'instabilité du marché ou de l'industrie et du niveau de risque inhérent aux travaux.

12.11.6 Dépôt de garantie. L'autorité contractante fixe le montant du dépôt requis et s'assure que le dépôt effectif est conforme au Règlement sur les marchés de l'État (voir la Partie II du Règlement, article 10 à 17, énonçant les règles relatives à ces instruments. Voir également les politiques sur la « fonction de contrôleur ». Quand des espèces, des chèques certifiés, des lettres de change, des lettres de crédit ou des obligations garanties par le gouvernement sont remis comme garanties contractuelles, l'autorité contractante exige habituellement qu'elles représentent au moins 10 p. 100 de la valeur du marché. La valeur d'un cautionnement doit habituellement être égale à la valeur du marché. Pour un marché de travaux de construction, la valeur du cautionnement d'exécution et du cautionnement de paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux correspond habituellement à la moitié de la valeur du marché, et la valeur du cautionnement pour le paiement du demandeur correspond à la valeur totale des réclamations. Lorsque des obligations garanties par le gouvernement sont présentées comme garantie, il faut retenir leur valeur marchande actuelle, pas nécessairement leur valeur nominale.

12.11.7 Cautionnements. Si des cautionnements sont proposés par le soumissionnaire ou l'entrepreneur et qu'ils sont acceptables par l'autorité contractante, il convient d'utiliser la formule normalisée pertinente de cautionnement afin d'assurer cohérence et uniformité. Des formules normalisées de cautionnement de soumission, de cautionnement d'exécution et de cautionnement de paiement ont été approuvées par le Conseil du Trésor pour les marchés de travaux de construction. Elles figurent à l'appendice S, accompagnées de principes et de directives. Une liste de compagnies d'assurance dont les cautionnements (peu importe leur objet) sont acceptés par le gouvernement figure également à l'appendice L et elle est révisée au besoin.

12.11.8 Garantie de soumission. L'autorité contractante détermine également le montant de la garantie de soumission d'après l'usage courant pour le type de marché en question. Pour les marchés de travaux de construction, l'autorité contractante exige habituellement la garantie de soumission et la garantie contractuelle suivantes :

  1. en ce qui concerne la garantie de soumission, quand le montant de la soumission est de plus de 30 000 $
    • si la garantie est une lettre de change ou une obligation garantie par le gouvernement, 10 p. 100 du montant de la soumission si celle-ci ne dépasse 250 000 $. Si les soumissions dépassent 250 000 $, le pourcentage précité plus 5 p. 100 du montant en sus de 250 000 $, jusqu'à concurrence de 250 000 $.
  2. si la garantie est un cautionnement, 10 p. 100 du montant de la soumission.

12.11.9 En principe, ni un cautionnement de soumission ni un dépôt de garantie ne donne une protection contre le retrait d'une soumission avant son acceptation, à moins que la soumission ne soit scellée. La formule normalisée de cautionnement de soumission renferme une disposition obligeant la société de cautionnement à indemniser l'État des coûts plus élevés causés par un retrait, mais ne permet pas juridiquement d'obliger le soumissionnaire à conclure le marché. Lorsque l'utilisation de la formule normalisée n'est pas indiquée ou que l'autorité contractante juge qu'il est dans l'intérêt public d'exiger la protection additionnelle offerte par les soumissions scellées, on devrait obtenir l'aide des conseillers juridiques pour la préparation des documents d'appel d'offres. (La notion de sceau n'existe pas au Québec, mais le soumissionnaire qui s'engage à maintenir sa soumission pendant une période déterminée ne peut la retirer sans s'exposer à des dommages-intérêts.) Si un dépôt de garantie est effectué, le retrait d'une soumission non scellée avant son acceptation donne au soumissionnaire le droit de récupérer le dépôt.

12.11.10 Dispositions relatives aux dommages-intérêts. Une clause relative aux dommages-intérêts ou aux pénalités, selon le cas, doit être incluse dans les marchés. Il faut demander un avis juridique afin de déterminer le genre de dommages-intérêts ou de pénalités qui pourraient être prévus, ainsi que pour établir le libellé de la clause.

12.12 Assurance

12.12.1 Il incombe aux entrepreneurs de gérer les risques auxquels ils sont exposés et de se protéger financièrement contre de tels risques, en particulier ceux qu'ils ont le pouvoir de contrôler. Par conséquent, le gouvernement a pour politique générale de ne pas indemniser les entrepreneurs pour de tels risques. Tout marché contient donc en principe une condition générale selon laquelle l'entrepreneur indemnise l'État et le met à couvert de toute forme de réclamation et de dommages-intérêts. Puisque l'assurance commerciale est une option à la disposition des entrepreneurs sérieux et qu'ils y ont souvent recours, il devrait toujours être entendu que l'assurance sert d'abord à protéger l'entrepreneur du point de vue de sa responsabilité civile envers l'État et les tiers. Ce n'est qu'accessoirement qu'elle sert à protéger l'État.

12.12.2 Étant donné que le coût de l'assurance est normalement inclus dans les prix et qu'une assurance insuffisante peut compromettre l'exécution du marché, les autorités contractantes devraient s'assurer que les entrepreneurs font un usage prudent de l'assurance. Les entrepreneurs ne devraient pas s'assurer contre des risques qui ne concernent que le gouvernement, à moins que les responsabilités respectives soient si inextricablement liées qu'on ne puisse les distinguer. Toutefois, lorsque l'État a admis le risque ou choisi de l'assumer, selon des critères établis au préalable ou dans tel ou tel cas d'espèce, en particulier lorsque les risques visent des situations qui dépendent du gouvernement, par exemple pour les biens de l'entrepreneur qui sont sous l'administration, la garde et le contrôle de l'État, le gouvernement peut prendre à son compte les risques en question.

12.12.3 Les autorités contractantes devraient obtenir de leurs conseillers juridiques des avis sur la question de la responsabilité et se référer aux directives pertinentes du Conseil du Trésor sur la gestion des risques lorsqu'elles songent à conclure ou à modifier des marchés.

13. Marchés de travaux de construction

13.1 Généralités

13.1.1 La présente section décrit la politique du Conseil du Trésor relatives aux marchés de travaux de construction.

13.1.2 Appel d'offres. L'article 7 du Règlement sur les marchés de l'État ne prescrit pas la façon dont devraient être obtenus les appels d'offre visant les marchés de travaux de construction. Cependant, les ministères devraient donner un avis public pour les appels d'offres qui dépassent 60 000 $.

13.1.3 Bureaux de dépôt des soumissions. Les bureaux de dépôt des soumissions sont des bureaux administrés par l'industrie du bâtiment pour recevoir les soumissions que les sous-traitants adressent aux entrepreneurs principaux de leur choix, lesquels, à leur tour, soumissionnent pour les projets en construction. L'appendice N renferme des renseignements supplémentaires ainsi qu'une liste des bureaux de dépôts acceptables.

13.2 Administration des marchés de travaux de construction

13.2.1 Le formulaire normalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement devrait être utilisée pour tous les marchés de travaux de construction de plus de 100 000 $, sauf pour ceux qui, de l'avis de l'autorité contractante, doivent tenir compte de circonstances particulières. Les principes et les politiques exprimés dans la formule normalisée de marchés de travaux de construction du gouvernement relèvent du Conseil du Trésor. Par contre, le style et le contenu du formulaire normalisé tombent sous la responsabilité du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada.

13.3 Médiation portant sur les différends relatifs aux marchés de travaux de construction

13.3.1 La présente partie décrit les lignes directrices en matière de médiation.

13.3.2 Le rôle du médiateur est de faire des recommandations sur le niveau de responsabilité et sur le montant des dommages-intérêts. Puisque la responsabilité de l'État, aux termes du marché, est une question de droit, les ministères devraient consulter leurs conseillers juridiques avant de décider de recourir à la médiation.

13.3.3 Il convient de nommer, si possible, un seul médiateur plutôt qu'un groupe de médiateurs, parce que, de façon générale, il en résultera des services de médiation plus rapides et plus économiques. Le médiateur devrait être acceptable à la fois par le ministère contractant et par l'entrepreneur. Il est préférable de recourir à des médiateurs qui connaissent bien les pratiques et les marchés relatifs aux travaux de construction et qui ont l'expérience de l'analyse des contestations.

13.3.4 L'« Accord de médiation » devrait donné au médiateur le pouvoir de se former des opinions, de tirer des conclusions et de faire des recommandations sur les points en litige. Le processus ne devrait pas être assujetti aux procédures judiciaires, telles les règles de preuve, et le médiateur devrait pouvoir communiquer avec les employés de l'entrepreneur et de l'État et avoir accès aux renseignements que possèdent les deux parties.

13.3.5 L'« Accord de médiation » devrait disposé le médiateur à :

  1. fonder ses opinions, constatations, conclusions et recommandations sur les dispositions du marché;
  2. fournir des calculs à leur appui;
  3. présenter aux deux parties, dans les délais prévus par l'accord, un rapport écrit comprenant ses conclusions et recommandations finales.

13.3.6 Le médiateur peut tenir des séances aux dates et endroits acceptables par les deux parties ainsi que par lui-même. Si les parties ne peuvent s'entendre, le médiateur peut, pour accélérer la médiation, fixer les dates et les endroits.

13.3.7 Les parties ne peuvent se faire représenter par des avocats aux séances tenues par un médiateur. Si l'une ou l'autre des parties désire être ainsi représentée, il faut alors songer à la possibilité d'un procès ou d'un arbitrage.

13.3.8 Si l'une ou l'autre des parties retient les services de spécialistes indépendants, le médiateur peut entendre ces derniers en la présence des parties et doit autoriser la présentation d'une preuve contraire.

13.3.9 Des mémoires doivent être présentés au médiateur conformément aux dispositions suivantes :

a) chaque partie peut, à ses frais, faire entendre les témoins et produire les documents qu'elle estime nécessaire pour justifier ses prétentions;

b) des exemplaires de ces documents doivent être présentés au médiateur dans les délais prévus par l'accord de médiation.

13.3.10 Les honoraires du médiateur doivent être arrêtés avant sa nomination. Tout accord devrait prévoir le remboursement des frais de déplacement conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les déplacements, ainsi que le remboursement des autres frais entraînés par la médiation. Il devrait également prévoir que le médiateur peut retenir les services de spécialistes, avec l'approbation des parties au marché.

13.3.11 La partie qui choisit de retenir les services de spécialistes indépendants doit en supporter le coût.

13.3.12 Chacune des parties supporte pour moitié les frais engagés par le médiateur.

14. Marchés de fournitures

14.1 Généralités

14.1.1 La présente section décrit la politique du Conseil du Trésor portant sur les marchés de fournitures.

14.1.2 Appel d'offres. L'article 7 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit que l'autorité contractante détermine la méthode appropriée pour faire des appels d'offres. Elle peut, par exemple, donner un avis public en recourant à l'invitation électronique à soumissionner ou s'adresser aux fournisseurs dont les noms figurent sur une liste représentative des fournisseurs des biens requis. Toutes les conditions relatives aux fournitures visées par les dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain et de l'Accord relatif aux marchés publics - Organisation mondiale du commerce, sont annoncées dans la revue Marchés publics et dans le Système d'invitations ouvertes à soumissionner. Toutes les demandes de fournitures qui sont assujetties aux dispositions de l'Accord sur le commerce intérieur doivent être publiées par invitations électronique à soumissionner.

14.1.3 Pouvoir de conclure des marchés de fournitures. La Loi sur le ministère des Travaux publics et services gouvernementaux, Lois du Canada, 1996, chapitre 16, section 6, donne au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux le pouvoir exclusif d'acquérir des biens d'équipement ou des fournitures.

14.2 Délégation

14.2.1 Conformément à l'article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et services gouvernementaux, le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux peut déléguer « ... une partie des attributions que lui confère la présente loi a un ministre compétent, au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques » pour les périodes et selon les modalités qu'il estime à propos.

14.2.2 Les conditions prescrites par le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, régissant la délégation par le ministre de son pouvoir en matière d'achat, sont énoncées en détail dans le manuel du client d'ASC ou dans le protocole d'entente établi pour chaque ministère.

14.2.3 Les délégations s'appliquent en général à tous les ministères et organismes, à l'exclusion de la Défense nationale, énumérées aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ainsi qu'aux sections désignées comme ministères aux fins de la Loi.

14.2.4 Les plafonds monétaires établis dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, ainsi que les politiques et lignes directrices relatives à l'acquisition d'équipements, ne s'appliquent qu'après que le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux a délégué à une autorité contractante les pouvoirs appropriés en matière d'acquisition.

14.2.5 La gestion du matériel incombe aux ministères utilisateurs. Les politiques régissant la gestion du matériel, notamment du matériel informatique, sont énoncées dans les différentes politiques du Conseil du Trésor.

15. Baux

15.1 Généralités

15.1.1 Compte tenu de l'entrée en vigueur de la Loi et du Règlement sur les immeubles fédéraux et de la modification corrélative du Règlement sur les marchés de l'État, dans le cas des baux et des marchés pour l'aménagement d'un bureau ou de locaux d'habitation, lorsque ces marchés ont été conclus dans le cadre d'une opération effectuée en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux ou de son règlement d'application, ils sont exclus du champ d'application du Règlement sur les marchés de l'État et de la Politique du gouvernement sur les marchés.

15.1.2 Toutes les demandes de renseignements et les questions concernant la gestion des biens immobiliers, y compris les baux et les autres questions visées par la Loi et le Règlement sur les immeubles fédéraux, peuvent être présentées au Division de la gestion des biens immobiliers, Direction de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.

16. Marchés de services

16.1 Généralités

16.1.1 La présente section décrit la politique du Conseil du Trésor relatives aux marchés de services.

16.1.2 Énoncé des travaux. L'énoncé des travaux ou la description des besoins devrait énumérer avec prévision les travaux à exécuter, les objectifs à atteindre et les délais à respecter. Tel énoncé ou description :

  1. devrait préciser exactement les besoins du client et les responsabilités de l'entrepreneur, afin de ne pas laisser place à l'interprétation; et
  2. devrait être suffisamment détaillé pour s'assurer que le ministère client reçoit les services ou conseils nécessaires, tout en étant suffisamment souple pour permettre à l'entrepreneur de faire preuve d'un esprit d'innovation et d'initiative dans l'intérêt du ministère client.

16.1.3 L'énoncé des travaux devrait indiquer les étapes précises du travail, leur ordonnancement, la place de chacune dans le projet global et les rapports existant entre elles. Le genre de travaux, leur ampleur et leur complexité détermineront le niveau de détail requis.

On peut y inclure les éléments suivants, selon le cas :

  • une explication de la situation qui a entraîné le besoin;
  • une description précise de l'objectif des tâches et des travaux à accomplir;
  • une description exacte de l'étendue des travaux, notamment de leur nature, de leur importance et de leurs limites;
  • les détails des contraintes imposées, par exemple les politiques et normes gouvernementales ou autres, les activités connexes actuelles et envisagées, la sécurité, la prise en considération d'autres intérêts, l'équité en matière d'emploi, la protection de l'environnement, la conservation des ressources et autres restrictions pertinentes;
  • l'existence d'études sur le sujet ou d'autres documents;
  • la façon selon laquelle les résultats du marché, par exemple les documents de travail et les rapports d'activités, devraient être présentés;
  • le calendrier d'exécution de chaque étape des travaux et de l'ensemble des travaux;
  • lorsque les travaux sont exécutés au nom d'un autre ministère ou organisme, les détails relatifs aux moyens logistiques du client et aux responsabilités;
  • les rapports d'activités et autres moyens de contrôle exigés par l'organisme client au cours des travaux;
  • les exigences relatives à l'exécution de chacune des étapes et de l'ensemble des travaux.

16.1.4 Appel d'offres. En vertu de l'article 5 du Règlement sur les marchés de l'État, il faut lancer un appel d'offres avant d'adjuger un marché. Ceci peut se faire en donnant un avis public, par exemple au moyen d'une invitation électronique à soumissionner ou d'annonces dans des publications spécialisées et des journaux, ou en sollicitant des offres des fournisseurs figurant sur une liste représentative des fournisseurs des services requis. L'article 6 du Règlement énumère les cas où l'on peut passer un marché sans lancer un appel d'offres. Les alinéas 6b)(ii) et (iii) s'appliquent précisément aux marchés de services. Bien qu'il y soit fait mention des marchés de services non concurrentiels, il ne devrait pas être nécessaire dans leur cas de déroger à la politique générale du gouvernement en matière d'appel d'offres. Les autorités contractantes peuvent utiliser le préavis d'adjudication de contrat (PAC) pour satisfaire à l'exigence relative à la concurrence, ce qui leur permet alors de profiter des plafonds plus élevés établis pour les marchés concurrentiels si le préavis ne fait l'objet d'aucune contestation valable.

16.1.5 La passation de marchés de services a toujours été considérée comme une bonne façon de réagir à des fluctuations inattendues de la charge de travail, de tirer avantage de connaissances spécialisées que n'offre pas la Fonction publique, ou encore de remplacer des fonctionnaires pendant une absence temporaire en certains cas. Simultanément, un recours excessif ou inconsidéré aux marchés de services peut conduire à des situations où il est passé outre aux lois, règlements et politiques gouvernementales traitant de sujets comme le principe du mérite et le bilinguisme. Comme prévu à l'article 4.2 Exigences connexes, les autorités contractantes doivent éviter toute situation pouvant être incompatible avec la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et les principes de droit coutumier en matière de relations d'employeur à employer.

16.1.6 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les marchés de services passés avec d'anciens fonctionnaires doivent résister à l'examen scrupuleux du public et refléter un emploi équitable des fonds publics. Les autorités contractantes doivent faire preuve d'un grand discernement lorsqu'elles passent des marchés avec d'anciens fonctionnaires, afin de ne pas porter préjudice à l'intérêt public ni exposer l'État à la critique. La passation de marchés avec d'anciens fonctionnaires peut être économique, mais il ne faut pas entretenir l'idée répandue dans le public selon laquelle le gouvernement accorde la priorité aux anciens fonctionnaires. En raison de sa transparence, le système d'invitation électronique à soumissionner est un excellent moyen pour les autorités contractantes d'obtenir des soumissions ou d'annoncer leur intention de passer des marchés prescrits avec d'anciens fonctionnaires.

16.1.7 Catégories de marchés de services. Jusqu'à maintenant, il fallait faire la distinction entre les marchés de services « de conseil » et les marchés de services « autres que de conseil ». Cette distinction n'étant plus utile, il n'y aura maintenant plus qu'une seule catégorie, c'est-à-dire le « marché de services ». Les niveaux des autorités contractantes ont été rajustés en conséquence et les niveaux généralement plus élevés établis pour les marchés de services autres que de conseil s'appliquent maintenant à tous les marchés de services (pour plus de précisions, voir l'appendice C).

16.2 Marchés de services avec les particuliers et emploi dans la fonction publique

16.2.1 La présente politique a pour objet d'expliquer la différence entre les marchés de services avec les particuliers et l'emploi dans la fonction publique. Elles soulignent comment éviter la passation par l'État de marchés de services créant des relations d'employeur à employé et ne pas contrevenir aux textes législatifs concernant la dotation en personnel. Le marché de louage de services (créant des relations d'employeur à employé) a pour conséquence de faire intervenir l'application d'avantages sociaux, notamment les soins de santé et les soins dentaires, l'assurance invalidité de longue durée, les pensions du gouvernement, l'assurance-emploi, les cotisations au régime de pension du Canada et le prélèvement à la source des cotisations de l'impôt sur le revenu. Les facteurs susceptibles de créer des relations d'employeur à employé comprennent le niveau de supervision, la prestation de locaux et de matériel de travail, le type de travail (c'est-à-dire l'entrepreneur effectuant les mêmes fonctions que les fonctionnaires) et la formule de calcul de la rémunération et des avantages.

16.2.2 La fonction publique est constituée des ministères et autres secteurs de l'administration publique fédérale qui sont énumérés à l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. La partie I de L'annexe, qui énumère les ministères et organismes pour lesquels le Conseil du Trésor est l'employeur, représente la majorité des employés de la fonction publique. La partie II présente la liste des « employeurs distincts », c'est à dire les organismes qui établissent leurs propres conditions d'emploi.

16.2.3 De façon générale, l'emploi dans la fonction publique est déterminé d'après un régime législatif. Dans le secteur de la fonction publique où le Conseil du Trésor est employeur, l'emploi est régi par les trois lois suivantes :

  • la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, qui confère à la Commission de la fonction publique, sauf exceptions, le pouvoir exclusif de nommer des personnes aux postes de la fonction publique;
  • la Loi sur la gestion des finances publiques, qui donne au Conseil du Trésor le pouvoir de gérer le personnel de la fonction publique.
  • la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, qui régit la négociation collective dans la fonction publique.

16.2.4 La Cour suprême du Canada a décidé que, pour être considéré comme un employé aux fins des relations de travail (c'est-à-dire pour être considéré comme employé aux fins de la négociation collective), l'intéressé ne peut être nommé dans le secteur de la fonction publique pour lequel le Conseil du Trésor fait fonction d'employeur que dans les cas où

  • un poste a été créé par un ministre ou un administrateur général,
  • le poste a été classifié par le Conseil du Trésor, et
  • la Commission de la fonction publique, ou son délégué dûment autorisé, a nommé l'intéressé au poste.

Seules les personnes dûment nommées employées de la fonction publique peuvent jouir des avantages réservés aux fonctionnaires en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (droits des employés) et de la Loi sur les relations de travail de la fonction publique (droit à la négociation collective).

16.2.5 Le pouvoir de nomination de la Commission de la fonction publique peut être délégué aux ministères et aux organismes, mais les autorités contractantes ne peuvent employer quiconque dans la fonction publique sans se conformer aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Toute nomination à un poste de la fonction publique doit être effectuée en vertu du régime législatif établi par cette loi et non en vertu d'un contrat. Par conséquent, les autorités contractantes n'ont pas le pouvoir législatif de créer des relations d'employeur à employé par voie de marché. Toutefois, un marché de services qui est mal agencé peut créer une relation d'employeur à employé, selon les règles du droit coutumier.

16.2.6 Ces règles prévoient certaines exceptions. Par exemple, le Cabinet nomme directement un certain nombre de hauts fonctionnaires dans la fonction publique et les ministres peuvent nommer les membres de leur propre cabinet. En outre, si un grand nombre de ces règles régissent l'emploi par les « employeurs distincts », chaque employeur distinct possède un régime d'emploi différent.

16.2.7 Les autorités contractantes ne peuvent pas recourir aux marchés de services pour faire échec aux exigences du régime d'emploi statutaire établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. En d'autres termes, les autorités contractantes ne peuvent pas conclure avec des particuliers des marchés qui, en l'absence du régime d'emploi de la fonction publique, créeraient des relations d'employeur à employé, selon les règles du droit coutumier.

16.2.8 Les autorités contractantes qui se dérobent aux exigences de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique en passant des marchés susceptibles de créer des relations d'employeur à employé selon les critères du droit coutumier (common law), s'exposent à contracter des obligations en vertu des lois mentionnées ci-dessous. L'État risque de contracter des obligations envers les personnes ayant qualité d'employés ou de « fonctionnaires » d'après les critères du droit coutumier, en vertu de toute une série de lois, notamment le Régime de pension du Canada, la Loi canadienne sur les droits de la personne, la Loi sur la responsabilité de l'État, la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État, la Loi de l'impôt sur le revenu, laLoi sur les langues officielles et la Loi sur l'assurance-emploi. Par exemple, il se peut que le ministre du Revenu national fasse parvenir un avis de cotisation à un ministère donné pour l'obliger à effectuer des retenues à la source en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi.

16.2.9 Par ailleurs, les autorités contractantes seront peut-être en mesure de relever les défis, particulièrement les contestations ou les obligations qui découlent des avantages sociaux aux employés, en se fondant sur l'argument de la « trilogie » des lois mentionné au paragraphe 16.2.3.

16.3 Relations d'employeur à employé

16.3.1 À l'extérieur de la fonction publique, l'existence de relations d'employeur à employé est déterminée d'après un certain nombre de critères établis par le droit coutumier (common law). Il est presque impossible de poser des règles générales s'appliquant uniformément sans exception à la définition législative du terme « emploi », selon le droit coutumier; chaque situation doit être considérée comme un cas d'espèce. Cette réserve étant faite, est employé (ou « fonctionnaire ») au sens du droit coutumier, toute personne qui travaille pour recevoir un salaire et des honoraires et qui remplit ses fonctions sous la supervision et la direction de son employeur; un entrepreneur indépendant est, par contre, son propre patron.

16.3.2 Comme il est indiqué au paragraphe 4.1, Exigences de la politique contractuelle, les autorités contractantes doivent s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations d'employeur à employé. Un marché de services qui ne suscite aucun problème au début ne devrait pas se transformer au fil du temps en un lien contractuel comportant des relations d'employeur à employé, soit au sens où l'entend la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, soit au sens ou l'entend le droit coutumier. On devrait donc prévoir des mesures de sauvegarde dans les procédures de passation des marchés, afin d'éviter ce genre de situation.

16.3.3 Nomination en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Pour être nommé à un poste sous le régime de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, c'est-à-dire pour être employé dans la fonction publique, il faut être en mesure de faire la preuve de ce qui suit :

  • de l'approbation financière (classification) du poste, accordée par le Conseil du Trésor ou par son délégué;
  • d'une décision administrative a été prise de procéder à une nomination à un poste;
  • d'un processus de sélection au mérite;
  • d'un processus de sélection de personnel a été mené par voie de concours ou autrement.

16.3.4 Pour déterminer s'il existe des relations employeur - employé :

  1. consulter les documents d'information de l'ARC, comme la publication RC4110 intitulée « Employé ou travailleur indépendant? », ou visiter le site à l'adresse http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/;
  2. consulter les articles suivants de la Politique sur les marchés,
    • 16.2 Marchés de services avec les particuliers et emploi dans la fonction publique, et
    • 6.3 Relations employeur - employé;
  3. demander un avis juridique au ministère de la Justice lorsqu'il est difficile pour les fonctionnaires de déterminer si un marché est un marché de services ou un contrat d'emploi (c.-à-d. que le statut d'emploi n'est pas facile à déterminer). Le rôle du ministère de la Justice dans ces cas n'est toutefois que consultatif. Il revient en dernier lieu aux autorités contractantes de veiller à ce que les marchés ne créent pas de relations employeur - employé.

16.3.5 Supprimé.

16.3.6 Supprimé.

16.3.7 Supprimé.

16.3.8 Supprimé.

16.3.9 Supprimé.

16.3.10 Supprimé.

16.3.11 Supprimé.

16.3.11.1 Supprimé.

16.3.11.2 Supprimé.

16.3.11.3 Supprimé.

16.3.12 Supprimé.

16.4 Marchés portant sur la recherche et le développement

16.4.1 Les services de recherche et de développement et les activités scientifiques connexes peuvent être confiés au secteur privé.

16.4.2 On peut conclure des marchés de services portant sur la recherche et le développement lorsque :

  1. il existe une politique gouvernementale d'impartition ou qu'il est manifestement plus économique de recourir au secteur privé pour l'exécution du travail;
  2. le besoin peut être défini à l'avance suffisamment bien pour ne pas dépendre d'une série de tâches accessoires pendant la durée du marché; et
  3. il n'y a pas lieu d'anticiper des relations d'employeur à employé.

16.5 Politique en matière de rémunération et d'honoraires

16.5.1 Taux du marché. En principe, le recours au jeu de la concurrence entraînera, pour un marché donné, l'adoption des taux en vigueur. La rémunération, notamment les honoraires ne relevant pas de la concurrence au niveau du prix, devrait être négociée en fonction des taux du marché applicables au genre de travail à effectuer. Les taux du marché sont comparables à ceux que l'entrepreneur a demandés pour des travaux similaires effectués dans les mêmes conditions et dans la même région géographique. Le taux du marché peut donc être considéré comme le taux en vigueur.

16.5.2 Dans tous les cas, les honoraires ou la rémunération devraient être en rapport avec le taux du marché de l'entrepreneur.

16.5.3 Lorsque des travaux comportent plusieurs étapes, des arrangements distincts en matière d'honoraires peuvent être nécessaires pour chacune d'elles.

16.5.4 Honoraires pour les services de conseil et services professionnels. La rémunération des services de conseil et services professionnels dépend du genre de services fournis, de leur complexité et des conditions dans lesquels ils sont effectués. Les honoraires seront en général fixés par le jeu de la concurrence. Dans la plupart des cas, la rémunération comprend deux parties : les honoraires pour les services rendus et les dépenses couvrant les frais généraux, les frais d'administration et les bénéfices. Les honoraires peuvent être fixés en fonction du temps et des taux en vigueur, comme somme forfaitaire (prix ferme ou prix plafond) ou, dans le cas des services d'architectes ou d'ingénieurs, comme pourcentage du coût estimatif ou contractuel des travaux. Par ailleurs, les dépenses sont les frais directs autorisés et remboursables, supportés par l'entrepreneur pour fournir les services.

16.5.5 Les méthodes classiques de calcul des honoraires, les définitions des coûts et les bases habituelles de paiement pour les marchés de services de conseil et de services professionnels figurent à l'appendice J.

16.5.6 Barèmes d'honoraires des associations. Dans la détermination du taux courant d'un particulier ou d'une firme, les barèmes d'honoraires établis par les associations professionnelles ne peuvent être utilisés qu'à titre indicatif. Les honoraires proposés par les associations professionnelles ne peuvent en effet être versés par l'autorité contractante que lorsqu'ils reflètent le taux du marché ou le taux en vigueur appliqué par les particuliers.

16.5.7 Dans de rares cas, lorsque le travail demandé est spécial et que l'on ne dispose pas d'un point de comparaison pour les honoraires, on peut se servir, dans la négociation des honoraires à verser, des échelles de rémunération applicables aux postes de la fonction publique qui nécessitent des compétences analogues.

16.5.8 Seuils applicables aux honoraires. Tant que le montant du marché envisagé est en-deça des niveaux d'autorisation du ministère ou de l'organisme, aucun seuil n'existe pour les honoraires journaliers ou autres honoraires à base de temps qui sont fixés dans les marchés de services de conseil et de services professionnels, sauf les marchés de services passés avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension (voir l'article 16.8.12).

16.5.9 Le plafond équivalent des tarifs au temps devrait être fixé par l'autorité contractante, selon ce que constitue un jour normal de travail pour le besoin en question.

16.5.10 Les taux journaliers sont payables pour un minimum de six heures de travail au cours d'une période de 24 heures. Si le nombre d'heures de travail est moindre, le taux journalier sera réduit dans la même proportion.

16.5.11 Comme on l'a mentionné dans l'article 10.6.10, un marché étalé sur plusieurs années ou comportant plusieurs étapes doit mentionner clairement, dans la section relative aux modalités de paiement, le coût de chaque étape. Si cela n'est pas possible, le contrat doit prévoir des rajustements au prix contractuel selon une formule ou un taux convenu énoncé dans la même section. Les marchés uniques comportant plusieurs étapes et des coûts précis pour chaque étape sont préférables à des marchés consécutifs distincts donnant à l'entrepreneur antérieur un avantage concurrentiel. Lorsqu'il est impossible, au moment de l'adjudication du marché, d'établir les taux des années ou étapes futures, il faut mettre au point une formule rattachant les prix actuels aux données pertinentes qui sont publiées, par exemple les indices de prix publiés par Statistique Canada. Cette formule devrait être utilisée pour négocier toute modification apportée ultérieurement au prix;

16.5.12 Conformément à l'alinéa 12.11.10, les marchés doivent inclure une clause prévoyant la pénalité qui s'impose lorsque le produit livrable consiste en rapports ou en études.

16.5.13 Les entrepreneurs éventuels doivent dire s'ils ont déjà entrepris des études similaires ou connexes aux frais de l'État. Dans l'affirmative, les autorités contractantes devraient vérifier si les études en question peuvent combler leur besoin actuel, en totalité ou en partie.

16.5.14 Versements à titre gratuit. Le versement à titre gratuit est distinct d'une rémunération versée pour services rendus ou d'une embauche aux termes d'une entente contractuelle; et le bénéficiaire, s'il n'est pas payé, ne peut intenter de poursuites devant les tribunaux. En conséquence, la Politique sur les marchés ne régit pas de tels versements.

16.6 Valeur totale du marché

16.6.1 La valeur totale d'un marché de services comprend la rémunération ou les honoraires de base, les frais généraux, les frais d'administration, les bénéfices, les frais de déplacement et de subsistance, ainsi que les taxes applicables, y comprit la TPS et la TVH.

16.7 Passation de marchés avec des ressortissants étranger

16.7.1 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les marchés de services doivent rendre compte des politiques fédérale actuelles en matière de relations internationales. Lorsqu'il n'est pas possible de combler le besoin en s'adressant à des entrepreneurs canadiens, les marchés peuvent être adjugés à des étrangers, qu'il s'agisse d'entreprises ou de particuliers. Lorsque l'entrepreneur étranger doit effectuer le travail au Canada, il faut observer les politiques fédérales en matière d'immigration et de santé. Il incombe à l'entrepreneur de prendre les moyens pour ce faire.

16.8 Anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement

16.8.1 Comme il est indiqué à l'article 4.2, Exigences connexes, les marchés de services passés avec d'anciens fonctionnaires (voir la définition de « ancien fonctionnaire » donnée à l'appendice A) qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement doivent résister à l'examen scrupuleux du public et constituer une dépense équitable des fonds publics. Les autorités contractantes devraient faire preuve d'un grand discernement lorsqu'elles passent un marché avec d'anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement. Ces marchés devraient faire l'objet d'une vérification courante et suivre les méthodes d'approbation énoncés dans les directives sur les marchés et dans la politique ministérielle. Dans la négociation du tarif applicable aux services d'un ancien employé qui a reçu un paiement forfaitaire ou qui touche une pension du gouvernement, les autorités contractantes doivent obtenir le taux le plus bas ou le plus économique. Aucun marché de services ne peut être passé avec un ancien fonctionnaire qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement à moins que ce ne soit dans l'intérêt public et que l'octroi du marché ne donne prise à aucune allégation de favoritisme ou de passe-droit.

16.8.1.1 Aux fins de la présente politique, la période d'application du montant forfaitaire correspond à la période mesurée en semaines de travail à l'égard de laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou un autre emploi pour les fonctionnaires dont l'emploi serait aboli en raison de la réduction des effectifs attribuable aux diverses initiatives nécessaires pour redresser les dépenses publiques. La période d'application du paiement forfaitaire ne comprend pas la période visée par l'allocation de départ, calculée de la même façon. Elle constitue une période de transition en vue de l'obtention d'un emploi à l'extérieur du secteur public et de l'adaptation à cet emploi. Si l'ancien fonctionnaire réintègre un emploi dans le secteur public pendant cette période de transition, il doit remettre le solde du montant forfaitaire, à titre de traitement auquel il renonce, en vertu de la Directive sur le réarrangement des effectifs (DRE).

Dans le cas des fonctionnaires qui ont accepté une prime de départ anticipé ou qui accepteront toute prime de cette nature se traduisant par un paiement forfaitaire basé sur un nombre de semaines donné (« période de paiement forfaitaire »), le montant maximum des honoraires pouvant être versés en vertu de tout marché passé avec un fonctionnaire dans ce cas est maintenu à 5 000 $ pendant la période de paiement forfaitaire. Cette restriction s'applique aux marchés concurrentiels et non concurrentiels. Après la période de paiement forfaitaire commence une période de réduction des honoraires d'une durée d'un an pour tout marché non concurrentiel attribué à une personne.

16.8.2 La méthode de l'invitation électronique à soumissionner est un moyen très efficace d'aborder la question délicate des marchés passés avec d'anciens fonctionnaires. En raison de la transparence qu'elle donne au processus de passation de marchés, les autorités contractantes devraient y recourir pour obtenir des soumissions ou annoncer (au moyen du PAC) leur intention de passer des marchés avec d'anciens fonctionnaires, et ce, même si la valeur du marché est inférieure au seuil de 25 000 $ suggéré pour cette méthode.

16.8.3 Passation de marchés avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique et indexée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires. Les marchés passés avec d'anciens employés de l'État recevant une pension de celui-ci donnent parfois lieu à des allégations selon lesquelles les fonds publics seraient dilapidés ou qu'un abus d'influence aurait présidé à l'adjudication de tel ou tel marché, surtout si les personnes concernées occupaient des postes de commande ou ont pris une retraite anticipée. Les autorités contractantes devraient donc être conscientes du délicat équilibre à établir entre, d'une part, le droit de chacun d'utiliser ses connaissances et ses aptitudes à des fins lucratives et pour son épanouissement et, d'autre part, le droit du public d'être assuré que l'intérêt général n'en souffrira pas. Si le travail à exécuter ressemble à celui que faisait le travailleur avant de prendre sa retraite, les autorités contractantes doivent pouvoir expliquer pourquoi le travail n'est pas accompli par cet ancien fonctionnaire.

Dans les marchés de services passés avec d'anciens fonctionnaires qui ont pris leur retraite depuis moins d'un an et qui touchent une pension, les honoraires prévus doivent faire l'objet d'une réduction conformément à la formule décrite ci-dessous, quels que soient le montant des honoraires ou la valeur du marché.

16.8.4 Par suite de l'article 4.2, il faut suivre les règles suivantes pour tout marché de services passé avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension :

  1. Marchés concurrentiels (méthode traditionnelle ou méthode de l'invitation électronique à soumissionner) :
    • Ces marchés peuvent être adjugés par toute autorité contractante, selon l'offre la plus basse ou la plus avantageuse, sans que soit appliqué la formule de réduction des honoraires; en ce qui concerne les PAC, si aucun énoncé de capacités valable n'est reçu dans un délai de quinze jours civils, les marchés sont réputés concurrentiels et peuvent être adjugés de la même façon.
    • Aucune période d'attente n'est imposée en début de retraite, sauf si les dispositions du Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêt et l'après-mandat s'appliquent ou si la retraite d'une personne est assortie de conditions particulières.
    • Ces marchés peuvent être adjugés même si l'autorité contractante reçoit moins de deux offres valides de personnes qui ne sont pas d'anciens fonctionnaires.
    • Les marchés dans lesquels la valeur totale, incluant les amendements, dépassent 100 000 $ doivent être soumis à l'approbation du Conseil du Trésor.
  2. Marchés non concurrentiels
  3. Sous réserve des dispositions de l'article 5 et de l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, ces marchés peuvent être négociés et adjugés par n'importe quelle autorité contractante si la valeur totale du marché, incluant les amendements, est inférieur à 25 000 $.

16.8.5 Un marché passé avec un ancien fonctionnaire recevant une pension est dit concurrentiel si l'une des conditions suivantes est respectée :

  1. un appel d'offres est lancé selon la méthode traditionnelle ou la méthode de l'invitation électronique à soumissionner, et l'offre de services présentée par un ancien fonctionnaire est la plus basse ou la plus avantageuse; ou
  2. un PAC a été utilisé dans le cadre d'une invitation électronique à soumissionner et n'a fait l'objet d'aucun énoncé de capacités valable dans les 15 jours civils suivant sa publication.

16.8.6 L'annexe 4 de l'appendice C indique les limites prévues pour la passation de marchés avec d'anciens fonctionnaires, en plus des limites établies pour les marchés de travaux de construction, de fournitures et de services.

16.8.7 Modifications. Lorsqu'il est nécessaire de modifier un marché concurrentiel ou non concurrentiel passé en vertu des alinéas a) ou b) du paragraph 16.8.3, le pouvoir d'effectuer la modification est fonction principalement de la valeur totale du marché.

16.8.8 Un marché non concurrentiel passé avec un ancien fonctionnaire recevant une pension :

  • peut être modifié par l'autorité contractante jusqu'à ce que sa valeur totale (modifications comprises) équivaille à 25 000 $;
  • ne peut être modifié qu'avec l'approbation du Conseil du Trésor si sa valeur totale (modifications comprises) excède 25 000 $.

16.8.9 Nonobstant ce qui précède, il est essentiel que les fonctionnaires des ministères examinent attentivement les marchés non concurrentiels passés avec d'anciens fonctionnaires.

16.8.10 Un marché concurrentiel (méthode traditionnelle ou invitation ouverte à soumissionner) passé avec un ancien fonctionnaire :

  • Un marché peut être signé et modifié par l'autorité contractante jusqu'à ce que sa valeur totale (modifications comprises) équivaille à 100 000 $;
  • Un marché ne peut être modifié qu'avec l'approbation du Conseil du Trésor si sa valeur totale (modifications comprises) excède 100 000 $.

16.8.11 Réservé.

16.8.12 Formule de réduction. L'ancien traitement maximum est redressé à son niveau actuel ou au traitement estimatif qu'il faudrait verser à un fonctionnaire pour faire le travail (s'il existait un fonctionnaire qualifié pour le faire), selon le chiffre le moins élevé, puis

on ajoute
30 pour 100 (ce qui représente les
avantages sociaux),
et on soustrait
la pension (brute) reçue pendant
une année,
ce qui donne
un chiffre que l'on divise par 260
(soit le nombre de jours ouvrables
d'une année),
pour obtenir le taux journalier maximum
qui peut être négocié.

Si l'on parvient à négocier un taux inférieur au résultat de cette formule, il faut employer le taux négocié. Le montant du marché devrait être rajusté comme il convient lorsque les honoraires constituent un prix déterminé à raison d'un certain nombre de jours de travail ou lorsqu'ils sont versés en fonction de taux horaires, hebdomadaires, mensuels ou annuels. Le nombre d'heures d'une journée de travail dépendra de la norme généralement acceptée pour la profession, le métier ou la fonction faisant l'objet du marché, et ce nombre devrait être précisé dans le contrat.

16.8.13 La « pension » à laquelle il est fait référence dans la formule s'entend d'une pension ou d'une allocation annuelle versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et des augmentations versées conformément à la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires dans la mesure où elle intéresse la LPFP. La pension ne comprend pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, à la Loi sur la continuation de la pension des services de défense, à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, à la Loi sur les allocations de retraite des parlementaires et à la partie de la pension versée conformément à la Loi sur le Régime de pensions du Canada.

16.9 Passation de marchés avec des fonctionnaires

16.9.1 Rien ne s'oppose à ce que l'on passe des marchés avec des fonctionnaires travaillant à temps plein ou à temps partiel. Les marchés doivent toutefois se conformer aux dispositions de l'alinéa 6 b) du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique selon lequel chaque employé « doit avoir une conduite si irréprochable qu'elle puisse résister à l'examen public le plus minutieux; pour s'acquitter de cette obligation, il ne lui suffit pas simplement d'observer la loi ».

16.9.2 Il existe de rares occasions où il est économique et commode de conclure un marché avec un employé du gouvernement du Canada afin d'obtenir de cet employé un service particulier ne relevant pas de ses fonctions habituelles. On ne peut recourir à des marchés de services pour obtenir, en heures supplémentaires, des services qui ne sont qu'un prolongement des tâches ordinaires de l'employé. Les marchés passés avec des fonctionnaires sont assujettis aux conditions qui régissent tous les marchés. Il faut suivre la méthode concurrentielle, et un marché adjugé à un fonctionnaire ne doit laisser planer aucun soupçon de favoritisme ou de passe-droit.

16.9.3 L'alinéa 121(1) c) du Code Criminel exige du fonctionnaire qu'il obtienne, « du chef de la division qui l'emploie (...), un consentement écrit » avant d'accepter un marché avec l'État. Les autorités contractantes devraient informer les employés de cette exigence de la loi.

16.10 Services de conseil et services professionnels

16.10.1 Des marchés peuvent être passés avec des experts-conseils ou des professionnels pour obtenir des services spécialisés, lorsque :

  • les conseils ou services fournis et les dépenses qui en résultent sont manifestement nécessaires pour l'application des programmes;
  • les services peuvent être définis avec suffisamment de précision pour constituer la base d'un marché;
  • on peut se procurer les services à un coût raisonnable; et
  • le recours à de tels services est conforme aux politiques particulières du gouvernement.

Les présentes politique n'est pas applicables aux services suivants :

  • services juridiques,
  • services de formation et d'enseignement,
  • services de santé et de bien-être,
  • services de protection,
  • services de publicité, d'impression et d'édition,
  • services de traitement de l'information,
  • production et distribution de films,
  • services de stockage, d'entreposage et de garde,
  • services de nettoyage d'édifice et de blanchisserie,
  • services de transports et de communications,
  • services de réparation, de réfection, de maintenance et d'entretien.

16.10.2 Certaines parties de cette politique peuvent s'appliquer davantage à des marchés de nature complexe et de valeur plus élevée et devraient donc être utilisées avec discernement pour les marchés dont la valeur est de 25 000 $ ou moins.

16.10.3 Concurrence pour les consultants ou les professionnels. Les procédures et les listes de fournisseurs devraient être conçues de façon à ne pas ignorer les entreprises ou particuliers compétents et à leur donner la possibilité d'obtenir une partie des travaux à exécuter. On devrait éviter le recours répété à une entreprise ou à un particulier sans procéder à un nouveau concours, même si la valeur du marché est inférieure au seuil au-delà duquel un appel d'offres est obligatoire.

16.10.4 Répertoires et liste de fournisseurs. Pour des raisons d'uniformité, d'économie, d'efficacité et d'équité dans la sélection et l'acquisition de la meilleure valeur, il convient de tenir des listes et répertoires à jour et représentatifs des firmes qui fournissent des services de conseil et des services professionnels et qui désirent conclure des affaires avec l'administration fédérale. On devrait consulter ces répertoires avant de lancer un appel d'offres ou de propositions ou avant de recommander une sélection non concurrentielle.

16.10.5 Les autorités contractantes qui retiennent souvent les services de consultants ou de professionnels devraient tenir au moins un répertoire contenant un nombre représentatif d'entreprises et de particuliers auxquels elles puissent s'adresser pour obtenir des services de conseil ou des services professionnels. On établira les répertoires en question en consignant d'abord les entreprises et les particuliers qui ont fourni des services de conseil ou des services professionnels au ministère ou qui ont exprimé le désir de fournir de tels services. Les autorités contractantes peuvent sonder la mesure de l'intérêt en invitant les entreprises et les particuliers à remplir un questionnaire type comme celui qui figure à l'appendice J. Pour éviter la répétition des mêmes activités, les autorités contractantes devraient collaborer et échanger les listes et données que contiennent leurs répertoires respectifs. Les répertoires devraient comporter les renseignements suivants :

  1. Désignation
    • Nom : de l'entreprise ou du particulier qui figurera sur les contrats.
    • Adresse : indication des succursales, le cas échéant.
    • Affiliation : noms et adresses d'autres entreprises et leurs rapports avec l'entreprise désignée.
    • Propriété : pays où sont détenus les intérêts majoritaires.
  2. Titres de compétence
    • Domaine(s) : de connaissances spécialisées.
    • Type(s) : de services offerts.
    • Langue(s) : dans laquelle les services sont fournis.
    • Directeurs et cadres supérieurs : noms et curriculum vitae indiquant l'expérience et les aptitudes.
  3. Capacité
    • Volume d'affaires : ventes totales pour chacune des cinq dernières années.
    • Nombre d'employés : au total et par spécialité, pour chacune des cinq dernières années.
    • Installations : le matériel ou les installations spécialisées, par exemple les instruments, les ordinateurs, les services ou laboratoires mobiles particuliers dont l'entreprise est propriétaire ou généralement locataire.
  4. Antécédents professionnels
    • Marchés récents : marchés représentatifs de l'expérience et des possibilités de l'entreprise (indiquer la valeur, le genre de travail et le nom du client). Si le client était un ministère ou un organisme fédéral, préciser le lieu, la date, la valeur monétaire, l'autorité contractante et le numéro de référence du dossier.
  5. Évaluation
    • rapports d'évaluation portant sur les récents marchés publics exécutés par le consultant ou le professionnel, qui sont versés au répertoire à titre d'information confidentielle justifiant une protection (voir l'article 16.11.6). Il convient de demander aux entreprises, au moins une fois l'an, de signaler les changements apportés aux renseignements donnés.

16.11 Administration des marchés de services de conseil et de services professionnels

16.11.1 Les marchés de services de conseil et de services professionnels peuvent conduire à des dispositions complémentaires en matière d'administration et de gestion.

16.11.2 Comme le prévoit la section 4, Exigences gouvernementales, il incombe à l'autorité contractante d'indiquer dans le marché les mécanismes voulus pour surveiller le travail, coordonner le travail avec les autres activités connexes et réorienter le travail, si nécessaire.

16.11.3 L'autorité contractante devrait nommer un agent d'approvisionnement et l'autorité technique devrait nommer un agent de projet (lequel peut être la même personne) pour assumer la responsabilité de la surveillance du travail de la façon suivante :

  1. en recevant périodiquement des rapports financiers et des rapports d'activités du consultant ou du professionnel;
  2. en assistant avec le consultant ou le professionnel à des réunions d'examen des progrès accomplis;
  3. en examinant les travaux en cours pour assurer leur conformité avec les dispositions du marché;
  4. en surveillant le travail sous l'angle des délais, des ressources, des coûts et de la qualité, à l'aide d'un plan de travail préétabli et accepté de part et d'autre;
  5. en modifiant le marché pour répondre à l'évolution des circonstances, par l'insertion de nouvelles exigences, d'un nouvel ordonnancement des tâches et de nouvelles dispositions en matière de paiement;
  6. en effectuant des vérifications techniques et financières;
  7. en acceptant ou en approuvant le travail à diverses étapes intermédiaires ainsi qu'à son achèvement;
  8. en attestant tous les paiements et en assurant le suivi nécessaire pour que les paiements soient effectués à temps.

Ces responsabilités devraient être réparties entre les autorités avant la passation du marché.

16.11.4 Il incombe au consultant ou au professionnel de contrôler le travail faisant l'objet du marché de façon à atteindre les objectifs tout en respectant les délais et les contraintes budgétaires établis.

16.11.5 Conflit d'intérêts. (Voir l'article 12.5.3) En raison des services à rendre, un consultant ou un professionnel sera parfois en mesure de favoriser un tiers, lequel se trouvera, de ce fait, dans une situation avantageuse pour traiter par la suite avec l'État. Si le consultant, le professionnel ou les directeurs de la firme possèdent des intérêts financiers dans l'entreprise de ce tiers, il faudra alors songer à la possibilité d'un conflit d'intérêts. Pour éviter ce genre de situation, l'autorité contractante devrait, avant la signature du marché, demander au consultant ou au professionnel retenu de signer une déclaration, faisant ou non partie intégrante du marché, selon laquelle il ne détient, dans l'entreprise d'un tiers, aucun intérêt financier qui pourrait fausser son objectivité dans l'exécution du marché.

16.11.6 Il arrive parfois qu'un entrepreneur, en voulant s'acquitter de ses obligations à l'égard de l'autorité contractante, constate qu'il pourrait y avoir conflit entre les intérêts de l'autorité contractante et ceux d'un autre de ses clients, que ce soit pendant ou après la période d'exécution du marché. Les entrepreneurs sont censés prévenir l'autorité contractante de la possibilité qu'il y ait des services et des intérêts opposés, et lui expliquer pourquoi la situation ne représente pas un conflit d'intérêt. Au besoin, l'autorité contractante devrait exiger que l'entrepreneur signe une déclaration, soit dans le marché ou séparément, portant qu'il n'y a et qu'il n'y aura pas, pendant et après la période d'exécution du marché, de conflit découlant d'intérêts opposés d'autres de ses clients. Le libellé proposé pour une telle déclaration est présenté à l'appendice G.

16.11.7 Les entrepreneurs doivent savoir que tout conflit d'intérêts réel ou perçu qui n'est pas réglé de façon satisfaisante peut entraîner la résiliation de leur marché avec l'autorité contractante.

16.11.8 Évaluation de la performance. À l'achèvement du marché, l'autorité contractante devrait évaluer le travail exécuté par le consultant ou le professionnel. L'évaluation devrait être effectuée par des fonctionnaires connaissant bien les domaines particuliers en cause. Si des jugements sont formulés, on devrait les appuyer de données factuelles et complètes. Cela est particulièrement important lorsque l'évaluation est négative.

16.11.9 Le consultant ou le professionnel devrait recevoir une critique de sa performance et il devrait pouvoir consigner sa réponse au dossier.

Les rapports d'évaluation devraient comprendre :

  1. une description générale des travaux entrepris, de leur emplacement et du mandat du consultant ou du professionnel;
  2. des observations sur la qualité des travaux exécutés;
  3. des observations sur l'efficience du consultant ou du professionnel au chapitre de la gestion du temps et des ressources;
  4. des observations sur les capacités des spécialistes hors du commun qui ont participé aux travaux;
  5. une analyse du coût du travail par rapport à la valeur estimative reçue;
  6. des recommandations.

16.12 Services de travail temporaire

16.12.1 Les marchés portant sur les services de travail temporaire sont discutés dans la section 4, Exigences gouvernementales et à l'article 4.2, Exigences connexes. On trouvera à l'appendice I d'autres exigences sur ce genre de marchés.

16.13 Attribution de marchés de services de publicité et de sondage d'opinion publique

16.13.1 Dans l'attribution des marchés de sondage d'opinion publique et de publicité, il convient également de consulter la Politique de communication, la Politique sur les services communs et la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement.

16.13.2 Dès le début du processus de planification d'un projet de sondage d'opinion publique ou de publicité, les ministères et les organismes doivent faire savoir à la Direction des services d'information du gouvernement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada si ce projet est susceptible de donner lieu à l'attribution d'un marché. Cette Direction leur attribuera un numéro d'enregistrement de projet pour autoriser Travaux publics et Services gouvernementaux Canada d'adjuger un marché pour ces services au nom des ministères.

16.13.3 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de l'attribution des marchés de services de sondage d'opinion publique et de publicité.

16.13.4 Dans le cadre de ses responsabilités en ce qui a trait aux marchés, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada veille à ce qu'il y ait une importante participation canadienne en s'assurant que le travail de publicité est effectué au Canada, conformément à la nature des besoins.

16.13.5 On trouve une définition de publicité dans la Politique de communication du gouvernement du Canada.

16.13.6 On trouve une définition de sondage de l'opinion publique dans la Politique de communication du gouvernement du Canada.

16.14 Taux de transport par camion

16.14.1 Si les ministères et les organismes fédéraux accordent un marché à des camionneurs indépendants pour des services de transport dans le cadre de projets fédéraux, soit directement ou par le biais de marcher de sous-traitance, ils doivent payer les taux de transports minimums qui ont été fixés par les administrations gouvernementales et territoriales. Les marchés, dont l'exécution peut exiger des services de transport, doivent comprendre des clauses qui assurent la mise en oeuvre de la présente politique relative aux marchés entre les principaux entrepreneurs du gouvernement et leurs fournisseurs de services de transport. Dans le cas des services de transport entre les provinces et les territoires, les taux applicables sont ceux en vigueur dans la province ou le territoire où se déroule le projet, l'essentiel du projet ou la plus grande partie du projet.
(Entré en vigueur : le 15 août, 1999)

16.15 Préparation des feuillets supplémentaires T1204 pour les marchés de services

16.15.1 Comme il est indiqué au paragraphe 4.2.6 de la présente politique, conformément à l'alinéa 221(1)d) de la Loi de l'impôt sur le revenu, les paiements supérieurs à 500 $ effectués par des ministères et organismes en vertu des marchés de services applicables, notamment des marchés comportant tout un éventail de biens et services, doivent être déclarés sur un feuillet supplémentaire T1204.

16.15.2 Bien que le Règlement sur les marchés de l'État définisse l'impression comme un marché de biens, les ministères doivent rendre compte, à l'aide d'un formulaire T1204, de tout paiement lié à un marché d'impression et ce, de la façon décrite dans la présente section et la section 16.15.

16.15.3 Exceptions - Les achats contractuels de services qui sont exemptés aux termes de la présente exigence (c.-à-d. qui ne requièrent pas de feuillet T1204) sont les achats directs effectués à l'aide de cartes d'achat, les achats directs dans le cadre de commandes d'achat local, les subventions et contributions, les paiements de services publics et la location ou la location-financement de locaux à bureaux / d'équipement de bureau et autres « biens ».

16.15.4 La somme à déclarer sur chaque feuillet de renseignements correspond au total des paiements effectués à l'entreprise au cours de l'année civile, y compris toute portion des biens et les dépenses, les coûts indirects, etc. à l'exclusion de la TPS/TVQ.

16.15.5 Toutes les entreprises doivent recevoir ces feuillets, notamment les propriétaires uniques (les particuliers), les sociétés et les sociétés de personnes.

16.15.6 Des feuillets sont nécessaires dans le cas des marchés de services où un résident canadien travaille à l'extérieur du pays. Les paiements effectués aux non-résidents qui offrent des services au Canada ne sont pas déclarés sur les feuillets supplémentaires T1204, puisqu'ils ne sont pas visés par la présente exigence de déclaration. Voir le paragraphe 16.15 pour obtenir de l'information sur le traitement fiscal des non-résidents qui fournissent des services au Canada.

16.15.7 Pour répondre à la présente exigence, les renseignements suivants doivent figurer sur les feuillets T1204 :

  1. le nom légal de l'entrepreneur, s'il y a lieu, c.-à-d. le nom associé à l'un des identificateurs de l'ARC [voir c) ci-dessous], de même que l'adresse d'affaires et le code postal de l'entreprise. Si l'entrepreneur est un propriétaire unique, le nom de famille de l'entrepreneur, son prénom et ses initiales doivent aussi être inscrits;
  2. un code permettant de distinguer le type d'entreprise dont il s'agit (propriétaire unique, société ou société de personnes);
  3. l'identificateur de l'entrepreneur, selon le type d'entreprise dont il s'agit;
    1. dans le cas des propriétaires uniques, le NAS de l'entrepreneur et le numéro d'entreprise de l'entrepreneur ou le numéro de TPS/TVH, si l'entrepreneur en a un;
    2. dans le cas des sociétés, le numéro d'entreprise de l'entrepreneur ou le numéro de TPS/TVH; ou encore le numéro d'impôt sur les sociétés T2;
    3. dans le cas des sociétés de personnes, le numéro d'entreprise de l'entrepreneur ou son numéro TPS/TVH et le numéro d'identification du déclarant (de la société de personnes), si l'entrepreneur en a un.
  4. Le montant total payé à l'entrepreneur pour l'année civile (p. ex. entre le 1er janvier 2001 et le 31 décembre 2001).

16.15.8 Les ministères et organismes devront attester, dans la mesure du possible, que l'information fournie par l'entrepreneur est complète et exacte.

16.15.9 L'Agence des douanes et du revenu du Canada a rédigé un Guide pour les ministères et les organismes fédéraux et les sociétés d'État qui fournit des renseignements généraux sur la déclaration et la présentation des données sur les paiements. Pour des informations sur la classification des marchés de services, prière de consulter la section Services de la Liste type d'articles de dépenses (articles économiques) dans le Plan comptable du Conseil du Trésor (lien : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/coa/siglist-fra.asp).

16.16 Traitement fiscal réservé aux non-résidents pour des services rendus au Canada

16.16.1 Chaque payeur, y compris un payeur non résident, qui effectue un paiement à un non-résident du Canada pour des services rendus au Canada, doit retenir un montant déterminé conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu (la Loi) du Canada.

16.16.2 En général, les règles applicables aux résidents pour le calcul du revenu d'une entreprise sont également applicables aux non-résidents. Toutes les exceptions sont clairement indiquées dans la Loi ou dans le Règlement de l'impôt sur le revenu. En vertu de la partie I de la Loi, un non-résident est assujetti à l'impôt sur le revenu qu'il a gagné au Canada pour des services rendus.

16.16.3 L'alinéa 153(1)g) de la Loi et le paragraphe 105 du Règlement (Règlement 105) indiquent les conditions permettant de retenir de l'impôt sur les honoraires, les commissions et les autres sommes versées à des non-résidents, autres que des employés, qui reçoivent un revenu pour des services rendus au Canada. Le taux de retenue est 15 % du montant brut payé.

16.16.4 Les exigences en matière de versement des retenues d'impôt à effectuer selon le Règlement 105 sont énoncées à l'article 108 du Règlement (Règlement 108). Selon le Règlement 108 l'impôt exigible doit être versé au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois au cours duquel il a été déduit ou retenu.

16.16.5 Il n'est pas possible de contourner les exigences de l'article 108 du Règlement, à moins d'obtenir une dispense ou une réduction de la retenue d'impôt. La retenue d'impôt normale est obligatoire si le payeur n'a pas obtenu un avis écrit de l'Agence des douanes et du revenu du Canada. Conformément à l'article 227 de la Loi, Revenu Canada établira une cotisation pour le montant en souffrance plus une pénalité et des intérêts, pour toute personne qui ne se conforme pas au Règlement 105 en ce qui concerne les retenues d'impôt.

16.16.6 Tous les payeurs (qu'ils soient résidents ou non du Canada) doivent déclarer à l'Agence des douanes et du revenu du Canada les paiements faits à des non-résidents pour des services rendus au Canada.

  1. Ces paiements doivent être déclarés sur un feuillet T4A-NR Supplémentaire, État des honoraires, des commissions ou d'autres sommes payées à des non-résidents pour services rendus au Canada. Ce feuillet de renseignements doit être rempli par le payeur et remis au bénéficiaire, quel que soit le montant du paiement ou l'impôt retenu.
  2. Tous les feuillets T4A-NR Supplémentaire doivent être envoyés à l'Agence des douanes et du revenu du Canada par le payeur avec une déclaration T4A-NR Sommaire État des honoraires, des commissions ou d'autres sommes payées à des non-résidents pour services rendus au Canada au plus tard le dernier jour de février de l'année suivant l'année au cours de laquelle le revenu a été payé. La copie 3 du feuillet doit être remise au bénéficiaire non-résident au plus tard à la même date.

16.16.7 La retenue d'impôt exigée est considérée comme un acompte sur l'ensemble de l'impôt que le non-résident doit au Canada. L'Agence des douanes et du revenu du Canada ne souhaite pas causer d'ennuis aux non-résidents qui pourraient en fait être exempts d'impôt au Canada. L'une des responsabilités de l'Agence des douanes et du revenu du Canada est de voir à ce que tous ses clients soient traités de façon juste et équitable.

16.16.8 Lorsque le non-résident peut démontrer de façon satisfaisante que la retenue d'impôt normalement exigée excède la totalité de son impôt à payer au Canada, le Ministère peut accorder une réduction ou une dispense de la retenue d'impôt en conséquence. Le paragraphe 153(1.1) de la Loi, « Préjudice », indiquent les conditions permettant de déterminer s'il est possible d'accorder une dispense ou une réduction de la retenue normalement exigée. Il incombe cependant au non-résident de démontrer au Ministère qu'une dispense ou une réduction du montant à retenir est justifiée. La réduction ou la dispense peut être accordée en raison de la convention du pays de résidence ou d'après une estimation des revenus et dépenses du non-résident.

16.16.9 Une demande de dispense doit être soumise au bureau des services fiscaux qui dessert la région où les services doivent être rendus. Si la demande est fondée sur une convention fiscale, elle doit être soumise au plus tard 30 jours avant le début de l'engagement. Si la demande est fondée sur une estimation des revenus et dépenses, elle doit être soumise dix jours avant le début de l'engagement. Ces délais visent à donner l'occasion à tous les non-résidents qui sont sur le point de rendre des services au Canada de faire examiner leur situation fiscale avant de rendre les services en question. Une demande de dispense doit contenir tous les renseignements nécessaires pour établir la justification de la dispense.

16.16.10 Pour toute information additionnelle sur les responsabilités de retenue, de versement ou de déclaration relativement à la prestation de services au Canada par des non-résidents, veuillez communiquer avec un bureau des services fiscaux de l'Agence des douanes et du revenu du Canada.

16.17 Marchés de fourniture de services d'énergie

16.17.1 L'achat d'électricité ou de gaz naturel est considéré comme un marché de services.

16.17.2 Les ministères doivent satisfaire aux besoins en énergie conformément à la juridiction de droit. Les services publics d'énergie selon les critères de l'administration concernée vont d'entièrement réglementés à partiellement déréglementés, en passant par entièrement déréglementés. La nature de la réglementation régira les mécanismes d'achat.

16.17.3 Les ministères peuvent conclure des marchés en fonction des pouvoirs et des conditions prévus dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, partie II, Pouvoirs spéciaux de passations de marchés, article 1 (appendice C de la Politique sur les marchés)


Appendice A - Définitions

Publiée le 12 décembre 2000. Les dispositions du présent appendice sont impératives, étant donné qu'elles sont généralement reliées aux exigences des politiques.

Cet appendice contient les définitions des termes employés dans le présent volume, à l'exclusion des termes définis dans le Règlement sur les marchés de l'État (voir l'appendice B).

accord contractuel (contractual arrangement) - accord entre une autorité contractante et une autre entité de la Couronne (par exemple, une société d'État, un gouvernement provincial ou une municipalité) visant à fournir un bien ou un service, à construire un ouvrage ou à louer un bien-fonds contre rémunération appropriée. Les accords de ce genre ne sont pas des marchés au sens propre, mais sont quand même soumis à certaines limites et contraintes imposées par le Conseil du Trésor.

acquisition (procurement) - fonction qui consiste à obtenir des fournitures et des services, à exécuter des travaux de construction et à passer des baux au moyen d'ententes contractuelles.

adjudication (award) - notification, à un soumissionnaire, de l'acceptation de sa soumission ou proposition.

ancien fonctionnaire (former public servant) - tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada.

ancien titulaire de charge publique (former public office holder) -

  1. un ancien ministre de la Couronne;
  2. un ancien secrétaire parlementaire;
  3. un ancien titulaire de charge publique à temps complet nommé par décret, autre qu'un ancien lieutenant-gouverneur d'une province et un ancien juge dont le traitement était versé en vertu de la Loi sur les juges;
  4. un ancien employé d'un ministère dont le niveau était au moins celui de cadre supérieur, ou l'équivalent, qui avait pour employeur le Conseil du Trésor représentant le gouvernement;
  5. tout ancien titulaire d'un poste d'exception que le ministre compétent déclare assujetti à la présente partie;
  6. un ancien titulaire d'une charge publique que le ministre compétent déclare assujetti au Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat;
  7. un ancien membre des Forces armées canadiennes ayant au moins le rang de colonel ou l'équivalent;
  8. un ancien officier de haut rang de la Gendarmerie royale du Canada; et
  9. les anciens titulaires de tout autre poste que désigne le Conseil du Trésor.

avis public (public notice) - annonce dans un service électronique d'information, insérée dans un ou plusieurs journaux ou diffusée par d'autres moyens de communication reconnus.

bail (lease) - contrat par lequel Sa Majesté acquiert une tenure à bail dans un bien immobilier situé au Canada ou à l'étranger; ce terme comprend un accord de location et un permis portant sur un bien immobilier.

cautionnements (surety bonds) - garantie donnée par un tiers pour l'indemnisation de l'autorité contractante, jusqu'à concurrence de limites financières précises, en cas de manquement de l'entrepreneur à ses obligations contractuelles. Il peut s'agir d'un cautionnement de soumission, d'un cautionnement de paiement ou d'un cautionnement d'exécution.

cautionnement pour le paiement du demandeur (claimaint's payment bond) - cautionnement déposé par une personne qui participe à un marché de travaux de construction pour garantir le paiement d'un ou de plusieurs demandeurs de deuxième niveau, soit des sous-traitants ou des fournisseurs de troisième niveau, si les différends entre la personne et les demandeurs sont réglés en faveur de ces derniers.

consultant (consultant) - toute personne ou société qui dispense soit des conseils ou un service professionnel (voir aussi professionnel).

coût de ressources (resource cost) - coût indirect supporté par un ministère demandeur et/ou par l'organisme de services communs.

coût d'exploitation (operating cost) - le coût d'utilisation, d'entretien et de réparation d'une acquisition au cours de sa vie utile, moins sa valeur résiduelle estimative au moment où on cesse de l'employer.

coût d'un marché (contract costs) - Aux fins de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés, du Règlement sur les marchés de l'État et d'autre documents ou actes juridiques connexes, les coûts d'un marché incluent tout les éléments qui font partie de la rémunération que l'État s'engage à remettre à l'entrepreneur en vertu des termes d'un marché et, pour plus de certitude, ces éléments incluent tout les frais et les taxes qui sont légalement imposés et deviennent exigibles de la part de l'entrepreneur en raison de la réalisation d'un marché

coût plus honoraires fixes (ou un pourcentage du coût) (cost plus fixed fee) - mode de paiement par lequel l'entrepreneur est indemnisé des coûts supportés par lui légitimement et déterminés par une vérification, coûts auxquels on ajoute des honoraires fixes convenus (ou un pourcentage des coûts), à titre de bénéfice.

débours (disbursements) - frais directs remboursables.

embauchage obligatoire (payrolling) - pratique selon laquelle un ministère ou organisme du gouvernement demande à une entreprise d'embaucher certaines personnes, lesquelles sont alors affectées à la fourniture de services à ce ministère ou organisme aux termes du marché.

énoncé des travaux (statement of work) - description du travail qu'un entrepreneur doit exécuter.

entreprise créée aux fins de la prise en charge (employee takeover company) - entreprise légalement constituée en société par le fonctionnaire ou le groupe de fonctionnaires qui démissionne de la fonction publique pour offrir, à titre privé, le service qu'il fournissait, ou un service semblable, lorsqu'il appartenait à la fonction publique. Dans ce contexte, quel que soit le nombre de fonctionnaires-propriétaires de l'entreprise ou le fait que l'entreprise offre ou non des actions à d'anciens fonctionnaires, la propriété désigne le contrôle et l'influence notable exercés sur les activités et la structure de gestion de la société. L'entreprise peut être l'association constituée par les fonctionnaires pour élaborer une (des) proposition(s). Elle peut être contrôlée par les ex-fonctionnaires de façon collective et ne pas compter de propriétaire tenant lieu de directeur.

extrême urgence (pressing emergency) - situation où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public.

fractionnement d'un marché (contract splitting) - le fait de diviser inutilement un besoin global en plusieurs marchés plus modestes, contournant ainsi les limites de durée des engagements ou la nécessité de faire approuver le marché.

frais généraux (overhead costs) - frais indirects rattachés à l'exploitation d'une entreprise et qui, sauf disposition contraire, sont réputés compris dans un multiplicateur ou un pourcentage appliqué au coût de rémunération.

invitation électronique à soumissionner (electronic bidding) - méthode d'approvisionnement axée sur la transparence qui donne aux fournisseurs la possibilité de soumissionner les marchés de l'État et permet à l'État d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix au moyen

  1. d'avis publics, émis par l'entremise d'un service électronique d'information (tels que le MERX), sur les projets de marchés;
  2. d'avis publics, émis par l'entremise d'un service électronique d'information, sur les projets de marchés prescrits, grâce à la publication d'un préavis d'adjudication de contrat (PAC);
  3. d'avis publics publiés dans la revue Marchés publics;
  4. d'autres méthodes d'approvisionnement approuvées par le Conseil du Trésor.

juste valeur (fair value) -

  1. Le prix qui serait convenu dans un marché libre et non assujetti à des restrictions entre des parties bien informées et bien disposées qui traitent à distance et qui possèdent toutes les informations requises et qui ne sont nullement obligées de faire des transactions.

    Le terme «juste» suppose le concept d'un marché qui n'est pas perturbé par des facteurs économiques imprévisibles, p. ex., une période de prospérité ou une récession. (23/06/94 - Guide des approvisionnements de TPSGC, le 16 février 1998).

    OU

  2. la valeur d'un bien ou d'un service tel que déterminé à la suite de négociations entre les acheteurs et les vendeurs et ladite valeur serait acceptable comme fondement d'un achat ou d'une vente (définition adaptée de l'ouvrage intitulé, Aljian's Purchasing Handbook, Fourth Edition, McGraw-Hill Book Company, 1982.)

lettre de change (bill of exchange) - effet de commerce par lequel une personne (le tireur) ordonne à une autre personne (le tiré) de verser, sans condition, une certaine somme d'argent, à vue, sur demande ou à une certaine date, à une troisième personne appelée bénéficiaire, au porteur ou à l'ordre de ce dernier.

marché (contract) - accord conclu entre une autorité contractante et un particulier ou une entreprise, pour la fourniture d'un bien, l'exécution d'un service, la construction d'un ouvrage ou la location à bail d'un bien immobilier, moyennant une contrepartie.

marché concurrentiel (competitive contract) - marché soumis à un processus d'appel d'offres qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité et qui donne à un nombre raisonnable et représentatif de fournisseurs l'occasion de présenter des soumissions grâce aux moyens suivants :

soit

  1. en donnant un avis public, selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner, et peut-être aussi d'autres méthodes habituelles d'invitation à soumissionner, d'un appel d'offres concernant un marché proposé ou de l'intention du gouvernement d'adjuger un marché à un entrepreneur présélectionné (un marché prescrit annoncé au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat - PAC), selon les motifs d'appel d'offres limité prévus par les accords commerciaux internationaux, ou selon les exceptions prévus par l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État (RMÉ).

    et

    1. dans le cas d'un appel d'offres, quand l'offre la plus basse ou ayant la meilleure valeur, tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres et tel que déterminé par l'autorité contractante, est acceptée;
    2. dans le cas d'une seule offre, quand la valeur de l'offre faite, conformément aux critères impératifs prévus par l'appel d'offres, à la Couronne est juste, tel que déterminé par l'autorité contractante; ou
    3. dans le cas d'un PAC, quand personne ne manifeste d'intérêt pour le marché proposé ou ne conteste son adjudication dans la période prescrite d'au moins quinze jours civils.

    OU

  2. en donnant un avis public, selon les méthodes habituelles d'invitation à soumissionner (comme une liste de fournisseurs, etc.) et d'une manière conforme aux pratiques commerciales généralement reconnues, d'un appel d'offres concernant un marché proposé

    et

    1. dans le cas d'un appel d'offres, quand au moins deux soumissions ont été reçues, la soumission la plus basse ou la soumission ayant la meilleure valeur, tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres et tel que déterminé par l'autorité contractante, est acceptée; ou
    2. dans le cas où une seule soumission, d'une manière conforme aux critères prévus par l'appel d'offres, a été reçue et ayant une juste valeur pour la Couronne, tel que déterminé par l'autorité contractante, a été obtenu.

marché à prix ferme (firm price contract) - marché précisant le total payable ou marché dont le prix total est égal au produit du nombre de tâches ou d'articles identiques par le prix unitaire fixe.

marché de services d'architectes et d'ingénieurs (architectural and engineering service contract) - marché passé pour la fourniture de services portant sur la planification, la conception, la préparation ou la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage.

marché d'urgence (emergency contract) - marché pour lequel il faudrait normalement obtenir l'approbation du Conseil du Trésor, mais qui est conclu sans délai en cas d'extrême urgence parce qu'un retard serait préjudiciable à l'intérêt public.

marché non concurrentiel (non-competitive contract) - marché qui n'a pas été précédé d'un appel d'offres ou marché qui a été précédé d'un appel d'offres mais qui ne remplit pas les conditions d'un marché concurrentiel.

marché prescrit (directed contract) - marché adjugé à un entrepreneur présélectionné par une autorité contractante qui choisit de ne pas recourir à un appel d'offres pour l'une ou plusieurs des raisons énoncées à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. Les autorités contractantes sont fortement encouragées à annoncer publiquement ces marchés en donnant un préavis d'adjudication de contrat (PAC) selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner. Si personne ne conteste le PAC de façon valable dans les quinze jours suivant sa publication, le marché prescrit est alors jugé concurrentiel, et l'autorité contractante peut l'adjuger en appliquant les plafonds plus élevés prévus pour les marchés faisant l'objet d'une invitation électronique à soumissionner.

Marchés publics (Government Business Opportunities) - revue publiée trois fois par semaine par Approvisionnements et Services Canada et dans laquelle paraissent les projets de marchés tant au Canada qu'à l'étranger ainsi que les préavis d'adjudication de contrat (PAC) des ministères et organismes.

meilleure valeur (best value) - la combinaison de prix, de valeur technique et de qualité, tel que déterminé par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres et qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable.

modification d'un marché (contract amendment) - le fait d'ajouter des clauses à un marché, de soustraire des clauses existantes ou de corriger des clauses existantes.

montant (amount) - contrepartie, fixée ou estimative, versée par l'autorité contractante aux termes du marché.

offre à commandes (standing offer) - offre faite par un fournisseur éventuel pour la fourniture de biens ou de services, au prix établi et selon les modalités énoncées dans l'accord sous-jacent.

organisation de services communs (OSC) (common service organization) - organisme dont les activités consistent surtout à servir d'autres ministères et organismes.

paiement à titre gracieux (ex gratia payment) - paiement qui n'a pas de fondement juridique ou dont le fondement juridique est incertain aux termes du marché.

pension de l'État (government pension) - pension de retraite ou prestations de pension payables sur la caisse de l'État ou sur un régime de retraite établi pour les employés des conseils, commissions et sociétés énumérés à l'annexe A de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), indexées en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires.

préavis d'adjudication de contrat (PAC) (advance contract award notice) - Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de quinze jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Une fois les fournisseurs qui n'ont pas été retenus informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d'appels d'offres électronique.

Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de quinze jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement ou au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.

prise en charge de services de l'État par des fonctionnaires (employee takeover) - entente conclue entre le gouvernement du Canada et une entreprise créée aux fins de la prise en charge composée d'un ex-fonctionnaire ou d'un groupe d'ex-fonctionnaires qui a démissionné de la fonction publique pour offrir, à titre privé, le service qu'il fournissait, ou un service semblable, lorsqu'il appartenait à la fonction publique. La politique permet au fonctionnaire ou au groupe de fonctionnaires de créer une entreprise privée pour négocier ou soumissionner des activités de prestation de services du gouvernement. Le marché peut prévoir un bail ou une licence.

prix ferme (prix fixe) (firm (fixed) price) - mode d'établissement du prix selon lequel le prix total est une somme forfaitaire fixe ou une somme composée de prix unitaires fixes. Dans un tel cas, les deux parties s'entendent avant l'adjudication du marché sur le prix à payer.

prix fixe unitaire (fixed unit price) - mode d'établissement du prix selon lequel on calcule la somme payable en multipliant le nombre d'articles ou d'unités de travail identiques par le prix de l'unité de travail ou de l'article.

prix visé (honoraires fixes et formule de primes) (target price) - mode d'établissement du prix selon lequel l'entrepreneur est remboursé des coûts qu'il a légitimement supportés et que détermine une vérification, en plus de recevoir les honoraires fixes convenus à titre de bénéfice et une prime sur les économies réalisées entre le coût visé et le coût réel établi par vérification. Un marché à prix visé peut également comprendre un prix plafond.

professionnel (professional) - voir «services de conseil et services professionnels.»

proposition (proposal) - soumission ou offre, spontanée ou présentée en réponse à un appel d'offres lancé par une autorité contractante. Une proposition est en général nécessaire lorsque l'entrepreneur est choisi en fonction de la meilleure valeur offerte plutôt qu'en fonction du prix seul. Les propositions peuvent nécessiter certains détails, par exemple les titres de compétence et l'expérience de l'entreprise, la définition des problèmes et les solutions envisagées.

retenue (holdback) - somme prélevée sur le prix selon les modalités d'un marché.

services de conseil et services professionnels (consulting and professional services) - services fournis par des particuliers possédant une formation, des titres de compétence et des connaissances spécialisées dans une discipline professionnelle, scientifique, technique ou administrative. Par exemple, le mot «professionnel» a une connotation juridique pour certaines professions; pour d'autres, il évoque un niveau de compétence reconnu. Les services de conseil et les services professionnels comprennent en général : la recherche et les études scientifiques, y compris l'interprétation, les services d'architecture et de génie, la planification et l'aménagement, la collecte des données, la vérification et certains aspects du traitement électronique des données. Cette énumération n'est pas exhaustive, et les autorités contractantes doivent considérer chaque situation comme un cas d'espèce.

services de travail temporaire (temporary help services) - services fournis à l'État en vertu d'un marché et exécuté par les employés d'une entreprise qui sont rattachés temporairement à un ministère ou un organisme.

services professionnels (professional services) - voir «services de conseil et services professionnels.»

sociétés de placement temporaire (temporary help firms) - organisation commerciale offrant des services de travail temporaire et comptant plus d'un employé ou dirigeant.

soumission valide (valid bid) - offre chiffrée, soit spontanée, soit résultant d'un appel d'offres, qui répond à toutes les exigences stipulées dans l'appel d'offres.

taux fixe au temps (fixed time rate) - mode d'établissement du prix selon lequel on détermine la somme payable en exprimant le coût de la main-d'oeuvre, les frais généraux et le profit sous forme de montant fixe par unité de temps.

Appendice B - Règlement concernant les marchés de l'État

C.P. 1987-1355, 30 juin 1987
(DORS 87-402, tel que modifié par DORS 91-651,
DORS 92-503, DORS 96-472 et DORS 97-115)

Publiée le 6 mars 1998. Les dispositions du présent appendice sont impératives, étant donné qu'elles constituent un règlement, conformément au paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Titre abrégé

1. Règlement sur les marchés de l'État.

Définitions

2. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« acompte » (progress payment) - somme versée par Sa Majesté ou pour son compte relativement à une partie d'un marché, après l'exécution de celle-ci mais avant l'exécution du marché.

« autorité contractante » (contracting authority) -

  1. Le ministre compétent au sens des alinéas a), a.1) ou b) de la définition de ministre compétent, à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  2. tout établissement public mentionné à l'annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  3. la Commission de la Capitale nationale.

« cautionnement de paiement » (payment bond) - Cautionnement que l'adjudicataire remet pour garantir le paiement de la main-d'oeuvre ou des matériaux qui doivent être fournis aux termes du marché.

« cautionnement de soumission » (bid bond) - Cautionnement que le soumissionnaire remet pour garantir qu'il conclura le marché s'il lui est adjugé.

« cautionnement d'exécution » (performance bond) - Cautionnement que l'adjudicataire remet pour garantir l'exécution du marché.

« dépôt de garantie » (security deposit) -

  1. Lettre de change à la fois :
    1. payable à l'ordre du receveur général,
    2. certifiée par une institution financière agréée ou tirée par une telle institution sur elle-même;
  2. obligation garantie par le gouvernement;
  3. toute autre garantie jugée acceptable par l'autorité contractante et approuvée par le Conseil du Trésor.

« garantie contractuelle » (contract security) -

  1. Cautionnement de paiement ou cautionnement d'exécution que l'adjudicataire remet à Sa Majesté pour garantir, en cas de manquement à ses obligations aux termes du marché :
    1. soit l'indemnisation de Sa Majesté,
    2. soit l'achèvement de l'exécution du marché, si les conditions du cautionnement de paiement ou du cautionnement d'exécution l'exigent;
  2. dépôt de garantie que l'adjudicataire remet à Sa Majesté pour garantir l'exécution du marché conformément aux conditions de celui-ci.

« garantie de soumission » (bid security) - Cautionnement de soumission, ou dépôt de garantie que le soumissionnaire remet à Sa Majesté pour garantir qu'il conclura le marché s'il lui est adjugé.

« institution financière agréée » (approved financial institution) -

  1. Société ou institution qui est membre de l'Association canadienne des paiements;
  2. société qui accepte des dépôts qui sont garantis par la Société d'assurance-dépôts du Canada ou la Régie de l'assurance-dépôts du Québec jusqu'au maximum permis par la loi;
  3. caisse de crédit au sens de l'alinéa 137(6)b) de la Loi de l'impôt sur le revenu;
  4. société qui accepte du public des dépôts dont le remboursement est garanti par Sa Majesté du chef d'une province;
  5. la Société canadienne des postes.

« liste de fournisseurs » (suppliers' list) - Liste établie par l'autorité contractante qui porte les noms et l'adresse des fournisseurs à qui elle peut lancer un appel d'offres.

« marché » (contract) - L'un des marchés suivants conclu par une autorité contractante pour le compte de Sa Majesté :

  1. marché de travaux publics;
  2. marché de fournitures; ou
  3. marché de services.

« marché de fournitures » (goods contract) - Marché qui porte sur l'achat d'articles, de produits, d'outillage, de marchandises, de matériaux ou d'approvisionnements. La présente définition comprend :

  1. tout marché qui porte sur l'impression ou la reproduction d'imprimés;
  2. tout marché qui porte sur la construction ou la réparation de navires.

« marché de services » (service contract) - Tout marché de services sauf celui en vertu duquel une personne est engagée à titre d'agent, de commis ou d'employé de Sa Majesté.

« marché de travaux publics » (construction contract) - Marché qui porte sur la construction, la réparation, la rénovation ou la restauration d'un ouvrage, à l'exception d'un navire. La présente définition comprend :

  1. les marchés portant sur la fourniture et l'érection d'une structure préfabriquée;
  2. les marchés de dragage;
  3. les marchés de démolition;
  4. les marchés portant sur la location de l'outillage destiné directement ou indirectement à l'exécution d'un marché visé par la présente définition.

« obligation garantie par le gouvernement » (gouvernment guaranteed bond) - Obligation du gouvernement du Canada ou obligation dont le principal et l'intérêt sont garantis inconditionnellement par le gouvernement du Canada, qui est :

  1. soit payable au porteur;
  2. soit accompagnée d'un acte de transfert au receveur général, dûment signé et établi en la forme prévue par le Règlement sur les obligations intérieures du Canada;
  3. soit immatriculée au nom du receveur général.

« paiement anticipé » (advance payment) - Somme versée par Sa Majesté ou pour son compte relativement à une partie d'un marché avant l'exécution de celle-ci.

Application

3. Le présent règlement s'applique à tous les marchés, sauf les suivants :

  1. les marchés conclus par l'Office national du film;
  2. les marchés de construction conclus en vertu de la Loi sur les terres destinées aux anciens combattants;
  3. les marchés conclus en vertu de la Loi sur les Indiens qui engagent l'argent des Indiens au sens de cette loi;
  4. sous réserve de l'article 4, les marchés de services de conseillers juridiques conclus par le ministre de la Justice ou sous son autorité;
  5. les marchés portant sur l'aménagement de bureaux ou de locaux d'habitation qui font partie d'opérations autorisées en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux ou ses règlements d'application; et
  6. dispositions prises en vertu d'une entente dans le cadre d'Échanges Canada.

PARTIE I - Conditions de conclusion des marchés

Services de conseillers juridiques

4. Les marchés de services de conseillers juridiques ne peuvent être conclus que par le ministre de la Justice ou sous son autorité.

Appel d'offres

5. Avant la conclusion d'un marché, l'autorité contractante doit lancer un appel d'offres de la façon prévue à l'article 7.

6. Malgré l'article 5, l'autorité contractante peut conclure un marché sans lancer d'appel d'offres dans les cas suivants :

  1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
  2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas :
    1. 25 000 $,
    2. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage,
    3. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d'un programme ou projet d'aide au développement international;
  3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
  4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

6.1 (1) Malgré l'article 5, l'autorité contractante peut conclure un marché sans lancer d'appel d'offres dans les cas suivants :

  1. le montant estimatif de la dépense est inférieur à 100 000 $ et les conditions suivantes sont réunies :
    1. le marché est conclu entre l'autorité contractante et l'acquéreur d'une division du Groupe Communication Canada visée à la colonne I de l'annexe I ou son cessionnaire,
    2. le marché porte sur la prestation de services visés à la colonne II qui sont offerts par cette division;
  2. le montant estimatif de la dépense est inférieur au montant représentant le seuil applicable à la date où le marché est conclu, lequel seuil est mentionné au sous-alinéa 1001(1)c)(i) de l'Accord de libre-échange nord-américain, ajusté conformément à l'alinéa 1001(1)c) de cet accord et converti conformément au paragraphe 3 de l'annexe 1001.1c de l'accord et les conditions suivantes sont réunies :
    1. le marché est conclu entre l'autorité contractante et l'acquéreur d'une division du Groupe Communication Canada visée à la colonne I de l'annexe II ou son cessionnaire,
    2. le marché porte sur la prestation de services visés à la colonne II qui sont offerts par cette division.

(2) Le paragraphe (1) ne s'applique plus à compter de celle des dates suivantes qui est antérieure à l'autre :

  1. le 7 mars 2002;
  2. la date à laquelle il est mis fin à la convention d'achat.

7. L'autorité contractante lance l'appel d'offres pour tout marché :

  1. soit en donnant un avis public à cet effet conformément aux pratiques commerciales généralement reconnues;
  2. soit en s'adressant aux fournisseurs dont le nom figure sur la liste des fournisseurs.

Paiements anticipés

8. 1) Sous réserve du paragraphe 2), l'autorité contractante peut conclure un marché prévoyant des paiements anticipés.

2) Dans le cas où la conclusion du marché nécessite l'approbation du Conseil du Trésor, le montant et les dates des paiements anticipés doivent être approuvés par celui-ci.

Acomptes

9. L'autorité contractante peut conclure un marché prévoyant le versement d'acomptes.

PARTIE II - Garanties

10. La présente partie s'applique dans les cas où l'autorité contractante exige que le soumissionnaire ou l'adjudicataire, selon le cas, fournisse à Sa Majesté une garantie de soumission ou une garantie contractuelle.

11. L'autorité contractante ne peut accepter comme dépôt de garantie une obligation garantie par le gouvernement qui comprend des coupons que si celle-ci comprend tous les coupons non échus à la date du dépôt.

12. L'autorité contractante doit conserver tout cautionnement de soumission, cautionnement de paiement, cautionnement d'exécution ou dépôt de garantie non négociable qu'elle reçoit jusqu'à la réalisation des exigences qui y sont prévues.

13. 1) L'autorité contractante qui reçoit un dépôt de garantie négociable à titre de garantie de soumission doit le conserver jusqu'au moment fixé aux paragraphes 2) ou 3).

2) Si l'autorité contractante accepte la soumission et exige une garantie contractuelle, elle doit :

  1. conserver le dépôt de garantie visé au paragraphe 1) jusqu'à la réception de la garantie contractuelle;
  2. sur réception de la garantie contractuelle, remettre le dépôt de garantie visé au paragraphe 1) à l'adjudicataire ou le conserver s'il fait partie de la garantie contractuelle.

3) Si l'autorité contractante rejette la soumission ou l'accepte sans exiger de garantie contractuelle, elle doit remettre le dépôt de garantie visé au paragraphe 1) au soumissionnaire ou à l'adjudicataire, selon le cas.

14. L'autorité contractante qui reçoit une lettre de change à titre de garantie contractuelle ou la conserve conformément à l'alinéa 13(2)b) doit sans délai en verser le montant au Fonds du revenu consolidé.

15. L'autorité contractante qui reçoit un dépôt de garantie négociable autre qu'une lettre de change à titre de garantie contractuelle ou le conserve conformément à l'alinéa 13(2)b) doit :

  1. soit le garder dans un lieu sûr;
  2. soit le remettre sans délai au receveur général pour qu'il le garde en sûreté.

16. L'autorité contractante doit remettre à l'adjudicataire tout dépôt de garantie négociable que ce dernier lui a remis, si Sa Majesté n'a aucune réclamation à lui opposer au titre du marché et si, selon le cas :

  1. le marché a été exécuté de façon satisfaisante;
  2. il a été mis fin au marché sans que l'adjudicataire en soit responsable.

17. Lorsque le dépôt de garantie est une obligation garantie par le gouvernement qui comprend des coupons non échus à la date du dépôt, l'autorité contractante ou le receveur général doit, à la demande du soumissionnaire ou de l'adjudicataire, selon le cas, lui remettre les coupons qui viennent à l'échéance si cela ne réduit pas le montant du dépôt de garantie exigé

Annexe I (article 6.1)
 Article Colonne I
Division du Groupe Communication Canada
Colonne II
Services
1. Atelier principal, 45, boulevard Sacré-Coeur, Hull (Québec) (1) Services d'impression et de reproduction conventionnels et offset : services complets d'impression offset, notamment :
  1. services de composition :
    1. préparation de la copie,
    2. conception graphique et gestion des données à l'appui des travaux conventionnels d'imprimerie,
    3. préparation de documents électroniques en SGML,
    4. structuration des données en HTML,
    5. publications sur cédérom;
  2. services de gestion des donnée : tenue et mise à jour de fichiers numériques pour répondre aux demandes répétitives de travaux conventionnels;
  3. services de prépresse, d'impression et de reliure permettant de produire une grande variété de publications, notamment des livres, livrets, brochures, dépliants, catalogues, manuels et produits généraux (bulletins, en-têtes).
2. Division des centres d'imprimerie de la région de la capitale nationale (1) Services de reprographie : services de photocopie en noir et blanc, en couleur d'accompagnement et en couleurs.

(2) Services d'imprimerie électronique :

  1. production électronique à haute vitesse de renseignements et sortie de données de fichiers électroniques sur support papier, microfiche ou cédérom au moyen de la technologie numérique;
  2. fusion de données fixes et variables pour des applications de courrier direct, tels les rapports financiers et les livrets sur la rémunération et les avantages sociaux;
  3. emmagasinage des données qui doivent être reproduites par voie électronique au fur et à mesure des besoins.
3. Opérations régionales (région du Québec) (1) Services de reprographie :
  1. services de photocopie en noir et blanc, en couleur d'accompagnement et en couleurs;
  2. services de reproduction offset.

(2) Services d'imprimerie électronique :

  1. production électronique à haute vitesse de renseignements et sortie de données de fichiers électroniques au moyen de la technologie numérique;
  2. emmagasinage de données dont on peut se servir au besoin.
4. Opérations régionales (région de l'Ontario) (1) Services de reprographie :
  1. services de photocopie en noir et blanc, en couleur d'accompagnement et en couleurs;
  2. services de reproduction offset.

(2) Services d'imprimerie électronique :

  1. production électronique à haute vitesse de renseignements et sortie de données de fichiers électroniques au moyen de la technologie numérique;
  2. emmagasinage de données destinées à servir au besoin.
5. Opérations régionales (région de l'Atlantique) (1) Services de reprographie :
  1. services de photocopie en noir et blanc, en couleurs d'accompagnement et en couleurs;
  2. services de reproduction offset.

(2) Services d'imprimerie électronique :

  1. production électronique à haute vitesse de renseignements et sortie de données de fichiers électroniques au moyen de la technologie numérique;
  2. emmagasinage de données dont on peut se servir au besoin.
6. Opérations régionales (région du Pacifique/Ouest) (1) Services de reprographie :
  1. services de photocopie en noir et blanc, en couleurs d'accompagnement et en couleurs;
  2. services de reproduction offset.

(2) Services d'imprimerie électronique :

  1. production électronique à haute vitesse de renseignements et sortie de données de fichiers électroniques au moyen de la technologie numérique;
  2. emmagasinage de données dont on peut se servir au besoin.
7. Services en logistique de distribution (1) Services d'entreposage et de distribution :
  1. distribution massive, envoi par courrier et expédition de publications et d'autres produits de communication qui sont en stock;
  2. services d'entreposage électronique, notamment la saisie et le balayage électroniques de données en vue de l'entreposage électronique de publications et d'autres produits de communication qui sont en stock ou qui doivent être mis en stock.

(2) Services de gestion intégrée de formulaires :

  1. analyse, conception et élaboration de formulaires;
  2. entreposage et gestion des stocks de formulaires, tant de façon conventionnelle qu'électronique;
  3. production initiale de formulaires et reconstitution des stocks.

 

Annexe II (article 6.1)
Article Colonne I
Division du Groupe Communication Canada
Colonne II
Services
1. Division des centres d'imprimerie de la région de la capitale nationale Services de gestion de photocopieurs d'appoint : gestion administrative et approvisionnement en équipement et en fournitures pour les photocopieurs d'appoint installés dans les locaux des clients.
2. Opérations régionales (région de l'Ontario) Services de gestion de photocopieurs d'appoint : gestion administrative et approvisionnement en équipement et en fournitures pour les photocopieurs d'appoint installés dans les locaux des clients.
3. Opérations régionales (région du Québec) Services de gestion de photocopieurs d'appoint : gestion administrative et approvisionnement en équipement et en fournitures pour les photocopieurs d'appoint installés dans les locaux des clients.
4. Opérations régionales (région de l'Atlantique) Services de gestion de photocopieurs d'appoint : gestion administrative et approvisionnement en équipement et en fournitures pour les photocopieurs d'appoint installés dans les locaux des clients.
5. Opérations régionales (région du Pacifique/Ouest) Services de gestion de photocopieurs d'appoint : gestion administrative et approvisionnement en équipement et en fournitures pour les photocopieurs d'appoint installés dans les locaux des clients.
6. Services en logistique de distribution
  1. Services de distribution : distribution massive, envoi par courrier et expédition de publications, autres que des formulaires, et d'autres produits de communication qui sont en stock.
  2. Services de gestion intégrée de formulaires : distribution massive, envoi par courrier et expédition de formulaires qui sont en stock ou qui sont imprimés, sur demande, à partir d'un support électronique.

Appendice C - Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, 26 juin 1987, dans sa forme modifiée

Révisé le 1 avril 2005. Les dispositions du présent appendice sont impératives étant donné qu'elles constituent des prescriptions du Conseil du Trésor.

PARTIE I - Pouvoirs généraux de passation des marchés

1. Une autorité contractante définie dans le Règlement sur les marchés de l'État et énumérée à la colonne I des annexes 1, 2, ou 3 de la présente directive ou dans le texte de l'annexe 5 peut conclure un marché ou un accord contractuel sans l'approbation du Conseil du Trésor si le montant payable, qui inclut toutes les taxes applicables (y compris la TPS ou la TVH) ne dépasse pas la limite indiquée aux colonnes II, IV et VI des annexes 1, 2 ou 3, et dans le texte de l'annexe 5.

2. L'autorité contractante qui a conclu un marché peut modifier celui-ci sans l'approbation du Conseil du Trésor si la valeur cumulative des modifications, qui inclut toutes les taxes applicables (y compris la TPS ou la TVH), ne dépasse pas la limite indiquée aux colonnes III, V et VII des annexes 1, 2 ou 3.

3. Lorsque le Conseil du Trésor a approuvé une modification, l'autorité contractante peut modifier de nouveau le marché sans l'approbation du Conseil du Trésor si la valeur cumulative des modifications, qui inclut toutes les taxes applicables (y compris la TPS ou la TVH), ne dépasse pas la limite indiquée à la colonne VII des annexes 1, 2 ou 3.

4. Les limites spéciales auxquelles est assujettie l'autorité contractante en ce qui a trait à la conclusion et à la modification d'un marché avec un ancien fonctionnaire qui touche une pension du gouvernement sont énoncées à l'annexe 5.

À compter du 1er avril 2005, pour les biens et services figurant au tableau 4 qui suit, et lorsque TPSGC a mis en place des offres à commandes à l'appui, le recours à ces offres est obligatoire. TPSGC publiera la liste des offres à commandes qui sont disponibles pour chaque bien et service et la mettra à jour annuellement.

Annexe 1 - Marchés de travaux de construction
(en milliers de dollars)
Article Col I Col II Col III Col IV Col V Col VI Col VII
  Autorité
contractante
Invitation
électronique
à soumissionner
Marchés
concurrentiels
Marchés non concurrentiels
    Entrée Modification Entrée Modification Entrée Modification
1. Tous les programmes non précisés dans la présente annexe - - 400 200 40 40
2. Travaux publics et Services gouvernementaux 20 000 10 000 10 000 5 000 500 500

 

Annexe 2 - Marchés de fournitures
(possibilité de délégation par le ministre de
Travaux publics et Services gouvernementaux)
(en milliers de dollars)

Article

Col I

Col II

Col III

Col IV

Col V

Col VI

Col VII

 

Autorité contractante de

Invitation électronique
à soumissionner

Marchés concurrentiels

Marchés non concurrentiels

   

Entrée

Modification

Entrée

Modification

Entrée

Modification

1.

Tous les programmes non précisés dans la présente annexe

-

-

400

200

40

40

2.

Tous les programmes, pour des marchés avec le Groupe Communication Canada Inc. (jusqu'au 7 mars, 2002)

-

-

400

200

100

50

3.

Travaux publics et Services gouvernementaux

40 000

20 000

10 000

5 000

2 000

1 000

 

Annexe 3 - Marchés de services
(en milliers de dollars)
(à l'exclusion des services d'architecture et de génie)*

Article

Col I

Col II

Col III

Col IV

Col V

Col VI

Col VII

 

Autorité contractante de

Invitation
électronique
à soumissionner

Marchés
concurrentiels

Marchés non concurrentiels

   

Entrée

Modification

Entrée

Modification

Entrée

Modification

1.

Tous les programmes non précisés dans la présente annexe

2 000

1 000

400

200

100

50

2.

Le Bureau du commissaire aux langues officielles

2 000

1 000

400

200

100

100

3.

Travaux publics et Services gouverne-
mentaux

20 000

10 000

10 000

5 000

3 000

1 500

4.

Transports

4 000

2 000

2 000

1 000

100

100

5.

Pêches et Océans

4 000

2 000

400

200

100

50

* Les pouvoirs de passation des marchés pour les services d'architecture et de génie sont spécifiés dans les paragraphes 9.,  18., 53. et 54. de la partie II du présent appendice.

Catégorie

Tableau 4 - Biens et services lesquels le recours aux offres à commandes est obligatoire le 1er avril 2005

 

Description

D

Traitement de l'information et services de télécommunications connexes

R

Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion

N23

Véhicules à l'effet de sol, véhicules-moteur, remorques et cycles

N58

Équipements des télécommunications, de détection et à rayonnement cohérent

N70

Équipement pour le traitement automatique de données à usage général, logiciel, comprenant la microprogrammation, fournitures et équipement de soutien

N71

Mobiliers

N74

Machines de bureau, systèmes de traitement des textes et équipement à classement visible

N75

Fournitures de bureau

N84

Vêtements, équipement individuels et insignes

N91

Carburants, lubrifiants, huiles et cires

 

ANNEXE  5

Marchés de services conclus avec d'anciens fonctionnaires qui touchent une pension du gouvernement

1) Marchés de services non concurrentiels (sur appel d'offres restreint) conclus avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension :

CONCLUSION DE MARCHÉS

  1. les autorités contractantes peuvent négocier et octroyer des marchés dont la valeur totale, incluant les amendements, ne dépasse pas 25 000 $;
  2. il faut obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor si la valeur du marché et des modifications dépasse 25 000 $;
  3. il faut réduire la valeur, incluant les amendements, des marchés si la personne a pris sa retraite depuis moins d'un an et si elle reçoit une pension.

MODIFICATIONS

Il faut obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor si la valeur du marché et des modifications dépasse 25 000 $.

2) Marchés de services concurrentiels (traditionnels ou par appel d'offres électroniques) avec d'anciens fonctionnaires qui touche une pension du gouvernement :

CONCLUSION DE MARCHÉS

  1. les autorités contractantes peuvent négocier et octroyer des marchés dont la valeur totale, incluant les amendements, ne dépasse pas 100 000 $;
  2. il faut obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor si la valeur du marché et des modifications dépasse 100 000 $.

MODIFICATIONS

Il faut obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor si la valeur du marché et des modifications dépasse 100 000 $.

Notes concernant les marchés de services avec d'anciens fonctionnaires qui touchent un paiement forfaitaire :

1. Les anciens fonctionnaires qui touchent un paiement forfaitaire sont ceux qui ont bénéficié du paiement forfaitaire prévu dans la Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE), conformément à la Loi sur la rémunération du secteur public, ainsi que les anciens membres des Forces armées et de la Gendarmerie royale du Canada qui touchent un montant forfaitaire grâce à des programmes équivalents de réduction des effectifs.

2. L'entrepreneur ne peut recevoir, au total, des honoraires supérieurs à 5 000 $ (y compris la TPS ou la TVH ) qui visent un ou plusieurs marchés au cours de la période d'application du paiement forfaitaire. Autrement dit, lorsque le plafond de 5 000 $ est atteint, les honoraires des marchés qui ont été adjugés à un ancien fonctionnaire doivent être réduits à zéro pour la période d'application du paiement forfaitaire.

3. Des frais généraux raisonnables, comme des frais de déplacement, sont exclus du plafond de 5 000 $.

4. Les ministères et les organismes doivent faire approuver par le Conseil du Trésor tous les marchés où d'anciens fonctionnaires touchés pourraient recevoir des honoraires qui dépasseraient 5 000 $ au cours de la période d'application de leur paiement forfaitaire.

5. L'application de l'exigence actuelle qui vise la réduction des honoraires des marchés au cours d'une période d'un an pour les anciens fonctionnaires recevant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique et indexée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires est retardée de sorte que cette période ne commence que lorsque prend fin la période d'application du paiement forfaitaire.

6. L'exemption à la politique actuelle de réduction des honoraires des marchés dont bénéficient les anciens membres des Forces armées et de la GRC est maintenue.

7. Les restrictions de la réduction des honoraires des marchés ne s'appliquent pas aux marchés concurrentiels une fois qu'est terminée la période d'application du paiement forfaitaire.

PARTIE II

Répertoire ministériel sur les pouvoirs spéciaux
de passation des marchés

 

Voir section

Généralités

1., 2., 3., 19., 49., 54.

Affaires étrangères et Commerce international

9., 47., 51.

Affaires indiennes et du Nord Canada

38.

Agence canadienne de développement international

4.

Agence canadienne d'inspection alimentaire

23.

Agence des douanes et du revenu du Canada

15.

Agriculture et Agroalimentaire Canada

37., 53.

Archives nationales du Canada

12.

Bibliothèque nationale du Canada

13.

Bureau du surintendant des institutions financières Canada

20.

Centre canadien de gestion

22.

Commission de la capitale nationale

55.

Commission de la fonction publique du Canada

34., 42.

Condition féminine Canada

48.

Conseil national de recherches Canada

27., 56.

Défense nationale

26., 57., 58.

Développement des ressources humaines Canada

28.

Environnement Canada

35., 46.

Gendarmerie royale du Canada

24.

Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable du programme Extension

39.

Office national du film

21.

Pêches et Océans

10., 14., 25., 44., 53.

Santé

17.

Service canadien du renseignement de sécurité

16.

Service correctionnel Canada

11.

Transports Canada

8., 43.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

5., 6., 7., 18., 29., 30., 31., 32., 33., 36, 40.

Pouvoirs spéciaux de passation des marchés

En plus ou comme exceptions aux pouvoirs énumérés à la partie I du présent appendice, des pouvoirs spéciaux de passation des marchés ainsi que d'autres pouvoirs connexes ont été approuvés par le Conseil du Trésor. Ces pouvoirs exceptionnels s'appliqueront en parallèle avec l'utilisation des instruments obligatoires de TPSGC comme premier choix, dans la mesure du possible. Ce sont les suivants.

1. L'autorité contractante peut conclure et modifier un marché de services portant sur

  1. des services de transport fournis par des transporteurs publics, quel que soit le montant payable, si les tarifs demandés ne dépassent pas les tarifs normaux de tels services; ou
  2. des services d'électricité, de gaz, d'eau, de traitement des eaux usées, de chauffage et de télécommunication, qui, parréglementation entière ou partielle , sont offerts seulement par des fournisseurs à des prix réglementés ou acceptés par un mécanisme de réglementation, quel que soit le montant payable, si
    1. les tarifs ne dépassent pas les tarifs normaux,
    2. le marché ne comporte pas de frais négociés d'installation ou de dépenses dépassant 200 000 $.
  3. l'achat de gaz naturel ou d'électricité par voie concurrentielle électronique lorsque la portion déréglementée ne dépasse pas
    1. 100 millions de dollars pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada,
    2. 20 millions de dollars pour le ministère de la Défense nationale et le Conseil national de recherches du Canada, et
    3. 5 millions de dollars pour tous les autres ministères et organismes.

2. L'autorité contractante peut conclure

  1. toute forme d'entente utilisée par une compagnie de chemin de fer pour l'autorisation de construire ou d'entretenir un passage privé ou un passage de tuyaux ou de câbles au-dessus, à la surface ou sous la surface du bien-fonds de la compagnie, ou
  2. une entente avec une compagnie de chemin de fer, de télégraphe, de téléphone ou d'électricité pour obtenir l'autorisation de fixer des fils aux poteaux de la compagnie,

à un taux ou selon un montant non supérieur à celui qui est normalement demandé pour une telle autorisation.

3. L'autorité contractante peut conclure un marché de fournitures ou un marché de services quel que soit le montant, si le marché découle d'une offre à commandes déjà approuvée par le Conseil du Trésor.

4. Le ministre responsable de l'Agence canadienne de développement international peut

  1. conclure un marché de services pour un programme ou un projet d'aide au développement international, ou approuver la participation d'un pays bénéficiaire à un tel marché, si le marché ne dépasse pas
    1. 20 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel et peut être modifié par l'autorité contractante jusqu'à ce que la valeur totale (modifications comprises) équivaille à 10 000 000 $, ou
    2. 200 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un tel marché de services, pour un programme ou projet d'aide au développement international, d'un montant ne dépassant pas
    1. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 100 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  3. lorsque le montant payable en vertu d'un tel marché de services a été initialement approuvé par le Conseil du Trésor ou a été augmenté avec l'approbation du Conseil du Trésor, modifier ou modifier à nouveau le marché si la valeur cumulée des modifications payables suite à chaque approbation du Conseil du Trésor ne dépasse pas :
    1. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 1 000 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  4. conclure un marché de services non-concurrentiel pour un programme ou un projet d'aide au développement international, ou approuver la participation d'un pays bénéficiaire à un tel marché, si le marché ne dépasse pas 200 000 $.
  5. conclure un marché de construction concurrentiel pour un programme ou un projet d'aide au développement international, ou approuver la participation d'un pays bénéficiaire à un tel marché, si le marché ne dépasse pas 20 000 000 $ et peut être modifié par l'autorité contractante jusqu'à ce que la valeur totale (modifications comprises) équivaille à 10 000 000 $;
  6. augmenter de 2 000 000 $ le montant payable en vertu d'un tel marché de construction concurrentiel pour un programme ou un projet d'aide au développement international;
  7. lorsque le montant payable en vertu d'un tel marché de construction concurrentiel a été initialement approuvé par le Conseil du Trésor ou a été augmenté avec l'approbation du Conseil du Trésor, modifier ou modifier à nouveau le marché si la valeur cumulée des modifications payables ultérieurement à chaque approbation du Conseil du Trésor ne dépasse pas 2 000 000 $;
  8. approuver la conclusion par un pays bénéficiaire d'un marché de biens, à l'exclusion d'engrais, si le marché ne dépasse pas
    1. 8 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  9. augmenter les montants payables en vertu d'un marché de biens, à l'exclusion d'engrais, accordé par un pays bénéficiaire de
    1. 4 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 1 000 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  10. approuver la conclusion par un pays bénéficiaire d'un marché d'engrais si le montant total payable en vertu du marché, y compris toute modification à celui-ci, ne dépasse pas 6 000 000 $ à la condition
    1. qu'il y ait appel d'offres pour chaque achat et que les montants des soumissions soient considérés comme raisonnables compte tenu des conditions du marché;
    2. que la soumission la plus basse soit acceptée, si plusieurs sont reçues; ou
    3. que dans le cas où une seule soumission est reçue, le soumissionnaire atteste qu'il offre le prix du client le plus favorisé;
  11. lorsque le montant payable en vertu d'un marché de biens accordé par un pays bénéficiaire a été initialement approuvé par le Conseil du Trésor ou a été augmenté avec l'approbation du Conseil du Trésor, approuver des modifications au marché si la valeur cumulée des modifications payables ultérieurement à chaque approbation du Conseil du Trésor ne dépasse pas :
    1. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 1 000 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  12. pour les marchés accordés avant le 31 mars 1994 en vertu d'un projet d'aide au développement international approuvé par le conseil d'administration de Petro-Canada pour l'aide internationale avant le 26 février 1991
    1. conclure un marché concurrentiel de fournitures si le montant ne dépasse pas 4 000 000 $; et
    2. conclure un marché non concurrentiel de fournitures ou de services si le montant ne dépasse pas 1 000 000 $.

5. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure ou modifier une entente pour la fourniture de produits agricoles comestibles destinés au programme de l'aide extérieure si le montant total payable en vertu de l'entente, y compris les modifications à celle-ci, ne dépasse pas 10 000 000 $;

  1. lorsque les soumissions sont raisonnables compte tenu des conditions existantes du marché, la soumission valide la plus basse est retenue, ou, s'il faut plus d'un fournisseur pour obtenir le nombre de tonnes requis, les soumissions valides les plus basses sont retenues; ou
  2. lorsqu'on procède à un appel d'offres pour livraison franco le long du navire (FLN) à plusieurs ports, la soumission valide la plus basse est retenue ou, s'il faut plus d'un fournisseur pour obtenir le nombre de tonnes requis, les soumissions valides les plus basses donnant le coût total le plus bas pour le pays bénéficiaire sont retenues.

6. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure ou modifier une entente portant sur le transport par long-courrier de marchandises expédiées pour l'Agence canadienne de développement international si :

  1. le montant total payable en vertu de l'entente, y compris les modifications de celle-ci, ne dépasse pas 5 000 000 $;
  2. le prix offert est considéré juste par le ministre, compte tenu des conditions existantes du marché; et
  3. la soumission valide la plus basse est retenue ou, s'il est nécessaire de retenir plus d'une soumission en raison de la quantité des marchandises à expédier, les soumissions valides les plus basses sont retenues.

7. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure ou modifier un marché portant sur la réparation et la réfection de matériel militaire si le marché, y compris toute modification à celui-ci, ne dépasse pas 50 000 000 $.

8. Le ministre responsable des Transports peut conclure ou modifier une entente portant sur

  1. l'affrètement d'un navire,
  2. le transport de marchandises par eau, ou
  3. le chargement et le déchargement d'un navire,

si le montant total du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas

  1. 1 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel octroyé par appel de soumissions électronique,
  2. 700 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel octroyé en vertu du processus d'adjudication habituel,
  3. 100 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel.

9. Le ministre responsable des Affaires étrangères et du Commerce international peut, conclure des marchés concurrentiels pour la conception et la construction d'immeubles dont les coûts de dépassent pas :

  1. 1 000 000 $ pour les logements du personnel (500 000 $ pour les modifications);
  2. 3 000 000 $ pour une résidence officielle (et 1 500 000 $ pour les modifications);
  3. 10 000 000 $ pour les chancelleries (et 5 000 000 $ pour les modifications); et
  4. 10 000 000 $ pour les immeubles résidentiels à logements multiples (et 5 000 000 $ pour les modifications).
  5. passer un marché non concurrentiel de services d'architecture et de génie si le montant payable ne dépasse pas 50 000 $; et
  6. augmenter le montant payable en vertu d'un marché non concurrentiel de services d'architecture et de génie d'un montant total ne dépassant pas 50 000 $.
  7. conclure des marchés concurrentiels pour les travaux d'architecture et d'ingénierie en recourant aux appels d'offres traditionnels si le montant ne dépasse pas 1 000 000 $ pour le marché initial;
  8. modifier un marché concurrentiel pour des travaux d'architecture et d'ingénierie, lorsque le marché initial a été conclu en ayant recours à des méthodes concurrentielles traditionnelles, par le montant supérieur à 250 000 $ ou 25 % du montant du marché initial (sans excéder 1 000 000 $);
  9. conclure des marchés concurrentiels pour les travaux d'architecture et d'ingénierie en recourant aux appels d'offres sous forme électronique si le montant ne dépasse pas 2 000 000 $ pour le marché initial;
  10. modifier un marché concurrentiel pour des travaux d'architecture et d'ingénierie, lorsque le marché initial a été conclu en ayant recours à des méthodes concurrentielles sous forme électroniques, par le montant supérieur à 1 000 000 $ ou 25 % du montant du marché initial (sans excéder 2 000 000 $).

10. Le ministre responsable des Pêches et Océans peut :

  1. conclure un marché de services non concurrentiel adjugé par le processus des soumissions par voie électronique, si le montant ne dépasse pas 4 000 000 $; et
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un marché de services adjugé par le processus des soumissions par voie électronique, d'un total d'au plus 2 000 000 $.

11. Le ministre responsable de Service correctionnel peut

  1. conclure un marché jusqu'à concurrence de 400 000 $ portant sur des services d'enseignement et de soins de santé aux détenus et sur des services d'assistance postpénale résidentielle et non résidentielle à des délinquants en libération conditionnelle et
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un marché portant sur des services d'enseignement, de soins de santé et d'assistance postpénale aux délinquants en libération conditionnelle jusqu'à concurrence d'une modification de 200 000 $.

12. Le ministre responsable des Archives nationales du Canada peut conclure ou modifier un marché portant sur l'achat de documents historiques, si le montant total du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 150 000 $.

13. Le ministre responsable de la Bibliothèque nationale du Canada peut conclure ou modifier un marché portant sur l'achat de livres et autres publications, si le montant total du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 150 000 $.

14. Le ministre responsable des Pêches et Océans peut, aux fins du maintient du Conseil pour la conservation des ressources halieutiques, pendant une période de cinq ans, débutant au mois d'août, 1997, conclure ou modifié un marché de services non concurrentiel, si le total, y comprit toutes les modifications, ne dépassent pas 350 000 $ pour la nomination du président du Conseil et 200 000 $ pour la nomination d'un membre du Conseil.

15. Le ministre responsable de l'Agence des douanes et du revenu du Canada peut conclure des marchés concurrentiels d'impression, en se servant du système d'invitation électronique à soumissionner, d'un maximum de 2 000 000 $, et peut modifier de tels marchés d'un montant maximal de 1 000 000 $.

16. Le ministre responsable du Service canadien du renseignement de sécurité peut, à l'occasion d'enquêtes en matière de sécurité qui, de l'avis du ministre, exigent un certain caractère confidentiel

  1. Supprimé. Voir la Loi et le Règlement sur les immeubles fédéraux;
  2. conclure un marché de fournitures (sous réserve d'une délégation du ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux), à condition que le montant ne dépasse pas
    1. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 1 000 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  3. augmenter le montant d'un marché de fournitures d'un total ne dépassant pas;
    1. 1 000 000 $ pour des marchés concurrentiels; et
    2. 500 000 $ pour des marchés non-concurrentiels.

17. Le ministre responsable de la Santé peut

  1. conclure un marché jusqu'à concurrence de 400 000 $ portant sur les services de santé destinés aux Indiens et aux Inuits du Canada;
  2. augmenter le montant d'un marché pour des services de santé pour les Indiens et les Inuits du Canada, jusqu'à concurrence d'une modification maximale de 200 000 $.

18. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut

  1. conclure un marché portant sur des services d'architectes et d'ingénieurs si le montant du marché ne dépasse pas
    1. 2 000 000 $ dans le cas d'un marché concurrentiel, ou
    2. 100 000 $ dans le cas d'un marché non concurrentiel;
  2. augmenter le montant d'un marché de services d'architectes et d'ingénieurs d'un montant total ne dépassant pas
    1. dans le cas d'un marché concurrentiel, le plus élevé des deux montants suivants :
      1. 1 000 000 $ ou
      2. 25 p.100 du montant initial du marché, jusqu'à concurrence de 2 000 000 $, et
    2. dans le cas d'un marché non concurrentiel, 100 000 $;
  3. lorsque le montant d'un marché de services d'architectes et d'ingénieurs a été augmenté avec l'approbation du Conseil du Trésor, augmenter le montant du marché d'un montant total ne dépassant pas
    1. dans le cas d'un marché concurrentiel, le plus élevé des deux montants suivants :
      1. 250 000 $; ou
      2. 25 % du montant initial du marché, jusqu'à concurrence de 1 000 000 $, et
    2. dans le cas d'un marché non concurrentiel, 100 000 $.

19. L'autorité contractante peut, jusqu'au 7 mars, 2002 :

  1. Conclure un marché de service non concurrentiel pour certains services d'imprimerie et services connexes auprès du Groupe Communication Canada Inc. (GCC Inc.) si le montant n'excède pas 100 000 $;
  2. Augmenter le montant d'un tel marché d'une somme n'excédant pas 50 000 $.

20. Le ministre responsable du Bureau du Surintendant des institutions financières peut, à l'occasion d'enquêtes urgentes et de caractère très confidentiel portant sur des institutions financières désignées par le ministre,

  1. conclure un marché non concurrentiel de services si le montant payable ne dépasse pas 150 000 $;
  2. augmenter le montant d'un marché non concurrentiel de services d'un montant total ne dépassant pas 75 000 $.

21. Le ministre responsable de l'Office national du film peut conclure des marchés de services non concurrentiels pour retenir les services de producteurs de film et modifier ces marchés pour une valeur totale combinée de 250 000 $.

22. Le ministre responsable du Centre canadien de gestion peut, pour l'acquisition des services d'enseignement et de recherche qu'il détermine,

  1. conclure un marché non concurrentiel de services avec un entrepreneur, même s'il s'agit d'un ancien employé de l'État, si le montant ne dépasse pas 100 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un tel marché d'au plus 50 000 $.

23. Le ministre responsable de l'Agence canadienne des aliments d'inspection peut :

  1. conclure un marché concurrentiel adjugé par le processus des soumissions par voie électronique, si le total ne dépasse pas 1 000 000 $ pour des marchés de construction, et 500 000 $ pour des modifications;
  2. 100 000 $ pour des marchés de services d'architecture et de génie, et 50 000 $ pour des modifications.

24. Le ministre responsable de la Gendarmerie royale du Canada peut :

  1. conclure un marché concurrentiel de services de construction adjugé par le processus des soumissions électroniques, si le montant de dépasse pas 2 000 000 $, et modifier de tels marchés jusqu'à un maximum de 15 % ou 300 000 $;
  2. conclure un marché concurrentiel de service d'architecture et de génie adjugé par le processus des soumissions électroniques, si le montant ne dépasse pas 250 000 $, et modifier de tels marchés jusqu'à un maximum de 50 000 $.

25. Le ministre responsable des Pêches et Océans peut conclure et modifier un marché non concurrentiel concernant les activités d'achat et de vente d'appâts du Programme d'achat et de revente d'appâts de Terre-Neuve si le total payable en vertu du marché, y compris les amendements apportés à celui-ci, ne dépasse pas 100 000 $.

26. Le ministre responsable de la Défense nationale peut conclure et modifier un marché portant sur des cours de pilotage d'avion et de planeur pour les cadets de l'air si le total payable en vertu du marché, y compris les amendements à celui-ci, ne dépasse pas 3 000 000 $.

27. Le ministre responsable du Conseil national de recherches du Canada peut conclure un marché pour l'acquisition et le renouvellement de périodiques et pour l'acquisition des numéros antérieurs à la condition que le contrat ou la demande en vertu de l'offre à commande ne dépasse pas 100 000 $.

28. Le ministre responsable de Développement des ressources humaines peut conclure ou modifier un marché non concurrentiel de service lié au Programme national d'aide à l'innovation liée au marché du travail, composante de la Planification de l'emploi, si le montant total payable en vertu du marché, y compris les amendements apportés à celui-ci, ne dépasse pas 200 000 $ dans le cas des marchés de services.

29. Toute autorité contractante peut conclure un marché de combustible en vrac si le marché relève d'une offre à commande établie par le ministère responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux et si le total payable en vertu de chaque demande, y compris les modifications apportées à celle-ci, ne dépasse pas 10 000 000 $.

30. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure et modifier un marché pour la fourniture de munitions en vertu du Programme d'approvisionnement en munitions, si le total payable en vertu du marché, y compris les modifications apportées à celui-ci, ne dépasse pas 50 000 000 $.

31. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure et modifier un marché de fourniture dans le cadre du programme Achats de matériel de militaire étranger avec les États-Unis si le total payable en vertu du marché, y compris les modifications apportées à celui-ci, ne dépasse pas 25 000 000 $.

32. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure et modifier un marché de fourniture de combustible en vrac dans le cadre du programme Achats de matériel de militaire étranger avec les États-Unis si le total payable en vertu du marché, y compris les modifications apportées à celui-ci, ne dépasse pas 10 000 000 $.

33. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure et modifier un marché de service de publicité si le total payable en vertu du marché, y compris les modifications apportées à celui-ci, ne dépasse pas 20 000 000 $, et si les budgets et les programmes de publicité ont été approuvés par un comité du Cabinet (actuellement le Comité du Cabinet chargé des communications).

34. Le ministre responsable de la Commission de la fonction publique peut, pour l'acquisition des services d'enseignement et de recherche liés aux activités de Formation et perfectionnement Canada,

  1. conclure un marché non concurrentiel de services avec un entrepreneur, même s'il s'agit d'un ancien employé de l'État touchant une pension si le montant ne dépasse pas 100 000 $; ou
  2. augmenter le montant payable en vertu de ce marché d'au plus 50 000 $.

35. Le ministre responsable de l'environnement peut, aux fins du Service météorologique du Canada :

  1. conclure un marché de services concurrentiel par l'intermédiaire du processus de soumissions par voie électronique si le montant du marché n'est pas supérieur à 4 000 000 $;
  2. augmenter le montant payable aux termes d'un marché de services adjugé par l'intermédiaire du processus de soumissions par voie électronique d'un montant total ne dépassant pas 2 000 000 $.

36. Le ministre responsable des Travaux publics et Services gouvernementaux peut conclure et modifier des marchés avec le gouvernement des États-Unis qui renferment les conditions que ce gouvernement applique habituellement à l'indemnisation et à la responsabilité civile, sous réserve des limites imposées par la directive du Conseil du Trésor sur les marchés.

37. Le ministre responsable d'Agriculture et Agroalimentaire peut, dans le cadre des marchés liés à l'Entente d'association Canada-Manitoba sur les infrastructures hydrauliques municipales pour la diversification de l'économie rurale,

  1. conclure et modifier un marché concurrentiel de construction si le montant total payable en vertu du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 2 400 000 $;
  2. conclure et modifier un marché concurrentiel de services si le montant total payable en vertu du marché ne dépasse pas 1 200 000 $;
  3. conclure et modifier un marché non concurrentiel de services si le montant total payable en vertu du marché ne dépasse pas 150 000 $.

38. Le ministre responsable des Affaires indiennes et du Nord peut :

  1. conclure et modifier un marché de services non concurrentiel pour les services de négociateurs fédéraux dont la valeur cumulative n'excède pas 1 500 000 $ en conformité avec les conditions suivantes :
    1. limite d'autorisation au premier échelon jusqu'à concurrence de 500 000 $;
    2. les modifications ne doivent pas dépasser 500 000$ à l'intérieur d'une période de douze (12) mois;
    3. les honoraires professionnels ne doivent pas dépasser 250 000 $ à l'intérieur d'une période de douze (12) mois.
  2. conclure et modifier un marché de services non concurrentiel pour les services de témoins déposants et de témoins experts de la Couronne dans le cas de litiges du MAINC dont la valeur cumulative n'excède pas 400 000 $;
  3. conclure et modifier un marché de services non concurrentiel pour les services de témoins déposants et de témoins experts de la Couronne qui sont d'anciens fonctionnaires retraités pour témoigner dans le cas de litiges du MAINC dont la valeur cumulative n'excède pas 150 000 $ en conformité avec les conditions suivantes :
    1. limite d'autorisation au premier échelon jusqu'à concurrence de 100 000 $;
    2. chaque modification ne doit pas excéder 50 000 $;
    3. tous les marchés sont assujettis à l'application de la politique de réduction des honoraires.
  4. conclure et modifier un marché de services non concurrentiel pour des activités liées aux Offices des eaux du Yukon, des T.N.-O. et du Nunavut dont la valeur cumulative ne dépasse pas 375 000 $.

39. Le membre du Conseil privé de la Reine responsable du programme Extension peut,

  1. conclure un marché non concurrentiel de services si le montant ne dépasse pas 450 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu du marché non concurrentiel de services d'au plus 225 000 $.

40. Les services d'imprimerie et services connexes sont définis comme l'impression, la gestion intégrée des formulaires, l'entreposage et la distribution, etc. Le ministre, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, est responsable de l'impression et des services connexes. Le ministre a délégué une partie de son pouvoir de passation de marchés d'impression et de services connexes à d'autres ministres responsables de ministères et d'organismes.

41. Supprimé.

42. Le ministre responsable de la Commission de la fonction publique peut, pour des marchés passés pour les services de conseillers au Service d'évaluation et d'orientation professionnelle, conclure un marché non concurrentiel de service avec un ancien fonctionnaire recevant une pension sans que ce dernier soit assujetti à la politique de réduction des honoraires établie par le Conseil du Trésor, sujet aux limites prescrites dans la partie I de cet appendice.

43. Le ministre responsable des Transports peut, jusqu'au 31 mars 1999, conclure ou modifier un marché non concurrentiel de services pour le Transport maritime dans l'est de l'Arctique si le montant total du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 10 000 000 $.

44. Le ministre responsable des Pêches et Océans , aux fins du programme de mise en valeur des salmonidés, pour une période de dix ans, à partir du mois d'août 1997, peut :

  1. conclure un marché non concurrentiel de services si le montant du marché ne dépasse pas 1 000 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu du marché non concurrentiel de services d'au plus 500 000 $.

45. Supprimé.

46. Le ministre responsable d'Environnement Canada peut, aux fins de la recherche et de l'élaboration de technologies de contrôle de la pollution de l'eau et des eaux usées à l'appui de programmes fédéraux,

  1. conclure un marché non concurrentiel de services si le montant ne dépasse pas 500 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu du marché non concurrentiel de services d'au plus 250 000 $.

47. Le ministre des Affaires étrangères, aux fins des missions du Canada à l'étranger, peut conclure et modifier les marchés concurrentiels traditionnels pour des services de sécurité, si leur montant ne dépasse pas 3 750 000 $.

48. Le ministre responsable de la Condition féminine peut, pour des marchés liés aux travaux du Comité sur la violence faite aux femmes, conclure ou modifier un marché non concurrentiel de services si le montant total payable en vertu du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 250 000 $.

49. L'autorité contractante peut conclure ou modifier un marché de services pour l'acquisition d'approvisionnement en énergie, d'améliorations à l'efficience énergétique, de services de gestion de l'énergie ainsi que de surveillance et de formation en matière de gestion de l'énergie si le montant total du marché, y compris les modifications à celui-ci, ne dépasse pas 25 000 000 $. L'autorité peut être utilisée dans la mesure où chaque gardien soumet à l'approbation du Conseil du Trésor le premier marché de gestion de l'énergie qui dépasse 1 000 000 $.

50. Supprimé.

51. Le ministre responsable des Affaires étrangères et du Commerce international peut, pour louer des espaces dans des foires commerciales organisées à l'extérieur du Canada, conclure un marché non concurrentiel de services si le montant total du marché ne dépasse pas 200 000 $.

52. Supprimé. Ne s'applique plus.

53. Le ministre responsable d'Agriculture et Agroalimentaire, en ce qui concerne la gestion des terres qu'il détient en vertu de la Loi sur le rétablissement agricole des Prairies, et le ministre responsable des Pêches et Océans, en ce qui a trait à la gestion des installations de salmonidés (écloseries); sont les seules autorités contractantes qui peuvent,

  1. passer un marché concurrentiel de services d'architecture et de génie, si le montant payable ne dépasse pas 400 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un marché concurrentiel de services d'architecture et de génie d'un montant total ne dépassant pas 200 000 $;
  3. passer un marché non concurrentiel de services d'architecture et de génie si le montant payable ne dépasse pas 50 000 $;
  4. augmenter le montant payable en vertu d'un marché non concurrentiel de services d'architecture et de génie d'un montant total ne dépassant pas 50 000 $.

54. Nonobstant les plafonds de base des marchés prévus à la partie I de la présente directive, une autorité contractante autre que celles mentionnées aux paragraphes 18 et 53 de la partie II de la présente annexe peut seulement,

  1. passer un marché de services d'architecture et de génie si le montant payable ne dépasse pas 40 000 $;
  2. augmenter le montant payable en vertu d'un tel marché d'un montant total ne dépassant pas 20 000 $.

55. Le ministre responsable de la Commission de la capitale nationale peut conclure des marchés de construction concurrentiels adjugés par le biais du système de soumissions par voie électronique, si le montant ne dépasse pas 2 000 000 $, et il peut modifier ces marchés jusqu'à concurrence de 15 % ou 300 000 $.

56. Le ministre responsable du Conseil national de recherches du Canada peut conclure un marché de construction concurrentiel adjugé par le processus de soumissions électroniques si le montant ne dépasse pas 6 000 000 $ et modifier de tels marchés, lorsque ceux-ci dépassent 2 000 000 $, par 10% de la valeur du marché.

57. Le ministre responsable de la defense national peut conclure ou modifier des marchés concurrentiels portant sur la transport de personnel et de matériel, qui ne se ferait pas nécessairement à l'aide de transporteurs public, à condition qu'au moins trois offres soient demandées et seulement jusqu'à ce que le Ministère de la Défense nationale acquière sa propre capacité de transport aéroportée stratégique, si le montant total payable en vertu du marché, y compris toute modification à celui-ci, ne dépasse pas 10 000 000 $.

58. Le ministre responsable de la defense national peut conclure ou modifier des marchés concurrentiels et non concurrentiels pour des services et des activités de construction avec des entrepreneurs locaux afghans en appui aux opérations en Afghanistan ainsi que des projets approuvés par l'équipe provinciale de reconstruction visant à reconstruire la société afghane, jusqu'à une valeur marchande de 1 000 000 $, y compris toute modification ultérieure; ce pouvoir sera retiré dès la fin de la mission de la Défense nationale en Afghanistan.

PARTIE III - Plafond des marchés conclus en cas d'urgence

1. Malgré les plafonds des marchés prévus aux parties I et II de la directive présentée, l'autorité contractante peut passer et modifier un marché jusqu'à concurrence de 1 000 000 $ (y compris les modifications et toutes les taxes applicables y compris la TPS et la TVH) pour faire face à une situation d'extrême urgence, à condition de soumettre un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l'autorisation ou le début des travaux. Les ministères sont invités à recourir à cette autorisation de marché élargie pour passer des marchés d'une valeur moindre afin de faire face à la situation d'urgence, et ensuite, au besoin, de les modifier une fois que l'ampleur des travaux en question est mieux définie.

2. Nonobstant la section 1 de la présente partie et malgré les plafonds des marchés prévus aux parties I et II de la présente directive, le ministre responsable de l'Agence canadienne de développement international peut conclure un marché relatif à un programme ou à un projet d'aide au développement international jusqu'à concurrence de 4 000 000 $ (y compris les premiers contrats) pour faire face à une situation d'extrême urgence, à condition de soumettre un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l'autorisation ou le début des travaux.

3. Le rapport sur les marchés en cas d'urgence devrait comprendre les éléments suivants :

  1. des renseignements détaillés sur les circonstances;
  2. le type et la valeur du marché adjugé;
  3. les raisons expliquant pourquoi la recherche de soumissions n'est ni pratique ni possible;
  4. le niveau de délégation du ministère ou de l'organisme auquel le pouvoir de passation de marchés en cas d'urgence a été accordé.

4. Nonobstant l'article 1 de la présente partie et les limites fixées relativement aux marchés dans les parties I et II de la présente directive, le ministre de la Défense nationale peut conclure des marchés non concurrentiels allant jusqu'à une valeur totale de 5 000 000 $ en réponse à un besoin urgent de carburant, de nourriture, d'eau et de services de transport dans le cadre de déploiements urgents d'unités des Forces canadiennes, conformément à des consignes opérationnelles, lorsque des personnes seront exposées à un danger considérable ou qu'il existe un risque financier prononcé, à condition qu'un rapport soit envoyé à ce sujet au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils qui suivent l'autorisation ou le début des travaux.

5. Nonobstant l'article 1 de la présente partie et les limites fixées relativement aux marchés dans les parties I et II de la présente directive, le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peut conclure un marché non concurrentiel allant jusqu'à une valeur totale de 15 000 000 $ en réponse à des besoins urgents exprimés par les ministères, lorsque des personnes seront exposées à un danger considérable ou qu'il existe un risque financier prononcé, à condition qu'un rapport soit envoyé à ce sujet au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours qui suivent l'autorisation ou le début des travaux.

6. Sous réserve de l'article 1 de la présente Partie et des limites contractuelles indiquées aux Parties I et II de cette directive, le ministre des Pêches et des Océans peut s'engager dans des marchés non concurrentiels d'une valeur maximale de 10 millions $ en vue de réagir à des situations d'urgence causées par des déversements d'hydrocarbures pouvant présenter un risque important pour la vie humaine et/ou sur le plan financier, à condition qu'un rapport soit remis au Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l'autorisation ou le début des travaux.

7. Sous réserve de l'article 1 de la présente Partie et des limites contractuelles indiquées aux Parties I et II de cette directive, le ministre des Affaires étrangères peut s'engager dans des marchés de services non concurrentiels liés aux chancelleries jusqu'à un montant maximal de 15 M$ pour faire face à une situation d'extrême urgence ou à des menaces liées à la sécurité nationale dans les missions canadiennes à l'étranger et où il y a un risque pour les personnes ou un risque financier important, à condition qu'un rapport soit remis au Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant l'autorisation ou le début des travaux.

8. Les pouvoirs de passation d'urgence de marchés mentionnés aux articles 4, 5, 6 et 7 peuvent seulement être invoquées si chacun des critères suivants s'applique :

  1. le ministre invoque les dispositions de sécurité nationale ou d'extrême urgence des accords commerciaux applicables;
  2. l'exigence ne peut être satisfaite par l'intermédiaire des procédures de passation de marchés habituelles à cause de la nature urgente de la situation;
  3. le ministre responsable approuve l'invocation de ces pouvoirs spéciaux.

Appendice D - Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

Publiée le 1 juillet 2003. Les dispositions du présent appendice sont impératives, étant donné qu'elles constituent une décision du cabinet.

Introduction

L'objectif principal des marchés de l'État consiste à recevoir les produits livrables aux termes des contrats pour les utiliser aux fins des activités du gouvernement du Canada. La Politique des marchés du gouvernement du Canada déclare en outre que dans le contexte des acquisitions, les responsables doivent réaliser le meilleur rapport qualité-prix et optimiser les intérêts de l'État et du peuple canadien. Pour respecter cet engagement, le gouvernement du Canada a pris des dispositions pour que le processus d'acquisition intègre les objectifs de développement social et économique. Par le biais des marchés d'acquisition de l'État, le gouvernement poursuit des objectifs socio-économiques spécifiques, dont l'équité en matière d'emploi. Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi établit un cadre permettant de remplir ces objectifs.

Historique - Le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi

Le Programme de contrats fédéraux est entré en vigueur le 1er octobre 1986, dans la foulée de la proclamation de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, le 13 août 1986. La Loi, qui visait les entreprises du secteur privé relevant de la compétence fédérale et comptant 100 employés permanents ou plus, les obligeait à appliquer les principes de l'équité en matière d'emploi. Le Programme de contrats fédéraux, quant à lui, s'adressait aux fournisseurs de l'État non assujettis à la législation fédérale, comptant 100 employés ou plus au Canada, qui recevaient des marchés de biens ou de services du gouvernement fédéral de 200 000 dollars ou plus.

La Loi sur l'équité en matière d'emploi a été modifiée en 1995 pour renforcer diverses dispositions et préciser les mesures destinées à assurer la conformité aux exigences relatives à l'équité en matière d'emploi. Les modifications ont par ailleurs étendu aux ministères et organismes fédéraux l'obligation de mettre en oeuvre les principes de l'équité en matière d'emploi. La Loi stipule qu'il incombe au ministre du Travail « d'administrer le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi [...] et de veiller à ce que les exigences applicables aux entreprises en vertu de ce Programme pour ce qui est de la réalisation de l'équité en matière d'emploi [...] soient équivalentes à celles que la présente Loi impose aux employeurs assujettis ».

Cette mention dans la Loi autorise clairement le ministre du Travail à élaborer les procédures nécessaires à l'administration du Programme et vise à assurer que les entrepreneurs respectent leurs obligations au chapitre de l'équité en matière d'emploi.

Les organisations assujetties à la Loi ou au Programme de contrats fédéraux sont soumises à un certain nombre d'obligations pour parvenir à réaliser « l'égalité en milieu de travail... » (article 2 de la Loi). Ces organisations doivent recueillir et conserver des données sur tous les employés, analyser la représentation des groupes désignés à l'intérieur de chacun des groupes professionnels de leur effectif, comparer leur représentation avec la représentation externe et déterminer la sous-représentation des groupes désignés. En se fondant sur ces données, les organisations doivent identifier et éliminer tous les obstacles auxquels font face les groupes désignés et préparer un plan d'équité en matière d'emploi comportant des objectifs à court et à long terme réalistes et réalisables. Dans la mise en oeuvre des principes d'équité en matière d'emploi, les organisations doivent élaborer des politiques et des pratiques positives et prendre, au besoin, des mesures d'adaptation raisonnables pour les groupes désignés.

De leur côté, les entrepreneurs comptant 100 employés permanents ou plus au Canada, qui soumissionnent pour obtenir des contrats de biens ou de services de 200 000 dollars ou plus, doivent faire attester leur engagement d'appliquer les principes d'équité en matière d'emploi. Après avoir reçu un contrat de 200 000 dollars ou plus, le fournisseur est tenu de respecter en permanence son engagement de mettre ces principes en oeuvre, et pas simplement pour la durée du contrat. Les entrepreneurs visés par le Programme de contrats fédéraux doivent fournir à DRHC-Travail de l'information sur la représentation des femmes, des membres des minorités visibles, des Autochtones et des personnes handicapées au sein de leur effectif permanent. Le Programme du travail de Développement des ressources humaines Canada s'assure que les entrepreneurs fédéraux respectent leurs obligations par des vérifications de la conformité qu'effectuent des agents de l'équité en milieu de travail. Les entrepreneurs qui ne respectent pas leurs engagements peuvent perdre le droit d'obtenir des contrats de biens ou de services du gouvernement fédéral.

1. Généralités

1.1 Dans l'administration des marchés, les ministères et organismes mentionnés aux annexes 1, 1,1 et 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques doivent observer des pratiques garantes d'un traitement juste et équitable aux groupes désignés. Plus précisément, le Programme de contrats fédéraux (PCF) pour l'équité en matière d'emploi, administré par le Programme du travail de Développement des ressources humaines Canada (DRHC-Travail), a pour objet de faire en sorte que l'effectif des fournisseurs du gouvernement fédéral soit représentatif des groupes désignés.

1.2 Les entrepreneurs doivent identifier et éliminer les obstacles artificiels susceptibles de nuire au recrutement, à l'embauchage, à l'avancement et à la formation des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles. Ils doivent également adopter des mesures spéciales pour accroître la participation de ces groupes à tous les échelons et dans tous les secteurs de leur effectif.

1.3 Le Programme de contrats fédéraux s'applique aux :

  • Fournisseurs canadiens et étrangers qui ont un effectif de 100 employés permanents à temps plein ou à temps partiel au Canada tel que défini dans la loi sur l'équité en matière d'emploi.
  • Conventions d'offres à commandes de biens et de services, marchés concurrentiels et marchés non concurrentiels et arrangements en matière d'approvisionnement d'une valeur de 200 000 dollars ou plus, sujets au Règlement sur les marchés et la Politique sur les marchés (désignés dans les présentes sous le terme générique de « marchés »).
  • Les critères d'inéligibilité s'appliqueront aux marchés de biens et de services au-delà du seuil pour les appels d'offres stipulés dans le Règlement sur les marchés de l'État.
  • Ce programme ne s'applique ni aux marchés en vue de l'achat ou de la location de biens immobiliers ni aux marchés de construction.

2. Procédures générales pour le lancement d'appels d'offres d'une valeur de 200 000 dollars ou plus

2.1 Les autorités qui accordent des contrats de 200 000 dollars ou plus doivent :

  1. indiquer aux soumissionnaires que le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi s'applique en incluant l'avis suivant : « Prière de noter que les dispositions du Programme de contrats fédéraux pour l'équité sont susceptibles de s'appliquer »;
  2. demander et obtenir du soumissionnaire ou du fournisseur, le cas échéant, la preuve nécessaire de la conformité au Programme de contrats fédéraux, c'est-à-dire une attestation d'engagement valide et récente, dûment signée par un gestionnaire autorisé de l'entreprise, ou un numéro valide d'attestation d'engagement;
  3. Un fournisseur n'est pas assujetti au Programme de contrats fédéraux s'il est visé par la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Pour vérifier si c'est le cas, les autorités contractantes peuvent consulter le site Internet de DRHC-Travail (http://info.load-otea.hrdc-drhc.gc.ca/equite_milieutrav/pleme/) ou appeler le chef, Rapports des employeurs et analyse, des Normes de travail et de l'équité en milieu de travail, au 819-953-7499;
  4. Les autorités contractantes peuvent aussi consulter la « Liste des employeurs certifiés » et la « Liste des contractants non admissibles » du PCF sur le Publiservice pour vérifier l'admissibilité des soumissionnaires recommandés pour un marché.

3. Procédures applicables aux « contractants non admissibles »

3.1 Un fournisseur déclaré non admissible dont le nom figure sur la « Liste des contractants non admissibles » du PCF ne peut obtenir un marché fédéral de biens et de services au-delà du seuil de lancement d'appels d'offres stipulé dans le Règlement sur les marchés de l'État.

3.2 Si le soumissionnaire indique un numéro d'attestation, il est recommandé que l'autorité contractante vérifie ce numéro en le comparant au numéro inscrit pour ce soumissionnaire dans la « Liste des employeurs certifiés » du PCF. On peut consulter cette liste sur le Publiservice (http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/cmp/category-categorie.asp?language=fr&site=CMP&id=089).

3.3 Si les numéros ne correspondent pas, il est recommandé que l'agent des contrats communique avec l'agent des programmes d'équité en milieu de travail du DRHC-Travail, au 819-953-4120, ou demande des éclaircissements au soumissionnaire.

3.4 Si un fournisseur non admissible est le seul qui soit en mesure d'exécuter le travail dans une situation non concurrentielle ou s'il est le soumissionnaire recommandé dans une situation concurrentielle, il faut alors obtenir l'approbation de la haute direction de l'autorité contractante. Dans de tels cas, l'autorité contractante doit renseigner les Programmes d'équité en milieu de travail de DRHC-Travail, qui tenteront d'obtenir du fournisseur l'engagement de se conformer au Programme de contrats fédéraux (voir section 6.5 ci-dessous).

4. Rapport et suivi

4.1 Dans les 30 jours suivant l'octroi d'un marché d'une valeur estimative de 200 000 dollars ou plus (incluant les taxes), les ministères et les organismes feront parvenir l'original dûment signé de l'attestation d'engagement de l'entrepreneur choisi à l'adresse suivante :

Gestionnaire, Programmes d'équité en milieu de travail
Développement des ressources humaines Canada
165, rue Hôtel-de-Ville
Phase II, 10e étage
Gatineau (Québec)
K1A 0J2

Il convient de remarquer que les attestations dûment signées seront numérotées par DRHC-Travail afin d'en faciliter le repérage.

4.2 DRHC-Travail évaluera régulièrement le Programme et demandera aux ministères et organismes contractants uniquement les renseignements essentiels à cette évaluation.

4.3 Les offres exigeant l'approbation du Conseil du Trésor doivent préciser que l'entrepreneur proposé se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux.

5. Vérification de la conformité

5.1 Les entrepreneurs doivent mettre en oeuvre l'équité en matière d'emploi conformément aux critères du Programme de contrats fédéraux.

5.2 DRHC-Travail vérifie périodiquement la conformité sur place et en informe l'entrepreneur quand les résultats sont satisfaisants.

5.3 L'entrepreneur qui est informé par DRHC-Travail que ses efforts ou ses progrès sont insatisfaisants doit prendre les mesures correctives appropriées dans un délai raisonnable. Si, à la fin de cette période, les résultats sont toujours insatisfaisants, l'agent qui a effectué la vérification peut établir que l'entrepreneur est déclaré en non-conformité.

5.4 L'entrepreneur déclaré en non-conformité peut en appeler au ministre du Travail, auquel cas on nomme un inspecteur impartial. Sa tâche consiste à : étudier les résultats de la vérification, les faits présentés par l'entrepreneur, à tirer des conclusions et à informer le ministre en conséquence.

6. Sanctions

6.1 Les entrepreneurs qui se retirent du Programme de contrats fédéraux acceptent la sanction prévue en cas de non-conformité (voir section 6.3 ci-dessous).

6.2 Retrait du PCF sans sanction - L'entrepreneur qui démontre, à la satisfaction de DRHC-Travail, que son effectif ne compte plus 100 employés permanents, est autorisé à se retirer du PCF sans encourir de sanctions.

6.3 Lorsque l'entrepreneur jugé non conforme à la suite d'une vérification de la conformité dépose un appel, le ministre du Travail communique les conclusions de l'inspecteur au ministre responsable du ministère ou de l'organisme qui a accordé le contrat. Si le rapport de l'inspecteur confirme la non-conformité, le ministre du Travail prend les mesures appropriées, qui peuvent consister, entre autres, à aviser l'entrepreneur qu'il n'aura plus droit à des marchés de biens et de services. Dans ce cas-là, DRHC-Travail inscrit le nom du contractant non admissible sur la « Liste des contractants non admissibles « du PCF et son numéro d'attestation devient invalide. Les offres de l'entrepreneur en question pour les marchés fédéraux de biens et de services ne seront pas étudiées lorsqu'elles dépasseront le seuil d'appel d'offres établi dans le Règlement sur les contrats du gouvernement (voir section 3 de ce document).

6.4 Si l'entrepreneur se retire du Programme de contrats fédéraux durant une vérification de la conformité, mais avant d'être jugé non conforme, il accepte de ne plus recevoir droit aux marchés de biens et de services du gouvernement fédéral au-delà du seuil de lancement d'appel d'offres établi dans le Règlement sur les contrats du gouvernement. Le nom de son organisation sera inscrit dans la « Liste des contractants non admissibles » du PCF.

6.5 Réintégration : Le contractant non admissible pourra être réintégré en démontrant, à la satisfaction d'un agent de vérification de la conformité de DRHC-Travail, que son organisation se conforme aux exigences du Programme de contrats fédéraux.

7. Rôles et fonctions

Rôles et fonctions de DRHC-Travail

7.1 DRHC-Travail élabore les lignes directrices, les procédures et les critères d'application de l'équité en matière d'emploi et vérifie si les employeurs s'y conforment.

7.2 DRHC-Travail dresse et met à jour régulièrement un répertoire fédéral des attestations d'engagement dûment remplies dans sa « Liste des employeurs certifiés », qui contient le nom et le numéro d'attestation de ces entrepreneurs, y compris les nouveaux. Cette information est mise à la disposition des autorités contractantes sur le site intranet du gouvernement (dont l'adresse Intranet, à déterminer, figurera dans la version définitive de ce document).

7.3 DRHC-Travail tient un répertoire des entrepreneurs, la « Liste des contractants non admissibles », qui n'ont pas le droit d'obtenir des marchés de biens et de services du gouvernement fédéral parce qu'ils ont été déclarés inadmissibles à la suite d'une vérification de la conformité de DRHC-Travail ou parce qu'ils se sont retirés du Programme de contrats fédéraux. DRHC-Travail tient ce répertoire à jour et le met à la disposition des autorités contractantes sur le site intranet du gouvernement fédéral (dont l'adresse Intranet, à déterminer, figurera dans la version définitive de ce document).

7.4 DRHC-Travail offre ses conseils et son aide aux entreprises pour la mise en oeuvre de l'équité en matière d'emploi.

7.5 DRHC-Travail offre renseignements et conseils aux fonctionnaires en ce qui concerne le but et le fonctionnement du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi.

7.6 DRHC-Travail tient un registre des entrepreneurs qui respectent leur engagement au chapitre de l'équité en matière d'emploi et attribue périodiquement à une cérémonie de remise des prix d'excellence de l'équité en matière d'emploi à un ou plusieurs entrepreneurs dont la performance et les résultats méritent, d'après la vérification de la conformité, une reconnaissance spéciale.

7.7 DRHC-Travail oblige les employeurs certifiés à indiquer, sur l'attestation d'engagement, le nombre de leurs employés et, sur d'autres documents, la représentation des groupes désignés au sein de leur effectif.

7.8 DRHC-Travail produira régulièrement des rapports consolidés sur la situation des groupes désignés chez les contractants, conformément au PCF, sur les efforts des entrepreneurs pour assurer la conformité et sur les marchés passés par les ministères et les organismes.

7.9 DRHC-Travail collaborera avec les autorités contractantes pour s'assurer que les entreprises jugées non conformes ou s'étant retirées du PCF n'obtiennent pas de marchés fédéraux de biens et de services au-delà du seuil de lancement d'appels d'offres stipulé dans le Règlement sur les marchés de l'État.

Rôles et fonctions des autorités contractantes

7.10 Les autorités contractantes doivent s'assurer que les dossiers d'appels d'offres envoyés aux soumissionnaires renferment les documents appropriés sur le Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Elles doivent aussi faire en sorte que les soumissionnaires auxquels le PCF s'applique prouvent leur conformité aux exigences de ce programme avant de leur accorder des marchés (voir section 2 de ce document).

7.11 Les autorités contractantes ne doivent pas octroyer de marchés de biens et de services d'une valeur supérieure au seuil de lancement d'appels d'offres stipulé dans le Règlement sur les marchés de l'État, à des fournisseurs non admissibles sans l'autorisation de leur haute direction (voir section 3 de ce document).

7.12 Les ministères doivent tout mettre en oeuvre pour porter à l'attention des fournisseurs les exigences du Programme en matière de soumissions incluant l'information supplémentaire sur le site web.

7.13 Les ministères contractants doivent fournir à DRHC-Travail les attestations d'engagement signées par les entrepreneurs dont les soumissions ont été retenues (voir section 4 de ce document).

7.14 Sur demande, les autorités contractantes doivent fournir l'information qu'ils possèdent sur les marchés pour permettre à DRHC-Travail de gérer et d'évaluer le Programme de contrats fédéraux.

Appendice E - Marchés fédéraux pour les services d'immeubles dans la province de l'Ontario

Publieé le 7 septembre 1997.

1. Les autorités contractantes fédérales doivent respecter l'esprit de la loi ontarienne et se conformer à ses dispositions concernant la protection des emplois et des avantages sociaux des travailleurs qui sont principalement affectés à un endroit en particulier pour offrir des services de nettoyage d'immeubles, d'alimentation et de sécurité.

2. À la demande du propriétaire ou du gestionnaire de l'immeuble, un employeur qui offre des services particuliers doit fournir l'information suivant prévue dans le règlement de l'Ontario no 138/96 :

  1. le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de chaque employé;
  2. la classification, le salaire, les avantages, le nombre moyen d'heures de travail par semaine et la date d'embauche initiale de chaque employé;
  3. le nombre de semaines travaillées au cours des 26 semaines antérieures ou au cours d'une période plus longue si la durée des services a été temporairement interrompue ou si une employée était en congé de maternité ou qu'un(e) employé(e) était en congé parental;
  4. un énoncé indiquant quels employés ne travaillaient pas principalement dans les locaux où l'employeur fournissait ses services durant les 13 semaines antérieures ou durant les 13 semaines de travail les plus récentes de l'employé.

3. Les propriétaires ou les gestionnaires d'immeuble doivent fournir l'information susmentionnée, à l'exception des noms, des adresses et des numéros de téléphone des employés, aux soumissionnaires éventuels, à leur demande.

4. Les propriétaires ou gestionnaires d'immeuble doivent fournir toute l'information susmentionnée, notamment les noms, les adresses et les numéros de téléphone, au soumissionnaire retenu lorsqu'il en fait la demande.

5. L'information susmentionnée doit être utilisée seulement pour se conformer à la Loi sur les normes d'emplois de la province de l'Ontario, et elle ne doit pas être divulguée sauf si la Loi l'autorise.

6. Voici les clauses normalisées qui ont été rédigées conformément à la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario et qui peuvent être utilisées par les ministères lorsqu'ils adjugent des marchés pour les services qui sont touchés par la loi. Étant donné les besoins particuliers de chacun des ministères, le Secrrétariat du Conseil du Trésor recommande aux ministères de demander l'avis de leurs conseillers juridiques avant d'intégrer l'une ou l'autre de ces clauses dans leurs marchés.

Conditions à annexer aux conditions générales

1. Les exigences du paragraph 13.1 de la Partie II «Conditions générales» de la Loi sur les normes d'emplois de la province de l'Ontario, s'applique aux employeurs qui, au 31 octobre 1995 ou après cette date, ont commencé à fournir des services d'immeubles comme des services de nettoyage, d'alimentation ou de sécurité dans les locaux où un autre employeur offrait ces mêmes services.

  1. Lorsqu'un nouvel employeur (entrepreneurs) embauche un employé de l'employeur qu'il remplace pour offrir les mêmes services, la période de service de l'employé sera considérée comme n'ayant pas été interrompue et toute cette période de service avec l'ancien employeur doit être prise en compte aux fins des droits prévus dans la LNE en ce qui touche les jours fériés, les vacances, les congés de maternité et les congés parentaux ainsi que pour les indemnités de licenciement et de cessation d'emploi.
  2. Si le nouvel employeur (entrepreneurs) n'embauche pas un employé de l'employeur qu'il remplace pour offrir les mêmes services que lui et dans les mêmes locaux, le nouvel employeur doit se conformer à la Partie XIV de la Loi (dispositions sur les indemnités de licenciement et de cessation d'emploi), sous réserve de l'exemption suivante du règlement 138/96 de l'Ontario :
    1. les nouveaux employeurs (entrepreneurs) ne sont pas tenus d'offrir une indemnité de licenciement ou de cessation d'emploi aux employés qui n'ont pas de lien important avec l'endroit où sont offerts les services. Par exemple :
      • les employés dont les tâches ne sont pas principalement exécutées dans les locaux où l'ancien employeur fournissait ses services, au cours des 13 semaines précédant l'arrivée du nouvel employeur;
      • les employés qui ont été temporairement absents des lieux où l'ancien employeur fournissait ses services et dont la plupart des fonctions n'étaient pas exécutées dans ces lieux au cours des 13 dernières semaines pendant lesquelles ils ont travaillé;
      • les employés qui n'ont pas travaillé dans les locaux où l'employeur fournissait ses services pendant au moins 13 des 26 semaines précédant la prise en charge des services par le nouvel employeur.
  3. Pour l'employé(e) qui est suspendu(e) de ses fonctions temporairement ou l'employée qui est en congé de maternité ou encore l'employé(e) qui est en congé parental, la période de 26 semaines est prolongée pour une durée équivalente à la période pendant laquelle l'employé(e) était absent(e).
    1. Les nouveaux employeurs (entrepreneurs) ne sont pas tenus d'offrir une indemnité de licenciement ou de cessation d'emploi à des employés qui refusent une offre d'emploi raisonnable. Les conditions d'emploi qu'avait un employé avec son ancien employeur sont prises en considération pour déterminer si l'offre d'emploi est raisonnable ou non.
  4. Si le nouvel employeur (entrepreneurs) embauche un employé qui travaillait pour l'ancien employeur, ce dernier paie à l'employé toute paye de vacances accumulée.

Appendice F - Langues officielles

Publiée le 1er mai 1996. Cet appendice contient des exigences impératives.

Lorsque le présent appendice fait référence à la Loi ou au Règlement, il faut y lire la Loi sur les langues officielles et le Règlement sur les langues officielles-communications avec le public et prestation des services.

Objectif

Afin d'assurer le respect de la Loi sur les langues officielles et du Règlement dans le processus de passation des marchés, cet appendice fournit des paramètres en matière de langues officielles qui s'appliquent aux ministères et organismes assujettis au Règlement sur les marchés de l'État (autorités contractantes). Les autres institutions fédérales doivent s'en inspirer.

Énoncé

1. Il faut traiter avec les entrepreneurs, actuels ou éventuels, dans la langue officielle de leur choix tel que le stipulent la Loi et le Règlement. Dès le début du processus de passation des marchés, les entrepreneurs devraient avoir accès à l'information sur ce processus dans la langue officielle de leur choix.

Note :

Conformément à l'article 11 de la Loi sur les langues officielles, les institutions fédérales doivent respecter toute exigence établie dans une loi fédérale, qui les oblige à publier les avis, les annonces et autres textes dans les deux langues officielles.

Obligations en matière de langues officielles

2. Lorsque les appels d'offres se font à l'échelle nationale ou proviennent d'un bureau ayant l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles en vertu de la Loi et du Règlement, tous les documents usuels ou normalisés doivent être fournis dans les deux langues officielles (que l'on utilise les médias ou la télématique). Cette exigence s'applique aussi aux avis publics, aux énoncés de conditions, aux formulaires de base, aux appels d'offres, aux normes, aux descriptions d'articles et aux contrats.

Note :

Aux fins de cette politique, on entend, par normes, les normes produites par une institution fédérale, ou par un organisme public ou privé chargé de l'élaboration de normes, si elles sont disponibles dans les deux langues officielles au début du processus de la passation du marché.

3. Lorsque des documents non normalisés, tels des devis descriptifs, sont utilisés, il incombe à l'institution fédérale, c'est-à-dire à l'autorité contractante (ou au ministère client lorsqu'un organisme de service commun ne traite que le processus de passation du marché) de décider si ces documents doivent être disponibles dans les deux langues officielles afin de fournir l'information aux entrepreneurs dans la langue de leur choix, conformément à la Loi sur les langues officielles et au Règlement. Ainsi, l'institution fédérale peut ne communiquer les documents non normalisés ou spécifiques que dans une seule langue officielle si elle estime et peut justifier, à partir de renseignements pertinents touchant leur public et le marché, qu'ils ne seront requis que dans cette langue. S'il s'avère par la suite qu'il existe une demande importante pour de tels documents dans l'autre langue officielle, l'institution doit prendre les mesures nécessaires pour rendre les documents disponibles dans l'autre langue officielle. Dans certains cas, lorsque les devis descriptifs ne proviennent pas du Canada, ils ne sont pas traduits.

4. Lorsque les appels d'offres ne se font pas à l'échelle nationale ou lorsqu'un bureau d'une institution fédérale n'a pas d'obligations en vertu de la Loi et du Règlement, les documents relatifs au marché peuvent être rédigés uniquement dans la langue officielle de la majorité de la population concernée. Les opérations subséquentes seront également effectuées dans cette langue.

Responsabilités

5. L'autorité contractante (ou le ministère client lorsqu'un organisme de service commun ne traite que le processus de passation du marché) est responsable de l'établissement des exigences, y compris en matière de langues officielles, ainsi que de la qualité de la langue des énoncés de modalités et de conditions, et des devis descriptifs. L'institution est aussi responsable d'offrir de façon active les services connexes au public au Canada dans la langue officielle de son choix, tel que le requièrent la Loi et le Règlement.

6. L'institution fédérale doit inclure les conditions pertinentes dans ses documents d'appels d'offres et dans ses contrats, afin de garantir que, lorsque le public est composé de membres des deux collectivités linguistiques, les entrepreneurs avec qui elle fait affaire observent les dispositions de la Loi et du Règlement et, le cas échéant, les politiques du Conseil du Trésor sur les langues officielles. Par exemple :

  • Tout entrepreneur qui agit pour le compte d'une institution fédérale (voir article 25 de la Loi), dans un endroit où cette dernière devrait fournir des services ou communications au public, y compris les documents complémentaires tels que brochures, directives opérationnelles et d'entretien, nomenclatures dans les deux langues officielles, doit aussi les fournir dans les deux langues officielles.
  • Lorsque le site d'un projet est dans un endroit où il existe une demande importante pour les services en français et en anglais en vertu de la Loi et du Règlement, les écriteaux doivent être dans les deux langues officielles.

7. Lorsqu'un organisme de services communs s'occupe de l'acquisition de biens ou services, l'institution fédérale (le client) doit lui fournir, dans les deux langues officielles, lorsqu'il y a lieu, les documents contractuels, notamment la réquisition, les devis descriptifs, les normes et les descriptions d'articles. Si elle ne le fait pas, l'institution fédérale doit être prête à démontrer que son approche est conforme à la Loi et au Règlement.

Appendice G - Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994)

Publiée le 1er décembre 1995. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. En juin 1994, le Premier ministre a rendu public le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994), qui remplaçait le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1985). En raison de la diffusion du nouveau Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994), il existe actuellement deux codes qui régissent les conflits d'intérêts : un pour les titulaires de charge publique et l'autre pour la fonction publique.

2. Le conseiller en éthique exerce les fonctions qui étaient antérieurement dévolues au sous-registraire général adjoint; il veille notamment à l'application du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994).

3. Il existe actuellement deux codes régissant les conflits d'intérêts : le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique (1994) et le Code du Conseil du Trésor (1985). Par conséquent, chaque fois qu'il est fait mention du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique dans le Manuel, on précisera le nom des deux codes (s'il y a lieu), et chaque fois qu'il sera fait mention des titulaires de charge publique, on ajoutera (s'il y a lieu) le terme «fonctionnaires».

4. Dans le cas des marchés de services personnels de nature plus délicate, les autorités contractantes doivent élargir la deuxième clause ci-dessous de façon à y inclure les mesures particulières d'observation jugées nécessaires, à la lumière du marché en question.

Conflits d'intérêts - Autres préoccupations

5. Il faut intégrer dans tous les marchés la nouvelle «clause générale» présentée ci-dessous, sauf lorsqu'il s'agit des services d'un particulier. Cette clause satisfait aux exigences des deux codes selon lesquelles il est interdit aux anciens titulaires de charge publique et aux anciens fonctionnaires qui ne se conforment pas aux mesures concernant l'après-mandat de tirer profit d'un marché. La clause générale est la suivante :

«Il est entendu qu'une personne assujettie aux dispositions relatives à l'après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994) ou du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique (1985) ne peut bénéficier directement du présent contrat, à moins que cette personne ne se conforme aux dispositions applicables concernant l'après-mandat.»

6. La «clause particulière» doit être incluse dans tous les marchés visant les services d'un particulier. Voici la nouvelle version de cette clause :

«Il est entendu qu'une personne assujettie aux dispositions relatives à l'après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994) ou du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique (1985) ne peut bénéficier directement du présent contrat, à moins que cette personne ne se conforme aux dispositions applicables concernant l'après-mandat, et que, pendant la durée du contrat, toute personne embauchée dans le cadre de l'exécution du marché doit se conformer aux principes du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat (1994), qui sont les mêmes que ceux du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique (1985), sauf qu'il y est précisé en plus que les décisions doivent être prises dans l'intérêt public et en tenant compte des circonstances particulières de chaque cas. Si, pendant la durée du contrat, est acquis un intérêt qui est susceptible de causer un conflit d'intérêts ou d'entraîner une dérogation aux principes du Code, l'entrepreneur doit le déclarer immédiatement au représentant ministériel.»

7. Lorsqu'elles passent des marchés pour les services d'un particulier, les autorités contractantes devraient s'assurer que l'entrepreneur n'est pas dans une situation éventuelle de conflits avec des intérêts opposés ou contradictoires de ses autres clients, pendant la période d'exécution du marché en question ou ultérieurement.

8. Le cas échéant, la clause suivante, qui tient compte de cette préoccupation peut être ajoutée dans le marché :

«Une des conditions du présent marché, c'est que toute personne engagée au cours de son exécution et ultérieurement à celle-ci doit se conduire d'une manière telle qu'il n'y ait pas, au moment présent et ultérieurement, de conflit avec des intérêts d'autres clients de l'entrepreneur. Si, pendant l'exécution du marché, est acquis un intérêt donnant lieu à un conflit d'intérêts, l'entrepreneur doit la déclarer immédiatement au représentant ministériel.»

9. Les autorités contractantes peuvent élargir la clause précédente en y ajoutant les mesures expresses d'observations qui sont jugées nécessaires en fonction de ce marché précis.

Appendice H - Approbation des propositions contractuelles

Publiée Janvier 2002. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. Introduction

L'information requise pour le mécanisme d'approbation des marchés doit figurer dans tous les dossiers relatifs aux marchés, ainsi que dans les présentations au Conseil du Trésor, de façon à :

  1. fournir une piste de vérification précise;
  2. donner à la direction suffisamment d'information pour lui permettre de prendre une décision éclairée; et
  3. éviter les retards dans le processus d'approbation par la nécessité d'obtenir des éclaircissements et des renseignements complémentaires.

Les présentations relatives aux marchés sont de trois sortes : il y a celles qui portent sur la conclusion d'un marché, celles qui portent sur sa modification et celles qui portent sur la ratification d'un marché ou d'une modification. Le Guide des présentations du Conseil du Trésor donne des renseignements généraux sur le format, la structure et le traitement des présentations au Conseil du Trésor.

2. Information nécessaire

2.1 Proposition

Les sections d'une présentation qui ont trait à la proposition et au coût sont les éléments les plus importants, puisque le texte de la proposition et les détails du coût doivent refléter ce que les ministres du Conseil du Trésor ou l'autorité contractante vont approuver. La proposition doit donc donner, dans des termes accessibles au profane, un bref compte rendu descriptif de l'autorisation demandée. Elle doit indiquer avec précision le type de présentation (s'agit-il d'une présentation visant la conclusion d'un marché ou plutôt sa modification?), le nom et l'adresse de l'entrepreneur et les travaux à exécuter, sans oublier le nom du projet et son emplacement. Dans une présentation portant sur un marché de fournitures, il faut expliquer ce à quoi sont destinées les fournitures et dire l'endroit où elles seront utilisées. Pour un marché pluriannuel, il faut dire quelle sera la durée du marché.

2.2 Coût

Dans la section du coût, il faut indiquer le montant demandé et la source des fonds (numéro du crédit, fonds renouvelables, F & E, budget d'immobilisations, etc.). Il ne faut pas oublier le nom du ministère client qui finance la proposition, s'il y en a un. Dans le cas d'une modification, il faut indiquer le montant supplémentaire demandé et le nouveau montant total du marché. Une prévision des mouvements de trésorerie est également nécessaire.

2.3 Sélection de l'entrepreneur

Lorsque la sélection procède d'un appel d'offres concurrentiel, la présentation doit indiquer les noms des soumissionnaires, l'endroit des travaux et le prix donné par chaque soumissionnaire. Si la sélection repose sur d'autres critères, par exemple le meilleur rapport qualité-prix, il faut donner les détails du mode d'évaluation technique et des renseignements sur le plan de l'évaluation technique et sur celui du prix. Si la sélection de l'entrepreneur retenu ne correspond pas à la définition d'un marché concurrentiel, le marché doit être traité comme un marché non concurrentiel et les niveaux plus restrictifs d'autorisation s'appliquent.

2.4 Évaluation technique

Il faut fournir un résumé de toute évaluation technique, généralement sous forme d'annexe à la présentation.

2.5 Prix négociés

Lorsque le prix est le résultat d'une négociation, il faut fournir une ventilation complète du prix. Une déclaration selon laquelle le prix est raisonnable doit être accompagnée de comparaisons, d'attestations de prix, d'indications de profit, de prix de catalogue, de prix passés et autres renseignements semblables.

2.6 Modifications apportées aux marchés

Lorsqu'on demande l'approbation de l'augmentation de valeur d'un marché (par exemple, besoins supplémentaires du client, sous-estimation du coût, travaux complémentaires exclus du marché original), il faut expliquer minutieusement pourquoi les coûts dépasseront le montant initial du marché. Il faut également fournir un tableau ou un compte rendu des approbations antérieures et des modifications ministérielles, du travail effectué, du travail payé, des descriptions du travail original et des détails du marché révisé.

2.7 Méthode et base de paiement

Il faut mentionner le mode d'établissement du prix et les conditions de paiement. Indiquer si le marché est un marché à prix ferme, un marché à prix unitaire ou un marché à prix visé, etc. S'il y a une pénalité pour livraison tardive, il faut le signaler.

2.8 Mandat

Il est nécessaire de donner une brève description des tâches principales que doit exécuter l'entrepreneur.

2.9 Paiements anticipés

Si des paiements anticipés doivent être effectués, c'est dans la section de la proposition qu'il faut demander l'autorisation à cet effet. On donnera, dans la section des observations, le montant des paiements, leur calendrier et les raisons qui les rendent nécessaires, ainsi que la méthode et la date prévues pour le recouvrement de l'avance.

2.10 Observations

La section des observations que contient une présentation ou une proposition de marché doit comprendre les renseignements suivants, sous forme de paragraphes numérotés :

  1. une description complète des travaux qui font l'objet du marché, notamment de leur lien avec un programme particulier ou avec d'autres marchés connexes, afin de bien faire comprendre le contexte du marché en question. Si une deuxième étape est prévue, prière de l'indiquer;
  2. les autres autorisations pertinentes, notamment la référence de l'approbation du programme, les pouvoirs conférés par décret et les références connexes de l'approbation du marché (par le Conseil du Trésor ou le ministère);
  3. le cas échéant, la mention expresse de l'urgence de la présentation, sans oublier des renseignements comme la date d'expiration des soumissions reçues, l'effet d'un retard sur les activités du client ou sur la coordination du projet, etc.;
  4. les mécanismes de contrôle des coûts, le cas échéant, notamment les marchés à coûts remboursables, les marchés à taux fixes par périodes de temps et les marchés comprenant des acomptes ou des paiements échelonnés;
  5. le calendrier de livraison ou la date d'achèvement des travaux, ainsi qu'une évaluation des incidences sur le succès du programme. Indiquer également la date de début proposée laquelle devrait entrer en ligne de compte dans le délai de traitement de la présentation au ministère et au Secrétariat du Conseil du Trésor;
  6. les références aux lignes de conduite, lignes directrices et facteurs socio-économiques spéciaux qui se rapportent au marché projeté;
  7. dans les cas de dépassement des coûts résultant a) d'une sous-estimation du coût des travaux à effectuer ou b) de travaux qui devaient être faits, mais qui n'ont pas été inclus dans le mandat (par opposition aux travaux supplémentaires résultant des besoins du client ou de raisons analogues), fournir une explication détaillée des motifs du dépassement (voir chapitre 2-1 - Approbation des projets et le chapitre 2-2 - Gestion des projets - Plan d'investissement, projets et acquisition);
  8. dire s'il y a eu un comité d'examen du marché (CEM) et, dans l'affirmative, donner les résultats;
  9. dire si le marché est assujetti aux accords commerciaux, l'Accord de libre-échange nord-américain, l'Accord relatif aux marchés publics - l'Organisation mondiale du commerce, l'Accord entre le gouvernement de la République de Corée et le gouvernement du Canada sur l'achat d'équipement de télécommunications et l'Accord sur le commerce intérieur et, s'il y a lieu, citer les articles relatifs aux exceptions et dérogations;
  10. décrire le contenu canadien;
  11. dire si l'entrepreneur a fourni une attestation d'engagement pour la mise en oeuvre des principes d'équité en matière d'emploi;
  12. une attestation de gestion de projet, le cas échéant;
  13. la personne ressource du ministère, avec son numéro de téléphone;
  14. tout autre renseignement présentant un intérêt particulier. Il convient d'expliquer les situations du processus de passation du marché qui ne sont pas ou peuvent ne pas être conformes au Règlement sur les marchés de l'État ou à la politique gouvernementale relative à la passation des marchés.

3. Règles de présentation des présentations au Conseil du Trésor

Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit recevoir un exemplaire de tout document justificatif mentionné dans la présentation. En certains cas, un résumé des détails essentiels de tel ou tel document suffira. Le Guide des présentations au Conseil du Trésor fournit des renseignements généraux sur le format, la structure et le traitement des présentations au Conseil du Trésor. Il donne également des conseils relativement aux exigences en matière de contenu.  Un modèle est disponible sur le site Web du Conseil du Trésor. Dans le cas de problèmes complexes, urgents ou délicats, le fait de consulter l'analyste du Secrétariat avant de mettre la touche finale à la présentation peut réduire le délai d'approbation.

4. Évaluation des présentations

Le Secrétariat du Conseil du Trésor procédera à l'examen de chacune des présentations afin d'évaluer la pertinence des présentes directives et la mesure dans laquelle on s'y conforme. S'il y a lieu, les ministères et organismes seront informés des manquements à corriger. Il incombe aux autorités contractantes de surveiller et d'évaluer l'application des présentes directives au sein de leurs propres services.

Appendice I - Services de travail temporaire

Révisé le 9 juin 2003. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. Contexte

1.1 Le présent appendice complète les dispositions de la section 4., Exigences de la politique, et de l'article 4.2, Exigences connexes, et s'applique à toutes les catégories de services pouvant être fournies par les sociétés de placement temporaire. On recourt habituellement aux services de telles sociétés pour combler les postes vacants au cours des procédures de dotation, lorsqu'un fonctionnaire est absent pour une courte durée ou lorsqu'il y a une augmentation temporaire de la charge de travail et que le personnel affecté ne suffit pas pour l'absorber. Travaux publics et des Services gouvernementaux est responsable de la qualification des entreprises et de la négociation des prix de bases aux fins des accords principaux d'offres à commandes. De cette façon, l'État reçoit un produit uniforme au meilleur prix courant, et les entreprises du secteur privé sont satisfaites.

1.2 Les autorités contractantes auxquelles s'appliquent les politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor en matière de passation de marchés concluent un marché distinct avec des sociétés de placement temporaire chaque fois qu'elles font une demande se rapportant à une offre à commandes portant sur des services de travail temporaire. Pourvu que les ministères tiennent compte des services disponibles dans le cadre de l'offre à commandes, ils ont le choix de se procurer des services d'aide temporaire par l'entremise des offres à commandes de TPSGC, d'établir leurs propres offres à commandes ou de faire affaire directement avec d'autres fournisseurs, selon le besoin.

1.3 Supprimer.

1.4 Lorsqu'elles passent un marché portant sur les services de particuliers, notamment des services de travail temporaire, les autorités contractantes doivent examiner attentivement la situation afin de ne pas créer de relations employeur - employé qui seraient contraires aux dispositions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et d'autres lois clés, comme la Loi sur l'assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada. Pour déterminer s'il existe des relations employeur - employé, demander un avis juridique ou consulter l'Agence des douanes et du revenu du Canada, qui fournit des documents d'information comme la publication RC4110, intitulée « Employé ou travailleur indépendant? », ou visiter le site à l'adresse http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/rc4110-f.html. En cas d'incertitude, le marché doit être signé à un niveau supérieur à celui du fonctionnaire qui approuverait normalement la passation initiale du marché.

1.5 Supprimer.

2. Procédure de passation des marchés

2.1 Document d'information de Travaux publics et Services gouvernementaux

2.1.1 Travaux publics et Services gouvernementaux fournit aux autorités contractantes un document d'information qui décrit les arrangements spéciaux en vigueur concernant les catégories du soutien administratif de la région de la capitale nationale, ainsi que les pratiques normalisées de passation des marchés pour tous les autres besoins. Travaux publics et Services gouvernementaux a mis au point des méthodes d'approvisionnement et de passation des marchés adaptées à chacune des régions et catégories de services, en prêtant une attention spéciale au principe de la meilleure valeur.

2.2 Offres à commandes de Travaux publics et Services gouvernementaux

2.2.1 Pour les catégories du soutien administratif et les autres catégories, tant dans la région de la capitale nationale que dans les autres régions du Canada, les autorités contractantes devraient envisager, comme le suggère l'article 4.2, Exigences connexes, de se procurer les services de travail temporaire directement auprès des sociétés avec lesquelles Travaux publics et Services gouvernementaux a conclu des accords d'offres à commandes portant sur de tels services. Les autorités contractantes ont le choix de se procurer de tels services de travail temporaire par l'entremise de conventions d'offre à commandes établies par Travaux publics et Services gouvernementaux, ou elles peuvent faire affaire directement, par l'entremise d'une convention d'offres à commandes ministérielle distincte ou encore par voie d'un marché avec d'autres fournisseurs.

2.2.1.1 Par l'entremise de ses divers bureaux régionaux à travers le Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux diffuse une liste des entreprises, ainsi que les taux et conditions applicables, auxquelles les autorités contractantes peuvent recourir pour obtenir une aide temporaire. Travaux publics et Services gouvernementaux, en collaboration avec la Commission de la fonction publique, indique dans les accords d'offres à commandes qu'il passe avec les sociétés de placement temporaire le genre et le niveau des employés à fournir et, s'il y a lieu, les normes de vérification auxquelles doivent répondre les sociétés et les normes de compétence exigées des employés. Travaux publics et Services gouvernementaux oblige les sociétés de placement temporaire à remplacer immédiatement ceux de leurs employés qu'il estime avoir un rendement insatisfaisant.

2.2.2 Les commandes subséquentes à une offre à commandes doivent être signalées à Travaux publics et Services gouvernementaux.

2.2.3 Les dispositions contractuelles de certaines offres à commandes de Travaux publics et Services gouvernementaux mentionnent d'autres sources d'approvisionnement, avec un éventail de taux s'appliquant à des services analogues. Lorsqu'elles font des commandes subséquentes à ces offres à commandes, les autorités contractantes clientes doivent choisir les sociétés de placement en donnant priorité au meilleur rapport qualité-prix. En principe, il faut choisir le service dont le prix est le plus faible. Il convient de noter que les sources offrant des services de meilleure qualité ne sont pas nécessairement les plus coûteuses. Les autorités contractantes ne doivent pas automatiquement retenir la même source pour tous leurs besoins.

2.3 Personnel autorisé

2.3.1 Les ministères et organismes doivent s'assurer de l'uniformité des pratiques relatives à l'obtention de services de travail temporaire. Chacun des ministères ou organismes doit communiquer à Travaux publics et Services gouvernementaux les noms des personnes qui sont autorisées à lui présenter des demandes de passation de marchés ou à passer des commandes subséquentes à des offres à commandes. En règle générale, il s'agira d'agents responsables exerçant des fonctions de gestion du personnel dans l'organisation. Le nombre de personnes ainsi autorisées doit être le plus restreint possible.

2.3.2 Travaux publics et Services gouvernementaux doit s'assurer que les fournisseurs déclinent les commandes subséquentes à des offres à commandes lorsque telles commandes sont passées par des personnes qui ne sont pas expressément autorisées.

2.4 Contrôle de la qualité

2.4.1 Les autorités contractantes doivent s'assurer que les employés des sociétés de travail temporaire répondent aux normes de compétence précisées dans le marché :

  • en faisant faire des essais en cours d'emploi, si nécessaire, aux employés;
  • en renvoyant les employés qui ne sont pas en mesure de fournir le rendement exigé; et
  • en faisant rapport à Travaux publics et Services gouvernementaux sur les raisons du renvoi.

2.4.2 Il est important d'exercer un contrôle de la qualité sur les services de travail temporaire fournis en vertu de marchés. On peut surveiller la qualité au moyen d'une analyse coordonnée des cas de rendement insatisfaisant, y compris par le renvoi des candidats fournis aux termes du marché. Conformément aux méthodes établies par Travaux publics et Services gouvernementaux, les autorités contractantes remettront à Travaux publics et Services gouvernementaux un compte rendu des sociétés qui, trop souvent, ne sont pas en mesure de fournir du personnel, ainsi que des cas de rendement insatisfaisant, sans omettre les cas de renvoi pour raison de rendement insatisfaisant.

2.5 Certificats

2.5.1 Il incombe aux autorités contractantes d'effectuer la vérification des factures présentées par les fournisseurs et d'obtenir les certificats prévus par les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Codage des dépenses

3.1 Toutes les dépenses engagées pour les services de travail temporaire, à l'exclusion des commissions de démarchage et des frais exigés par Travaux publics et Services gouvernementaux, doivent être imputées à l'article économique approprié, « Services de travail temporaire » de l'article courant 04, « Services professionnels et spéciaux ». Par conséquent, cet article économique ne doit être employé que pour les dépenses effectuées en vertu de la présente politique.

Appendice J - Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels

Publiée le 6 mars 1998. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. Mécanisme de sélection

1.1 Recours au modèle concurrentiel

Les consultants et les professionnels peuvent être choisis par appel d'offres de plusieurs façons. Le présent appendice décrit plusieurs modes de sélection, qui accordent différents niveaux d'importance à l'aspect des coûts. Ces méthodes sont jugées satisfaisantes selon les circonstances indiquées. Il incombe aux autorités contractantes de choisir la méthode la mieux adaptée au marché concerné.

1.2 Meilleure valeur

Les consultants et les professionnels peuvent être évalués selon un ou plusieurs des critères suivants :

  1. l'aptitude à faire le travail,

  2. la démarche proposée,
  3. le prix et les conditions offerts.

1.3 Les titres de compétences du consultant ou du professionnel doivent toujours être pris en considération lorsqu'on décide qui fera le travail. Dans la mesure où l'évaluation technique du consultant ou du professionnel est valide, le marché ne pourra être adjugé que s'il est acceptable sur le plan de la méthode proposée, du prix et des conditions d'exécution.

1.4 Un certain degré de concurrence entre les entrepreneurs est possible même si la sélection ne peut reposer sur le prix seulement, grâce à la méthode des propositions concurrentielles (voir l'article 10.7.11 des lignes directrices concernant la passation des marchés). Il est parfois plus indiqué, dans les services techniques, les services de recherche et de développement et les services de conseil, de faire dépendre la sélection du niveau de performance offert plutôt que du prix seul. Les concours de propositions peuvent prendre l'une des formes décrites à l'article 10.7.16 des lignes directrices concernant la passation des marchés, notamment la forme du concours de conceptions. Étant donné que de telles propositions ne donneront pas un prix ferme, la définition de soumission valide ne peut s'appliquer et il faut donc utiliser les niveaux d'autorisation plus restrictifs des marchés non concurrentiels.

1.5 Lorsque le coût d'un concours de propositions n'est pas justifié, par exemple s'il s'agit d'un marché de moins de 25 000 $, on peut choisir un consultant ou professionnel en fonction de ses titres de compétence seulement. Cette forme est préférable aux méthodes qui ne comparent pas plusieurs entreprises compétentes. Bien que le marché qui en résulte ne soit pas non plus un marché concurrentiel, la méthode peut être appliquée de la même façon que s'il s'agissait d'un concours destiné à pourvoir un poste.

1.6 En certains cas, il peut être indiqué d'offrir un marché à une entreprise particulière sans concours, comme le permet l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. Les autorités contractantes doivent expliquer précisément les circonstances qui justifient l'emploi de cette méthode de sélection.

1.7 Selon le niveau de détail nécessaire, le coût d'une proposition sera parfois élevé comparativement à la valeur du travail projeté. Si l'on reçoit un grand nombre de propositions coûteuses en réponse à chaque appel, il en résultera un accroissement des frais généraux de l'industrie, accroissement qui se répercutera sur les clients. Au surplus, l'évaluation des propositions prendra plus de temps. Les demandes de propositions devraient se limiter à un petit nombre de consultants ou de professionnels. D'une liste préliminaire établie à partir des données du répertoire ou des renseignements fournis par les consultants ou les professionnels, on relèvera un nombre restreint de consultants ou de professionnels pressentis, mais un nombre suffisant pour favoriser la concurrence.

1.8 Sélection à partir d'une liste restreinte. Lorsqu'on dresse une liste restreinte de consultants ou de professionnels, on doit évaluer l'information existante par rapport aux facteurs suivants :

  • expérience des disciplines concernées,
  • réservoir d'employés compétents,
  • accès à des ressources d'appui,
  • capacité d'exécuter le travail dans le délai fixé,
  • résultats de marchés antérieurs passés avec l'administration fédérale,
  • emplacement du bureau du consultant ou du professionnel par rapport au lieu de travail,
  • la nature délicate du travail,
  • le niveau de sécurité voulu.

1.9 Un nombre acceptable d'entrepreneurs éventuels sera alors porté sur une liste restreinte à l'aide des données décrites ci-dessus. On procédera alors à une demande de propositions auprès des consultants ou des professionnels de cette liste que le travail demandé intéresse.

2. Fixation des honoraires (voir l'article 16.5 des lignes directrices concernant la passation des marchés)

2.1 Base de paiement

Lorsqu'il est impossible ou incommode de fixer la base de paiement sous forme de prix fixe à indiquer dans le marché, la base de paiement peut être fixé selon l'une des méthodes suivantes :

  1. prix de journée. Un taux fixe journalier, comprenant le coût de la rémunération, les frais généraux et le bénéfice, établi d'après le niveau requis d'expérience et de connaissances et d'après la durée de la journée normale de travail définie dans le contrat. Formule généralement employée pour les tâches à court terme, intermittentes ou autres, lorsqu'il est impossible de connaître exactement l'étendue des travaux.
  2. Frais de personnel multipliés par un facteur. Le multiplicateur comprend les frais généraux, les frais d'intérêt sur le capital investi, l'assurance-responsabilité et le bénéfice du consultant ou du professionnel. Il varie selon le genre de services, l'endroit géographique et la durée des tâches. Cette méthode, qui repose sur les coûts directs supportés par le consultant ou le professionnel, convient lorsque les travaux et les services concernés sont d'envergure, lorsqu'il n'est pas possible de connaître exactement l'étendue des services à fournir, ou lorsque des honoraires pourcentuels ne reflètent pas suffisamment les coûts supportés par l'entreprise. Il serait peut-être prudent de fixer un prix plafond sur le montant total payable en vertu de cette méthode. Le consultant ou le professionnel doit tenir des registres de temps et des livres de comptes détaillés afin de retracer tous ses coûts, et il doit mettre ses registres à la disposition de l'autorité contractante pour vérification.
  3. Frais de personnel et frais généraux plus honoraires fixes. Il s'agit d'une variante de la méthode décrite en b). Le consultant ou le professionnel est remboursé des frais de personnel et des frais généraux qu'il a supportés et il reçoit des honoraires fixes, négociés en vue de couvrir les intérêts sur le capital investi, sa responsabilité et son bénéfice. Cette méthode est utilisée pour le même genre de travaux que la méthode précédente, mais également pour la gestion de travaux de construction. Les honoraires fixes sont calculés comme pourcentage du coût estimatif des immobilisations s'il s'agit de travaux de construction, et comme pourcentage du coût estimatif des frais de personnel et des frais généraux pour les autres genres de travaux.
  4. Pourcentage du coût de construction. Cette méthode comporte deux lacunes principales : les honoraires ne reflètent pas parfaitement le coût d'exécution du service et ils pénalisent le consultant ou le professionnel pour une conception économique. Il faut prendre soin de stipuler un plafond budgétaire et de s'assurer que les honoraires estimatifs correspondront au coût estimatif supporté par le consultant ou le professionnel. Cette méthode est utilisée lorsque la responsabilité principale porte sur la conception, sur la préparation de documents contractuels et sur les activités de surveillance au cours des travaux de construction. Elle s'exprime en pourcentage du coût du projet, et les honoraires sont transposés en un montant fixe, calculé selon le moindre des deux montants suivants :
    • - le prix d'adjudication du marché de travaux de construction, ou
    • - l'estimation préalable à l'appel d'offres et approuvée par l'autorité contractante.
  5. Pourcentage du coût estimatif approuvé. Parfois, les honoraires calculés d'après le prix d'adjudication du marché de travaux de construction peuvent conduire à des injustices, soit pour le consultant/professionnel ou pour la Couronne, en général parce que le marché de la construction ou le contexte des soumissions n'est pas assez prévisible pour être utilisé comme base de calcul des honoraires du consultant ou du professionnel. On peut alors négocier des honoraires fixes pour la partie conception des travaux, en se fondant sur une estimation approuvée par le ministère et faite avant de procéder aux dessins d'ensemble. Les honoraires applicables à l'étape de supervision de la construction sont calculés sur le prix contractuel des travaux.
  6. Avance sur honoraires. Un montant fixé est versé à intervalles réguliers. On utilise cette méthode lorsque des services sont requis à certains intervalles au cours d'une certaine période, par exemple s'il s'agit d'un procès de longue durée ou de services consultatifs spéciaux. L'avance sur honoraires permet simplement de s'assurer que les services seront fournis sur demande. Les honoraires applicables aux services réels sont déterminés à l'aide de l'une des méthodes décrites précédemment.

2.2 Heures supplémentaires

Il n'y aura pas lieu de payer des heures supplémentaires aux consultants et professionnels payés à la journée, à moins que cela ne soit stipulé dans le contrat et expressément autorisé par l'autorité contractante. La rétribution des heures supplémentaires réelles des employés du consultant ou du professionnel, autorisée par l'autorité contractante, doit reposer sur les coûts de la rémunération des heures de travail normales, coûts auxquels on ajoute la prime des heures supplémentaires. Le multiplicateur des frais généraux ne doit pas être appliqué à la prime des heures supplémentaires.

2.3 Dépenses et débours

En principe, le consultant ou le professionnel est remboursé des débours et frais remboursables directs supportés au cours des travaux, selon que le stipule le contrat et sous réserve de l'approbation préalable de l'autorité contractante.

Appendice K - Exigences en matière de présentation de rapport annuel sur les activités de marché CT 813169, 29 juin 1990, telle que modifiée

Publiée le 31 mai 1993. Les dispositions du présent appendice contiennent des exigences impératives en matière de présentation de rapport annuel.

1. Exigences en matière de présentation de rapport pour les ministères et les organismes d'État

1.1 Les ministères et organismes doivent présenter un rapport annuel sur le nombre total et la valeur pécuniaire des marchés de construction et de services (tels que définis dans le Règlement sur les marchés de l'État), y compris les modifications accordées en vertu des pouvoirs du ministère.

1.2 Les données sur l'attribution des marchés doivent être ventilées entre les plafonds monétaires fondamentaux et les plafonds monétaires exceptionnels (tels que définis dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés) et ventilées à nouveau entre les marchés concurrentiels et non concurrentiels et les modifications. Les renseignements sur les postes suivants doivent être exclus du rapport :

  1. les baux immobiliers;
  2. les demandes en vertu des offres à commandes établies par le ministère des Approvisionnements et Services (ASC);
  3. les marchés accordés par des organismes de services communs au nom de clients;
  4. les marchés d'urgence (voir note); et
  5. les propositions de marchés qui ont reçu l'approbation du Conseil du Trésor (voir note).

2. Exigences en matière de présentation de rapport pour le ministère des Travaux publics

2.1 Outre les exigences qui s'appliquent à tous les ministères et organismes d'État, le ministère des Travaux publics (TPC) doit faire rapport sur tous les marchés accordés au nom de chacun de ses clients et en soutien de programmes du TPC. TPC ne présente plus un rapport annuel sur les activités relatives aux baux immobiliers.

3. Exigences en matière de présentation de rapport pour le ministère des Approvisionnements et Services

3.1 Le ministère des Approvisionnements et Services (ASC) doit présenter un rapport annuel sur le nombre total et la valeur pécuniaire des marchés de construction, de biens et de services (tels que définis dans le Règlement sur les marchés de l'État), y compris les modifications accordées en vertu des pouvoirs du ministère au nom de chaque ministère et en soutien de programmes du ASC.

3.2 Les données sur l'attribution des marchés doivent être ventilées entre les plafonds monétaires fondamentaux (ventilés entre la construction, les biens et les services), les plafonds monétaires exceptionnels (tels que définis dans la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés) et les marchés non discrétionnaires. Ces catégories doivent être ventilées à nouveau entre les marchés concurrentiels et non concurrentiels et les modifications. Les renseignements sur les postes suivants doivent être exclus du rapport :

  1. les baux immobiliers;
  2. les demandes par les ministères en vertu des offres à commandes établies par le ASC (à l'exception des demandes ministérielles de services d'aide temporaires, qui doivent être déclarés pas le MAS au Secrétariat du Conseil du Trésor);
  3. les marchés accordés par le MTP au nom du MAS;
  4. les marchés d'urgence (voir note); et
  5. les propositions de marchés qui ont reçu l'approbation du Conseil du Trésor (voir note).

4. Date de présentation des rapports

Toutes les autorités contractantes doivent faire rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'attribution des marchés dans les deux mois qui suivent la fin de l'exercice financier.

Note :

Les ministères peuvent, par commodité, inclure ces marchés et propositions de marchés dans le rapport, mais doivent alors en indiquer les totaux partiels. Les ministères qui ne disposent pas des renseignements voulus peuvent les demander au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Formulaires pertinents

Titre du formulaire Numéro du formulaire Publié par Distribué
par
N° de tél.
N° de télécopieur
Rapport annuel sur les marchés par Ministère/ Organisme TBS/SCT 350-91
(Rev. 1993/03)A
SCT SCT (613) 957-2487
(613) 952-1381
Rapport annuel sur les marchés par Approvisionnements et Services Canada TBS/SCT 350-91
(Rev. 1993/03)B
SCT SCT (613) 957-2487
(613) 952-1381
Rapport annuel sur les marchés par Travaux publics Canada TBS/SCT 350-91
(Rev. 1993/03)C
SCT SCT (613) 957-2487
(613) 952-1381
Rapport annuel sur les marchés par le Secrétariat du Conseil du Trésor TBS/SCT 350-91
(Rev. 1993/03)D
SCT SCT (613) 957-2487
(613) 952-1381
Rapport annuel sur les marchés
Rapport d'ensemble
TBS/SCT 350-91
(Rev. 1993/03)E
SCT SCT (613) 957-2487
(613) 952-1381

Appendice L - Compagnies de cautionnement reconnues

Publiée décembre 2008

Voici une liste des compagnies d'assurance dont les cautionnements peuvent être acceptés par le gouvernement à titre de garantie.

1. Compagnie canadiennes

Allstate du Canada, Compagnie d'assurances
Assurance ACE INA
Ascentus Ltée, Les Assurances
Aviva, Compagnie d'Assurance du Canada
AXA Assurances (Canada)
AXA Pacific Compagnie d'assurance
Le Bouclier du Nord Canadien, Compagnie d'Assurance
Certas direct, compagnie d'assurances
Chubb, Compagnie d'assurances du Canada
Commonwealth, Compagnie d'assurances du Canada
Co-operators General, Compagnie d'assurance
CUMIS, Compagnie d'assurances générales
La Dominion du Canada, Compagnie d'assurances générales
Échelon, Compagnie D'Assurances Générale
Economical, Compagnie Mutuelle d'Assurance
Elite, Compagnie d'assurances
La Compagnie d'Assurance Everest du Canada
Federated, Compagnie d'assurances du Canada
Federation, Compagnie d'assurances du Canada
La Compagnie d'assurance et de Garantie Grain
The Guarantee, Compagnie d'Amérique du Nord
ING du Canada, Compagnie d'assurance
ING Novex Compagnie d'assurance du Canada (fidélité du personnel seulement)
Jevco, Compagnie d'assurances (cautionnement seulement)
London and Midland, Compagnie d'assurances générales
Compagnie canadienne d'assurances générales Lombard
Compagnie d'assurance Lombard
Markel, Compagnie d'assurances du Canada
Missisquoi, Compagnie d'assurances
La Nordique compagnie d'assurance du Canada
The North Waterloo Farmers Mutual Insurance Company (fidélité du personnel seulement)
La Personnelle, compagnie d'assurances
Compagnie d'Assurance du Québec
Saskatchewan, Compagnie d'assurance mutuelles (fidélité du personnel seulement)
Royal & Sun Alliance du Canada, société d'assurances
La Souveraine, Compagnie d'Assurance Générale
TD, Compagnie d'assurances générales
Temple, La compagnie d'assurance
Traders, Compagnie d'assurances générales
La Compagnie Travelers Garantie du Canada
Compagnie d'Assurance Trisura Garantie
Waterloo, Compagnie d'assurance
La Compagnie Mutuelle d'Assurance Wawanesa
Western, Compagnie d'assurances
Western, Compagnie de garantie

2. Compagnie provinciales

Les cautionnements de garantie des compagnies suivantes peuvent être acceptés à condition que le contrat de garantie soit conclu dans une province où la compagnie est autorisée à faire affaires, comme il est indiquée entre parenthèses.

AXA Boréal Assurances Inc. (I.-P.-É., N.-B., Qué., Ont., Man., C.-B.)
ALPHA, Compagnie d'assurances Inc. (Québec)
Canada West Insurance Company (Ont., Man., Sask., Alb., C.-B., T.-N.-0.) (cautionnement seulement)
La Capitale, compagnie d'assurance générale
Coachman Insurance Company (Ont.)
Commerce et Industrie, La Compagnie d'assurances du Canada (T.-N.-L., N.-É, I.-P.-É, N.-B., Qué., Ont., Man., Sask., Alb. C.-B., Nun., T.-N.-O., Yuk.)
La Compagnie d'Assurance Continental Casualty (T.-N.-L., N.-É, I.-P.-É, N.-B., Qué., Ont., Man., Sask., Alb. C.-B., Nun., T.-N.-O., Yuk.)
GCAN Compagnie d'assurances (T.-N.-L., N.-É, I.-P.-É, N.-B., Qué., Ont., Man., Sask., Alb. C.-B., Nun., T.-N.-O., Yuk.)
The Insurance Company of Prince Edward Island (N.-É, I.-P.-É, N.-B.)
Kingsway Compagnie d'assurances générales (N.-E., N.-B., Qué., Ont., Man., Sask., Alb., et C.-B.)
La Compagnie d'Assurance Liberté Mutuelle (T.-N.-L., N.-É, I.-P.-É, N.-B., Qué., Ont., Man., Sask., Alb. C.-B., Nun., T.-N.-O., Yuk.)
Norgroupe Assurances Générales Inc.
Orléans, compagnie d'assurance générale (N.-B., Qué., Ont.)
Pilot Insurance Company (Ont.)
Saskatchewan Government Insurance Office (Sask.)
SGI CANADA Insurance Services Ltd. (Ont., Man., Sask., Alb.)
Société d'assurance publique du Manitoba (Man.)
Union Canadienne, Compagnie d'assurances (Québec)
L'Unique assurances générales inc. (N.-E., I.-P.-É., N.-B., Qué., Ont., C.-B.)

3. Compagnie étrangères

Aspen Insurance UK Limited
AXA Corporate Solutions Assurance
Compagnie Française d'Assurance pour le Commerce Extérieur (fidélité du personnel seulement)
Eagle Star Insurance Company Limited
Société des Assurances Ecclésiastiques (fidélité du personnel seulement)
Lloyd's, Les Souscripteurs du
NIPPONKOA Insurance Company, Limited
Assurances Sompo du Japan
Tokio Maritime & Nichido Incendie Compagnie d'Assurances Ltée (cautionnement seulement)
XL Insurance Company Limited (cautionnement seulement)
Zurich, Compagnie d'assurances

Appendice M - Les lobbyistes et la passation de marchés

Publiée le 8 septembre 1997.

1. Il n'est pas interdit à d'éventuels entrepreneurs d'avoir recours aux services de lobbyistes. Cependant, les entrepreneurs qui font affaire avec l'État ne doivent pas avoir recours à des lobbyistes auxquels ils versent une rémunération ou des honoraires proportionnels aux résultats, c'est-à-dire les payer selon la valeur des marchés obtenus. L'entrepreneur qui a recours aux services de lobbyistes pour un marché éventuel ou actuel avec l'État doit les rémunérer soit à l'acte soit au moyen d'honoraires payés à titre d'avance.

2. La restriction quant au recours aux lobbyistes s'applique seulement aux marchés pour lesquels on peut s'attendre à ce qu'il soit fait appel à des lobbyistes. Chaque autorité contractante doit déterminer d'avance si l'on y a ordinairement recours ou si l'on pourrait y avoir recours pour le type de marché visé. Le cas échéant, les documents contractuels liant l'État et le fournisseur doivent contenir une clause interdisant le versement d'honoraires proportionnels aux résultats.

3. Lorsque des organismes font affaire avec des lobbyistes pour les aider à obtenir des subventions ou des contributions d'organismes gouvernementaux fédéraux, les honoraires versés aux lobbyistes ne devraient pas être établis en fonction de la valeur des subventions ou des contributions. Les ministères et organismes doivent veiller à ce que les organismes qui désirent obtenir diverses formes d'aide gouvernementale ne paient pas leurs lobbyistes au moyen d'honoraires proportionnels aux résultats.

4. Les autorités contractantes doivent inclure dans tous les marchés pertinents une clause de certification relative au recours à des lobbyistes en vue d'interdire aux fournisseurs de payer leurs lobbyistes selon un régime d'honoraires proportionnels aux résultats. Elles doivent obtenir les conseils de représentants du ministère de la Justice sur le libellé de cette clause. Voici quelques exemples de clauses pour des marchés de biens et de services résentants du ministère de la Justice sur le libellé de cette clause. Voici quelques exemples de clauses pour des marchés de biens et de services:

  1. L'entrepreneur atteste qu'il n'a pas versé ni convenu de verser, directement ou indirectement, et s'engage à ne pas verser, directement ni indirectement, des honoraires proportionnels aux résultats relativement à toute demande ou démarche reliée à ce marché ou relativement à l'obtention ou à la négociation de ce marché, à aucune personne autre qu'un employé remplissant les fonctions habituelles liées à son poste.
  2. Tous les comptes et les dossiers concernant le versement d'honoraires ou de toute autre rémunération relativement à toute demande ou démarche reliée au marché ou relativement à l'obtention ou à la négociation du marché seront assujettis aux dispositions du marché portant sur les comptes et la vérification.
  3. Si l'entrepreneur fait une fausse déclaration aux termes de la présente section ou ne respecte pas les obligations précisées dans le présent document, le ministre pourra soit résilier le marché pour défaut d'exécution conformément aux dispositions pertinentes contenues dans le marché, soit recouvrer, auprès de l'entrepreneur, par une réduction du prix du marché ou autrement, le montant total des honoraires proportionnels aux résultats.
  4. Les définitions suivantes s'appliquent à la présente section :

«honoraires proportionnels aux résultats» Tout paiement, ou autre forme de rémunération, subordonné au degré de succès ou calculé en fonction du degré de succès obtenu relativement à l'obtention d'un marché gouvernemental, à la négociation d'une partie ou de la totalité des conditions de ce marché ou à toute demande ou démarche reliée au marché.

«employé(e)» Toute personne avec qui l'entrepreneur a une relation d'employeur à employé;

«personne» Comprend un particulier ou un groupe, une société, un partenariat, une organisation et une association et, sans limiter la portée générale de ce qui précède, tout particulier qui est tenu de fournir au greffier une déclaration en vertu de l'article 5 de la Loi concernant l'enregistrement des lobbyistes, L.R.C. (1985), ch. 44 (4e supplément), et de toute modification qui pourrait être apportée de temps à autre.

Appendice N - Bureaux de dépôt des soumissions

Publieé le 1er avril 1992. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. Les bureaux de dépôt des soumissions ont été établis par l'industrie pour améliorer les méthodes de présentation des soumissions. Le bureau de dépôt reçoit et conserve en lieu sûr les soumissions scellées des sous-traitants et s'assure que les entrepreneurs principaux reçoivent des soumissions écrites fermes suffisamment à l'avance pour préparer leurs propres soumissions de façon complète et exacte. Pour les projets dont la valeur dépasse 200 000 $, les autorités contractantes doivent utiliser les services d'un bureau local de dépôt des soumissions pour la réception des soumissions secondaires.

2. Pour les travaux de construction plus importants (plus de 200 000 $), l'autorité contractante doit publier une annonce invitant les entrepreneurs principaux à soumissionner. Ceux-ci obtiennent à leur tour les soumissions des sous-traitants pour préparer ensuite leurs propres soumissions. Si l'annonce de l'appel d'offres précise l'utilisation d'un bureau de dépôt pour tel ou tel métier, tous les sous-traitants intéressés doivent présenter leurs soumissions aux entrepreneurs principaux en les déposant au bureau de dépôt indiqué.

3. Utilisation des bureaux de dépôt des soumissions. Pour des métiers particuliers, les autorités contractantes peuvent indiquer le bureau de dépôt à utiliser, pourvu que :

  1. la valeur estimative du projet soit supérieure à 200 000 $ et la quantité de travail que doit exécuter chaque sous-traitant soit importante;
  2. les chances de perturbation des forces du marché libre soient minimes par comparaison aux avantages que l'on recherche;
  3. le mécanisme ne limite pas le nombre de soumissionnaires principaux ou de soumissionnaires sous-traitants;
  4. les entrepreneurs principaux soient tenus de choisir les sous-traitants auxquels ils feront appel parmi ceux qui leur auront présenté des soumissions par l'entremise du bureau de dépôt et d'indiquer les sous-traitants en question dans leurs propres soumissions; et
  5. le bureau de dépôt des soumissions figure sur la liste des bureaux acceptables publiée par le Conseil du Trésor.

4. L'annonce de l'autorité contractante en vue de l'appel d'offres précise le bureau de dépôt à utiliser, les spécialités touchées, ainsi que la date et l'heure de clôture de l'appel d'offres. Toute modification à ces renseignements est annoncée de la même façon. La date et l'heure de clôture, ainsi que les spécialités touchées, peuvent être discutées avec le bureau local de dépôt des soumissions et doivent refléter, si possible, les pratiques locales. La date de clôture des soumissions des sous-traitants est en principe deuxjours ouvrables avant la date de clôture fixée pour les soumissions des entrepreneurs principaux. En général, on ne doit pas apporter de modifications aux documents de l'appel d'offres, notamment aux plans et aux devis descriptifs, durant la semaine qui précède la date limite de réception des soumissions.

5. Lorsqu'elle procède à l'adjudication au titre de l'appel d'offres principal, l'autorité contractante doit être convaincue que l'entrepreneur principal a choisi les sous-traitants conformément aux Règles normatives des bureaux de dépôt des soumissions (projets de travaux de construction de l'administration fédérale), lesquelles figurent dans le présent document.

6. Bureaux reconnus de dépôt des soumissions. Les noms et adresses des bureaux reconnus de dépôt des soumissions figurent à la fin du présent document. Des bureaux peuvent être enlevés de cette liste si, à l'examen, leur performance révèle des pratiques inacceptables ou des incompatibilités avec les Règles normatives.

7. Il incombe à un sous-comité du Sous-comité des marchés de travaux de construction du CCCTM de:

  1. confirmer que les pratiques d'un bureau de dépôt des soumissions sont conformes aux Règles normatives;
  2. de surveiller la mise en oeuvre de la présente politique en procédant à l'examen de la performance des bureaux de dépôt; et
  3. de recommander les modifications à apporter à la politique.

et de faire rapport de telles activités au Conseil du Trésor.

8. Règles normatives. Les Règles normatives obligent les bureaux de dépôt des soumissions à permettre aux autorités contractantes d'examiner les rapports concernant le règlement de chaque plainte. L'autorité contractante fera parvenir au sous-comité du CCCTM un exemplaire de chacun de ces rapports, accompagné, s'il y a lieu, d'observations complémentaires.

9. Si un bureau de dépôt démontre une performance insatisfaisante dans ses activités quotidiennes ou dans la façon dont il règle les plaintes, l'autorité contractante l'en informe et lui demande de prendre les mesures qui s'imposent.

10. Si l'autorité contractante n'est pas satisfaite du résultat de son intervention, elle en informe le sous-comité du CCCTM, et s'il y a lieu, recommande que le bureau de dépôt soit radié de la liste du Conseil du Trésor.

11. Les règles normatives prévoient également que les bureaux de dépôt des soumissions notifient à l'autorité contractante les détails du retrait de sous-traitants après la date de clôture. Les retraits qui ne semblent pas justifiés sont signalés au sous-comité du CCCTM qui en informera le ministère de la Consommation et des Corporations.

12. Les autorités contractantes peuvent intervenir dans le processus d'appel d'offres des bureaux de dépôt dans les cas exceptionnels où l'intérêt public le justifie.

13. Lorsque le bureau de dépôt ne s'est pas conformé aux Règles normatives, l'autorité contractante l'en informe et lui demande de réviser son mode de fonctionnement.

14. Si un bureau de dépôt ne reçoit pas plus de deux soumissions pour une spécialité donnée, l'autorité contractante peut, à son gré, négocier avec l'adjudicataire principal et le sous-traitant choisi par celui-ci. Cela n'arrivera que lorsque, de l'avis de l'autorité contractante, le prix proposé par le sous-traitant est notablement plus élevé que le juste prix du marché auquel on aurait pu s'attendre. Si cette mesure ne conduit pas à des résultats satisfaisants, l'autorité contractante peut exiger le lancement d'un nouvel appel d'offres pour la spécialité concernée, sans recourir au bureau de dépôt. Les autorités contractantes doivent prendre note des cas où moins de trois soumissions ont été reçues et s'en souvenir lorsqu'elles décident s'il y a lieu, à l'avenir, de recourir au bureau de dépôt concerné pour les spécialités visées.

15. Dossiers. Les ministères et organismes doivent tenir des dossiers, notamment des évaluations, sur la fréquence des recours aux bureaux de dépôt des soumissions et sur le règlement des plaintes par ceux-ci. Cette information doit être mise à la disposition du Conseil du Trésor pour qu'il les examine, au besoin.

16. Recours aux bureaux de dépôt des soumissions

Les sous-traitants ne doivent présenter leurs soumissions par l'entremise d'un bureau de dépôt que lorsque l'annonce de l'autorité contractante pour les offres principales mentionne l'utilisation d'un bureau de dépôt. Les bureaux de dépôt indiqués dans l'annonce sont les seuls pouvant recevoir les soumissions. Le processus d'appel d'offres doit être compatible avec les Règles normatives des bureaux de dépôt des soumissions (projets de travaux de construction de l'administration fédérale). Les Règles normatives ne traitent pas de l'organisation, de l'administration et des procédures internes des bureaux de dépôt. Ces questions font l'objet de règles particulières au bureau de dépôt, selon que celui-ci l'estime à propos. Les règles du bureau local doivent être mises à la disposition de toutes les parties intéressées, sous forme imprimée.

17. Bureaux approuvés de dépôt des soumissions

Pour pouvoir être applicables aux projets de travaux de construction de l'administration fédérale, les règles des bureaux de dépôt et les modifications qui leur sont apportées doivent être approuvées par l'administration fédérale. En principe, il faut pour cela présenter les règles par l'entremise de l'Association nationale de la construction. Les bureaux de dépôt dont les règles ont été approuvées et sont autrement acceptables par l'administration fédérale sont énumérées ci-après.

18. Impartialité

Pour un projet donné, les services du bureau de dépôt doivent être mis à la disposition de tous les entrepreneurs principaux et de tous les sous-traitants de la spécialité concernée, que les sous-traitants soient ou non membres d'une association et quel que soit l'endroit géographique de chacun. La direction du bureau de dépôt ne montrera aucune préférence pour tel ou tel soumissionnaire, local ou autre.

19. Garantie de soumission et garantie contractuelle

La garantie déposée auprès d'un bureau de dépôt peut être examinée par celui-ci, et les entrepreneurs principaux seront informés des vices qu'elle contient. Le bureau de dépôt ne doit pas cependant exiger de garantie ni ne doit disqualifier des soumissions qui ne répondent pas aux exigences de garantie.

20. Spécialités concernées

Le recours aux bureaux de dépôt doit se limiter aux spécialités indiquées dans les documents d'appel d'offres.

21. Heure de clôture de l'appel d'offres.

L'heure et la date de clôture du bureau de dépôt pour la réception des offres des sous-traitants seront déterminées par l'autorité contractante et le bureau en question et seront précisées dans l'appel d'offres lancé par l'autorité contractante.

22. Plaintes

Les plaintes déposées par les entrepreneurs principaux ou les sous-traitants au sujet des irrégularités d'un appel d'offres ou au sujet du fonctionnement d'un bureau de dépôt doivent être adressées sous forme écrite soit au bureau de dépôt, soit à l'association locale de la construction. La plainte ne sera étudiée qu'après l'heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux et ne disqualifiera pas les soumissions des sous-traitants. Le bureau de dépôt doit signaler promptement et par écrit toutes les plaintes et leur mode de résolution au service des appels d'offres de l'autorité contractante pour qu'il les examine.

23. Procédures applicables aux sous-traitants

  1. Les sous-traitants peuvent donner des prix distincts pour chaque spécialité intégrale mentionnée dans les documents d'appel d'offres. Ils peuvent également donner un prix forfaitaire pour deux ou plusieurs spécialités intégrales, pourvu que le prix de chaque spécialité soit également donné. Il n'est pas nécessaire que le prix forfaitaire soit le total des prix distincts.
  2. Les prix proposés doivent être fondés sur les plans et devis descriptifs. Toutefois, on peut y joindre d'autres propositions, qu'elles aient été demandées ou non, pourvu qu'elles accompagnent des propositions de prix fondées sur les plans et devis descriptifs.
  3. Les soumissions des sous-traitants doivent être présentées dans des enveloppes officielles obtenues du bureau de dépôt. L'original de chaque soumission doit être inséré dans une enveloppe distincte portant le nom de l'entrepreneur principal, et un exemplaire de chaque soumission doit être inséré dans une enveloppe distincte pour le bureau de dépôt. Ces enveloppes sont alors insérées dans une enveloppe spéciale plus grande pour livraison au bureau de dépôt, portant le nom du sous-traitant et du projet en cause et indiquant combien de soumissions l'enveloppe contient.
  4. On peut présenter au bureau de dépôt des avis écrits (notamment des télégrammes et des messages par telex) concernant les avenants apportés aux soumissions des sous-traitants, pourvu que la soumission et l'avenant soient reçus avant la date et l'heure de clôture de réception des soumissions. Chaque avenant doit être adressé à chaque entrepreneur principal intéressé et accompagné d'un exemplaire pour le bureau de dépôt.
  5. Les soumissions ne doivent pas être modifiées après la date et l'heure de clôture.
  6. Après la date et l'heure de clôture, le sous-traitant qui a déjà présenté au moins une soumission au bureau de dépôt, mais qui a par mégarde oublié un entrepreneur principal, peut (au plus tard quatreheures avant l'heure de clôture pour les entrepreneurs principaux) présenter une soumission à cet entrepreneur principal, si les conditions sont identiques à celles d'une soumission que le sous-traitant a faite pour le même projet par l'entremise du bureau de dépôt. La soumission peut se faire par télégramme adressé au bureau de dépôt, avec copie à l'entrepreneur principal omis.
  7. Les soumissions peuvent être retirées au plus tard sixheures avant l'heure de clôture des soumissions des entrepreneurs principaux. Le retrait d'une soumission après l'heure de clôture ne peut avoir lieu que dans le cas d'une erreur sérieuse évidente. Il incombe au sous-traitant d'informer le bureau de dépôt et tous les entrepreneurs principaux concernés de sa décision de se retirer et de la leur confirmer par écrit, avec motifs à l'appui. Le bureau de dépôt doit informer immédiatement l'autorité contractante des détails connus de tout retrait qui a lieu après la clôture de réception des soumissions.

24. Traitement des soumissions

  1. Le bureau de dépôt des soumissions doit estampiller à l'aide d'un horodateur et mettre en sûreté toutes les enveloppes reçues avant l'heure de clôture. Les enveloppes reçues après l'heure de clôture indiquée sont renvoyées sans être ouvertes.
  2. Immédiatement après la clôture de réception des soumissions, un fonctionnaire du bureau de dépôt ouvre la boîte de soumissions et chacune des grandes enveloppes. Le bureau de dépôt remet à chaque entrepreneur concerné les enveloppes cachetées qui lui sont adressées. Simultanément, le bureau de dépôt dresse une liste certifiée des noms des sous-traitants qui ont fait des offres à chacun des entrepreneurs principaux et l'envoie à l'autorité contractante par courrier recommandé ou par un autre moyen arrêté de concert. Les enveloppes restantes seront conservées non ouvertes dans un endroit sûr jusqu'à ce que le marché principal ait été adjugé.
  3. Après l'adjudication du marché principal, le bureau de dépôt ouvre sa série d'enveloppes contenant les copies des soumissions qui ont été envoyées à l'entrepreneur principal retenu et il les compile par spécialités. Toutes les autres enveloppes sont conservées pendant trente jours, puis détruites sans être ouvertes, à moins qu'une plainte soit à l'étude. Seuls les sous-traitants qui, par l'entremise du bureau de dépôt, ont fait des offres à l'entrepreneur principal retenu peuvent examiner la compilation intéressant leurs spécialités.
  4. Seuls les employés du bureau de dépôt effectuant la compilation et les membres d'un comité de dépôt chargés d'examiner une plainte ont le droit de prendre connaissance des documents d'appel d'offres conservés au bureau de dépôt.

25. Procédure applicable aux entrepreneurs principaux

  1. Il incombe à l'entrepreneur principal qui fait une soumission et qui demande des propositions de prix par l'entremise du bureau de dépôt d'en informer les sous-traitants.
  2. L'entrepreneur principal se charge en principe d'aller chercher les enveloppes des soumissions au bureau de dépôt après l'heure et la date de clôture, mais il peut demander au bureau de dépôt de les lui livrer, auquel cas le bureau de dépôt n'assume, quant à la livraison, aucune responsabilité autre que celle de la mise à la poste des soumissions ou de leur envoi par messager ou par un autre moyen.
  3. Sous réserve des alinéas d) et e) ci-après, l'entrepreneur principal doit conclure un sous-marché pour chacune des spécialités précisées dans l'appel d'offres avec l'un des sous-traitants qui lui ont fait parvenir des soumissions par l'entremise du bureau de dépôt, mais pas nécessairement avec le plus bas soumissionnaire.
  4. S'il n'y a pas de soumission pour telle ou telle spécialité, l'entrepreneur principal peut lancer un appel d'offres directement aux sous-traitants, sans recourir au bureau de dépôt.
  5. Si le bureau de dépôt n'a reçu que deuxsoumissions pour une spécialité intégrale, l'autorité contractante peut exiger la tenue d'autres négociations entre elle-même, l'entrepreneur principal retenu et le sous-traitant choisi par celui-ci. Si les négociations sont insatisfaisantes, l'autorité contractante peut exiger le lancement d'un nouvel appel d'offres pour la spécialité concernée, sans recourir au bureau de dépôt.
  6. L'entrepreneur principal qui a l'intention de recourir à ses propres effectifs pour l'une ou plusieurs des spécialités intégrales doit néanmoins déposer une soumission adressée à son nom pour les travaux à exécuter, conformément aux présentes règles.

26. Bureaux de dépôt approuvés

Les bureaux de dépôt suivant ont été approuvés :

Association de la construction de Terre-neuve et du Labrador

B.P. 8008
St. John's (Terre-Neuve)
A1B 3M7

B.P. 649
Grand Falls (Terre-Neuve)
A2A 2K2

18, rue Park
Niveau inférieur
Corner Brook (Terre-Neuve)
A2H 2W9

109 route Trans-canadienne
Gander (Terre-Neuve)
A1V 1P6

Le bureau de dépôt de la Nouvelle-Écosse

B.P. 1476 Nord
5450, rue Cornwallis
Halifax (Nouvelle-Écosse)
B3K 5H7

a/s Cape Breton Island Builder's Exchange
B.P. 131
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 6G9

Association de la construction de l'Île du Prince Edouard

Association de la construction de l'Île du Prince Edouard
Construction Centre of Prince Edward Island
40, Enman Crescent
B.P. 728
Charlottetown (Île du Prince Edouard)
C1A 7L3

Bureau de dépôt de l'Association de la construction du Nouveau-Brunswick Inc.

Association de la construction de Frédéricton
B.P. 275 (190, rue Brunswick)
Frédéricton (Nouveau-Brunswick)
E3B 1G6

Association de la construction du Nord-est de Moncton
B.P. 2038 'A' (341, chemin Collishaw)
Moncton (Nouveau-Brunswick)
E1C 8H7

Association de la construction de Saint-John
B.P. 2144 'C' (263, rue Germain)
Saint-John (Nouveau-Brunswick)
E2L 3T5

Ontario

Bureau de dépôt du district de Barrie
80, rue Bradford
Barrie (Ontario)
L4N 6S7

Bureau de dépôt de Chatham
B.P. 703
Chatham (Ontario)
N7M 5K3

Bureau de dépôt de Grand Valley
25, Sheldon Drive
Cambridge (Ontario)
N1R 6R8

Bureau de dépôt de Hamilton
370, boul. York, pièce 100
Hamilton (Ontario)
L8R 3L1

Bureau de dépôt de Kingston
B.P. 625
Kingston (Ontario)
K7L 4X1

Bureau de dépôt de London
280, rue Maitland
London (Ontario)
N6B 2Y6

Bureau de dépôt de la péninsule du Niagara
34, rue Scott
St. Catharines (Ontario)
L2R 6Z4

Bureau de dépôt de Durham
2001, rue Thickson sud, pièce 1
Whitby (Ontario)
L1N 6J3

Bureau de dépôt Ottawa Valley
196, avenue Bronson
Ottawa (Ontario)
K1R 6H4

Bureau de dépôt de Peterborough
B.P. 56
Peterborough (Ontario)
K9J 6Y5

Bureau de dépôt de Quinte
12, rue Front nord
pièce 201
Belleville (Ontario)
K8P 3A7

Bureau de dépôt de Sarnia
B.P. 545
Sarnia (Ontario)
N7T 7J4

Bureau de dépôt de Sault Ste. Marie
117, White Oak Drive est
Sault Ste. Marie (Ontario)
P6B 4J7

Bureau de dépôt de Sudbury
257, rue Beatty
Sudbury (Ontario)
P3C 4G1

Bureau de dépôt de Toronto
1, avenue Sparks, pièce G-7
Willowdale (Ontario)
M2H 2W1

Bureau de dépôt de Thunder Bay
B.P. 2000
Thunder Bay (Ontario)
P7C 4Y4

Bureau de dépôt de Windsor
1090, avenue Crawford
Windsor (Ontario)
N9A 5C9

Bureau de dépôt du Manitoba Inc.

Association de la construction de Winnipeg
B.P. 737
290, rue Burnell
Winnipeg (Manitoba)
R3C 2L4

Association de la construction de Brandon
B.P. 936
950, 10e rue
Brandon (Manitoba)
R7A 5Z9

The Saskatchewan Bid Depository Incorporated

Direction de Moose Jaw
B.P. 637
Moose Jaw (Saskatchewan)
S6H 4P4

Direction de Prince Albert
3700, 2e avenue ouest
Prince Albert (Saskatchewan)
S6W 1A2

Direction de Regina
1935, rue Elphingstone
Regina (Saskatchewan)
S4T 3N3

Direction de Saskatoon
532, 2e avenue nord
Saskatoon (Saskatchewan)
S7K 2C5

Direction de Swift Current
163, 1ère avenue nord est
Swift Current (Saskatchewan)
S9H 2B1

Alberta Bid Depository Ltd.

10215, 176e rue
Edmonton (Alberta)
T5S 1M1

2725, 12e rue nord-est
Calgary (Alberta)
T2E 7J2

9809, 116e avenue
Grand Prairie (Alberta)
T8V 4B4

2918, 7e avenue nord
Lethbridge (Alberta)
T1H 5C6

949, 17e rue sud-ouest
Medicine Hat (Alberta)
T1A 7T4

7803, 50e avenue
Red Deer (Alberta)
T4P 1M8

The British Columbia Construction Association

Bureau de dépôt de Campbell River
a/s North Vancouver Island Construction Association
171, rue Beech
Campbell River (C.-B.)
V9W 5G4

Bureau de dépôt de Cranbrook
a/s Southern Interior Construction Association
204-201, 14e avenue nord
Cranbrook (C.-B.)
V1C 3W3

Bureau de dépôt de Dawson Creek
a/s Dawson Creek Construction Association
1130, 102e avenue
Dawson Creek (C.-B.)
V1G 2C1

Bureau de dépôt de Fort St. John
a/s Fort St. John Construction Association
10307, 95e avenue
Fort St. John (C.-B.)
V1J 5T5

Bureau de dépôt de Kamloops
a/s Southern Interior Construction Association
710, Laval Crescent
Kamloops (C.-B.)
V2C 5P3

Bureau de dépôt de Kelowna
a/s Southern Interior Construction Association
#401-1415, Hunter Court
Kelowna (C.-B.)
V1X 6E6

Bureau de dépôt de Nanaimo
a/s Nanaimo Construction Association
2301-D, chemin McCullough
Nanaimo (C.-B.)
V9S 4M9

Bureau de dépôt de Penticton
a/s Southern Interior Construction Association
209-483, rue Ellis
Penticton (C.-B.)
V2A 4M1

Bureau de dépôt de Port Alberni
a/s Alberni Valley Construction Association
4770, chemin Johnston
Port Alberni (C.-B.)
V9Y 5M3

Bureau de dépôt de Prince George
a/s Prince George Construction Association
3851, 18e avenue
Prince George (C.-B.)
V2N 1B1

Bureau de dépôt de Vancouver & Lower Mainland
a/s Amalgamated Construction Association
2675, rue Oak
Vancouver (C.-B.)
V6H 2K3

Bureau de dépôt de Victoria
a/s Construction Association of Victoria
1075, rue Alston
Victoria (C.-B.)
V9A 3S6

Appendice O - Initiative fédérale dans le secteur du bâtiment - Gestion de l'énergie

Publiée le 6 mars 1998.

1. Généralités

1.1 L'Initiative fédérale dans le secteur du bâtiment vise à aider les ministères à investir pour accroître l'efficacité énergétique de leurs immeubles. Les sociétés de services publics canadiennes font la promotion de programmes de gestion axée sur la demande afin de réduire la consommation d'électricité. Les encouragements financiers s'adressent à divers groupes de consommateurs parmi lesquels figure l'administration fédérale.

1.2 Les ministères ayant la garde des biens immobiliers disposent des pouvoirs contractuels nécessaires pour conclure des ententes avec les sociétés de services publics et le secteur privé de manière à pouvoir accroître l'efficacité énergétique des immeubles fédéraux.

1.3 L'accroissement de l'efficacité peut inclure l'installation d'éclairage et de moteurs à haut rendement, la modification des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, l'amélioration des enveloppes des immeubles, une meilleure conception des nouvelles structures et la modification des pratiques de fonctionnement et d'entretien. Dans certains cas, la cogénération de l'électricité sera peut-être possible.

2. Politique

2.1 Le Conseil du Trésor autorise toute autorité contractante à conclure des marchés de services ou à les modifier pour acquérir des services énergétiques, lesquels peuvent comprendre l'approvisionnement énergétique, l'amélioration de l'efficacité énergétique, les services de gestion, le suivi de la gestion de l'énergie et la formation à cet égard, à condition que la somme visée par le marché, y compris toute modification, ne dépasse pas 25 millions de dollars et sous réserve que le premier marché de gestion de l'énergie dépassant un million de dollars soit présenté au Conseil du Trésor pour approbation.

2.2 L'approvisionnement énergétique aussi bien que l'amélioration de la gestion et de l'efficacité devraient se faire par le recours à des marchés de gestion de l'énergie, selon les modalités suivantes :

  1. Une société de gestion de l'énergie sera chargée d'acquérir le capital initial nécessaire. Les incitatifs offerts par la société de services publics iront à la société de gestion et réduiront la durée de la période de remboursement du ministère ayant la garde des biens immobiliers.
  2. La société de gestion fera payer les factures d'énergie au ministère ayant la garde des biens immobiliers et effectuera des améliorations matérielles et fonctionnelles dans les immeubles. Elle recouvrera ses frais et réalisera un profit pendant la durée du marché par la facturation de frais de services de gestion de l'énergie qui correspondront aux économies d'énergie obtenues ou à la différence entre les factures d'énergie avant et après les travaux d'amélioration.
  3. La facture d'énergie que devra acquitter le ministère ayant la garde des biens immobiliers correspondra à celle qu'il payait avant les améliorations, ajustée en fonction des augmentations de taux et du coût de toute fluctuation supplémentaire de la demande énergétique que pourrait entraîner un changement majeur de la vocation de l'immeuble ou des normes de santé et de sécurité.
  4. À la fin de la période contractuelle, le ministère ayant la garde des biens immobiliers rétablit ses rapports habituels avec la société de services publics. À partir de ce moment, le coût de l'énergie doit être inférieur. Dans l'intervalle, le ministère ne paierait pas davantage que s'il n'avait pas conclu cette entente.

2.3 Chaque marché de gestion de l'énergie se situe dans un contexte particulier qui doit être évalué selon son mérite propre. Lorsque la chose est économiquement faisable, le marché de gestion de l'énergie doit être structuré de manière à prévoir un partage partiel des économies sur une période prolongée de remboursement. Il y a lieu d'effectuer une analyse coûts-avantages pour établir la période de remboursement la plus convenable.

2.4 Le marché prévoira l'acquisition de biens liés aux services énergétiques. En outre, le marché global doit satisfaire les exigences stipulées dans l'Accord de libre-échange nord-américain, dans l'Accord sur l'organisation mondiale du commerce sur les marchés publics et l'Accord sur le commerce international.

2.5 Dans le cadre de l'Initiative fédérale dans le secteur du bâtiment, Ressources naturelles Canada aidera les ministères fédéraux à accroître l'efficacité énergétique de leurs installations sans compromettre l'environnement de travail de leurs employés. Au nombre des services offerts figureront des accords types pour le financement des économies et les programmes d'incitatifs offerts par les services publics; des lignes directrices touchant la santé et la sécurité; des trousses de formation à l'intention des gestionnaires et des responsables de l'exploitation d'immeubles; des trousses d'information à l'intention des employés fédéraux; des plans de gestion de l'énergie à long terme; des lignes directrices relatives aux spécifications techniques; des trousses d'appel d'offres et de passation de marché types; des listes de soumissionnaires qualifiés pour effectuer des travaux d'amélioration de l'efficacité énergétique.

Appendice P - Dragage

Publiée le 1er octobre 1989. Les dispositions du présent appendice contiennent des clauses contractuelles et des instructions impératives.

Les présentes directives s'appliquent aux marchés de plus de 100 000 $, lorsque des opérations de dragage constituent une partie importante des travaux. Elles ne s'appliquent pas aux autres genres de marchés où les opérations de dragage sont accessoires par rapport à l'ensemble des travaux.

1. Exigences supplémentaires

Les appels d'offres et les marchés axés principalement sur le dragage doivent comporter les conditions de la formule normalisée de marchés de travaux de construction, ainsi que les conditions supplémentaires énoncées à la section 3. ci-après.

En vertu de ces conditions supplémentaires, l'entrepreneur doit :

  1. divulguer sans restriction, lorsque l'autorité contractante le lui demande, tous les éléments d'information qui ont servi à établir les prix proposés ou les soumissions;
  2. certifier qu'il n'y a eu aucune collusion entre lui-même et d'autres personnes à l'égard de la soumission, du marché et des travaux qui doivent être exécutés en vertu du marché;
  3. en cas d'infraction aux conditions précitées, accepter un prix réduit égal à 90 pour cent du montant du marché ou au coût réel de la main-d'oeuvre, de l'outillage et des matériaux, le montant le moins élevé étant retenu; et
  4. conserver les dossiers pertinents pendant une période de cinq ans.

2. Comité interministériel du dragage

Les soumissions portant sur des travaux de dragage doivent être analysées et étudiées par un comité interministériel. Composé de fonctionnaires supérieurs des ministères et organismes chargés de l'administration des marchés de dragage (les ministères des Travaux publics, des Transports et de la Justice, la Société canadienne des ports et l'Administration de la voie maritime du Saint-Laurent), le comité est présidé par le représentant du ministère des Travaux Publics.

3. Conditions supplémentaires

Les conditions suivantes doivent être ajoutées à la formule normalisée de marchés de travaux de construction :

Protocole d'accord

A3 Montant du marché 3.5 «Nonobstant toute disposition contraire, lorsque l'Entrepreneur a manqué à ses engagements aux termes de l'article CG54, le montant total (ci-après appelé au présent article le montant du marché) payable par Sa Majesté à l'Entrepreneur pour l'exécution des travaux ne doit, en aucun cas, dépasser

3.5.1 quatre-vingt-dix pour cent (90 %) du total de tous les montants payables à l'Entrepreneur en vertu des dispositions des paragraphes A3.1 et A3.2, ou

3.5.2 un montant égal au coût des travaux pour l'Entrepreneur, calculé selon la méthode prévue par l'alinéa CG50.1.1 pour l'établissement du coût de la main-d'oeuvre, de l'outillage et des matériaux, le montant le moins élevé étant retenu; dans le cas d'un tel manquement, le montant du marché est, à toutes les fins du marché, réputé le montant intégral payable par Sa Majesté à l'Entrepreneur pour l'exécution de la totalité des travaux, et tout paiement fait par Sa Majesté à l'Entrepreneur en sus du montant du marché, réputé le montant total payable par Sa Majesté à l'Entrepreneur pour l'exécution de la totalité des travaux, est remboursée par ce dernier à Sa Majesté sur demande.»

Conditions générales

«CG38 Travaux retirés à l'Entrepreneur

38.1.7 a manqué à ses engagements aux termes de l'article CG54 des Conditions générales; ou

38.1.8 a par ailleurs omis d'observer l'une quelconque des dispositions du marché ou d'y donner suite.»

CG51 «Registres que doit tenir l'Entrepreneur»

51.2 remplacer «deux ans» par «cinq ans»

CG54 Divulgation de renseignements, Rapport de confiance, etc.

«54.1 L'Entrepreneur doit, sur demande de Sa Majesté, divulguer sans restriction toute matière influant de quelque façon sur le coût des travaux pour Sa Majesté ou sur le temps requis pour les exécuter, notamment, sans que soit limitée la portée générale de ce qui précède, les renseignements, considérations ou facteurs qui ont servi à établir les propositions ou la soumission présentée à Sa Majesté pour l'exécution de la totalité des travaux, et la nature et la portée de toute communication ayant trait aux travaux ou à leur coût entre l'Entrepreneur et toute autre personne, ainsi que l'identité de cette personne.

«54.2 L'Entrepreneur certifie qu'il n'y a eu aucune collusion entre lui-même et toute autre personne en ce qui concerne

«54.2.1 une soumission qu'il a présentée et qui a donné lieu à la passation d'un marché entre Sa Majesté et lui-même, sa préparation et les calculs et considérations qui ont présidé à sa préparation et à sa présentation,

«54.2.2 le marché conclu entre Sa Majesté et l'Entrepreneur, et

«54.2.3 les travaux qui doivent être exécutés en vertu de ce marché, ou la soumission, le marché ou les travaux.

«54.3 Aux fins du présent article, la position de l'Entrepreneur est réputée une position fondée sur un rapport de confiance avec Sa Majesté.»

Appendice Q - Réservée

Modifiée Janvier 2003.

Reservée.

Appendice R - Politique sur l'utilisation de lettres de crédit de soutien irrévocables comme solution de rechange aux garanties de soumission ou de marché dans le cas des marchés de gouvernement fédéral

Publiée le 6 mars 1998. Les dispositions du présent appendice contiennent des exigences impératives.

1. Définitions

1.1 Aux fins de la présente politique, lettre de crédit de soutien (ci-après «lettre de crédit») se rapporte à tout accord, quel qu'en soit le nom ou la description, en fonction duquel une institution financière (l'«émetteur») agissant conformément aux instructions ou aux demandes d'un client («demandeur»), ou en son nom propre, doit verser un paiement à l'État, en tant que bénéficiaire, ou doit accepter et payer les lettres de change émises par l'État, ou autorise une autre institution financière à effectuer un tel paiement ou à accepter et à payer de telles lettres de change, ou autorise une autre institution financière à négocier, à la suite d'une demande écrite de paiement, à condition que les modalités de la lettre de crédit soient respectées.

1.2 Une lettre de crédit de soutien de la soumission est une lettre de crédit pouvant faire l'objet d'une demande de paiement si l'entrepreneur proposé refuse ou omet de conclure un marché écrit conformément aux modalités de la soumission ou omet de fournir la garantie de marché requise.

1.3 Une lettre de crédit de soutien du marché est une lettre de crédit pouvant faire l'objet d'une demande de paiement si l'entrepreneur, après avoir conclu un marché avec l'État, n'exécute pas le marché conformément aux modalités prévues.

1.4 L'expression « membre de l'Association canadienne des paiements » est définie dans la Loi sur l'Association canadienne des paiements.

1.5 L'acronyme «RUU» se rapporte aux Règles et usances (usages) uniformes relatives aux crédits documentaires de la Chambre de commerce internationale (CCI), révision 1993, publication de la CCI no 500.

2. Nature des lettres de crédit

2.1 Aux termes des RUU, il est prévu que les lettres de crédit sont, par leur nature, des transactions distinctes des marchés sur lesquels elles peuvent être fondées, et les institutions financières ne sont d'aucune manière concernées ou liées par de tels marchés, même si on fait mention de quelque manière que ce soit de tels marchés dans les lettres de crédit. Dans les opérations liées aux lettres de crédit, toutes les parties concernées transigent à partir de documents, et non de biens et de services ou d'autres éléments de rendement auxquels les documents pourraient se rapporter.

2.2 La décision d'une institution financière d'effectuer des paiements, d'accepter et de payer des lettres de change ou de négocier ou de remplir toute autre obligation découlant de la lettre de crédit n'est pas assujettie aux revendications ou aux défenses du demandeur découlant de ses liens avec l'institution financière ou l'État.

3. Politique sur l'utilisation des lettres de crédit

3.1 Une lettre de crédit qui est émise par une institution financière membre de l'Association canadienne des paiements peut être acceptée par une autorité contractante soit comme mesure incitative pour conclure ou exécuter un marché, soit pour prévoir des fonds en vue d'atténuer les dommages si le soumissionnaire choisi omet de conclure ou d'exécuter un marché.

3.2 Une lettre de crédit irrévocable émise par une institution financière (l'«émetteur») qui n'est pas membre de l'Association canadienne des paiements est acceptable sur confirmation d'une institution financière (le «confirmateur») qui est membre de l'Association canadienne des paiements et qui se conforme par ailleurs à la présente politique.

3.3 Une lettre de crédit révocable est une lettre qui peut être modifiée ou annulée par l'émetteur à tout moment et sans préavis à l'État en tant que bénéficiaire. L'État ne doit accepter que les lettres de crédit dans lesquelles on précise clairement leur nature irrévocable ou les lettres qui sont jugées irrévocables en vertu de l'article 6 c) des RUU.

3.4 Une lettre de crédit décrite dans la présente section peut être acceptée comme solution de rechange aux garanties de soumission ou de marché pour tous les marchés.

3.5 Une lettre de crédit doit :

  • préciser la somme nominale qui peut être retirée;
  • préciser sa date d'expiration;
  • prévoir le paiement à vue au receveur général du Canada à partir de la lettre de change de l'institution financière sur présentation d'une demande écrite de paiement signée par le représentant ministériel autorisé identifié dans la lettre de crédit par son bureau;
  • prévoir que plus d'une demande écrite de paiement puisse être présentée à condition que la somme de ces demandes ne dépasse par la valeur nominale de la lettre de crédit;
  • prévoir son assujettissement aux Règles et usances (usages) uniformes (RUU) relatives aux crédits documentaires, révision de 1993, publication de la CCI no 500.

4. Forme de la lettre de crédit

4.1 La lettre de crédit peur être émise ou confirmée dans l'une ou l'autre des langues officielles et doit être écrite sur le papier à en-tête de l'émetteur ou du confirmateur. La mise en page est laissée à la discrétion de l'émetteur ou du confirmateur.

5. Détermination de la valeur nominale et de la période applicable d'une lettre de crédit

5.1 La valeur nominale d'une lettre de soutien de soumission ou de marché pour tous les types de marchés est déterminée par l'autorité contractante, en tenant compte de facteurs pertinents, tels que les risques inhérents au marché et des pratiques généralement reconnues dans la profession ou le métier concerné.

5.2 La valeur nominale d'une lettre de soutien de marché peut être augmentée ou réduite proportionnellement aux changements pouvant survenir au niveau du risque. La valeur nominale peut être changée par l'apport d'une modification à la lettre de crédit. Sinon, la lettre de crédit peut comporter une disposition expresse prévoyant la variation de la valeur selon des sommes précises ou déterminables, soit en fixant des dates précises à cet égard, soit sur présentation de la documentation prévue à cette fin, par exemple d'un certificat provisoire d'achèvement.

5.3 Toute lettre de crédit reçue par l'État doit comporter une date d'expiration appropriée. La lettre de crédit ne devrait pas expirer en même temps que la période de risque qu'elle couvre. Par exemple, la date d'expiration précisée dans la lettre de crédit ne devrait pas être la même que celle qui est prévue pour l'adjudication du marché ou l'achèvement des travaux. Plutôt, la date d'expiration devrait être fixée de manière à prévoir un délai d'exécution suffisant par rapport à la date prévue d'adjudication du marché ou d'achèvement des travaux, pour faire en sorte que l'autorité contractante soit en mesure d'établir que le soumissionnaire ou l'entrepreneur s'est acquitté des obligations prévues par la lettre de crédit. En effet, si l'entrepreneur ne remplit pas ses obligations, l'autorité contractante doit disposer de suffisamment de temps pour préparer et présenter la demande de paiement requise en vertu de la lettre de crédit.

6. Paiement d'une lettre de crédit

6.1 Après l'acceptation d'une offre dans les délais prescrits suivant la date de clôture des soumissions, si l'entrepreneur refuse de conclure le marché, ou refuse ou est incapable de fournir la garantie de marché requise ou la lettre de soutien du marché, l'État peut exiger un paiement en vertu de la lettre de crédit de soutien de la soumission conformément aux modalités prévues. Les produits de la lettre de crédit seront traités conformément aux modalités régissant l'appel d'offres.

6.2 Au cours de l'exécution d'un marché, si l'entrepreneur ne respecte pas toutes les modalités du marché, l'État peut exiger le paiement en vertu de la lettre de crédit de soutien du marché conformément aux modalités applicables. Les produits de la lettre de crédit seront traités conformément aux modalités du marché.

6.3 L'État exige le paiement en vertu des modalités d'une lettre de crédit en présentant une ou plusieurs demandes de paiement écrites, signées par un représentant ministériel autorisé identifié dans la lettre de crédit par son bureau.

7. Règles et usances (usages) relatives aux crédits documentaires

7.1 Les lettres de crédit utilisées en vertu de la présente politique doivent comprendre des renvois aux pratiques décrites dans les Règles et usances (usages) relatives aux crédits documentaires de la Chambre de commerce internationale (CCI), révision de 1993 en vigueur depuis le 1er janvier 1994 (publication de la CCI no 500). Les lettres de crédit doivent aussi être conformes à ces pratiques.

8. Conservation en lieu sûr

8.1 Lorsqu'une autorité contractante reçoit une lettre de crédit, elle doit voir à conserver cette dernière en lieu sûr.

Appendice S - Cautionnements relatifs aux marchés de l'État

Publiée le 1er février 1995. Les dispositions du présent appendice contiennent des lignes directrices relatives à l'usage des cautionnements pour les marchés de l'État.

Le formulaire de cautionnement pour le paiement du demandeur inclus dans cet appendice est une nouvelle forme de garantie qui peut être utilisée pour les marchés de construction depuis le 1er janvier 1994. Lorsque l'entrepreneur principal fait l'objet d'une ou de plusieurs réclamations, le dépôt d'un cautionnement pour le paiement du demandeur par l'entrepreneur principal permettra le versement de paiements réguliers, par l'État, conformément au marché, pendant que les différends sont réglés entre les diverses parties. L'utilisation du cautionnement dans les marchés de construction prévoit un remède à l'intention des entrepreneurs qui pourraient avoir des difficultés financières à la suite des réclamations faites contre eux.

Le cautionnement de paiement de la main-d'oeuvre et des matériaux inclus dans cet appendice, ainsi que les versions actuelles du cautionnement de soumission et du cautionnement d'exécution font l'objet d'une révision; cependant, il faut continuer de les utiliser jusqu'à avis contraire.

Cautionnement pour le paiement
de la main-d'oeuvre et des matérieux

No. ______________________________________ ______________________$

SACHEZ PAR LES PRÉSENTES, que _________________________ (ci-après appelé(e) «Débiteur») et _________________________ (ci-après appelé(e) «Caution»), sous réserve des dispositions ci-après, s'obligent et obligent leurs héritiers, exécuteurs et ayants droit conjointement et solidairement envers __________________________________________ (ci-après appelée «la Couronne») au paiement de la somme de _______________________ dollars (______________$), en monnaie légale du Canada.

SIGNÉ ET SCELLÉ le ________ jour de _______________ 19 ____

ATTENDU QUE le Débiteur a conclu un Contrat (ci-après appelé «Contrat») avec la Couronne en date du __________________ jour de _________________ 19 ___ pour ___________________________________________ le Contrat constituant partie des présentes.

LE PRÉSENT CAUTIONNEMENT (ci-après appelé «Cautionnement») sera nul et non avenu si paiement est fait promptement à tous réclamants qui ont exécuté des travaux et services, ou qui ont fourni des matériaux relatifs au Contrat et aux modifications et prolongations ci-après et dûment autorisées du Contrat, la Caution renonçant par les présentes à tous avis de telles modifications et prolongations; au cas contraire le Cautionnement demeurera valide et en vigueur, sujet toutefois aux conditions suivantes :

  1. Aux fins du Cautionnement, le mot «réclamant» signifie toute personne ayant conclu un contrat avec le Débiteur ou avec tout sous-entrepreneur du Débiteur relativement à la main-d'oeuvre ou à des matériaux employés ou raisonnablement requis dans l'exécution du Contrat, ladite main-d'oeuvre ou lesdits matériaux comprenant : l'eau, le gaz, toute forme d'énergie, l'éclairage, le chauffage, l'huile, la gazoline, le téléphone ou la location d'équipement directement reliés au Contrat, excluant cependant la location d'équipement lorsque le loyer est imputable au prix d'achat de l'équipement.
  2. Le Cautionnement n'est pas applicable à une demande de paiement de la main-d'oeuvre, des services ou des matériaux fournis relativement au Contrat, lorsque cette demande représente une dépense d'immobilisation, des frais généraux ou d'administration, encourus par le Débiteur dans l'exécution du Contrat.
  3. Le Débiteur et la Caution conviennent par les présentes conjointement et solidairement, avec la Couronne, que si un réclamant n'est pas payé en vertu de son contrat avec le Débiteur ou avec un sous-entrepreneur du Débiteur avant l'expiration de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date où le réclamant a terminé ses services, son travail ou sa fourniture de matériaux, il sera loisible à la Couronne d'intenter une action en justice en vertu du Cautionnement et de la poursuivre jusqu'à jugement final et exécution pour toute somme qui peut être due et le droit de la Couronne d'intenter telle action est cédé au réclamant suivant la Partie VIII de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  4. Aux fins du présent cautionnement, la responsabilité du Débiteur et de la Caution, face à un réclamant qui n'a pas conclu de contrat avec le Débiteur, se limite au montant que le Débiteur aurait eu à payer au réclamant si les dispositions législatives provinciales ou territoriales applicables concernant les liens selon la Common Law ou les privilèges s'étaient appliquées au travail. Un réclamant n'a pas à respecter les dispositions des lois relatives aux privilèges qui établissent les démarches à suivre au moyen d'avis, d'enregistrements ou d'autre façon, comme il aurait pu être nécessaire de le faire pour conserver ou valider toute réclamation à l'égard de liens émanant du réclamant. Le réclamant doit avoir droit d'acheminer sa réclamation et d'obtenir recouvrement en vertu des présentes, sous réserve des conditions et des clauses de notification du cautionnement.
  5. Tout changement essentiel au Contrat entre le Débiteur et la Couronne ne doit pas porter préjudice aux droits ou intérêts d'un réclamant qui n'a pas contribué ou provoqué ledit changement.

    Cautionnement pour le paiement
    de la main-d'oeuvre et des matérieux


  6. Un réclamant ne pourra intenter d'action en justice en vertu des présentes :
    1. À moins que ledit réclamant n'ait donné un avis écrit au Débiteur et à la Caution dans le délai ci-après établi, indiquant aussi précisément que possible le montant réclamé. Ledit avis devra être signifié au Débiteur et à la Caution, par courrier recommandé, à toute place d'affaires du Débiteur et de la Caution, ou de toute manière consistante avec la loi de la province ou de la partie du Canada où le Contrat sera exécuté. Ledit avis sera donné :
      1. concernant une réclamation relative à toute retenue ou partie d'une retenue à l'encontre du réclamant en vertu d'un contrat entre lui et le Débiteur ou entre le réclamant et un sous-entrepreneur du Débiteur, dans un délai de cent vingt (120) jours à compter de la date où le réclamant aurait dû être payé en entier en vertu de tel contrat;
      2. concernant une réclamation contre le Débiteur ou un sous-entrepreneur du Débiteur pour services, travail ou matériaux fournis, autre qu'une réclamation mentionnée au paragraphe précédent, dans un délai de cent vingt (120) jours à compter de la date où le réclamant aura terminé ses services, son travail ou sa fourniture de matériaux;
    2. Après l'expiration d'un (1) an suivant la date à laquelle le Débiteur aura terminé le travail, y compris tout travail exécuté suivant une garantie sous le Contrat;
    3. Autrement que devant un tribunal compétent dans la province ou le district du Canada où le Contrat est exécuté en tout ou en partie et les parties au Cautionnement conviennent par les présentes de se soumettre à la compétence de ce tribunal.
  7. Il devra être déduit du montant du Cautionnement tout paiement effectué de bonne foi en vertu du Cautionnement.
  8. La Caution n'aura pas droit de réclamer quelque somme relative au Contrat et la responsabilité de la Caution aux termes du Cautionnement demeurera inchangée; et sans restreindre la généralité de ce qui précède, la Caution devra payer toutes réclamations valables des réclamants en vertu du Cautionnement, avant que toute somme relative au Contrat et retenue par la Couronne ne soit versée à la Caution par la Couronne.
  9. La Caution ne sera pas responsable pour une somme plus élevée que le montant prévu au Cautionnement.

EN FOI DE QUOI le Débiteur et la Caution ont, par leurs représentants dûment autorisés, signé les présentes aux dates et années indiquées plus haut.

SIGNÉ, SCELLÉ ET DÉLIVRÉ
en présence de :

____________________________ 
Débiteur
____________________________   
Témoin
____________________________
Caution

Note :

Si l'un des signataires est une corporation, apposer également le sceau corporatif auprès des signatures.

Cautionnement pour le paiement
du demandeaur

No. _______________

Cautionnement fourni à titre de garantie en vertu des documents du marché.

SACHEZ PAR LES PRÉSENTES, que ________________________________________ ___________________________en sa qualité de Débiteur (ci-après appelé le «Débiteur») et _______________________________________________________________ en sa qualité de Caution (ci-après appelé la «Caution») s'obligent expressément, sous réserve des conditions ci-après énoncées, à payer la somme totale de __________________ ______________ dollars (______________$), en monnaie légale du Canada, à _________ ________________________________________________________________ en sa qualité de Créancier (ci-après appelé la «Couronne»); l'obligation de verser ladite somme dans son entier lie conjointement et solidairement, ou, si le cautionnement est régi par les lois du Québec, solidairement, le Débiteur et la Caution ainsi que leurs héritiers, exécuteurs et ayants droit.

SIGNÉ ET SCELLÉ le ________ jour de _______________ 19 ____

ATTENDU QUE le Débiteur a conclu un marché avec la Couronne en date du __________ ______________________________ pour ______________________________________ ________________________________________________________________ et que les dispositions de ce marché (ci-après appelé le «Marché») font par renvoi partie intégrante des présentes;

ET ATTENDU QUE conformément à l'article ________________ du Marché, la Couronne a notifié par écrit au Débiteur son intention de retenir des fonds destinés au Marché au titre des réclamations suivantes qui ont été enregistrées sur le Marché :

Date of notification Demandeur Montant

PAR CONSÉQUENT, le présent Cautionnement garantit au Débiteur le versement de fonds qui, autrement auraient été retenus par la Couronne, en vertu de l'article ________ du Marché au titre des réclamations susmentionnées.

Si le Débiteur paie ou fait payer lesdites réclamations que la Couronne aurait autrement été autorisée à payer en vertu de l'article ________ du Marché, selon les directives données à cet effet par la Couronne, le présent Cautionnement s'éteint; en toute autre circonstance, il demeure en vigueur.

La Couronne peut agir en justice en invoquant ce Cautionnement; elle a le droit d'intenter des poursuites pour obtenir le paiement des sommes qui peuvent être exigibles et de faire exécuter le jugement prononcé à l'issue des procédures; ce droit de la Couronne est cédé en vertu de la partie VIII de la Loi sur la gestion des finances publiques à tout demandeur susmentionné et visé.

Aucune action ou poursuite n'est intentée par la Couronne ou ses ayants droit contre la Caution, à moins que les demandeurs n'aient entamé des procédures pour faire trancher le droit au paiement en vertu de l'article ________ du Marché dans un délai d'un an à compter de la date de notification prévue par l'article ________ du Marché.

Il est entendu en outre que :

  1. les paiements effectués de bonne foi en vertu des présentes seront déduits du montant du présent Cautionnement;
  2. la responsabilité de la Caution est limitée au montant total spécifié dans le présent Cautionnement.

EN FOI DE QUOI, le Débiteur a apposé sa signature et son sceau et la Caution a apposé son sceau et la signature de son fondé de pouvoir le ______________________________.

SIGNÉ, SCELLÉ ET DÉLIVRÉ
en présence de :

____________________________ 
Débiteur
____________________________   
Témoin
____________________________
Caution

Note :

Apposer le sceau corporatif le cas échéant.

Appendice T - Convention de la Baie James et du Nord québécois - Dispositions prioritaires en matière de marchés

Publiée le 1er avril 1992. Les dispositions du présent appendice contiennent à la fois des exigences impératives et des lignes directrices.

1. Généralités

1.1 Cet appendice vient compléter les dispositions de la partie 4., Exigences de la politique, et de l'article 4.2.22, Exigences connexes.

2. La politique a pour objectif de maintenir l'application des dispositions prioritaires en matière de marchés prévues à la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) en ce qui touche tous les marchés résultant de projets mis en oeuvre ou dirigés par le Canada ou ses agents, mandataires, entrepreneurs et sous-traitants.

3. La politique et les mesures d'application doivent, dans toute la mesure du possible, être conçues pour atteindre les objectifs suivants :

  1. accroître la participation des entreprises inuit à l'essor économique du territoire;
  2. accroître la capacité des entreprises inuit de présenter des soumissions concurrentielles et d'obtenir des marchés de l'État;
  3. adjuger une juste part des marchés de l'État dans le territoire à des entreprises inuit qualifiées;
  4. faire en sorte que la proportion d'Inuit sur le marché du travail dans le territoire atteigne un niveau représentatif.

4. Liste des entreprises inuit

4.1 Makivik, une société constituant le parti autochtone inuit aux fins de la CBJNQ, a pour responsabilités de dresser et de tenir à jour une liste exhaustive des entreprises inuit, qui inclura des renseignements sur les biens et les services que ces entreprises seraient en mesure de fournir dans le cadre de marchés de l'État réels ou potentiels. Makivik fera le nécessaire pour que ces données soient tenues à jour de façon continue.

4.2 Makivik verra à fournir la Liste des entreprises inuit aux ministères et organismes fédéraux présents dans le territoire.

5. Processus d'adjudication

5.1 L'autorité contractante se servira de la Liste des entreprises inuit pour demander aux entreprises inuit de participer à des appels d'offres, mais elle ne limitera pas la capacité d'aucune entreprise inuit de soumissionner des marchés de l'État, conformément aux dispositions du processus d'appel d'offres, lorsqu'il y a appel d'offres public.

5.2 Le Canada, nommément les agents de services communs, doit, à la demande de Makivik, aider de façon appropriée les entreprises inuit à se familiariser avec le processus d'adjudication des marchés de l'État.

5.3 Au stade de la planification des marchés de l'État portant sur l'acquisition de biens et de services, sur la construction ou sur des baux dans le territoire, l'autorité contractante prendra toutes les mesures appropriées pour que les entreprises inuit qualifiées puissent soumissionner et obtenir des marchés. Ces mesures pourront consister en ce qui suit, sans nécessairement s'y limiter :

  1. déterminer la date, le lieu et les modalités de présentation des offres, afin que des entreprises inuit puissent présenter des soumissions;
  2. lancer les appels d'offres par groupes de produits pour que des entreprises inuit relativement petites ou spécialisées puissent soumissionner;
  3. dans le cadre d'une partie précise d'un marché plus large, autoriser les soumissions touchant des biens et des services à fournir, afin que des entreprises inuit relativement petites ou spécialisées puissent soumissionner;
  4. rédiger les marchés de construction de manière à accroître les possibilités de soumissionner pour les entreprises inuit relativement petites ou spécialisées;
  5. éviter d'exagérer les exigences rattachées aux qualités d'emploi qui ne sont pas essentielles à l'exécution du marché.

6. Critères d'évaluation des soumissions

6.1 Dans la mesure du possible et par souci d'une saine gestion des acquisitions, tous les critères qui suivent ou tous les critères réputés applicables à quelque marché de l'État que ce soit, figureront parmi les critères d'examen des soumissions établis par l'autorité contractante pour l'adjudication de marchés de l'État dans le territoire :

  1. la contribution des Inuit à l'exécution du marché, qui devra inclure, sans s'y limiter, l'emploi de la main-d'oeuvre inuit, le recours à des services professionnels inuit ou à des fournisseurs inuit;
  2. la création de sièges sociaux, de bureaux d'administration ou d'autres services permanents dans le territoire;
  3. les engagements prévus au marché en ce qui concerne la formation en cours d'emploi et le perfectionnement professionnel à l'intention des Inuit.

7. Appels d'offres limités

7.1 Dans la mesure du possible et par souci d'une saine gestion des acquisitions, l'autorité contractante limitera d'abord ses appels d'offres au territoire.

7.2 Lorsque le Canada compte lancer des appels d'offres relativement à des marchés de l'État dans le territoire, il fera tout en son pouvoir pour que les marchés soient adjugés à des entreprises inuit qualifiées.

7.3 Lorsque le Canada compte lancer des appels d'offres relativement à des marchés de l'État dans le territoire, il prendra toutes les mesures appropriées pour déterminer s'il existe des entreprises inuit qualifiées pour exécuter les marchés en question.

7.4 Lorsqu'il est établi qu'une seule entreprise située dans le territoire est en mesure d'exécuter un marché de l'État, l'autorité contractante demandera à cette entreprise de soumissionner le marché en question, qui pourra être adjugé après négociation de modalités acceptables.

7.5 Lorsque le Canada compte demander à plus d'une entreprise qualifiée située dans le territoire de présenter une soumission, il prendra tous les moyens raisonnables pour déterminer si des entreprises inuit sont qualifiées pour exécuter le marché envisagé et demandera à ces dernières de lui présenter une soumission.

7.6 Dans le cas d'un marché adjugé, il incombe à l'autorité contractante de s'assurer que le document contractuel renferme des dispositions permettant de s'assurer que les sous-traitants doivent aussi se conformer à l'esprit et aux dispositions particulières énoncées dans le document contractuel.

8. Appel d'offres

8.1 Dans la mesure du possible et par souci d'une saine gestion des acquisitions, l'autorité contractante lancera d'abord ses appels d'offres dans le territoire.

8.2 Lorsque le Canada entend lancer un appel d'offres relativement à des marchés de l'État devant être exécutés dans le territoire, il prendra toutes les dispositions raisonnables pour informer les entreprises inuit de ces appels d'offres et pour donner à ces dernières des occasions justes et raisonnables de soumissionner.

8.3 Lorsque le Canada entend lancer un appel d'offres relativement à des marchés de l'État devant être exécutés dans le territoire, le processus d'appel des soumissions s'accomplira en tenant compte des critères d'évaluation des offres énoncés à l'article 6.

8.4 Lorsqu'un marché de l'État est adjugé, il incombe à l'autorité contractante de veiller à ce que le document contractuel renferme des dispositions permettant de s'assurer que les sous-traitants doivent aussi se conformer à l'esprit et aux dispositions particulières énoncées dans le document contractuel.

ANNEXE A - Définitions

a) appel d'offres (Bid Invitation) - désigne l'appel d'offres général;

b) appel d'offres limité (Bid Solicitation) - désigne un appel d'offres restreint à un nombre limité d'entreprises par l'application d'un certain nombre de critères de présélection;

c) Canada (Crown) - désigne le Gouvernement du Canada, terme réputé inclure tous les ministères et sociétés ministérielles figurant dans les annexes I et II de la Partie I de la Loi sur la gestion des finances publiques (chapitre F-11; S.R.C. chapitre F-10, art. 1);

d) marché de l'État (Government Contract) - désigne tout marché d'acquisition entre le Canada et une partie autre que le Canada; l'expression inclut

  1. les marchés de fourniture de biens;
  2. les marchés de construction:
  3. les marchés de services;
  4. les baux pris par le Canada;

e) Inuit (Inuit) - désigne les bénéficiaires Inuit visés par la CBJNQ;

f) entreprise inuit (Inuit firm) - désigne une entité habilitée, conformément à la loi, à faire des affaires dans le nord du Québec et qui

  1. est une compagnie limitée, dans le cas d'une entreprise à capital-actions, détentrice d'au moins 51 % des actions avec droit de vote et qui est la propriété véritable d'un ou de plusieurs Inuit, ou, dans le cas d'une société sans capital-actions, une compagnie dont au moins 51 % des membres votants sont des Inuit, ou d'une filiale dont ladite compagnie limitée détient au moins 51 % des actions avec droit de vote;
  2. est une coopérative contrôlée par des Inuit;
  3. est une entreprise personnelle appartenant à un Inuit, ou une société de personnes, une entreprise en coparticipation ou un consortium détenu dans une proportion d'au moins 50 p.100 par des Inuit;

g) CBJNQ (JBNQA) - désigne la Convention de la Baie James et du Nord québécois signée le 11 novembre 1975 et modifiée de temps à autre, en conformité avec le paragraphe 2.15 de cette convention;

h) Accord de mise en oeuvre de la CBJNQ (JBNQA Implementation Agreement (1990)) - désigne l'accord ayant trait à la mise en oeuvre de la CBJNQ entre l'État et la société Makivik qui a été conclu le 12 septembre 1990.

i) Makivik (Makivik) - désigne la société Makivik, établie en vertu de la Loi créant la société Makivik (L.R.Q. chapitre S-18.1) et constituant la partie autochtone inuit aux fins de la CBJNQ, conformément au paragraphe 1.1 de cette convention;

j) niveau d'emploi représentatif (Representative level of employment) - désigne un niveau d'emploi parmi les Inuit du nord du Québec, qui reflète le pourcentage d'Inuit au sein de l'ensemble de la population du territoire;

k) territoire (Territory) - désigne la partie de la province de Québec située au nord du 55e parallèle, territoire délimité dans la CBJNQ.

Appendice U - Réservée

Modifiée Juin 2003.

Réservée.

Appendice V - Réservée

Modifiée Juin 2003.

Réservée.

Appendice W - Réservée

Modifiée Juin 2003.

Réservée.

Appendice X - Réservée

Modifiée Juin 2003.

Réservée.

Appendice Y

L'accord conclu entre le gouvernement de la République de Corée et le gouvernement du Canada sur l'achat de biens d'équipement de télécommunications a pris fin le 1er septembre 2005.

Voir l'Avis sur la politique des marchés 2005-2

Appendice Z

Usage ultérieur.