Directive sur les pertes de fonds et de biens

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace des articles précis de la Politique sur les pertes de deniers et infractions et autres actes illégauxcommis contre la Couronne (datée le 1er avril 1995)

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne, car elle décrit les processus et les responsabilités du dirigeant principal des finances dans la prévention, la détection, l'enregistrement, le recouvrement et le signalement de pertes de fonds ou de biens publics.

3.2 La sécurité et l'utilisation à bon escient des fonds ou des biens publics qui lui sont confiés constituent un élément essentiel de la gestion efficace d'un ministère, et l'agent de sécurité du ministère (ASM) est chargé de mettre en ouvre et de coordonner toutes les activités qui ont trait à la sécurité, y compris la gestion des risques pour la sécurité, pour assurer la protection des biens (par ex., les fonds et les biens).

3.3 Des fonds ou des biens peuvent être perdus par négligence, absence de contrôles ou d'actes criminels. Quelle qu'en soit la cause, les ministères sont tenus de gérer efficacement ces pertes et d'établir un processus à suivre rapidement pour définir, enregister, signaler et, dans la mesure du possible, recouvrer les pertes. En bout de ligne, ce processus permet des enquêtes rapides et veille à ce que des mesures pertinentes soient prises pour réduire au minimum les pertes éventuelles dans l'avenir.

3.4 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques

3.5 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur la sécurité du gouvernement, la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation et la Politique sur le contrôle interne.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'Annexe.

5. Énoncé de la directive

Veiller à ce que les pertes de fonds et de biens publics soient évitées, décelées, enregistrées, recouvrées et signalées de manière appropriée.

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • L'incidence et la valeur des pertes de fonds et de biens sont réduites au minimum tandis que le taux de recouvrement des pertes est maximisé.

6. Exigences

6.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'établir des pratiques et contrôles de gestion axés sur le risque de manière à assurer la gestion efficace des pertes de fonds et biens publics. Ces pratiques et contrôles comprennent ce qui suit :

6.1.1 Concevoir, mettre en ouvre et entretenir des systèmes de contrôle interne, y compris ceux qui visent la vérification des comptes afin d'empêcher la perte de fonds et de biens publics ou de déceler toute perte en temps opportun.

6.1.2 Veiller à ce que les mesures suivantes soient prises dès qu'un incident donnant lieu à une perte de fonds ou de biens publics a été signalé :

  • Calculer le coût de la perte dès que possible et, si la perte est recouvrable, préparer une réclamation auprès des personnes responsables.
  • Enregistrer toutes les opérations applicables dans le système de gestion financière du ministère.
  • Signaler la perte pour qu'elle soit incluse dans les Comptes publics du Canada. Il faut à noter que les Procédures des comptes publics du Manuel du receveur général (RG) s'appliquent.

6.1.3 Calculer la valeur de la perte comme suit :

  • lorsqu'il s'agit de fonds publics, le montant réel qui manque;
  • lorsqu'il s'agit de biens publics, l'une des mesures suivantes :
    • si le bien n'est pas remplacé, la valeur comptable nette de l'immobilisation ou la juste valeur marchande pour un article qui ne paraît pas à l'inventaire des immobilisations;
    • si le bien est remplacé, le coût d'acquisition d'un bien de remplacement;
    • si le bien est endommagé, le coût de sa réparation.

6.1.4 Veiller à ce que, en plus de la valeur de la perte de fonds ou de biens publics calculée de la manière indiquée au point 6.1.3, les réclamations incluent les éléments suivants, s'il y a lieu :

  • la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) et la taxe de vente provinciale (TVP);
  • dans le cas d'un paiement frauduleux ou d'une dépense non autorisée, les frais de financement qu'entraîne la perte de fonds publics;
  • les coûts supplémentaires ou les pertes de revenus découlant de l'impossibilité de se servir du matériel ou du bien aux fins prévues;
  • le coût des procédures entamées pour effectuer ou faire exécuter le recouvrement.

6.1.5 Préparer et traiter des réclamations visant les personnes responsables des pertes survenues en raison de négligence ou d'infractions (il faut noter que la Directive sur la gestion des comptes débiteurs s'applique), sauf dans les situations suivantes :

  • s'il s'agit de pertes sur des avances comptables et les conditions indiquées au point 6.1.6 sont satisfaites;
  • si des procédures juridiques (y compris des procédures devant un tribunal administratif) sont nécessaires pour recouvrer la perte et le ministère de la Justice recommande d'abandonner ces procédures;
  • si le Conseil du Trésor autorise expressément le ministère à renoncer au recouvrement en raison de circonstances inhabituelles.

6.1.6 Agir de manière à recouvrer toute perte ou tout déficit auprès du détenteur d'une avance (il faut noter que l'article 3 du Règlement sur les avances comptables s'applique), y compris les déficits de petite caisse, sauf si toutes les conditions suivantes sont satisfaites :

  • les procédures établies ont été respectées et la petite caisse a été conservée en lieu sûr;
  • des signes matériels de vol, par exemple une porte forcée, ont été constatés;
  • aucune action ou omission de la part du dépositaire n'a contribué à la perte.

6.1.7 Agir de manière à recouvrer toute perte ou tout déficit auprès du détenteur de l'avance de son gestionnaire, ou des deux, si au moins l'une des conditions précisées au point 6.1.6 ne sont pas satisfaites et si le gestionnaire assume, en tout ou en partie, la responsabilité à l'égard de la perte en reconnaissant par écrit avoir agi comme suit :

  • il ne s'est pas assuré de l'existence d'installations et de procédures adéquates;
  • il n'a pas fourni de directives ou desinstructions adéquates ou il n'a pas assuré une surveillance appropriée;
  • il a permis des pratiques inappropriées ou irrégulières.

En pareil cas, le dirigeant principal des finances est responsable de répartir le recouvrement de la perte entre le gestionnaire et l'employé concerné, selon la part de culpabilité revenant à chacun.

6.1.8 Veiller à ce que les pertes de fonds publics nécessitant un décaissement afin de regarnir un fonds comme la petite caisse et les déficits de caisse découlant de pertes de revenu soient déduits des crédits du programme connexe, après approbation par le ministre ou par un autre membre du comité la haute direction du ministère qui aura été nommé par écrit par le ministre.

6.1.9 Veiller à ce que, dans le cas de déficits de caisse découlant de pertes de revenu, les revenus applicables soient crédités du montant du déficit lorsque ce dernier est imputé aux crédits du programme (comme il est indiqué au point 6.1.8).

6.1.10 Prendre au moins l'une des mesures suivantes lorsqu'il y a continuellement des déficits de caisse :

  • recouvrer les déficits auprès du caissier s'il s'agit d'un cas de négligence;
  • veiller à offrir une formation supplémentaire;
  • réaffecter le caissier à d'autres tâches;
  • prendre les mesures disciplinaires qui s'imposent, s'il y a lieu.

6.1.11 Veiller à ce que, quand un crédit annuel a été imputé pour compenser la perte de fonds ou de biens publics, tout recouvrement reçu au cours du même exercice soit constaté et crédité au crédit annuel.

6.1.12 Veiller à ce que toutes les pertes de fonds ou de biens publics soient signalés aux fins d'inclusion dans les Comptes publics du Canada y compris les pertes résultant de négligence, d'infractions et de tout acte de fraude, abus de confiance, détournement de fonds, délit d'action ou de commission, faute d'exécution, omission délictueuse, vol et vol avec violence. L'information signalée consiste en une brève description de la nature de la perte et, s'il y a lieu, des faits suivants :

  • le montant d'une perte, qu'il s'agisse d'argent ou d'une propriété (les pertes se rapportant à des incidents similaires sont groupées et seuls le total et le nombre sont signalés bien que le ministère conserve les détails sur les pertes);
  • le montant recouvré au cours de l'exercice;
  • le montant qui ne sera vraisemblablement pas recouvré;
  • le montant qui sera vraisemblablement recouvré au cours d'exercices ultérieurs.

6.1.13 Veiller à ce que les montants qui seront vraisemblablement recouvrés au cours d'exercices ultérieurs continuent d'être déclarés dans les Comptes publics du Canada tant qu'ils n'auront pas été entièrement remboursés ou que les montants en souffrance n'auront pas été radiés. Il faut noter que le chapitre 15 du Manuel du RG s'applique.

6.2.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en ouvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en signalant au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.2.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives au sein de son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour aider l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en ouvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Travaux publics et des Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a la responsabilitéd'émettre les directives sur la déclaration des pertes de fonds et de biens publics à inclure dans les Comptes publics du Canada.

8.2 Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive et de fournir des conseils concernant son interprétation.

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser directement les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec la :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613


Annexe - Définitions

Abus de confiance (defalcation)
Désigne le détournement de fonds publics et de fonds détenus en fiducie.
Biens publics (public property)
Désigne tous les biens (y compris les données), autres que les fonds publics, qui appartiennent à sa Majesté du chef du Canada.
Délit d'action ou de commission (malfeasance)
Désigne la commission d'un acte illicite, c.-à-d., un acte qu'une personne n'a pas le droit d'accomplir ou qu'un contrat, une loi ou un règlement lui interdit d'accomplir.
Détenteur (holder)
Désigne la personne qui doit rendre compte de l'avance émise ou qui en est responsable.
Détournement (misappropriation)
Désigne le détournement de fonds ou de biens à mauvais escient. Ce terme sert souvent, mais pas exclusivement, à décrire le détournement de fonds publics à des fins personnelles ou autres; cependant, toute fin non autorisée par le Parlement constitue une forme de détournement.
Faute d'exécution (misfeasance)
Désigne l'accomplissement incorrect d'un acte licite.
Fonds publics (public money)

Désigne tous les fonds publics appartenant au Canada, perçus et reçus par le receveur général ou un autre fonctionnaire public agissant en sa qualité officielle ou toute autre personne autorisée à en percevoir ou recevoir. Les fonds publics comprennent ce qui suit :

  • les recettes de l'État;
  • les emprunts effectués par le Canada ou les produits de l'émission ou de la vente de titres;
  • les fonds perçus ou reçus pour le compte du Canada ou en son nom;
  • tous les fonds perçus ou reçus par un fonctionnaire dans le cadre d'un traité, d'une loi, d'une fiducie, d'un contrat ou d'un engagement et affectés à une fin particulière précisée dans l'acte en question ou conformément à celui-ci.
Fraude (fraud)
Désigne un acte intentionnel de tromperie, de manipulation ou de supercherie commis dans le but exprès de tirer un avantage injuste ou malhonnête ou de porter préjudice à une autre personne ou à une organisation. D'habitude, il y a fraude lorsqu'une personne cherche délibérément à se présenter sous un faux jour ou à cacher des faits importants afin d'inciter une autre personne à lui céder de l'argent ou quelque chose de valeur ou à renoncer à un droit légal.
Infractions (offences)

Désignent toute infraction au Code criminel, à une loi fédérale ou à un règlement fédéral qui a été commise contre la Couronne. En voici des exemples :

  • abus de confiance de la part d'un fonctionnaire;
  • infractions aux articles 80 ou 81 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • vol ou détournement de fonds publics ou d'autres fonds confiés à un fonctionnaire;
  • demande fausse ou frauduleuse pour obtenir des prestations en vertu des programmes sociaux, une subvention, une contribution ou un paiement en vertu d'un programme, y compris un remboursement ou une remise;
  • contrefaçon et encaissement frauduleux d'instruments de paiement du gouvernement;
  • détournement de fonds ou de biens publics à des fins personnelles;
  • vol de biens publics ou de biens appartenant à des tiers qui ont été confiés à l'État ou saisis par celui-ci;
  • endommagement ou destruction volontaire de biens publics;
  • entrée par effraction ou tentative d'entrée par effraction;
  • infractions relatives aux ordinateurs, comme l'accès illégal non autorisé, le vol de logiciels ou de données, ou l'altération ou la destruction de données;
  • collusion, ou autre entente avec un entrepreneur pour faire payer des biens ou des services personnels par l'État; fraude, acte illégal ou irrégulier ou interférence indue dans le processus de passation de marchés, comme les pots-de-vin et dessous de table, collusion dans les soumissions et la fixation des prix, la livraison incomplète ou remplacement par des marchandises de qualité inférieure ou défectueuses, de façon délibérée.
Juste valeur marchande (fair market value)
Désigne une estimation de la valeur du bien, immédiatement avant sa perte, qui aurait été reçue si ce bien avait été vendu dans le cadre d'une situation concurrentielle, et ce, compte tenu de la conjoncture du marché et des caractéristiques du bien telles que l'âge, la condition, etc.
Négligence (negligence)
Désigne une action ou omission qui résulte en une perte de fonds ou en des dommages matériels en raison d'un manque de soins adéquats et raisonnables.
Omission délictueuse (nonfeasance)
Désigne l'action d'omettre totalement ou de négliger d'accomplir un acte ou une tâche ou d'exécuter un engagement lorsqu'il y a obligation d'agir.
Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Désignent les politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en Ouvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
Vol (theft)
Désigne l'action de prendre de l'argent ou un bien sans le consentement du propriétaire dans le but de l'en déposséder ou de l'empêcher d'en jouir temporairement ou en permanence. Bien que la fraude et le vol puissent avoir tous deux comme résultat la perte d'un bien, il convient de préciser que, dans le cas d'une fraude, la victime est habituellement amenée par tromperie ou supercherie à céder volontairement un bien, tandis que dans le cas d'un vol, le propriétaire ne renonce pas volontairement au bien et peut même ne pas s'apercevoir tout de suite que ce bien est manquant.
Vol qualifié (robbery)
Désigne l'action de prendre de l'argent, un bien personnel ou autre article de valeur qui appartient à une autre personne contre son consentement et avec violence ou menace de violence.
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