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Directive sur les avances comptables

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 .Elle remplace la Politique sur la petite caisse (datée le 1er octobre 1994).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères telle que définie à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne en énonçant les responsabilités du dirigeant principal des finances et des dépositaires de fonds de petite caisse aux fins de l'administration des avances comptables. La directive met de l'avant une approche uniforme qui assure l'application de contrôles financiers efficaces pour des avances comptables dans les ministères.

3.2 Les avances comptables sont émises sur une base permanente dans les cas où il faut effectuer des paiements ou des décaissements réguliers, comme dans le cas d'un fonds de petite caisse ou d'un fonds de caisse confié à la garde d'un caissier. Les avances comptables temporaires, par exemple, les avances pour frais de déplacement ou de réinstallation, sont consenties au besoin en conformité avec l'instrument de politique pertinent.

3.3 Une saine gestion de la trésorerie consiste à limiter au minimum les avances comptables en recourant à d'autres modes de paiement afin d'éviter les décaissements superflus.

3.4 Les avances comptables sont émises conformément à :

3.5 Les questions relatives aux frais d'intérêts, à la radiation de dettes, à la comptabilité et autres questions particulières touchant sur les avances comptables sont traitées dans la Ligne directrice sur les avances comptables;

3.6 La présente directive doit être lue avec les document d'accompagnement la Politique sur le contrôle interne et le Règlement sur les avances comptables.

3.7 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Assurer une utilisation efficace des avances comptables, tout en maintenant le niveau de contrôle requis pour assurer une gestion prudente des ressources financières.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée par les personne autorisées, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Les avances comptables servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises.
  • Les excédents, les manques, les pertes et les vols de la petite caisse sont signalés rapidement.

6. Exigences

Le dirigeant principal des finances doit établir des pratiques et contrôles de gestion axées sur les risques afin d'assurer les éléments suivants :

6.1 Généralités

6.1.1 Des avances comptables sont émises seulement si nécessaire; elles servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises, elles sont protégées adéquatement et elles sont rapidement consignées avec exactitude. Avant l'émission d'une avance comptable, d'autres solutions sont étudiées, telles que les cartes de voyage sont examinées. Les pratiques et les contrôles de gestion doivent être documentés et communiqués aux personnes responsables des fonctions citées dans la présente directive.

6.1.2 Le montant d'une avance comptable, y compris un fonds de petite caisse ou un fonds de caisse, est calculé en fonction des besoins opérationnels. Il tient compte des besoins saisonniers et du temps nécessaire pour obtenir un remboursement sans dépasser la somme nécessaire pour régler les dépenses prévues. La répartition de plusieurs petits fonds à des dépositaires distincts ou la réduction du cycle de remboursement, dans le cas d'un fonds de petite caisse, sont des options à envisager.

6.1.3 Les opérations d'une valeur supérieure au montant des dépenses ne sont pas divisées en deux opérations ou plus pour éviter les restrictions fixées par le Règlement sur les avances comptables au titre des opérations de la petite caisse.

6.1.4 Les fonds de petite caisse servent à effectuer faire des paiements de faible valeur seulement s'il s'agit du mode de paiement le plus économique; l'utilisation de la carte d'achat est solution privilégiée, sauf si à moins qu'aucune carte d'achat n'st soit disponible ou son utilisation ne convient pas.

6.1.5 Les avances de petite caisse ne servent pas à fournir de la monnaie. Les fonds depetite caisse et les fonds de caisse ne servent pas à octroyer des avances salaire, à encaisser des chèques ou à consentir des prêts.

6.1.6 Les avances comptables sont imputées aux crédits ministériels et, pour les avances permanentes, une confirmation de l'autorisation est reçue de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Remarque : le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et le ministère de la Défense nationale ont des autorisations distinctes.

6.2 Protection

6.2.1 Seul un employé du gouvernment du Canada à plein temps peut être dépositaire d'un fonds de petite caisse ou d'un fonds de caisse. Le changement de dépositaire doit être documenté au moyen de la comptabilité et d'une reconnaissance des responsabilités à l'égard du fonds. L'une des deux méthodes suivantes peut être utilisée pour remplacer le dépositaire d'un fonds :

  • fermeture du fonds; le dépositaire actuel doit alors enregistrer les pièces justificatives en sa possession et rembourser le solde. Un chèque est émis au nouveau dépositaire.
  • transfert des fonds à l'aide d'une déclaration écrite précisant les espèces en caisse et les reçus. La déclaration est signée par le dépositaire actuel et le nouveau dépositaire, et un superviseur fait office de témoin.

6.3 Rapprochement

6.3.1 Le dépositaire assure le rapprochement tel que prévu à la clause 6.7 et soumet un rapport au superviseur. Les mesures correctives qui s'imposent sont prises.

6.3.2 Les manques d'argent sont signalés et inscrits et font l'objet d'une enquête suite au rapprochement d'un fonds de petite caisse ou d'un fonds de caisse. La Directive sur les pertes de fonds et de biens s'applique. S'il a été déterminé que le manque d'argent est dû au fait que le dépositaire est couplable d,un délit d'action, de négligence ou de défaut de comptabilisation déficiente, le dépositaire doit rembourser le manque à gagner. Le paragraphe 76(4) ou l'article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.3.3 Un décaissement est imputé au crédit ministériel si on a déterminé que le dépositaire n'est pas responsable du manque d'argent dans le fonds de caisse. La Directive sur les pertes de fonds et de biens s'applique.

6.3.4 Les excédents de caisse sont déposés et si la source de l'excédent ne peut pas être identifiée, la rentrée de fonds est portée au crédit d'un compte de divers autres revenus. Si la source de l'excédent peut être identifiée, l'excédent doit être remboursé au propriétaire légitime. La Directive sur la réception, le dépôt et la comptabilisation des fonds s'applique.

6.3.5 Un rapprochement des dossiers des avances comptables est effectué une fois par mois pour assurer le contrôle des montants.

6.4 Répartition des tâches

6.4.1 Les tâches qu'accomplissent les employés traitant les avances du fonds de petite caisse, du fonds de caisse et d'autres avances sont réparties de manière adéquate.

6.4.2 Dans la mesure du possible, les tâches de tenir les comptes débiteurs, de vérifier les comptes à payer, d'exercer le pouvoir de signature de documents financiers et de demander des paiements sont séparées.

6.4.3 S'il n'est pas possible de séparer les tâches en raison de la structure hiérarchique, de la disponibilité des employés ou, de l'importance des sommes en jeu, il importe de combiner judicieusement les fonctions afin de maximiser leur répartition.

6.4.4 Le bénéficiaire d'une avance comptable ou le dépositaire d'un fonds de petite caisse ne doit en aucun cas exercer un pouvoir de signature de documents financiers en conformité avec les articles 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques dans ce secteur.

6.4.5 Aucune personne ne demeure dépositaire d'un fonds de caisse pendant une période prolongée, sauf si d'autres mesures de contrôle, telles qu'une vérification indépendante périodique soient mises en ouvre.

6.5 Enregistrement

6.5.1 Les systèmes financiers permettent d'identifier toutes les avances comptables aux fins de lal présentattion de rapports et du suivi pour la collecte des avances en souffrance.

6.5.2 Il faut rendre compte des avances comptables, y compis des avances permanentes, dans un délai opportun tel que prévu dans le Règlement sur les avances comptables.

6.6 Renflouement, règlement et remboursement

6.6.1 Les avances permanentes sont ramenées à leur valeur initiale, sauf si leur utilisation justifie une diminution, une augmentation ou un remboursement complet. Les autres avances comptables (ou parties d'avances) sont réglées et remboursées en un paiement unique. Les pièces justificatives doivent être annulées afin d'éviter leur utilisation. Remarque : Le Règlement sur les avances comptables s'applique.

6.6.2 Les dépositaires ont les responsabilités suivantes :

  • Ils sont personnellement responsables et ils doivent rendre compte des avances qui leur ont été émises. Ils peuvent être tenus de rembourser les pertes ou les manques. Le paragraphe 76(4) ou l'article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent.
  • Rapprochement du fonds de petite caisse, même si le fonds n'est pas utilisé fréquemment. Il faudrait effectuer un rapprochement une fois par semaine ou au moins une fois par mois pour vérifier qu'il est équilibré et qu'il n'y a pas eu de vols. Les dépositaires doivent soumettre des rapports sur le rapprochement à leurs superviseurs.

6.7 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.7.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en ouvre et l'application de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, toutes lacunes en matière de rendement ou tout les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.7.2 Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en ouvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres intervenants importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Le ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a les responsabilités suivantes :

  • Approuver les demandes des ministères pour accroître ou réduire les fonds destinés aux avances permanentes financées à même la Caisse centrale des avances de fonds de roulement;
  • Demander l'approbation et gérer le crédit (crédit de prêt lié au fonds de roulement L15b de TPSGC) à partir duquel les avances permanentes sont tirées;
  • Préparer les comptes publics du Canada.

8.2 Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor - a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant sur son interprétation.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinents

9.2 Instruments de politiques et publications connexes

10. Demandes de renseignements

Veuillez acheminer toute demande de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la directive, les responsables de l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec :

Division de la politique de gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613


Annexe A - Définitions

Périodique (periodic)
Espace de temps considéré comme raisonnable par le dirigeant principal des finances, compte tenu des risques et de la situation particulière du ministère (p. ex. le volume de transactions, l'automatisation des systèmes ainsi que la taille et la structure de l'organisation)
Pratiques et contrôles de gestion (Management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en ouvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Les définitions pour les avances comptables, les avances permanentes, les fonds de petite caisse et les autres termes utilisés dans la présente directive figurent au Règlement sur les avances comptables.