Guide d’utilisation de l’Outil d’évaluation de la complexité et des risques des projets
6. Exécution d'une évaluation
Les ministères et organismes sont invités à prendre en considération diverses bonnes pratiques au moment de faire ou de mettre à jour une ECRP.
6.1 Eécution d'une ECRP : Considérations et Pratiques exemplaires
- Évaluation du projet en temps opportun
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En vertu de la Politique sur la gestion des projets, il incombe à l'administrateur général de veiller à ce qu'une évaluation précise soit faite de chaque projet prévu ou proposé, en conformité avec la Norme relative à la complexité et aux risques des projets.
La détermination des activités qui sont réputées être des projets et pour lesquelles une ECRP doit être menée sera faite en consultation avec le SCT. Même si un grand nombre d'activités ministérielles peuvent être définies comme étant des projets, la détermination des activités qui profiteraient d'une démarche de gestion de projet et pour lesquelles une ECRP serait pertinente est laissée à la discrétion de l'administrateur général et, en fin de compte, des ministres du Conseil du Trésor.
Des évaluations devraient être menées rapidement dès qu'un projet a été déterminé et que son financement est envisagé. Même si, à cette étape du cycle de vie du projet, ce ne sont peut être pas tous les aspects du projet qui auront été entièrement définis et ni tous les coûts qui auront été entièrement établis, les ministères doivent faire une ECRP d'après l'information dont ils disposent à ce moment là et avant que des fonds soient dépensés dans le cadre du projet. À mesure que le projet évolue et que les données disponibles sont plus nombreuses, il conviendrait de mettre l'ECRP à jour en fonction du degré le plus récent de complexité et de risques (et des connaissances les plus récentes en la matière). Cette pratique reflète l'exigence de la politique dont l'objet est de veiller à ce qu'il y ait des évaluations courantes et exactes des projets du ministère ou de l'organisme.
- Établissement de processus opérationnels
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On s'attend à ce que l'ECRP se fasse conformément à la méthode établie pour documenter chaque critère d'évaluation et fournir des preuves à l'appui. Cette démarche a pour objet d'assurer des résultats uniformes et comparables d'un projet à l'autre et de faciliter les mises à jour et les vérifications de l'évaluation.
Une pratique exemplaire consiste à mettre en place des processus opérationnels aux fins de la réalisation, de l'examen et de l'approbation des ECRP. Ces processus sont censés assurer la rigueur et la discipline nécessaires pour veiller à ce que les ECRP soient réalisées rapidement et avec précision, qu'elles s'appuient sur des preuves documentées et qu'elles soient mises à jour de façon appropriée.
En outre, chaque ministère devrait mettre en place un accord de protocole avec le SCT aux fins de l'examen des ECRP. L'accord de protocole devrait déterminer quels documents de projet pertinents doivent être fournis avec chaque ECRP à l'appui de l'examen du SCT. Le protocole devrait aussi inclure des calendriers de présentation de l'information, une fois qu'elle a été demandée, et la durée prévue des examens du SCT.
- Créer un glossaire et un guide propres à l'organisation
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Les organisations pourront aussi envisager de constituer un glossaire pour définir avec plus de précision les termes employés dans le cadre de l'évaluation qui peuvent avoir une portée ou un sens particulier pour elles, par souci d'uniformité et de compréhension commune.
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