Guide d’utilisation de l’Outil d’évaluation de la complexité et des risques des projets
3. Capacité du ministère par rapport à la complexité et aux risques des projets
Les attentes en matière de gestion et les exigences concernant les projets du gouvernement du Canada sont exposées dans les instruments de politique suivants :
- Politique sur la gestion des projets;
- Norme relative à la complexité et aux risques des projets;
- Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet.
La Politique sur la gestion des projets stipule qu'il incombe à l'administrateur général de faire :
- une évaluation de la capacité du ministère en conformité avec la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet;
- une évaluation de chaque projet prévu ou proposé en conformité avec la Norme relative à la complexité et aux risques des projets.
Les deux notes attribuées au projet à la suite de ces évaluations serviront à déterminer à qui reviendra le pouvoir de dépenser (au ministère ou au Conseil du Trésor) et à définir le degré de surveillance qu'exercera le Conseil du Trésor. La politique stipule que le ministère doit obtenir l'approbation du Conseil du Trésor si un projet présente un degré de complexité ou de risques (selon l'évaluation dont il a fait l'objet) qui dépasse les limites établies en matière de capacité de gestion de projet que le Conseil du Trésor a approuvées pour le ministère en question, ou encore si les ministres du Conseil du Trésor ont déterminé que le projet nécessite plus de considération de leur part. Voir la figure 1.
La figure 1 illustre dans quelle mesure les limites d'approbation des projets par le ministère sont déterminées par la relation qui existe entre la catégorie de capacité organisationnelle de gestion de projets d'une part et le niveau de la complexité et de risques des projets d'autre part. Par exemple, si la capacité organisationnelle de gestion de projets est de catégorie 3 – Évolutionnaire, tout projet qui se retrouve dans la zone claire du graphique, comme le projet A, dont le niveau de complexité et de risque correspond à « 4 – Transformationnel »,) dépasse les limites que le CT a approuvées pour le ministère, doit être soumis à l'approbation du Conseil du Trésor et celui ci doit approuver le pouvoir de dépenser. Les projets qui se retrouvent dans la zone foncée, comme le projet B (Niveau 2 – Tactique), sont des projets dont le niveau évalué de complexité et de risques ne dépasse pas les limites que le CT a approuvées pour le ministère, ne dépasseront vraisemblablement pas les limites d'approbation du ministère et ne seront soumis qu'à une surveillance minimale directe de la part du Conseil du Trésor.
La capacité devrait être proportionnelle au niveau de complexité et de risques des projets typiques du ministère. Par exemple, dans le cas des ministères qui entreprennent peu de grands projets complexes, un niveau élevé de capacité en gestion de projets - et les coûts connexes - ne représenteraient peut-être pas un investissement justifié.
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