Guide d’utilisation de l’Outil d’évaluation de la complexité et des risques des projets
1. Introduction
1.1 Contexte
En juin 2007, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé la Politique sur la gestion des projets, qui est appuyée par la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet et par la Norme relative à la complexité et au risque des projets. Ensemble, la politique et les deux normes établissent les responsabilités des administrateurs généraux lorsqu'il s'agit de veiller à ce que les projets soient gérés de façon intégrée à l'échelle du ministère, plutôt qu'au cas par cas. Les résultats escomptés de cette politique et des normes connexes sont les suivants :
- Les ressources sont optimisées dans le cadre des projets;
- Une saine gérance des fonds des projets est démontrée;
- Les obligations redditionnelles concernant les retombées des projets sont transparentes;
- Les retombées se concrétisent dans le respect des délais et des limites de coûts.
En vertu de la politique, l'attente est que les administrateurs généraux veillent à ce que des processus et des contrôles appropriés soient en place pour gérer efficacement les projets, obtenir les résultats escomptés et limiter les risques pour les intervenants. La politique se concentre sur la gouvernance des projets, la surveillance et la capacité de gestion des projets au sein des ministères. L'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet aide les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités qui consistent à établir, voire même à améliorer, des pratiques de gestion pertinentes par le biais d'une évaluation et d'une analyse exhaustives des possibilités d'investissement dans les capacités des ministères pour que ceux ci soient mieux en mesure de mener à bien les projets prévus. L'autoévaluation de la capacité ministérielle en matière de gestion des projets fera ressortir les points forts, d'éventuels points faibles et les possibilités d'investissement. Cette information devrait aider les ministères et les organismes lorsqu'ils prennent la décision d'adapter les pratiques et processus de gestion des projets à leurs activités opérationnelles et elle les aidera à être ainsi mieux placés pour suivre l'évolution des pratiques exemplaires à l'échelle mondiale.
En vertu de la Politique sur la gestion des projets, les limites des pouvoirs d'approbation des projets dans les ministères ne sont plus déterminées en fonction de tels ou tels montants, mais plutôt en fonction de données probantes plus objectives reposant sur une évaluation de la capacité du ministère de gérer la complexité et les risques d'un projet. À ce titre, la politique stipule que la capacité du ministère de gérer des projets doit être évaluée avec précision à l’aide de l’outil d’évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), comme l’exige la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet. La politique stipule aussi que les administrateurs généraux doivent faire en sorte que les ministères évaluent avec précision chacun de leurs projets en conformité avec la Norme relative à la complexité et aux risques des projets. Ensemble, les résultats de ces évaluations permettront de déterminer les pouvoirs de dépenses pertinents et le degré approprié de surveillance qu'exercera le Conseil du Trésor.
La Norme relative à la complexité et aux risques des projets établit l'orientation nécessaire pour veiller au respect de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des projets. De plus, elle stipule qu'il faut évaluer tous les projets visés par la norme pour déterminer leur degré de risques et de complexité. Les projets seront évalués à l'aide de l'Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets du Secrétariat du Conseil du Trésor qui accompagne le présent guide.
1.2 Object et structure du présent guide
Le présent document a pour objet d'expliquer comment faire l'Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) en conformité avec la Norme relative à la complexité et aux risques des projets. On y trouvera un complément d'explications et la définition de termes et de concepts qui aideront les praticiens à faire et à justifier une évaluation. Le guide s'adresse au personnel des ministères qui participe à la réalisation, à l'examen, à l'approbation et/ou à la coordination d'une ECRP. Les utilisateurs secondaires de l'ECRP et du présent guide peuvent comprendre des employés du SCT et d'autres parties intéressées qui participent à la gestion des projets et à la planification des investissements.
Le présent guide, qui reprend la structure de l'Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets, fournit des conseils et du soutien pour chaque partie de l'évaluation, selon le format suivant :
| Objet de cette partie de l'évaluation |
Résumé de l’importance et de l’objet de chaque partie de l'ECRP. Autrement dit, pourquoi cette partie est elle importante pour évaluer la complexité et les risques d’un projet? |
|---|---|
| Parties prenantes |
Les principaux intervenants qui pourraient fournir des conseils et des commentaires au sujet de telle ou telle question. Cette partie recommande également les produits livrables et les outils que l’organisme pourrait examiner à l’appui de l’évaluation. |
| Signification de la note |
Comment interpréter la note obtenue pour telle ou telle catégorie de critère d’évaluation. |
On trouvera à l'annexe A un glossaire des termes utilisés dans la politique, dans la norme et dans l'Outil d'ECRP. Dans l'Outil d'ECRP, l'intention derrière chaque question a été mise en relief par souci de clarté maximale.
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