Guide d'utilisation de l'Outil d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets
1. Introduction
1.1 Contexte
Les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé en juin 2007 la Politique sur la gestion des projets, étayée par la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet et par la Norme relative à la complexité et aux risques des projets. Cette politique et ces deux normes énoncent les responsabilités des administrateurs généraux aux fins de garantir une gestion intégrée des projets à l'échelle de leur ministère ou organisme plutôt qu'une gestion de projet au cas par cas. La politique et les normes connexes visent l'atteinte des résultats suivants :
- Les ressources accordées au projet sont optimisées;
- La saine gérance des fonds liés aux projets est démontrée;
- La responsabilisation quant aux résultats des projets est transparente;
- Les résultats sont atteints selon les limites établies en matière de délais et de coûts.
Aux termes de cette politique, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que les ministères soient dotés de processus et de contrôles satisfaisants qui leur permettront de gérer efficacement les projets, d'obtenir les résultats escomptés et de limiter les risques pour les intervenants. La politique porte sur la gouvernance et la surveillance des projets, ainsi que sur la capacité de l'organisation à gérer les projets. L'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projets (ECOGP) aide les administrateurs généraux à s'acquitter de leur responsabilité consistant à établir et à peaufiner de saines pratiques de gestion en se fondant sur une évaluation et une analyse complètes des possibilités d'investissement dans la capacité, de manière que l'organisation soit plus à même de réaliser les projets prévus. L'autoévaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projets fera ressortir les points forts, les lacunes éventuelles ainsi que les possibilités d'investissement. Cette information devrait aider les ministères et organismes à prendre des décisions judicieuses aux fins d'adapter leurs processus et pratiques de gestion de projets en fonction des opérations et à être plus en mesure de suivre l'évolution des pratiques exemplaires à l'échelle mondiale.
Aux termes de la Politique sur la gestion des projets, la détermination des limites applicables aux pouvoirs d'approbation de projet conférés aux organisations n'est plus fondée sur un montant seuil mais plutôt sur une évaluation plus objective et factuelle de la capacité organisationnelle à gérer la complexité et le niveau de risque associés à un projet. Dans ce contexte, la politique stipule que la capacité de l’organisation à gérer des projets doit être évaluée au moyen de l’outil d’évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), comme le prévoit la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projets. La Politique précise en outre que les administrateurs généraux doivent s'assurer que leur organisation effectue une évaluation précise de chaque projet conformément à la Norme relative à la complexité et aux risques des projets. Ensemble, les résultats de ces évaluations permettront de fixer les pouvoirs de dépenser appropriés et de déterminer le degré de surveillance requis de la part du Conseil du Trésor.
La Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet établit l'orientation qui permettra d'assurer la conformité à la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor. Cette politique exige que les administrateurs généraux veillent à ce que leur organisation soit bien évaluée pour en déterminer le niveau de capacité de gestion de projet aux fins d'approbation de projet et des pouvoirs de dépenser connexes.
L'organisation en tant qu'entreprise doit faire l'objet d'une évaluation globale au moyen de l'Outil d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), qui est joint au présent guide.
1.2 Objet et structure du guide
L'objet du présent document est de fournir une orientation en vue de procéder à l'ECOGP, en conformité avec la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projets. Le guide fournit des explications et des interprétations additionnelles pour aider les spécialistes à effectuer les évaluations puis à en justifier les résultats. Le guide s'adresse notamment au personnel qui prend part à la gestion, à l'exécution, à l'examen, à l'approbation ou à la coordination d'une ECOGP. Les utilisateurs secondaires du guide et de l'Outil comprennent le personnel du SCT et d'autres parties prenantes qui contribuent à la définition et à la gestion des enjeux relatifs à la capacité de gestion de projets et des activités de planification des investissements.
Le Guide reprend la structure de l'Outil d'ECOGP et permet d'appuyer chaque catégorie d'évaluation. Dans ce Guide, on utilise la disposition suivante :
| Raison d'être de la catégorie d'évaluation |
Description de l'objet et de la portée de la catégorie d'évaluation dans le contexte de l'ECOGP. |
|---|---|
| Parties prenantes |
Liste et description du rôle des principales parties prenantes pouvant être en mesure de fournir des conseils, des commentaires et des éléments probants sur un domaine de connaissances donné. |
| Importance de la cote |
Détermination des causes ou conséquences éventuelles associées à l'évaluation d'un domaine de connaissances donné. De nombreux facteurs peuvent influer sur la capacité globale d'une organisation. Par exemple, le nombre et la taille et/ou la complexité des projets ainsi que la maturité et les capacités des ressources individuelles affectées aux projets. Pour cette raison, bien que la cote attribuée à un domaine de connaissances spécifique puisse être interprétée comme un indicateur utile des forces et des possibilités d'investissement dans le renforcement des capacités, le domaine de connaissances doit être examiné dans le contexte de la note globale attribuée à l'organisation. |
L’annexe présente un glossaire de la terminologie spécifique utilisée dans la Politique et dans l’Outil d’ECOGP.
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