Le processus ÉFVP | Étape 4 | Plan de gestion sur les risques d'entrave à la vie privée

Ce rapport est l'étape définitive et la plus critique du processus ÉFVP. Cependant, il faut se rappeler que les ÉFVP ne terminent pas à ce point. Les ÉFVP doivent être maintenues et mises à jour.

Le rapport ÉFVP est essentiel car les institutions doivent documenter leurs évaluations des risques d'entrave à la vie privée, les implications de ces risques et la recherche des solutions possibles, des options et des recommandations.

Encouragez vos spécialistes ÉFVP à rédiger le rapport en langage courant. S'il est nécessaire d'utiliser des termes techniques, il faut les définir.

Le rapport doit comprendre au moins les rubriques suivantes:

• Un tour d'horizon de la proposition (collecte, utilisation ou divulgation des renseignements personnels ; autorité juridique; et, justification de la proposition).
• Une liste des intervenants, leurs rôles et responsabilités.
• Une liste des législations et des politiques pertinentes.
• Une description des risques spécifiques d'entrave à la vie privée identifiés.
• Une analyse des options.
• Une liste des risques résiduels qui ne peuvent pas être résolus au moyen des options proposées.
• Une stratégie de communications.

La documentation de base est un autre élément important d'un rapport ÉFVP réussi. Au besoin, assurez-vous d'inclure: les projets d'entente qui impliquent les tiers, les EMR, les protocoles d'entente, les EDS, les études de faisabilité du projet, les plans de gestion du projet et les spécifications techniques de conception des systèmes. Lorsque le CPVP reçoit votre ÉFVP, il lui faudra accéder à toute documentation importante en rapport avec l'ÉFVP. Assurez la présence de renvois à cette documentation dans votre rapport.

Le rapport ÉFVP pourrait comporter plusieurs répétitions. Incorporez un processus de révision dans votre programme.

Récapitulez les risques d'entrave à la vie privée et évaluez le degré des risques impliqués

• L'information récapitulative sera le résultat du questionnaire rempli.
• Un tableau sommaire peut être utilisé pour démontrer les risques et leur degré associé (faible, moyen ou élevé).

À ce point-ci, il est facile de tomber dans un piège qui consiste à identifier les justifications ou l'atténuation des risques avant de les identifier réellement.

Identifiez et discuter des actions ou des options pour adresser ou atténuer les risques

• Cela représente votre énoncé des implications associées à ces mécanismes suggérés pour adresser ou atténuer les risques.
• Cela devrait comprendre une description de tout risque résiduel ou en suspend.

Concluez avec les autres considérations (au besoin) et continuez la progression du projet

• Cela représente votre plan d'action pour continuer la progression du projet.
• Ce plan d'action devrait renfermer une stratégie de communications.

Les résultats d'une ÉFVP doivent donner l'assurance qu'il n'y a pas d'implication en suspend sur la vie privée associée aux activités de prestation des programmes et des services ou bien servir d'avertissement anticipé de la présence de risques importants d'entrave à la vie privée qui demandent d'être éliminés.

Le processus ÉFVP | Étape 3 | Analyse de la vie privée

La progression du projet