Lexique terminologique

Fins administratives

Destination de l'usage de renseignements personnels dans un processus de prise de décision qui influe directement sur l'individu. (Article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels).

Code de pratiques équitables en matière de renseignements

Les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernent la collecte, la conservation, l'exactitude, le retrait, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
Le Code s'appuie sur les normes internationales en vigueur en matière de traitement des renseignements personnels établies par l'Organisation de coopération et de développement économiques.
Le Code s'appuie sur le principe que tout individu a le droit de savoir
- quels sont les renseignements recueillis à son sujet
- quand et comment les renseignements seront utilisés
- comment ces renseignements seront utilisés
- dans quelles circonstances ces renseignements peuvent être divulgués, et
- comment avoir accès aux renseignements personnels déjà fichés et/ou comment y apporter des corrections.

Collecte des renseignements personnels

Les seuls renseignements personnels que peut recueillir une institution fédérale sont ceux qui ont un lien direct avec ses programmes ou ses activités (art. 4).
Les institutions ne doivent pas recueillir plus de renseignements personnels qu'il n'est nécessaire pour mener une activité ou un programme.
Les institutions doivent obtenir l'autorisation du Parlement pour mener le programme ou l'activité normalement prévu dans une loi du Parlement ou dans les règlements qui s'y rapportent
dans une approbation des dépenses proposées dans le Budget des dépenses et autorisées par une loi de crédits
Les institutions doivent recueillir auprès de l'individu lui-même les renseignements personnels destinés à des fins administratives* le concernant (par. 5(1) sauf
si cela aurait pour résultat la collecte de renseignements inexacts (alinéa 5(3)a)), ou
de contrarier les fins ou de compromettre l'usage auxquels les renseignements sont destinés (alinéa 5(3)b)).
* Fins administratives s'entend de l'usage de renseignements personnels concernant un individu dans le cadre d'une décision le touchant.

Numéro d'identification personnel commun

Tout identificateur servant normalement à identifier une personne, y compris son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d'assurance sociale, son numéro de dossier personnel, son numéro individuel d'organisme et tous les autres numéros d'identification, symboles ou autres particularités attribués à l'individu ou ses empreintes digitales ou autre identificateur biométrique

Consentement

Le consentement n'est pas défini dans la LPRPDE ni dans la Loi sur la protection des renseignements personnels bien que le concept soit très bien expliqué dans le troisième principe de l'Annexe I de la LPRPDE. Dans le contexte des renseignements personnels, le consentement signifie l'accord d'une personne à fournir ses renseignements personnels pour les fins qui lui ont été énoncées. Dans certains cas, le consentement n'est pas possible (p. ex. urgence médicale) ou n'est pas nécessaire (p. ex. collecte de renseignements par la police concernant un suspect quand la collecte n'est pas menée dans le cadre d'une enquête ou d'une saisie). Le consentement est normalement signifié par un acte précis de la part de l'individu, bien qu'il soit parfois implicite.
Le consentement de l'individu permet aux institutions d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à toutes les fins auxquelles l'individu a consenti. Autrement dit, le consentement de l'individu élimine la nécessité de faire appel à une disposition concernant l'utilisation ou la divulgation en vertu de l'article 7 ou 8. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le consentement n'élimine pas la nécessité pour le programme ou l'activité qui collecte les renseignements personnels d'avoir l'autorité légitime , non plus qu'il n'élimine l'exigence selon laquelle les renseignements personnels recueillis doivent être directement liés au programme ou à l'activité. Le consentement de l'individu aux fins de l'utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels peut être obtenu au moment de la collecte des renseignements personnel ou par la suite, lorsqu'un besoin précis se fait sentir (cela présente habituellement des difficultés sur le plan administratif lorsque plusieurs personnes sont touchées par la nouvelle utilisation).

Couplage de données

L'activité qui consiste à comparer des renseignements personnels obtenus de diverses sources, y compris des fichiers de renseignements personnels, en vue de prendre des décisions sur les personnes visées par les données. Le couplage de données est donc une activité spécialisée qui comprend la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, et qui est assujettie aux diverses exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette définition couvre également la correspondance des données, également appelée description des données .

Ministre désigné

Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada chargé par le gouverneur en conseil de l'application d'une ou de plusieurs dispositions de la loi (article 3).

Communication des renseignements personnels

Les institutions peuvent divulguer les renseignements personnels sans le consentement de l'individu dans les cas prévus au paragraphe 8(2).
Exemples de communication permise :
communication aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins;
lois fédérales ou règlements
subpoena ou mandat
organisme d'enquête déterminé par règlement
accords ou ententes conclus entre le gouvernement du Canada et un autre organisme
parlementaire fédéral qui désire aider l'individu concerné
travaux de recherche ou de statistique
intérêt du public

Institution gouvernementale

Tout ministère ou département d'État du gouvernement du Canada figurant dans l'annexe ou tout organisme ou administration figurant dans l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Responsable d'institution fédérale

Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada sous l'autorité de qui est placé un ministère ou un département d'État .
La personne désignée par décret, conformément au présent alinéa, en qualité de responsable, pour l'application de la présente loi, d'une institution fédérale.

Numéro d'identité

Tout identificateur servant normalement à identifier une personne, y compris son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d'assurance sociale, son numéro de dossier personnel , son numéro individuel d'organisme et tous les autres numéros d'identification, symboles ou autres particularités attribués à l'individu ou ses empreintes digitales ou autre identificateur biométrique.

Renseignements personnels

Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment :
A) les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille;
B) les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières auxquelles il a participé ;
C) tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre ;
D) son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin;
E) ses opinions ou ses idées personnelles,à l'exclusion de celles qui portent sur un autre individu ou sur une proposition de récompense ou de prix à octroyer à un autre individu par une institution fédérale , ou subdivision de celle-ci visée par règlement;
F) toute correspondance de nature, implicitement ou explicitement, privée ou confidentielle envoyée par lui à une institution fédérale, ainsi que les réponses de l'institution dans la mesure où elles révèlent le contenu de la correspondance de l'expéditeur;
G) les idées ou opinions d'autrui sur lui;
H) les idées ou opinions d'un autre individu qui portent sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à lui octroyer par une institution, ou subdivision de celle-ci, visée à l'alinéa e), à l'exclusion du nom de cet autre individu si ce nom est mentionné avec les idées ou opinions;
I) son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d'autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet;
toutefois, il demeure entendu que, pour l'application des articles 7, 8 et 26, et de l'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements concernant :
J) un cadre ou employé, actuel ou ancien, d'une institution fédérale et portant sur son poste ou ses fonctions, notamment :
i) le fait même qu'il est ou a été employé par l'institution,
ii) son titre et les adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail,
iii) la classification, l'éventail des salaires et les attributions de son poste,
iv) son nom lorsque celui-ci figure sur un document qu'il a établi au cours de son emploi,
v) les idées et opinions personnelles qu'il a exprimées au cours de son emploi.
K) un individu qui, au titre d'un contrat, assure ou a assuré la prestation de services à une institution fédérale et portant sur la nature de la prestation, notamment les conditions du contrat, le nom de l'individu ainsi que les idées et opinions personnelles qu'il a exprimées au cours de la prestation;
L) des avantages financiers facultatifs, notamment la délivrance d'un permis ou d'une licence accordés à un individu, y compris le nom de celui-ci et la nature précise de ces avantages;
M) un individu décédé depuis plus de vingt ans.

Fichier de renseignements personnels

Tout ensemble ou groupement de renseignements personnels qui ont été utilisés, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives ou qui sont marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d'un individu ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à cet individu (articles 3 et 10).
Un répertoire de tous les fichiers de renseignements personnels doit être publié périodiquement dans Info Source (article 11).

Conservation, exactitude et retrait des renseignements personnels

Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés après usage par l'institution pendant une période, déterminée par règlement, suffisamment longue pour permettre à l'individu qu'ils concernent d'exercer son droit d'accès à ces renseignements (par. 6(1)).
Pendant une période minimale de deux (2) ans, à moins que l'individu consente à leur retrait plus tôt
Une institution fédérale est tenue de veiller, dans la mesure du possible, à ce que les renseignements personnels qu'elle utilise à des fins administratives soient à jour, exacts et complets (par. 6(2)).
Une institution fédérale procède au retrait des renseignements personnels qui relèvent d'elle conformément aux règlements et aux instructions ou directives applicables du ministre désigné (par. 6(3)).

Conservation et retrait publié dans Info Source Loi sur les archives nationales

Nature essentiellement similaire

Pour être jugée essentiellement similaire , une loi provinciale doit contenir au moins les 10 principes figurant dans l'annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements et les documents électroniques [Principes universels] (Industrie Canada a publié un énoncé sur la façon dont le gouverneur en conseil décidera si une loi provinciale est essentiellement similaire à une loi fédérale : Gazette du Canada Partie I, 22 septembre 2001, p. 3618.

Usage des renseignements personnels

À défaut du consentement de l'individu concerné, les renseignements personnels relevant d'une institution fédérale ne peuvent servir à celle-ci : qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l'institution de même que pour les usages qui sont compatibles* avec ces fins;
qu'aux fins auxquelles ils peuvent lui être communiqués en vertu du paragraphe 8(2) (paragraphe 7(b)).
* Usages compatibles signifient qu'ils doivent avoir un lien raisonnable et direct avec l'objectif premier pour lequel les renseignements personnels ont été recueillis et il doit sembler raisonnable à l'individu qui fournit ces renseignements que ceux-ci seront utilisés de la manière énoncée.

Récapitulation du cours

Répertoire des sites Web