Foire aux questions - La Politique sur l'évaluation des répercussions sur la protection des renseignements personnels (ÉFVP)

Quelle est la politique sur l'ÉFVP, et quelle est sa raison d'être?
Sur quelles lois la politique sur l'ÉFVP se fonde-t-elle?
Dans quelles circonstances faut-il effectuer une ÉFVP?
Comment les ministères appliqueront-ils la politique sur l'ÉFVP?
Comment la politique sur l'ÉFVP sera-t-elle appliquée?
Les ÉFVP sont-elles nouvelles?
Les ÉFVP sont-elles rendues publiques?
Y a-t-il eu des consultations pour cette politique?

Quelle est la politique sur l'ÉFVP, et quelle est sa raison d'être?
La Politique sur l'évaluation des répercussions sur la protection des renseignements personnels (ÉFVP) permet au gouvernement de mieux appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels, car elle fournit aux ministères et organismes fédéraux un cadre uniforme pour déterminer et éliminer les questions d'incidence sur la vie privée qui se posent pendant la conception ou la nouvelle conception de programmes et de services. Les Lignes directrices sur l'évaluation de l'incidence sur la vie privée ‑ cadre de gestion des risques pour la vie privée aideront les institutions à procéder à des évaluations.

La politique sur l'ÉFVP est nouvelle, mais les ministères et organismes fédéraux font déjà des évaluations et prennent d'autres mesures pour assurer la protection de la vie privée des Canadiens qui traitent avec le gouvernement. La politique sur l'ÉFVP a pour but de donner, aux ministères et organismes fédéraux, les moyens de garantir aux Canadiens que leurs renseignements personnels sont protégés lorsqu'ils traitent avec le gouvernement du Canada, peu importe que ces renseignements soient transmis en personne, par téléphone, par courrier ou en direct. Cet objectif sera réalisé grâce à la documentation, à la publication et à la mise à jour d'ÉFVP pour tous les programmes et services qui risquent de toucher à des questions de la vie privée.

C'est la première fois qu'un gouvernement national a adopté la réalisation d'ÉFVP comme politique officielle. En donnant l'exemple pour la gestion des renseignements personnels, le gouvernement du Canada réaffirme son souci de protéger les renseignements personnels et de jouer un rôle de gardien de ces renseignements. La protection de la vie privée est essentielle à la réussite de l'initiative Gouvernement en direct.

Sur quelles lois la politique sur l'ÉFVP se fonde-t-elle?
La politique sur l'ÉFVP, créée grâce à l'intervention du Commissariat à la protection de la vie privée, se fonde sur les principes de protection de la vie privée énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Commissariat a appuyé publiquement l'ÉFVP comme moyen d'assurer la protection des renseignements personnels des Canadiens.

La Loi sur la protection des renseignements personnels fixe les rôles et les obligations qui incombent aux ministères. Il appartient au Secrétariat du Conseil du Trésor de guider les ministères et organismes quant à l'application des principes incorporés dans la loi. Le Commissariat à la protection de la vie privé a pour mandat de faire enquête sur les plaintes liées à la loi et d'y répondre.

Liens à la Loi sur la protection des renseignements personnels, sur le site Web du ministère de la Justice :
http://laws.justice.gc.ca/fr/P-21/index.html

Dans quelles circonstances faut‑il effectuer une ÉFVP?
Les ministères et organismes doivent procéder à une ÉFVP pour les propositions visant tous les nouveaux programmes et services qui font intervenir des questions de vie privée. Quant aux programmes et services mis en oeuvre avant cette politique, il appartient aux institutions de faire une ÉFVP dans le cas d'une refonte importante de leurs programmes et services, du mode de distribution de ces programmes et services, de leur prestation ou de leur transformation en service électronique lorsque la collecte, l'utilisation ou la transformation de renseignements personnels sont touchées.

Il appartient aux institutions de lancer une ÉFVP et d'en déterminer la portée dès le début de la conception ou de la nouvelle conception d'un programme ou d'un service, afin d'influencer le processus d'élaboration. Une ÉFVP s'impose lorsque, pour la proposition, il faut :

procéder pour la première fois à la collecte, à l'utilisation ou à la transformation de renseignements personnels, ou accroître cette activité, avec ou sans le consentement des intéressés;
élargir les populations visées;
passer de la collecte directe à la collecte indirecte de renseignements personnels;
intensifier la collecte de renseignements personnels pour les besoins de l'intégration des programmes, de la gestion des programmes ou de l'admissibilité aux programmes;
procéder à la comparaison de données nouvelles ou augmenter l'échange de renseignements personnels entre programmes, institutions, territoires de compétence ou secteurs;
créer ou adopter des identificateurs personnels ou en étendre l'utilisation;
apporter des changements importants aux processus ou systèmes administratifs qui touchent la séparation matérielle ou logique de renseignements personnels ou les mécanismes de sécurité servant à gérer l'accès à ces renseignements;
donner en sous‑traitance un programme ou un service ou le transférer à un autre palier de gouvernement ou au secteur privé.

Comment les ministères appliqueront-ils la politique sur l'ÉFVP?
Pour trouver des précisions sur les critères à suivre lors d'une ÉFVP, il faut consulter les Lignes directrices sur l'évaluation de l'incidence sur la vie privée ‑ cadre de gestion des risques pour la vie privée. Ces directives présentent une méthode détaillée pour le processus d'évaluation. Les étapes en cause sont notamment le lancement du projet, l'analyse du cheminement de l'information, l'analyse des renseignements personnels et la rédaction d'un rapport d'évaluation des répercussions sur la protection des renseignements personnels. Lorsque les programmes et services concernent des activités intergouvernementales ou intersectorielles, les ÉFVP aideront les institutions à déterminer les exigences des différentes lois et leur permettront de respecter les dispositions des lois et politiques fédérales.

Le SCT fournit également un soutien aux ministères et aux organismes grâce à des séances et ateliers d'information. Parmi les autres mécanismes de soutien prévus, notons les gabarits, l'élaboration de pratiques exemplaires, la mise à disposition d'un expert‑conseil indépendant en ÉFVP et un outil d'apprentissage en ligne.

Comment la politique sur l'ÉFVP sera-t-elle appliquée?
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) contrôlera le respect de la Politique sur l'ÉFVP à la lumière des politiques et directives gouvernementales visant tous les aspects de la gestion de projets. Il procédera à un examen en profondeur des dispositions de la politique et de leur mise en application dans les cinq années qui suivront leur entrée en vigueur.

Les ÉFVP sont-elles nouvelles?
Des ÉFVP étaient déjà appliquées dans les années 1970. On en voit des exemples récents aux États‑Unis, en Nouvelle‑Zélande, à Hong Kong et ailleurs. Plusieurs provinces canadiennes les ont également adoptées. Si la politique sur les ÉFVP est nouvelle, les ministères et organismes fédéraux procèdent déjà à des évaluations et prennent des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels des Canadiens qui traitent avec le gouvernement. Du fait de cette politique, tous les ministères et organismes fédéraux doivent obligatoirement documenter, publier et tenir à jour une politique de l'ÉFVP pour tous les programmes et services qui présentent un risque quant à la protection de la vie privée.

Les ÉFVP sont-elles rendues publiques?
Il faut que les institutions rendent un résumé des résultats de leurs ÉFVP accessible au public dans un délai raisonnable. En outre, ce résumé doit être établi dans un langage simplifié et dans les deux langues officielles. Les institutions doivent systématiquement publier des résumés de leurs évaluations et tenir compte des faits suivants :

il peut exister des éléments à protéger en application de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
dans certains cas, des évaluations pourraient porter sur des renseignements qui auraient pour effet de rendre vulnérables des systèmes ou des mesures de sécurité;
dans certains cas, des évaluations pourraient porter sur des programmes ou des services qui n'ont pas été officiellement approuvés ou annoncés.

Il faut se servir d'Internet et des moyens de publication courants pour diffuser les évaluations, et on peut y inclure des renvois et des liens à des documents connexes.

Y a-t-il eu des consultations pour cette politique?
D'importantes consultations ont eu lieu avec le groupe de travail fédéral‑provincial sur la protection des renseignements personnels, des centres de décision du Secrétariat du Conseil du Trésor, des intéressés et des principaux comités interministériels, dont le Conseil sur la gestion de l'information et les technologies de l'information, le Comité consultatif du Secrétariat du Conseil du Trésor et son sous‑comité de la gestion de l'information. Le Commissariat à la protection de la vie privée est également intervenu dans l'élaboration de la politique sur l'ÉFVP.