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Comment fonctionne la dotation collective du point de vue du gestionnaire responsable de l’embauche?

Au sein du Division de la collectivité et de la collaboration (DCC), l’équipe du Perfectionnement professionnel et du renouvellement des ressources auprès des collectivités (PPRRC) dirige et coordonne certains processus de dotation collective sélectionnés au nom de la collectivité des TI. Ainsi, l’équipe assure un lien entre les ministères participants et coordonne le processus de manière à s'assurer que les projets de dotation collective soient gérés efficacement et en temps opportun.

Puisqu'il n'est pas possible pour le DCC de fournir des services à la collectivité pour répondre à tous ses besoins en matière de dotation, ni pour tous les ministères, les besoins de la collectivité sont déterminés régulièrement afin d'établir les priorités. Le Conseil des dirigeants principaux de l'information (CDPI) offre une orientation au DCC et approuve chaque processus mis en œuvre, afin de veiller à ce que les besoins de la collectivité soient ciblés en fonction des priorités et des urgences.

Bien que les processus de dotation misent actuellement sur la collectivité de la GI/TI, l'intention est de veiller à ce que ceux-ci s’étendent davantage à toutes les collectivités qui sont supervisées par la Direction du dirigeant principal de l'information (DDPI) du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Chaque processus de dotation collective comporte les étapes suivantes :

  1. Détermination des besoins et des priorités – Des enquêtes sont menées dans les ministères afin de déterminer les besoins d’ensemble en matière de dotation (les sondages sont distribués aux DPI) et afin de vérifier si chaque ministère souhaite participer ou non à un processus de dotation collective. Les résultats sont analysés en vue de déterminer les priorités et le volume des postes à combler, puis des recommandations sont alors présentées au CDPI au moins une fois par année. En revanche, le CDPI offre l'orientation appropriée et approuve le processus de dotation collective prévu.
  2. Protocole d'entente (PE) – Tous les ministères qui souhaitent participer au processus de dotation collective doivent conclure un protocole d’entente (PE) avec la Division de la collectivité et de la collaboration (DCC). Le protocole décrit les rôles et responsabilités de toutes les parties, et précise les besoins en matière de partage des coûts pour le projet en question.
  3. Mise en place d'un comité directeur – Un comité directeur est mis en place pour chaque processus. Celui-ci est responsable de toutes les décisions relatives au processus de dotation (énoncé des critères de mérite; sélection des outils d'évaluation; décisions en matière de processus; foire de l'emploi; approbation du plan du projet; atténuation des risques; etc.). Il fournit à la DCC l'orientation et les conseils appropriés pour le projet dont il est question. Le comité directeur se réunit régulièrement, et les décisions importantes relatives au projet sont présentées à chaque réunion en vue de s'assurer que le projet est toujours sur la bonne voie. En règle générale, le comité directeur est présidé par l'un des ministères participants et coprésidé par la DCC.
  4. Mise en place de groupes de travail – Pendant toute la durée du projet, le comité directeur désigne des employés des ministères participants pour participer aux travaux de différents groupes de travail chargés d’élaborer les principaux éléments du projet (élaboration de l'offre d'emploi et de l'énoncé des critères de mérite; élaboration des outils d'évaluation, des questions et des guides de notation; etc.). Les ébauches finales et les recommandations sont ensuite présentées au comité directeur pour approbation.
  5. Sélection et évaluation – Pendant toute la durée du projet, les ministères collaborent à toutes phases d'évaluation du projet, c.‑à‑d. la sélection des candidats; l'examen du matériel d'évaluation écrit; l'exécution des entrevues et des vérifications des références; etc. La DCC coordonne ces activités, s'assure que les efforts sont répartis équitablement entre tous les ministères participants et s'efforce de réduire au minimum le niveau d'effort global de chaque ministère.
  6. Foire de l'emploi – Chaque processus se termine normalement par une foire de l'emploi. À l'occasion de cet événement, tous les candidats qualifiés sont invités à rencontrer les représentants des ministères participants (ceux qui ont conclu un PE avec la DCC et qui ont participé au projet). Chaque ministère est ainsi en mesure d'évaluer les candidats les mieux qualifiés pour les postes à combler, et les candidats ont la possibilité de mettre eux‑mêmes en valeur leurs atouts. Puisque les efforts d'évaluation des candidats avaient été partagés entre les ministères participants, tous les ministères n'auront pas eu l'occasion de rencontrer tous les candidats; la foire de l'emploi offre donc une dernière occasion de rencontrer les candidats en personne.
  7. Offres d'emploi – Après la foire de l'emploi, les ministères participants (les ministères recruteurs) présentent au PPRRC la liste des candidats auxquels ils aimeraient envoyer une offre d'emploi (sous forme d'« avis d'intention d'offrir un poste »). Le PPRRC transmet tous les « avis d'intention d'offrir un poste » aux candidats. Dans certaines situations, un candidat pourra recevoir plusieurs avis et pourra sélectionner le ministère à privilégier. L’équipe du PPRRC coordonne l'appariement des candidats et des ministères recruteurs, et s'assure que le processus est mené conformément à un ensemble de principes et de valeurs qui font la promotion d'un processus décisionnel équitable et transparent.

Quelles sont les étapes du traitement de ma candidature?

Le déroulement du processus de dotation collective est très similaire à celui du processus de dotation d’un poste unique.

Chaque processus de dotation collective comporte les étapes énumérées ci-dessous. 

  1. Publication du poste dans le site Carrières à la fonction publique fédérale,  ou dans le site Annonces et notifications de dotation de la fonction publique (disponible aux employés de la fonction publique seulement)– Les candidats postulent aux postes publiés dans le site Alerte-Emploi ou le site Carrière à l'écoute (disponible aux employés de la fonction publique seulement).
  2. Évaluations – Une série d’évaluations auront lieu. Tout d’abord, toutes les demandes d’emploi ayant été reçues seront examinées afin que veiller à ce que les études et l’expérience professionnelle des candidats correspondent aux exigences du poste en question. À la suite de cette étape de présélection, l’examen détaillé de la candidature comporte un ou plusieurs des éléments suivants : examen écrit, entrevue et vérification des références. Pendant ce temps, les candidats postulant aux postes bilingues passent le test d’évaluation de langue seconde.
  3. Foire de l’emploi – La plupart de nos processus de dotation collective se terminent par la tenue d’une foire de l'emploi au cours de laquelle tous les candidats qualifiés sont invités à rencontrer les représentants des ministères recruteurs. Chaque ministère est ainsi en mesure de déterminer lesquels des candidats sont les mieux qualifiés pour les postes à combler, et les candidats ont la possibilité de mettre en valeur leurs atouts eux‑mêmes.
  4. Offres d’emploi – Après la tenue de la foire de l'emploi, les ministères recruteurs présentent à l’équipe chargée du recrutement collectif et du perfectionnement professionnel la liste des candidats auxquels ils aimeraient envoyer une offre d'emploi (sous forme d'« avis d'intention d'offrir un poste »). L’équipe transmet ces « avis d'intention d'offrir un poste » aux candidats. Dans certains cas, un candidat peut recevoir plusieurs avis et sélectionner le ministère qui correspond le mieux à ses préférences.
  5. Bassin de candidats– Les noms des candidats qui décident de ne pas accepter le poste ou les postes de durée indéterminée qui leur sont proposés à l’étape no 4 sont versés dans un bassin. Ce bassin de candidats évalués est accessible à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada à la recherche de nouveaux employés.

Je souhaite que ma candidature soit retenue. Que puis-je faire pour agir de manière proactive?

Tout au long du processus de dotation, l’équipe chargée du recrutement collectif et du perfectionnement professionnel vous demandera de lui faire parvenir des renseignements. Pour ne pas courir le risque d’être éliminé(e) du processus, il est important que vous présentiez ces renseignements rapidement.

Voici quelques astuces :

  1. Profil du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) – Dans un tout premier temps, tenez votre profil du SRFP à jour. Nous le consultons souvent pour obtenir vos coordonnées (votre adresse municipale et votre adresse courriel).
  2. Titres de scolarité – Vous devrez fournir une preuve d’études au cours de l’étape d’évaluation du processus de dotation. Commencez dès maintenant à préparer votre dossier de diplômes ou de relevé de notes. Si votre diplôme n’indique pas votre champ d’études de manière explicite, faites tout de suite les démarches nécessaires à l’obtention d’un relevé de notes officiel. Si vous êtes toujours étudiante ou étudiant et que vous prévoyez terminer vos études avant la date limite précisée dans l’annonce d’emploi, vous devriez demander au bureau du registraire de votre institution d’enseignement de vous fournir une lettre indiquant que vous êtes aux études. Si vous avez fait vos études à l’extérieur du Canada, vous devrez fournir les preuves d’études pertinentes. Consultez le site Web du Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour vous renseigner sur la façon d’obtenir ces documents.
  3. Résultats du test d’évaluation de langue seconde – Si vous avez passé un test d’évaluation de langue seconde, soyez en mesure de nous en fournir les résultats. Si vous n’arrivez pas à les trouver, ce n’est pas grave. Demandez à la Commission de la fonction publique (CFP) de vous fournir une confirmation de résultats antérieurs.
  4. Mesures d’adaptation – Si vous avez des besoins spéciaux, faites les démarches nécessaires à l’obtention des documents officiels précisant les mesures d’adaptation liées aux évaluations dont vous aurez besoin. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, consultez la page Adaptation des évaluations à partir du site Web de la CFP.
  5. Citoyenneté canadienne –Si vous avez obtenu la citoyenneté canadienne, n’oubliez pas de l’indiquer sur votre profil du SRFP et soyez en mesure de nous présenter une preuve de citoyenneté canadienne au besoin.
  6. Droits acquis relatifs au groupe CS – Si vous jouissez de droits acquis dans le contexte de la norme d’études du groupe CS (voir FAQ Groupe Systèmes d’ordinateurs), soyez en mesure de nous en fournir la preuve au besoin.
  7. Curriculum vitae – Tenez votre curriculum vitae à jour.

Conservez tous ces documents à la portée de la main. Ainsi, quand vous recevrez notre courriel vous demandant des renseignements supplémentaires, vous pourrez nous les expédier tout de suite au lieu de nous demander un délai de quelques semaines pour obtenir les documents.

Avez-vous d’autres astuces liées à la présentation d’une candidature dans le cadre d’un processus de dotation ou à la préparation pour les examens écrits et les entrevues?

Vous avez travaillé fort pour obtenir votre diplôme, prenez le temps de bien préparer votre demande d’emploi et votre curriculum vitae. Pour commencer, consultez la section du site Web de la CFP sur la façon de postuler un emploi dans la fonction publique fédérale qui est une très bonne source d’informations à ce sujet.

Ce site Web contient également des renseignements sur la façon de se préparer aux examens et aux entrevues (voir la page sur la Préparation à l’examen, à l’entrevue et à l’évaluation de langue seconde (ELS)).

Le mot-clé à retenir ici est « préparation ». En plus du site Web de la CFP, voici quelques astuces supplémentaires :

  1. Lisez et comprenez bien les critères de mérite.
  2. D’habitude, les compétences techniques (connaissances) seront évaluées au moyen de tests écrits, et les compétences comportementales le seront au moyen d’entrevues.
  3. En ce qui concerne les compétences techniques, consultez les notes que vous avez prises pendant vos études, réfléchissez à vos fonctions au travail, etc.
  4. Pour ce qui est des compétences comportementales, PRATIQUEZ‑VOUS! Rappelez‑vous des situations où vous avez dû faire preuve des compétences indiquées dans l’Énoncé des critères de mérite et peaufinez la façon dont vous présenterez le « qui, quoi, quand, où et comment » de ces situations. Soyez en mesure de décrire chacune de ces situations CLAIREMENT et de bien présenter, par exemple, votre rôle et les leçons que vous en avez tirées. Par ailleurs, faites des recherches dans Internet pour vous renseigner sur les entrevues comportementales. Vous verrez, c’est une très bonne idée.
  5. Enfin, avant de passer votre examen écrit ou de commencer votre entrevue, respirez profondément et détendez-vous.