• Désignateur des besoins linguistiques (DBL)
• Types de prestation de services
• Services au public
• Population linguistique minoritaire
• Bureau
• Obligations quant aux services bilingues
• Obligation relative à la population linguistique minoritaire
• Quart de travail
• Premier point de contact
• Demande
• Incidences
• Nombre d'employés Équivalent temps plein (FTE)
• Calculs
• ETP de relève
• Offre active

Désignateur des besoins linguistiques

  

Le Désignateur des besoins linguistiques peut aider le gestionnaire d'un bureau en lui proposant le nombre minimum d'employés requis pour pouvoir offrir des services au public dans la langue officielle choisie par les clients.

Types de services

Les services peuvent être offerts des façons suivantes :

• Par téléphone ou par un autre moyen de communication;
• En personne;
• Par écrit
• En direct (y compris les moyens électroniques comme le courriel ou Internet)

Services au public

Il s'agit de services fournis au public par un bureau qui a été désigné bilingue en vertu de la partie IV de la Loi sur les langues officielles.

Le public comprend des représentants des deux groupes de langues officielles. La population linguistique minoritaire désigne la population de la minorité francophone ou anglophone établie selon les données de Statistique Canada sur la première langue officielle parlée relativement à l'endroit où est situé le bureau d'une institution fédérale.

Burolis peut vous aider à déterminer si votre bureau est tenu d'offrir des services ou de communiquer avec le public dans les deux langues officielles. Si votre bureau ne figure pas dans Burolis, communiquez avec l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada.

La disposition indiquée à l'écran du Désignateur de besoins linguistiques est celle qui apparaît dans Burolis pour le bureau.    

Population linguistique minoritaire  

Pour le service au public, il s'agit de la population de la minorité francophone ou anglophone établie selon les données de Statistique Canada sur la première langue officielle parlée relativement à l'endroit où est situé le bureau d'une institution fédérale. La minorité de langue officielle est l’anglais au Québec et le français dans les autres provinces.

Bureau 

Le bureau est le bureau ou le point de service qui figure dans Burolis.

Obligations bilingues

Un bureau désigné bilingue doit s’assurer de disposer des ressources nécessaires pour offrir des services au public dans les deux langues officielles en tout temps. Cela signifie que les employés offrant des services sont capables de communiquer dans la langue officielle de la minorité, qu’ils occupent un poste bilingue ou non.

Nom du service

Le gestionnaire inscrit le nom du service offert (exemples : inspection d'aliments; aménagement des locaux) pour chaque quart de travail impliqué. L'outil regroupe les services du même nom (l'orthographe doit être identique) pour calculer la capacité minimale requise pour le service.

Quart de travail

Un quart de travail se rapporte au nombre d'heures qu'un employé consacre au travail chaque jour. L'outil permet de choisir entre un quart de travail de 4, 7.5 ou 12 heures. Plus le quart sera long, plus grand sera le nombre de ressources requises pour les pauses.

Premier point de contact    

Le premier point de contact survient lorsqu'un membre du public ou un employé communique avec un bureau pour faire une demande (cela peut s'effectuer en personne ou par téléphone). Le premier point de contact doit être assuré par une personne bilingue à moins que les clients aient l'option de s'adresser à des employés qui fourniront le service dans la langue de leur choix (exemples : lignes téléphoniques francophones ou anglophones ou panneaux indicateurs).

Le deuxième point de contact peut être offert par une personne unilingue compétente dans la langue de service demandée par le client.

Demande   

La demande représente le nombre total de personnes faisant partie de la minorité linguistique (exprimé en pourcentage) qui potentiellement peut demander des services dans la langue de son choix. Il faut préciser le niveau de la demande pour les services.

Pour les services au public, le gestionnaire peut accepter le pourcentage de la population de langue officielle minoritaire que fournit automatiquement l'outil (valeur Burolis). Ou bien, il peut aussi choisir une valeur différente pour le calcul basée sur des renseignements pertinents aux opérations de ce bureau. Par exemple, la valeur pourrait être le pourcentage d'une étude interne réalisée pour déterminer le niveau de demande de la population de langue officielle en situation minoritaire.

La valeur choisie par le gestionnaire pour les services publics sert à calculer le minimum d'employés requis afin que le bureau puisse respecter l’obligation d’offrir des services au public dans les deux langues officielles en tout temps.

Incidences   

L'outil prend en considération les incidences d'un délai à fournir les services dans la langue de la minorité pendant les absences et les pauses. Trois niveaux d'incidences sont possibles : haut, moyen et bas, chacun attribué une valeur différente par l'outil.

Incidences hautes : nécessite une réponse immédiate, par exemple, lors d'une catastrophe, d'un incident critique ou d'une situation d'urgence. L'absence de réponse pourrait entraîner des blessures corporelles, des décès ou des pertes matérielles majeures.

Incidences moyennes : correspond à une réponse qui n'est pas critique à la sécurité ou à la santé, mais qui pourrait entraîner un retard ou une interruption qui pourrait nuire à la prestation de services de façon importante pouvant entraîner certaines pertes (financières ou autres).

Incidences faibles : correspond à une réponse nécessaire et utile mais qui n'a pas d'impact critique, ni d'impact pouvant entraîner des pertes.

Nombre d'employés équivalent à temps plein (ETP) 

Un employé Équivalent à temps plein (ETP) est un employé nommé pour une période indéterminée. Les gestionnaire doit indiquer le nombre d'employés Équivalent à temps plein qui peuvent fournir les services pendant le quart de travail.

• L'équivalent à temps plein de base (ETP de base) fournit le service en question pendant son quart de travail, sauf pendant les pauses et les absences.



• L'employé à temps plein de relève (ETP de relève) fournit le service en question pendant les pauses et les absences.

Comptabilisation   

Le Désignateur de besoins linguistiques comptabilisera de la façon suivante :

• Le nombre d'ETP de base et le nombre d'ETP de relève seront arrondis comme suit :
• pour des valeurs de 0.1 à 0.4 inclusivement, la valeur indiquée sera 0.5 (exemple : 3.4 devient 3.5)
• pour des valeurs de 0.6 à 0.9 inclusivement, la valeur indiquée sera 1.0 (exemple : 1.8 devient 2.0 )

ETP de relève   

L'équivalent à temps plein de relève (ETP de relève) fournit le service en question pendant les pauses et les absences

Offre active

Le concept d’offre active s’inscrit dans de saines pratiques de communication visant à mettre le public au courant de l’existence de certains services. Seulement les bureaux des institutions fédérales et les tiers avec qui ils ont passé un marché qui ont l’obligation légale d’offrir des services dans les deux langues officielles en vertu de la partie IV de la Loi sont tenus d’offrir activement des services en français et en anglais.