ARCHIVÉ - Le nouveau gouvernement passe à l'action pour améliorer les programmes de subventions et de contributions

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• Fiche d'information : Résumé du rapport du Groupe d'experts indépendant sur les subventions et les contributions
• Fiche d'information : Le gouvernement du Canada passe à l'action à la suite des recommandations du Groupe d'experts sur les subventions et les contributions

14 février 2007

Ottawa - L'honorable Vic Toews, président du Conseil du Trésor du Canada, a annoncé aujourd'hui un train de mesures immédiates visant à améliorer le mode de gestion des programmes de subventions et de contributions. Ces mesures représentent une première étape pour donner suite au rapport du Groupe d'experts indépendant sur les subventions et les contributions. Dans leur rapport intitulé Des lourdeurs administratives à des résultats clairs, les membres du groupe, Mme Frances Lankin et M. Ian Clark, ont exposé leurs constatations et leurs recommandations afin qu'on rende plus efficace l'exécution des programmes de subventions et de contributions, tout en assurant une plus grande responsabilité.

« Les subventions et les contributions sont la pierre angulaire de l'exécution des programmes gouvernementaux destinés aux Canadiens, a indiqué le ministre Toews. Grâce à ces programmes, il est possible d'encourager l'activité physique et la saine alimentation auprès des enfants d'âge scolaire, et d'offrir des programmes d'emploi dédiés aux personnes handicapées. C'est pourquoi nous avons promis, dans le Plan d'action sur la responsabilité fédérale, de réduire les lourdeurs administratives en vue d'accroître l'efficacité de ces programmes pour les Canadiens. J'aimerais remercier le Groupe d'experts et leurs adjoints qui ont consacré leur temps et leur expertise à ce processus, de leur travail ardu et de leur rapport impressionnant ».

Le Groupe d'experts a conclu qu'un changement fondamental s'impose, qu'il est non seulement possible, mais aussi nécessaire de simplifier l'administration des programmes et de renforcer la responsabilité, et que les dirigeants politiques et la fonction publique doivent faire preuve de leadership continu.

« Notre rapport est le fruit du travail de nombreuses personnes qui comprennent l'importance des programmes de subventions et de contributions pour tant de Canadiens.  Nos recommandations sont pertinentes, abordables et réalisables », a indiqué Mme Lankin. « Devant l'ampleur de la tâche à accomplir, a ajouté M. Clark, il ne faudrait pas conclure qu'elle est tout simplement trop colossale ou trop difficile à réaliser, mais plutôt nous convaincre qu'il est temps de l'entamer ».

Les mesures annoncées aujourd'hui permettront d'entamer le processus de changement sous un leadership bien défini afin de renforcer la responsabilisation à l'égard de la gestion et des résultats de ces programmes. Voici quelques-unes de ces mesures :

• Le président du Conseil du Trésor dirigera l'établissement d'un plan d'action pour réformer l'administration des programmes de subventions et de contributions afin de faire en sorte qu'ils donnent des résultats clairs, de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible, dans un cadre solide de gestion des risques. Le gouvernement continuera de consulter la communauté des bénéficiaires à mesure que ce plan d'action sera établi.
• Comme première étape de l'établissement de ce plan d'action, le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera en collaboration avec certains ministères les processus administratifs en vue d'améliorer le service et d'accroître l'efficience. Selon les résultats de cet examen, les ministères établiront leur propre plan d'action afin de simplifier leurs pratiques internes et de réduire les lourdeurs administratives.
• Le gouvernement créera un Centre d'expertise sur les subventions et les contributions, afin de partager les pratiques exemplaires et pour promouvoir l'innovation dans l'administration des programmes.

« Nous perdons du temps et gaspillons de l'argent en administrant des règles et des processus qui changent peu les résultats et n'ajoutent rien à la responsabilité. Les mesures que j'annonce aujourd'hui nous permettront de renforcer la responsabilité en améliorant la gestion de ces programmes, et de fournir des résultats clairs, a ajouté le ministre Toews. Nous revenons aux principes de base, à savoir fournir de bons programmes aux Canadiens ».

Chaque année, le gouvernement verse près de 27 milliards de dollars aux Canadiens par l'intermédiaire de plus de 800 programmes de subventions et de contributions.

« Les membres du Groupe d'experts ont été serviables et compétents, et le processus a permis d'obtenir beaucoup de commentaires du milieu. Dans l'avenir, nous exhortons le gouvernement à prendre des mesures et à continuer de susciter l'engagement significatif de la communauté des bénéficiaires à l'égard de la mise en oeuvre, a révélé Mme Georgina Steinsky-Schwartz, présidente et PDG de l'organisme Imagine Canada.

« Il importe que le gouvernement examine périodiquement ses pratiques et que les personnes concernées aient la possibilité de participer à cet examen, affirme M. Terry Goodtrack, directeur de l'exploitation de la Fondation autochtone de guérison. Je me réjouis des réductions du fardeau administratif imposé aux communautés des Premières Nations, que ces recommandations permettront d'obtenir ».

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Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Mike Storeshaw
Directeur des communications
Bureau du président du Conseil du Trésor
613 957 2666

Robert Makichuk
Chef, Relations avec les médias
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
613 957 2391

Gary Breen
Groupe d'experts indépendant
613 762 4673

S'il y a divergence entre une version imprimée et la version électronique du présent communiqué, la version électronique prévaudra.

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Fiche d'information

Résumé du rapport du Groupe d'experts indépendant sur les subventions et les contributions

CONTEXTE

Tel qu'il était prévu dans le Plan d'action sur la responsabilité fédérale, le président du Conseil du Trésor a chargé un groupe d'experts indépendant, formé de M^me Frances Lankin et de MM. Marc Tellier et Ian Clark, de formuler des recommandations pour rendre les programmes de subventions et de contributions plus efficaces, tout en assurant une plus grande responsabilité. M. Marc Tellier a dû se retirer du Groupe d'experts pour des raisons d'affaires. Ses conseils et sa contribution aux travaux du Groupe d'experts ont été grandement appréciés.

Le Groupe d'experts avait le mandat suivant :

• passer en revue l'ébauche de la Politique sur les paiements de transfert, ainsi que les directives et les pratiques ministérielles connexes;
• identifier les obstacles à l'accès pour les demandeurs de programmes gouvernementaux de subventions et de contributions; recommander des modifications aux politiques et aux pratiques ministérielles et pangouvernementales qui garantissent que la manière dont le gouvernement assure la mise en oeuvre de ces programmes est équitable, rentable et efficiente;
• envisager l'élimination des contraintes et des obstacles législatifs qui nuisent à la prestation efficace et efficiente des programmes de subventions et de contributions;
• évaluer si d'autres mécanismes que les subventions et les contributions peuvent faciliter l'atteinte des résultats stratégiques voulus pour les Canadiens et les Canadiennes qui reçoivent le soutien de l'État.

Processus de consultation

Les constatations du Groupe d'experts reposent sur la recherche et les données provenant de cinq sources, à savoir :

1. Les nombreuses consultations en ligne auprès des bénéficiaires et des gestionnaires de programme fédéraux, afin de relever les principaux enjeux, les défis et les solutions possibles pour administrer les paiements de transfert fédéraux.
2. Les études et les rapports précédents, dont :
   • les études récentes sur les programmes de subventions et de contributions et leur administration au Canada, aux États‑Unis et au Royaume‑Uni,
   • les travaux entrepris par les organisations à but non lucratif et par le gouvernement fédéral grâce à l'Initiative sur le secteur bénévole et communautaire et au Groupe de travail sur les investissements communautaires,
   • les rapports de la vérificatrice générale du Canada et des comités parlementaires.
3. Les réunions face-à-face avec des représentants du secteur bénévole et communautaire, du milieu des affaires, des peuples autochtones, du secteur de la science et de la recherche et avec des gestionnaires de programmes fédéraux.
4. D'autres séries de consultations électroniques : des personnes et des organisations ont été invitées à soumettre des rapports, des documents de travail et d'autres documents à l'examen du Groupe d'experts; elles ont également été invitées à participer à une discussion en ligne au sujet des subventions et des contributions avec des universitaires et d'autres experts provenant de partout au Canada.
5. Enfin, les milieux universitaires ont participé à un groupe de discussion sur la Toile. Ce processus de consultation virtuel s'est achevé par un symposium en novembre 2006, organisé par la School of Public Policy and Governance, à l'Université de Toronto.

Profil des participants

Près de 1 100 bénéficiaires de subventions et de contributions issus de différents secteurs et régions ont rempli des cahiers d'exercices dans le cadre de la consultation du Groupe d'experts. De ces participants, 60 pour 100 travaillaient dans des organisations à but non lucratif ou dans le secteur bénévole, 24 pour 100 venaient du milieu des affaires, et 12 pour 100 oeuvraient en milieu autochtone. Près de la moitié des bénéficiaires ont indiqué qu'ils avaient reçu la plus grande partie de leurs subventions et de leurs contributions sous forme de financement à court terme (p. ex. pendant un an).

Près de 550 gestionnaires de programmes fédéraux ont rempli des cahiers d'exercices dans le cadre de la consultation du Groupe d'experts. Nombre de ces bénéficiaires avaient une longue expérience des subventions et des contributions; près de 40 pour 100 d'entre eux ont déclaré qu'ils avaient plus de 10 ans d'expérience de travail liée aux paiements de transfert.

PRINCIPALES CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DU GROUPE D'EXPERTS

Une orientation très importante que donne le rapport est la nécessité d'un changement de culture généralisé et d'un leadership durable au gouvernement fédéral, en vue d'instaurer des changements significatifs dans l'administration des programmes de subventions et de contributions.

Les principales conclusions du Groupe d'experts sont regroupées dans les trois grandes catégories suivantes :

1. La nécessité d'un changement fondamental quant à la façon dont le gouvernement fédéral comprend, conçoit, gère et rend compte de ses programmes de subventions et de contributions.
2. Il est possible de simplifier l'administration tout en renforçant la responsabilité, et il est absolument nécessaire de faire le premier pour concrétiser le second. Le Groupe d'experts a déterminé que l'actuel écheveau de règles et de formalités administratives ne sert qu'à réduire la responsabilité et à nuire à l'évaluation et à la présentation de rapports à point.
3. Pour apporter des changements dans un domaine gouvernemental aussi vaste et comprenant autant d'aspects que les subventions et les contributions, il sera nécessaire de compter sur un leadership durable, tant du côté des dirigeants politiques que de la fonction publique. Les conclusions et les recommandations du Groupe d'experts sont insuffisantes en soi. L'élément essentiel est l'engagement de la fonction publique à travailler au changement continu avec les bénéficiaires des programmes.

Recommandations générales

En bref, le Groupe d'experts a signalé que les pratiques administratives du gouvernement fédéral devraient être davantage axées sur les citoyens, et témoigner plus de respect aux bénéficiaires, partenaires dans un projet commun d'intérêt public. Il est essentiel de simplifier le cadre de présentation des rapports et de responsabilisation, de sorte qu'il reflète la situation et les capacités des bénéficiaires, ainsi que les besoins réels du gouvernement et du Parlement.

Ces recommandations font écho aux idées formulées par la vérificatrice générale du Canada, qui a insisté, dans son rapport de mai 2006, sur la nécessité de rationaliser les exigences relatives aux demandes, aux rapports et aux vérifications dans le cadre des programmes de subventions et de contributions. Elles vont également dans le même sens que les constatations des comités parlementaires qui se sont penchés sur l'administration des programmes fédéraux de subventions et de contributions. Ces comités ont recommandé d'élaborer des procédures de demande normalisées et conviviales, de renforcer les capacités pour améliorer la mise en oeuvre des programmes, et de veiller à consulter les intervenants de façon efficace au moment de l'ébauche des politiques et des programmes.

Le Groupe d'experts est également d'avis que l'innovation doit être encouragée, à l'intérieur d'un cadre de gestion des risques raisonnable, en vue de l'amélioration des résultats et non pas de l'élimination complète des erreurs. Une meilleure organisation de l'information contribuera également à améliorer les pratiques administratives et le suivi des résultats.

Le rapport renferme 32 recommandations qui permettront de diminuer les formalités administratives et d'accroître la responsabilisation. Elles sont regroupées dans les 15 catégories ci‑dessous.

1. Définitions : Le Conseil du Trésor devrait simplifier le vaste éventail de subventions et de contributions et regrouper ces dernières en trois grandes catégories : les subventions sans condition, les contributions accordées pour un projet ponctuel et les contributions à long terme.
2. Objectifs des programmes : Les objectifs établis dans l'entente de financement pour un bénéficiaire donné, aux termes d'un programme de subventions et de contributions, doivent être clairement définis, réalistes et mesurables par des moyens concrets.
3. Guichet unique : Pour permettre aux bénéficiaires de traiter plus facilement avec le gouvernement, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères concernés se doivent d'améliorer la coordination horizontale de l'administration des programmes. Le recoupement et la redondance seront ainsi réduits, et les exigences en matière de rapports seront amoindries pour les demandeurs et les bénéficiaires.
4. Rationalisation des procédures de demande : En vue d'améliorer le système tant pour les gestionnaires que pour les bénéficiaires, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait collaborer avec les ministères afin de simplifier la procédure de demande de subventions et de contributions et d'en accroître la transparence et l'accessibilité.
5. Amélioration du service : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait encourager les ministères à collaborer avec les bénéficiaires à publier, dans un délai de trois ans, des normes de service claires en matière de programmes de subventions et de contributions, qui pourront être comprises par toutes les parties.
6. Partage de l'information : Afin de diminuer le fardeau qui repose sur les clients et d'améliorer le service, le Secrétariat du Conseil du Trésor doit clarifier la question de la protection des renseignements personnels qui est soulevée par le partage de renseignements sur les bénéficiaires entre ministères. Ainsi, les renseignements pertinents relatifs à l'argent injecté par le gouvernement fédéral dans les subventions et les contributions seraient facilement accessibles à l'échelle du gouvernement.
7. Financement : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
   1. encourager le financement pluriannel des projets;
   2. encourager la réduction du nombre de catégories de coûts dans les ententes de financement et accorder plus de latitude aux bénéficiaires pour utiliser leur financement dans une catégorie ou l'autre;
   3. préciser les circonstances dans lesquelles le financement de base est un complément rentable au financement de projets ponctuels;
   4. adopter le principe selon lequel les niveaux de financement des programmes mis en oeuvre par l'intermédiaire d'un tiers devraient refléter le coût total de l'exécution des programmes.
8. Gestion des risques : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait élaborer une méthode de gestion des risques en matière de subventions et de contributions, qui comporte des exigences sur mesure pour ce qui est de la surveillance et de la présentation de rapports; ces exigences seraient définies en fonction de variables comme les fonds en jeu, la crédibilité et la feuille de route du bénéficiaire ainsi que le caractère délicat du projet.
9. Documents de responsabilité : Les documents de responsabilité actuels du Conseil du Trésor et les programmes de subventions et de contributions sont inutilement compliqués, coûteux en temps et onéreux. De surcroît, ils semblent avoir un champ d'application restreint. Ils devraient être remplacés par des documents simplifiés (ou un seul), qui soient suffisamment souples pour s'adapter aux différents programmes et projets, et axés sur des objectifs réalistes et mesurables.
10. Exigences relatives à la présentation de rapports : Les exigences en matière de surveillance et de présentation de rapports qui sont prévues dans le cadre stratégique des programmes de subventions et de contributions doivent être simplifiées et clairement associées à un besoin qui puisse être démontré. Le gouvernement devrait utiliser la notion d'« accréditation » pour adapter les exigences relatives à la présentation de rapports aux capacités, aux circonstances et à la feuille de route de l'organisme bénéficiaire.
11. Vérification : En règle générale, les bénéficiaires de subventions et de contributions devraient faire l'objet de vérifications tout au plus une fois l'an, quel que soit le nombre d'ententes de financement qui ont été conclues avec eux. Pour éviter les vérifications inutiles, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
    1. encourager la planification de vérification consolidée pour les bénéficiaires dont les projets sont financés par plus d'un programme;
    2. encourager les ministères à effectuer des vérifications cycliques au hasard, selon le cycle financier annuel de l'organisme bénéficiaire.
12. Évaluation : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait s'assurer que :
    1. les évaluations des programmes mesurent des objectifs de programmes qui sont clairement définis et réalistes;
    2. la collecte de données et les exigences relatives à la présentation de rapports sont précisées en conséquence.
13. Processus administratifs : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait aider certains ministères et organismes à dresser l'inventaire des processus administratifs se rapportant aux subventions et aux contributions. Il serait ainsi plus facile de repérer les possibilités d'amélioration du service et d'accroissement de l'efficience, et de partager des pratiques exemplaires. Tous les ministères et organismes devraient avoir terminé cet examen des processus administratifs portant sur leurs programmes de subventions et de contributions dans un délai de trois ans.
14. Amélioration des données : Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait développer un système de codification normatif pour classer les dépenses en subventions et en contributions, afin d'améliorer l'analyse des dépenses de fonds fédéraux et de connaître les programmes auxquels ils sont destinés.
15. Mise en oeuvre : Afin de faire avancer rapidement ce programme de changement, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
    1. regrouper les ministères concernés qui seront « à l'avant‑garde du projet » en prenant les initiatives à court terme énoncées dans le rapport;
    2. simplifier les exigences relatives aux demandes, à la présentation de rapports et à la vérification, afin d'en accentuer la clarté et d'en réduire la complexité;
    3. instaurer un centre d'expertise au gouvernement, où un conseil consultatif représentant les ministères bailleurs de fonds et les bénéficiaires des programmes aiderait les ministères à échanger leurs pratiques exemplaires en ce qui a trait à l'administration des subventions et des contributions, et à la promotion de l'innovation dans l'administration des programmes;
    4. élaborer des programmes de formation à l'échelle du gouvernement qui soient destinés au personnel chargé de l'administration des programmes de paiements de transfert;
    5. établir un partenariat avec les ministères directeurs, afin d'améliorer l'accès à l'information sur les subventions et les contributions actuellement offerte aux bénéficiaires; ces derniers peuvent notamment s'informer au moyen d'avis affichés sur le Web, de systèmes d'avertissements par courrier électronique, de recherches par mots‑clés, d'applications électroniques et de veille informatique.
    6. faciliter l'accès des clients aux différents ordres de gouvernement, grâce à une seule interface électronique comme MERX et Strategis, au Canada, ou grâce à des programmes comme Grants.gov et GrantsLink, dont se servent les demandeurs d'aide gouvernementale aux États-Unis et en Australie.

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Fiche d'information

Le gouvernement du Canada passe à l'action à la suite des recommandations du Groupe d'experts sur les subventions et les contributions

Le gouvernement du Canada a fait bon accueil aux recommandations du Groupe d'experts et adopte immédiatement des mesures en réponse aux principales conclusions du rapport :

1. Un changement fondamental s'impose dans la façon dont le gouvernement fédéral comprend, conçoit, gère et justifie ses programmes de subventions et de contributions.
2. Il est possible et nécessaire de simplifier l'administration tout en renforçant la responsabilité.
3. Ces changements nécessiteront un leadership durable de la part des élus et de la fonction publique.

Les mesures annoncées aujourd'hui s'appliquent à trois volets : le leadership soutenu, la simplification des règles et la détermination des responsabilités, et l'adoption d'une méthode de gestion des programmes axée sur le citoyen.

Le leadership soutenu

En quoi cela est important

Un leadership fort et soutenu à tous les échelons de la fonction publique est nécessaire pour réduire les lourdeurs administratives et pour rendre les programmes de subventions et de contributions plus efficaces et plus efficients à l'intention de tous les Canadiens et les Canadiennes.

Mesures

• Le président du Conseil du Trésor dirigera l'élaboration d'un plan d'action en vue de réformer l'administration des subventions et des contributions, ce qui renforcera la responsabilisation à l'égard de la gestion et des résultats de ces programmes. Le gouvernement poursuivra ses consultations avec la collectivité des bénéficiaires lors de l'élaboration de ce plan d'action.
• Le gouvernement invitera le Groupe d'experts à revenir pour examiner les progrès accomplis.

Simplification des règles et renforcement de la responsabilisation

En quoi cela est important

En vue d'encourager le changement au sein des ministères et des organismes, le Secrétariat du Conseil du Trésor devra préciser et simplifier ses politiques et offrir aux gestionnaires de programme les outils appropriés afin qu'ils administrent les subventions et les contributions de manière à se concentrer sur les résultats selon un cadre de gestion du risque solide. De plus, ce changement favorisera l'établissement d'une collectivité d'experts qui facilitera le partage d'information sur les questions de gestion de ces programmes.

Mesures

• La Politique sur les paiements de transfert sera renouvelée d'ici la fin de 2007, de même que d'autres politiques, outils et guides connexes du Conseil du Trésor qui concernent les subventions et les contributions, pour tenir compte des recommandations du Groupe d'experts et de la vérificatrice générale du Canada.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor travaillera avec les ministères concernés afin de passer en revue les processus opérationnels pour repérer les occasions où il y aurait lieu d'améliorer le service et l'efficience.
• Le gouvernement créera un Centre d'expertise sur les subventions et les contributions, afin de partager les pratiques exemplaires et de promouvoir l'innovation dans l'administration des programmes.

Méthode de gestion axée sur le citoyen

En quoi elle est importante

En tant qu'administrateurs des programmes, les ministères et les organismes jouent un rôle central à partir duquel peuvent se déclencher des changements dans la gestion et la prestation des subventions et des contributions. Les ministères doivent examiner leurs propres pratiques afin de simplifier les processus de demande et d'approbation, d'établir des normes de service et d'adapter leurs exigences en matière de rapports à la taille et à l'objectif du programme et aux capacités des bénéficiaires.

Mesures

• À l'automne 2007, un groupe de ministères et d'organismes chargés de la prestation des programmes de subventions et de contributions utiliseront les résultats de l'examen des processus opérationnels pour élaborer des plans d'action qui indiqueront comment ils parviendront à simplifier leurs pratiques en vue de réduire les lourdeurs administratives dans le cadre de la gestion du risque.
• Lorsque les règles et les processus simplifiés seront en vigueur, des programmes de formation seront instaurés pour s'assurer que les gestionnaires de programme possèdent les compétences et les capacités nécessaires en gestion de programmes dans un nouveau cadre administratif.

Ce sont là les premières étapes vers la mise en oeuvre d'un changement dans le système entier sous un leadership bien défini. En définitive, ces changements permettront aux gestionnaires et aux bénéficiaires des programmes de se concentrer sur l'atteinte des résultats et la gestion efficace des programmes, plutôt que sur la gestion de processus fastidieux.