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ARCHIVÉ - Évaluations fondées sur le CRG : Agence canadienne d'évaluation environnementale - 2008

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* Il y a un astérisque quand des renseignements sensibles ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ce document n’offre que l'évaluation du rendement du ministère en fonction de composantes de gestion précises qui a été réalisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il ne présente pas l'évaluation de la qualité de gestion au-delà de ces composantes de gestion et il ne tient pas compte des efforts qu’un ministère pourrait déployer pour améliorer la qualité de sa gestion. Le libellé des évaluations du CRG est uniformisé afin de s’assurer que les descriptions et les caractérisations sont uniformes. Il se peut que la présente évaluation ne tienne pas compte des dernières données disponibles. Certains ministères et certains organismes ont eu recours à une réponse de la direction pour communiquer des renseignements à jour. Le cas échéant, vous trouverez le lien vers la réponse de la direction en-dessous de l’évaluation.

Contexte

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) est considérée comme un petit ministère eu égard aux évaluations de rendement effectuées grâce au CRG. En tant que telle, elle n'est soumise à une évaluation que tous les trois ans. On peut difficilement comparer les cotes actuelles de l'Agence à celles de la Ronde III en 2005 en raison des changements dans les domaines de la gestion dont elle chargée et des critères d'évaluation.

Les observations du portefeuille du Conseil du Trésor en ce qui concerne l'ACEE pour la période en cours sont généralement positives. L'Agence a été soumise à une évaluation dans tous les domaines de la gestion, sauf celui de la Qualité de l'analyse dans les présentations au CT. Elle a eu une évaluation supérieure aux autres organismes selon le mode du CRG dans tous les domaines de la gestion, sauf celui de la Gestion de la technologie de l'information. L'Agence a reçu deux évaluations « Notable », 14 « Acceptable », 3 « Possibilité d'amélioration » et 1 « Attention requise».

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale a subi une importante transformation depuis la dernière évaluation CRG en 2005 (Ronde 3). À la suite des engagements dans le Budget de 2007 et de la Directive du Cabinet sur l'amélioration du régime de réglementation pour les grands projets de ressources, elle a reçu un financement additionnel de 11 M$/année pour assumer de nouveaux rôles et responsabilités liés à la gestion des évaluations environnementales, à la coordination des exigences en matière de consultations des Autochtones et à la collaboration avec le Bureau de la gestion des grands projets à Ressources naturelles Canada. En conséquence, le rôle de l'ACEE est passé d'un rôle de conseiller à un de chef de file dans ces secteurs et l'organisme a connu une importante transformation ainsi qu'un accroissement de personnel.

Il convient de reconnaître les efforts déployés par l'Agence dans le domaine de la Gestion des changements organisationnels. L'Agence a élaboré et mis en oeuvre un plan détaillé pour le changement organisationnel et a favorisé une culture de l'apprentissage, offrant des programmes de formation pertinents et engageant les employés et les intéressés tout au long du processus du changement. Elle a très bien géré sa transformation et doit être félicitée pour ce travail qui lui a valu une évaluation « Notable » dans ce domaine de la gestion.

La portefeuille du Conseil du Trésor a établi les priorités suivantes en ce qui concerne l'amélioration de la gestion pour la prochaine période d'évaluation :

  • Gestion de la technologie de l'information - Il convient que l'Agence élabore et mette en oeuvre un processus de planification des TI et un Plan concernant les TI. Il convient également d'harmoniser le Plan concernant les TI avec les travaux de l'Agence et les orientations stratégiques de l'ensemble du gouvernement pour réduire la complexité et le double emploi en matière de TI, pour favoriser l'harmonisation et l'interfonctionnalité et optimiser la prestation des services à l'intérieur de l'organisme et dans l'ensemble du gouvernement.
  • Gestion de l'information - Il convient que l'Agence élabore et mette en oeuvre un Plan stratégique de GI. L'ACEE doit satisfaire à toutes les exigences en matière d'AIPRP et de politiques. Plus particulièrement, elle doit fournir des descriptions de ses collectes de renseignements personnels.
  • Qualité des rapports sur le rendement - Il convient que l'Agence commence à élaborer et à mettre en oeuvre des rapports plus équilibrés en incluant des discussions stratégiques autour des résultats qui n'ont pas été atteints et en décrivant les enseignements tirés des activités de chaque programme.


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

1. Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

1.1 Leadership : Acceptable

  • Les dirigeants font part régulièrement des valeurs et de l'éthique de la fonction publique aux employés et les encouragent à en parler entre eux.

1.2 Infrastructure : Acceptable

  • L'organisation dispose d'un plan qui comprend une stratégie soutenue par les dirigeants prévoyant des activités à moyen terme pour sensibiliser le personnel à l'importance des valeurs et de l'éthique de la fonction publique.

1.3 Culture : Acceptable

  • L'organisation saisit bien sa situation en ce qui regarde les valeurs et l'éthique de la fonction publique comme le démontrent les renseignements qualitatifs ou quantitatifs.
  • Les valeurs et l'éthique de la fonction publique sont généralement comprises.

Dans le contexte de ses priorités et de ses ressources, l'organisme est encouragé à se pencher sur les possibilités suivantes :

  • Élaborer des plans d'atténuation plus officiels et faire en sorte que la direction prenne des mesures.
Recommandations
  • Évaluer et consigner les risques liés aux valeurs et à l'éthique.

 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

2. Utilité du cadre de rendement ministériel

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

2.1 Cohérence de l'AAP : Acceptable

  • Le ou les résultats stratégiques sont énoncés de telle manière qu'ils peuvent être vus à l'intérieur comme à l'extérieur du ministère comme des avantages pour la population canadienne; ils pourraient cependant être plus clairs.

2.2 Mesurabilité : Acceptable

  • Une architecture des activités de programme adéquate a été élaborée et elle ne comporte que de légers problèmes à régler.

2.3 Qualité :

  • La plupart des extrants sont définis clairement comme étant des produits ou des services, et sont généralement alignés sur les résultats attendus correspondants.
  • Les cibles sont énoncées de façon adéquate et correctement liées à leurs indicateurs de rendement.
  • Les indicateurs de rendement ne sont pas clairs et ne peuvent pas servir à recueillir des données permettant de fournir des renseignements fiables sur l'efficacité des programmes.
  • L'organisation devrait continuer à préciser son cadre de mesure du rendement (CMR) pour l'aligner sur les normes énoncées dans les instructions de la Structure de gestion, des ressources et des résultats. L'organisation devrait aussi recueillir et analyser les données se rapportant aux indicateurs de son CMR pour donner un aperçu du rendement des programmes et pour valider les indicateurs.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

3. Efficacité de la structure de gestion ministérielle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

3.2 La structure de régie : Acceptable

  • La structure de gouvernance générale de l'organisation est habituellement harmonisée avec son AAP.
  • La tenue des dossiers est complète et opportune. Elle montre clairement les responsabilités relatives aux mesures de suivi.
  • Les membres de la structure de direction générale (comités) échangent avec les membres de la structure de gouvernance secondaire et en supervisent les travaux.
  • Les membres de la structure de direction générale ou ceux de la structure de gouvernance secondaire (comités) se rencontrent régulièrement.
  • Les ressources sont généralement réaffectées de manière proactive où et quand il faut.
  • Le processus de planification ministérielle harmonise généralement les ressources et les responsabilités aux priorités.
  • Les processus de planification des activités des secteurs ou directions sont généralement harmonisés avec le processus de planification ministérielle.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

4. Efficacité de la contribution extra-organisationnelle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

4.2 Participation en initiatives prioritaires : Acceptable

  • L'organisation contribue efficacement au renouvellement de la fonction publique.

Le SCT a évalué l'Agence canadienne d'évaluation environnementale en fonction de sa participation au Renouvellement de la fonction publique (Acceptable).

  • Recueillir la rétroaction des employés sur une base de permanence et utiliser les résultats pour l'inciter à innover dans le domaine du Renouvellement de la fonction publique.
Recommandations

Démontrer clairement que l'engagement des employés est enraciné dans le Renouvellement de la fonction publique et que la rétroaction est utilisée pour apporter des améliorations.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

5. Qualité de l'analyse dans les présentations au CT


 

     
Points saillants Opportunités

 

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

6. Qualité et utilisation de l'évaluation

 

Possibilité d'amélioration

   
Points saillants Opportunités

6.1 Qualité : Possibilité d'amélioration

  • Dans les évaluations soumises au SCT, l'on ne traite que brièvement des limites des méthodes et des sources de données.
  • Les évaluations remises au SCT font parfois état d'une réaction de la direction et/ou d'un plan d'action qui, le échéant, est généralement de portée restreinte.
  • Les évaluations soumises au SCT traitent parfois, mais pas systématiquement, des questions relatives à la pertinence et à l'efficacité des programmes ainsi qu'au taux de réussite de ceux-ci.
  • Lors des évaluations soumises au SCT l'on utilise dans la quasi-totalité des cas, des méthodes pertinentes pour recueillir les données et apporter des renseignements utiles à l'analyse.

6.2 La neutralité : Acceptable

  • Certaines des ressources affectées aux évaluations sont dirigées par le chef de l'évaluation et d'autres, par les secteurs des programmes.
  • Les ressources destinées aux évaluations sont affectées en fonction du plan organisationnel d'évaluation.

6.3 Couverture : Possibilité d'amélioration

  • L'organisation n'a pas démontré qu'elle évaluera tous ses programmes au cours d'un cycle établi (p. ex. un cycle de cinq ans).

6.4 Utilisation : Possibilité d'amélioration

  • Les résultats des évaluations sont rarement présentés aux fins d'examen dans les présentations au CT, les mémoires au Cabinet, les RPP, les RMR et les examens stratégiques.

C'est la première fois que l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) est cotée aux fins de la CDG 6 (Évaluation). L'ACEE maintient une fonction d'évaluation selon laquelle une unité organisationnelle effectue une à deux évaluations par année. La fonction d'évaluation de l'ACEE possède certaines des caractéristiques souhaitables d'une solide fonction d'évaluation mais, en même temps, des améliorations pourraient être apportées dans certains domaines et renforceraient la qualité, la neutralité, la couverture et l'utilisation de l'évaluation.

Dans certains cas, l'ACEE pourra mettre à profit les systèmes spéciaux courants (p. ex. surveillance du plan d'action officieux de la gestion) - en établissant les documents requis et en leur conférant un caractère officiel - pour faciliter une amélioration générale de la qualité de sa fonction d'évaluation.

Recommandations

L'ACEE devrait examiner la possibilité de prendre des mesures pour renforcer la neutralité des évaluations, clarifier les rôles du CVE/du SPMPR et veiller à ce qu'il soit discuté des limitations dans toutes les évaluations et que les programmes recueillent des données liées au rendement pour faciliter les évaluations.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

7. Qualité des rapports au Parlement

 

Possibilité d'amélioration

   
Points saillants Opportunités

7.1 Fondés sur la SGRR : Acceptable

  • De bons liens existent entre le rendement et les plans
  • Il existe quelques liens dans les rapports entre les ressources et les résultats.

7.2 Crédibilité des données : Possibilité d'amélioration

  • Des tableaux financiers informatifs sont inclus et accompagnés, au besoin, de descriptions narratives.
  • Il y a peu ou pas de renseignements fournis sur la validité et la crédibilité des données utilisées.
  • Le RMR contient rarement des renseignements sur le rendement fondés sur des éléments probants vérifiables de façon indépendante.
  • Les liens entre l'activité de programme et le rendement au chapitre des résultats stratégiques sont habituellement établis dans le RMR.

7.3 Contexte : Possibilité d'amélioration

  • L'analyse des leçons apprises est insuffisante.
  • Le RMR n'est pas équilibré - seuls quelques aspects négatifs du rendement, comportant des explications insuffisantes, sont présentés.
  • Le RMR présente quelques comparaisons, mais ne sont pas efficace.
  • Les rapports présentent adéquatement les contextes stratégique et opérationnel, c'est-à-dire les défis, les risques, les occasions et les capacités.
  • Dans le RMR, l'accent sur les résultats pourraient être augmenté par l'utilisation accrue d'informations basées sur les faits. L'Agence devrait également renforcer l'analyse du rendement au niveau de l'activité de programme pour faire part des progrès accomplis en fonction des résultats attendus et des résultats stratégiques.
Recommandations
  • Il est recommandé que l'Agence adopte une approche plus équilibrée pour rendre compte du rendement en incluant des discussions stratégiques sur les résultats non atteints et en définissant les leçons tirées relativement à chaque activité de programme.

 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

8. Gérer le changement organisationnel

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

8.1 Plan de changement : Fort

  • Il existe un plan de changement organisationnel complet et adapté à l'ampleur du changement qui a été identifié.
  • L'organisation s'est dotée de solides capacités lui permettant de déterminer si un changement organisationnel est nécessaire.

8.2 Engagement : Fort

  • Des programmes de formation exhaustifs liés à la gestion du changement sont disponibles partout dans l'organisation.
  • Il existe une culture de l'apprentissage dans l'organisation.
  • Les employés et les intervenants participent activement à toutes les étapes et soutiennent les stratégies et les initiatives avec détermination.

8.3 Évaluation : Possibilité d'amélioration

  • Il existe des plans d'évaluation mais leur portée et leur précision sont limitées.
  • L'organisation n'évalue pas efficacement la mise en oeuvre de ses plans de changement.
  • Les plans et les stratégies de changement ne sont prioritaires que pour les personnes responsables de leur mise en oeuvre.
  • Les résultats ne sont pas visibles.

Nous recommandons à l'Agence de mettre en place des plans d'évaluation prévoyant des mesures de rendement pour évaluer adéquatement les progrès du changement organisationnel et de rendre compte des résultats obtenus.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

9. Efficacité de la gestion ministérielle des risques

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

9.1 Engagement : Acceptable

  • La haute direction examine régulièrement l'approche de gestion des risques en étudiant le contexte afin d'anticiper les changements, ce qui se fait de façon habituelle dans le cadre du cycle triennal actuel de planification.
  • L'organisation adopte une approche commune en matière de gestion des risques qui a été approuvée par la haute direction.
  • La haute direction veille raisonnablement à ce que l'approche de gestion des risques adoptée par l'organisation soit adaptée aux besoins particuliers de l'organisation.
  • La haute direction a examiné ou approuvé le profil de risque organisationnel dans la dernière année.
  • La haute direction favorise la gestion effective des risques et une culture fondée sur la prise de risques éclairée.
  • La responsabilité à l'égard des principaux risques est attribuée à la haute direction.

9.2 Mise en pratique : Possibilité d'amélioration

  • L'approche de l'organisation en matière de gestion des risques est communiquée de façon non uniforme aux membres du personnel et aux parties prenantes.
  • Le profil de risque organisationnel est systématiquement (horizontalement et verticalement) mis en oeuvre dans la plupart des niveaux opérationnels de l'organisation.
  • Des lignes directrices et des outils de gestion des risques pour faciliter l'application de l'approche adoptée par l'organisation en matière de gestion des risques sont mis à la disposition des employés de manière non uniforme.

9.3 Intégration : Acceptable

  • L'information sur le risque est prise en considération comme il se doit dans le cadre du processus décisionnel à la haute direction.
  • L'information sur les risques et les principes des gestion des risques influent plus ou moins sur les décisions de planification et d'attribution des ressources.
  • Les risques des niveaux opérationnels sont classés par ordre de priorité en risques clés.
  • L'information sur les risques et les principes de gestion des risques sont incorporés comme il se doit dans les rapports à la haute direction.
  • L'organisation corrige le tir comme il se doit en fonction de la gestion des risques et des nouveaux renseignements.

9.4 Amélioration continue : Acceptable

  • La plupart des sources externes pertinentes sont consultées dans le cadre de l'élaboration du profil de risque organisationnel de l'organisation.
  • L'information clé sur le risque utile à la préparation du profil de risque organisationnel a été recueillie comme il se doit auprès de sources internes de l'organisation.
  • Les risques organisationnels sont liés aux résultats stratégiques de l'organisation de manière incohérente.
  • Le profil de risque organisationnel présente une évaluation incohérente de la qualité de l'information sur le risque utilisée.
  • L'organisation s'appuie comme il se doit sur son expérience et sur des pratiques exemplaires, et elle se rajuste en fonction des changements apportés aux structures de gestion, aux priorités ou à l'orientation stratégique.

La haute direction a commencé à encourager et à pratiquer plus activement la gestion des risques au sein de l'organisation. Le Comité des opérations de l'Agence se rencontre toutes les deux semaines lorsqu'il semble que la gestion des risques sera à l'ordre du jour. En outre, les responsabilités de la haute direction en ce qui concerne le risque et les facteurs de risque ont été déterminées et attribuées.

On encourage l'Agence à multiplier les sources de données (internes et externes) utilisées pour réaliser son PRO en mobilisant plus activement l'ensemble de l'organisation autour de son élaboration.

L'organisation devrait faire part de son approche de la gestion des risques aux intervenants et à ces employés afin de promouvoir une culture de gestion des risques éclairée. L'Agence devrait également envisager d'élaborer ou d'offrir des outils ou des documents d'orientation en matière de gestion des risques afin d'aider le personnel à répondre aux attentes de la haute direction en la matière.

L'Agence canadienne d'évaluation environnementale pourrait élaborer un Cadre de gestion des risques bien documenté afin de situer toutes ses activités liées au risque dans un contexte cohérent, d'établir les attentes en matière de gestion des risques et de définir les rôles et les responsabilités. L'Agence pourrait aussi envisager de répandre l'utilisation de l'information sur le risque dans la planification opérationnelle, l'attribution des ressources et la production de rapports organisationnels et de la rendre plus manifeste.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

10. Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

10.2 Habilitant : Acceptable

  • L'organisation affiche la capacité linguistique nécessaire pour offrir des services personnels et des services centraux et de la supervision dans les deux langues officielles.
  • L'organisation est sous-représentée dans un groupe ou plus des quatre groupes visés par l'équité en emploi.
  • Les instruments de travail, les systèmes électroniques et les communications avec les employés sont toujours ou presque toujours disponibles dans les deux langues officielles.
  • Les progrès réalisés par l'organisation sont les mêmes que ceux de l'année dernière en ce qui a trait aux taux de représentation, de recrutement, de promotion et de départ des quatre groupes visés par l'équité en emploi.
  • Nombre égal ou supérieur de départs des groupes visés par l'équité en emploi comparativement à l'année précédente.
  • Nombre supérieur ou égal de promotions des groupes visés par l'équité en emploi comparativement à l'année précédente.

10.3 Sain et sécuritaire : Possibilité d'amélioration

  • Les éléments probants montrent que l'organisation ne réussit pas à établir un programme structuré pour protéger la santé et assurer la sécurité des employés au travail.
  • Les employés se sentent valorisés pour leur bon rendement.
  • Prendre des mesures pour veiller à ce que les programmes de santé et de sécurité au travail soient bien gérés.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

11. Mesure dans laquelle l'effectif est productif, doté de principes, durable et souple

     


Fort

Points saillants Opportunités

11.1 Productif : Fort

  • Un nombre considérable d'employés indique leur organisation appuie leur développement professionnel et comble leurs besoins en matière d'apprentissage.

11.2 Doté de principes : Acceptable

  • L'organisation est sous-représentée dans un groupe ou plus des quatre groupes viés par l'équité en emploi.
  • Le fait que la grande majorité des titulaires de postes bilingues satisfont aux exigences linguistiques de leur poste indique que l'organisation est dotée de la capacité linguistique nécessaire.
  • Le nombre de promotions des groupes visés par l'équité en emploi est inférieur à la représentation dans au moins un groupe.
  • Les communications avec le public et les services au public sont toujours ou presque toujours disponibles dans les deux langues officielles.
  • Les employés considèrent toujours ou presque toujours pouvoir communiquer dans la langue officielle de leur choix au sein de leur organisation et obtiennent toujours ou presque toujours les instruments de travail, les systèmes électroniques et les communications dans les deux langues officielles.
  • Les progrès réalisés par rapport à l'année dernière en ce qui a trait aux taux de recrutement, de promotion et de départ des groupes visés par l'équité en emploi sont inférieurs à la moyenne de l'organisation pour l'ensemble de ses employés.

11.3 Durable : Acceptable

  • Les éléments probants indiquent qu'il y a généralement une planification intégrée des ressources humaines et des activités; de même que des modalités de gouvernance/d'infrastructure organisationnelle pour appuyer la planification intégrée.

11.4 Souple : Fort

  • Un nombre considérable d'employés indique que leur organisation encourage l'apprentissage continu, l'amélioration et l'innovation.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

12. Efficacité de la gestion de l'information

 

Possibilité d'amélioration

   
Points saillants Opportunités

12.1 Gouvernance : Possibilité d'amélioration

  • Les exigences en matière de GI sont quelque peu prises en considération dans le cadre de l'approbation, de l'élaboration, de la mise en oeuvre et de l'évaluation des politiques, des programmes, des services ou des projets ministériels, et de l'établissement de rapports connexes.
  • Il y a une certaine représentation de la GI au sein des comités ministériels de gouvernance ou d'approbation.
  • Les responsabilités en ce qui a trait à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la Politique sur la GI ne sont pas déterminées.

12.2 Stratégie : Possibilité d'amélioration

  • L'organisation ne possède pas de stratégie de GI, ou sa stratégie est dépassée ou inactive et il n'y a aucun plan pour la mettre à jour.
  • Un plan pour mettre en oeuvre la stratégie est en cours d'élaboration, mais celui-ci ne précise pas les échéances et les ressources nécessaires estimées.
  • Il n'existe que très peu d'activités de sensibilisation à la GI pour aider les employés et les cadres à comprendre leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations de rendre compte en matière de GI.

12.3 Loi sur la protection des renseignements : Attention Requise

  • L'organisation n'a pas de descriptions des renseignements personnels spécifiques aux institutions sous son contrôle, comme l'exige de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • L'organisation a présenté un rapport annuel au Parlement, mais n'a pas abordé toutes les exigences de rapport obligatoires.

12.4 Loi sur l'accès à l'information : Possibilité d'amélioration

  • Un nombre considérable de catégories de documents spécifiques aux institutions ne satisfont pas aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Un nombre considérable des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes de l'organisme n'ont pas été dûment désignés ou décrits dans son chapitre d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux de 2008. Ces renseignements constituent une exigence de la Loi sur l'accès à l'information, afin de permettre au public d'avoir facilement accès aux renseignements du gouvernement fédéral.
  • L'organisation a présenté un rapport annuel au Parlement, mais n'a pas abordé toutes les exigences relatives aux rapports obligatoires.
  • Renforcer la gouvernance; par exemple, veiller à ce que le groupe de travail sur la GI rende des comptes aux Comité des opérations et aux Comité de vérification et d'évaluation.
  • Élaborer un plan stratégique de GI et le mettre en oeuvre.
  • Traiter de toutes les questions qui doivent figurer dans les rapports annuels au Parlement.
  • Créer et enregistrer des fichiers ou des catégories de renseignements personnels pour que ce type d'information, sous la responsabilité de l'institution, soit décrit correctement, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Examiner les catégories de documents propres à l'institution pour vérifier que toutes les descriptions dans Info Source sont complètes et à jour, et qu'elles respectent les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Veiller à ce que l'on décrive l'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution ainsi que les fonds de renseignements connexes dans les publications d'Info Source.
Recommandations

Élaborer un plan stratégique en GI et le mettre en oeuvre. L'ACEE doit respecter toutes les exigences des politiques et des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Elle doit, en particulier, donner des descriptions des renseignements personnels qu'elle recueille.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

13. Efficacité de la gestion de la technologie de l'information


Attention Requise

     
Points saillants Opportunités

13.1 Leadership : Acceptable

  • Celui-ci assume l'ensemble des responsabilités relatives à la TI et qui garantit que la TI soutient les résultats organisationnels.
  • L'organisation participe de façon adéquate à l'élaboration des orientations pangouvernementales pour la TI.

13.2 Planification : Attention Requise

  • Rien n'indique qu'il existe un plan de TI.
  • Aucun effort n'a été déployé pour harmoniser les structures de gouvernance du ministère et de la TI avec les processus de planification.

13.3 Valeur : Attention Requise

  • Rien n'indique que l'in effectue des analyses ou que l'on planifie pour assurer l'utilisation appropriée des services partagés de TI.
  • Rien n'indique que l'on tient compte de l'établissement des coûts des services, de la gestion des biens, de la mesure du rendement et de la production de rapports.
  • Contribuer à l'établissement des orientations du GC en technologies de l'information en faisant participer le cadre supérieur responsable de l'informatique et son équipe de gestion aux forums de gouvernance, d'orientation et de travail.
  • Élaborer un ensemble intégré de processus et de pratiques de gouvernance, de planification et de prestation d'avantages afin de surveiller et de superviser la valeur que retire l'organisation de ses investissements en informatique.
  • Élaborer des indicateurs de rendement qualitatifs et quantitatifs et des techniques pour évaluer le rendement sous forme de données numériques utiles à la prise de décisions, à la hausse des niveaux de rendement et à l'amélioration continue.
Recommandations

S'assurer que le plan en matière de TI s'harmonise avec les activités de l'organisme et ses orientations à l'échelle du GC dans le but de réduire la complexité et le dédoublement, de favoriser l'harmonisation et l'interopérabilité et d'optimiser la prestation de services au sein de l'organisation et dans l'ensemble du GC.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

14. Efficacité de la gestion des biens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

14.1 Planification des investissements : Acceptable

  • L'organisation dispose d'un document à jour de planification des investissements à long terme approuvé par les pouvoirs compétents.
  • Le processus de planification des investissements intègre des décisions d'investissement touchant toutes les catégories de biens.

14.3 Gestion du matériel : Acceptable

  • Tous les éléments d'un cadre de gestion des biens matériels sont mis en oeuvre.
  • Les structures de gouvernance, les processus d'approbation et les limites d'autorisation sont consignés et diffusés.
  • Les politiques internes sont exhaustives, consignées et diffusées.
  • L'organisation dispose de systèmes d'information fiables et intégrés.
  • Certains indicateurs du rendement des biens matériels font l'objet d'une surveillance.
  • On encourage l'Agence à amorcer sa transition vers la nouvelle Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

15. Gestion efficace des projets

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

15.1 Gouvernance et surveillance : Acceptable

  • Des analyses de rentabilisation qui définissent les résultats attendus sont requises à l'appui des propositions de grands projets.
  • On observe que des mécanismes officiels de surveillance et de gouvernance de projet sont en place et que les projets approuvés sont habituellement liés aux priorités et aux plans stratégiques de l'organisme au moyen de directives établies à tous les niveaux. Les décisions concernant les mesures de correction et les approbations sont consignées.
  • Rien n'indique que l'organisme a dépassé les pouvoirs d'approbation de projet du Conseil du Trésor, ou qu'il a négligé d'en aviser le CT/SCT dans un tel cas.

15.2 Gestion efficace des ressources des projets : Acceptable

  • Des processus et des directives suffisants permettent de faire en sorte que les projets prévus soient dotés des ressources nécessaires pour que soient atteints les résultats attendus.
  • Même si l'organisme offre une formation en gestion de projet aux membres du personnel, aucun processus ne permet de veiller à ce que les membres du personnel qui exercent des responsabilités de projet sont encouragés à suivre une formation pertinente, et on ne connaît pas le nombre de gestionnaires de projet qualifiés.
  • Rien n'indique que l'organisme n'a pas rempli les conditions du CT en ce qui a trait aux projets.
  • Rien n'indique que les gestionnaires de projet créent des plans de dotation en personnel, et l'autorisation des ressources nécessaires n'est pas obtenue avant l'exécution du projet.

15.3 Gestion efficace des résultats de projet : Acceptable

  • L'organisme exige que la réalisation des objectifs d'étapes de projet, des produits livrables et des résultats soit consigné pour les grands projets.
  • L'organisme exige que les résultats des projets soient clairement définis dans les documents d'analyse de rentabilisation, et la plupart des projets sont assujettis à un examen.
  • Même si les leçons retenues servent à améliorer la surveillance et la gouvernance de gestion de projet dans certains cas, aucun mécanisme officiel ou organisationnel n'appuie l'amélioration continue.
  • On observe que l'organisme surveille le rendement des projets et se sert des renseignements recueillis pour appuyer l'adoption de mesures de correction.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

16. Approvisionnement efficace

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

16.1 Gouvernance et surveillance : Acceptable

  • Des liens clairs ont été établis entre les activités d'approvisionnement et les plans de programme, les priorités et les investissements à long terme à l'échelle de l'organisme.
  • Des processus et mécanismes de contrôle efficaces et explicables concernant la gestion des approvisionnements sont en place (comme des mécanismes d'examen des contrats, des décisions documentées, des documents d'orientation, des instruments de délégation ou une utilisation adéquate des pouvoirs délégués).

16.2 Répondre aux besoins opérationnels : Acceptable

  • Des liens clairs à la planification des RH sont établis (p. ex. plan de relève et stratégies de recrutement pour le personnel de l'approvisionnement).
  • Des systèmes et des processus d'information sur l'approvisionnement efficients et intégrés sont en place.
  • Formation obligatoire en cours.
  • L'organisme fournit rapidement des rapports financiers et non financiers exacts concernant les approvisionnements.
  • L'organisme utilise des processus d'approvisionnement qui contribuent à réaliser des économies et l'optimisation des ressources.
  • Les résultats et les examens servent à modifier constamment les activités actuelles de gestion des approvisionnements et les futurs plans d'approvisionnement.
  • Processus décisionnels et de supervision éclairés en place.
  • Ressources humaines qualifiées en approvisionnement.
  • Une formation en approvisionnement est toujours offerte.

L'Agence devrait examiner de près les avantages d'accroître l'usage des cartes d'achats pour l'approvisionnement et le règlement. C'est un outil efficace.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

17.1 Autorisations et politiques : Acceptable

  • L'information sur les frais d'utilisation externe présente certaines omissions par rapport aux lignes directrices sur la préparation de rapports.
  • Les directives, les outils la formation et le soutien offerts aux personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 34 font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels de classification des fonds, des contrôles internes de comptabilisation des rentrées de fonds et des dépôts font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels visant à donner aux personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 33 les renseignements nécessaires pour évaluer et approuver les transactions et pour évaluer le caractère adéquat de la vérification des comptes aux termes de l'article 34 font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels visant à informer les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 33 de leurs responsabilités et à traiter les demandes de paiement problématiques font état de pratiques de gestion financière bien établies.

17.3 Capacité de gestion : Fort

  • Certains processus à l'appui d'un solide plan de relève pour les postes clés sont en place.
  • L'organisation de gestion financière profite d'un volume raisonnable de formation.
  • La totalité, ou presque, des FI et des membres de l'équipe de gestion de l'organisation de gestion financière disposent de plans d'apprentissage à jour et approuvés.
  • Les postes dont les fonctions sont exécutées par une personne qui y a été nommée pour une période indéterminée regroupent la totalité, ou presque, de ceux de l'équipe de gestion de l'organisation de gestion financière.
  • Les postes dont les fonctions sont exécutées par une personne qui y a été nommée pour une période indéterminée regroupent la totalité, ou presque, du segment FI de l'organisation de gestion financière.

17.4 États financiers : Acceptable

  • "Il est démontré que certains travaux ont été entrepris afin d'évaluer et/ou de surveiller et/ou d'améliorer les contrôles internes liés aux états financiers. "
  • Les états financiers sont conformes à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor - États financiers des ministères et des organismes et les échéanciers ont été respectés.

17.5 Rapports internes : Possibilité d'amélioration

  • La série de rapports financiers internes est accompagnée d'une discussion et analyse de faible qualité.
  • La série de rapports financiers internes présentée à la haute direction est de portée limitée.
  • La série des rapports financiers internes est présentée à la haute direction huit ou neuf fois par année.
  • La série des rapports financiers internes est présentée à la haute direction moins de 15 jours civils après la fin de la période.
  • Le processus d'examen de l'information avant qu'elle ne soit présentée à la haute direction afin de garantir qu'elle ne comporte pas d'erreurs ou d'omissions importantes est de faible qualité.

17.6 Autres initiatives : Acceptable

  • Preuves d'actions préliminaires adoptées afin de mettre en oeuvre le Guide d'établissement des coûts.
  • Le processus de vérification de l'information servant à faire en sorte qu'il n'y a pas d'erreurs importantes ou d'omissions avant qu'elle ne soit présentée à l'AFS/au DPF n'est pas très efficace.
  • La portée de l'ensemble des rapports financiers internes est limitée.
  • L'ensemble des rapports financiers internes s'accompagne d'une discussion et d'une analyse de piètre qualité.

En améliorant le processus de vérification de l'information financière et la discussion et l'analyse qui l'accompagnent avant qu'elle ne soit présentée aux cadres supérieurs, l'organisation pourrait rehausser de façon importante sa cote globale.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

18. Efficacité de la fonction de vérification interne

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

L'Agence a un profil de risque de l'organisation et un plan de vérification axé sur les risques.

Tel qu'exigé, l'Agence devra fournir des mises à jour annuelles au BCG concernant tout changement à son plan de vérification; elle devrait informer le BCG suffisamment à l'avance de l'affichage de tout rapport de vérification sur son site Web.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

19. Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

19.1 Programme de sécurité ministériel : Possibilité d'amélioration

  • L'organisation est dotée d'un programme de sécurité partiellement développé comprenant certains des éléments de la politique requis.
  • Plusieurs lacunes en ce qui a trait à la conformité aux éléments clés de la politique en matière de programme de sécurité.

19.2 Gestion de la sécurité des TI (GSTI) : Acceptable

  • L'organisation a réalisé les objectifs en matière de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) et se conforme à la plupart des exigences de la GSTI.
  • Aucunes lacunes notables au plan des exigences clés de la GSTI.

19.3 Planification de la continuité des activités (PCA) :

  • L'organisation a effectué une analyse des répercussions sur les activités (ARA) et a déterminé qu'elle ne fourni pas de services essentiels aux secteurs public et privé.

Remarque : la méthode d'évaluation employée pour l'élément de preuve 19.3 sera révisée pour la ronde VII du CRG. Pour plus de renseignements, se référer à l'évaluation.

  • Poursuivre les initiatives en cours visant à effectuer une vérification du programme de sécurité afin de déterminer les lacunes et les objectifs en matière de conformité.
  • Élaborer un plan de travail afin d'orienter la mise en place d'un programme de sécurité, et corriger les lacunes relevées dans la vérification du programme et lors de la ronde VI du CRG. Une attention particulière doit être portée à l'établissement d'un cadre de gouvernance pour le programme de sécurité (définir les rôles et responsabilités pour les activités du programme de sécurité ainsi que les responsabilités respectives de l'ACEE et d'Environnement Canada), à l'élaboration de politiques et de procédures pour orienter les activités du programme et à la sensibilisation et la formation en matière de sécurité.
  • Maintenir les initiatives en cours visant à soutenir et améliorer la conformité aux exigences de la GSTI en corrigeant les lacunes au chapitre de la gestion des risques.
  • L'Agence devrait mettre en place des plans, des mesures et des arrangements afin de soutenir la continuité des activités.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

20. Services axés sur les citoyens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

20.1 Implication de la gestion - services et NSI : Possibilité d'amélioration

  • L'institution a mis sur pied un comité à qui est confiée la responsabilité de prendre des décisions concernant les services et de surveiller les services à l'échelle de l'institution. Le comité est composé de membres de la haute direction qui sont responsables des services.
  • La haute direction a pris quelques mesures pour surveiller les progrès, mais elle ne dispose pas toujours de l'information requise pour permettre de rectifier le tir au besoin.
  • La haute direction effectue la surveillance pour s'assurer que les exigences de NSI 2.0 sont rencontrées à l'échelle de l'institution. En se fondant sur cette information panorganisationnelle, la haute direction peut en général prendre en temps opportun des décisions proactives concernant la NSI 2.0 et rectifier le tir au besoin.
  • La haute direction établit des priorités et des buts en matière de service, mais pas toujours à l'échelle de l'institution. La haute direction ne se sert pas toujours de l'information sur le rendement pour cerner les priorités et buts.
  • La haute direction n'a pas dûment établi et communiqué ses attentes quant à la satisfaction des besoins des clients, surtout en lien avec les normes de services et la mesure de la satisfaction des clients.

20.2 Les points de vue des citoyens/clients : Fort

  • Beaucoup de bons outils servent à consulter les clients.
  • Il y a des plans de consultation.
  • Indications de l'intégration de la rétroaction dans la mise en oeuvre, des services, des programmes, des politiques ou des initiatives.
  • La clientèle est clairement ciblée pour les consultations publiques.
  • Les résultats des consultations sont mis à la disposition du public.

20.3 Langues officielles : Fort

  • Aucune plainte ou nombre minime de plaintes fondées.
  • L'analyse du bilan annuel sur les langues officielles indique que l'institution remplit pleinement ses obligations.
  • L'institution a la capacité linguistique requise pour servir le public dans les deux LO.

Le SCT encourage l'ACEE à :

  • Mesurer la satisfaction des clients à l'égard de ses services à l'aide de l'Outil de mesures communes.
  • Établir des normes de service et à mesurer le rendement par rapport à ces normes.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

21. Harmonisation des instruments de responsabilisation

     


Fort

Points saillants Opportunités

 

Tous les ministères et organismes devraient se concentrer davantage sur la clarté des responsabilités, les rencontres individuelles, l'examen semestriel et les plans d'amélioration du rendement.

Recommandations