Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Évaluations fondées sur le CRG : Service canadien du renseignement de sécurité - 2008

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à la page « Contactez-nous ».


* Il y a un astérisque quand des renseignements sensibles ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ce document n’offre que l'évaluation du rendement du ministère en fonction de composantes de gestion précises qui a été réalisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il ne présente pas l'évaluation de la qualité de gestion au-delà de ces composantes de gestion et il ne tient pas compte des efforts qu’un ministère pourrait déployer pour améliorer la qualité de sa gestion. Le libellé des évaluations du CRG est uniformisé afin de s’assurer que les descriptions et les caractérisations sont uniformes. Il se peut que la présente évaluation ne tienne pas compte des dernières données disponibles. Certains ministères et certains organismes ont eu recours à une réponse de la direction pour communiquer des renseignements à jour. Le cas échéant, vous trouverez le lien vers la réponse de la direction en-dessous de l’évaluation.

Contexte

Cette année, les observations formulées par le portefeuille du Conseil du Trésor concernant le Service canadien du renseignement de sécurité sont positives. Pour les quatorze composantes de la gestion évaluées de façon complète par le portefeuille du Conseil du Trésor, le Service a reçu les cotes suivantes : deux cotes « fort », onze cotes « acceptable » et une cote « possibilité d’amélioration ». Par rapport à l’évaluation de l’an dernier, quatre indicateurs ont reçu une meilleure cote et un indicateur a reçu une cote inférieure. Au sujet des sept composantes de la gestion pour lesquelles le SCRS a fourni une autoévaluation, celui-ci s’est donné cinq cotes « fort » et deux cotes « acceptable ».

Au cours des dernières années, le SCRS a subi une série d’importants changements. Par exemple, des ajustements importants ont été faits à la structure et à la culture organisationnelle du Service afin de permettre à celui-ci de mieux répondre aux changements observés dans le milieu opérationnel. La taille du SCRS s’est aussi accrue de façon marquée, de même que l’étendue de ses activités. Pendant cette période d’expansion et de changement, le SCRS a investi dans des mesures qui visaient à améliorer sa capacité de gestion. Ces mesures ont apporté certaines améliorations aux pratiques et aux processus de gestion du Service, qui ont à leur tour permis de faire des progrès continus dans les évaluations du SCRS fondées sur le CRG. Le principal défi du SCRS au cours de la prochaine année sera de maintenir cet élan positif en assurant l’achèvement de certains projets visant à améliorer sa capacité de gouvernance et de gestion. *

Il convient de féliciter le SCRS pour les efforts déployés depuis l’an dernier afin d’améliorer la gestion dans un certain nombre de secteurs, notamment :

  • Efficacité de la structure de gestion ministérielle – Le SCRS a continué de faire des progrès en instituant un nouveau processus de planification ministérielle pluriannuelle qui lui est destiné et qui intègre les ressources humaines et financières au matériel, à l’infrastructure et aux exigences opérationnelles dans un plan ministériel global. Le Service s’est engagé à avoir un processus complet de planification ministérielle en place en 2009-2010. Avec l’achèvement de cette transition, le SCRS devrait compter sur un processus décisionnel novateur et complet qui assure l’alignement des activités et des responsabilités avec les priorités du Service.
  • Qualité de l’analyse dans les présentations au CT – Le SCRS possède une forte capacité de rédiger des présentations précises et fiables, accompagnées de renseignements supplémentaires complets. Les présentations sont toujours de bonne qualité. Le SCRS a amélioré ces processus de contrôle de la qualité, ce qui lui permet de s’assurer que les présentations sont toujours rédigées selon des normes élevées.
  • Efficacité de la gestion ministérielle des risques – *
  • Efficacité de la gestion de la technologie de l’information – La technologie de l’information est établie et viable dans les domaines du leadership, de la planification et de la réalisation de la valeur des investissements de TI. Les programmes du SCRS en matière de technologie de l’information apportent donc une contribution importante à la stratégie opérationnelle et au programme pangouvernemental.
  • Efficacité de la fonction de vérification interne - Le Service a réalisé des progrès dans la mise en oeuvre d’éléments clés de la Politique sur la vérification interne de 2006 dans les domaines de la gouvernance de la vérification interne, des pratiques professionnelles et de la gestion de la fonction de la vérification interne. Le Service possède un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité interne qui est documenté et mis en place. Un plan de ressources humaines complet est en place et comprend des stratégies élaborées pour le recrutement et le ressourcement qui répondent aux exigences en matière de ressources humaines à long terme. On encourage le SCRS à perfectionner davantage son Plan de vérification interne axé sur les risques afin d’y inclure le rang du risque de l’univers de vérification et l’identification des ressources aux fins de vérification.

De plus, on se doit de féliciter le Service pour les améliorations qu’ils ont apportées en lien avec les priorités de gestion relevées dans l’évaluation fondée sur le CRG de l’an dernier, dont :

  • Utilité du cadre de rendement de l’organisation – Le SCRS a entrepris un travail imposant visant à renforcer son architecture des activités de programme (AAP) et à établir un Cadre de mesure du rendement (CMR) connexe. La nouvelle AAP et le nouveau CMR du Service devraient l’aider à mieux valider la contribution de ses programmes à l’accomplissement de son mandat, la cohérence de tous les programmes et l’efficacité des dépenses de l’organisation. On encourage toutefois le SCRS à continuer à améliorer son CMR.

Cependant, le Service devra s’efforcer de réaliser d’autres progrès au cours de la prochaine année dans certains secteurs :

  • Qualité et utilisation de l’évaluation – On encourage le SCRS à préciser son système de gouvernance lié à l’évaluation. Il devrait aussi étudier la possibilité de se pencher sur le caractère adéquat des processus d’évaluation et de surveillance en assurant la rédaction rapide d’évaluations neutres sur la pertinence de ses programmes et de ses activités.
  • Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités – Le programme de sécurité du SCRS est complètement développé et tout à fait viable, et il comprend tous les éléments clés des politiques, mais le SCRS doit faire des efforts supplémentaires au sujet de son programme de planification de la continuité des opérations. Certains progrès ont été faits depuis les évaluations de la ronde V dans les domaines de l’analyse des répercussions sur les opérations et des plans et préparatifs, mais des dérapages ont été relevés dans le domaine de la gouvernance * ainsi que dans le domaine de la gouvernance.

Le portefeuille du Conseil du Trésor a cerné les priorités de gestion suivantes pour l’année prochaine :

  • Qualité et utilisation de l’évaluation – On encourage le SCRS à revoir son mécanisme de fourniture de preuves crédibles dans les rapports d’évaluation pour contribuer à l’amélioration du programme et du processus de prise de décisions ainsi qu’au rétablissement d’une fonction d’évaluation spécialisée au sein du Service. Le SCRS devrait aussi préciser la nature de son système de gouvernance aux fins d’évaluation.


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

1. Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs

     


Fort

Points saillants Opportunités

1.1 Leadership : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • Les cadres supérieurs invitent de façon continue les employés et les intervenants à des discussions sur les questions d'éthique et règlent ouvertement les problèmes d'éthique de l’organisation par des déclarations publiques et des messages internes.

1.2 Infrastructure : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • L'organisation surveille les risques de violation des valeurs et de l’éthique de la fonction publique; la gestion des risques est intégrée au processus décisionnel.
  • Les gestionnaires suivent une formation sur les concepts, techniques et outils de gestion des risques et les mettent en pratique.
  • Les plans ou les stratégies en ce qui concerne les valeurs et l'éthique sont adaptés au travail de l'organisation, portent sur plusieurs années et mesurent les résultats. Ils sont utilisés pour informer les dirigeants sur ce qu’il en est des valeurs et de l’éthique de l'organisation.

1.3 Culture : Acceptable

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • L'organisation saisit bien sa situation en ce qui regarde les valeurs et l'éthique de la fonction publique comme le démontrent les renseignements qualitatifs ou quantitatifs.
  • Les communications reposent sur les principes liés aux valeurs et à l'éthique.
  • Les gestionnaires et les employés sont encouragés à discuter des valeurs et de l'éthique.
  • Les valeurs et l'éthique de la fonction publique sont généralement comprises.

 

Recommandations

 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Amélioration importante

2. Utilité du cadre de rendement ministériel

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

2.1 Cohérence de l'AAP : Acceptable

  • Le ou les résultats stratégiques représentent la sphère d’influence du ministère et sont harmonisés avec le mandat de l’organisation.

2.2 Mesurabilité : Acceptable

  • Tous les éléments de l’Architecture des activités de programme sont alignés sur les résultats stratégiques.

2.3 Qualité :

  • Les indicateurs de rendement ne sont pas clairs et ne peuvent pas servir à recueillir des données permettant de fournir des renseignements fiables sur l’efficacité des programmes.
  • Les résultats attendus ne sont pas clairs et nets, et ils ne conviennent pas à la description de leurs programmes respectifs.
  • L'organisation devrait continuer à préciser son cadre de mesure du rendement (CMR) pour l'aligner sur les normes énoncées dans les instructions de la Structure de gestion, des ressources et des résultats. L'organisation devrait aussi recueillir et analyser les données se rapportant aux indicateurs de son CMR pour donner un aperçu du rendement des programmes et pour valider les indicateurs.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

3. Efficacité de la structure de gestion ministérielle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

3.1 Plan d'affaires : Acceptable

  • Le plan d’activités ministériel de l'organisation est bien harmonisé avec les priorités ministérielles.
  • Les plans d’activités des secteurs ou directions sont généralement harmonisés avec le plan d’activités ministériel.

3.2 La structure de régie : Acceptable

  • Une surveillance adéquate des activités de programmes et des programmes sous-jacents effectuée par la direction est évidente.
  • Les décisions et interventions de la direction sont habituellement proactives et opportunes.
  • La structure de gouvernance générale de l'organisation est parfaitement harmonisée avec son AAP.
  • La tenue des dossiers est complète et opportune. Elle montre clairement les responsabilités relatives aux mesures de suivi.
  • Les ressources sont généralement réaffectées de manière proactive où et quand il faut.
  • Les membres de la structure de direction générale (comités) échangent avec les membres de la structure de gouvernance secondaire et en supervisent les travaux.
  • Les membres de la structure de direction générale ou ceux de la structure de gouvernance secondaire (comités) se rencontrent régulièrement.

3.1 - Le plan des activités ministériel du SCRS doit mieux intégrer les ressources humaines, la GI/TI, les communications et d'autres plans ministériels clés.

Pour mieux aligner les ressources, les activités et les responsabilités sur les priorités ministérielles et mieux intégrer les intrants des divers secteurs du Service, le SCRS devrait continuer d'accroître sa capacité de planification des activités à l'échelle de l'organisation.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

4. Efficacité de la contribution extra-organisationnelle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

4.2 Participation en initiatives prioritaires : Acceptable

  • L’engagement de l’organisation est clair et cadre avec son rôle.
  • L’organisation contribue efficacement aux initiatives interministérielles prioritaires.
  • L’organisation fournit régulièrement de l’information sur le rendement et les risques au responsable.
  • La haute direction a fait quelques efforts pour mobiliser les employés à l’égard du renouvellement de la fonction publique.

Le SCRS a été évalué en fonction de sa participation aux initiatives suivantes : Écheveau de règles (Possibilité d'amélioration), Renouvellement de la fonction publique (Possibilité d'amélioration) et Afghanistan (Fort).

  • Élaborer des buts clairs et mesurables pour simplifier l'écheveau de règles.
  • Mobiliser les employés en ce qui concerne le Renouvellement de la fonction publique et demander la rétroaction des employés pour concentrer les efforts sur le renouvellement.
Recommandations
  • Élaborer des objectifs mesurables pour les engagements à l'égard de l'écheveau de règles et clarifier les efforts déployés à la collecte et à l'utilisation de la rétroaction des employés sur le Renouvellement de la fonction publique.

 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

5. Qualité de l'analyse dans les présentations au CT

     


Fort

Points saillants Opportunités

5.1 de l'information : Fort

  • Excellente réponse aux commentaires du SCT.
  • Explication complète du niveau de ressources demandé.
  • L'organisation donne suite sans délai à la rétroaction du SCT.
  • Les renseignements justificatifs figurant dans les présentations au CT sont toujours très exacts, fiables et complets.
  • Renseignements très détaillés.

5.2 Analyses : Acceptable

  • Capacité établie d'analyser l'optimisation des ressources, l'efficacité et l'efficience.
  • Capacité établie d'analyser la mise en œuvre.
  • Capacité établie d'analyser les options.
  • Capacité établie de comprendre les pressions externes.
  • L’organisation prend en considération une série de questions, notamment celles liées au genre et au développement durable.
  • Liens adéquats et complets à la SGRR, aux objectifs stratégiques, etc.

5.3 Consultations : Fort

  • L’organisation est toujours ou presque toujours en mesure d'éviter des retards en anticipant et en planifiant les facteurs incontrôlables.
  • Les consultations avec les organismes centraux sont planifiées et menées en temps opportun et avec préavis suffisant.
  • Les consultations se font toujours à temps (au moins six semaines avant les réunions du Conseil).

5.4 Contrôle de la qualité : Fort

  • L'AFS ou le chef de l'évaluation approuve toujours par écrit les présentations, lorsqu’il le faut.
  • La description des besoins en ressources est claire.
  • Langue claire et uniforme.
  • Rédaction et traduction de grande qualité.
  • Tous les renseignements importants figurent habituellement dans la première ébauche.
  • Un processus de contrôle de la qualité de toutes les présentations au CT très rigoureux et efficace est suivi.
  • Une suite est toujours donnée à toute la rétroaction du SCT.

Au fil du développement de la mesure du rendement et du risque ainsi que des systèmes de planification ministérielle; on devrait inclure dans les présentations davantage de détails sur les résultats à atteindre avec les nouvelles ressources ainsi qu’une évaluation de la performance des anciens programmes.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

6. Qualité et utilisation de l'évaluation

 

Possibilité d'amélioration

   
Points saillants Opportunités

 

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) devrait examiner la possibilité de rétablir un système de gouvernance ayant trait à l’évaluation.

Recommandations

Le SCRS devrait examiner (sous réserve des limites en matière de secret découlant du mandat du SCRS) la pertinence des processus d’évaluation et de supervision en procédant en temps opportun à cette fin à des évaluations neutres.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

7. Qualité des rapports au Parlement

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

 

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

8. Gérer le changement organisationnel

     


Fort

Points saillants Opportunités

8.1 Plan de changement : Fort

  • L’organisation a la capacité de déterminer si un changement organisationnel est nécessaire.
  • L’organisation s’est dotée de solides capacités lui permettant de déterminer si un changement organisationnel est nécessaire.

8.2 Engagement : Fort

  • Des programmes de formation exhaustifs liés à la gestion du changement sont disponibles partout dans l’organisation.
  • Il existe une culture de l’apprentissage dans l’organisation.
  • Les employés et les intervenants participent activement à toutes les étapes et soutiennent les stratégies et les initiatives avec détermination.

8.3 Évaluation : Fort

  • Il existe des plans d’évaluation exhaustifs et détaillés.
  • L’organisation rajuste et améliore régulièrement ses stratégies.
  • Les plans et les stratégies de changement sont intégrés aux ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

9. Efficacité de la gestion ministérielle des risques


 

     
Points saillants Opportunités
  • *

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

10. Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire

     


Fort

Points saillants Opportunités

10.1 Équitable : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • Les éléments probants montrent que l'organisation est proactive et innovatrice dans sa manière de gérer et de régler les dossiers de relations de travail.

10.2 Habilitant : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • La section des langues officielles de cette évaluation a été faite par l'AFPC.
  • L'organisation affiche la capacité linguistique nécessaire pour offrir des services personnels et des services centraux et de la supervision dans les deux langues officielles.
  • L'organisation est représentative de chacun des quatre groupes visés par l'équité en emploi.
  • Les instruments de travail, les systèmes électroniques et les communications avec les employés sont toujours ou presque toujours disponibles dans les deux langues officielles.

10.3 Sain et sécuritaire : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • La majorité des employés se sentent valorisés pour leur bon rendement.
  • Les éléments probants montrent que l’organisation a établi un programme bien structuré pour protéger la santé et assurer la sécurité des employés au travail qui s'inspire ou crée des pratiques exemplaires en matière de santé et de sécurité au travail.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

11. Mesure dans laquelle l'effectif est productif, doté de principes, durable et souple

     


Fort

Points saillants Opportunités

11.1 Productif : Fort

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • Un nombre considérable d’employés indique leur organisation appuie leur développement professionnel et comble leurs besoins en matière d’apprentissage.

11.2 Doté de principes : Fort

  • La section des langues officielles de cette évaluation a été faite par l'AFPC.
  • L'organisation est représentative de chacun des quatre groupes désignés au titre de l'équité en emploi.
  • Le fait que la grande majorité des titulaires de postes bilingues satisfont aux exigences linguistiques de leur poste indique que l'organisation est dotée de la capacité linguistique nécessaire.
  • Les communications avec le public et les services au public sont toujours ou presque toujours disponibles dans les deux langues officielles.
  • Les employés considèrent toujours ou presque toujours pouvoir communiquer dans la langue officielle de leur choix au sein de leur organisation et obtiennent toujours ou presque toujours les instruments de travail, les systèmes électroniques et les communications dans les deux langues officielles.

11.3 Durable : Acceptable

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • Les éléments probants indiquent qu’il y a généralement une planification intégrée des ressources humaines et des activités; de même que des modalités de gouvernance/d’infrastructure organisationnelle pour appuyer la planification intégrée.

11.4 Souple : Acceptable

  • Cette section est basée sur l'évaluation fournie par cet employeur distinct au PCT.
  • Un nombre suffisant d’employés indique que leur organisation encourage l’apprentissage continu, l’amélioration et l’innovation.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

12. Efficacité de la gestion de l'information

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

12.1 Gouvernance : Fort

  • Toutes les exigences en matière de GI sont entièrement intégrées aux processus d’approbation, d’élaboration, de mise en œuvre et d’évaluation des politiques, des programmes, des services ou des projets ministériels, et d’établissement de rapports connexes. Des mécanismes sont en place pour continuellement évaluer et modifier ces exigences.
  • La GI est pleinement représentée dans la structure de gouvernance du ministère et au sein des comités ministériels de gouvernance ou d’approbation.
  • Les responsabilités en ce qui a trait à l’élaboration et à la mise en œuvre de la Politique sur la GI sont déterminées et cadrent parfaitement avec la stratégie et les instruments de politique de GI du GC.

12.2 Stratégie : Acceptable

  • Une stratégie de GI approuvée et financée est en place et on a déterminé comment elle vient à l’appui des priorités opérationnelles, des opérations, des besoins et des responsabilités en matière d’information, et des considérations touchant la politique sur la GI. Elle s’aligne sur les stratégies, plans et cycles de planification ministériels.
  • Un plan de mise en œuvre de la stratégie de GI, précisant certaines échéances et ressources, est en application, et l’on a indiqué certaines réalisations à ce jour.
  • Des activités de sensibilisation à la GI sont menées dans le ministère afin d’aider les employés et les cadres à comprendre leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations de rendre compte en matière de GI.

12.3 Loi sur la protection des renseignements : Acceptable

  • L’organisation a présenté un rapport annuel au Parlement, mais n’a pas abordé toutes les exigences de rapport obligatoires.
  • La majeure partie des fonds de renseignements personnels de l’organisation sont décrits dans des fichiers et/ou des catégories de renseignements personnels enregistrés, conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

12.4 Loi sur l'accès à l'information : Possibilité d'amélioration

  • L’organisation a présenté un rapport annuel au Parlement, mais n’a pas abordé toutes les exigences relatives aux rapports obligatoires.
  • Un nombre considérable de catégories de documents spécifiques aux institutions ne satisfont pas aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Même si l’organisme a apporté plusieurs améliorations à son chapitre d’Info Source : Sources de renseignements fédéraux de 2008, des révisions sont encore nécessaires pour se conformer à toutes les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Même si la cote générale du SCRS est « acceptable », le ministère ne satisfait pas à plusieurs des exigences de la Loi sur l'accès à l'information qui ont été évaluées.

  • Améliorer la reddition de comptes et la surveillance en ce qui concerne les initiatives liées à la stratégie de GI afin de s’assurer qu’elles correspondent à la stratégie opérationnelle.
  • Examiner les catégories de documents propres à l'institution pour vérifier que toutes les descriptions dans Info Source sont complètes et à jour, et qu’elles respectent les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Veiller à ce que l’on décrive l’information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution ainsi que les fonds de renseignements connexes dans les publications d'Info Source.
  • Traiter de toutes les questions qui doivent figurer dans les rapports annuels au Parlement.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

13. Efficacité de la gestion de la technologie de l'information

     


Fort

Points saillants Opportunités

13.1 Leadership : Acceptable

  • Celui-ci assume l’ensemble des responsabilités relatives à la TI et qui garantit que la TI soutient les résultats organisationnels.
  • L’organisation participe de façon adéquate à l’élaboration des orientations pangouvernementales pour la TI.

13.2 Planification : Fort

  • L’organisation dispose d’un plan de TI détaillé qui s’harmonise avec les orientations pangouvernementales pour la TI et les besoins opérationnels du ministère.
  • Le poste de gestion de la TI est occupé par un cadre supérieur dévoué au sein de la structure de gouvernance ministérielle et des processus de planification connexes.

13.3 Valeur : Fort

  • L’organisation dispose d’une excellente capacité d’analyser, de planifier et d’utiliser les services partagés de TI de façon optimale.
  • L’organisation et la direction manifestent leur engagement à l’égard de l’établissement des coûts des services, de la gestion des biens, de la mesure du rendement et de la production de rapports afin d’assurer la création de valeur.
  • Contribuer à l'établissement des orientations du GC en technologies de l'information en faisant participer le cadre supérieur responsable de l'informatique et son équipe de gestion aux forums de gouvernance, d'orientation et de travail.
  • Progrès à souligner. Il est suggéré à l'organisation de faire connaître son ensemble intégré de processus et de pratiques de gouvernance, de planification et de prestation d'avantages mis en place pour surveiller et superviser la valeur que retire l'organisation de ses investissements en informatique.
  • Progrès à souligner. Il est suggéré à l'organisation de faire connaître son ensemble d'indicateurs de rendement qualitatifs et quantitatifs et des techniques mis en place pour évaluer le rendement sous forme de données numériques utiles à la prise de décisions, à la hausse des niveaux de rendement et à l'amélioration continue.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

14. Efficacité de la gestion des biens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

14.1 Planification des investissements : Acceptable

  • Le document de planification des investissements de l’organisation ne vise pas toutes les catégories de biens.
  • Le processus de planification des investissements prend en considération les investissements sur de nombreuses années.
  • L’organisation dispose d’un document de planification établissant la priorité des investissements.
  • Les priorités de l’organisation et les plus grands risques sont déterminés et sont pris en compte et orientent les décisions d’investissement.

14.2 Gestion des biens immobiliers : Acceptable

  • Tous les éléments d'un cadre de gestion des biens immobiliers sont mis en œuvre.
  • Les structures de gouvernance, les processus d’approbation et les limites d’autorisation sont consignés et diffusés.
  • Les politiques internes sont exhaustives, consignées et diffusées.
  • L’organisation dispose de systèmes d’information fiables et intégrés.
  • Tous les indicateurs du rendement des biens immobiliers sont surveillés et font l’objet d’une évaluation continue.
  • La certification de l’information consignée dans le RBIF a été reçue et acceptée.

14.3 Gestion du matériel : Acceptable

  • Tous les éléments d'un cadre de gestion des biens matériels sont mis en œuvre.
  • Les structures de gouvernance, les processus d’approbation et les limites d’autorisation sont consignés et diffusés.
  • Les politiques internes sont exhaustives, consignées et diffusées.
  • L’organisation dispose de systèmes d’information fiables et intégrés.
  • Certains indicateurs du rendement des biens matériels font l’objet d’une surveillance.
  • Élaborer un processus intégré de planification des investissements et réunir l'information liée à tous les investissements dans un plan d'investissement intégré et à long terme.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

15. Gestion efficace des projets

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

15.1 Gouvernance et surveillance : Acceptable

  • Des analyses de rentabilisation qui définissent les résultats attendus sont requises à l’appui des propositions de grands projets.
  • On observe que des mécanismes officiels de surveillance et de gouvernance de projet sont en place et que les projets approuvés sont habituellement liés aux priorités et aux plans stratégiques de l’organisme au moyen de directives établies à tous les niveaux. Les décisions concernant les mesures de correction et les approbations sont consignées.
  • Rien n’indique que l’organisme a dépassé les pouvoirs d'approbation de projet du Conseil du Trésor.

15.2 Gestion efficace des ressources des projets : Acceptable

  • Des processus et des directives suffisants permettent de faire en sorte que les projets prévus soient dotés des ressources nécessaires pour que soient atteints les résultats attendus.
  • Les modèles de financement appliqués aux projets appuient l’atteinte des résultats attendus et permettent de produire pour l'ensemble des travaux des estimations des coûts fondées sur des données historiques et des repères de l'industrie.
  • Même si on observe que certains gestionnaires de projet préparent un plan de dotation en personnel, celui ci n’est pas exigé avant l’exécution du projet.
  • Rien n’indique que l’organisme n’a pas rempli les conditions du CT en ce qui a trait aux projets.

15.3 Gestion efficace des résultats de projet : Acceptable

  • L’organisme exige que la réalisation des objectifs d’étapes de projet, des produits livrables et des résultats soit consigné pour les grands projets.
  • On observe des directives et des processus, dans l’ensemble de l’organisme, qui permettent de communiquer les renseignements sur le rendement et la surveillance des projets aux gestionnaires de projet et aux responsables des mécanismes de surveillance des projets.
  • On observe que l’organisme surveille le rendement des projets et se sert des renseignements recueillis pour appuyer l’adoption de mesures de correction.

En intégrant la prise de décisions en matière de gestion des installations à son comité d’examen des investissements, le SCRS franchirait une étape importante en vue d’assurer l’harmonisation des projets dans l’ensemble du Service.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

16. Approvisionnement efficace

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

16.1 Gouvernance et surveillance : Acceptable

  • Des liens clairs ont été établis entre les activités d'approvisionnement et les plans de programme, les priorités et les investissements à long terme à l'échelle de l'organisme.
  • Des processus et mécanismes de contrôle efficaces et explicables concernant la gestion des approvisionnements sont en place (comme des mécanismes d'examen des contrats, des décisions documentées, des documents d’orientation, des instruments de délégation ou une utilisation adéquate des pouvoirs délégués).

16.2 Répondre aux besoins opérationnels : Acceptable

  • Certains membres du personnel sont inscrits au Programme de perfectionnement professionnel et de certification.
  • Des systèmes et des processus d'information sur l'approvisionnement efficients et intégrés sont en place.
  • Formation obligatoire en cours.
  • L'organisme fournit rapidement des rapports financiers et non financiers exacts concernant les approvisionnements.
  • L'organisme utilise des processus d'approvisionnement qui contribuent à réaliser des économies et l'optimisation des ressources.
  • Les résultats et les examens servent à modifier constamment les activités actuelles de gestion des approvisionnements et les futurs plans d'approvisionnement.
  • Ressources humaines qualifiées en approvisionnement.

Le ministère pourrait envisager d'augmenter à 10 000 $ le montant affecté aux gestionnaires des opérations.

Recommandations

Le ministère devrait envisager d'effectuer une autre vérification interne de ses activités contractuelles au cours des douze prochains mois.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère détérioration

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

17.1 Autorisations et politiques : Acceptable

  • Les directives, les outils la formation et le soutien offerts aux personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l’article 34 font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels de classification des fonds, des contrôles internes de comptabilisation des rentrées de fonds et des dépôts font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels visant à donner aux personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l’article 33 les renseignements nécessaires pour évaluer et approuver les transactions et pour évaluer le caractère adéquat de la vérification des comptes aux termes de l’article 34 font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les processus ministériels visant à informer les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués en vertu de l’article 33 de leurs responsabilités et à traiter les demandes de paiement problématiques font état de pratiques de gestion financière bien établies.
  • Les rapports de vérification font état de lacunes qui soulèvent certaines préoccupations.

17.2 Rapport sur les comptes publics : Fort

  • Peu d'erreurs de codage dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF).
  • Plus de 97 % (cote A) des plaques des comptes publics remises à temps.

17.5 Rapports internes : Acceptable

  • La série de rapports financiers internes est accompagnée d'une discussion et analyse de bonne qualité.
  • La série de rapports financiers internes présentée à la haute direction est détaillée.
  • La série des rapports financiers internes est présentée à la haute direction huit ou neuf fois par année.
  • La série des rapports financiers internes est présentée à la haute direction moins d'un mois après la fin de la période.
  • Le processus d'examen de l'information avant qu'elle ne soit présentée à la haute direction afin de garantir qu'elle ne comporte pas d'erreurs ou d'omissions importantes est bien établi.

17.6 Autres initiatives : Acceptable

  • Preuves d’actions préliminaires adoptées afin de mettre en œuvre le Guide d’établissement des coûts.

La cote du Service a diminué pour passer de « fort » à « acceptable ». Vu la nature délicate des opérations du Service, les deux domaines sur lesquels il faut se pencher plus particulièrement sont la stabilité de l'organisation de la gestion financière et les contrôles internes appliqués aux rapports financiers.

En présentant de nouvelles initiatives, en obtenant des résultats de vérification positifs et en portant une attention particulière à ses cadres de contrôles internes appliqués aux rapports financiers, le Service pourra améliorer de façon importante sa cote globale.

Recommandations

Le Service doit améliorer la stabilité de son organisation de gestion financière et ses contrôles internes appliqués aux rapports financiers en effectuant des évaluations de risque et en faisant un suivi de ses contrôles.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

18. Efficacité de la fonction de vérification interne

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

18.1 Gouvernance de la vérification interne : Acceptable

  • Il existe une charte de vérification interne approuvée et conforme à la Politique sur la vérification interne de 2006.
  • Le plan de mise en œuvre aborde tous les éléments exigés par la Politique.
  • Le suivi et la progression de la mise en œuvre des éléments clés du plan respectent l’échéancier.
  • Le dirigeant principal de la vérification relève exclusivement de l’administrateur général.
  • Un Comité de vérification indépendant a été formé récemment ou le sera selon l’échéancier.
  • Il existe une charte du Comité ministériel de vérification approuvée et conforme à la Politique sur la vérification interne de 2006.
  • Le Comité ministériel de vérification possède un plan annuel approuvé pour l’exercice 2008-2009.
  • Il existe une déclaration écrite précisant que le Comité ministériel de vérification produira un rapport annuel à compter de l’exercice 2008-2009.

18.2 L'audit interne des pratiques professionnelles : Acceptable

  • Le plan de vérification axé sur les risques a été approuvé par l’administrateur général puis envoyé au Bureau du contrôleur général en temps opportun.
  • La méthodologie présentée dans le plan annuel de vérification axé sur les risques est claire; l’organisme utilise cette méthodologie.
  • Les éléments probants montrent que l’organisme se prépare en vue de fournir une assurance globale.
  • La majorité du travail prévu porte sur les activités d’assurance de vérification, comparativement à d’autres types d’activités.
  • Un nombre restreint d’activités visant à faire un suivi au sujet des missions est précisé.
  • Les produits d’assurance approuvés respectent les normes de la Politique et les exigences internes en matière de vérification.
  • Le taux d’achèvement des produits d’assurance est élevé (nombre de rapports de vérification d’attestation de la qualité) par rapport à ce qui était prévu dans le plan de vérification axé sur les risques de 2007-2008.
  • Le programme interne d'assurance et d'amélioration de la qualité est bien documenté et est mis en œuvre.
  • Les produits d’assurance (rapports) sont produits très rapidement.
  • La procédure de suivi des vérifications est bien documentée et toutes les recommandations font l’objet d’un suivi selon une approche fondée sur les risques.
  • Le ministère ou l’organisation signale les questions importantes au Secrétariat du Conseil du Trésor selon les besoins, ou est au courant de cette exigence.

18.3 Administration de la fonction d'audit interne : Fort

  • Les activités de recrutement et de ressourcement externe sont guidées par un plan des ressources humaines documenté.
  • Les fonds versés pour que des vérificateurs internes obtiennent une certification et pour la formation et l’apprentissage correspondent à plus de 10 % des salaires des ETP.
  • Le nombre prévu d’ETP affectés à la fonction de vérification interne est resté le même par rapport à l’exercice 2007-2008. Il correspond aussi au niveau de ressources prévu dans le budget alloué à la fonction de vérification interne pour l’exercice 2008-2009.
  • Les dépenses prévues, *, ont été soumises au Bureau du contrôleur général. Lorsque l’on compare les dépenses de l’exercice 2008-2009 avec les ressources financières prévues pour 2007-2008, les niveaux de ressources excèdent les niveaux de 2007.

18.4 Les résultats de l'audit interne : Acceptable

  • Le dirigeant principal de la vérification a présenté un rapport annuel pour l’exercice 2007-2008 au Comité ministériel de vérification, à l’administrateur général puis au Bureau du contrôleur général.
  • Le suivi au sujet du Plan d’action de la gestion est présenté très régulièrement sous forme de rapports.

Le Service a fait des progrès dans les domaines de la gouvernance de la vérification interne, des pratiques professionnelles et de la gestion de la fonction de VI.

Tel qu’indiqué auparavant dans le CRG V, le plan de vérification axé sur les risques pourrait être amélioré en y incluant l’utilisation prévue de toutes les ressources de la fonction de vérification, y compris les coûts des projets particuliers et des renseignements plus détaillés sur les missions de suivi et les missions reportées.

De plus, le Service devrait étoffer davantage le rapport annuel du DPV pour traiter des cas d’exposition à des risques importants, des questions de contrôle et des questions de gouvernance d’entreprise.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l’année précédente

19. Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

19.1 Programme de sécurité ministériel : Fort

  • Le programme de sécurité de l'organisation est complet, durable et comprend tous les éléments clés de la politique.
  • L’organisation fait preuve de leadership et contribue au programme de sécurité à l’échelle du gouvernement.
  • La stratégie de sécurité de l'organisation est harmonisée et intégrée aux priorités et au plan d'activités ministériels.

19.2 Gestion de la sécurité des TI (GSTI) : Acceptable

  • L'organisation a réalisé les objectifs en matière de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) et se conforme à la plupart des exigences de la GSTI.
  • Aucunes lacunes notables au plan des exigences clés de la GSTI.

19.3 Planification de la continuité des activités (PCA) : Possibilité d'amélioration

  • *
  • Certaines lacunes en ce qui a trait à la conformité aux exigences clés du programme de PCA.
  • La mise en place d'une structure de gouvernance du programme de planification de la continuité des activités (PCA) n'a pas été complétée.
  • L'analyse des répercussions sur les activités (ARA) a été complétée pour déterminer les services et biens essentiels du ministère et établir leur ordre de priorité.
  • *
  • Un cycle d'entretien a été mis en place pour assurer l'examen continu, la mise à essai et la vérification des plans de continuité des activités.
  • Poursuivre les initiatives en cours afin de continuer d’améliorer le programme de sécurité ministériel, examiner les instruments de politique et mettre en place un système de mesure du rendement.
  • Maintenir les initiatives visant à mettre en œuvre et soutenir la conformité aux exigences de la GSTI et corriger les lacunes reliées à la gestion des incidents et à gestion de la vulnérabilité.
  • Continuer les activités en cours reliées à la planification de la continuité des activités, mettre en place un cadre de gouvernance du PCA, *.
  • Continuer de participer aux initiatives de sécurité à l’échelle du gouvernement et d’échanger des pratiques exemplaires avec d’autres institutions fédérales afin de les aider à établir et améliorer leur programme de sécurité.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

20. Services axés sur les citoyens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

20.1 Implication de la gestion – services et NSI : Acceptable

  • L’institution a mis sur pied un comité à qui est confiée la responsabilité de prendre des décisions concernant les services et de surveiller les services à l’échelle de l’institution. Le comité est composé de membres de la haute direction qui sont responsables des services.
  • L’institution surveille souvent les progrès panorganisationnels en vue de l’atteinte des buts et, par conséquent, la haute direction dispose d’assez d’information pour permettre de rectifier le tir au besoin.
  • La haute direction a établi et communiqué clairement ses attentes quant à la satisfaction des besoins des clients, surtout en lien avec les normes de services et la mesure de la satisfaction des clients.
  • La haute direction effectue la surveillance pour s’assurer que les exigences de NSI 2.0 sont rencontrées à l’échelle de l’institution. En se fondant sur cette information panorganisationnelle, la haute direction peut en général prendre en temps opportun des décisions proactives concernant la NSI 2.0 et rectifier le tir au besoin.

20.3 Langues officielles : Fort

  • Aucune plainte ou nombre minime de plaintes fondées.
  • L'analyse du bilan annuel sur les langues officielles indique que l'institution remplit pleinement ses obligations.
  • L'institution a généralement les ressources adéquates pour servir le public dans les deux LO.

Pour l'élément de preuve 20.1, le SCRS a produit une auto-évaluation aux questions 1 à 3. Le SCT a évalué l'organisation par rapport à la question 4 et l'élément de preuve 20.3.

Le SCT encourage le SCRS à comparer son rendement à celui d’organisations semblables dans d’autres administrations.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

21. Harmonisation des instruments de responsabilisation

     


Fort

Points saillants Opportunités

 

Tous les ministères et organismes devraient se concentrer davantage sur la clarté des responsabilités, les rencontres individuelles, l’examen semestriel et les plans d’amélioration du rendement.

Recommandations