ARCHIVÉ - Évaluations fondées sur le CRG : Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes - 2008

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un microorganisme qui fournit des services de planification, d'organisation et de prestation de conférences intergouvernementales de niveau supérieur aux gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Créé en 1973, par les premiers ministres du Canada, le SCIC est considéré comme un ministère fédéral aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques; néanmoins, il s'agit plutôt d'un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux. En effet, non seulement les deux ordres de gouvernements contribuent-ils à son budget, mais son personnel se compose de fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux. Chaque année, le SCIC organise de 110 à 120 conférences environ, dans pratiquement tous les secteurs d'activité du gouvernement, et ses services sont offerts d'un bout à l'autre du Canada.

La dernière évaluation du SCIC a été réalisée en 2005, lors de la ronde III des évaluations fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). L'organisation a depuis apporté de nombreuses améliorations, conformément aux attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor quant à la gestion moderne de la fonction publique. L'évaluation fondée sur le CRG, ronde VI, résume les réalisations du SCIC et ses efforts soutenus pour revoir son mode de fonctionnement et établir des pratiques de gestion saines, notamment : le renforcement de sa culture organisationnelle, l'élaboration d'une Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR), et la mise au point de nombreux outils de planification des activités en faveur de bonnes pratiques de gérance et de gestion des risques. On trouvera à l'annexe A l'intégralité des réponses de l'organisation au questionnaire du CRG destiné aux microorganismes.

Constatations

Valeurs de la fonction publique et personnes (CG 1, 10 et 11)

Depuis sa dernière évaluation fondée sur le CRG (2005), le SCIC a accompli d'importants progrès et continue de renforcer sa culture organisationnelle en mettant de l'avant les valeurs et les principes éthiques de la fonction publique dans ses activités quotidiennes. Les codes de conduite ainsi que les valeurs et l'éthique du SCIC s'inspirent du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, et est devenu un élément obligatoire des accords de rendement des gestionnaires et des cadres supérieurs. Tous les gestionnaires du SCIC s'entretiennent régulièrement et directement avec le personnel par divers moyens (p. ex. intranet, messagerie électronique, réunions du personnel), afin de s'assurer que les valeurs et l'éthique sont comprises et mises en application. Parmi les propres valeurs organisationnelles du SCIC, mentionnons : l'apprentissage, l'innovation, l'inclusivité et la diversité, la prise de risque réfléchie ainsi que l'amélioration continue.

Pour donner suite à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, des politiques sur la divulgation interne d'information concernant les actes fautifs au travail, la résolution informelle de conflits ainsi que la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail ont été adoptées, communiquées et expliquées aux employés. De plus, le SCIC a conclu un protocole d'entente avec Industrie Canada qui prévoit la prestation d'avis indépendants ainsi que des mécanismes pour la prévention et la résolution de conflits. Le SCIC est également un membre du Comité consultatif patronal-syndical pour les micro et petits organismes, un nouvel organe fédérateur regroupant de petites organisations.

En ce qui concerne les ressources humaines, l'on a constaté qu'à titre de microorganisme, le Secrétariat risque souvent de perdre ses employés clés, car les perspectives de carrière à l'interne sont minces et plusieurs tâches peuvent être exécutées par un nombre limité de personnes. En 2008, le Secrétariat a élaboré une nouvelle politique de gestion des compétences qui s'applique à la fois au développement du leadership, à l'apprentissage continu, au maintien en poste des employés et à la planification de la relève. Le SCIC a aussi adopté une politique de formation qui prévoit des plans d'apprentissage/de formation annuels fondés sur les besoins des employés. Enfin, une politique de récompenses et de reconnaissance du mérite est en cours de préparation et devrait être mise en application d'ici la fin de la présente année financière. Sur un total de 36 postes, 34 sont désignés bilingues, et 100 % du personnel répond à cette exigence linguistique. Malgré les progrès substantiels accomplis dans de nombreux secteurs, le SCIC tarde à établir un effectif représentatif de la population canadienne et ne satisfait pas actuellement aux objectifs de représentation minimale des quatre groupes désignés. Un Plan d'activités et de ressources humaines intégré est en vigueur pour les années 2007-2010 et vise à : améliorer la capacité du SCIC de satisfaire aux exigences obligatoires en matière de ressources humaines; favoriser l'harmonisation des priorités des personnes avec celles de l'organisme (et respecter ces priorités); orienter le processus décisionnel et la gestion de risques quant à la dotation, la gestion de la charge de travail, l'apprentissage, la classification et la présentation de rapports.

Régie et orientation stratégique (CG 2, 3 et 4)

Depuis sa dernière évaluation fondée sur le CRG, le SCIC a réalisé des progrès considérables en ce qui a trait à l'élaboration d'une Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR). Le SCIC a collaboré avec le SCT afin de déterminer les points à améliorer, et a élaboré une structure solide et efficace qui permet au SCIC et au SCT d'obtenir des renseignements utiles. Au cours de la dernière année, l'équipe de gestion du SCIC a révisé ses résultats stratégiques, a rectifié l'architecture des activités de programme afin d'y intégrer des services internes et des descriptions améliorées, et a élaboré un modèle logique pour faciliter la mise au point définitive du cadre de mesure de rendement. Par suite de ces efforts, le SCT considère que l'architecture des activités de programme ainsi que le cadre de mesure de rendement mis en place par le SCIC sont adéquats et répondent aux besoins liés à l'établissement de rapports, dans un avenir prévisible.

La structure de gouvernance du SCIC fonctionne bien; des comités compétents sont en place pour examiner les priorités, le rendement et les activités quotidiennes, notamment un Comité de la haute direction et un Comité de gestion des opérations. En outre, afin de favoriser la diffusion de l'information au sein de l'organisation, le SCIC tient régulièrement des réunions bilatérales réunissant les cadres supérieurs et les cadres hiérarchiques responsables des Services aux conférences, des Services d'information et des Services intégrés. En mai 2008, le SCIC a lancé le « Projet de modernisation du SCIC » dans le but d'évaluer les besoins de l'organisation et d'établir les changements à apporter. Pour ce faire, l'organisation a sollicité la participation de tout le personnel et a mis sur pied un comité directeur chargé de la gestion du projet.

Le SCIC vise une plus grande efficacité ainsi que l'adoption de pratiques exemplaires grâce à l'établissement de partenariats avec d'autres ministères et organismes fédéraux, par exemple : en obtenant le soutien des Opérations de sécurité du Bureau du Conseil privé pour la mise en oeuvre de mesures de sécurité; en concluant un PE avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour les services de traduction et d'interprétation et avec la Commission de la fonction publique pour les services de dotation en personnel; en jouant un rôle actif au sein du Comité consultatif patronal-syndical pour les micro et petits organismes; et en incitant les microorganismes à mettre sur pied un comité mixte d'examen par les pairs pour voir à ce que les cadres supérieurs répondent aux exigences du programme de gestion du rendement.

Résultats et rendement (CG 6 et 7)

La dernière évaluation fondée sur le CRG (2005) signalait qu'un lien n'était pas clairement établi entre le RPP et le RMR. Depuis, le SCIC a déployé des efforts en vue d'améliorer sa SGRR, et a élaboré un modèle logique pour faciliter la mise au point définitive de son cadre de mesure de rendement qui, à terme, aidera l'organisation à évaluer ses résultats et à mieux harmoniser ces rapports. Enfin, le SCT recommande que le SCIC poursuivre son travail en ce sens. En ce qui concerne le RMR, le SCIC devrait mettre l'accent sur la façon dont ses activités de programme contribuent à l'atteinte de ses résultats stratégiques. Une mise en contexte substantielle aiderait également le lecteur à comprendre les risques, les possibilités et les difficultés du SCIC dans l'accomplissement de son mandat. La direction du SCIC est consciente que des efforts continus sont nécessaires, et visera à assurer une uniformité et une harmonisation accrues entre le RPP et le RMR.

Gestion du changement et des risques (CG 8 et 9)

Bien que le SCIC n'ait pas mis en branle d'importantes initiatives de changement, la direction du SCIC a lancé, en mai 2008, le « Projet de modernisation du SCIC » en vue de donner priorité aux présents volets de gestion et d'orienter les activités de l'organisation pour les années à venir. Le Projet constitue une combinaison d'évaluation des besoins organisationnels et de consultations visant à faire participer activement les employés à l'établissement des changements à apporter. Il vise à examiner et à rendre plus efficaces les opérations et les pratiques internes de l'organisation afin de garantir l'excellence du service offert aux clients. Le Projet met plus particulièrement l'accent sur la formation de communautés de pratique au sein du SCIC pour permettre aux employés d'innover et de trouver de nouvelles possibilités qui permettront au SCIC d'améliorer ses processus et ses pratiques en planification de conférence.

Actuellement, l'évaluation et la gestion des risques reposent sur le Plan d'activités et de ressources humaines intégré, lequel comprend des analyses de l'environnement opérationnel, des pressions internes et externes ainsi que des tendances récentes relatives à la dotation et aux activités. Si le plan détermine les secteurs clés de risque et leur incidence possible sur l'organisation, la façon dont les stratégies d'atténuation des risques sont actuellement énoncées et l'endroit où elles sont consignées semblent inconsistants, de même que leur lien avec le plan global de l'organisation. La haute direction du SCIC a reconnu la nécessité de renforcer la capacité de l'organisation en vue de gérer les risques, d'anticiper les besoins des clients issus du milieu intergouvernemental en constante évolution et d'y répondre de façon appropriée; elle a donc entrepris l'élaboration d'un plan stratégique quinquennal qui orientera l'organisation dans l'établissement de ses priorités, l'harmonisation des ressources à ces priorités, et la coordination de la planification et de la gestion interne. Le SCIC a indiqué qu'il mettra au point un profil de risque organisationnel, sur la base d'une pratique exemplaire du Cadre de gestion intégrée des risques déjà adoptée et utilisée par d'autres petits organismes. Cependant, en raison de sa taille, le SCT recommande que le SCIC réévalue ses outils de planification actuels (en l'occurrence, le Plan intégré des activités et des ressources humaines et le Plan stratégique du SCIC) en fonction de ses besoins en gestion des risques, et qu'il détermine si la mise en place d'un profil de risque organisationnel représente un réel intérêt.

Gérance et responsabilisation (CG 12-19 et 21)

Il incombe au SCIC de gérer toute la documentation et le matériel connexe en lien avec les conférences qu'il organise, conformément aux exigences de la Politique sur la gestion de l'information du gouvernement du Canada. Le système PROFF est actuellement utilisé pour la gestion des renseignements détenus. Le SCIC s'est récemment engagé à embaucher un expert-conseil qui sera chargé d'examiner les procédures et de présenter des options pour simplifier la tenue des dossiers, la classification et l'élimination des documents, et ce, dans le plein respect de la Politique. Au SCIC, le directeur des services d'information est la personne-ressource en matière d'AIPRP. Le SCIC est le seul dépositaire des documents, lesquels appartiennent en droit au(x) gouvernement(s) qui les a (ont) produits. Les demandes d'information sont étudiées au cas par cas; en moyenne une à deux demandes sont reçues par année.

La gestion de l'approvisionnement s'appuie sur la Politique sur les marchés du CT, et la haute direction surveille le processus de passation des contrats. Dans la mesure du possible, on a recours à des commandes subséquentes à une offre à commandes, et les contrats de plus de 10 000 $ sont rendus publics et affichés chaque trimestre sur le site Web du SCIC. Quoique le SCIC ne soit pas un organisme qui utilise énormément de biens, une fois acquis, les biens peuvent être retracés au moyen du SAIGM. Étant donné l'importance d'acquérir et d'entretenir l'équipement nécessaire à la prestation de services de conférence, un plan d'activités en matière de TI qui comprend une stratégie de remplacement est en vigueur. Le SCIC met également au point les derniers détails d'un plan triennal touchant les immobilisations, lequel vise à favoriser une planification des investissements, efficace et opportune, en ce qui touche les infrastructures des TI, l'équipement de conférence et la gestion du matériel, à court, moyen et long terme.

Comme il a été souligné précédemment, en mai 2008, la direction du SCIC a lancé le « Projet de modernisation du SCIC »; en adoptant une saine approche de gestion de projet, la direction démontre une réelle volonté d'agir. Pour suivre l'évolution du projet tout au long de sa mise en oeuvre, une structure de gouvernance est en place, laquelle repose sur une série d'étapes, dont la réalisation d'un examen organisationnel, la direction d'entrevues avec les gestionnaires et l'organisation de séances de discussion en groupe avec les employés ainsi que la planification du projet. Ce faisant, le SCIC a établi un environnement de travail où la participation à des activités d'amélioration continue fait partie des responsabilités essentielles des employés.

Le SCIC fonctionne suivant un système intégré autonome, l'administrateur général ayant désigné le sous-secrétaire comme agent financier supérieur. Dans tous les cas, les attestations prévues à l'article 33 de LGFP sont données par le secrétaire et/ou par le sous-secrétaire, et en raison de la taille de l'organisation, les gestionnaires connaissent d'une manière certaine et précise les activités entreprises au sein de l'organisme. Le SCIC utilise le système comptable FreeBalance et établit des rapports financiers mensuels qui sont examinés et analysés par le comité de gestion. Les attestations prévues à l'article 34 de la LGFP sont établies dans les limites du plafond de dépenses attribué et par les personnes auxquelles les pouvoirs en matière d'approvisionnement ont été délégués. En aucun cas, les attestions prévues aux articles 33 et 34 ne peuvent être données par la même personne pour une même transaction. Des mesures de contrôle interne appropriées et une délégation des pouvoirs adéquates sont en place au sein du SCIC. Bien qu'il ne fasse aucun doute que les dispositions prévues aux articles 33 et 34 sont respectées, l'exactitude de la balance des comptes et des plaques des comptes publics présentées à des fins de reddition de comptes à l'échelle du gouvernement pourraient faire l'objet d'améliorations, puisqu'un nombre accru d'erreurs de codage a été observé au cours de la dernière année financière. Le SCT recommande que le SCIC porte une attention particulière à cet égard.

Dans le cadre de la dernière évaluation fondée sur le CRG, le SCT avait recommandé que le SCIC renforce sa fonction de vérification interne et qu'il mette en application la nouvelle politique du Conseil du Trésor en la matière. La fonction de vérification interne du SCIC est donc maintenant chapeautée par le Bureau du contrôleur général. En outre, il a été établi qu'il n'était pas nécessaire pour le moment d'effectuer des vérifications internes supplémentaires, étant donné que les secteurs de risque plus élevé de l'organisation sont déjà couverts par le plan de vérification horizontal pour les petits ministères et organismes. Le SCIC réexaminera la nécessité de réaliser des vérifications internes supplémentaires dès réception des résultats du plan de vérification horizontal.

Un agent de sécurité et un agent chargé de la sécurité des TI sont en poste pour voir à la sécurité des biens et des employés, tant sur le plan des technologies de l'information que sur le plan de la gestion des installations, et pour garantir la conformité aux normes de la Politique du gouvernement sur la sécurité. De plus, les Opérations de sécurité du Bureau du Conseil privé offrent un appui en effectuant des vérifications relatives aux autorisations de sécurité et en offrant des séances d'orientation et de formation aux employés. Le SCIC a récemment embauché un expert-conseil afin de mener une analyse qui déterminera si le SCIC se conforme à la norme de Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI), l'organisme étant résolu à la respecter pleinement. Bien que le SCIC ne fournisse pas de « services de première importance » aux Canadiens, un plan de continuité des opérations est tout de même mis au point, en fonction de la taille et de la nature du mandat de l'organisme. À cet égard, il est recommandé que le SCIC poursuive dans cette voie et consulte le SCT, s'il y a lieu.

Le système de gestion du rendement du SCIC se fonde sur les lignes directrices de l'Agence de la fonction publique du Canada. Des résultats précis sont établis, et les accords de rendement correspondent aux priorités du greffier, de même que les pratiques de gestion actuelles en ce qui a trait à la gestion des risques, à la TI/GI, à l'apprentissage et au perfectionnement, à la gestion horizontale et au renouvellement de la fonction publique. Il conviendrait de souligner que le SCIC a incité les microorganismes à mettre sur pied un comité mixte d'examen par les pairs, dans le but de satisfaire aux exigences obligatoires d'examen par les pairs prévues dans les accords de rendement des cadres.

Services axés sur les citoyens (CG 20)

Compte tenu de la nature de son mandat et de sa clientèle, le SCIC doit adopter et maintenir des normes de service élevées afin de veiller à ce que ses clients soient toujours satisfaits. Une grande importance est accordée aux commentaires des clients, et l'information sur le rendement sert à établir les priorités en vue d'améliorer les services offerts et d'appliquer des mesures correctives, s'il y a lieu. Des séances de débreffage sont organisées régulièrement pour faire le point sur les conférences tenues, et les conclusions importantes sont présentées à la haute direction aux fins d'examen et de suivi. Le secrétaire intervient directement dans les discussions de haut niveau avec les organisateurs des conférences des premiers ministres, et prend part aux rencontres. Les cadres supérieurs participent également à certaines conférences dans le but d'observer par eux-mêmes le déroulement des conférences et d'avoir une expérience directe de la prestation du service. Le niveau de participation de la haute direction ainsi que les efforts déployés pour renforcer le cadre de mesure du rendement témoignent d'une volonté de maintenir des normes de service élevées et de garantir la satisfaction de la clientèle.

Réalisations

Il convient de souligner le travail accompli par le SCIC depuis sa dernière évaluation fondée sur le CRG (2005) en vue d'améliorer la gestion dans un certain nombre de secteurs notamment :

• le parachèvement de l'architecture des activités de programme et du cadre de mesure de rendement;
• l'établissement d'un cadre de travail qui favorisera une harmonisation accrue entre son RPP et son RMR;
• la promotion de valeurs et de principes éthiques dans ses activités quotidiennes, y compris l'élaboration de codes de conduite adaptés aux besoins de l'organisme, la communication des valeurs et des principes éthiques aux employés et la mise en place de mécanismes de recours pour les employés;
• l'application de la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne;
• la promotion de l'utilisation des pratiques exemplaires en vigueur parmi le réseau des micro et petits organismes, en faveur de la résolution pangouvernementale, et une réelle participation aux initiatives horizontales.

Possibilités

L'évaluation du SCIC fondée sur le CRG démontre la résolution de l'organisation de renforcer la gestion et la responsabilisation de la fonction publique. Il a également été constaté que les microorganismes, comme le SCIC, font face à des difficultés très spécifiques en matière de ressourcement; par conséquent, l'évaluation présente quelques secteurs où la réalisation de progrès pourrait servir les intérêts de l'organisme notamment :

• renforcer son approche liée à la gestion des risques, grâce à l'amélioration des outils de planification actuels, en vue d'établir des stratégies d'atténuation des risques et d'en rendre compte, dans le cadre de la planification de la continuité des opérations;
• améliorer la qualité et l'exactitude de la balance des comptes et des plaques des comptes publics;
• veiller à ce que l'organisation se conforme entièrement à la norme de GSTI.

Recommandations

Le SCT est très satisfait des progrès accomplis par le SCIC depuis sa dernière évaluation fondée sur le CRG, et est au fait des difficultés auxquelles sont confrontés les microorganismes en ce qui touche la mise en oeuvre du programme de gestion. Au cours des prochaines années, il est recommandé que le SCIC poursuive dans cette voie, et qu'une attention particulière soit portée aux secteurs énoncés à la rubrique des possibilités. L'organisation devrait aussi maintenir sa collaboration avec le SCT en vue de communiquer des renseignements, déterminer les secteurs où des améliorations doivent être apportées et rendre compte des progrès réalisés. Les agents responsables du SCT misent sur une collaboration soutenue et efficace avec le SCIC.

A fait l'objet d'un examen : le 30 mars 2009 Participants : André McArdle (SCIC), Mara Indri-Skinner (SCIC), Guy Boyd (SCT), Nina Frid (SCT) et Caroline Cristea (SCT)