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ARCHIVÉ - Évaluations fondées sur le CRG : Diversification de l'économie de l'Ouest Canada - 2007

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* Il y a un astérisque quand des renseignements sensibles ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ce document offre l'évaluation, par le portefeuille du Conseil du Trésor, du rendement du ministère en fonction de certains indicateurs précis. Il ne présente ni l'évaluation de la qualité de gestion dans un autre cadre (que celui des indicateurs choisis) ni les efforts qui seraient déployés par un ministère pour améliorer sa gestion. Il se peut que l'évaluation ne reflète pas les toutes dernières données disponibles.

Contexte

Cette année, les observations formulées par le Portefeuille du Conseil du Trésor à l'égard de Diversification de l'économie de l'Ouest (DEO) sont très positives. Au total, pour les 20 indicateurs évalués, DEO a reçu les cotes suivantes : sept cotes « fort », 12 cotes « acceptable », une cote « possibilité d'amélioration » et aucune cote « attention requise ». Par rapport à l'évaluation de l'an dernier, neuf composantes de la gestion ont obtenu une cote améliorée, et aucune composante de la gestion n'a empiré.

Il convient de féliciter le ministère pour son solide rendement dans les quatre composantes de la gestion (leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs, gestion des changements organisationnels, efficacité de la gestion de la technologie de l'information, efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers) où les forces naissantes selon l'évaluation de l'an dernier sont passées de la cote « acceptable » à la cote « fort ». Il convient aussi de reconnaître DEO pour sa cote « fort » dans la composante de la gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités. DEO s'est amélioré sensiblement dans trois composantes de gestion (efficacité de la structure de gestion ministérielle, qualité et utilisation de l'évaluation et qualité des rapports au Parlement).

De plus, le ministère a réalisé des progrès globalement en ce qui a trait aux priorités de gestion cernées dans l'évaluation de 2006.

  • Efficacité de la fonction de vérification interne – Le ministère a monté de deux niveaux de « attention requise » à « acceptable ». DEO a démontré qu'il est déterminé à satisfaire aux exigences fondamentales de la politique de vérification interne. Plus particulièrement, il a commencé à mettre en place un plan de mise en œuvre pour la nouvelle politique de vérification interne, élaboré un plan de vérification axé sur les risques amélioré et réalisé des progrès quant à la présentation en temps opportun et à la qualité des rapports de vérification.
  • Qualité et utilisation de l'évaluation – Le ministère s'est amélioré pour ce qui est de l'utilité et de la qualité des évaluations, et en renforçant son approche pour mesurer l'optimisation des ressources dans les évaluations. DEO a pris des mesures pour que l'on effectue un suivi des recommandations formulées dans les évaluations et des plans d'action en matière de gestion et que les résultats soient publiés sur le site Web ministériel. La cote pour cette composante de gestion est passée de « possibilité d'amélioration » à « acceptable ».
  • Efficacité de la gestion ministérielle des risques – Depuis l'an dernier, DEO a approuvé son cadre intégré de gestion des risques et établi des stratégies d'atténuation des risques. Le ministère a intégré des considérations liées aux risques dans la planification des activités ministérielles et mis en œuvre des stratégies d'atténuation des risques qu'il a commencé à surveiller. La cote pour cette composante de gestion s'est améliorée passant de « possibilité d'amélioration » à « acceptable ». On s'attend à ce que DEO poursuive son engagement de réaliser le plein potentiel des activités de gestion des risques.

Il y a un domaine où DEO devra déployer d'autres efforts pour améliorer sa cote. Le Portefeuille du Conseil du Trésor a cerné ce domaine comme priorité de gestion pour l'année prochaine.

  • Utilité du cadre de rendement ministériel – DEO a obtenu une cote « possibilité d'amélioration » comme lors de la dernière période d'évaluation. Le ministère s'est engagé à améliorer son architecture d'activités de programmes (AAP) dans le cadre du processus de changements 2009-2010. Il devra continuer à travailler avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin que ses résultats stratégiques et son AAP soient conformes à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats.


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

1. Leadership et culture organisationnelle fondés sur les valeurs

     


Fort

Points saillants Opportunités

Leadership : Les cadres supérieurs invitent de façon continue les employés et les intervenants à des discussions sur les questions d'éthique et règlent ouvertement les problèmes organisationnels d'éthique au moyen d'énoncés publics et de messages internes.

Les valeurs et l'éthique de la fonction publique sont utilisées constamment pour la sélection, l'évaluation, la promotion et la mise en disponibilité des cadres supérieurs

Infrastructure : Des plans en vue d'apaiser la peur de représailles sont mis en œuvre, surveillés et évalués afin de déterminer s'ils permettent efficacement de réduire la peur des représailles.

Des résultats sont disponibles sur les plans mis en œuvre en grande partie et sont suffisants pour permettre d'établir un énoncé général sur le rendement en matière de valeurs et d'éthique.

L'organisme surveille les risques et la gestion des risques est intégrée au processus décisionnel.

La direction tient compte de la rétroaction des employés vis-à-vis l'utilisation des mécanismes de recours pour apporter les changements requis.

La formation des superviseurs sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles a débuté et les superviseurs ont commencé à recevoir les divulgations, et la formation est intégrée aux autres activités d'apprentissage.

Culture : L'organisme saisit bien sa situation actuelle relativement aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique comme le démontrent les renseignements qualitatifs ou quantitatifs.

L'organisation a établi un plan qui comprend une stratégie prônée par la haute direction et assortie d'activités visant à accroître la sensibilisation à l'importance des valeurs et de l'éthique dans la fonction publique.

Étant donné son contexte, ses priorités et ses ressources, l'organisation est encouragée à se pencher sur les points suivants :

  • Rendre compte des résultats, à l'échelle de l'organisation, de la mise en œuvre des plans en matière de valeurs et d'éthique, afin de dresser un bilan complet du rendement de l'organisation en matière de valeurs et d'éthique.
  • Établir des plans et des stratégies pluriannuels en matière de valeurs et d'éthique, adaptés au travail de l'organisation, en mesurer les résultats et informer la haute direction du rendement de l'organisation en matière de valeurs et d'éthique.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

2. Utilité du cadre de rendement ministériel

 

Possibilité d'amélioration

   
Points saillants Opportunités

Cohérence de l'AAP : L'AAP va dans une bonne mesure de pair avec le mandat de l'organisme.

Le résultat stratégique est dans une bonne mesure cohérente par rapport au mandat de l'organisme.

Mesurabilité : L'énoncé du résultat stratégique pourrait être compris à l'intérieur comme à l'extérieur du ministère comme procurant un avantage à la population canadienne; cependant, il pourrait être plus clair.

Exhaustivité : Un inventaire des programmes a été dressé, mais bon nombre des programmes énumérés ne respectent pas la définition de programme.

  • DEO collabore avec le SCT afin de mettre la dernière main aux changements proposés à ses trois RS pour qu'ils soient plus conformes aux consignes touchant la SGRR. Les améliorations proposées seront prises en compte dans le cadre du processus de changement des RS/de l'AAP prévu en 2009-2010.
  • Il est actuellement difficile de déterminer si les programmes énumérés dans l'Architecture des activités de programmes de Diversification de l'économie de l'Ouest répondent à la définition de programme, car l'organisation doit encore présenter sa version finale des descriptions pour le niveau des sous-activités.
  • En particulier, aucune description n'est associée à 15 des 17 programmes du niveau des sous-activités. Il est donc difficile de déterminer si toutes les initiatives de DEO figurent dans l'AAP.
  • L'organisation s'est engagée à améliorer son AAP dans le cadre du processus de changement de l'AAP de 2009-2010.
Recommandations

L'organisation est encouragée à continuer de travailler avec le SCT pour s'assurer que ses RS et son AAP sont conformes à la Politique sur la SGRR.


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

3. Efficacité de la structure de gestion ministérielle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Plan d'affaires : Les plans opérationnels des secteurs ou directions sont généralement harmonisés avec le plan opérationnel ministériel.

La structure de régie : La structure de gouvernance ministérielle de l'organisme est habituellement harmonisée avec l'AAP de l'organisme.

La tenue des dossiers (procès-verbaux et comptes rendus des réunions, décisions prises et suivi assuré) est généralement complète et à jour.

Les paramètres sont généralement à jour et complets.

Depuis la Ronde IV, l'organisation a considérablement amélioré ses documents de planification ministérielle. Elle a préparé un plan d'entreprise, des plans régionaux et autres qui sont clairement harmonisés au plan d'entreprise.

Diversification de l'économie de l'Ouest s'est engagée à inclure des affectations de ressources à titre de priorité ministérielle dans son plan d'entreprise de 2008-2009. Le Secrétariat du Conseil du Trésor suivra de près les développements pour faire en sorte que les affectations de ressources prioritaires sont incluses dans ses plans d'entreprise ministériel et régionaux pour 2008-2009.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

4. Efficacité de la contribution extra-organisationnelle

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Engagement horizontal – Politiques/Programmes : L'organisation démontre qu'elle gère efficacement les initiatives horizontales liées aux politiques et aux programmes qu'elle a soumises pour examen, ou qu'elle y participe de façon efficace.

Engagement horizontal – Services : L'organisation démontre qu'elle gère efficacement les initiatives horizontales liées à la prestation des services qu'elle a soumises pour examen, ou qu'elle y participe de façon efficace.

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada a été évalué en fonction de son leadership à l'égard d'une initiative horizontale, et de sa participation à 13 autres initiatives.

Clarifier le rôle et la contribution des partenaires à l'initiative Accord de développement urbain.

Examiner et confirmer les niveaux appropriés de suivi des initiatives horizontales liées à la prestation des services.

Continuer d'élaborer avec les organisations partenaires des normes, des mesures et des processus concernant les risques et le suivi.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

5. Qualité de l'analyse dans les présentations au CT

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Information : Capacité établie de réunir des renseignements justificatifs habituellement exacts, fiables et complets dans les présentations au CT.

Réponse adéquate aux commentaires du SCT.

Analyses : Nouvelle compréhension des pressions externes.

Contrôle de la qualité : Terminologie claire et uniforme

Un processus de contrôle de la qualité généralement rigoureux et efficace est en place et est habituellement suivi pour les présentations au CT.

Comparativement à l'exercice de la Ronde IV, effectué en 2006, l'organisation a fait, dans l'ensemble, de grands progrès quant à la qualité des présentations. Il y a eu une légère amélioration du respect des échéances des présentations.

Diversification de l'économie de l'Ouest devra faire preuve de davantage de rigueur dans l'analyse des répercussions externes potentielles des propositions de politiques et s'assurer que les responsabilités sont claires lorsqu'il offre des programmes à d'autres organisations fédérales. De plus, l'organisation devra mettre en œuvre les processus de contrôle de la qualité proposés.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

6. Qualité et utilisation de l'évaluation

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Qualité : La grande majorité des évaluations remises au SCT portent sur les questions relatives à la pertinence, à la réussite et à l'efficacité des programmes.

Les conclusions et recommandations de l'évaluation sont soutenues par les éléments de preuve figurant dans le rapport.

Les évaluations reposent habituellement sur des sources de données variées.

Les évaluations traitent habituellement des limites de la méthode utilisée, le cas échéant.

La neutralité : Toutes les ressources affectées aux évaluations sont dirigées par le chef de l'évaluation.

Le chef de l'évaluation dispose de pouvoirs explicites pour remettre les rapports d'évaluation directement à l'administrateur général.

Les fonds affectés à la fonction d'évaluation sont déterminés en fonction du plan d'évaluation du ministère.

De plus, ses services votés sont, au moins, restés stables.

Il y a un comité de cadres supérieurs chargé de soutenir, de superviser et de surveiller la fonction d'évaluation et les responsabilités de la gestion découlant des évaluations et des CGRR.

Le comité se réunit régulièrement pendant l'année.

Couverture : L'organisme a soumis un plan d'évaluation fondé sur les risques au SCT.

Le plan d'évaluation présente des renseignements sur les évaluations prévues, terminées et reportées.

Utilisation : Les évaluations sont utilisées à l'occasion ou de façon restreinte à l'appui du processus décisionnel de l'organisme.

Les engagements, les plans et les exigences se rapportant aux évaluations sont mis en œuvre à temps et les délais sont reportés en raison de circonstances sur lesquelles le ministère n'exerce aucun contrôle.

Un suivi actif, systématique et régulier des plans d'action de la direction découlant des recommandations figurant dans les évaluations est assuré.

L'organisation a amélioré sa fonction d'évaluation pour s'assurer que les données sur l'évaluation servent à éclairer la prise de décisions, au sein de l'organisation, sur les dépenses et les politiques.

L'organisation doit toujours veiller à ce que les évaluations examinent les questions clés que sont la pertinence, les répercussions et la rentabilité et à ce que son plan d'évaluation comporte des liens avec l'AAP.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

7. Qualité des rapports au Parlement

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Fondés sur la SGRR : Certains liens entre les ressources et les résultats sont établis dans les rapports.

De bons liens entre le rendement et les plans sont présents.

Le RMR indique tous les changements dans les plans; leur incidence sur le rendement peut être traitée en partie.

Crédibilité des données : Certains renseignements sur la validité et la crédibilité des données utilisées sont fournis.

Le RMR contient généralement des renseignements sur le rendement fondés sur des éléments de preuve vérifiables de façon indépendante.

Le RMR est fondé sur l'AAP, c'est-à-dire que le rendement est habituellement présenté par activité de programme (AP) ou au niveau de l'AP.

Plusieurs constatations pertinentes de la vérification et de l'évaluation sont incluses.

Contexte : En général, des comparaisons sont utilisées de façon efficace et uniforme dans le RMR.

Le RMR est particulièrement bien équilibré. Le rapport présent tant les aspects positifs que négatifs du rendement et des justifications ou des explications sont toujours fournies.

DEO devrait renforcer l'accent mis sur les résultats lorsqu'il traite des résultats stratégiques et des activités de programme (AP) dans le RPP et le RMR, et raccourcir les rapports en réduisant la proportion de l'information consacrée aux sous-activités de programme. Il conviendrait également de s'étendre un peu plus sur les leçons tirées, et de veiller à ce que l'information soit fournie au niveau de l'AP pour mieux montrer le lien existant entre les ressources et les résultats.

DEO devrait poursuivre les efforts amorcés pour fonder ses rapports sur la SGRR et saisir les possibilités d'amélioration formulées afin de poursuivre les progrès accomplis pour améliorer les rapports.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

8. Gérer le changement organisationnel

     


Fort

Points saillants Opportunités

Plan de changement : Un plan exhaustif de changement organisationnel existe et correspond à la portée du changement identifié.

Engagement : Les employés et les intervenants participent à toutes les phases et se sont engagés à faire progresser les stratégies et initiatives.

Les plans et les stratégies pour le changement représentent des priorités pour l'ensemble de l'organisme et font partie des ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs.

Évaluation : Des plans d'évaluation existent, leur portée est vaste et leur contenu détaillé.

Comparativement à la ronde IV, menée en 2006, Diversification de l'économie de l'Ouest Canada a renforcé sa capacité de gestion dans ce domaine grâce à l'élaboration d'un plan exhaustif pour saisir les possibilités liées au changement.

Le Ministère fait preuve d'un engagement clair à l'égard de l'apprentissage. Néanmoins, il devrait vérifier que les documents d'apprentissage présentés dans le contexte de la gestion du changement se rapportent directement au sujet.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

9. Efficacité de la gestion ministérielle des risques

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Mise à jour du profil : L'organisme dispose d'un profil de risque à jour et approuvé.

Planification : Les risques ne sont pas toujours pris systématiquement en compte dans le cadre de la planification.

Atténuation : Des stratégies d'atténuation des risques sont en place pour les principaux risques opérationnels et internes de gestion.

Les responsabilités relatives à la mise en œuvre des stratégies d'atténuation ont été assignées.

Engagement: La haute direction a supervisé l'élaboration d'un processus de gestion du risque. Le système est nouveau et on ne peut pas encore établir si la surveillance est régulière ou non.

L'organisation continue à faire des progrès en établissant les fondations d'une gestion intégrée du risque. Un engagement soutenu de la direction est nécessaire pour prendre conscience de la valeur de la gestion intégrée du risque.

  • Améliorer la question du risque dans le Rapport sur les plans et les priorités ainsi que dans le Rapport ministériel sur le rendement afin de démontrer qu'un examen intégré de l'information sur les risques influence la planification stratégique et l'affection des ressources.
  • Démontrer que la haute direction utilise régulièrement l'information sur les risques pour prendre des décisions.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

10. Mesure dans laquelle le milieu de travail est équitable, habilitant, sain et sécuritaire

     


Fort

Points saillants Opportunités

Équitable : L'organisation se conforme à l'orientation stratégique en matière de relations de travail.

L'organisme respecte les normes de rapidité pour les paiements aux employés.

Les enjeux en relations de travail sont gérés ou traités de façon uniforme et satisfaisante.

Son expertise en relations de travail est bonne.

Un comité de consultation syndical- patronal a été créé au sein de l'organisation et les réunions ont lieu à intervalles réguliers.

Habilitant : L'organisation a fait des progrès par rapport à l'année dernière en ce qui a trait aux taux de représentation, de recrutement et de promotion des quatre groupes visés par l'équité en emploi.

L'organisation affiche généralement une capacité linguistique adéquate pour lui permettre d'offrir des services personnels et des services centraux ou de la supervision dans les deux langues officielles.

L'organisation est représentative de chacun des quatre groupes désignés au titre de l'équité en emploi.

Les instruments de travail, les systèmes électroniques et les outils de communication sont généralement disponibles dans les deux langues officielles.

Nombre inférieur ou égal de départs des groupes visés par l'équité en emploi comparativement à l'année précédente.

Nombre supérieur ou égal de promotions des groupes visés par l'équité en emploi comparativement à l'année précédente.

Sain et sécuritaire : L'organisation a établi un programme ou une politique de reconnaissance et elle communique régulièrement avec les employés au sujet de la reconnaissance et célèbre les réussites des employés.

Maintenir les efforts visant à promouvoir le bilinguisme dans le milieu de travail.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

11. Mesure dans laquelle l'effectif est productif, doté de principes, durable et souple

     


Fort

Points saillants Opportunités

Productif : Quatre vingt dix pour cent (90 %) des employés ou plus ont un plan d'apprentissage.

Doté de principes : L'organisation est représentative de chacun des quatre groupes désignés au titre de l'équité en emploi.

Le fait que la grande majorité des titulaires de postes bilingues satisfont aux exigences linguistiques de leur poste indique que l'organisation est dotée de la capacité linguistique nécessaire.

Le nombre de promotions des groupes désignés au titre de l'équité est supérieur ou égal à la représentation.

Les communications avec le public et les services au public dans les deux langues officielles sont généralement disponibles.

Les instruments de travail, les systèmes électroniques et les communications avec les employés sont généralement disponibles dans les deux langues officielles.

Les progrès réalisés par rapport à l'année dernière en ce qui a trait aux taux de recrutement, de promotion et de départ des groupes visés par l'équité en emploi correspondent à la moyenne de l'organisation pour l'ensemble de ses employés.

Durable : En général, la planification intégrée est instaurée.

Les données démontrent qu'en général, il existe des modalités de gouvernance/une infrastructure organisationnelle pour soutenir la planification intégrée.

Souple : L'organisation a une stratégie organisationnelle d'apprentissage qui est intégrée à son plan des RH et des activités et une politique d'apprentissage qui s'harmonise sur la Politique du Conseil du Trésor sur l'apprentissage, la formation et le perfectionnement.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

12. Efficacité de la gestion de l'information

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Gouvernance : Les secteurs de la GI sont représentés dans la structure de gouvernance de l'organisation sous la direction de hauts fonctionnaires avec responsabilités partagées.

Les rôles et les responsabilités en matière de GI sont inclus dans les processus et (ou) procédures opérationnels de l'organisation.

Le mandat du comité de la GI et (ou) de gestion de l'organisation inclut des responsabilités explicites, comme le leadership, la surveillance, les stratégies et l'établissement de priorités au titre de la gestion de l'information.

Stratégie : La mise en œuvre de la stratégie de GI est principalement en cours.

La stratégie de la GI de l'organisation précise les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités en matière d'information, les considérations stratégiques touchant la GI et les possibilités de collaboration internes et (ou) externes.

Il existe un plan de mise en œuvre de la stratégie, assorti notamment d'échéanciers, d'estimations des ressources et (ou) de risques.

Loi sur la protection des renseignements : On note qu'une grande quantité de renseignements personnels dont l'organisation a le contrôle n'ont pas été identifiés et décrits de manière appropriée, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur l'accès à l'information : Les publications d'Info Source présentent certaines lacunes au chapitre de la description des fonctions, programmes, activités de l'organisation, de même que d'autres renseignements dont elle a la garde. Ces publications constituent une exigence de la Loi sur l'accès à l'information afin de permettre au public d'avoir facilement accès aux renseignements gouvernementaux.

Toutes les mesures assurant la bonne gestion de l'information de l'organisation sont en place. L'organisation satisfait à la plupart des exigences de la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, elle doit prêter une attention particulière à certaines exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  • L'organisation pourrait élaborer et mettre en place des mécanismes permettant d'évaluer et de modifier en tout temps les mandats, les responsabilités et l'influence des personnes et des comités de la gestion de l'information.
  • L'organisation pourrait élaborer et mettre en place des mécanismes permettant d'évaluer et de modifier en tout temps sa stratégie et ses plans en matière de GI et établir une correspondance directe entre, d'une part, les résultats de ses programmes et de ses services et, d'autre part, les activités et les effets de sa stratégie en matière de GI.
  • Élaborer et enregistrer des fichiers de renseignements personnels et/ou des catégories de renseignements personnels pour que cette information confiée à l'organisation soit décrite correctement en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Examiner les dossiers de programmes pour vérifier que toutes les descriptions données dans Info Source sont complètes et à jour et qu'elles respectent les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor en la matière.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

13. Efficacité de la gestion de la technologie de l'information

     


Fort

Points saillants Opportunités

Leadership : Le poste de gestion de la TI est occupé par un cadre supérieur dévoué au sein de la structure de gouvernance ministérielle.

Celui-ci assume l'ensemble des responsabilités relatives à la TI et qui garantit que la TI soutient les résultats organisationnels.

Planification : L'organisation participe de façon adéquate à l'élaboration des orientations pangouvernementales pour la TI.

L'organisation dispose d'une capacité adéquate pour la TI et celle-ci s'harmonise avec les orientations pangouvernementales et le plan ministériel pour la TI.

Valeur : L'organisation déploie des efforts en vue d'utiliser de façon adéquate et de planifier l'utilisation des services partagés de TI.

L'organisation est capable d'analyser de façon excellente et durable les investissements en TI du point de vue de l'optimisation des ressources. Elle intègre les résultats aux décisions relatives aux investissements en TI.

  • Le plan de TI en cours de mise au point devrait être renforcé au moyen des détails de la planification de la mise en œuvre.
  • L'organisation devrait continuer à étudier l'augmentation de l'utilisation de services partagés offerts par l'Organisation de services de technologies de l'information partagés de Travaux publics et services gouvernementaux Canada.
  • L'organisation devrait continuer à améliorer son processus de planification de la TI et ses documents de planification connexes pour s'assurer qu'ils s'harmonisent aux orientations stratégiques pangouvernementales et accroître l'utilisation de rapports sur le rendement grâce à l'examen et à l'amélioration continus des indicateurs de rendement clés.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

14. Efficacité de la gestion des biens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Gestion du matériel : Les composantes clés d'un cadre de gestion du matériel sont en place.

Les pouvoirs délégués, les structures de gouvernance et les processus décisionnels sont documentés.

Les systèmes d'information contiennent des renseignements sur les biens matériels, y compris sur le coût du cycle de vie et le rendement.

Les décisions sont prises en fonction des renseignements sur le coût du cycle de vie et le rendement.

Planification des investissements : il y a un régime de planification des investissements.

Dans l'ensemble, DEO démontre de saines pratiques de gestion du matériel, qui seraient par ailleurs renforcées si l'organisation surveillait le rendement de ses biens, utilisait cette information pour planifier ses investissements et si elle investissait dans des secteurs dont les risques et les besoins sont les plus élevés.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

15. Gestion efficace des projets

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Gouvernance : Elle est accompagnée de responsabilités claires, de processus décisionnels officiels et documentés et de liens fermes entre l'approbation des projets et les objectifs et priorités stratégiques.

Structure de gouvernance à l'échelle du ministère efficace.

Ressources des projets : Des ressources humaines qualifiées en gestion de projets sont en place.

Les évaluations de coûts sont établies uniquement pour l'ensemble des travaux.

Les modèles de financement utilisés soutiennent la réalisation des résultats prévus.

Processus adéquats et intégrés pour affecter et gérer les ressources liées aux projets accompagnés de responsabilités de haut niveau pour les ressources et les résultats prévus concernant les projets.

Résultats des projets : Il y a un lien entre le processus d'examen et le processus décisionnel officiel des projets.

La plupart des projets sont examinés.

La surveillance ou l'établissement de rapports sur les résultats du projet est efficace et continu et donne des renseignements sur les mesures appropriées et les mesures connexes d'atténuation des risques qui sont documentées.

  • La structure de gouvernance et la rigueur établies par le cadre de projets Technologie de la gestion de l'information (TGI) concernant les projets axés sur la TI pourraient être appliquées à la gestion de tous les projets de l'organisation.
  • Cela permettrait à l'organisation d'élaborer des pratiques exemplaires en gestion de projets, étant donné qu'elle semble avoir en place les mécanismes de formation nécessaires pour se doter de capacités de gestion de projets appropriées. 
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Pas de changement depuis l'année précédente

16. Approvisionnement efficace

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Gouvernance : Des liens clairs et à jour entre les activités d'approvisionnement et les plans de programme, les priorités et les investissements à long terme à l'échelle de l'organisme sont évidents.

Des processus et mécanismes de contrôle efficaces, explicables et intégrés concernant la gestion des approvisionnements sont en place (comme des mécanismes d'examen des contrats, des décisions documentées ou une utilisation adéquate des pouvoirs délégués).

Besoins opérationnels : Ressources humaines qualifiées en approvisionnement.

Une formation en approvisionnement est toujours offerte.

Des liens clairs à la planification des RH sont établis (p. ex. plan de relève et stratégies de recrutement pour le personnel de l'approvisionnement).

Processus décisionnels et de supervision éclairés en place.

L'organisme utilise des processus d'approvisionnement qui contribuent à réaliser des économies et l'optimisation des ressources.

Systèmes et processus d'information sur l'approvisionnement suffisants et intégrés.

L'organisme fournit rapidement des rapports précis sur les résultats financiers et non financiers concernant les approvisionnements.

Les résultats et les examens servent à modifier constamment les activités actuelles de gestion des approvisionnements et les futurs plans d'approvisionnement.

Les initiatives en matière d'approvisionnement que le Ministère a menées ces dernières années sont exemplaires et font de l'organisation un modèle pour les ministères dont les approvisionnements représentent un petit volume.

Le Ministère pourrait renforcer sa gestion des approvisionnements est en intégrant l'information sur l'approvisionnement aux processus décisionnels et en renforçant la capacité dans toutes les régions.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

17. Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

     


Fort

Points saillants Opportunités

Autorisations et politiques : De saines pratiques de gestion des créances sont en place.

De saines pratiques de vérification des comptes sont en place.

De saines pratiques sont en place pour appuyer la gestion des paiements de transfert.

De saines pratiques sont en place pour appuyer les politiques relatives au contrôle des engagements.

De saines pratiques sont en place pour les règlements interministériels.

L'information sur les frais d'utilisation externe répond à toutes ou à presque toutes les exigences des lignes directrices sur la préparation de rapports.

Les rapports de vérification font état de bonnes pratiques de gestion financière.

Rapport sur les comptes publics : Aucun ajustement à la période comptable 13 et aucune erreur majeure décelée dans le cadre de la vérification des comptes publics par le BVG.

Le nombre d'erreurs de codage dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) était supérieur à la moyenne.

Le nombre d'erreurs de codage dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) s'est amélioré de façon significative.

Plus de 97 % des plaques des comptes publics ont été remises à temps.

Capacité de gestion : De 1,5 à 3 % de la masse salariale sert à financer la formation.

De 15 à 25 % des employés essentiels en gestion financière possèdent à la fois un diplôme universitaire et une désignation.

De 5 % à 14 % des postes clés ne sont pas dotés de façon permanente.

De 5 % à 14 % des postes FI sont vacants.

Le DPF ou l'ASF relève de l'administrateur général et ils se rencontrent régulièrement ou fréquemment dans le cadre de réunions bilatérales.

Un plan de relève pour les postes clés est en place.

États financiers : Les états financiers sont conformes à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et des organismes.

Rapports internes : L'information sur les rapports financiers internes est présentée à la haute direction moins de 15 jours civils après la fin de la période.

L'information sur les rapports financiers internes est présentée de façon régulière à la haute direction.

L'information sur les rapports financiers internes présentée à la haute direction est détaillée.

La discussion et l'analyse qui accompagnent l'information sur les rapports financiers internes présentée à la haute direction sont exhaustives.

Le processus d'examen de l'information sur les rapports financiers internes avant de la présenter à la haute direction est bien établi.

Autres initiatives : L'organisation a recensé un certain nombre d'initiatives de gestion financière dans des domaines tels que les politiques, l'établissement de rapports, les systèmes et le perfectionnement de la collectivité.

L'état de la gestion financière de l'organisation s'est amélioré. Bien qu'il y ait eu des progrès importants en ce qui concerne les rapports sur les comptes publics, il y a lieu de déployer des efforts supplémentaires à l'égard des états financiers et de la capacité de gestion.

 

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Amélioration importante

18. Efficacité de la fonction de vérification interne

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Gouvernance de la vérification interne : Il existe un plan visant à mettre en œuvre un comité de vérification indépendant, et il progresse au rythme prévu.

La charte de la vérification interne approuvée est conforme à la Politique de 2006

Le DPV relève essentiellement de l'administrateur général.

Le plan de mise en œuvre porte sur tous les éléments requis de la politique. Le suivi et les progrès respectent les éléments clés du plan de mise en œuvre.

Planification de la vérification interne : Les produits d'assurance approuvés ne comportent aucune faiblesse importante.

Un plan annuel de vérification axé sur les risques approuvé existe, mais il demeure quelques attentes quant à la qualité et à la rapidité d'exécution.

Capacité de vérification interne : Les fonds versés par le CT ne servent pas aux fins prévues et/ou la croissance des (du nombre de) ressources affectées à la fonction de VI est faible ou inexistante.

Les fonds versés par le CT servent aux fins prévues et/ou il y a une croissance raisonnable du nombre de ressources affectées à la fonction de VI.

Résultats Attendus : Le Comité de vérification a examiné le Rapport annuel de 2006 2007 et l'AG l'a approuvé.

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada a récemment recruté un nouveau dirigeant principal de la vérification (DPV) et s'engage à se conformer aux exigences fondamentales de la Politique sur la vérification interne d'ici 2009. Le DPV relève essentiellement de l'administrateur général.

Le plan de vérification devrait comprendre un univers de vérification mieux défini et classé selon les risques. Il devrait également être lié au profil de risque ministériel de l'organisation. Il serait nécessaire de présenter les activités de suivi prévues. Le plan de vérification interne devrait comprendre un énoncé des contraintes et décrire les incidences de toutes restrictions liées aux ressources. L'organisation devrait mettre en œuvre un programme interne d'assurance et d'amélioration de la qualité et augmenter sa productivité.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

19. Gestion efficace de la sécurité et de la continuité des activités

     


Fort

Points saillants Opportunités

Programme de sécurité : L'organisation est dotée d'un programme de sécurité complet comprenant les principaux éléments de la politique et qui est administré par un agent de sécurité ministériel (ASM) positionné de façon à pouvoir fournir des conseils et des orientations stratégiques à la haute direction.

Aucunes lacunes notables en ce qui a trait à la conformité aux éléments clés de la politique en matière de programme de sécurité.

Sécurité des TI : L'organisation a réalisé les objectifs en matière de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) et se conforme à la plupart des exigences de la GSTI.

Aucunes lacunes notables au plan des exigences clés de la GSTI.

Continuité des activités : L'organisation a une capacité complète et durable d'assurer la continuité des activités et services essentiels.

Les plans d'intervention sont terminés et approuvés pour les mesures d'urgence en cas de pandémie ou de problème de gestion de l'information / gestion des technologies de l'information.

Analyse sommaire : Le Ministère possède un plan de sécurité bien établi et il est conforme aux normes relatives à la Gestion de la sécurité des technologies de l'information et à la planification de la continuité des activités.

L'évaluation fondée sur le CRG n'a décelé aucune lacune importante. Pour continuer d'améliorer son programme de sécurité, Diversification de l'économie de l'Ouest Canada devrait démontrer que sa stratégie en matière de sécurité est en accord avec ses priorités et ses plans d'activités. Qui plus est, on encourage le Ministère à faire connaître ses pratiques exemplaires aux autres ministères et organismes.

Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Légère amélioration

20. Services axés sur les citoyens

   


Acceptable

 
Points saillants Opportunités

Normes de service : La plupart des services examinés comprennent des normes de service établies et communiquées aux clients.

Peu de services examinés comprennent des normes de service mesurées.

Indications de suivi des résultats de la mesure du rendement des normes de service.

La satisfaction des clients : La satisfaction des clients a été mesurée au cours des trois dernières années et les résultats ont été communiqués aux clients pour peu des services examinés ou de façon globale.

Pour peu des services examinés, on a utilisé l'outil de mesures communes (OMC).

Nombreuses indications de suivi des résultats de la mesure de la satisfaction des clients.

Les points de vue des citoyens/clients : Peu d'indications de l'intégration de la rétroaction dans le plan de mise en œuvre, les services, les programmes ou les politiques.

De nombreux outils servent à consulter quelques clients.

Aucun mécanisme pour réagir à la rétroaction du public.

Plans mineurs de consultation.

Il y a un processus ou un plan pour cibler la clientèle pour les consultation publiques.

Langues officielles : L'analyse du Bilan annuel sur les langues officielles indique que l'institution peut remplir ses obligations d'une façon générale.

Les vérifications révèlent peu de lacunes dans l'offre active et la prestation des services dans les deux LO.

Très peu de plaintes jugées fondées par le Commissaire aux langues officielles.

L'institution a des ressources adéquates pour servir le public dans les deux LO.

Normalisation des sites Internet : Le rapport sur la NSI 2.0 fait état de l'existence d'un plan de conformité bien conçu dans l'ensemble; cependant, il pourrait ne pas tenir compte de toutes les normes et l'on craint de ne pouvoir respecter le délai de conformité.

  • Établir des normes de service et mesurer le rendement par rapport aux normes de service pour chaque service.
  • Mesurer la satisfaction des clients pour chaque service à l'aide de l'Outil de mesures communes.
  • Rendre l'information sur les consultations disponible sur le site du Canada et afficher les résultats de ses activités de consultation.
  • Accroître la surveillance de l'offre active, tout particulièrement pour le service en personne. Veiller à ce que les services soient offerts au public dans les deux langues officielles, conformément aux obligations de l'institution, en particulier au téléphone.
  • Accroître ses capacités de développement de sites Web accessibles (p. ex., à l'aide du modèle de page de la Normalisation des sites Internet 2.0) et assurer un respect constant de la NSI pour toute la présence sur le Web.
Recommandations

 


 


Variation de la cote par rapport à l'an passé : Non-disponible

21. Harmonisation des instruments de responsabilisation


 

     
Points saillants Opportunités

Ententes de rendement : Harmonisation élevée entre les ententes de rendement individuelles et les plans d'activités du ministère.

Harmonisation élevée entre les ententes de rendement individuelles et les priorités du greffier du Conseil privé.

L'opérationnalisation des engagements entre les niveaux de cadres supérieurs est élevée.

La mesure dans laquelle les ententes de rendement contiennent les engagements pour la gestion des ressources humaines et pour la gestion financière est élevée.

Fiabilité de l'évaluation : Il existe un mécanisme d'examen pour garantir l'équité interne et l'uniformité des évaluations effectuées.

Processus du PGR : Description du plan et du programme de communications du ministère.

Le pourcentage de cadres supérieurs évalués dans la catégorie la plus élevée était de 25 %, par rapport à la moyenne pour la fonction publique qui est d'environ 22 %.

Par rapport à la moyenne pour la fonction publique qui est d'environ 22 %, le pourcentage de cadres supérieurs qui ont reçu une prime était de 25 %.

Sur le budget de 8,1 % prévu pour les primes de rendement forfaitaires, la dépense organisationnelle s'affichait à 7,7 %.

Le ministère est encouragé à auto-évaluer son système de gestion du rendement contre la liste de vérification que prévoit la norme d'excellence pour le PGR et d'établir les priorités en vue de l'amélioration.

Recommandations