Guide sur les examens indépendants

Sur cette page

• À propos du présent guide
• 1. Qu’est-ce qu’un examen indépendant?
• 2. Pourquoi effectuer un examen indépendant?
• 3. Quels principes directeurs influent sur la qualité d’un examen indépendant?
• 4. Quelssont les principaux rôles dans un examen indépendant?
• 5. Quels sont les types d’examens indépendants?
• 6. Quand un examen indépendant doit-il être effectué?
• 7. Quelles sont les principales considérations lors d’un examen indépendant?
• 8. Quels sont les attributs d’un examen indépendant efficace?
• Annexe : Méthode de l’examen

À propos du présent guide

Le présent guide démontre la valeur des examens de projets indépendants comme élément important d’un régime global d’assurance de projets. Il a également pour but d’aider les ministères à mettre en œuvre les dispositions concernant les examens indépendants, conformément à la Politique sur la planification et la gestion des investissements et à la Directive sur la gestion de projets et de programmesdu Conseil du Trésor.

Les lecteurs qui ont des commentaires ou des recommandations à formuler pour contribuer à la prochaine version du guide peuvent les envoyer à l’adresse suivante : questions@tbs-sct.gc.ca.

1. Qu’est-ce qu’un examen indépendant?

Un examen indépendant est une évaluation critique d’un projet mené par des personnes qualifiées et objectives (ou des examinateurs) qui n’ont aucun lien de dépendance avec le projet. Un tel examen appuie la prise de décisions et la surveillance améliorées dans le cadre de projets en faisant appel à des analyses d’experts et en présentant des données probantes obtenues de façon impartiale.

Un examen indépendant vise à :

• arriver à une évaluation précise de l’état d’avancement du projet dans les meilleurs délais;
• atteindre les objectifs de la personne qui a parrainé l’examen (c’est-à-dire le parrain de l’examen);
• faire en temps opportun des constatations et des recommandations à l’appui de la réussite du projet en fonction d’une vision objective des données probantes présentées à l’équipe d’examen.

Il est impératif que l’examen indépendant ne soit pas limité par les objectifs initiaux fixés par le parrain. Les examinateurs doivent être en mesure d’explorer tout aspect du projet qui, d’après les données probantes, pourrait poser problème. Des contraintes imposées aux examinateurs diminueraient l’indépendance de l’examen et pourraient entraîner la non-résolution de problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la réussite du projet. 

Un examen est indépendant si :

• les examinateurs n’ont pas de conflit d’intérêts, réel ou perçu, avec le projet (par exemple, ils n’ont aucun travail antérieur ou ultérieur lié au projet, et donc aucun intérêt dans son approbation);
• les examinateurs ne sont pas lésés par les préjugés habituels de ceux qui ont un intérêt direct dans le projet ou dans son résultat (par exemple, ils sont en mesure de maintenir l’objectivité et de rester indépendants de ceux qui ont un intérêt dans le projet).

Le dernier point est particulièrement important parce que l’équipe d’examen et le parrain de l’examen doivent être conscients des préjugés involontaires qui peuvent exister. Par exemple, les promoteurs de projets peuvent présenter involontairement des éléments de preuve plus positifs que ceux qui n’ont aucun intérêt à l’égard du projet. Il en est ainsi en raison des penchants décisionnels, comme la tendance à l’optimisme.

L’équipe d’examen doit examiner l’information qui lui est présentée de façon objective. Le parrain de l’examen doit être disposé à accepter les conclusions et les recommandations présentées par l’équipe d’examen comme une interprétation impartiale des éléments de preuve obtenus. 

2. Pourquoi effectuer un examen indépendant?

L’examen indépendant est devenu un outil essentiel pour assurer la réussite du projet. Un examen devrait être parrainé lorsqu’il est utile d’établir une meilleure compréhension du projet (par exemple avant un point de contrôle de projet). Il est important que le parrain de l’examen reconnaisse que l’évaluation des examinateurs offrira des perspectives qui pourraient ne pas être concrètement apparentes. C’est essentiel, car il est impossible de gérer ce qui ne peut être vu.

La valeur fondamentale d’un examen indépendant découle des constatations et recommandations des examinateurs, qui prévoient :

• les connaissances sur les risques et les questions qui peuvent ne pas être évidentes pour ceux qui participent aux activités quotidiennes du projet;
• l’occasion pour le parrain de l’examen et la haute direction de décider si des mesures précises sont nécessaires afin de veiller à ce que le projet demeure sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs;
• des éléments de preuve permettant de déterminer si le projet justifie d’autres investissements au moment de prendre des décisions de contrôle.

Les constatations et les recommandations de l’examen peuvent également contribuer à réduire les risques inhérents à un projet. Le tableau 1 montre certains des risques qu’un examen indépendant peut aider à traiter.

Les avantages d’un examen indépendant dépendent de la capacité des examinateurs à décrire avec précision la réalité d’un projet. Les examinateurs ne peuvent le faire que lorsqu’ils se voient accorder une marge de manœuvre pour examiner n’importe quel aspect du projet, au besoin. Cela garantit que l’indépendance (et donc les avantages) de l’examen n’a pas d’incidence négative en raison de l’exclusion de certains aspects, même lorsque les éléments de preuve suggèrent qu’ils devraient être examinés.

Après avoir pris connaissance des constatations, il incombe au parrain de l’examen de tenir pleinement compte des constatations et des recommandations. Une réponse appropriée est requise, soit par l’entreprise de mesures correctives nécessaires, soit par la présentation d’une justification de ne pas avoir agi. Ce faisant, l’examen indépendant peut avoir l’effet positif escompté sur la réussite du projet.

3. Quels principes directeurs influent sur la qualité d’un examen indépendant?

• Dans cette section

  • A. Assurer et maintenir l’indépendance
  • B. Établir la confiance
  • C. Tenir compte des risques et des résultats
  • D. Adaptation fondée sur les constatations

La qualité d’un examen indépendant est en grande partie influencée par le respect des quatre principes suivants :

4. Quelssont les principaux rôles dans un examen indépendant?

Les principaux rôles dans un examen indépendant sont :

• le parrain de l’examen - la personne pour qui l’examen est entrepris;
• l’équipe d’examen - des experts indépendants du projet qui sont mobilisés pour mener l’examen;
• les personnes interrogées - les principales parties prenantes au projet qui donnent aux examinateurs des renseignements et des perspectives.

Chaque contributeur joue un rôle essentiel dans le succès de l’examen indépendant.

Le parrain de l’examen demande l’examen indépendant, détermine l’orientation et supervise l’examen d’un point de vue logistique, tout en gardant à l’esprit de ne pas entraver l’indépendance de l’équipe d’examen. Bien que l’examen soit habituellement commandé par le parrain du projet, le parrain de l’examen peut aussi être une autre partie prenante principale du projet (comme le dirigeant principal des finances au nom de la commission d’investissement ministérielle).

Le parrain de l’examen a les responsabilités suivantes :

• veiller à ce que des fonds soient disponibles pour mener l’examen indépendant;
• élaborer des exigences relatives à l’énoncé des travaux;
• établir les priorités de l’équipe d’examen;
• mobiliser l’équipe du projet et les parties prenantes pour assurer une participation active et honnête;
• être disponible tout au long de l’examen pour discuter de toute constatation qui émerge et résoudre les problèmes au besoin;
• communiquer les principales constatations et recommandations aux organismes de gouvernance et de surveillance du projet, au gestionnaire de projet et à d’autres principales parties prenantes;
• veiller à ce que les constatations et les recommandations soient abordées de manière appropriée.

Le parrain de l’examen doit promouvoir la divulgation ouverte et honnête de renseignements afin de veiller à ce que l’équipe d’examen soit en mesure de découvrir des renseignements exacts et pertinents pour exposer les problèmes sous-jacents. Il ne doit pas contrôler ni limiter l’examen; un examen contrôlé ou limité est moins susceptible de révéler des problèmes qui pourraient nuire à la réussite du projet s’il n’est pas résolu.

L’équipe d’examen indépendante est composée d’un examinateur principal, de membres de l’équipe d’examen et d’experts en la matière (au besoin). Tous les membres de l’équipe d’examen sont indépendants de l’équipe de projet et des autres parties prenantes au projet. Cette indépendance permet aux examinateurs d’offrir un point de vue impartial. L’expérience approfondie de l’équipe d’examen est un élément clé du succès de l’examen. 

• L’examinateur principal assure la liaison avec le parrain de l’examen. Il est responsable de l’élaboration du plan d’examen, de la gestion de l’équipe d’examen, de l’évaluation et de la communication des constatations de l’examen et de la formulation de recommandations. L’examinateur principal participe également directement à l’examen lui-même, de même que les membres de l’équipe d’examen.
• Les membres de l’équipe d’examen recueillent des renseignements en examinant la documentation du projet, en assistant à des ateliers et en menant des entrevues. Ils sont ainsi en mesure de formuler des conclusions . Les membres de l’équipe d’examen consignent ces renseignements et les communiquent à l’examinateur principal.
• Un expert en la matière peut être amené à fournir des connaissances spécialisées qui permettent de mieux comprendre les incidences propres au projet (par exemple les répercussions politiques, technologiques et environnementales).

Les personnes interrogées jouent un rôle essentiel dans l’efficacité de l’examen. L’équipe d’examen détermine, en fonction de leur rôle, les personnes qui feront l’objet d’une entrevue.

Les personnes interrogées comprennent généralement, sans toutefois s’y limiter :

• chef de projet;
• gestionnaire et membres d’équipe du projet;
• parties prenantes des secteurs d’activité;
• fournisseurs de services internes (comme Services partagés Canada);
• autres ministères participants au projet (notamment pour les projets conjoints ou organisationnels);
• parties prenantes externes (fournisseurs ou intégrateurs de solutions, par exemple);

• autres parties ayant un intérêt dans le projet.

De plus, un coordonnateur de l’examen est habituellement désigné par le parrain de l’examen. Le coordonnateur de l’examen est une ressource ministérielle chargée de fournir un soutien logistique au cours de l’examen.

5. Quels sont les types d’examens indépendants?

• Dans cette section

  • Examen complet
  • Examen rapide
  • Examen ciblé

Il existe trois types d’examens indépendants : 1) examen complet; 2) examen rapide et 3) examen ciblé.

6. Quand un examen indépendant doit-il être effectué?

• Dans cette section

  • Examen de point de contrôle (avant un point de contrôle)
  • Bilan (entre les points de contrôle)
  • Examen ponctuel (en cas de préoccupation)

Le calendrier d’un examen indépendant dépendra de la raison pour laquelle l’examen est nécessaire. Un examen indépendant ajoute une valeur importante lorsqu’un projet :

• approche d’un point de décision clé (ou d’un point de contrôle);
• pourrait bénéficier d’une évaluation indépendante pour vérifier la santé du projet entre les points de contrôle;
• se heurte à des défis inattendus qui justifient une évaluation indépendante.

La nécessité de procéder à des examens indépendants, ainsi que la fréquence des examens, est proportionnelle à la taille, à la complexité et au profil de risque du projet. Dans le cas de projets plus complexes, il est de plus en plus avantageux de procéder à des examens indépendants à l’appui des décisions liées au point de contrôle.

7. Quelles sont les principales considérations lors d’un examen indépendant?

Bien que chaque examen indépendant soit unique, un examen portera généralement sur un large éventail de sujets, comme :

• Analyse de rentabilisation : La proposition de valeur telle qu’elle est formulée dans l’analyse de rentabilisation doit demeurer pertinente et réalisable au fur et à mesure que le projet avance dans son cycle de vie.
• Gestion des avantages : Les avantages doivent être à l’avant-garde de la prise de décisions pour assurer l’atteinte des résultats du projet et la réalisation des priorités organisationnelles.
• Gouvernance : Il faut tenir dûment compte de l’efficacité des mécanismes de gouvernance, y compris les rôles et les responsabilités des membres du conseil.
• Gestion des parties prenantes : Les parties prenantes doivent être identifiées et activement mobilisées afin de promouvoir une vision commune du projet et d’assurer leur adhésion.
• Gestion des ressources : Les postes essentiels du projet doivent être pourvus et les personnes qui les occupent doivent posséder les compétences et l’expérience nécessaires en fonction de la complexité et du risque du projet.
• Gestion des risques et des enjeux : Il doit y avoir des éléments de preuve de la gestion active des risques et des enjeux.
• État de préparation du secteur d’activités : Le secteur d’activité doit participer au projet et être prêt à assumer la responsabilité de la capacité au fur et à mesure de sa mise en œuvre.

Bien que ce soit là quelques-uns des éléments clés d’un examen, ils ne sont pas exhaustifs et ne visent pas à restreindre l’examen. Chaque examen doit être adapté à la nature et à la portée du projet, à l’environnement du projet et à l’étape particulière de son cycle de vie. Il s’agit notamment d’adapter le point de mire de l’examen au fur et à mesure qu’apparaît une image plus claire de la réalité du projet. Cela permet à l’équipe d’examen de fournir des points de vue et des recommandations clés sur les questions qui existent, qu’elles aient été cernées ou non. 

Pour les questions (ou les secteurs d’intérêt) qui ont trait aux points de décision clés (ou aux points de contrôle) du cycle de vie d’un projet, voir l’annexe B du Guide de l’établissement de points de contrôle pour les projets. Bien que ces secteurs d’intérêt soient spécifiés par point de contrôle, ils peuvent aussi être adaptés en fonction du bilan de santé et des examens ponctuels, selon le moment de l’examen indépendant dans le cycle de vie du projet.

Quels sont les attributs d’un examen indépendant efficace?

L’efficacité de l’examen indépendant est directement proportionnelle à la qualité des constatations et des recommandations qui en découlent.

Les constatations et les recommandations de l’examen doivent :

• être bien documentées et suffisamment approfondies et complètes;
• inclure des conclusions qui sont bien étayées;
• être constructives et utilisables;
• ajouter de la valeur à la réussite de l’initiative;
• fournir des idées et des perspectives utiles au parrain de l’examen et à la gestion de projet;
• inclure les améliorations recommandées auxquelles on peut donner suite.

Annexe : Méthode de l’examen

• Dans cette section

  • 1. Lancement
  • 2. Découverte
  • 3. Analyse
  • 4. Établissement de rapports
  • 4. Établissement de rapports
  • 5. Mesure

La présente annexe décrit les cinq étapes à suivre pour procéder à un examen indépendant. Pour illustrer les étapes, le processus d’examen complet est décrit, mais ces étapes peuvent être graduées, selon le cas, pour tenir compte d’un examen rapide ou ciblé.

Figure A1 : les cinq étapes à suivre pour procéder à un examen indépendant