Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation

Annexe B - Régie interne

Établir au sein du SCT une unité pour entreprendre les tâches suivantes :

Élaborer des politiques et des stratégies sur la gestion de l'information en se fondant sur la politique sur la GRDG et d'autres politiques pertinentes.
Établir des priorités à l'échelle du gouvernement en collaboration avec les organismes directeurs, les comités, les groupes et d'autres instances à l'échelle du gouvernement.
Informer la DPI à l'égard des stratégies, des politiques et des enjeux de la GI à l'échelle du gouvernement et du Ministère.
Intégrer les facteurs de la gestion de l'information dans les initiatives du SCT.
Mener des initiatives de gestion de l'information à l'échelle du gouvernement en partenariat avec les organismes directeurs.
Servir de secrétariat aux comités et à groupes de l'ensemble du gouvernement, comme le Forum de la GI.
Servir de centre d'expertise et de point de contact pour les questions ayant trait à l'édification et à l'entretien de l'infrastructure de la GI.

Établir un comité interministériel de gestion de l'information comprenant des délégués du niveau des directeurs généraux. Le Comité consultatif actuel de l'initiative de la GI devrait servir de fondement au comité. La raison d'être de ce comité s'explique comme suit :

Compte tenu de l'étendue de l'infrastructure de l'information (c.-à-d. des politiques, normes et pratiques aux technologies, en passant par le renouvellement de la collectivité), les comités consultatifs (CCGI) et les conseils de gestion (p. ex., CGI) actuels ont de la difficulté à se charger des questions et stratégies liées à l'établissement d'une infrastructure de GI durable. Le comité veillerait à ce que ces questions et stratégies soient dirigées de manière efficace au sein de la structure existante des comités et des orientations établies par les organismes centraux et les organismes directeurs.
Le comité contribuerait à l'établissement de l'orientation adoptée par les groupes ayant trait à la GI à l'échelle du gouvernement, comme le Forum de la GI, le Forum de la gestion du savoir, le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, l'Institut de gestion des dossiers, etc. et veillerait à ce que leurs activités et produits viennent appuyer de manière efficace les priorités et préoccupations du gouvernement.

Le comité serait un sous-comité du comité chargé de la prestation électronique des services et serait responsable de ce qui suit :

Formuler des conseils sur les stratégies, les politiques et les questions de GI présentées au SCT ou aux organismes directeurs par l'entremise du mécanisme approprié, soit le CCGI, le CGI ou autre.
Formuler des conseils à l'intention du SCT et des organismes directeurs au sujet d'initiatives visant à élaborer et entretenir l'infrastructure de la GI (c.-à-d. les politiques, les normes et les pratiques, les systèmes et le personnel).
Formuler des conseils à l'intention du SCT et des organismes directeurs au sujet des politiques, des normes et des pratiques, des systèmes de GI (p. ex., les exigences fonctionnelles, les stratégies d'acquisition, etc.) et des stratégies en matière de ressources humaines que recommandent le SCT, les organismes directeurs ainsi que les comités et les groupes à l'échelle du gouvernement, tels que le Forum de la GI.
S'assurer que les initiatives et les enjeux de la GI soient communiqués aux comités pertinents comme le CCGI et le Conseil de gestion de l'information.
Servir de mécanisme pour échanger de l'information sur des questions ayant trait à la GI à l'échelle du gouvernement.

Le comité devrait être coprésidé par le dirigeant principal associé de l'information et un haut fonctionnaire d'une institution gouvernementale, provenant de préférence d'un secteur de programme, et soutenu par l'unité de GI du SCT proposée qui agirait également à titre de secrétariat.

Les Archives nationales sont en position d'appuyer de façon notable la mise en œuvre des recommandations figurant dans le rapport aux termes de son mandat qui consiste à acquérir, à conserver et à mettre à la disposition les documents gouvernementaux ayant valeur d'archives peu en importe la forme physique, à contrôler l'élimination des documents gouvernementaux et à faciliter la gestion des documents gouvernementaux en élaborant des normes et des pratiques et en offrant des centres de services de documents. Les Archives nationales devraient utiliser son expertise pour ce qui est de préserver l'authenticité, l'intégrité et la disponibilité actuelle des documents ayant valeur d'archives pour jouer un rôle de premier plan (avec la Bibliothèque nationale, le SCT et les autres institutions gouvernementales) dans l'élaboration de normes, pratiques, systèmes et cadres de gestion connexes (p. ex., instaurer des politiques, assigner les responsabilités et planifier / organiser / contrôler les ressources, la formation, etc.) aux fins de l'identification, de la description, de l'entreposage, de la protection, de la migration et de l'élimination systématique / autorisée de l'information gouvernementale.

La Bibliothèque nationale est en position d'appuyer de façon notable la mise en œuvre des recommandations figurant dans le rapport aux termes de son mandat qui consiste à acquérir, à conserver et à mettre à la disposition l'information publiée par le gouvernement. La Bibliothèque nationale devrait utiliser son expertise au chapitre de l'accès à l'information et de la recherche pour jouer un rôle de premier plan (avec les Archives nationales, le SCT et les autres institutions gouvernementales) dans l'élaboration d'outils de navigation, de normes en matière de contenu de l'information, de mécanismes d'accès à l'information / de recherche et de cadres de gestion connexes (p. ex., instaurer des politiques, assigner les responsabilités et planifier / organiser / contrôler les ressources, la formation, etc.) aux fins d'utilisation dans tout le gouvernement et au sein des institutions gouvernementales, selon le cas.

Les rôles des autres organismes directeurs comme TPSGC et le ministère de la Justice à l'appui de la gestion de l'information gouvernementale devraient être précisés, et renforcés au besoin.

Les rôles des groupes et des sous-comités à l'échelle du gouvernement (p. ex., SCGI, CGI, Forum de la GI, etc.) qui viennent à l'appui de ces stratégies et de ces priorités en matière de GI devraient être améliorés afin qu'ils soutiennent plus directement la gestion efficace des priorités, de la prestation des programmes et des services ainsi que la responsabilité du gouvernement.

Il faudrait passer en revue les mandats et les activités des autres comités et groupes ayant trait à la GI, comme le Forum de la gestion du savoir, le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, le Conseil de gestion du SGDDI, le Comité consultatif interinstitutions sur Internet et d'autres en vue de renforcer leurs rôles à l'appui de la gestion de l'information gouvernementale.