Synopsis de la Stratégie du GC en matière de GI

Pourquoi faut‑il une bonne stratégie de gestion de l'information (GI)?

L'information est la pierre angulaire de tout gouvernement démocratique, efficace et responsable.

La GI est essentielle à tous les aspects des services gouvernementaux puisqu'elle sous‑tend la prise de décisions de même que la prestation efficiente et efficace des services, et elle est déterminante pour la réalisation des objectifs du gouvernement.

Le Programme d'excellence en gestion du gouvernement reflète clairement le rôle de la GI au sein du gouvernement du Canada (GC).

Quelle est la Stratégie du GC en matière de GI?

La Stratégie du GC en matière de GI est une approche coordonnée destinée à assurer la mise en place des mécanismes de gouvernance, des orientations, des structures d'information, des processus, des outils et des compétences appropriés à l'échelle du GC afin d'appuyer la gestion des actifs d'information dans le but de mettre en œuvre le Programme d'excellence en gestion du GC.

Les origines de la stratégie remontent à 2005, lorsque le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a lancé une initiative exhaustive de transformation pour définir et mettre en œuvre une vision d'ensemble pour la GI au GC. À la suite de ces travaux, qui comprenaient de vastes consultations auprès de la collectivité et une analyse poussée de questions d'actualité, le SCT a publié deux documents en avril 2006 :

Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels, qui passe en revue les problèmes et les causes profondes qui motivent la transformation de la GI au GC;
La gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : La vision, qui décrit les exigences de la GI issue de la transformation qui répondront aux besoins des intervenants du GC. Ce document définit la vision de la GI issue de la transformation au GC :

La Stratégie établit les principaux objectifs organisationnels de GI, définit certaines priorités et mobilise des ressources à l'échelle de la collectivité de la GI du GC afin de collaborer à des initiatives stratégiques axées sur les problèmes de GI et leurs causes profondes, et contribue à la réalisation de la vision de la GI au GC.

Pourquoi avons‑nous besoin d'une Stratégie du GC en matière de GI?

Le fort volume d'information et la multiplication des moyens permettant de générer l'information et de la diffuser mettent au défi notre capacité de comprendre à fond, de mobiliser et de gérer efficacement les actifs d'information.

Au même moment, des questions d'actualité complexes comme la sécurité nationale, la protection de l'environnement et les soins de santé obligent le gouvernement à mettre en place des programmes qui recoupent souvent les mandats de plusieurs ministères et organismes fédéraux, et parfois de plus d'un niveau de gouvernement. Parallèlement à cette transversalité de plus en plus nécessaire, les Canadiens réclament de plus en plus que le gouvernement soit intégré, pertinent et capable d'utiliser l'information pour prendre des décisions efficaces qui favorisent l'exécution efficiente, transparente et responsable de programmes de grande valeur.

En résumé, alors que les défis liés à la gestion efficace de l'information gouvernementale prennent de l'ampleur, il devient de plus en plus nécessaire de mieux harmoniser la diffusion de l'information à l'échelle des ministères et entre ces derniers et de répondre aux exigences du public qui requièrent une meilleure intendance de l'information gouvernementale.

Or, les structures, les processus et les systèmes actuels servant à gérer l'information gouvernementale ont été mis en place ministère par ministère; ils ne sont donc ni harmonisés, ni compatibles. Cela affecte sérieusement la capacité du gouvernement d'adopter une perspective transversale ou pangouvernementale exacte des activités de l'État. Il est donc plus difficile pour le gouvernement d'appliquer une planification transversale, de rendre compte du rendement et de prendre des décisions efficaces avec agilité.

À défaut d'une stratégique cohérente, explicite et panorganisationnelle pour régler ces questions transversales et pangouvernementales, il sera de plus en plus difficile pour les différents ministères et organismes et le GC dans son ensemble de tenir leurs engagements envers les Canadiens.

Quel est le but de la Stratégie du GC en matière de GI?

En fait, la Stratégie vise quatre objectifs stratégiques : politique et gouvernance; ressources humaines et capacité; architecture de l'information à l'échelle du gouvernement; et outils et applications. Le but consiste à faciliter l'amélioration de ces quatre volets à l'échelle du gouvernement, appuyant ainsi la concrétisation de la vision du GC en matière de GI.

Comment la Stratégie du GC en matière de GI est‑elle mise en œuvre?

La Stratégie est mise en œuvre par le biais d'un certain nombre d'initiatives stratégiques qui rejoignent ses six principes :

Harmoniser les activités de GI en développant et en communiquant des définitions, des modèles, des processus et des outils communs qui seront utilisés dans tous les ministères;
Accroître la conformité avec les instruments de politique de GI en fournissant des instruments de politique communs, clairs et exhaustifs que les ministères pourront adapter facilement et que les gestionnaires, les employés et les spécialistes fonctionnels du GC pourront comprendre aisément;
Réduire la redondance et le double emploi des investissements en appuyant le renforcement de l'interopérabilité et de l'intégration des systèmes d'information et des processus à l'échelle du gouvernement;
Adopter des services de GI communs ou partagés dans la mesure où cela est économique;
Mobiliser l'innovation et l'expertise en exerçant une gouvernance efficace et en utilisant des outils de collaboration efficace permettant à tous les intervenants qui ont une bonne idée de la faire connaître;
Régler les questions de compétences et de capacité en GI en développant des consignes et des outils de formation et de sensibilisation communs, clairs et exhaustifs.

Ces initiatives stratégiques sont planifiées, dotées et mises en œuvre de façon transversale par des groupes de travail mis sur pied afin de les mener à bien. Voici des exemples :

Norme sur les données géospatiales (Politique et gouvernance)
Programme de perfectionnement des gestionnaires en GI-TI (Ressources humaines et capacité)
Architecture du Système de gestion intégré de l'apprentissage (Architecture de l'information à l'échelle du gouvernement)
Lancement de GCPEDIA (Outils et applications)

Quels sont les avantages pour les ministères et les organismes?

Il y en a plusieurs :

Le fait de savoir que le GC dispose d'une stratégie ou d'un « plan » en matière de GI qui permettra progressivement aux ministères de gérer leur information de manière plus efficace.
Réduction de l'obligation pour les ministères et les organismes de produire leurs propres instruments de politique, jeux d'instructions, normes, outils, etc. en facilitant et en promouvant la réutilisation.
Le fait de savoir que les résultats sont conformes aux exigences de la politique et d'avoir confiance dans ces derniers en raison de la contribution de haut niveau des ministères à leur développement.
Le fait de constater l'expansion des connaissances sur la GI et de pouvoir les exploiter.
Le renforcement de la collaboration grâce à la gouvernance en réseau et à l'offre d'outils comme l'Inventaire des initiatives de GI et GCPEDIA qui permettent aux collectivités de la GI du GC de partager leurs idées et de travailler ensemble pour mettre au point des solutions innovatrices à des problèmes de GI.

Qui met en œuvre la Stratégie?

La Stratégie est mise en œuvre par la collectivité de la GI du GC à l'intention de cette dernière et de l'ensemble du GC. Les initiatives stratégiques qui alimentent la mise en œuvre de la Stratégie sont développées et recommandées par l'entremise du modèle de gouvernance décrit sur la page Web de la DGI dans le cadre de l'exercice de planification annuelle.

Sur la base de la gouvernance à l'échelle du gouvernement, des initiatives sont recensées, développées, proposées, approuvées et réalisées par les ministères participants. La participation des ministères à ces activités fait en sorte que les résultats soient bien ciblés et puissent être réutilisés.

Comment évalue‑t‑on son état d'avancement?

Tous les principaux éléments de la Stratégie du GC en matière de GI sont harmonisés au sein du Cadre des résultats de la Stratégie du GC en matière de GI. Ce dernier encadre la surveillance de la Stratégie et l'évaluation de la contribution des résultats des différentes initiatives stratégiques à la réalisation des objectifs et des buts stratégiques et permet d'apporter les ajustements qui s'imposent.

L'évaluation continue du rendement recentre en outre :

les aspects dont les résultats pourraient être améliorés;
les aspects qui donnent déjà des résultats afin que le rendement puisse être maintenu et que les pratiques exemplaires puissent être reprises ailleurs.

Comment peut‑on participer?

Si vous avez des questions ou des commentaires, communiquez avec nous, à l'adresse im-gi@tbs-sct.gc.ca